文書檔案鑒定整理工作方法的實踐課件

文書檔案鑒定整理工作方法的實踐

紫金山天文臺陳赤文書檔案鑒定整理工作方法的實踐

紫金山天文臺陳赤1

紫金山天文臺是中科院確定的30個首批檔案進館單位之一。紫臺歷史悠久，全宗庫藏檔案6712卷。其中文書檔案2399卷；科技檔案1651卷；會計檔案2662卷。1980年前需整理進中科院檔案館1332卷。其中文書檔案1177卷；科技檔案155卷。

紫金山天文臺是中科院確定的30個首批檔案進館單位之一2經(jīng)驗收合格后向中科院檔案館移交檔案（1980年前）共585卷宗，其中文書檔案436卷（含紫臺前身國立中央研究院天文研究所文書檔案20卷），科技檔案149卷。在各級領(lǐng)導(dǎo)的重視和檔案人員的辛勤努力下，歷時兩年的檔案進館工作劃上了圓滿的句號。

經(jīng)驗收合格后向中科院檔案館移交檔案（1980年前）共3一、

充分準(zhǔn)備，保證檔案鑒定整理工作的順利進行1.學(xué)習(xí)文件，擬定檔案鑒定整理工作方案。中科院2001年5月下達了關(guān)于印發(fā)《中科院檔案館檔案進館暫行辦法》的通知等文件，通過對檔案進館工作相關(guān)文件的學(xué)習(xí)，我們初步了解和掌握了檔案進館工作的意義、進館檔案范圍、檔案鑒定與整理工作的要求，掌握了進館檔案的鑒定整理原則。

一、

充分準(zhǔn)備，保證檔案鑒定整理工作的順利進行4我主動制訂檔案進館工作計劃、步驟、要求，擬定了檔案鑒定整理工作方案，交給四位臺領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任每人一份并爭得他們同意認(rèn)可后，由主管副臺長蔣耀文、辦公室主任戴立峰積極組織實施，多方協(xié)調(diào)，保證檔案進館工作順利進行。

我主動制訂檔案進館工作計劃、步驟、要求，擬定了檔案鑒定整52．組織落實，成立檔案進館鑒定工作小組。紫臺文書檔案、科技檔案分別隸屬于黨政綜合辦公室、科技處。為確保檔案進館工作的順利進行，我臺于2001年12月成立了紫金山天文臺檔案進館鑒定工作小組。魯春林副臺長任科研檔案鑒定工作小組組長，蔣耀文副臺長任文書檔案及其他類檔案鑒定工作小組組長，科技處長和辦公室主任分別任副組長。2．組織落實，成立檔案進館鑒定工作小組。紫臺文書檔案、科技檔63．人員落實，聘請檔案鑒定整理工作人員。我臺檔案人員身兼多職，不可能把全部的時間投入到檔案進館工作中去。臺領(lǐng)導(dǎo)非常重視檔案進館工作并給予極大的關(guān)注，同意我們從兄弟所聘請了兩位做過檔案工作的退休干部參加檔案的初步鑒定和進館檔案的整理工作。3．人員落實，聘請檔案鑒定整理工作人員。我臺檔案人員身兼多職74．物質(zhì)準(zhǔn)備，配備檔案鑒定整理工作設(shè)備。根據(jù)檔案進館工作的需要，臺領(lǐng)導(dǎo)專撥經(jīng)費，配備了計算機、刻錄機、掃描儀等檔案工作專用設(shè)備以及鑒定整理檔案的辦公用具。4．物質(zhì)準(zhǔn)備，配備檔案鑒定整理工作設(shè)備。根據(jù)檔案進館工作的需8二、

認(rèn)真鑒定，是做好檔案進館工作的關(guān)鍵1．組織學(xué)習(xí)，嚴(yán)格掌握鑒定原則。檔案鑒定工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案進館工作的文件以及《中科院科研單位文件材料歸檔范圍及保管期限》表，把握尺度，保證質(zhì)量。同時還組織聘請來的兩位同志學(xué)習(xí)進館工作文件，并將“檔案進館范圍細(xì)則”和“鑒定整理要求”復(fù)印人手一冊，以便對檔案鑒定的目的、原則、依據(jù)做到有章可循。

二、

認(rèn)真鑒定，是做好檔案進館工作的關(guān)鍵92001年9月鑒定工作正式啟動并分階段進行，2002年6月完成了文書檔案的鑒定，2003年8月完成了科技檔案的鑒定整理。2003年9月3日院檔案館對我臺進館檔案進行了檢查驗收，認(rèn)為我臺1980年以前的各類檔案在進館范圍、案卷整理質(zhì)量及檢索工具編制等方面均符合進館標(biāo)準(zhǔn)和要求，予以通過驗收。

