公文寫作培訓課件綜合辦公室

公文寫作培訓綜合辦公室公文寫作培訓綜合辦公室一、概述一、概述一、概述（一）公文的定義公文是黨政機關(guān)及其他社會組織(包括企事業(yè)單位）在公務(wù)活動中為行使職權(quán)、實施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定（或特定）效用和規(guī)范體式的文件，屬于應(yīng)用文的一個重要組成部分。一、概述（一）公文的定義3一、概述（二）公文的特點是特定的作者制定和發(fā)布的。具有法定（或特定）的現(xiàn)行執(zhí)行效用。具有規(guī)范的文體、結(jié)構(gòu)和格式。需要履行法定（或特定）的程序。文字必須莊重、樸實、準確、精煉。整體上立意準確、結(jié)構(gòu)嚴謹、層次清晰、邏輯性強、素材翔實、措施得當、語言規(guī)范。一、概述（二）公文的特點4一、概述（三）公文的分類按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。按其時限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文按其涉密程度，可分為絕密公文、機密公文、秘密公文、普通公文。一、概述（三）公文的分類5二、常用公文文種

二、常用公文文種二、常用公文文種（一）我國現(xiàn)行黨政機關(guān)使用的文種我國現(xiàn)行黨和各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)使用的文件有14個：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀要。國家行政機關(guān)使用的公文種類有13個:命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要。上述文件共27個，其中9個是相同的，即：決定、意見、通知、通報、請示、報告、批復(fù)、函、會議紀要；不同的有9個，其中屬黨的機關(guān)的有5個，即：公報、指示、決議、條例、規(guī)定；屬國家行政機關(guān)的有4個，即：命令（令）、議案、通告、公告。由于這18個文件是黨和國家在公文管理法規(guī)中明確規(guī)定的，一般稱為法定文種。

二、常用公文文種（一）我國現(xiàn)行黨政機關(guān)使用的文種7二、常用公文文種（二）公司常用的主要公文種類1.決定適用于公司對重要事項或者重大行動做出安排，如機構(gòu)設(shè)立與撤銷；變更或撤銷公司不適當決定。2.通報

傳達重要精神或者通報有關(guān)重要情況，也適用于對全系統(tǒng)各單位或個人的表彰與批評。表彰通報：介紹先進事跡＋先進事跡意義＋表彰決定＋希望號召批評通報：錯誤事實＋錯誤性質(zhì)分析＋懲罰措施＋提出希望要求情況通報：緣由目的＋情況信息＋希望要求

二、常用公文文種（二）公司常用的主要公文種類8二、常用公文文種3.請示

適用于公司向當?shù)卣嘘P(guān)部門等監(jiān)管單位的請求指示和批準。應(yīng)用范圍（1）遇到問題無法解決，需要上級指示；（2）處理較為重要的事件和問題，要上報批準；（3）遇到問題，雖有解決方法，但沒有權(quán)力或能力實施，需要上級幫助；（4）對有關(guān)方針、政策和上級發(fā)布指示有疑問，要上級解答；（5）下級機關(guān)之間在重要問題上出現(xiàn)意見分岐，要上級仲裁；（6）請上級領(lǐng)導(dǎo)參加活動，指導(dǎo)工作。二、常用公文文種3.請示9二、常用公文文種注意事項（1）主送機關(guān)只能有一個，如需同時送其他機關(guān)，應(yīng)當用抄送的形式；（2）只能主送上級機關(guān)，不能送領(lǐng)導(dǎo)者本人；（3）不得越級；

（4）必須由主要負責人簽發(fā)，要留下聯(lián)系人聯(lián)系電話；（5）常用結(jié)語（當否，請批示，妥否，請批復(fù)，以上請示，請予審批，特此請示，請予批復(fù)等）。二、常用公文文種10二、常用公文文種4.報告適用于公司向上級單位匯報工作，反映情況，答復(fù)上級有關(guān)單位的詢問。工作報告情況報告建議報告回復(fù)報告?zhèn)浒笀蟾?.批復(fù)適用于批準下屬公司或部門以公文形式上報的請示事項。

注意：主送機關(guān)一個，即發(fā)出請示的下級機關(guān)。

二、常用公文文種4.報告11二、常用公文文種6.函適用于與不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，不在公司內(nèi)部使用。公函和便函發(fā)函和復(fù)函7.通知適用于公司批轉(zhuǎn)至下級公司和有關(guān)部門的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位的公文；傳達要求下級公司和有關(guān)部門辦理的需要周知或者執(zhí)行的事項；人事任免等。

發(fā)布指示的通知頒發(fā)規(guī)章的通知

因在行政公文文種中沒有條例、規(guī)定、辦法、細則、方案等文種，所以在發(fā)布這類規(guī)章性文件時，都要用通知，也就是加一個文件頭。被發(fā)布規(guī)章全文附在通知后，但不作附件處理。二、常用公文文種6.函12二、常用公文文種批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知曉諭性通知（比如會議通知等）任免通知8.會議紀要適用于記載、傳達會議情況和會議事項。決策型交流型研討型注意：會議紀要一般不加蓋公章二、常用公文文種批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知13二、常用公文文種（三）常用非規(guī)范性公文1.常用非規(guī)范性公文調(diào)查報告、工作計劃、工作總結(jié)、提案、建議、說明、講話稿、簡報信息、書信類、啟事類、條據(jù)類、表格類、大事記等等。2.電話記錄單適用于接聽上級機關(guān)的電話通知后，予以及時記載，便于領(lǐng)導(dǎo)處理及有關(guān)部門辦理。二、常用公文文種（三）常用非規(guī)范性公文14三、公文的格式三、公文的格式三、公文的格式（一）公文格式的組成公文格式的組成要素包括：（1）發(fā)文單位標識（版頭、紅頭）（2）公文份數(shù)序號（3）密級 （4）發(fā)文字號（5）簽發(fā)人（主要用于上行文） （6）標題（7）主送單位 （8）正文（9）附件 （10）發(fā)文單位（署名）（11）成文日期 （12）印章（13）附注（此件發(fā)至XX級） （14）主題詞（15）抄送單位 （16）印刷單位和印刷時間印刷用紙和技術(shù)要求：

