組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案管理及技術(shù)規(guī)范

組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案管理及技術(shù)規(guī)范1范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案采集、上報(bào)、接收、審核、保管、利用等管理及技術(shù)的具體要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級代碼管理機(jī)構(gòu)。本標(biāo)準(zhǔn)適用于組織機(jī)構(gòu)代碼紙質(zhì)檔案數(shù)字化圖像的管理。2規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款，凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本部分，然而，鼓勵根據(jù)本部分達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本部分。GB/T18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)范DA/T1-2000檔案工作基本術(shù)語DA/T13-1994檔號編制規(guī)則

DA/T15-1995磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范DA/T18-1999檔案著錄規(guī)則DA/T19-1999檔案主題標(biāo)引規(guī)則DA/T31-2005紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范3術(shù)語與定義下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3.1檔案archives國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。3.2電子檔案electronicarchives指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的檔案。3.3組織機(jī)構(gòu)代碼organizationcode根據(jù)代碼編制規(guī)則編制，賦予每一個組織機(jī)構(gòu)在全國范圍內(nèi)唯一的、始終不變的識別標(biāo)識碼。3.4組織機(jī)構(gòu)代碼檔案archivesoforganizationcode全國各級代碼管理機(jī)構(gòu)在申請、年度驗(yàn)證、變更、換證、補(bǔ)證、注銷等登記中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表等不同形式的歷史記錄。3.5組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案electronicarchivesoforganizationcode全國各級代碼管理機(jī)構(gòu)在申請、年度驗(yàn)證、變更、換證、補(bǔ)證、注銷等登記中直接形成的并經(jīng)數(shù)字化設(shè)備轉(zhuǎn)化、以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)臋n案。3.6采集collection采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本，同時對已形成的數(shù)字圖像或數(shù)字文本進(jìn)行整理的處理過程。3.7標(biāo)引indexing對檔案內(nèi)容進(jìn)行分析，賦予檢索標(biāo)識的過程。3.8著錄description對檔案內(nèi)容和形式特征等進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。3.9保管custody維護(hù)檔案完整與安全的活動。3.10載體medium可將信息記錄于其上或其中的物質(zhì)材料。3.11檔案裝具archivescontainer用于存放檔案的器具，包括檔案柜、檔案架、檔案盒等。3.12耐久性durability檔案材料在保存和使用情況下保持其原有物理強(qiáng)度和化學(xué)穩(wěn)定性的程度。3.13利用accessanduse利用者以閱覽、復(fù)制、摘錄等方式使用檔案的活動。3.14統(tǒng)計(jì)statistics對反映和說明檔案及檔案工作現(xiàn)象的數(shù)量特征進(jìn)行搜集、整理和分析的活動。4采集4.1掃描4.1.1掃描范圍各級代碼管理機(jī)構(gòu)在代碼登記中形成的對國家和社會具有查考利用價值和保存價值的文件，掃描人員應(yīng)在完成登記的當(dāng)天掃描，具體的掃描范圍如下：4.1.1.1在申請登記中應(yīng)掃描下列文件（條件不允許的情況下，可掃描其復(fù)印件）：——申領(lǐng)組織機(jī)構(gòu)代碼證基本信息登記表；——組織機(jī)構(gòu)的批準(zhǔn)成立文件，包括企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照或營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)單位法人登記證書、機(jī)關(guān)單位的批準(zhǔn)設(shè)立文件、社會團(tuán)體法人登記證書及及其它機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)設(shè)立或核準(zhǔn)登記的文件；——法定代表人、負(fù)責(zé)人身份證件及經(jīng)辦人身份證件；——代碼申請表校對表（可選項(xiàng)）。分支機(jī)構(gòu)辦理組織機(jī)構(gòu)代碼申請登記時，還應(yīng)掃描其隸屬機(jī)構(gòu)的組織機(jī)構(gòu)代碼證書。外資企業(yè)辦理組織機(jī)構(gòu)代碼申請登記時，還應(yīng)掃描外商投資企業(yè)批準(zhǔn)證書。4.1.1.2在年度驗(yàn)證登記中應(yīng)掃描下列文件（條件不允許的情況下，可掃描其復(fù)印件）：