2001年9月鑒定工作正式啟動并分階段進行，2002年6月完102.根據(jù)檔案情況，選擇鑒定方法。我臺1980年前的案卷質(zhì)量和進館要求相距較大，以文書檔案為例，紫臺1949年建檔，1949-1956年的文書檔案過去曾進行過鑒定，而1957-1980年的還未進行過鑒定整理，案卷質(zhì)量不符合進館要求。另外還有清理出散放待毀的解放前天文研究所（紫臺前身）的文件資料和上海徐家匯、佘山觀象臺、北京天文臺籌備處、天津緯度站、青島觀象臺等隸屬于紫臺時期的散亂文件資料5大麻袋。2.根據(jù)檔案情況，選擇鑒定方法。我臺1980年前的案卷質(zhì)量和11以上檔案主要有以下幾個問題：（1）案卷標(biāo)題一是無標(biāo)題，二是標(biāo)題簡單且與卷內(nèi)文件內(nèi)容不相符。（2）文件目錄卷內(nèi)沒有文件目錄；有的有目錄也是一事一題，不是一文一題。以上檔案主要有以下幾個問題：12（3）

卷內(nèi)文件A.卷內(nèi)文件排序混亂，有正文無簽發(fā)的文稿，同一問題的文件散放在幾個卷宗或幾年度內(nèi)；B.卷內(nèi)文件有的沒有文號；有的沒有標(biāo)題；有的作者用3個圈代替；C.卷內(nèi)文件沒有頁碼；D.重復(fù)文件較多。（4）

案卷卷皮樣式不同，7-8個種類且陳舊破損。（3）

卷內(nèi)文件13(5)

案卷用鐵丁裝訂，無裝訂線并且壓字，8開大紙裹裝，56年前都是右邊裝訂。(6)案卷號類項排列與80年后的排法不一。以上這些問題的存在，是因為長時間沒有專職檔案工作人員，每年年終甚至幾年集中找人幫忙裝訂文件的結(jié)果。(5)案卷用鐵丁裝訂，無裝訂線并且壓字，8開大紙裹裝，514根據(jù)這樣的情況，我們決定采取二種鑒定方法，一是目錄鑒定法；二是文件鑒定法。目錄鑒定法，就是對已經(jīng)過鑒定的檔案，案卷質(zhì)量基本符合要求的，復(fù)制目錄結(jié)合卷內(nèi)文件進行鑒定。文件鑒定法，就是對案卷質(zhì)量不行的全部拆卷，逐年、逐卷、逐件審查，直接鑒定，重新整理。

根據(jù)這樣的情況，我們決定采取二種鑒定方法，一是目錄鑒15具體做法總結(jié)為三十個字。三十個字：一粗覽二細(xì)看三理清四判斷五擬寫六復(fù)審七組卷八錄入九裝訂十標(biāo)引一攬底工程。具體做法總結(jié)為三十個字。16一粗覽：覽全宗、全年、全卷情況，對所有檔案進行粗覽。了解家底，根據(jù)情況決定具體鑒定方法；二細(xì)看：聯(lián)系內(nèi)容看目錄，看目錄與內(nèi)容是否相符；看文件產(chǎn)生時間是否與所在案卷年度相符；看文件內(nèi)容是否與所在的類別相符；三理清：理清前后文件之間的聯(lián)系，理清跨年度案卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系，分析文件發(fā)生的歷史背景。

一粗覽：覽全宗、全年、全卷情況，對所有檔案進行粗覽。了解家底17四判斷：根據(jù)鑒定原則，依據(jù)進館檔案范圍和歸檔文件保管期限表又不拘泥于進館檔案范圍和歸檔文件保管期限表，以全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點考查分析確定文件價值，根據(jù)各個歷史時期所形成的文件及不同的歸檔要求存在的不同的問題，決定取舍，確定保管期限。四判斷：根據(jù)鑒定原則，依據(jù)進館檔案范圍和歸檔文件保管期限表又18要站在全院及其他兄弟所而不僅僅是本所的角度來確定進館檔案范圍和保管期限。如：發(fā)生在“三反”、“五反”、“反右斗爭”、文化大革命時期的交心材料，揭發(fā)材料、大字報匯集、平反材料等發(fā)生在特殊歷史時期的文件材料都應(yīng)定性為永久件歸院檔案館。再如：1951年中科院院長會議與南京辦事處、華東辦事處、上海辦事處處務(wù)會議紀(jì)錄，現(xiàn)在的南京分院、上海分院這段時期沒有檔案，所以這份文件就應(yīng)該定性為永久件交院檔案館。要站在全院及其他兄弟所而不僅僅是本所的角度來確19五擬寫：擬寫反映案卷封面和每份文件目錄各項內(nèi)容的文件標(biāo)簽、案卷標(biāo)簽以及鑒定意見。將前兩者用回形針分別夾在每份案卷或每份文件上。五擬寫：擬寫反映案卷封面和每份文件目錄各項內(nèi)容的文件標(biāo)簽、案20文件標(biāo)簽的內(nèi)容如下：是否進館：是年度：1979年