用A4型紙（297X210），正文用3號仿宋體，每頁22行，每行26-28個字。三、公文的格式（一）公文格式的組成16三、公文的格式（二）發(fā)文字號編寫發(fā)文字號原則：包括單位（部門）代字、年份、序號。注意：年份不能省略，兩邊用六角括號﹝﹞；序號不編虛位，不加第。（三）公文標題標準式：發(fā)文單位+發(fā)文事由+文種凡是有紅色版頭的文件，因已表明發(fā)文單位，故發(fā)文單位名稱可省略。特殊形式：研討發(fā)文單位+文種。如《中華人民共和國主席令》發(fā)文單位+轉(zhuǎn)發(fā)文件名+文種，也稱轉(zhuǎn)文式標題，用于轉(zhuǎn)發(fā)文件。三、公文的格式（二）發(fā)文字號17三、公文的格式（四）成文日期成文日期確定原則會議通過的決定、決議以會議通過日期為準。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，以簽發(fā)日期為準。聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準。法規(guī)性文件以文件批準日期為準。一般信函、電文以實際發(fā)出日期為準。成文日期必須寫年月日，且要用漢字三、公文的格式（四）成文日期18三、公文的格式（五）用印一般的用印方法是：騎年壓月，上大下小。根據(jù)《國家行政機關(guān)公文格式》規(guī)定：單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標成文時間。當印章下弧無文字時，僅以下弧壓在成文時間上，當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。聯(lián)合行文：聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間，之間互不相交或相切，相距不超過3mm；當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關(guān)印章在前，每排最多3個印章，兩端不得超過版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。三、公文的格式（五）用印19四、公文寫作的共性要求四、公文寫作的共性要求四、公文寫作的共性要求

公文不同于其他文字作品，它的寫作、制發(fā)、處理必須按照固有的規(guī)定、特定的體例格式來進行。（一）確定文種

這是寫作公文首先要明確的。我們在寫作公文前，要弄清楚這個文件具有或者說應(yīng)該發(fā)揮什么作用，是在什么背景下寫這個文件材料。根據(jù)寫作的背景、目的、受文對象（為什么要寫這個文件；寫這個文件要達到什么目的，是安排工作、通報情況，還是解決問題；文件是寫給哪個部門，是上行、平行還是下行），確定采取哪個文種。四、公文寫作的共性要求公文不同于其他文字作21四、公文寫作的共性要求（二）規(guī)范寫作1.主題規(guī)范

主題是文章所要表達的中心思想。任何文章都要有主題，公文也不例外。公文主題的提煉標準，就是集中單一、鮮明顯露。要求一文一事，一個主題，主題鮮明突出。主張什么，反對什么，要鮮明直接，不能含糊，不能讓人產(chǎn)生歧義。2.使用材料規(guī)范公文材料的選用標準必須是真實、典型、新鮮有力的。所謂真實，就是實實在在存在的、反映當前事物本質(zhì)規(guī)律的。我們分析問題時，所列舉的現(xiàn)象，不是假的、人為編造的，也不是偶然現(xiàn)象和個別現(xiàn)象。所謂典型，就是既是個性特征，又是共性特征。新鮮有力，就是我們所列舉的、分析的問題，提出的辦法，必須是符合當前實際的，必須是有說服力的。四、公文寫作的共性要求（二）規(guī)范寫作22四、公文寫作的共性要求寫公文也好、安排工作也好（事實上，寫公文也是安排工作的一種方式），一定要“有的放矢”。公文的選材標準與文學作品不同，公文強調(diào)真實，強調(diào)掌握最基礎(chǔ)、最真實的材料，屏棄想象；而想象則是文學作品的核心和靈魂。3.文章格式規(guī)范公文普遍的結(jié)構(gòu)格式是：公文標題—主送單位—正文—結(jié)尾—成文時間。為了便于大家理解，把公文格式方面的內(nèi)容分為寫作格式和印制格式兩個方面來講，這里主要講公文的寫作格式，寫作格式包括標題、正文、結(jié)尾三個部分。四、公文寫作的共性要求23四、公文寫作的共性要求

（1）標題的寫法公文標題的一般寫法是關(guān)于+事由+文種。

（2）主送單位的寫法一是只寫受文單位的名稱，不寫領(lǐng)導(dǎo)個人名字（領(lǐng)導(dǎo)特別要求的除外，比如簽報）；二是上行文只寫一個主送單位，其他需要送達的受文單位采取抄送方式；三是用統(tǒng)稱或者規(guī)范的簡稱，不能隨意寫；四是行文關(guān)系，只能逐級行文，一般不能越級行文。四、公文寫作的共性要求24四、公文寫作的共性要求

（3）正文的寫法正文是主送單位以下、結(jié)束語之前的部分。正文是一篇公文用筆最多、最重要的部分。一般是在主送單位之后，先寫一段或幾句導(dǎo)語，說明寫這篇公文的原因、根據(jù)或者目的，導(dǎo)入正文。正文要做到邏輯、層次清楚有序，說理簡潔、準確并力求深刻，用語符合規(guī)范。

（4）結(jié)尾的寫法正文寫完后，一般要寫幾句號召的話（一般針對下行文），或者表決心、態(tài)度的話（上行文）?！墩埵尽芬f“妥否，請批示；《通知》和《報告》可以不要結(jié)尾，說完就落款結(jié)束或者用“特此通知”、“特此報告”等；講話稿類的一般有鼓動、號召的話語；匯報材料一般有表示感謝和今后打算、態(tài)度等的結(jié)束語。四、公文寫作的共性要求25四、公文寫作的共性要求4.文字表述規(guī)范

公文的用語用字要求簡明、準確、樸實、得體、通俗、易懂，體現(xiàn)字面意義而非聯(lián)想意義，講求陳述性、寫實性、確定性，而非描繪性、虛擬性或可能性。一般以概述為主，據(jù)事說理，言之有物。不象詩歌、散文、小說等文學作品，需要大肆鋪展、渲染，大量的想象，細致的描寫，這些，恰恰是寫公文所忌諱的。很多時候，我們看文學作品很過癮，看公文則覺得死板、千篇一律，這個跟公文的性質(zhì)有關(guān)系，但是公文同樣可以寫得很好，好的法規(guī)性、政策性公文，充分考慮了各階層、各方面的利益問題和可能出現(xiàn)的反應(yīng)，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的講話稿可以寫得飽含感情，深刻、精彩，讓受眾深受教育或情緒激昂。四、公文寫作的共性要求4.文字表述規(guī)范26四、公文寫作的共性要求5.標點符號使用規(guī)范該用逗號用逗號，該用句號用句號。需要慢慢積累琢磨。一般標題中沒有標點符號，只有幾種特殊情況：一是引用書名、文件名、法律名稱時可以使用書名號；二是轉(zhuǎn)發(fā)的文件標題中就帶有標點符號的。6.數(shù)字和計量單位使用規(guī)范一般使用阿拉伯數(shù)字。前后要統(tǒng)一，不能一時用大寫，一時用小寫。

