現(xiàn)代檔案管理工作的幾點(diǎn)思考講義課件

中山大學(xué)資訊管理學(xué)院

李海濤現(xiàn)代檔案管理工作的幾點(diǎn)思考中山大學(xué)資訊管理學(xué)院李海濤現(xiàn)代檔案管理工作的幾點(diǎn)思考1思考1－幾個(gè)基本概念

思考2—電子文件長(zhǎng)期保存挑戰(zhàn)及對(duì)策

思考3—集團(tuán)式企業(yè)檔案管理的規(guī)范思考1－幾個(gè)基本概念

思考2—電子文件長(zhǎng)期保存挑戰(zhàn)及對(duì)策

思2思考1—幾個(gè)基本概念1檔案（幾種學(xué)說(shuō)，文件生命周期理論）2

電子文件及電子檔案（文件連續(xù)體理論）3

業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)、電子文件長(zhǎng)期保存系統(tǒng)思考1—幾個(gè)基本概念1檔案（幾種學(xué)說(shuō)，文件生命周期理論）3電子文件保存什么內(nèi)容？這些內(nèi)容又可分為哪些層次？如何應(yīng)對(duì)電子文件長(zhǎng)期存取面臨的威脅？

思考2—電子文件長(zhǎng)期存取電子文件長(zhǎng)期存取面臨的威脅有哪些？電子文件保存什么內(nèi)容？這些內(nèi)容又可分為哪些層次？如何應(yīng)對(duì)電子4面臨的威脅－信息技術(shù)的進(jìn)步存儲(chǔ)載體更新（3.5英寸軟盤(pán)、u盤(pán)、光盤(pán)）信息讀取設(shè)備更新（錄音機(jī)、MP3）DOS系統(tǒng)、windows系統(tǒng)、Unix系統(tǒng)面臨的威脅－信息技術(shù)的進(jìn)步存儲(chǔ)載體更新（3.5英寸軟盤(pán)、u盤(pán)5當(dāng)前電子文件保存層次劃分：保存純粹的數(shù)據(jù)：維護(hù)原始位流的完整及可讀取性，不考慮數(shù)字對(duì)象的外觀、感知及功能位流保存數(shù)據(jù)內(nèi)容保存完整知識(shí)保存服務(wù)保存保存數(shù)字對(duì)象最基本內(nèi)容，如采用文本及圖像光柵方式保存除保存內(nèi)容外，還保存與內(nèi)容存儲(chǔ)和使用相關(guān)的元數(shù)據(jù)復(fù)原原始的系統(tǒng)的服務(wù)數(shù)據(jù)備份（多重備份、異地備份）保存數(shù)字對(duì)象外觀、語(yǔ)義（DAITSS項(xiàng)目）析取服務(wù)支撐運(yùn)行環(huán)境（加利福尼亞圖書(shū)館服務(wù)保存研究）數(shù)據(jù)風(fēng)干（加利福尼亞圖書(shū)館數(shù)據(jù)風(fēng)干策略研究）電子文件保存層次當(dāng)前電子文件保存層次劃分：保存純粹的數(shù)據(jù)：維護(hù)原始位流的完整6電子文件長(zhǎng)期保存技術(shù)策略層次其中保存內(nèi)容、保存功能、保存技術(shù)是該框架下的3個(gè)關(guān)鍵因素電子文件長(zhǎng)期保存技術(shù)策略層次7技術(shù)應(yīng)對(duì)：如何保證電子文件長(zhǎng)期保存遷移仿真底層抽象格式風(fēng)干從復(fù)雜數(shù)字對(duì)象格式中提取有價(jià)值的,保存簡(jiǎn)單且低技術(shù)含量、易于還原及理解的數(shù)字對(duì)象格式的過(guò)程。優(yōu)勢(shì)：擺脫對(duì)于技術(shù)的過(guò)分依賴(lài)及附加保存數(shù)據(jù)的抽象模型，該模型包含數(shù)據(jù)的所有關(guān)鍵屬性按需遷移保持遷移工具更新而不對(duì)數(shù)據(jù)內(nèi)容變動(dòng)。缺點(diǎn)：無(wú)法提供可信的還原機(jī)制以軟件模擬電子文件原始的操作環(huán)境UVC仿真平臺(tái)技術(shù)應(yīng)對(duì)：如何保證電子文件長(zhǎng)期保存仿真底層抽象風(fēng)干從復(fù)雜數(shù)字8按需遷移（當(dāng)新的格式出現(xiàn)時(shí)，增加新的輸入模塊解讀，并可返回原格式）按需遷移9非技術(shù)應(yīng)對(duì)：以跨媒體開(kāi)放文件格式來(lái)保證電子文件長(zhǎng)期保存主要應(yīng)用于拒絕被修改和編輯的檔案管理領(lǐng)域和文件公開(kāi)發(fā)布領(lǐng)域用于圖書(shū)館、檔案部門(mén)PDF/A

ODF是辦公文檔開(kāi)放格式，可對(duì)原始文件更新、排序、繪圖、索引用于辦公室等開(kāi)放領(lǐng)域傳統(tǒng)的RTFTXTHTMLXML格式易丟失文件的格式、版面、邏輯甚至內(nèi)容，長(zhǎng)期保存的版式電子文件格式要求必須格式開(kāi)放透明，有公開(kāi)發(fā)表的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，有與產(chǎn)品無(wú)關(guān)的技術(shù)專(zhuān)家組和標(biāo)準(zhǔn)化組支持該格式，可以免費(fèi)獲得閱讀工具等。非技術(shù)應(yīng)對(duì)：以跨媒體開(kāi)放文件格式來(lái)保證電子文件長(zhǎng)期保存主要應(yīng)10電子文件長(zhǎng)期存取推薦格式－PDF/A

電子文件長(zhǎng)期存取推薦格式－PDF/A

11PDF/A是一種ISO標(biāo)準(zhǔn)的PDF文件格式版本，用于電子文檔的數(shù)字信息保存。它基于

Adobe公司的PDF格式參考版本

1.4.ISO19005-1:2005中被定義為：DocumentManagementElectronicdocumentfileformatforlongtermpreservation-Part1:UseofPDF1.4(PDF/A-1)

PDF/A實(shí)際上是專(zhuān)門(mén)針對(duì)電子文檔長(zhǎng)期保存而開(kāi)發(fā)的PDF的一個(gè)子集。PDF/A12開(kāi)放標(biāo)準(zhǔn)：2007年12月，PDF被國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)組織（ISO）批準(zhǔn)為ISO32000國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。ISO32000開(kāi)放標(biāo)準(zhǔn)可確保保存的PDF文件的完整性和壽命?？尚?/p>