類項：人事教育順序號：01

文號：科人教字（79）第3號責(zé)任者：中科院題名：關(guān)于人事任免的通知主題詞：人事任免通知

保管期限：永久頁號：01日期：1979年02月01日

文件標(biāo)簽的內(nèi)容如下：21沒有題名的文件就在文件標(biāo)簽上自擬標(biāo)題，加“[]”表示。對經(jīng)過鑒定后的文件材料按年度-問題-保管期限，我臺分為綜合管理、黨群團體、科研管理、人事教育、外事、財務(wù)與資產(chǎn)管理六大類，排序分卷，再擬寫案卷標(biāo)簽。沒有題名的文件就在文件標(biāo)簽上自擬標(biāo)題，加“[]”表示。22案卷標(biāo)簽的內(nèi)容如下：案卷號：004科研所檔號：1979－04－004年度：1979年類項：人事教育

案卷題名：中科院、紫金山天文臺關(guān)于XXXX、XXX的請示、批復(fù)、通知等保管期限：永久本卷文件總頁數(shù)：100卷內(nèi)文件起止1979年X月X日至1979年X月X日將案卷標(biāo)簽分別用回形針夾在每卷案卷上。案卷標(biāo)簽的內(nèi)容如下：23擬寫文件、案卷標(biāo)簽這種做法，不會造成拆卷后的文件混亂，有利于排序分類組卷，有利于復(fù)審及案卷目錄、文件目錄的錄入。在擬寫案卷標(biāo)簽和文件標(biāo)簽的基礎(chǔ)上認(rèn)真擬寫鑒定意見并填寫在文書檔案鑒定表中。擬寫文件、案卷標(biāo)簽這種做法，不會造成拆卷后的文件混亂，有利于24六復(fù)審：采取交叉復(fù)審方式，依據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，查看案卷標(biāo)簽、文件標(biāo)簽與卷內(nèi)文件內(nèi)容是否相符，定性是否準(zhǔn)確，分類是否合理，審查鑒定意見，分析確定文件價值并填寫復(fù)審意見，最后由鑒定組長終審。七組卷：對經(jīng)過復(fù)審鑒定后的文件材料按案卷標(biāo)簽類別、文件標(biāo)簽序號確認(rèn)后分別排序、分卷，整理確定后組卷。六復(fù)審：采取交叉復(fù)審方式，依據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，查看案卷標(biāo)簽、文件25八錄入：按照文件標(biāo)簽、案卷標(biāo)簽擬寫的正確內(nèi)容錄入，并打印。九裝訂：按照檔案管理的要求進行拆釘和線裝。十標(biāo)引，標(biāo)引要規(guī)范。八錄入：按照文件標(biāo)簽、案卷標(biāo)簽擬寫的正確內(nèi)容錄入，并打印。26三、規(guī)范整理，是做好進館檔案質(zhì)量的重要保證規(guī)范整理進館檔案，是今后檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。如果在歸檔過程中沒有按照歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和要求進行整理，會給今后的檔案利用帶來不便。我臺檔案進館鑒定整理工作大體分為六個階段三、規(guī)范整理，是做好進館檔案質(zhì)量的重要保證271．第一階段是整理解放以前的檔案。從散亂待毀的文件資料中整理出解放前1938年-1948年國立中央研究院天文研究所的文件522件，組卷20卷。這一時期的文件沒有標(biāo)題，逐件擬標(biāo)題、標(biāo)文號、落實責(zé)任者、裱糊和掃描修復(fù)等。1．第一階段是整理解放以前的檔案。從散亂待毀的文件資料中整理282．第二階段是整理1949年-1956年業(yè)已初步鑒定過的檔案復(fù)制目錄結(jié)合卷內(nèi)文件進行復(fù)審鑒定、拆卷、合并、擬題、裱糊、掃描修復(fù)。裝訂時將案卷變右邊裝訂為左邊裝訂。3．第三階段是整理1957年-1980的檔案。根據(jù)其自身的具體情況，全部拆卷，并對文件進行直接的審查鑒定分類和組卷整理，依據(jù)院有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真填寫文書檔案的初審復(fù)審鑒定意見。2．第二階段是整理1949年-1956年業(yè)已初步鑒定過的檔案294．第四階段是組卷、裝訂、標(biāo)引階段。對經(jīng)過鑒定后的文件材料按年度-問題-保管期限分類組卷、抄寫文件目錄、裝訂、擬寫案卷標(biāo)題、著錄標(biāo)引等。共組卷530卷。其中436卷進院檔案館保存。5．第五階段是計算機錄入打印階段，共錄入6577條。打印案卷、全引目錄近6000多張。4．第四階段是組卷、裝訂、標(biāo)引階段。對經(jīng)過鑒定后的文件材料按306．第六階段是對重要的文件資料進行掃描備份留存。通過這次檔案進館工作，對庫藏檔案、文件資料做了一次徹底的清理，全面系統(tǒng)了解本單位的檔案內(nèi)容。在鑒定整理過程中，發(fā)現(xiàn)了一些以前未發(fā)現(xiàn)的珍貴資料。其中有紫臺前身國立中央研究院天文研究所的文件，上海徐家匯、佘山觀象臺、北京天文臺籌備處、天津緯度站、青島觀象臺等隸屬于紫臺時期的文件。