7.行文層次序數(shù)規(guī)范一個正式的文件材料，除總標題外一般有四個層次。第一個層次，是大標題，寫成一、二、三、；第二個層次是小標題，用（一）（二）（三）來表示；第三個層次用阿拉百數(shù)字表示，即1.2.3.；第四個層次用（1）（2）（3）表示。四、公文寫作的共性要求5.標點符號使用規(guī)范27五、幾種常見公文的寫作要點五、幾種常見公文的寫作要點五、幾種常見公文的寫作要點（一）常用規(guī)范性公文1.請示請示就是需要上級批示或批復(fù)的事項。寫請示要注意幾個問題：一是只能一事一請，不能在一個請示里夾帶多個請示事項。二是一請一報，一個請示只能報一個主送單位，不能多頭報送。三是一般不越級請示。四是要簡短精煉，簡潔明了地講明目的、原因、困難，對請求上級批準的事項要寫明白。針對公司的情況，大體上要說明：為什么目的、干什么事情，什么人、什么時間、在什么地點，需多少花費，預(yù)算內(nèi)還是預(yù)算外。五、幾種常見公文的寫作要點（一）常用規(guī)范性公文29五、幾種常見公文的寫作要點2.報告

報告的特點是閱知性，不是批復(fù)、答復(fù)性，看的人可以簽署意見，也可以不簽署意見或表態(tài)。

（1）分類一是工作報告，是按照上級單位要求或公司治理結(jié)構(gòu)要求所做的報告，如總經(jīng)理工作報告、董事會工作報告；二是情況報告，即在工作中遇到了問題，或覺得應(yīng)該讓上級知道某個重要事項的當前情況（貫徹落實會議精神的報告）；三是建議報告，即在工作中發(fā)現(xiàn)好的經(jīng)驗、做法，認為應(yīng)讓上級采納或推廣，可以寫建議報告；四是回復(fù)性報告，回答上級問詢、落實上級臨時交辦的某項工作（關(guān)于審計意見整改情況的報告）；五是備案報告（上級的規(guī)范性文件要求的備案）。五、幾種常見公文的寫作要點2.報告30五、幾種常見公文的寫作要點

（2）寫法

一是要有導(dǎo)語：說明依據(jù)什么寫這個報告，或者為什么要寫這個報告（依據(jù)上級的什么通知精神，或者根據(jù)某位領(lǐng)導(dǎo)的批示精神，我們做了什么，怎么做的）。二是總體結(jié)構(gòu)一般包括：第一，基本情況；第二，主要做法；第三，收到的效果；第四，存在的問題；第五，今后工作的建議。也可以先寫成效（或一并寫做法），再寫問題，最后寫建議，總共由三個部分完成?；貜?fù)報告的寫法比較直接，上級問什么問題，我們就答什么問題，一條一條的答（比如審計意見整改報告，用打醬油的錢打了醋我們是怎么整改的，程序不規(guī)范我們是怎么整改的，擠占專項資金我們是怎么整改的）。三是結(jié)尾：報告結(jié)尾寫“專（特）此報告，請閱”；一般不能寫“當（妥）否，請閱（批）示”；備案報告寫“請予審查”。

注意：切忌報告中夾帶請示事項。五、幾種常見公文的寫作要點（2）寫法31五、幾種常見公文的寫作要點3.通知

通知的應(yīng)用范圍很廣泛。傳達指示、部署工作、實施管理措施、處理公共事務(wù)、任免干部等等，都需要印發(fā)通知。通知屬下行文，要下級單位（或受文對象）明確做什么、怎么做（這與請示、報告不同，一定要細，避免執(zhí)行過程中的反復(fù)詢問），要具有可操作性。

例如寫一個會議通知，開會的目的、時間、地點、人員、會議內(nèi)容（議程）、其他要求等等，要逐一說清楚，讓執(zhí)行的人一看就明白。

注意：轉(zhuǎn)了又轉(zhuǎn)的文件怎么處理標題？假如總公司來文《轉(zhuǎn)發(fā)中國保監(jiān)會關(guān)于加強風險管理工作的通知》，分公司可以直接轉(zhuǎn)發(fā)中國保監(jiān)會的文件，將題目也擬成《轉(zhuǎn)發(fā)中國保監(jiān)會關(guān)于加強風險管理工作的通知》，但要在文件中提一句“根據(jù)總公司《轉(zhuǎn)發(fā)中國保監(jiān)會關(guān)于加強風險管理工作的通知》（民壽發(fā)〔2008〕56號）要求，現(xiàn)將中國保監(jiān)會《關(guān)于加強風險管理工作的通知》（保監(jiān)發(fā)〔2008〕567號）轉(zhuǎn)發(fā)你們”。五、幾種常見公文的寫作要點3.通知32五、幾種常見公文的寫作要點4.批復(fù)

批復(fù)的正文一般都很簡短，不必像通知那樣詳細闡述意義或道理，也不必像請示那樣充分說明理由，而只是答復(fù)問題。一般由“引語”和“答復(fù)意見”兩部分組成：

引語即引述請示名稱或請示主要事項來作為批復(fù)的依據(jù)，多為“××（號文）收悉”等語。

“答復(fù)意見”即針對請示問題所作的具體答復(fù)，也很簡短。如果答復(fù)意見稍多，須分項來寫?！按饛?fù)意見”如是同意意見，必要時還可加上幾點指示或說明；如是不同意見，要說明不同意的理由，以便于下級理解和接受。

在擬寫批復(fù)時還要注意及時性和一致性。批復(fù)是答復(fù)請示事項的公文，對請示事項的答復(fù)，一定要及時，以免誤事。凡請示事項涉及到其它部門的問題，批復(fù)前要盡快與其協(xié)商，取得一致意見，然后寫成批復(fù)意見，以利于下級機構(gòu)的實施。五、幾種常見公文的寫作要點4.批復(fù)33五、幾種常見公文的寫作要點（二）常用非規(guī)范性公文常用非規(guī)范性公文有：工作計劃、工作總結(jié)、講話稿、調(diào)查報告、匯報材料、禮儀講話、簽報等，下面分別作簡單介紹。

1.工作計劃類

是對未來一定時期內(nèi)的某項工作或全面工作進行安排部署的文件，明確下一步做什么、怎么做。計劃、規(guī)劃、方案、要點，都屬于計劃類公文范疇。計劃類公文必須具備目標、措施、步驟、檢查與考核等四要素。計劃類公文有兩種格式：一是文字表述式，一是圖表式（圖表式越來越多，清晰、明了、包含的信息量大），比如重點工作任務(wù)分解、擬辦事項分解、主要經(jīng)營指標分解、辦理責任分解等都可以采用圖表式。計劃類文件要有前瞻性和可操作性，不能泛泛而談，更不能隨便列幾條交差。五、幾種常見公文的寫作要點（二）常用非規(guī)范性公文34五、幾種常見公文的寫作要點2.工作總結(jié)類

