大型水電站檔案管理

大型水電站工程檔案管理作為一個從事大型水電站建設(shè)管理的建設(shè)單位，在從事工程建設(shè)管理的活動成果有兩個：一是向國家交驗一個合格的電站工程；另一個就是項目工程檔案。而后一成果往往不能和第一個成果相提并論，故而也得不到相應(yīng)的重視。其實，如果從生命周期上來看，一個電站的使用價值按設(shè)計上安全考核，若周期是五十年，但是一個項目工程檔案生命的周期就不僅是五十年，而是數(shù)百年，甚至更長。再以其經(jīng)濟(jì)價值來看，一座水電站投產(chǎn)的經(jīng)濟(jì)效果是十分巨大的。但項目工程檔案同樣是一個十分巨大的經(jīng)濟(jì)寶藏。它是凝結(jié)了數(shù)萬科技、設(shè)計、技術(shù)。施工人員勞動智慧成果的結(jié)晶。在工程建設(shè)中會有許多以科研試驗到適用的新材料。新技術(shù)的產(chǎn)生，把它們適用到生產(chǎn)建設(shè)中。同樣會產(chǎn)生為社會創(chuàng)造巨大的財富，由此可見項目工程檔案管理工作不應(yīng)忽視，更要大大加強(qiáng)，搞大型水電站項目工程檔案工作。使項目工程檔案準(zhǔn)確、真實、齊全完整的歸檔，是我們每一個電站建設(shè)者義不容辭的責(zé)任，更是我們檔案工作者應(yīng)有的職業(yè)道德與責(zé)任。對檔案及檔案工作的認(rèn)識檔案及檔案工作，既不引人注目，又無多大實惠。有的形象的比喻為“被人遺忘的角落”，其實檔案及檔案工作，在中華文明悠久歷史長河中，它們都有著崇高的，不可替代的作用。中國之所以被舉世公認(rèn)為四大文明古國，而其文明是惟一一個從遠(yuǎn)古至今綿延不斷的偉大文明。這是祖國大地上有眾多的文化古跡保留至今，更有大量的史藉文獻(xiàn)保留至今，這些與古代檔案工作者的默默奉獻(xiàn)分不開的。有一副對聯(lián)寫得好：操董孤直筆，讀司馬文章。頌揚的就是我們祖先忠于歷史、不惜犧牲自己性命，也要用筆記錄下歷史真相的高尚情操。這樣的事例在古人中屢見不鮮：如唐玄奘，又如“霽虹橋御碑記”。（講一件小事，瀾滄江最大洪水?dāng)?shù)據(jù)的得到）由此可見，古代檔案雖然表面與我們水電建設(shè)似乎毫無相關(guān)，但它確實在我們今天水電建設(shè)發(fā)揮了不可替代的作用，從中可以看出檔案與檔案工作的重要性，從歷史的、社會的角度來認(rèn)識檔案及檔案工作，怎么強(qiáng)調(diào)也不過分，何況大型水電站這樣的項目工程檔案，它是匯集了地質(zhì)勘測、天文氣象、科研設(shè)計、設(shè)備制造、安全環(huán)保等眾多學(xué)科門類及廣大科研設(shè)計、技術(shù)施工人員智慧及勞動成果的結(jié)晶，它蘊(yùn)藏著的巨大價值更是無法估量。所以，保證水電站項目工程檔案真實、準(zhǔn)確、齊全完整地歸檔，既是我們檔案工作者愛崗敬業(yè)的具體體現(xiàn)，更是我們對國家、社會、歷史負(fù)責(zé)的具體體現(xiàn)。我們從這樣的角度來認(rèn)識檔案及檔案工作，對我們從事的檔案工作，不能有絲毫的懈怠。項目工程檔案管理工作的特點要搞好這項工作，首先、要對這項工作的特點有準(zhǔn)確的認(rèn)識，大型水電站工程檔案管理工作都有以下特點：1、時間跨度長（例如，漫灣水電站檔案管理，從地質(zhì)勘測檔案資料收集開始，1974~1996年，跨越了22個年頭）；2、涉及門類、學(xué)科、專業(yè)多，如地質(zhì)勘測，水文氣象，科研試驗，設(shè)備制造，施工安裝，征地移民，生態(tài)環(huán)保，消防安全等，可以說是眾多學(xué)科、專業(yè)科技，工程檔案資料的大匯集；3、參建單位多：參加水電站建設(shè)的單位，科研設(shè)計，設(shè)備制造，施工安裝，一般都在數(shù)十個以上。由此，可以看出，項目工程檔案管理是一項系統(tǒng)工程，必須采取“全程跟蹤”的管理方式，加深過程管理，強(qiáng)調(diào)全程跟蹤管理，方能搞好。