6．第六階段是對重要的文件資料進行掃描備份留存。通過這次檔案31從散在的文件資料中整理出解放前1938年至1948年國立中央研究院天文研究所的文件522件，組卷20卷。其中有國立中央研究院院長蔡元培和著名科學(xué)家吳學(xué)周、余青松、張鈺哲、周培源、陳遵媯、戴文賽等的親筆文書和信件。我們對80年前所有的珍貴文件資料都進行掃描刻錄留存。

從散在的文件資料中整理出解放前1938年至1948年國立中央32在檔案鑒定整理工作中易出現(xiàn)的幾個問題，應(yīng)引起我們的注意。1．文件題名的擬寫。我臺解放以前的文件沒有題名，全部要檔案人員擬寫。我們知道一般文件標(biāo)題是由責(zé)任者—內(nèi)容摘要—文種三部分組成。困難的是以領(lǐng)導(dǎo)個人名義寫的報告、信件、文件沒有責(zé)任者，用三個圈表示。這就需要我們考證歷史，了解當(dāng)時的所長是誰，比對筆跡，確定責(zé)任者。文件內(nèi)容要高度概括，文種標(biāo)引要準(zhǔn)確，并加“[]”括號。在檔案鑒定整理工作中易出現(xiàn)的幾個問題，應(yīng)引起我們的注意。332．案卷標(biāo)題的擬寫。案卷標(biāo)題也是由責(zé)任者—問題—文種三部分組成。案卷標(biāo)題字?jǐn)?shù)不宜過長，要不然，一是拖沓不能簡明扼要概括卷內(nèi)文件內(nèi)容，二是錄入計算機目錄表格拉長變形。這就要求我們熟悉卷內(nèi)文件內(nèi)容，用精煉的語言對卷內(nèi)文件內(nèi)容進行高度概括。多個責(zé)任者不必一一列出，標(biāo)出一兩個主要責(zé)任者后用“等”字省略。2．案卷標(biāo)題的擬寫。案卷標(biāo)題也是由責(zé)任者—問題—文種三部分組343．案卷排號。研究所案卷號一般有“大流水”和“年度流水”兩種排法。為了方便插卷，我臺采用了“年度流水”。進館檔案驗收時，屠館長在我臺檔案的長期卷中又挑出8卷進館。我將其插入了相應(yīng)年度進館案卷的最后，這樣就避免了后面年度檔案編號的改動。3．案卷排號。研究所案卷號一般有“大流水”和“年度流水”兩種354．頁號的標(biāo)注。檔案館的同志來我臺檢查驗收進館檔案時，發(fā)現(xiàn)有部分案卷文件反面有文字但未編頁號，這樣會給今后的檔案利用和檔案信息數(shù)字化處理帶來麻煩。我們尊重檔案館同志的意見及時補上。四、檔案人員的敬業(yè)和投入，是做好檔案進館工作的決定力量我臺進館檔案工作得以圓滿完成，檔案人員發(fā)揮了積極的決定性的作用。主要是從以下方面去主動開展工作：

4．頁號的標(biāo)注。檔案館的同志來我臺檢查驗收進館檔案時，發(fā)現(xiàn)有361．大力宣傳，積極爭取。我們知道沒有領(lǐng)導(dǎo)的支持，檔案進館工作的任務(wù)是沒法完成的。要得到領(lǐng)導(dǎo)支持，檔案人員就必須去宣傳，去爭取。（1）宣傳檔案進館工作的目的意義。中科院下達了關(guān)于檔案進館工作的文件并確定紫臺是首批檔案進館單位后，我立即向臺領(lǐng)導(dǎo)傳送文件，宣傳檔案進館工作的目的意義。1．大力宣傳，積極爭取。我們知道沒有領(lǐng)導(dǎo)的支持，檔案進館工作37（2）制訂適合本單位的檔案進館工作方案并爭取領(lǐng)導(dǎo)支持。我主動制訂檔案進館工作計劃、步驟、要求，送交四位臺領(lǐng)導(dǎo)每人一份，征求主管領(lǐng)導(dǎo)對對檔案進館工作的意見并取得領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)同，在組織實施、關(guān)系協(xié)調(diào)和人力物力得到領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，保證檔案進館工作的順利開展。