PDF已經(jīng)成為眾多政府和行業(yè)協(xié)會(huì)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，包括聯(lián)合國(guó)教科文組織和美國(guó)、德國(guó)、英國(guó)、巴西等國(guó)政府在內(nèi)的2400多個(gè)政府機(jī)構(gòu)已將PDF作為電子文件交流的標(biāo)準(zhǔn)格式。開(kāi)放標(biāo)準(zhǔn)：13多平臺(tái)兼容Windows\MacOS和包括Android?、iPhone和iPad的iOS系統(tǒng)等跨平臺(tái)使用。PDF格式與平臺(tái)、字體的無(wú)關(guān)性，減少了文件數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)，也利于文件的長(zhǎng)期保存、讀取和便于資源共享。多平臺(tái)兼容14豐富的文件完整性PDF/A保留所有源文件信息，即使將文本、繪圖、視頻、音頻、3D地圖、彩色圖形、照片和業(yè)務(wù)邏輯合并在單個(gè)文件或

PDF/A包中?？伤阉骺墒褂霉鈱W(xué)字符識(shí)別

(OCR)技術(shù)搜索文本和元數(shù)據(jù)（包括已轉(zhuǎn)換的掃描文本）。豐富的文件完整性15廣泛采用：全球有數(shù)千家供應(yīng)商提供基于PDF/A的解決方案、增效工具和其他工具，以及專(zhuān)門(mén)針對(duì)

PDF/A的培訓(xùn)和咨詢(xún)。安全可靠：PDF／A支持?jǐn)?shù)字簽名和驗(yàn)簽。通過(guò)對(duì)PDF文檔進(jìn)行數(shù)字簽名以及加蓋時(shí)間戳，可以保證文檔的真實(shí)性、完整性和有效性。廣泛采用：16思考3-集團(tuán)式企業(yè)檔案管理1集團(tuán)式企業(yè)檔案管理中常見(jiàn)問(wèn)題2企業(yè)檔案管理模式3集團(tuán)式企業(yè)檔案管理個(gè)性化方案思考3-集團(tuán)式企業(yè)檔案管理1集團(tuán)式企業(yè)檔案管理中常見(jiàn)問(wèn)題17現(xiàn)代檔案管理工作的幾點(diǎn)思考講義18企業(yè)檔案意識(shí)薄弱管理層：忽視檔案在規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、科學(xué)決策、開(kāi)拓市場(chǎng)作用部門(mén)與項(xiàng)目責(zé)任人：輕視歸檔，無(wú)法做到文件歸檔過(guò)程覆蓋，檔案信息安全受到威脅（如?？∮邢薰竞贤瑱n案歸檔工作）企業(yè)檔案人：兼職人員擔(dān)任，過(guò)期文件保存?zhèn)}庫(kù)（如廣州市供電局）企業(yè)檔案管理缺乏規(guī)范三個(gè)層次規(guī)范：（強(qiáng)制性）行政法規(guī)：國(guó)家檔案局、計(jì)委、經(jīng)貿(mào)委2002下發(fā)的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》（推薦性）標(biāo)準(zhǔn)：2009年國(guó)家檔案局《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（動(dòng)態(tài)性）文件：以文件、通知等形式下發(fā)，解決新問(wèn)題集團(tuán)式企業(yè)檔案管理中存在的主要問(wèn)題企業(yè)檔案意識(shí)薄弱集團(tuán)式企業(yè)檔案管理中存在的主要問(wèn)題19企業(yè)檔案安全保障問(wèn)題（信息及實(shí)體安全）企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案是企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的載體；其齊全完整依照世貿(mào)組織的知識(shí)產(chǎn)權(quán)范圍執(zhí)行；其收集、管理、利用辦法需要專(zhuān)門(mén)研究企業(yè)檔案收集與歸檔范圍優(yōu)化問(wèn)題文件種類(lèi)增多（電子商務(wù)、檢驗(yàn)檢疫、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、法律事務(wù)、信用檔案）；企業(yè)重組、兼并、破產(chǎn)形成的檔案，需要進(jìn)一步優(yōu)化。企業(yè)檔案信息化與電子檔案管理問(wèn)題企業(yè)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)問(wèn)題（業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子文件電子文件管理系統(tǒng)融合-數(shù)據(jù)、格式、數(shù)據(jù)庫(kù)）電子文件歸檔信息采集范圍（內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)信息）及其真實(shí)、完整性長(zhǎng)期保存企業(yè)檔案安全保障問(wèn)題（信息及實(shí)體安全）20管理模式—管理的方式與體系從集團(tuán)層面明確檔案組織體系與運(yùn)作方式，加大集團(tuán)公司對(duì)各企業(yè)檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、管理、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和監(jiān)督。協(xié)調(diào)處理集團(tuán)公司與成員公司，成員公司之間的管理接口。集團(tuán)式企業(yè)檔案管理模式管理模式—管理的方式與體系從集團(tuán)層面明確檔案組織體系與運(yùn)作方21常見(jiàn)的企業(yè)檔案實(shí)體管理模式集中式