——申領(lǐng)組織機(jī)構(gòu)代碼證基本信息登記表或代碼申請表校對表；

——組織機(jī)構(gòu)的批準(zhǔn)成立文件，包括企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照或營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)單位法人登記證書、機(jī)關(guān)單位的批準(zhǔn)設(shè)立文件、社會團(tuán)體法人登記證書及其他組織機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)設(shè)立或核準(zhǔn)登記的文件（機(jī)關(guān)單位批準(zhǔn)設(shè)立文件如與前一份檔案中的批準(zhǔn)設(shè)立文件相同，則無須掃描）；——法定代表人、負(fù)責(zé)人身份證件（與前一份檔案中的法定代表人、負(fù)責(zé)人身份證件相同時除外）；——經(jīng)辦人身份證件（與前一份檔案中的經(jīng)辦人身份證件相同時除外）。4.1.1.3

在變更登記中應(yīng)掃描下列文件（條件不允許的情況下，可掃描其復(fù)印件）：4.1.1.3.1在遷出組織機(jī)構(gòu)代碼業(yè)務(wù)中應(yīng)掃描下列文件：——遷址證明（要求填寫申領(lǐng)表的代碼管理機(jī)構(gòu)還須掃描申領(lǐng)表）；——組織機(jī)構(gòu)的批準(zhǔn)成立文件，包括企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照或營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)單位法人登記證書、機(jī)關(guān)單位的批準(zhǔn)設(shè)立文件、社會團(tuán)體法人登記證書及其他機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)設(shè)立或核準(zhǔn)登記的文件；——經(jīng)辦人身份證件（與前一份檔案中的經(jīng)辦人身份證件相同時除外）。4.1.1.3.2在遷入組織機(jī)構(gòu)代碼業(yè)務(wù)中應(yīng)掃描下列文件：——申領(lǐng)組織機(jī)構(gòu)代碼證基本信息登記表；——組織機(jī)構(gòu)的批準(zhǔn)成立文件，包括企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照或營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)單位法人登記證書、機(jī)關(guān)單位的批準(zhǔn)設(shè)立文件、社會團(tuán)體法人登記證書及其他組織機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)設(shè)立或核準(zhǔn)登記的文件；——法定代表人、負(fù)責(zé)人身份證件及經(jīng)辦人身份證件；——遷址證明。4.1.1.3.3在除遷址外的業(yè)務(wù)中應(yīng)掃描下列文件：

——申領(lǐng)組織機(jī)構(gòu)代碼證基本信息登記表；

——變更后的組織機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)成立文件，包括企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照或營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)單位法人登記證書、機(jī)關(guān)單位的批準(zhǔn)設(shè)立文件、社會團(tuán)體法人登記證書及其他組織機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)設(shè)立或核準(zhǔn)登記的文件；——有關(guān)部門核準(zhǔn)變更的文件或證明（可選項(xiàng)）；

——法定代表人、負(fù)責(zé)人身份證件（與前一份檔案中的法定代表人、負(fù)責(zé)人身份證件相同時除外）；——經(jīng)辦人身份證件（與前一份檔案中的經(jīng)辦人身份證件相同時除外）；

——代碼申請表校對表（可選項(xiàng)）。組織機(jī)構(gòu)名稱和機(jī)關(guān)單位法定代表人、負(fù)責(zé)人發(fā)生變更時，宜掃描有關(guān)部門核準(zhǔn)組織機(jī)構(gòu)名稱和機(jī)關(guān)單位法定代表人、負(fù)責(zé)人變更的文件或證明；非組織機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)成立文件上的登記信息發(fā)生變更，但這些信息變更需經(jīng)有關(guān)部門核定時，還應(yīng)掃描有關(guān)部門核準(zhǔn)變更的文件或證明。4.1.1.4

在換證登記中應(yīng)掃描下列文件（條件不允許的情況下，可掃描其復(fù)印件）：

——申領(lǐng)組織機(jī)構(gòu)代碼證基本信息登記表；

——組織機(jī)構(gòu)的批準(zhǔn)成立文件，包括企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照或營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)單位法人登記證書、機(jī)關(guān)單位的批準(zhǔn)設(shè)立文件、社會團(tuán)體法人登記證書及其他組織機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)設(shè)立或核準(zhǔn)登記的文件；