（2）制訂適合本單位的檔案進館工作方案并爭取領(lǐng)導(dǎo)支持。我主動38（3）擴大影響，積極宣傳我臺檔案進館工作。我臺檔案進館工作開展以來，我積極向院政務(wù)信息網(wǎng)站和《紫臺通訊》投稿，向臺內(nèi)外宣傳我臺開展檔案進館工作的情況以及所取得的成績。我所撰寫的“學(xué)習(xí)試點單位經(jīng)驗，做好檔案進館鑒定工作”、“紫金山天文臺做好檔案進館鑒定工作”、“紫金山天文臺進館檔案通過驗收”等幾篇信息稿都登載在《紫臺通訊》上，并向院報送后被院采用。（3）擴大影響，積極宣傳我臺檔案進館工作。我臺檔案進館工作開392.兢兢業(yè)業(yè)，無私奉獻的敬業(yè)精神。我臺文書檔案、科技檔案各有一位檔案人員，但都身兼多職。就我來講，承擔(dān)的工作有：公文處理；印章管理；政務(wù)信息的采編、上報；《紫臺通訊》的組稿、出刊；基建器材驗收；文書檔案管理等。每年的文件立卷歸檔都是利用星期天、節(jié)假日完成。檔案進館工作加重了工作量，沒有時間來做，只有犧牲自己的休息時間來做鑒定和整理檔案。

2.兢兢業(yè)業(yè)，無私奉獻的敬業(yè)精神。我臺文書檔案、科技檔案各有40

檔案管理軟件投入使用，計算機錄入正值高溫期，連續(xù)三個多月的休息日全部都在工作，生病發(fā)燒也沒時間去醫(yī)院看，吃幾片退燒藥也就挺過來了；眼睛熬紅了，視力急劇下降，脖子梗直了，頸肩酸痛。身體需要休息、看病，但手中的工作不能停下來，小車不倒盡管推。我們的檔案人員就是這樣堅守崗位帶病工作，兢兢業(yè)業(yè)、默默無聞、盡心盡職、無私奉獻。認(rèn)真完成領(lǐng)導(dǎo)交給我們的工作任務(wù)，因為這是我們的職責(zé)。

檔案管理軟件投入使用，計算機錄入正值高溫期，連續(xù)41謝謝大家！謝謝大家！42演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！43文書檔案鑒定整理工作方法的實踐

紫金山天文臺陳赤文書檔案鑒定整理工作方法的實踐

紫金山天文臺陳赤44

紫金山天文臺是中科院確定的30個首批檔案進館單位之一。紫臺歷史悠久，全宗庫藏檔案6712卷。其中文書檔案2399卷；科技檔案1651卷；會計檔案2662卷。1980年前需整理進中科院檔案館1332卷。其中文書檔案1177卷；科技檔案155卷。

紫金山天文臺是中科院確定的30個首批檔案進館單位之一45經(jīng)驗收合格后向中科院檔案館移交檔案（1980年前）共585卷宗，其中文書檔案436卷（含紫臺前身國立中央研究院天文研究所文書檔案20卷），科技檔案149卷。在各級領(lǐng)導(dǎo)的重視和檔案人員的辛勤努力下，歷時兩年的檔案進館工作劃上了圓滿的句號。

經(jīng)驗收合格后向中科院檔案館移交檔案（1980年前）共46一、

充分準(zhǔn)備，保證檔案鑒定整理工作的順利進行1.學(xué)習(xí)文件，擬定檔案鑒定整理工作方案。中科院2001年5月下達了關(guān)于印發(fā)《中科院檔案館檔案進館暫行辦法》的通知等文件，通過對檔案進館工作相關(guān)文件的學(xué)習(xí)，我們初步了解和掌握了檔案進館工作的意義、進館檔案范圍、檔案鑒定與整理工作的要求，掌握了進館檔案的鑒定整理原則。

一、

充分準(zhǔn)備，保證檔案鑒定整理工作的順利進行47我主動制訂檔案進館工作計劃、步驟、要求，擬定了檔案鑒定整理工作方案，交給四位臺領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任每人一份并爭得他們同意認(rèn)可后，由主管副臺長蔣耀文、辦公室主任戴立峰積極組織實施，多方協(xié)調(diào)，保證檔案進館工作順利進行。