工作總結(jié)的特點是實踐性、經(jīng)驗性、自述性、理論性。不僅要陳述工作情況，更要揭示理性認識，不僅回答“是什么”，更要回答“為什么”、“怎么做”的問題。工作總結(jié)一般包括本年度（半年）基本工作情況、所做的主要工作、工作進度、取得哪些成績經(jīng)驗、存在的不足和教訓、下一步工作計劃（個人總結(jié)寫努力方向）。

個人總結(jié)要抓住主要問題，把握寫的側(cè)重點，突出收獲最大、成績最突出或者感受體會最深的東西，切忌寫成流水帳。工作總結(jié)類材料，要注意亮點的提煉和先進經(jīng)驗的總結(jié)。要讓閱讀者看出，與別的單位相比我們有什么亮點、與去年相比有哪些做得更好，促成以上變化的原因、政策、措施、方法是什么。五、幾種常見公文的寫作要點2.工作總結(jié)類35五、幾種常見公文的寫作要點3.領(lǐng)導(dǎo)講話類主要有工作報告(代表單位或機構(gòu)）、會議講話（報告）、匯報材料、傳達提綱、述職報告等。

（1）標題的寫法工作報告和會議講話的標題可以使用標題式（主標題、副標題構(gòu)成，主標題是報告內(nèi)容的精煉、概括，副標題寫報告人、報告時間，）；還有一種常用的標題，就是講話人＋會議名稱+文種構(gòu)成，如《董事長在黨建工作會議上的講話》，簡潔明了。（2）主體內(nèi)容和基本要求

內(nèi)容一般包括：上年（上一階段）工作回顧、存在問題和困難、下年（下一階段）工作任務(wù)、措施等?？傮w要求是中心突出、議題集中、政策清楚、任務(wù)明確。寫得好的講話，還需要生動、富于感情。工作報告比較正規(guī)，用語莊重，一般不用口語化語言，一般不舉例子，但工作做得怎么樣，要用詳實的數(shù)據(jù)說話，一般不允許脫稿臨場發(fā)揮。會議講話則相反，用語要力求生動，可以較多地使用口語化語言，體現(xiàn)個人風格，可以臨場脫稿發(fā)揮。五、幾種常見公文的寫作要點3.領(lǐng)導(dǎo)講話類36五、幾種常見公文的寫作要點

（3）寫好講話稿要具備的基本條件一是全面、深入了解工作情況，包括困難問題、經(jīng)驗教訓，才能做到落筆真實、全面、客觀；二是要了解有關(guān)形勢和政策，特別是新機遇新政策，有什么好的新政策，有什么限制因素和政策，擬訂措施才能夠有針對性，體現(xiàn)時代性;三是要有高度，要提煉、歸納、提高。如果是代總經(jīng)理擬講話稿，就要站在總經(jīng)理的角度思考問題，該講什么，該怎樣講，都有講究；若是代黨委書記擬講話稿，就要站在書記的角度來考慮，該如何講、怎樣講，二者是有差別的。五、幾種常見公文的寫作要點（3）寫好講話稿要具備的基本條37五、幾種常見公文的寫作要點4.匯報材料和傳達提綱都要簡明扼要，條理清晰，實事求是。

（1）匯報材料事實準確、重點突出、要有事例和數(shù)據(jù)，事例要有說服力。一般根據(jù)工作情況來安排框架，但上級有明確要求內(nèi)容的，一般按上級要求逐一匯報。（2）傳達提綱的寫作要點：一是不能原原本本地照搬領(lǐng)導(dǎo)講話或討論發(fā)言，要抽取、綜合主要的、有代表性的體現(xiàn)會議精神的東西；二是要有側(cè)重，要將本部門、本機構(gòu)急待落實的方面作為傳達重點；三是貫徹落實措施也要緊密結(jié)合本部門、本機構(gòu)的實際。5.禮儀講話歡迎詞、答謝詞、祝酒詞、悼詞、紀念性講話等（開幕詞、閉幕詞也可以列入禮儀講話）。其特點：一是簡短精煉；二是富有感情，歡迎詞、祝酒詞要熱情洋溢，悼詞要沉痛、沉重；三是力求流暢悅耳，文采飛揚。一般要避免小標題。歡迎詞除在開篇表示歡迎外，要簡要介紹本單位的情況、本次活動的目的和安排，要展望今后的合作與情誼，最后要有祝愿的話。五、幾種常見公文的寫作要點4.匯報材料和傳達提綱38六、公文中常見問題分析六、公文中常見問題分析六、公文中常見問題分析（一）文種的誤用主要表現(xiàn)在報告和請示的錯用報告和請示同屬上行文，但是性質(zhì)截然不同的兩類文種。

1.行文目的不同報告以陳述情況為主，不要求上級批復(fù)；請示以請求指示或批準事項為主，要求上級批復(fù)。2.公文內(nèi)容不同請示可圍繞請求事項反映情況，說明理由，不排除含有一定的情況匯報，但報告中不能夾雜請示事項。3.規(guī)范性用語不同報告用“特此報告”等；請示用“妥否，請批示”，“特此請示，請批復(fù)”。六、公文中常見問題分析（一）文種的誤用40六、公文中常見問題分析4.事例錯用文種的情況更為常見，大致有以下幾種：(1)把“請示”誤為“報告”。例如《關(guān)于××電廠國有資產(chǎn)評估立項的報告》，其內(nèi)容是申請對現(xiàn)有國有資產(chǎn)進行評估立項，應(yīng)使用“請示”，卻誤用為“報告”。(2)濫用“通知”。即把本該用“決定”、“規(guī)定”、“辦法”、“通報”的誤為“通知”。(3)濫用“請示”。有些單位向同級單位或者有關(guān)業(yè)務(wù)部門提出某些請求批準或辦理的事項時，不用本該使用的平行文種“函”，特地用“請示”這一上行文種，認為這樣做是尊重對方，好辦事。這種做法破壞了行文規(guī)則，必須改正。(4)“批復(fù)”誤用為“通知”或“函”。對下級的“請示”，必須用“批復(fù)”這一文種作答復(fù)，但有的公文卻寫成《關(guān)于批復(fù)××××的通知(或函)》，應(yīng)改為《關(guān)于××××的批復(fù)》。(5)“函”誤用為“批復(fù)”。某些業(yè)務(wù)主管部門在答復(fù)不相隸屬單位請求審批的有關(guān)事項時，本該用平行文“函”，卻寫成《關(guān)于×××(單位)×××(事項)的批復(fù)》。六、公文中常見問題分析4.事例41六、公文中常見問題分析（二）隨意請報“請報”指以單位名義向上級報送“請示”、“意見”、“報告”。隨意請報主要有三種情況：1.主送個人，如“xx副總經(jīng)理”、“xx總經(jīng)理”。2.多頭主送，如“xx部、xx處并xx處”。3.越級上報。（三）公文組成要素不全1.上行文缺簽發(fā)人，“請示”缺聯(lián)系人姓名、電話。2.缺附件。3.成文日期不全，如“二OO九年一月”、“09年2月22日”等。4.缺主題詞或主題詞不全，如缺類別詞、文種詞等。六、公文中常見問題分析（二）隨意請報42六、公文中常見問題分析（四）公文標題病誤1.不倫不類的標題兩個文種并用：如請示報告、任免決定的通知等?；煊梦姆N：將“請示”錯用成“申請”。字面意義重復(fù)：關(guān)于申請的請示。2.標題中事由表達不全如《關(guān)于追加---分公司預(yù)算的請示》。3.標題中亂用標點符號公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文中亂用標點符號主要表現(xiàn)在：（1）轉(zhuǎn)發(fā)和頒發(fā)法規(guī)、規(guī)章，不用書名號而用引號。（2）不必用其他標點符號而隨意使用。如：《關(guān)于2010年“文明禮貌月活動”安排的通知》。六、公文中常見問題分析（四）公文標題病誤43六、公文中常見問題分析（五）語言結(jié)構(gòu)和文字方面問題

