辦公室S管理實施方法與技巧

辦公室6S管理

實施方法與技巧3A企業(yè)管理顧問有限公司2011年03月08日規(guī)范高效辦公室6S細(xì)致專業(yè)追求目標(biāo):辦公室6S的十六大要求一、OA機定位二、公私區(qū)分三、資料歸位四、柜架管理五、電腦文件六、表格管理七、桌面狀態(tài)八、桌底狀態(tài)九、抽屜狀態(tài)十、物品定位十一、線束整理十二、開關(guān)標(biāo)識十三、空調(diào)狀態(tài)十四、張貼管理十五、看板管理十六、會議管理1、清理不要物；2、公用的辦公設(shè)備（傳真機、打印機、復(fù)印機等）應(yīng)統(tǒng)一定位在各部門都方便使用的位置；3、明確管理責(zé)任人；一、OA(辦公自動化)設(shè)備管理二、“公私區(qū)分”1、清理不要物

2、私人用品和辦公用品分開放置；

3、私人用品不宜過多，原則上不超過一個抽屜；

4、私人用品應(yīng)置于抽屜的下層；

5、標(biāo)識明確：辦公用品、常用資料、私人物品1、清理過期的資料；2、每冊資料都需要有明確的標(biāo)識；①資料名稱②定位標(biāo)識③管理者標(biāo)識3、每次使用過的資料都必須按指定的位置歸回原處；4、保持資料干凈整齊。三、資料\物品歸位改善善前前改善善后后1、清清理理不不要要物物；；2、各各文文件件、、物物品品必必須須分分層層、、分分類類管管理理標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)類類、、記記錄錄類類、、通通知知類類、、日日常常管管理理類類、、規(guī)規(guī)定定規(guī)規(guī)范范、、參參考考資資料料、、事事務(wù)務(wù)管管理理類類、、品品質(zhì)質(zhì)管管理理類類、、生生產(chǎn)產(chǎn)計計劃劃類類、、報報告告類類、、人人事事管管理理、、檔檔案案類類、、工工藝藝文文件件、、國國家家標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)、、空空白白表表格格………3、各各文文件件柜柜、、架架內(nèi)內(nèi)物物品品按按輕輕重重決決定定置置于于哪哪層層。。一一般般輕輕的的物物品品、、文文件件放放上上層層，，重重的的放放下下層層，，4、各各文文件件柜柜、、架架內(nèi)內(nèi)物物品品按按使使用用的的頻頻率率決決定定置置于于哪哪層層。。一一般般使使用用頻頻率率高高的的置置于于中中間間拿拿取取方方便便的的位位置置。。使使用用頻頻率率低低的的置置于于偏偏高高或或偏偏低低的的層層次次；；5、標(biāo)標(biāo)識識明明確確；；6、定定期期清清掃掃，，保保持持干干凈凈無無塵塵。。四、、柜柜架架管管理理文件柜分類標(biāo)標(biāo)識五.電腦文件6S1、建立電腦文文件目錄文檔檔2、個人文件與與公司文件區(qū)區(qū)分放置，并并標(biāo)識清楚3、公司文件要要進行文件分分類并標(biāo)識清清楚（思路見見后）4、公司文件加加密與不加密密的文件要用用標(biāo)識區(qū)分清清楚C盤我的文檔私人文件*****文件品質(zhì)文件培訓(xùn)文件JIT文件*****文件效率文件電腦文件分類類（例）：：XXX公司JIT文件分類實例例六、空白表單單管理1、部門內(nèi)有多多種表格時，，需分類管理理；2、為了方便查查找，建議用用不同顏色標(biāo)標(biāo)識進行區(qū)分分3、為了防止急急用時“空倉”現(xiàn)象，建議有有復(fù)印提示4、定期清理不不用、過期的的表格。案例練習(xí)抽屜里放著《生產(chǎn)日報》空白表格一疊疊，每天各班班定時來這里里取空表做生生產(chǎn)日報。有有一天，張三三取走了最后后一張表格，，心理暗自慶慶幸自己運氣氣好……第二天，張三三象往常一樣樣，來取空白白表格，拉開開抽屜，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)表格沒有了了，開始四處處尋找……思考：你會怎怎么樣解決這這種問題？1、清理不要物物；2、可定置于桌桌面的物品為為：電腦、文文件欄、電話話、筆筒、臺歷、、茶杯，并要要求定位；3、工作時可有有需處理的文文件資料等置置于桌面，但但人長時間（0.5H以上）離開時時，文件、資資料必須歸位；4、桌面文件狀狀態(tài)可按“待處理”、“已處理”、“處理中”5、保持桌面清清潔七、桌面狀態(tài)態(tài)1、清理不要物物（包括私人人鞋物）；2、文件資料/產(chǎn)品等不可直直接置于桌底底；3、離開座位時時，椅子要推推近桌子；4、保持地面干干凈。八、桌底狀態(tài)態(tài)1、不要物的清清理2、辦公用品、、文件資料、、私人用品必必須按類別分分抽抽屜放置；3、一個抽屜內(nèi)內(nèi)有幾種物品品時，想辦法將物品品固定，避避免來回開關(guān)關(guān)抽屜時物品品亂動；4、標(biāo)識清楚；；5、定期清理，，保持干凈無無塵。九、抽屜狀態(tài)態(tài)十、物品定位位(隱形定位法)說明：需定位位的地面物品品：碎紙機、、衣架、書架架、茶幾\地面復(fù)印機\柜式空調(diào)\梯子等易移動動物品；定位線寬2CM左右，兩邊長長12CM,隔實物1CM貼附,以免磨損，當(dāng)當(dāng)物品靠墻時時，只需定外外側(cè)；目的：提醒歸歸位1cm12cm傳真機花盆定位1、電源線不可可直接拖在地地上。2、繞成大概15~20CM長，用扎帶或或套紐固定兩兩端；3、或?qū)⒕€束嵌嵌入套管，露露出部分用扎扎帶固定；（不可給其他他操作、動作作造成障礙））4、插頭標(biāo)識清清楚5、電源排插應(yīng)應(yīng)固定。十一、線束整整理十二、開關(guān)標(biāo)標(biāo)識1、保持干凈2、功能完好3、控制區(qū)域/功能明確十三、空調(diào)狀狀態(tài)1、明確管理責(zé)責(zé)任人2、運轉(zhuǎn)狀態(tài)目目視管理3、確保功能完完好1、清理過期的的張貼物；2、所有張貼物物都需定位,墻上張貼物要要明確區(qū)域；；3、公司通知、、公告需統(tǒng)一一貼附在看板板中的規(guī)定位位置上，不可隨處處有張貼現(xiàn)象象；4、工作臺需要要的張貼物（（備忘錄等））不可隨意貼貼，要求規(guī)定位置,規(guī)定數(shù)量貼附附(不能超過2張A4紙位置),玻璃窗上不宜宜張貼通知/資料；5、明示標(biāo)識崗崗位、職責(zé)6、保持張貼物物的清潔。十四、張貼管管理十五、看板管管理內(nèi)容：通告/公告欄學(xué)習(xí)園地(初期可以展示示6S基礎(chǔ)知識)人員去向管理理輪值管理6S責(zé)任區(qū)域布局局圖6S日常點檢表十六、會議室室1、“不要物””清理2、會議室標(biāo)識識3、使用狀態(tài)標(biāo)標(biāo)識4、預(yù)約管理5、會議要求