我主動制訂檔案進館工作計劃、步驟、要求，擬定了檔案鑒定整482．組織落實，成立檔案進館鑒定工作小組。紫臺文書檔案、科技檔案分別隸屬于黨政綜合辦公室、科技處。為確保檔案進館工作的順利進行，我臺于2001年12月成立了紫金山天文臺檔案進館鑒定工作小組。魯春林副臺長任科研檔案鑒定工作小組組長，蔣耀文副臺長任文書檔案及其他類檔案鑒定工作小組組長，科技處長和辦公室主任分別任副組長。2．組織落實，成立檔案進館鑒定工作小組。紫臺文書檔案、科技檔493．人員落實，聘請檔案鑒定整理工作人員。我臺檔案人員身兼多職，不可能把全部的時間投入到檔案進館工作中去。臺領(lǐng)導(dǎo)非常重視檔案進館工作并給予極大的關(guān)注，同意我們從兄弟所聘請了兩位做過檔案工作的退休干部參加檔案的初步鑒定和進館檔案的整理工作。3．人員落實，聘請檔案鑒定整理工作人員。我臺檔案人員身兼多職504．物質(zhì)準(zhǔn)備，配備檔案鑒定整理工作設(shè)備。根據(jù)檔案進館工作的需要，臺領(lǐng)導(dǎo)專撥經(jīng)費，配備了計算機、刻錄機、掃描儀等檔案工作專用設(shè)備以及鑒定整理檔案的辦公用具。4．物質(zhì)準(zhǔn)備，配備檔案鑒定整理工作設(shè)備。根據(jù)檔案進館工作的需51二、

認(rèn)真鑒定，是做好檔案進館工作的關(guān)鍵1．組織學(xué)習(xí)，嚴(yán)格掌握鑒定原則。檔案鑒定工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案進館工作的文件以及《中科院科研單位文件材料歸檔范圍及保管期限》表，把握尺度，保證質(zhì)量。同時還組織聘請來的兩位同志學(xué)習(xí)進館工作文件，并將“檔案進館范圍細(xì)則”和“鑒定整理要求”復(fù)印人手一冊，以便對檔案鑒定的目的、原則、依據(jù)做到有章可循。

二、

認(rèn)真鑒定，是做好檔案進館工作的關(guān)鍵522001年9月鑒定工作正式啟動并分階段進行，2002年6月完成了文書檔案的鑒定，2003年8月完成了科技檔案的鑒定整理。2003年9月3日院檔案館對我臺進館檔案進行了檢查驗收，認(rèn)為我臺1980年以前的各類檔案在進館范圍、案卷整理質(zhì)量及檢索工具編制等方面均符合進館標(biāo)準(zhǔn)和要求，予以通過驗收。

2001年9月鑒定工作正式啟動并分階段進行，2002年6月完532.根據(jù)檔案情況，選擇鑒定方法。我臺1980年前的案卷質(zhì)量和進館要求相距較大，以文書檔案為例，紫臺1949年建檔，1949-1956年的文書檔案過去曾進行過鑒定，而1957-1980年的還未進行過鑒定整理，案卷質(zhì)量不符合進館要求。另外還有清理出散放待毀的解放前天文研究所（紫臺前身）的文件資料和上海徐家匯、佘山觀象臺、北京天文臺籌備處、天津緯度站、青島觀象臺等隸屬于紫臺時期的散亂文件資料5大麻袋。2.根據(jù)檔案情況，選擇鑒定方法。我臺1980年前的案卷質(zhì)量和54以上檔案主要有以下幾個問題：（1）案卷標(biāo)題一是無標(biāo)題，二是標(biāo)題簡單且與卷內(nèi)文件內(nèi)容不相符。（2）文件目錄卷內(nèi)沒有文件目錄；有的有目錄也是一事一題，不是一文一題。以上檔案主要有以下幾個問題：55（3）

卷內(nèi)文件A.卷內(nèi)文件排序混亂，有正文無簽發(fā)的文稿，同一問題的文件散放在幾個卷宗或幾年度內(nèi)；B.卷內(nèi)文件有的沒有文號；有的沒有標(biāo)題；有的作者用3個圈代替；C.卷內(nèi)文件沒有頁碼；D.重復(fù)文件較多。（4）

案卷卷皮樣式不同，7-8個種類且陳舊破損。（3）

卷內(nèi)文件56(5)

案卷用鐵丁裝訂，無裝訂線并且壓字，8開大紙裹裝，56年前都是右邊裝訂。(6)案卷號類項排列與80年后的排法不一。以上這些問題的存在，是因為長時間沒有專職檔案工作人員，每年年終甚至幾年集中找人幫忙裝訂文件的結(jié)果。(5)案卷用鐵丁裝訂，無裝訂線并且壓字，8開大紙裹裝，557根據(jù)這樣的情況，我們決定采取二種鑒定方法，一是目錄鑒定法；二是文件鑒定法。目錄鑒定法，就是對已經(jīng)過鑒定的檔案，案卷質(zhì)量基本符合要求的，復(fù)制目錄結(jié)合卷內(nèi)文件進行鑒定。文件鑒定法，就是對案卷質(zhì)量不行的全部拆卷，逐年、逐卷、逐件審查，直接鑒定，重新整理。