以集團(tuán)式企業(yè)檔案館（室）為中心對(duì)檔案集中統(tǒng)一管理優(yōu)點(diǎn)：維護(hù)檔案完整安全，形成統(tǒng)一信息中心最大限度序化并控制檔案。缺點(diǎn)：分部門(mén)對(duì)于檔案實(shí)體利用不便適用：大中型企業(yè)，如雨潤(rùn)集團(tuán)、蘇寧電器、比亞迪等常見(jiàn)的企業(yè)檔案實(shí)體管理模式集中式22分級(jí)式以多個(gè)法人組成集團(tuán)公司，以法人為基礎(chǔ)分級(jí)管理；一個(gè)法人大型公司，受地域限制，檔案為各子公司分級(jí)保管。優(yōu)點(diǎn)：管理方式靈活，職責(zé)明確，方便日常使用缺點(diǎn)：不利于公司檔案資源的組織、整合開(kāi)發(fā)利用。應(yīng)用舉例：浙江廣廈集團(tuán)分級(jí)式23浙江廣廈集團(tuán)檔案分級(jí)管理舉措集團(tuán)簡(jiǎn)介浙江廣廈集團(tuán)具有7個(gè)區(qū)域直屬集團(tuán)，成員企業(yè)100多家，行業(yè)涉及建筑、房產(chǎn)、旅游、酒店等領(lǐng)域，總資產(chǎn)達(dá)183億，總部設(shè)在杭州。實(shí)體檔案分級(jí)管理辦法制度性控制：制定統(tǒng)一的保管期限表、歸檔范圍、庫(kù)房管理規(guī)范；統(tǒng)一人員培訓(xùn)和指導(dǎo)：總部檔案館對(duì)下屬公司檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)和工作監(jiān)督指導(dǎo)；目錄控制：要求下屬公司移交檔案目錄浙江廣廈集團(tuán)檔案分級(jí)管理舉措集團(tuán)簡(jiǎn)介24分散式管理總部無(wú)檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案分散于企業(yè)各部門(mén)的管理方式。弊大于利：無(wú)法有效控制、統(tǒng)一利用及開(kāi)發(fā)公司檔案資源如：有關(guān)銷(xiāo)售客戶(hù)檔案分散企業(yè)銷(xiāo)售部門(mén)人員手中，其離職后可能帶走客戶(hù)資源，技術(shù)檔案分散于開(kāi)發(fā)部門(mén)保管，可能導(dǎo)致開(kāi)發(fā)人員白天為公司工作，晚上則利用公司技術(shù)為其他本公司工作。（轉(zhuǎn)機(jī)加工企業(yè)失密案例）分散式管理25集中-分散式企業(yè)檔案由總部檔案部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)各保管一部分的模式。優(yōu)：管理方式靈活，方便業(yè)務(wù)部門(mén)利用檔案。缺：總部對(duì)于檔案弱控制，體現(xiàn)為：總部收集檔案資料價(jià)值不大，有價(jià)值的為業(yè)務(wù)部門(mén)控制總部作為檔案資源交流平臺(tái)功能弱化；條件、技術(shù)差異，導(dǎo)致檔案實(shí)體保管及安全受到挑戰(zhàn)適用于：檔案工作處于分散向集中管理過(guò)渡階段的企業(yè)。集中-分散式26委托式企業(yè)檔案委托國(guó)家檔案館、中介機(jī)構(gòu)、檔案服務(wù)公司管理的模式。（佛山企業(yè)文件存儲(chǔ)中心構(gòu)想）優(yōu)點(diǎn)：減輕企業(yè)負(fù)擔(dān)、發(fā)揮委托機(jī)構(gòu)專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)。適用于：查閱利用不多，但需要保存維系風(fēng)險(xiǎn)和控制需要的企業(yè)，或發(fā)展規(guī)模小，尚無(wú)力設(shè)置專(zhuān)門(mén)檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的民營(yíng)企業(yè)。委托式27委托式企業(yè)檔案管理案例中國(guó)檔案寄存網(wǎng)（武漢）提供檔案實(shí)體寄存，并通過(guò)數(shù)字檔案網(wǎng)存取平臺(tái)提供寄存企業(yè)遠(yuǎn)程數(shù)字檔案利用服務(wù)深圳市檔案寄存中心、深圳市檔案資料服務(wù)中心依托深圳市檔案館提供企業(yè)檔案委托寄存服務(wù)。浙江紹興檔案館開(kāi)展面向企業(yè)的檔案寄存服務(wù)委托式企業(yè)檔案管理案例28其他管理模式蘇州式（工投模式-蘇州工業(yè)投資發(fā)展有限公司）對(duì)轉(zhuǎn)制、撤銷(xiāo)、關(guān)閉、破產(chǎn)企業(yè)的檔案，由當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門(mén)設(shè)立專(zhuān)門(mén)管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行企業(yè)檔案管理的新模式。規(guī)定了轉(zhuǎn)制企業(yè)檔案處置原則、處置方法、檔案流向。為轉(zhuǎn)制企業(yè)檔案管理提供了可操作性意見(jiàn)。優(yōu)：保護(hù)國(guó)有檔案資產(chǎn)不因企業(yè)轉(zhuǎn)制而流失。其他管理模式29常見(jiàn)企業(yè)電子檔案管理模式集中統(tǒng)一管理模式(三個(gè)統(tǒng)一)制定推行統(tǒng)一管理制度，建立統(tǒng)一管理系統(tǒng)，統(tǒng)一管理開(kāi)發(fā)電子檔案。優(yōu)點(diǎn)：保證電子檔案完整安全、有效利用、有利于協(xié)調(diào)文件管理與企業(yè)業(yè)務(wù)流程。應(yīng)用：蘇寧電器檔案管理模式常見(jiàn)企業(yè)電子檔案管理模式30蘇寧電器檔案管理模式—集中統(tǒng)一管理檔案實(shí)體:國(guó)內(nèi)所有零售公司檔案在當(dāng)?shù)貥I(yè)務(wù)部門(mén)整理好后，郵寄南京總部檔案室實(shí)體集中保存。電子檔案：檔案目錄通過(guò)《北京量子偉業(yè)檔案綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)》（PDE）進(jìn)行管理。各公司網(wǎng)上完成檔案自動(dòng)收集及檔案數(shù)據(jù)錄入。蘇寧電器檔案管理模式—集中統(tǒng)一管理31信息集中管理模式統(tǒng)一執(zhí)行企業(yè)檔案管理制度前提下，某些專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、利用率高的檔案，因地域或條件限制，在一定時(shí)期內(nèi)由業(yè)務(wù)部門(mén)保管，但須向總部檔案管理部門(mén)報(bào)送檔案目錄。應(yīng)用案例：浙江寧波港集團(tuán)基于《北京量子偉業(yè)檔案綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)》開(kāi)展了相關(guān)模式檔案管理。信息集中管理模式32浙江寧波港集團(tuán)具體做法在檔案管理系統(tǒng)中對(duì)每個(gè)獨(dú)立歸檔分公司分配全宗號(hào)，獨(dú)立全宗管理分公司進(jìn)行紙質(zhì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用對(duì)于需要集中管理檔案，分公司定期將歸檔好的檔案目錄、原文、實(shí)體移交集團(tuán)統(tǒng)一管理。浙江寧波港集團(tuán)具體做法33分布式管理模式企業(yè)各子公司統(tǒng)一執(zhí)行本企業(yè)檔案管理制度，部署統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)，獨(dú)立進(jìn)行檔案管理，不用向上級(jí)單位進(jìn)行檔案移交。適用于：企業(yè)具備獨(dú)立管理系統(tǒng)，對(duì)本部門(mén)產(chǎn)生的電子文件自始自終管理，需要?dú)w檔時(shí)，轉(zhuǎn)為紙質(zhì)文件經(jīng)簽署后歸檔保存。如江蘇省移動(dòng)公司采用該模式管理電子檔案。分布式管理模式34不同時(shí)管理模式下的電子文件真實(shí)完整性維護(hù)策略間接維護(hù)：雙套制、三套制管理（華南理工大學(xué)教授觀點(diǎn)）直接維護(hù)：技術(shù)措施保障歸檔電子文件及相關(guān)元數(shù)據(jù)、背景、結(jié)構(gòu)信息及生成軟硬件環(huán)境等。