——法定代表人、負(fù)責(zé)人身份證件及經(jīng)辦人身份證件；——組織機(jī)構(gòu)代碼證書（可選項(xiàng)）；

——代碼申請表校對表（可選項(xiàng)）。4.1.1.5

在補(bǔ)證登記中應(yīng)掃描下列文件（條件不允許的情況下，可掃描其復(fù)印件）：

——申領(lǐng)組織機(jī)構(gòu)代碼證基本信息登記表；

——組織機(jī)構(gòu)的批準(zhǔn)成立文件，包括企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照或營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)單位法人登記證書、機(jī)關(guān)單位的批準(zhǔn)設(shè)立文件、社會團(tuán)體法人登記證書及其他組織機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)設(shè)立或核準(zhǔn)登記的文件（與前一份檔案中的組織機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)成立文件相同時除外）；——法定代表人、負(fù)責(zé)人身份證件（與前一份檔案中的法定代表人、負(fù)責(zé)人身份證件相同時除外）；——經(jīng)辦人身份證件（與前一份檔案中的經(jīng)辦人身份證件相同時除外）；

——單位證明；

——組織機(jī)構(gòu)代碼證書遺失作廢公告（因代碼證損毀而補(bǔ)領(lǐng)的除外）；

——代碼申請表校對表（可選項(xiàng)）。4.1.1.6在注銷登記中應(yīng)掃描下列文件（條件不允許的情況下，可掃描其復(fù)印件）：

——組織機(jī)構(gòu)代碼注銷申報(bào)表（代碼管理機(jī)構(gòu)根據(jù)與工商等組織機(jī)構(gòu)注冊、登記管理部門核對的結(jié)果，自行注銷組織機(jī)構(gòu)代碼的除外）；

——有關(guān)部門核準(zhǔn)的注銷文件或證明；

——經(jīng)辦人身份證件（與前一份檔案中的經(jīng)辦人身份證件相同或代碼管理機(jī)構(gòu)根據(jù)與工商等組織機(jī)構(gòu)注冊、登記管理部門核對的結(jié)果，自行注銷組織機(jī)構(gòu)代碼的除外）。4.1.1.7在預(yù)賦組織機(jī)構(gòu)代碼業(yè)務(wù)中應(yīng)掃描下列文件（條件不允許的情況下，可掃描其復(fù)印件）：——組織機(jī)構(gòu)代碼預(yù)賦碼通知單；

——對外貿(mào)易經(jīng)濟(jì)部門的核準(zhǔn)登記文件；——工商行政管理部門相關(guān)核準(zhǔn)文件（可選項(xiàng)）；

——經(jīng)辦人身份證件。多種登記同時發(fā)生時，應(yīng)掃描各種登記中要求掃描的所有文件。如補(bǔ)證與地址變更同時發(fā)生，不僅要掃描申領(lǐng)表、變更后的組織機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)成立文件、經(jīng)辦人身份證件（與前一份檔案中的經(jīng)辦人身份證件相同時除外），還要掃描單位證明、組織機(jī)構(gòu)代碼證書遺失作廢公告。辦證人員還應(yīng)掃描除以上所列文件外、與代碼登記有關(guān)的文件。4.1.2紙質(zhì)檔案整理要求掃描復(fù)印件前，應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案管理狀況，按下列步驟對紙質(zhì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，確保檔案掃描質(zhì)量。——紙質(zhì)檔案一般應(yīng)為A4幅面紙張復(fù)印件；

——按照4.1.1所列范圍將紙質(zhì)檔案收集齊全，并依4.1.1的順序排列，應(yīng)避免將不同組織機(jī)構(gòu)的檔案混淆在一起；——已裝訂的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害，同時保證檔案平整，沒有折皺。4.1.3掃描方式紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式;紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。4.1.4掃描色彩模式4.1.4.1掃描色彩模式一般有彩色、灰度、黑白二值。4.1.4.2掃描原件時，應(yīng)采用彩色掃描色彩模式。4.1.4.3掃描復(fù)印件時，可采用彩色、灰度或黑白二值掃描色彩模式。清晰度差的復(fù)印件應(yīng)采用灰度或彩色掃描色彩模式。4.1.54.1.5.1掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。4.1.5.2采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進(jìn)行掃描時，其分辨率不能低于l50dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。4.1.6圖像處理4.1.6.1每掃描形成一份電子檔案后，應(yīng)將紙質(zhì)檔案或原件與掃描形成的電子檔案圖像進(jìn)行對比，調(diào)整不規(guī)范的電子檔案圖像，使每份電子檔案圖像質(zhì)量達(dá)到以下要求?！鎯Ω袷剑篢if；——壓縮格式：黑白二值頁面：ccittgroup4(2d)fax；灰度頁面：JPEG；彩色頁面：JPEG；——清晰：圖像正文在原始大小或比原始大小小的情況下要清晰，要能被識認(rèn)，不能過黑，也不能過淺；