會議室懸掛物物如：公司方針針、環(huán)境方針針、產(chǎn)品介紹紹、地圖……*要求:大小、高度盡盡量一致

會議室溫馨提示*會議后椅子必必須歸位、禁禁止吸煙等*請帶走會議議后多余物

會議高效六六條要求出席會議六要要求：

準(zhǔn)時出席，，不任意離席席。

發(fā)言遵守會會議程序及規(guī)規(guī)定，言簡意意賅。

討論時應(yīng)應(yīng)尊重對方的的意見，對事事不對人，勿勿傷和氣。

會議進行行時，勿私自自交頭接耳或或高聲談話，，影響會議進行。。

會會議中應(yīng)將手手機關(guān)機或轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)至振動狀態(tài)態(tài)，以免干擾會議。

穿適宜宜的服裝出席席會議。謝謝各位的聆聆聽！THANKYOU！9、靜夜四四無鄰，，荒居舊舊業(yè)貧。。。12月-2212月-22Wednesday,December28,202210、雨中黃葉樹樹，燈下白頭頭人。。20:34:1920:34:1920:3412/28/20228:34:19PM11、以以我我獨獨沈沈久久，，愧愧君君相相見見頻頻。。。。12月月-2220:34:1920:34Dec-2228-Dec-2212、故故人人江江海海別別，，幾幾度度隔隔山山川川。。。。20:34:1920:34:1920:34Wednesday,December28,202213、乍乍見見翻翻疑疑夢夢，，相相悲悲各各問問年年。。。。12月月-2212月月-2220:34:1920:34:19December28,202214、他鄉(xiāng)鄉(xiāng)生白白發(fā)，，舊國國見青青山。。。28十十二二月20228:34:19下下午20:34:1912月月-2215、比不不了得得就不不比，，得不不到的的就不不要。。。。十二月月228:34下下午午12月月-2220:34December28,202216、行動動出成成果，，工作作出財財富。。。2022/12/2820:34:1920:34:1928December202217、做前，，能夠環(huán)環(huán)視四周周；做時時，你只只能或者者最好沿沿著以腳腳為起點點的射線線向前。。。8:34:19下午午8:34下午午20:34:1912月-229、沒有失敗，，只有暫時停停止成功！。。12月-2212月-22Wednesday,December28,202210、很多事情努努力了未必有有結(jié)果，但是是不努力卻什什么改變也沒沒有。。20:34:1920:34:1920:3412/28/20228:34:19PM11、成功就是是日復(fù)一日日那一點點點小小努力力的積累。。。12月-2220:34:1920:34Dec-2228-Dec-2212、世世間間成成事事，，不不求求其其絕絕對對圓圓滿滿，，留留一一份份不不足足，，可可得得無無限限完完美美。。。。20:34:1920:34:1920:34Wednesday,December28,202213、不知香香積寺，，數(shù)里入入云峰。。。12月-2212月-2220:34:1920:34:19December28,202214、意志志堅強強的人人能把把世界界放在在手中中像泥泥塊一一樣任任意揉揉捏。。28十十二二月20228:34:19下下午20:34:1912月月-2215、楚塞三湘湘接，荊門門九派通。。。。十二月228:34下下午12月-2220:34December28,202216、少年十五五二十時，，步行奪得得胡馬騎。。。2022/12/2820:34:1920:34:1928December202217、空山新新雨后，，天氣晚晚來秋。。。8:34:19下午午8:34下午午20:34:1912月-229、楊柳散和風(fēng)風(fēng)，青山澹吾吾慮。。12月-2212月-22Wednesday,December28,202210、閱讀讀一切切好書書如同同和過過去最最杰出出的人人談話話。20:34:1920:34:1920:3412/28/20228:34:19PM11、越越是是沒沒有有本本領(lǐng)領(lǐng)的的就就越越加加自自命命不不凡凡。。12月月-2220:34:1920:34Dec-2228-Dec-2212、越是無無能的人人，越喜喜歡挑剔剔別人的的錯兒。。20:34:1920:34:1920:34Wednesday,December28,202213、知人者智智，自知者者明。勝人人