（廣東省交通廳實(shí)際做法）不同時(shí)管理模式下的電子文件真實(shí)完整性維護(hù)策略35集團(tuán)式企業(yè)檔案管理個(gè)性化方案國(guó)有集團(tuán)式企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀特征有一定檔案管理基礎(chǔ)，但管理水平不齊，有待提高（國(guó)家電網(wǎng)vs珠海卡都投資有限公司）檔案管理機(jī)構(gòu)的主動(dòng)性、危機(jī)意識(shí)、服務(wù)意識(shí)薄弱檔案工作缺乏持續(xù)健康發(fā)展體制、制度保障如南方電網(wǎng)公司檔案管理現(xiàn)狀集團(tuán)式企業(yè)檔案管理個(gè)性化方案國(guó)有集團(tuán)式企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀特征有36一建設(shè)企業(yè)檔案良好發(fā)展的制度環(huán)境檔案管理的專(zhuān)業(yè)制度及規(guī)范包括檔案整理、鑒定、保管、利用等制度及檔號(hào)編制規(guī)范、檔案分類(lèi)、檔案編目、不同載體檔案管理規(guī)范、檔案數(shù)字化質(zhì)量控制規(guī)范等既要參照國(guó)家規(guī)范，也要結(jié)合本企業(yè)實(shí)際，如韶鋼集團(tuán)將工程結(jié)算檔案單獨(dú)成類(lèi)保管。檔案管理的外部制度企業(yè)檔案部門(mén)與其他部門(mén)專(zhuān)業(yè)溝通制度，如檔案收集辦法、工作獎(jiǎng)懲制度等制度建設(shè)中技術(shù)細(xì)化、量化，程序明確如韶鋼集團(tuán)不僅設(shè)定歸檔制度，還設(shè)定了歸檔責(zé)任書(shū)、掃描歸檔清單等保障措施。國(guó)有集團(tuán)式企業(yè)檔案管理方案一建設(shè)企業(yè)檔案良好發(fā)展的制度環(huán)境國(guó)有集團(tuán)式企業(yè)檔案管理方案37二理順企業(yè)檔案工作管理體制即理順檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置和權(quán)限劃分制度。目前有行業(yè)主管、屬地主管和兩者相結(jié)合方式。行業(yè)主管由國(guó)企相關(guān)部門(mén)管理（國(guó)資委、發(fā)改委等），屬地主管則由各級(jí)檔案行政管理部門(mén)對(duì)所屬地區(qū)國(guó)企檔案指導(dǎo)管理。我國(guó)國(guó)企檔案管理工作由國(guó)家綜合管理部門(mén)主管，檔案行政管理部門(mén)協(xié)助指導(dǎo)的結(jié)合方式管理。如企業(yè)檔案信息化建設(shè)體制上就采用行業(yè)指導(dǎo)與管理，屬地引導(dǎo)的原則。二理順企業(yè)檔案工作管理體制38三明確檔案機(jī)構(gòu)職責(zé)，提高檔案工作效能明確工作職能定位（當(dāng)前工作重視保管，忽略服務(wù)。服方式、內(nèi)容、技術(shù)引進(jìn)等成為工作短板）四采用現(xiàn)代技術(shù)和管理理念，提高檔案工作層次如韶鋼數(shù)字檔案館建設(shè)提升檔案服務(wù)能力管理中積極融入“知識(shí)管理”、“內(nèi)容管理”、“文檔一體化管理”、“風(fēng)險(xiǎn)管理”理念。三明確檔案機(jī)構(gòu)職責(zé)，提高檔案工作效能39企業(yè)簡(jiǎn)介廣東省韶關(guān)鋼鐵集團(tuán)有限公司（簡(jiǎn)稱(chēng)“韶鋼”）是中國(guó)企業(yè)500強(qiáng)，廣東企業(yè)50強(qiáng)之一，是廣東省重要的鋼鐵生產(chǎn)基地。韶鋼是中國(guó)500家最大工業(yè)企業(yè)和國(guó)家512家重點(diǎn)企業(yè)之一，是國(guó)家一級(jí)計(jì)量企業(yè)、中國(guó)工商銀行特級(jí)信用企業(yè)，是廣東省20家國(guó)有資產(chǎn)授權(quán)經(jīng)營(yíng)企業(yè)集團(tuán)之一國(guó)有集團(tuán)式企業(yè)檔案管理案例—韶鋼集團(tuán)企業(yè)簡(jiǎn)介國(guó)有集團(tuán)式企業(yè)檔案管理案例—韶鋼集團(tuán)40數(shù)字化管理韶鋼集團(tuán)2003年開(kāi)展數(shù)字檔案館建設(shè)，分三個(gè)階段：2001-2006，紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理。構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，購(gòu)置軟硬件設(shè)備，整合分散管理的各單位檔案；2006,3-2008,6,改革檔案管理模式。實(shí)行檔案人員、機(jī)構(gòu)、實(shí)體集中，檔案資源共享管理模式。2008,7到目前，搭建管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)公司所有檔案資源集中歸檔管理?！对诰€歸檔管理基礎(chǔ)平臺(tái)項(xiàng)目》《ERP系統(tǒng)、綜合統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)歸檔模塊項(xiàng)目》韶鋼檔案管理模式及特點(diǎn)（三化管理）數(shù)字化管理韶鋼檔案管理模式及特點(diǎn)（三化管理）41韶鋼集團(tuán)數(shù)字化檔案管理的成果數(shù)字檔案館注冊(cè)用戶(hù)1695個(gè)，日均下載200人次，電子文件103.7萬(wàn)個(gè)，單份數(shù)據(jù)240G.有20萬(wàn)份案卷，底圖22萬(wàn)張，入庫(kù)檔案10多卷，數(shù)字化處理4萬(wàn)多卷，錄入系統(tǒng)文件條目80多萬(wàn)條已經(jīng)實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體管理向信息化管理轉(zhuǎn)變，創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益1000多萬(wàn)，被評(píng)為廣東省管理現(xiàn)代化成果二等獎(jiǎng)。韶鋼集團(tuán)數(shù)字化檔案管理的成果42集中化歸檔制度：參照《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》編制本企業(yè)的歸檔范圍。歸檔實(shí)施：1各部門(mén)負(fù)責(zé)人與公司檔案管理部門(mén)簽訂歸檔責(zé)任書(shū)，承諾如數(shù)歸檔；2在線歸檔-通過(guò)系統(tǒng)實(shí)時(shí)在線歸檔；3掃描歸檔文件移交清冊(cè)，有據(jù)可查。信息資源整合：全公司實(shí)體檔案統(tǒng)一歸公司檔案館管理；原有打破分類(lèi)，根據(jù)實(shí)際，將工程結(jié)算檔案從會(huì)計(jì)檔案中抽離，單獨(dú)成類(lèi)管理。集中化43知識(shí)化管理公司檔案館先于公司信息部與技術(shù)研究中心提出知識(shí)管理構(gòu)想，在整個(gè)公司知識(shí)資源管理中處于核心主導(dǎo)地位。在現(xiàn)有檔案信息管理系統(tǒng)與檔案信息網(wǎng)站基礎(chǔ)上，引入知識(shí)管理理念，增加知識(shí)管理功能（如知識(shí)庫(kù)構(gòu)建、知識(shí)服務(wù)、檔案利用）。知識(shí)化管理公司檔案館先于公司信息部與技術(shù)研究中心提出知識(shí)管理44民營(yíng)集團(tuán)式企業(yè)個(gè)體工商戶(hù)、私營(yíng)企業(yè)、集體企業(yè)和國(guó)有改制后形成的非國(guó)家控股的股份制企業(yè)。民營(yíng)集團(tuán)式企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀特征大多是分散式管理，缺乏對(duì)企業(yè)檔案的有效管控（民營(yíng)企業(yè)生存周期短，以生存為第一要?jiǎng)?wù)）缺乏穩(wěn)定的檔案組織結(jié)構(gòu)體系和基礎(chǔ)檔案管理制度缺乏檔案行政部門(mén)積極有效的專(zhuān)業(yè)引導(dǎo)，如珠海投資有限公司民營(yíng)企業(yè)檔案管理民營(yíng)集團(tuán)式企業(yè)民營(yíng)企業(yè)檔案管理45民營(yíng)企業(yè)檔案管理方案配備檔案工作人員，購(gòu)置檔案硬件設(shè)備初期辦公室人員兼職，后期專(zhuān)業(yè)化專(zhuān)職化。初期檔案寄存，后期配置專(zhuān)門(mén)庫(kù)房及保管設(shè)備建立基礎(chǔ)的檔案工作組織機(jī)構(gòu)和制度體系高層分管負(fù)責(zé)、各職能部門(mén)參與的檔案工作組織機(jī)構(gòu)確立屬地管理體制，加強(qiáng)檔案行政管理部門(mén)引導(dǎo)由各級(jí)檔案行政管理部門(mén)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，方式：典型宣傳示范、政策技術(shù)解答、檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案中介服務(wù)，如溫州檔案行政部門(mén)的民企檔案管理指導(dǎo)案例重點(diǎn)關(guān)注關(guān)系企業(yè)切身利益的檔案