——完整：電子檔案圖像不僅包括有效區(qū)域部分，還應(yīng)包含頁眉、頁腳等部分；——齊全：每份電子檔案都包含4.1.1中要求掃描的文件；

——單掃：每份文件掃描后是一張圖像，不能將兩份或兩份以上文件掃描在同一張圖像中，更不能將不同機(jī)構(gòu)的文件掃描在同一張圖像中。但身份證正反面應(yīng)掃描在同一張圖像中；——端正：圖像在視窗里保持端正，不能傾斜，更不能扭曲；——黑邊、灰邊寬度：圖像四周不能有寬于0.5厘米的黑邊或灰邊；——居中：掃描的頁面內(nèi)容居中顯示；——容量：采用黑白二值模式掃描形成的每份電子檔案圖像大小應(yīng)不大于1兆，采用灰度模式掃描形成的每份電子檔案圖像大小應(yīng)不大于2兆，采用彩色模式掃描形成的每份電子檔案圖像大小應(yīng)不大于5兆。如每份電子檔案的圖像數(shù)量超過10張，則可適當(dāng)增加其容量，但不應(yīng)大于10兆；——無病毒。4.1.6.2裁邊處理采用彩色模式掃描形成的圖像宜進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。4.2電子檔案整理4.2.1每份電子檔案內(nèi)的圖像按照表一的順序排列。具體的標(biāo)引規(guī)則是：將右邊的檔案標(biāo)引成左邊的檔案標(biāo)識，如將“申領(lǐng)組織機(jī)構(gòu)代碼證基本信息登記表”和“組織機(jī)構(gòu)代碼注銷申報(bào)表”標(biāo)引為“申領(lǐng)表”，“個人獨(dú)資企業(yè)營業(yè)執(zhí)照”標(biāo)引為企業(yè)批準(zhǔn)文件。如果沒有“申領(lǐng)組織機(jī)構(gòu)代碼證基本信息登記表”，則將“代碼申請表校對表”標(biāo)引為“申領(lǐng)表”，順序相應(yīng)排為第一。遷出業(yè)務(wù)形成的電子檔案中，“遷址證明”應(yīng)標(biāo)引為“申領(lǐng)表”，順序相應(yīng)排為第一，如檔案中有“申領(lǐng)組織機(jī)構(gòu)代碼證基本信息登記表”，則“遷址證明”標(biāo)引為其他文件。遷入業(yè)務(wù)形成的電子檔案中，“遷址證明”應(yīng)標(biāo)引為其他文件。表一電子檔案排序及標(biāo)引規(guī)則代號檔案類別檔案標(biāo)識檔案1申領(lǐng)表申領(lǐng)表申領(lǐng)組織機(jī)構(gòu)代碼證基本信息登記表、組織機(jī)構(gòu)代碼注銷申報(bào)表、組織機(jī)構(gòu)代碼預(yù)賦碼通知單。2批準(zhǔn)文件企業(yè)批準(zhǔn)文件企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照、個人獨(dú)資企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、合伙企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、外國（地區(qū)）企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)登記證、外商投資企業(yè)批準(zhǔn)證書、工商行政管理部門核準(zhǔn)企業(yè)開業(yè)、變更、注銷的文件或證明。事業(yè)單位批準(zhǔn)文件事業(yè)單位法人登記證書；縣級以上（含縣級）各級政府、黨委批準(zhǔn)事業(yè)單位設(shè)立的文件；縣級以上（含縣級）各級政府、黨委或機(jī)構(gòu)編制部門核準(zhǔn)事業(yè)單位變更、注銷的文件或證明。社會團(tuán)體批準(zhǔn)文件社會團(tuán)體法人登記證書；社會團(tuán)體分支（代表）機(jī)構(gòu)登記證書；工會法人資格證書；中央機(jī)構(gòu)編制部門核準(zhǔn)其直接管理的21個群眾團(tuán)體設(shè)立、變更、注銷的文件；民政部門核準(zhǔn)社會團(tuán)體變更、注銷的文件或證明。