1.段落層次不清，主次不分。不善于用結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，如一、二、，（一）（二），1.、2.、……。在不同的段落用不同的層次序數(shù)。2.不合公文文體，出現(xiàn)描述性語言和客套話。3.以公司名義發(fā)布的公文，正文中出現(xiàn)“---部門制定了《-----》”。4.主語謂語搭配不當。如：全系統(tǒng)的工作水平普遍增加了。（提高）

六、公文中常見問題分析（五）語言結(jié)構(gòu)和文字方面問題44六、公文中常見問題分析（六）附件相關(guān)要求1、附件在正文之后（一般是正文后空一行）、發(fā)文機關(guān)署名之前標注。正確的標注方法是：□□附：《中共北京市房山區(qū)委辦公室關(guān)于印發(fā)〈房山區(qū)黨委系統(tǒng)公文格式規(guī)范化標準〉的通知》

幾點注意的問題：（1）“附”字前空兩格（2）只有一個附件時，用單字“附：”就可以了（3）附件名稱后沒有標點（4）附件名稱一行放不下時，第二行與上一行名稱頭對齊※附件頁樣式：附件首頁左上角標明“附件：”（多個附件應(yīng)按順序標明“附件×:”）,空一行為附件標題，再空一行為附件內(nèi)容。附件標題前后必須相一致。六、公文中常見問題分析（六）附件相關(guān)要求1、附件在正文之后（45謝謝謝謝46演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！47公文寫作培訓綜合辦公室公文寫作培訓綜合辦公室一、概述一、概述一、概述（一）公文的定義公文是黨政機關(guān)及其他社會組織(包括企事業(yè)單位）在公務(wù)活動中為行使職權(quán)、實施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定（或特定）效用和規(guī)范體式的文件，屬于應(yīng)用文的一個重要組成部分。一、概述（一）公文的定義50一、概述（二）公文的特點是特定的作者制定和發(fā)布的。具有法定（或特定）的現(xiàn)行執(zhí)行效用。具有規(guī)范的文體、結(jié)構(gòu)和格式。需要履行法定（或特定）的程序。文字必須莊重、樸實、準確、精煉。整體上立意準確、結(jié)構(gòu)嚴謹、層次清晰、邏輯性強、素材翔實、措施得當、語言規(guī)范。一、概述（二）公文的特點51一、概述（三）公文的分類按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。按其時限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文按其涉密程度，可分為絕密公文、機密公文、秘密公文、普通公文。一、概述（三）公文的分類52二、常用公文文種

二、常用公文文種二、常用公文文種（一）我國現(xiàn)行黨政機關(guān)使用的文種我國現(xiàn)行黨和各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)使用的文件有14個：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀要。國家行政機關(guān)使用的公文種類有13個:命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要。上述文件共27個，其中9個是相同的，即：決定、意見、通知、通報、請示、報告、批復(fù)、函、會議紀要；不同的有9個，其中屬黨的機關(guān)的有5個，即：公報、指示、決議、條例、規(guī)定；屬國家行政機關(guān)的有4個，即：命令（令）、議案、通告、公告。由于這18個文件是黨和國家在公文管理法規(guī)中明確規(guī)定的，一般稱為法定文種。

二、常用公文文種（一）我國現(xiàn)行黨政機關(guān)使用的文種54二、常用公文文種（二）公司常用的主要公文種類1.決定適用于公司對重要事項或者重大行動做出安排，如機構(gòu)設(shè)立與撤銷；變更或撤銷公司不適當決定。2.通報

傳達重要精神或者通報有關(guān)重要情況，也適用于對全系統(tǒng)各單位或個人的表彰與批評。表彰通報：介紹先進事跡＋先進事跡意義＋表彰決定＋希望號召批評通報：錯誤事實＋錯誤性質(zhì)分析＋懲罰措施＋提出希望要求情況通報：緣由目的＋情況信息＋希望要求

二、常用公文文種（二）公司常用的主要公文種類55二、常用公文文種3.請示

適用于公司向當?shù)卣嘘P(guān)部門等監(jiān)管單位的請求指示和批準。應(yīng)用范圍（1）遇到問題無法解決，需要上級指示；（2）處理較為重要的事件和問題，要上報批準；（3）遇到問題，雖有解決方法，但沒有權(quán)力或能力實施，需要上級幫助；（4）對有關(guān)方針、政策和上級發(fā)布指示有疑問，要上級解答；（5）下級機關(guān)之間在重要問題上出現(xiàn)意見分岐，要上級仲裁；（6）請上級領(lǐng)導(dǎo)參加活動，指導(dǎo)工作。二、常用公文文種3.請示56二、常用公文文種注意事項（1）主送機關(guān)只能有一個，如需同時送其他機關(guān)，應(yīng)當用抄送的形式；（2）只能主送上級機關(guān)，不能送領(lǐng)導(dǎo)者本人；（3）不得越級；