根據(jù)這樣的情況，我們決定采取二種鑒定方法，一是目錄鑒58具體做法總結(jié)為三十個字。三十個字：一粗覽二細(xì)看三理清四判斷五擬寫六復(fù)審七組卷八錄入九裝訂十標(biāo)引一攬底工程。具體做法總結(jié)為三十個字。59一粗覽：覽全宗、全年、全卷情況，對所有檔案進行粗覽。了解家底，根據(jù)情況決定具體鑒定方法；二細(xì)看：聯(lián)系內(nèi)容看目錄，看目錄與內(nèi)容是否相符；看文件產(chǎn)生時間是否與所在案卷年度相符；看文件內(nèi)容是否與所在的類別相符；三理清：理清前后文件之間的聯(lián)系，理清跨年度案卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系，分析文件發(fā)生的歷史背景。

一粗覽：覽全宗、全年、全卷情況，對所有檔案進行粗覽。了解家底60四判斷：根據(jù)鑒定原則，依據(jù)進館檔案范圍和歸檔文件保管期限表又不拘泥于進館檔案范圍和歸檔文件保管期限表，以全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點考查分析確定文件價值，根據(jù)各個歷史時期所形成的文件及不同的歸檔要求存在的不同的問題，決定取舍，確定保管期限。四判斷：根據(jù)鑒定原則，依據(jù)進館檔案范圍和歸檔文件保管期限表又61要站在全院及其他兄弟所而不僅僅是本所的角度來確定進館檔案范圍和保管期限。如：發(fā)生在“三反”、“五反”、“反右斗爭”、文化大革命時期的交心材料，揭發(fā)材料、大字報匯集、平反材料等發(fā)生在特殊歷史時期的文件材料都應(yīng)定性為永久件歸院檔案館。再如：1951年中科院院長會議與南京辦事處、華東辦事處、上海辦事處處務(wù)會議紀(jì)錄，現(xiàn)在的南京分院、上海分院這段時期沒有檔案，所以這份文件就應(yīng)該定性為永久件交院檔案館。要站在全院及其他兄弟所而不僅僅是本所的角度來確62五擬寫：擬寫反映案卷封面和每份文件目錄各項內(nèi)容的文件標(biāo)簽、案卷標(biāo)簽以及鑒定意見。將前兩者用回形針分別夾在每份案卷或每份文件上。五擬寫：擬寫反映案卷封面和每份文件目錄各項內(nèi)容的文件標(biāo)簽、案63文件標(biāo)簽的內(nèi)容如下：是否進館：是年度：1979年

類項：人事教育順序號：01

文號：科人教字（79）第3號責(zé)任者：中科院題名：關(guān)于人事任免的通知主題詞：人事任免通知

保管期限：永久頁號：01日期：1979年02月01日

文件標(biāo)簽的內(nèi)容如下：64沒有題名的文件就在文件標(biāo)簽上自擬標(biāo)題，加“[]”表示。對經(jīng)過鑒定后的文件材料按年度-問題-保管期限，我臺分為綜合管理、黨群團體、科研管理、人事教育、外事、財務(wù)與資產(chǎn)管理六大類，排序分卷，再擬寫案卷標(biāo)簽。沒有題名的文件就在文件標(biāo)簽上自擬標(biāo)題，加“[]”表示。65案卷標(biāo)簽的內(nèi)容如下：案卷號：004科研所檔號：1979－04－004年度：1979年類項：人事教育