機(jī)關(guān)批準(zhǔn)文件國務(wù)院、國務(wù)院辦公廳、中央編辦核準(zhǔn)機(jī)關(guān)單位設(shè)立、變更、注銷的文件；縣級以上（含縣級）政府、政府辦公廳、編辦核準(zhǔn)機(jī)關(guān)單位設(shè)立、變更、注銷的文件；機(jī)關(guān)法定代表人或負(fù)責(zé)人任命文件。其他機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)文件民辦非企業(yè)單位登記證書、基金會法人登記證書、宗教活動場所登記證、外國律師事務(wù)所駐華代表處執(zhí)業(yè)許可證、外國駐華新聞機(jī)構(gòu)證、個體工商戶營業(yè)執(zhí)照、農(nóng)民專業(yè)合作社法人營業(yè)執(zhí)照、村委會、居委會的批準(zhǔn)成立文件、其他未列明機(jī)構(gòu)的批準(zhǔn)成立文件、有關(guān)部門核準(zhǔn)其他機(jī)構(gòu)變更、注銷的文件或證明。3身份證件法定代表人身份證件一般公民的居民身份證；軍人的軍官證、士兵證（或身份證）；港澳人士的港澳通行證；臺灣人士的臺胞證；外籍人士的護(hù)照；公安部門出具的關(guān)于法定代表人的身份證明（證明上須有姓名、性別、住址、身份證號、照片等信息）。經(jīng)辦人身份證件一般公民的居民身份證；軍人的軍官證、士兵證（或身份證）；港澳人士的港澳通行證；臺灣人士的臺胞證；外籍人士的護(hù)照；公安部門出具的關(guān)于經(jīng)辦人的身份證明（證明上須有姓名、性別、住址、身份證號、照片等信息）。4其他文件其他文件遷址證明單位證明組織機(jī)構(gòu)代碼證書遺失作廢公告代碼管理機(jī)構(gòu)自行注銷組織機(jī)構(gòu)代碼的說明組織機(jī)構(gòu)授權(quán)經(jīng)辦人辦理登記的證明組織機(jī)構(gòu)代碼證書代碼申請表校對表4.2.2分類每份電子檔案根據(jù)形成其的登記及管理需要可分為申請、年度驗(yàn)證、遷出、遷入、變更、補(bǔ)證、換證、注銷、預(yù)賦碼、其他等十類。詳見表二。表二電子檔案類型電子檔案類型相應(yīng)登記的含義具體申辦狀態(tài)申請賦予組織機(jī)構(gòu)代碼，頒發(fā)代碼證書新增、新申辦、申領(lǐng)、新申報(bào)、申、初次申辦、新辦、賦后申辦年度驗(yàn)證驗(yàn)證組織機(jī)構(gòu)登記信息的有效性、完整性等驗(yàn)證、年檢、年審、年度檢驗(yàn)、年度驗(yàn)證遷出因組織機(jī)構(gòu)的機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)部門變化而將其代碼遷出原代碼管理機(jī)構(gòu)遷出、遷址、遷遷入因組織機(jī)構(gòu)的機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)部門變化而將其代碼遷入新代碼管理機(jī)構(gòu)遷入、遷、遷址變更變更登記中除遷址外的業(yè)務(wù)變更換證、變更、變補(bǔ)證因代碼證書遺失、損毀，補(bǔ)發(fā)新的證書遺失補(bǔ)辦、補(bǔ)發(fā)、補(bǔ)、補(bǔ)辦、補(bǔ)證換證因代碼證書或組織機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)成立文件到期而更換代碼證書到期、到期換證注銷收回已依法終止組織機(jī)構(gòu)的代碼及代碼證書注銷、廢置預(yù)賦碼預(yù)先賦予外資企業(yè)組織機(jī)構(gòu)代碼，但不頒發(fā)證書預(yù)賦其他其他未列明的情況暫時停辦、其他在表中未列明的申辦狀態(tài)多種業(yè)務(wù)同時發(fā)生時，檔案類型按以下優(yōu)先順序選擇：遷入、換證、變更（組織機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)成立文件上登記信息的變更）、遷出、年檢、補(bǔ)證、變更（非組織機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)成立文件上登記信息的變更）。例如換證與年檢同時發(fā)生，檔案類型選擇換證。