（4）必須由主要負責人簽發(fā)，要留下聯(lián)系人聯(lián)系電話；（5）常用結(jié)語（當否，請批示，妥否，請批復(fù)，以上請示，請予審批，特此請示，請予批復(fù)等）。二、常用公文文種57二、常用公文文種4.報告適用于公司向上級單位匯報工作，反映情況，答復(fù)上級有關(guān)單位的詢問。工作報告情況報告建議報告回復(fù)報告?zhèn)浒笀蟾?.批復(fù)適用于批準下屬公司或部門以公文形式上報的請示事項。

注意：主送機關(guān)一個，即發(fā)出請示的下級機關(guān)。

二、常用公文文種4.報告58二、常用公文文種6.函適用于與不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，不在公司內(nèi)部使用。公函和便函發(fā)函和復(fù)函7.通知適用于公司批轉(zhuǎn)至下級公司和有關(guān)部門的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位的公文；傳達要求下級公司和有關(guān)部門辦理的需要周知或者執(zhí)行的事項；人事任免等。

發(fā)布指示的通知頒發(fā)規(guī)章的通知

因在行政公文文種中沒有條例、規(guī)定、辦法、細則、方案等文種，所以在發(fā)布這類規(guī)章性文件時，都要用通知，也就是加一個文件頭。被發(fā)布規(guī)章全文附在通知后，但不作附件處理。二、常用公文文種6.函59二、常用公文文種批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知曉諭性通知（比如會議通知等）任免通知8.會議紀要適用于記載、傳達會議情況和會議事項。決策型交流型研討型注意：會議紀要一般不加蓋公章二、常用公文文種批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知60二、常用公文文種（三）常用非規(guī)范性公文1.常用非規(guī)范性公文調(diào)查報告、工作計劃、工作總結(jié)、提案、建議、說明、講話稿、簡報信息、書信類、啟事類、條據(jù)類、表格類、大事記等等。2.電話記錄單適用于接聽上級機關(guān)的電話通知后，予以及時記載，便于領(lǐng)導(dǎo)處理及有關(guān)部門辦理。二、常用公文文種（三）常用非規(guī)范性公文61三、公文的格式三、公文的格式三、公文的格式（一）公文格式的組成公文格式的組成要素包括：（1）發(fā)文單位標識（版頭、紅頭）（2）公文份數(shù)序號（3）密級 （4）發(fā)文字號（5）簽發(fā)人（主要用于上行文） （6）標題（7）主送單位 （8）正文（9）附件 （10）發(fā)文單位（署名）（11）成文日期 （12）印章（13）附注（此件發(fā)至XX級） （14）主題詞（15）抄送單位 （16）印刷單位和印刷時間印刷用紙和技術(shù)要求：

用A4型紙（297X210），正文用3號仿宋體，每頁22行，每行26-28個字。三、公文的格式（一）公文格式的組成63三、公文的格式（二）發(fā)文字號編寫發(fā)文字號原則：包括單位（部門）代字、年份、序號。注意：年份不能省略，兩邊用六角括號﹝﹞；序號不編虛位，不加第。（三）公文標題標準式：發(fā)文單位+發(fā)文事由+文種凡是有紅色版頭的文件，因已表明發(fā)文單位，故發(fā)文單位名稱可省略。特殊形式：研討發(fā)文單位+文種。如《中華人民共和國主席令》發(fā)文單位+轉(zhuǎn)發(fā)文件名+文種，也稱轉(zhuǎn)文式標題，用于轉(zhuǎn)發(fā)文件。三、公文的格式（二）發(fā)文字號64三、公文的格式（四）成文日期成文日期確定原則會議通過的決定、決議以會議通過日期為準。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，以簽發(fā)日期為準。聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準。法規(guī)性文件以文件批準日期為準。一般信函、電文以實際發(fā)出日期為準。成文日期必須寫年月日，且要用漢字三、公文的格式（四）成文日期65三、公文的格式（五）用印一般的用印方法是：騎年壓月，上大下小。根據(jù)《國家行政機關(guān)公文格式》規(guī)定：單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標成文時間。當印章下弧無文字時，僅以下弧壓在成文時間上，當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。聯(lián)合行文：聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間，之間互不相交或相切，相距不超過3mm；當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關(guān)印章在前，每排最多3個印章，兩端不得超過版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。三、公文的格式（五）用印66四、公文寫作的共性要求四、公文寫作的共性要求四、公文寫作的共性要求

公文不同于其他文字作品，它的寫作、制發(fā)、處理必須按照固有的規(guī)定、特定的體例格式來進行。（一）確定文種

這是寫作公文首先要明確的。我們在寫作公文前，要弄清楚這個文件具有或者說應(yīng)該發(fā)揮什么作用，是在什么背景下寫這個文件材料。根據(jù)寫作的背景、目的、受文對象（為什么要寫這個文件；寫這個文件要達到什么目的，是安排工作、通報情況，還是解決問題；文件是寫給哪個部門，是上行、平行還是下行），確定采取哪個文種。四、公文寫作的共性要求公文不同于其他文字作68四、公文寫作的共性要求（二）規(guī)范寫作1.主題規(guī)范

主題是文章所要表達的中心思想。任何文章都要有主題，公文也不例外。公文主題的提煉標準，就是集中單一、鮮明顯露。要求一文一事，一個主題，主題鮮明突出。主張什么，反對什么，要鮮明直接，不能含糊，不能讓人產(chǎn)生歧義。2.使用材料規(guī)范公文材料的選用標準必須是真實、典型、新鮮有力的。所謂真實，就是實實在在存在的、反映當前事物本質(zhì)規(guī)律的。我們分析問題時，所列舉的現(xiàn)象，不是假的、人為編造的，也不是偶然現(xiàn)象和個別現(xiàn)象。所謂典型，就是既是個性特征，又是共性特征。新鮮有力，就是我們所列舉的、分析的問題，提出的辦法，必須是符合當前實際的，必須是有說服力的。四、公文寫作的共性要求（二）規(guī)范寫作69四、公文寫作的共性要求寫公文也好、安排工作也好（事實上，寫公文也是安排工作的一種方式），一定要“有的放矢”。公文的選材標準與文學作品不同，公文強調(diào)真實，強調(diào)掌握最基礎(chǔ)、最真實的材料，屏棄想象；而想象則是文學作品的核心和靈魂。3.文章格式規(guī)范公文普遍的結(jié)構(gòu)格式是：公文標題—主送單位—正文—結(jié)尾—成文時間。為了便于大家理解，把公文格式方面的內(nèi)容分為寫作格式和印制格式兩個方面來講，這里主要講公文的寫作格式，寫作格式包括標題、正文、結(jié)尾三個部分。四、公文寫作的共性要求70四、公文寫作的共性要求