如建筑企業(yè)-基建檔案；房地產(chǎn)企業(yè)-合同檔案；科技企業(yè)-專(zhuān)利檔案，但不能忽略檔案資源整體、過(guò)程性建設(shè)。民營(yíng)企業(yè)檔案管理方案46民營(yíng)集團(tuán)式企業(yè)檔案管理案例—溫州民企檔案管理初期“溫州模式”與滯后民企檔案建設(shè)與管理自發(fā)或空白民企建檔成為企業(yè)發(fā)展需求溫州市檔案管理部門(mén)頒布《溫州市民營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行辦法》確立“自我管理、自我完善、自我服務(wù)、自我發(fā)展”的民企建檔機(jī)制，建檔了100%，96%企業(yè)建檔質(zhì)量達(dá)到省級(jí)或國(guó)家級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。溫州民企檔案管理的效果溫州通嶺科技集團(tuán)專(zhuān)利檔案打贏中美知識(shí)產(chǎn)權(quán)官司（與萊伏頓電源插座專(zhuān)利侵權(quán)訴訟案）正泰集團(tuán)訴施耐德侵權(quán)案（低壓電器產(chǎn)品專(zhuān)利權(quán)，利用專(zhuān)利檔案，包括公司名稱(chēng)變更、工商登記資料）