建立覆蓋所有參建單位的工作網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)建立起來后，要形成信息交流通暢，反饋迅速相互配合的運行機(jī)制，從組織措施上為工作提供保障。四、分清職責(zé)、管理到位項目工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)形成后，要明確各自責(zé)任，管理到位：建設(shè)單位及綠色工程單位負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任早在經(jīng)濟(jì)計劃時期，國家就以紅頭文件的形式：如國家計委、國家檔案局聯(lián)合發(fā)文“[88年4號]”文中明確指出，建設(shè)單位及相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)對大型重點基建工程檔案管理負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，必須為所承建工程安置適應(yīng)工程檔案管理工作所需要的工作機(jī)構(gòu)及職能管理部門，并配備適應(yīng)工作需要的人員、條件及設(shè)備。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，無論是國家要求，還是企業(yè)本身管理水平提高角度來看，對這項工作要求越來越規(guī)范，需求也越來越大，所以對檔案管理工作，只能加強(qiáng)不能放松，領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任也越來越重要。建設(shè)單位檔案室的責(zé)任建設(shè)單位檔案室處于整個網(wǎng)絡(luò)的中心位置，既工作機(jī)構(gòu)又是檔案職能管理部門，主要具備：(1)、根據(jù)國家有關(guān)文件的精神，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范編制項目工程檔案的歸檔辦法，歸檔標(biāo)準(zhǔn)以及檔案工作的規(guī)章制度。(2)、對各參建單位的工作人員及檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行業(yè)務(wù)輔導(dǎo)、培訓(xùn)，以工程檔案資料收集、積累、整理、分類、立卷、歸檔的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行全程跟蹤管理，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，保證歸檔案卷質(zhì)量，減少歸檔時的返工率。(3)、參加工程協(xié)調(diào)，工程竣工驗收會，參加機(jī)電設(shè)備的開箱，保證重要設(shè)備隨機(jī)技術(shù)文件資料的及時回收。(4)、編制適合本項目工程實際的項目工程檔案資料分類大綱并發(fā)給各參建單位，為編制一份分類科學(xué)，合理，聯(lián)系緊密，查找方便的竣工檔案打下基礎(chǔ)。施工單位的責(zé)任施工單位的技術(shù)負(fù)責(zé)人，對本單位綠色工程應(yīng)歸檔，檔案資料的真室、準(zhǔn)確、齊全完整負(fù)責(zé)審核，把關(guān)并組織本單位檔案工作人員，按歸檔要求對應(yīng)歸檔，檔案資料進(jìn)行整編，按時向建設(shè)單位完成歸檔工作。施工單位的檔案工作人員則負(fù)責(zé)本單位應(yīng)歸檔資料的收集、積累、分類、立卷等工作。4、監(jiān)理工程師單位責(zé)任監(jiān)理工程師單位不僅負(fù)責(zé)本單位應(yīng)歸檔資料的整編，還要對施工單位應(yīng)歸檔資料的真實、準(zhǔn)確、齊全完整把關(guān)，并督促施工單位按期完成工程檔案的歸檔移交。