案卷題名：中科院、紫金山天文臺關(guān)于XXXX、XXX的請示、批復(fù)、通知等保管期限：永久本卷文件總頁數(shù)：100卷內(nèi)文件起止1979年X月X日至1979年X月X日將案卷標(biāo)簽分別用回形針夾在每卷案卷上。案卷標(biāo)簽的內(nèi)容如下：66擬寫文件、案卷標(biāo)簽這種做法，不會造成拆卷后的文件混亂，有利于排序分類組卷，有利于復(fù)審及案卷目錄、文件目錄的錄入。在擬寫案卷標(biāo)簽和文件標(biāo)簽的基礎(chǔ)上認(rèn)真擬寫鑒定意見并填寫在文書檔案鑒定表中。擬寫文件、案卷標(biāo)簽這種做法，不會造成拆卷后的文件混亂，有利于67六復(fù)審：采取交叉復(fù)審方式，依據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，查看案卷標(biāo)簽、文件標(biāo)簽與卷內(nèi)文件內(nèi)容是否相符，定性是否準(zhǔn)確，分類是否合理，審查鑒定意見，分析確定文件價值并填寫復(fù)審意見，最后由鑒定組長終審。七組卷：對經(jīng)過復(fù)審鑒定后的文件材料按案卷標(biāo)簽類別、文件標(biāo)簽序號確認(rèn)后分別排序、分卷，整理確定后組卷。六復(fù)審：采取交叉復(fù)審方式，依據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，查看案卷標(biāo)簽、文件68八錄入：按照文件標(biāo)簽、案卷標(biāo)簽擬寫的正確內(nèi)容錄入，并打印。九裝訂：按照檔案管理的要求進行拆釘和線裝。十標(biāo)引，標(biāo)引要規(guī)范。八錄入：按照文件標(biāo)簽、案卷標(biāo)簽擬寫的正確內(nèi)容錄入，并打印。69三、規(guī)范整理，是做好進館檔案質(zhì)量的重要保證規(guī)范整理進館檔案，是今后檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。如果在歸檔過程中沒有按照歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和要求進行整理，會給今后的檔案利用帶來不便。我臺檔案進館鑒定整理工作大體分為六個階段三、規(guī)范整理，是做好進館檔案質(zhì)量的重要保證701．第一階段是整理解放以前的檔案。從散亂待毀的文件資料中整理出解放前1938年-1948年國立中央研究院天文研究所的文件522件，組卷20卷。這一時期的文件沒有標(biāo)題，逐件擬標(biāo)題、標(biāo)文號、落實責(zé)任者、裱糊和掃描修復(fù)等。1．第一階段是整理解放以前的檔案。從散亂待毀的文件資料中整理712．第二階段是整理1949年-1956年業(yè)已初步鑒定過的檔案復(fù)制目錄結(jié)合卷內(nèi)文件進行復(fù)審鑒定、拆卷、合并、擬題、裱糊、掃描修復(fù)。裝訂時將案卷變右邊裝訂為左邊裝訂。3．第三階段是整理1957年-1980的檔案。根據(jù)其自身的具體情況，全部拆卷，并對文件進行直接的審查鑒定分類和組卷整理，依據(jù)院有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真填寫文書檔案的初審復(fù)審鑒定意見。2．第二階段是整理1949年-1956年業(yè)已初步鑒定過的檔案724．第四階段是組卷、裝訂、標(biāo)引階段。對經(jīng)過鑒定后的文件材料按年度-問題-保管期限分類組卷、抄寫文件目錄、裝訂、擬寫案卷標(biāo)題、著錄標(biāo)引等。共組卷530卷。其中436卷進院檔案館保存。5．第五階段是計算機錄入打印階段，共錄入6577條。打印案卷、全引目錄近6000多張。4．第四階段是組卷、裝訂、標(biāo)引階段。對經(jīng)過鑒定后的文件材料按736．第六階段是對重要的文件資料進行掃描備份留存。通過這次檔案進館工作，對庫藏檔案、文件資料做了一次徹底的清理，全面系統(tǒng)了解本單位的檔案內(nèi)容。在鑒定整理過程中，發(fā)現(xiàn)了一些以前未發(fā)現(xiàn)的珍貴資料。其中有紫臺前身國立中央研究院天文研究所的文件，上海徐家匯、佘山觀象臺、北京天文臺籌備處、天津緯度站、青島觀象臺等隸屬于紫臺時期的文件。

6．第六階段是對重要的文件資料進行掃描備份留存。通過這次檔案74從散在的文件資料中整理出解放前1938年至1948年國立中央研究院天文研究所的文件522件，組卷20卷。其中有國立中央研究院院長蔡元培和著名科學(xué)家吳學(xué)周、余青松、張鈺哲、周培源、陳遵媯、戴文賽等的親筆文書和信件。我們對80年前所有的珍貴文件資料都進行掃描刻錄留存。

從散在的文件資料中整理出解放前1938年至1948年國立中央75在檔案鑒定整理工作中易出現(xiàn)的幾個問題，應(yīng)引起我們的注意。1．文件題名的擬寫。我臺解放以前的文件沒有題名，全部要檔案人員擬寫。我們知道一般文件標(biāo)題是由責(zé)任者—內(nèi)容摘要—文種三部分組成。困難的是以領(lǐng)導(dǎo)個人名義寫的報告、信件、文件沒有責(zé)任者，用三個圈表示。這就需要我們考證歷史，了解當(dāng)時的所長是誰，比對筆跡，確定責(zé)任者。文件內(nèi)容要高度概括，文種標(biāo)引要準(zhǔn)確，并加“[]”括號。在檔案鑒定整理工作中易出現(xiàn)的幾個問題，應(yīng)引起我們的注意。762．案卷標(biāo)題的擬寫。案卷標(biāo)題也是由責(zé)任者—問題—文種三部分組成。案卷標(biāo)題字?jǐn)?shù)不宜過長，要不然，一是拖沓不能簡明扼要概括卷內(nèi)文件內(nèi)容，二是錄入計算機目錄表格拉長變形。這就要求我們熟悉卷內(nèi)文件內(nèi)容，用精煉的語言對卷內(nèi)文件內(nèi)容進行高度概括。多個責(zé)任者不必一一列出，標(biāo)出一兩個主要責(zé)任者后用“等”字省略。2．案卷標(biāo)題的擬寫。案卷標(biāo)題也是由責(zé)任者—問題—