每份電子檔案內(nèi)的圖象根據(jù)其內(nèi)容的不同又分為申領(lǐng)表、批準(zhǔn)文件、身份證明文件、其他文件四類。4.2.3著錄整理人員應(yīng)為每份電子檔案編制著錄信息，必填的著錄項(xiàng)包括：——機(jī)構(gòu)代碼：申請代碼登記的組織機(jī)構(gòu)的組織機(jī)構(gòu)代碼；——機(jī)構(gòu)名稱：組織機(jī)構(gòu)的全稱，必須與批準(zhǔn)文件及申領(lǐng)表上名稱一致；——檔案分類：即不同登記形成的每份電子檔案的類別。賦值規(guī)則見表二；——建檔日期：組織機(jī)構(gòu)代碼登記發(fā)生的日期，一般為辦證人員錄入組織機(jī)構(gòu)代碼登記信息的日期。賦值規(guī)則：“YYYY-MM-DD”例：2006-01-06；——錄檔日期：檔案掃描日期，賦值規(guī)則：“YYYY-MM-DD”。例：2006-01-06，必須大于等于建檔日期；——是否公開：組織機(jī)構(gòu)代碼登記信息及電子檔案能否對外公開。5上報(bào)5.1上報(bào)范圍各級代碼管理機(jī)構(gòu)電子檔案整理人員應(yīng)將采集完整的電子檔案圖像與其相應(yīng)的著錄信息上報(bào)給相應(yīng)的接收單位，并應(yīng)采取措施確保組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案上報(bào)過程中的安全。5.2上報(bào)時間各級代碼管理機(jī)構(gòu)須實(shí)時上報(bào)電子檔案，所有檔案必須在代碼數(shù)據(jù)上報(bào)后的五日內(nèi)上報(bào)到全國組織機(jī)構(gòu)代碼管理中心。經(jīng)全國組織機(jī)構(gòu)代碼管理中心審核確定為不合格的電子檔案，上報(bào)單位須在不合格電子檔案反饋表發(fā)布后的兩日內(nèi)處理為合格檔案并重新上報(bào)到全國組織機(jī)構(gòu)代碼管理中心。5.3上報(bào)方式各分中心應(yīng)將日常登記中形成的電子檔案通過專網(wǎng)上報(bào)到全國組織機(jī)構(gòu)代碼管理中心。6接收電子檔案接收單位應(yīng)派專人負(fù)責(zé)接收工作，并采取相關(guān)措施確保組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案在接收過程中的安全。接收完成后，接收負(fù)責(zé)人應(yīng)立即與上報(bào)單位核對上報(bào)數(shù)量，如果數(shù)量一致，則直接進(jìn)入電子檔案質(zhì)量審核階段。7審核電子檔案接收單位應(yīng)派專人負(fù)責(zé)電子檔案審核工作。7.1審核內(nèi)容審核電子檔案是否齊全，圖像質(zhì)量是否合格，著錄信息是否完整，是否與相應(yīng)的電子檔案圖像相符，標(biāo)識信息是否準(zhǔn)確、完整，排序是否正確，有無病毒。7.2審核指標(biāo)各分中心應(yīng)根據(jù)自身電子檔案的數(shù)量和質(zhì)量情況確定合適的審核比率和合格率。全國組織機(jī)構(gòu)代碼管理中心應(yīng)審核接收的全部檔案。8

存儲8.1存儲內(nèi)容地市和縣級代碼管理機(jī)構(gòu)宜存儲管理范圍內(nèi)的電子檔案圖像、相應(yīng)的著錄信息，全國組織機(jī)構(gòu)代碼管理中心和各分中心還應(yīng)存儲電子檔案處理系統(tǒng)、服務(wù)器等的操作日志。8.2存儲方式各級代碼管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)電子檔案數(shù)量、利用狀況、自身?xiàng)l件等選擇適當(dāng)?shù)拇鎯Ψ绞健?.3備份8.3.1

備份策略全國組織機(jī)構(gòu)代碼管理中心與各分中心應(yīng)本著“安全第一”的原則，對屬于備份范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行及時、合理的備份。8.3.2

備