五、編制分類大綱建設(shè)單位檔案室，要按“水電廠0—9大類分類表”，編制適合本項目工程實際的分類大綱。首先，要了解本項目工程的分部分項，因為，大型水電站工程十分龐大，必須按工程規(guī)律及進(jìn)展，方能分階段、有秩序的進(jìn)行：前期工程1、對外交通工程前期工程2、場內(nèi)交通工程3、輸電線路工程4、征地移民工程5、房建及其它工程截流工程截流工程1、導(dǎo)流洞工程2、上、下圍堰工程3、截流工程1、左岸工程2、右岸工程主體工程3、河床壩段工程主體工程4、消力池、護(hù)坦工程5、壩基防滲及排水廊道6、壩基防滲固結(jié)帷幕灌漿8、大壩接縫灌漿9、壩基固結(jié)灌漿10、大壩灌漿隧洞11、大壩其它工程廠房工程1、壓力引水隧洞廠房工程2、主廠房工程3、副廠房工程4、安裝間5、廠房系統(tǒng)輔助洞室工程1、主變洞輸電工程2、母線洞輸電工程3、尾水洞4、尾水調(diào)壓室5、高壓電氣開關(guān)站6、變電站以上只是對項目工程的一個粗淺了解，有了這一了解，我們對項目工程檔案管理就不至于陷入盲人摸象的境地，就能掌握工作的主動權(quán)。項目建議及批復(fù)項目建議書項目建議及批復(fù)請求立項的報告國家發(fā)改委及相關(guān)部委批復(fù)水規(guī)總院批復(fù)可行性研究報告環(huán)保資源評估及批復(fù)可行性研究報告可行性研究報告前后文件及資料憑證性文件材料可行性研究報告文件及附圖憑證性文件材料國家相關(guān)部委對可行性報告的批復(fù)設(shè)計計劃任務(wù)書設(shè)計計劃任務(wù)書初設(shè)之前相關(guān)部委、水規(guī)總院等批示文件、函件設(shè)計計劃書、相關(guān)部委及水規(guī)總院批文移民規(guī)劃相關(guān)部委、省政府，規(guī)劃總院對移民計劃的批文、函件移民規(guī)劃庫區(qū)移民規(guī)劃書施工區(qū)移民規(guī)劃書其它移民規(guī)劃書（含移民生產(chǎn)、生活設(shè)施、公路新建、改擴(kuò)建、新建高壓電力線路）土地征用征地移民規(guī)劃設(shè)計書（含庫區(qū)、施工區(qū)）及設(shè)計圖土地征用征地批準(zhǔn)文件征用及租用土地區(qū)域紅線圖及土地使用證合同、協(xié)議施工執(zhí)照勘測設(shè)計、科研、咨詢、技術(shù)服務(wù)合同合同、協(xié)議施工執(zhí)照電站主體工程勘測設(shè)計合同工程施工合同設(shè)備采購合同其他合同設(shè)計、科研、施工等單位執(zhí)照投標(biāo)文件各分標(biāo)施工單位投標(biāo)書及附件投標(biāo)文件各分標(biāo)工程招標(biāo)方案及批復(fù)各分標(biāo)工程評標(biāo)文件及中標(biāo)通知機(jī)電及金潔投標(biāo)文件機(jī)電及金潔制造投標(biāo)文件憑證性文件材料環(huán)保消防衛(wèi)生憑證性文件材料環(huán)保消防衛(wèi)生環(huán)保設(shè)計文件（報批文件）、審核文件消防系統(tǒng)設(shè)計報告、審核文件及函件衛(wèi)生設(shè)施報批文件、審核文件及函件計劃、投資、統(tǒng)計、管理文件（會議紀(jì)要、決議、通知、通告等）與計劃。制造、施工、監(jiān)理、試驗等單位的往來文工程大事記，質(zhì)量監(jiān)督巡視文件（計劃、紀(jì)要、實施細(xì)則、報告等）建設(shè)前狀況，原始地形、地貌和省級以上領(lǐng)導(dǎo)視察等活動的聲像資料設(shè)計基礎(chǔ)資料工程地質(zhì).水文地質(zhì)資料。（區(qū)域性.水庫區(qū)）設(shè)計文件可行性研究及批復(fù)，包括概預(yù)算，設(shè)計審查，專題報告及審查土建施工文件開工報告.