民營(yíng)集團(tuán)式企業(yè)檔案管理案例—溫州民企檔案管理47演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！48中山大學(xué)資訊管理學(xué)院

李海濤現(xiàn)代檔案管理工作的幾點(diǎn)思考中山大學(xué)資訊管理學(xué)院李海濤現(xiàn)代檔案管理工作的幾點(diǎn)思考49思考1－幾個(gè)基本概念

思考2—電子文件長(zhǎng)期保存挑戰(zhàn)及對(duì)策

思考3—集團(tuán)式企業(yè)檔案管理的規(guī)范思考1－幾個(gè)基本概念

思考2—電子文件長(zhǎng)期保存挑戰(zhàn)及對(duì)策

思50思考1—幾個(gè)基本概念1檔案（幾種學(xué)說(shuō)，文件生命周期理論）2

電子文件及電子檔案（文件連續(xù)體理論）3

業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)、電子文件長(zhǎng)期保存系統(tǒng)思考1—幾個(gè)基本概念1檔案（幾種學(xué)說(shuō)，文件生命周期理論）51電子文件保存什么內(nèi)容？這些內(nèi)容又可分為哪些層次？如何應(yīng)對(duì)電子文件長(zhǎng)期存取面臨的威脅？

思考2—電子文件長(zhǎng)期存取電子文件長(zhǎng)期存取面臨的威脅有哪些？電子文件保存什么內(nèi)容？這些內(nèi)容又可分為哪些層次？如何應(yīng)對(duì)電子52面臨的威脅－信息技術(shù)的進(jìn)步存儲(chǔ)載體更新（3.5英寸軟盤(pán)、u盤(pán)、光盤(pán)）信息讀取設(shè)備更新（錄音機(jī)、MP3）DOS系統(tǒng)、windows系統(tǒng)、Unix系統(tǒng)面臨的威脅－信息技術(shù)的進(jìn)步存儲(chǔ)載體更新（3.5英寸軟盤(pán)、u盤(pán)53當(dāng)前電子文件保存層次劃分：保存純粹的數(shù)據(jù)：維護(hù)原始位流的完整及可讀取性，不考慮數(shù)字對(duì)象的外觀、感知及功能位流保存數(shù)據(jù)內(nèi)容保存完整知識(shí)保存服務(wù)保存保存數(shù)字對(duì)象最基本內(nèi)容，如采用文本及圖像光柵方式保存除保存內(nèi)容外，還保存與內(nèi)容存儲(chǔ)和使用相關(guān)的元數(shù)據(jù)復(fù)原原始的系統(tǒng)的服務(wù)數(shù)據(jù)備份（多重備份、異地備份）保存數(shù)字對(duì)象外觀、語(yǔ)義（DAITSS項(xiàng)目）析取服務(wù)支撐運(yùn)行環(huán)境（加利福尼亞圖書(shū)館服務(wù)保存研究）數(shù)據(jù)風(fēng)干（加利福尼亞圖書(shū)館數(shù)據(jù)風(fēng)干策略研究）電子文件保存層次當(dāng)前電子文件保存層次劃分：保存純粹的數(shù)據(jù)：維護(hù)原始位流的完整54電子文件長(zhǎng)期保存技術(shù)策略層次其中保存內(nèi)容、保存功能、保存技術(shù)是該框架下的3個(gè)關(guān)鍵因素電子文件長(zhǎng)期保存技術(shù)策略層次55技術(shù)應(yīng)對(duì)：如何保證電子文件長(zhǎng)期保存遷移仿真底層抽象格式風(fēng)干從復(fù)雜數(shù)字對(duì)象格式中提取有價(jià)值的,保存簡(jiǎn)單且低技術(shù)含量、易于還原及理解的數(shù)字對(duì)象格式的過(guò)程。優(yōu)勢(shì)：擺脫對(duì)于技術(shù)的過(guò)分依賴(lài)及附加保存數(shù)據(jù)的抽象模型，該模型包含數(shù)據(jù)的所有關(guān)鍵屬性按需遷移保持遷移工具更新而不對(duì)數(shù)據(jù)內(nèi)容變動(dòng)。缺點(diǎn)：無(wú)法提供可信的還原機(jī)制以軟件模擬電子文件原始的操作環(huán)境UVC仿真平臺(tái)技術(shù)應(yīng)對(duì)：如何保證電子文件長(zhǎng)期保存仿真底層抽象風(fēng)干從復(fù)雜數(shù)字56按需遷移（當(dāng)新的格式出現(xiàn)時(shí)，增加新的輸入模塊解讀，并可返回原格式）按需遷移57非技術(shù)應(yīng)對(duì)：以跨媒體開(kāi)放文件格式來(lái)保證電子文件長(zhǎng)期保存主要應(yīng)用于拒絕被修改和編輯的檔案管理領(lǐng)域和文件公開(kāi)發(fā)布領(lǐng)域用于圖書(shū)館、檔案部門(mén)PDF/A