（1）標題的寫法公文標題的一般寫法是關(guān)于+事由+文種。

（2）主送單位的寫法一是只寫受文單位的名稱，不寫領(lǐng)導(dǎo)個人名字（領(lǐng)導(dǎo)特別要求的除外，比如簽報）；二是上行文只寫一個主送單位，其他需要送達的受文單位采取抄送方式；三是用統(tǒng)稱或者規(guī)范的簡稱，不能隨意寫；四是行文關(guān)系，只能逐級行文，一般不能越級行文。四、公文寫作的共性要求71四、公文寫作的共性要求

（3）正文的寫法正文是主送單位以下、結(jié)束語之前的部分。正文是一篇公文用筆最多、最重要的部分。一般是在主送單位之后，先寫一段或幾句導(dǎo)語，說明寫這篇公文的原因、根據(jù)或者目的，導(dǎo)入正文。正文要做到邏輯、層次清楚有序，說理簡潔、準確并力求深刻，用語符合規(guī)范。

（4）結(jié)尾的寫法正文寫完后，一般要寫幾句號召的話（一般針對下行文），或者表決心、態(tài)度的話（上行文）?！墩埵尽芬f“妥否，請批示；《通知》和《報告》可以不要結(jié)尾，說完就落款結(jié)束或者用“特此通知”、“特此報告”等；講話稿類的一般有鼓動、號召的話語；匯報材料一般有表示感謝和今后打算、態(tài)度等的結(jié)束語。四、公文寫作的共性要求72四、公文寫作的共性要求4.文字表述規(guī)范

公文的用語用字要求簡明、準確、樸實、得體、通俗、易懂，體現(xiàn)字面意義而非聯(lián)想意義，講求陳述性、寫實性、確定性，而非描繪性、虛擬性或可能性。一般以概述為主，據(jù)事說理，言之有物。不象詩歌、散文、小說等文學作品，需要大肆鋪展、渲染，大量的想象，細致的描寫，這些，恰恰是寫公文所忌諱的。很多時候，我們看文學作品很過癮，看公文則覺得死板、千篇一律，這個跟公文的性質(zhì)有關(guān)系，但是公文同樣可以寫得很好，好的法規(guī)性、政策性公文，充分考慮了各階層、各方面的利益問題和可能出現(xiàn)的反應(yīng)，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的講話稿可以寫得飽含感情，深刻、精彩，讓受眾深受教育或情緒激昂。四、公文寫作的共性要求4.文字表述規(guī)范73四、公文寫作的共性要求5.標點符號使用規(guī)范該用逗號用逗號，該用句號用句號。需要慢慢積累琢磨。一般標題中沒有標點符號，只有幾種特殊情況：一是引用書名、文件名、法律名稱時可以使用書名號；二是轉(zhuǎn)發(fā)的文件標題中就帶有標點符號的。6.數(shù)字和計量單位使用規(guī)范一般使用阿拉伯數(shù)字。前后要統(tǒng)一，不能一時用大寫，一時用小寫。

7.行文層次序數(shù)規(guī)范一個正式的文件材料，除總標題外一般有四個層次。第一個層次，是大標題，寫成一、二、三、；第二個層次是小標題，用（一）（二）（三）來表示；第三個層次用阿拉百數(shù)字表示，即1.2.3.；第四個層次用（1）（2）（3）表示。四、公文寫作的共性要求5.標點符號使用規(guī)范74五、幾種常見公文的寫作要點五、幾種常見公文的寫作要點五、幾種常見公文的寫作要點（一）常用規(guī)范性公文1.請示請示就是需要上級批示或批復(fù)的事項。寫請示要注意幾個問題：一是只能一事一請，不能在一個請示里夾帶多個請示事項。二是一請一報，一個請示只能報一個主送單位，不能多頭報送。三是一般不越級請示。四是要簡短精煉，簡潔明了地講明目的、原因、困難，對請求上級批準的事項要寫明白。針對公司的情況，大體上要說明：為什么目的、干什么事情，什么人、什么時間、在什么地點，需多少花費，預(yù)算內(nèi)還是預(yù)算外。五、幾種常見公文的寫作要點（一）常用規(guī)范性公文76五、幾種常見公文的寫作要點2.報告

報告的特點是閱知性，不是批復(fù)、答復(fù)性，看的人可以簽署意見，也可以不簽署意見或表態(tài)。

（1）分類一是工作報告，是按照上級單位要求或公司治理結(jié)構(gòu)要求所做的報告，如總經(jīng)理工作報告、董事會工作報告；二是情況報告，即在工作中遇到了問題，或覺得應(yīng)該讓上級知道某個重要事項的當前情況（貫徹落實會議精神的報告）；三是建議報告，即在工作中發(fā)現(xiàn)好的經(jīng)驗、做法，認為應(yīng)讓上級采納或推廣，可以寫建議報告；四是回復(fù)性報告，回答上級問詢、落實上級臨時交辦的某項工作（關(guān)于審計意見整改情況的報告）；五是備案報告（上級的規(guī)范性文件要求的備案）。五、幾種常見公文的寫作要點2.報告77五、幾種常見公文的寫作要點

（2）寫法

一是要有導(dǎo)語：說明依據(jù)什么寫這個報告，或者為什么要寫這個報告（依據(jù)上級的什么通知精神，或者根據(jù)某位領(lǐng)導(dǎo)的批示精神，我們做了什么，怎么做的）。二是總體結(jié)構(gòu)一般包括：第一，基本情況；第二，主要做法；第三，收到的效果；第四，存在的問題；第五，今后工作的建議。也可以先寫成效（或一并寫做法），再寫問題，最后寫建議，總共由三個部分完成。回復(fù)報告的寫法比較直接，上級問什么問題，我們就答什么問題，一條一條的答（比如審計意見整改報告，用打醬油的錢打了醋我們是怎么整改的，程序不規(guī)范我們是怎么整改的，擠占專項資金我們是怎么整改的）。三是結(jié)尾：報告結(jié)尾寫“專（特）此報告，請閱”；一般不能寫“當（妥）否，請閱（批）示”；備案報告寫“請予審查”。

注意：切忌報告中夾帶請示事項。五、幾種常見公文的寫作要點（2）寫法78五、幾種常見公文的寫作要點3.通知

通知的應(yīng)用范圍很廣泛。傳達指示、部署工作、實施管理措施、處理公共事務(wù)、任免干部等等，都需要印發(fā)通知。通知屬下行文，要下級單位（或受文對象）明確做什么、怎么做（這與請示、報告不同，一定要細，避免執(zhí)行過程中的反復(fù)詢問），要具有可操作性。