工程技術(shù)要求，圖紙會審施工方案.計劃、措施、工藝原材料.構(gòu)件證明書，實驗報告憑證性文件材料設(shè)計變更.材料代用，核定審批，工程洽商單憑證性文件材料灌漿、質(zhì)檢、試驗記錄、施工原始記錄、合格證、試驗記錄、試驗報告、值班記錄施工報告，竣工驗收報告設(shè)備（機(jī)電）金屬結(jié)構(gòu)及管線安裝施工文件開工報告竣工報告.竣工驗工報告（預(yù)決算）其它電氣儀表安裝施工文件開工報告竣工驗收報告等竣工文件項目工程驗收報告，以及樞紐工程檔案，環(huán)保、勞動與安全生產(chǎn)、工業(yè)衛(wèi)生、消防、移民等專項竣工驗收報告，設(shè)計、施工、監(jiān)理總結(jié)報告、鑒定書遺留問題及處理意見歸檔移交目錄，省級獲獎證書、獎狀、獎?wù)碌葢{證性文件材料涉及文件憑證性文件材料詢價出國考察及其它監(jiān)理總的部分：樞紐總體布置圖及地形圖由上列分類表可以看出，工程檔案資料分類與單位工程劃分已無內(nèi)在的聯(lián)系，在同一框架內(nèi)雖還列出×××單位工程施工報告，在這里“＊＊單位工程”，只是作為一個名詞使用，它與它同一工程其他性質(zhì)，內(nèi)容資料已無任何聯(lián)系。相反，與它聯(lián)系更緊密的則是“合同”、“批復(fù)”。不同工程、不同設(shè)計、施工單位的“合同”，統(tǒng)通放進(jìn)“8005”這一框架內(nèi)，再在這一框架內(nèi)，講起排列組合。根據(jù)這一分類原則，我們在驗收施工單位某一單位工程的竣工資料室，要保證其歸檔的齊全、完整，我們只能一個單位、一個單位，一個單位工程一個單位工程的驗收。同事，我們還要求按分類原則進(jìn)行分類立卷。施工單位檔案工作人員在整理，立卷時亦應(yīng)按這一分類原則進(jìn)行分類。不能把不同細(xì)致的資料混裝在一個案卷內(nèi)，這就為下六、案卷編制應(yīng)注意的幾個環(huán)節(jié)1、資料形成階段，要關(guān)注承包單位應(yīng)歸檔資料使用的性質(zhì)，如紙張、用筆、印章等。是否是有永久保存的性質(zhì)，紙張規(guī)格是否符合國家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。2、立卷把好以下幾個技術(shù)環(huán)節(jié)：（1）、組卷要遵循工程文件的自然形成規(guī)律和成套性的特點，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，是組成的案卷既能準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反應(yīng)工程全貌，又便利于保管。（2）、我們要把分好類的同類資料，分階段、按程序、按時間把這些資料一頁一頁地排列起來，圖紙按專業(yè)、按圖號、順序排列。每個案卷厚度一般不超過30mm。（3）、卷內(nèi)資料頁號的編寫，從“1”（4）、頁號編寫位置，單位書寫的文件在右下角編寫頁號，雙面書寫的、正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙頁號一律編寫在圖簽的右下角。同一問題一卷裝不下的，可分為連個以上的案卷，每卷頁號及卷內(nèi)目錄均從“1”（5）、成套圖樣印刷成冊的工程文件，自成一卷的原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不在重新編寫頁號；與其它工程文件組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄，該冊頁號不在重新編寫?？稍趥渥⒅锌傋⒚骺傢撎枴＃?）、案卷封面，卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)備考表均不編頁號。（7）、卷內(nèi)目錄的填寫，卷內(nèi)目錄排列在案卷文件首頁，尺寸為：297mm×210mm（A4紙）用70克以上的書寫紙制作。