ODF是辦公文檔開(kāi)放格式，可對(duì)原始文件更新、排序、繪圖、索引用于辦公室等開(kāi)放領(lǐng)域傳統(tǒng)的RTFTXTHTMLXML格式易丟失文件的格式、版面、邏輯甚至內(nèi)容，長(zhǎng)期保存的版式電子文件格式要求必須格式開(kāi)放透明，有公開(kāi)發(fā)表的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，有與產(chǎn)品無(wú)關(guān)的技術(shù)專(zhuān)家組和標(biāo)準(zhǔn)化組支持該格式，可以免費(fèi)獲得閱讀工具等。非技術(shù)應(yīng)對(duì)：以跨媒體開(kāi)放文件格式來(lái)保證電子文件長(zhǎng)期保存主要應(yīng)58電子文件長(zhǎng)期存取推薦格式－PDF/A

電子文件長(zhǎng)期存取推薦格式－PDF/A

59PDF/A是一種ISO標(biāo)準(zhǔn)的PDF文件格式版本，用于電子文檔的數(shù)字信息保存。它基于

Adobe公司的PDF格式參考版本

1.4.ISO19005-1:2005中被定義為：DocumentManagementElectronicdocumentfileformatforlongtermpreservation-Part1:UseofPDF1.4(PDF/A-1)

PDF/A實(shí)際上是專(zhuān)門(mén)針對(duì)電子文檔長(zhǎng)期保存而開(kāi)發(fā)的PDF的一個(gè)子集。PDF/A60開(kāi)放標(biāo)準(zhǔn)：2007年12月，PDF被國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)組織（ISO）批準(zhǔn)為ISO32000國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。ISO32000開(kāi)放標(biāo)準(zhǔn)可確保保存的PDF文件的完整性和壽命?？尚?/p>

PDF已經(jīng)成為眾多政府和行業(yè)協(xié)會(huì)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，包括聯(lián)合國(guó)教科文組織和美國(guó)、德國(guó)、英國(guó)、巴西等國(guó)政府在內(nèi)的2400多個(gè)政府機(jī)構(gòu)已將PDF作為電子文件交流的標(biāo)準(zhǔn)格式。開(kāi)放標(biāo)準(zhǔn)：61多平臺(tái)兼容Windows\MacOS和包括Android?、iPhone和iPad的iOS系統(tǒng)等跨平臺(tái)使用。PDF格式與平臺(tái)、字體的無(wú)關(guān)性，減少了文件數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)，也利于文件的長(zhǎng)期保存、讀取和便于資源共享。多平臺(tái)兼容62豐富的文件完整性PDF/A保留所有源文件信息，即使將文本、繪圖、視頻、音頻、3D地圖、彩色圖形、照片和業(yè)務(wù)邏輯合并在單個(gè)文件或

PDF/A包中?？伤阉骺墒褂霉鈱W(xué)字符識(shí)別

(OCR)技術(shù)搜索文本和元數(shù)據(jù)（包括已轉(zhuǎn)換的掃描文本）。豐富的文件完整性63廣泛采用：全球有數(shù)千家供應(yīng)商提供基于PDF/A的解決方案、增效工具和其他工具，以及專(zhuān)門(mén)針對(duì)

PDF/A的培訓(xùn)和咨詢(xún)。安全可靠：PDF／A支持?jǐn)?shù)字簽名和驗(yàn)簽。通過(guò)對(duì)PDF文檔進(jìn)行數(shù)字簽名以及加蓋時(shí)間戳，可以保證文檔的真實(shí)性、完整性和有效性。廣泛采用：64思考3-集團(tuán)式企業(yè)檔案管理1集團(tuán)式企業(yè)檔案管理中常見(jiàn)問(wèn)題2企業(yè)檔案管理模式3集團(tuán)式企業(yè)檔案管理個(gè)性化方案思考3-集團(tuán)式企業(yè)檔案管理1集團(tuán)式企業(yè)檔案管理中常見(jiàn)問(wèn)題65現(xiàn)代檔案管理工作的幾點(diǎn)思考講義66企業(yè)檔案意識(shí)薄弱管理層：忽視檔案在規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、科學(xué)決策、開(kāi)拓市場(chǎng)作用部門(mén)與項(xiàng)目責(zé)任人：輕視歸檔，無(wú)法做到文件歸檔過(guò)程覆蓋，檔案信息安全受到威脅（如?？∮邢薰竞贤瑱n案歸檔工作）企業(yè)檔案人：兼職人員擔(dān)任，過(guò)期文件保存?zhèn)}庫(kù)（如廣州市供電局）企業(yè)檔案管理缺乏規(guī)范三個(gè)層次規(guī)范：（強(qiáng)制性）行政法規(guī)：國(guó)家檔案局、計(jì)委、經(jīng)貿(mào)委2002下發(fā)的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》（推薦性）標(biāo)準(zhǔn)：2009年國(guó)家檔案局《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（動(dòng)態(tài)性）文件：以文件、通知等形式下發(fā)，解決新問(wèn)題集團(tuán)式企業(yè)檔案管理中存在的主要問(wèn)題企業(yè)檔案意識(shí)薄弱集團(tuán)式企業(yè)檔案管理中存在的主要問(wèn)題67企業(yè)檔案安全保障問(wèn)題（信息及實(shí)體安全）企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案是企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的載體；其齊全完整依照世貿(mào)組織的知識(shí)產(chǎn)權(quán)范圍執(zhí)行；其收集、管理、利用辦法需要專(zhuān)門(mén)研究企業(yè)檔案收集與歸檔范圍優(yōu)化問(wèn)題文件種類(lèi)增多（電子商務(wù)、檢驗(yàn)檢疫、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、法律事務(wù)、信用檔案）；企業(yè)重組、兼并、破產(chǎn)形成的檔案，需要進(jìn)一步優(yōu)化。企業(yè)檔案信息化與電子檔案管理問(wèn)題企業(yè)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)問(wèn)題（業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子文件電子文件管理系統(tǒng)融合-數(shù)據(jù)、格式、數(shù)據(jù)庫(kù)）電子文件歸檔信息采集范圍（內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)信息）及其真實(shí)、完整性長(zhǎng)期保存企業(yè)檔案安全保障問(wèn)題（信息及實(shí)體安全）68管理模式—管理的方式與體系從集團(tuán)層面明確檔案組織體系與運(yùn)作方式，加大集團(tuán)公司對(duì)各企業(yè)檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、管理、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和監(jiān)督。協(xié)調(diào)處理集團(tuán)公司與成員公司，成員公司之間的管理接口。集團(tuán)式企業(yè)檔案管理模式管理模式—管理的方式與體系從集團(tuán)層面明確檔案組織體系與運(yùn)作方69常見(jiàn)的企業(yè)檔案實(shí)體管理模式集中式