例如寫一個會議通知，開會的目的、時間、地點、人員、會議內(nèi)容（議程）、其他要求等等，要逐一說清楚，讓執(zhí)行的人一看就明白。

注意：轉(zhuǎn)了又轉(zhuǎn)的文件怎么處理標題？假如總公司來文《轉(zhuǎn)發(fā)中國保監(jiān)會關(guān)于加強風險管理工作的通知》，分公司可以直接轉(zhuǎn)發(fā)中國保監(jiān)會的文件，將題目也擬成《轉(zhuǎn)發(fā)中國保監(jiān)會關(guān)于加強風險管理工作的通知》，但要在文件中提一句“根據(jù)總公司《轉(zhuǎn)發(fā)中國保監(jiān)會關(guān)于加強風險管理工作的通知》（民壽發(fā)〔2008〕56號）要求，現(xiàn)將中國保監(jiān)會《關(guān)于加強風險管理工作的通知》（保監(jiān)發(fā)〔2008〕567號）轉(zhuǎn)發(fā)你們”。五、幾種常見公文的寫作要點3.通知79五、幾種常見公文的寫作要點4.批復(fù)

批復(fù)的正文一般都很簡短，不必像通知那樣詳細闡述意義或道理，也不必像請示那樣充分說明理由，而只是答復(fù)問題。一般由“引語”和“答復(fù)意見”兩部分組成：

引語即引述請示名稱或請示主要事項來作為批復(fù)的依據(jù)，多為“××（號文）收悉”等語。

“答復(fù)意見”即針對請示問題所作的具體答復(fù)，也很簡短。如果答復(fù)意見稍多，須分項來寫?！按饛?fù)意見”如是同意意見，必要時還可加上幾點指示或說明；如是不同意見，要說明不同意的理由，以便于下級理解和接受。

在擬寫批復(fù)時還要注意及時性和一致性。批復(fù)是答復(fù)請示事項的公文，對請示事項的答復(fù)，一定要及時，以免誤事。凡請示事項涉及到其它部門的問題，批復(fù)前要盡快與其協(xié)商，取得一致意見，然后寫成批復(fù)意見，以利于下級機構(gòu)的實施。五、幾種常見公文的寫作要點4.批復(fù)80五、幾種常見公文的寫作要點（二）常用非規(guī)范性公文常用非規(guī)范性公文有：工作計劃、工作總結(jié)、講話稿、調(diào)查報告、匯報材料、禮儀講話、簽報等，下面分別作簡單介紹。

1.工作計劃類

是對未來一定時期內(nèi)的某項工作或全面工作進行安排部署的文件，明確下一步做什么、怎么做。計劃、規(guī)劃、方案、要點，都屬于計劃類公文范疇。計劃類公文必須具備目標、措施、步驟、檢查與考核等四要素。計劃類公文有兩種格式：一是文字表述式，一是圖表式（圖表式越來越多，清晰、明了、包含的信息量大），比如重點工作任務(wù)分解、擬辦事項分解、主要經(jīng)營指標分解、辦理責任分解等都可以采用圖表式。計劃類文件要有前瞻性和可操作性，不能泛泛而談，更不能隨便列幾條交差。五、幾種常見公文的寫作要點（二）常用非規(guī)范性公文81五、幾種常見公文的寫作要點2.工作總結(jié)類

工作總結(jié)的特點是實踐性、經(jīng)驗性、自述性、理論性。不僅要陳述工作情況，更要揭示理性認識，不僅回答“是什么”，更要回答“為什么”、“怎么做”的問題。工作總結(jié)一般包括本年度（半年）基本工作情況、所做的主要工作、工作進度、取得哪些成績經(jīng)驗、存在的不足和教訓、下一步工作計劃（個人總結(jié)寫努力方向）。

個人總結(jié)要抓住主要問題，把握寫的側(cè)重點，突出收獲最大、成績最突出或者感受體會最深的東西，切忌寫成流水帳。工作總結(jié)類材料，要注意亮點的提煉和先進經(jīng)驗的總結(jié)。要讓閱讀者看出，與別的單位相比我們有什么亮點、與去年相比有哪些做得更好，促成以上變化的原因、政策、措施、方法是什么。五、幾種常見公文的寫作要點2.工作總結(jié)類82五、幾種常見公文的寫作要點3.領(lǐng)導(dǎo)講話類主要有工作報告(代表單位或機構(gòu)）、會議講話（報告）、匯報材料、傳達提綱、述職報告等。

（1）標題的寫法工作報告和會議講話的標題可以使用標題式（主標題、副標題構(gòu)成，主標題是報告內(nèi)容的精煉、概括，副標題寫報告人、報告時間，）；還有一種常用的標題，就是講話人＋會議名稱+文種構(gòu)成，如《董事長在黨建工作會議上的講話》，簡潔明了。（2）主體內(nèi)容和基本要求

內(nèi)容一般包括：上年（上一階段）工作回顧、存在問題和困難、下年（下一階段）工作任務(wù)、措施等?？傮w要求是中心突出、議題集中、政策清楚、任務(wù)明確。寫得好的講話，還需要生動、富于感情。工作報告比較正規(guī)，用語莊重，一般不用口語化語言，一般不舉例子，但工作做得怎么樣，要用詳實的數(shù)據(jù)說話，一般不允許脫稿臨場發(fā)揮。會議講話則相反，用語要力求生動，可以較多地使用口語化語言，體現(xiàn)個人風格，可以臨場脫稿發(fā)揮。五、幾種常見公文的寫作要點3.領(lǐng)導(dǎo)講話類83五、幾種常見公文的寫作要點

（3）寫好講話稿要具備的基本條件一是全面、深入了解工作情況，包括困難問題、經(jīng)驗教訓，才能做到落筆真實、全面、客觀；二是要了解有關(guān)形勢和政策，特別是新機遇新政策，有什么好的新政策，有什么限制因素和政策，擬訂措施才能夠有針對性，體現(xiàn)時代性;三是要有高度，要提煉、歸納、提高。如果是代總經(jīng)理擬講話稿，就要站在總經(jīng)理的角度思考問題，該講什么，該怎樣講，都有講究；若是代黨委書記擬講話稿，就要站在書記的角度來考慮，該如何講、怎樣講，二者是有差別的。五、幾種常見公文的寫作要點（3）寫好講話稿要具備的基本條84五、幾種常見公文的寫作要點4.匯報材料和傳達提綱都要簡明扼要，條理清晰，實事求是。

（1）匯報材料事實準確、重點突出、要有事例和數(shù)據(jù)，事例要有說服力。一般根據(jù)工作情況來安排框架，但上級有明確要求內(nèi)容的，一般按上級要求逐一匯報。（2）傳達提綱的寫作要點：