①序號：以一份文件（或一個部件）為單位，文件附件不編序號，用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”一次標(biāo)注。②責(zé)任者:填寫文件的作者單位或個人，并且使用全稱或通用簡稱。③文件標(biāo)號：填寫文件原發(fā)文號或圖紙編號。④文件提名：填寫文件標(biāo)題（圖紙）的全稱，或擬寫文件提名。⑤日期：填寫文件形成的日期，且必須寫全，如：2006年5月15日寫為：2006—5—15。（原始記錄以每冊中最早和最晚日期為該冊的形成的日期；竣工圖以每張竣工圖章中技術(shù)負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為該張圖的形成日期；設(shè)計通知單以該通知單上時間為該份通知單日期；驗收簽證或質(zhì)量評定，以監(jiān)理簽字時間為形成時間）頁次，填寫文件在卷內(nèi)的起始頁號，最后一份文件填寫止頁號。⑥備注：填其它需要說明的事項。（8）、備考表：①備考表示說明案卷內(nèi)文圖狀況的表格，排放在卷內(nèi)文件尾頁之后，尺寸為297mm×210mm用70克以上書寫紙制成；②備考表主要表明案卷內(nèi)文件總頁數(shù)，各類文件頁數(shù)（照片張數(shù)）以及立卷單位對該案卷情況的說明（主要說明卷內(nèi)文件、復(fù)印件情況、頁碼錯落情況、文件更換情況，若無需要說明事項殼不必填寫，但立卷人、檢查人仍須簽名以示負(fù)責(zé)。）③互見號：應(yīng)填寫反應(yīng)同一情況（內(nèi)容）而形成不同的另行報關(guān)的檔案保管單位檔號，檔號后應(yīng)注明檔案載體形式，并用括號括起，④立卷人：有該案卷立卷人簽名。⑤檢查人：有該案卷質(zhì)量審核者簽名。⑥立卷日期：填寫該卷完成日期。⑦檢查日期：填寫檢查人檢查審核日期。（9）、案卷卷盒封面填寫：①案卷題名：由立卷人擬寫能夠反映卷內(nèi)文件主要內(nèi)容的標(biāo)題，要求簡明、準(zhǔn)確揭示案卷內(nèi)容。應(yīng)包括：工程項目名稱、單位工程名稱、分部分項工程名稱、專業(yè)、系統(tǒng)、組件、部件、階段的名稱或文件內(nèi)容。例：魯?shù)乩娬敬髩喂こ虊位_挖工程開工令項目工程名稱單位工程名稱分部分項工程名稱文件內(nèi)容②立卷單位：填寫負(fù)責(zé)工程文件組卷單位部門；③起止日期：填寫該卷內(nèi)文件的起止期，即最早文件與最晚一份文件的日期；④保管期限：分永久、長期、短期，同一案卷內(nèi)有不同保管日期限的，該卷期限從長；⑤密級：依有關(guān)規(guī)定劃分填寫；⑥檔號：由該案卷的目錄號，分類號和案卷流水號組成（具體編制方法按魯?shù)乩邢薰疽?guī)定進(jìn)行）；⑦卷皮脊背填寫檔號（由公司進(jìn)行）；⑧提名：由參建單位先用鉛筆填寫，經(jīng)檢查合格后再按規(guī)定正式填寫。(10)、案卷裝訂：①卷內(nèi)圖紙不裝訂，不同幅面的工程圖紙按GB/T10609.3的規(guī)定《技術(shù)用圖復(fù)制折疊方法》，統(tǒng)一折疊成297mm×210mm（A4）圖幅，圖標(biāo)欄露在右下角。②卷內(nèi)文字材料必須裝訂，裝訂時去掉金屬物，采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，裝訂前須逐頁檢查，凡未留裝訂線邊的應(yīng)加邊，殘破文件應(yīng)修補(bǔ)，大張文件須折疊，幅面過小不便裝訂的材料，應(yīng)另用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格紙張貼，使卷內(nèi)文件整齊規(guī)范，但不允許為追求美觀而放大縮小復(fù)印二丟棄原件材料。③卷內(nèi)目錄、備考表不須裝訂。④號的案卷要鬧固結(jié)緊裝訂線，右