以集團(tuán)式企業(yè)檔案館（室）為中心對(duì)檔案集中統(tǒng)一管理優(yōu)點(diǎn)：維護(hù)檔案完整安全，形成統(tǒng)一信息中心最大限度序化并控制檔案。缺點(diǎn)：分部門(mén)對(duì)于檔案實(shí)體利用不便適用：大中型企業(yè)，如雨潤(rùn)集團(tuán)、蘇寧電器、比亞迪等常見(jiàn)的企業(yè)檔案實(shí)體管理模式集中式70分級(jí)式以多個(gè)法人組成集團(tuán)公司，以法人為基礎(chǔ)分級(jí)管理；一個(gè)法人大型公司，受地域限制，檔案為各子公司分級(jí)保管。優(yōu)點(diǎn)：管理方式靈活，職責(zé)明確，方便日常使用缺點(diǎn)：不利于公司檔案資源的組織、整合開(kāi)發(fā)利用。應(yīng)用舉例：浙江廣廈集團(tuán)分級(jí)式71浙江廣廈集團(tuán)檔案分級(jí)管理舉措集團(tuán)簡(jiǎn)介浙江廣廈集團(tuán)具有7個(gè)區(qū)域直屬集團(tuán)，成員企業(yè)100多家，行業(yè)涉及建筑、房產(chǎn)、旅游、酒店等領(lǐng)域，總資產(chǎn)達(dá)183億，總部設(shè)在杭州。實(shí)體檔案分級(jí)管理辦法制度性控制：制定統(tǒng)一的保管期限表、歸檔范圍、庫(kù)房管理規(guī)范；統(tǒng)一人員培訓(xùn)和指導(dǎo)：總部檔案館對(duì)下屬公司檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)和工作監(jiān)督指導(dǎo)；目錄控制：要求下屬公司移交檔案目錄浙江廣廈集團(tuán)檔案分級(jí)管理舉措集團(tuán)簡(jiǎn)介72分散式管理總部無(wú)檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案分散于企業(yè)各部門(mén)的管理方式。弊大于利：無(wú)法有效控制、統(tǒng)一利用及開(kāi)發(fā)公司檔案資源如：有關(guān)銷(xiāo)售客戶(hù)檔案分散企業(yè)銷(xiāo)售部門(mén)人員手中，其離職后可能帶走客戶(hù)資源，技術(shù)檔案分散于開(kāi)發(fā)部門(mén)保管，可能導(dǎo)致開(kāi)發(fā)人員白天為公司工作，晚上則利用公司技術(shù)為其他本公司工作。（轉(zhuǎn)機(jī)加工企業(yè)失密案例）分散式管理73集中-分散式企業(yè)檔案由總部檔案部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)各保管一部分的模式。優(yōu)：管理方式靈活，方便業(yè)務(wù)部門(mén)利用檔案。缺：總部對(duì)于檔案弱控制，體現(xiàn)為：總部收集檔案資料價(jià)值不大，有價(jià)值的為業(yè)務(wù)部門(mén)控制總部作為檔案資源交流平臺(tái)功能弱化；條件、技術(shù)差異，導(dǎo)致檔案實(shí)體保管及安全受到挑戰(zhàn)適用于：檔案工作處于分散向集中管理過(guò)渡階段的企業(yè)。集中-分散式74委托式企業(yè)檔案委托國(guó)家檔案館、中介機(jī)構(gòu)、檔案服務(wù)公司管理的模式。（佛山企業(yè)文件存儲(chǔ)中心構(gòu)想）優(yōu)點(diǎn)：減輕企業(yè)負(fù)擔(dān)、發(fā)揮委托機(jī)構(gòu)專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)。適用于：查閱利用不多，但需要保存維系風(fēng)險(xiǎn)和控制需要的企業(yè)，或發(fā)展規(guī)模小，尚無(wú)力設(shè)置專(zhuān)門(mén)檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的民營(yíng)企業(yè)。委托式75委托式企業(yè)檔案管理案例中國(guó)檔案寄存網(wǎng)（武漢）提供檔案實(shí)體寄存，并通過(guò)數(shù)字檔案網(wǎng)存取平臺(tái)提供寄存企業(yè)遠(yuǎn)程數(shù)字檔案利用服務(wù)深圳市檔案寄存中心、深圳市檔案資料服務(wù)中心依托深圳市檔案館提供企業(yè)檔案委托寄存服務(wù)。浙江紹興檔案館開(kāi)展面向企業(yè)的檔案寄存服務(wù)委托式企業(yè)檔案管理案例76其他管理模式蘇州式（工投模式-蘇州工業(yè)投資發(fā)展有限公司）對(duì)轉(zhuǎn)制、撤銷(xiāo)、關(guān)閉、破產(chǎn)企業(yè)的檔案，由當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門(mén)設(shè)立專(zhuān)門(mén)管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行企業(yè)檔案管理的新模式。規(guī)定了轉(zhuǎn)制企業(yè)檔案處置原則、處置方法、檔案流向。為轉(zhuǎn)制企業(yè)檔案管理提供了可操作性意見(jiàn)。優(yōu)：保護(hù)國(guó)有檔案資產(chǎn)不因企業(yè)轉(zhuǎn)制而流失。其他管理模式77常見(jiàn)企業(yè)電子檔案管理模式集中統(tǒng)一管理模式(三個(gè)統(tǒng)一)制定推行統(tǒng)一管理制度，建立統(tǒng)一管理系統(tǒng)，統(tǒng)一管理開(kāi)發(fā)電子檔案。優(yōu)點(diǎn)：保證電子檔案完整安全、有效利用、有利于協(xié)調(diào)文件管理與企業(yè)業(yè)務(wù)流程。應(yīng)用：蘇寧電器檔案管理模式常見(jiàn)企業(yè)電子檔案管理模式78蘇寧電器檔案管理模式—集中統(tǒng)一管理檔案實(shí)體:國(guó)內(nèi)所有零售公司檔案在當(dāng)?shù)貥I(yè)務(wù)部門(mén)整理好后，郵寄南京總部檔案室實(shí)體集中保存。電子檔案：檔案目錄通過(guò)《北京量子偉業(yè)檔案綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)》（PDE）進(jìn)行管理。各公司網(wǎng)上完成檔案自動(dòng)收集及檔案數(shù)據(jù)錄入。蘇寧電器檔案管理模式—集中統(tǒng)一管理79信息集中管理模式統(tǒng)一執(zhí)行企業(yè)檔案管理制度前提下，某些專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、利用率高的檔案，因地域或條件限制，在一定時(shí)期內(nèi)由業(yè)務(wù)部門(mén)保管，但須向總部檔案管理部門(mén)報(bào)送檔案目錄。應(yīng)用案例：浙江寧波港集團(tuán)基于《北京量子偉業(yè)檔案綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)》開(kāi)展了相關(guān)模式檔案管理。信息集中管理模式80浙江寧波港集團(tuán)具體做法在檔案管理系統(tǒng)中對(duì)每個(gè)獨(dú)立歸檔分公司分配全宗號(hào)，獨(dú)立全宗管理分公司進(jìn)行紙質(zhì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用對(duì)于需要集中管理檔案，分公司定期將歸檔好的檔案目錄、原文、實(shí)體移交集團(tuán)統(tǒng)一管理。浙江寧波港集團(tuán)具體做法81分布式管理模式企業(yè)各子公司統(tǒng)一執(zhí)行本企業(yè)檔案管理制度，部署統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)，獨(dú)立進(jìn)行檔案管理，不用向上級(jí)單位進(jìn)行檔案移交。適用于：企業(yè)具備獨(dú)立管理系統(tǒng)，對(duì)本部門(mén)產(chǎn)生的電子文件自始自終管理，需要?dú)w檔時(shí)，轉(zhuǎn)為紙質(zhì)文件經(jīng)簽署后歸檔保存。如江蘇省移動(dòng)公司采用該模式管理電子檔案。分布式管理模式82不同時(shí)管理模式下的電子文件真實(shí)完整性維護(hù)策略間接維護(hù)：雙套制、三套制管理（華南理工大學(xué)教授觀點(diǎn)）直接維護(hù)：技術(shù)措施保障歸檔電子文件及相關(guān)元數(shù)據(jù)、背景、結(jié)構(gòu)信息及生成軟硬件環(huán)境等。（廣東省交通廳實(shí)際做法）不同時(shí)管理模式下的電子文件真實(shí)完整性維護(hù)策略83集團(tuán)式企業(yè)檔案管理個(gè)性化方案國(guó)有集團(tuán)式企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀特征有一定檔案管理基礎(chǔ)，但管理水平不齊，有待提高（國(guó)家電網(wǎng)vs珠海卡都投資有限公司）檔案管理機(jī)構(gòu)的主動(dòng)性、危機(jī)意識(shí)、服務(wù)意識(shí)薄弱檔案工作缺乏持續(xù)健康發(fā)展體制、制度保障如南方電網(wǎng)公司檔案管理現(xiàn)狀集團(tuán)式企業(yè)檔案管理個(gè)性化方案國(guó)有集團(tuán)式企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀特征有84一建設(shè)企業(yè)檔案良好發(fā)展的制度環(huán)境檔案管理的專(zhuān)業(yè)制度及規(guī)范包括檔案整理、鑒定、保管、利用等制度及檔號(hào)編制規(guī)范、檔案分類(lèi)、檔案編目、不同載體檔案管理規(guī)范、檔案數(shù)字化質(zhì)量控制規(guī)范等既要參照國(guó)家規(guī)范，也要結(jié)合本企業(yè)實(shí)際，如韶鋼集團(tuán)將工程結(jié)算檔案單獨(dú)成類(lèi)保管。檔案管理的外部制度企業(yè)檔案部門(mén)與其他部門(mén)專(zhuān)業(yè)溝通制度，如檔案收集辦法、工作獎(jiǎng)懲制度等制度建設(shè)中技術(shù)細(xì)化、量化，程序明確如韶鋼集團(tuán)不僅設(shè)定歸檔制度，還設(shè)定了歸檔責(zé)任書(shū)、掃描歸檔清單等保障措施。國(guó)有集團(tuán)式企業(yè)檔案管理方案一建設(shè)企業(yè)檔案良好發(fā)展的制度環(huán)境國(guó)有集團(tuán)式企業(yè)檔案管理方案85二理順企業(yè)檔案工作管理體制即理順檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置和權(quán)限劃分制度。目前有行業(yè)主管、屬地主管和兩者相結(jié)合方式。行業(yè)主管由國(guó)企相關(guān)部門(mén)管理（國(guó)資委、發(fā)改委等），屬地主管則由各級(jí)檔案行政管理部門(mén)對(duì)所屬地區(qū)國(guó)企檔案指導(dǎo)管理。我國(guó)國(guó)企檔案管理工作由國(guó)家綜合管理部門(mén)主管，檔案行政管理部門(mén)協(xié)助指導(dǎo)的結(jié)合方式管理。如企業(yè)檔案信息化建設(shè)體制上就采用行業(yè)指導(dǎo)與管理，屬地引導(dǎo)的原則。二理順企業(yè)檔案工作管理體制86三明確檔案機(jī)構(gòu)職責(zé)，提高檔案工作效能明確工作職能定位（當(dāng)前工作重視保管，忽略服務(wù)。服方式、內(nèi)容、技術(shù)引進(jìn)等成為工作短板）四采用現(xiàn)代技術(shù)和管理理念，提高檔案工作層次如韶鋼數(shù)字檔案館建設(shè)提升檔案服務(wù)能力管理中積極融入“知識(shí)管理”、“內(nèi)容管理”、“文檔一體化管理”、“風(fēng)險(xiǎn)管理”理念。三明確檔案機(jī)構(gòu)職責(zé)，提高檔案工作效能87企業(yè)簡(jiǎn)介廣東省韶關(guān)鋼鐵集團(tuán)有限公司（簡(jiǎn)稱(chēng)“韶鋼”）是中國(guó)企業(yè)500強(qiáng)，廣東企業(yè)50強(qiáng)之一，是廣東省重要的鋼鐵生產(chǎn)基地。韶鋼是中國(guó)500家最大工業(yè)企業(yè)和國(guó)家512家重點(diǎn)企業(yè)之一，是國(guó)家一級(jí)計(jì)量企業(yè)、中國(guó)工商銀行特級(jí)信用企業(yè)，是廣東省20家國(guó)有資產(chǎn)授權(quán)經(jīng)營(yíng)企業(yè)集團(tuán)之一國(guó)有集團(tuán)式企業(yè)檔案管理案例—韶鋼集團(tuán)企業(yè)簡(jiǎn)介國(guó)有集團(tuán)式企業(yè)檔案管理案例—韶鋼集團(tuán)88數(shù)字化管理韶鋼集團(tuán)2003年開(kāi)