物業(yè)程文件控制程序

本文格式為Word版，下載可任意編輯——物業(yè)程文件控制程序物業(yè)程：文件操縱程序之相關(guān)制度和職責(zé)，物業(yè)程序文件:文件操縱程序1.0目的通過(guò)對(duì)質(zhì)量體系文件和資料的操縱管理,確保其有嚴(yán)格的分類、編號(hào)、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、管理和更改的規(guī)定。2.0范圍適用于全體質(zhì)量體系文件、資料...

物業(yè)程序文件:文件操縱程序

1.0目的

通過(guò)對(duì)質(zhì)量體系文件和資料的操縱管理,確保其有嚴(yán)格的分類、編號(hào)、審核、批準(zhǔn)、

發(fā)放、管理和更改的規(guī)定。

2.0范圍

適用于全體質(zhì)量體系文件、資料的管理和操縱。各單位是指各部門和各管理處的統(tǒng)稱。

3.0職責(zé)

3.1質(zhì)管部對(duì)各單位質(zhì)量體系文件的操縱舉行指導(dǎo)和監(jiān)控。

3.2各單位文件管理員負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件和資料的接收、分類、編號(hào)、整理、存檔、更改及發(fā)放等工作。

4.0程序

4.1質(zhì)量體系文件和資料的制定、審核、批準(zhǔn)

4.1.1公司全體質(zhì)量體系文件和資料的制定、審核、批準(zhǔn)按以下規(guī)定執(zhí)行。

序號(hào)文件名稱文件級(jí)別制定及修改審核批準(zhǔn)

1質(zhì)量手冊(cè)一級(jí)質(zhì)管部管理者代表總經(jīng)理

2程序文件二級(jí)質(zhì)管部質(zhì)管部主管管理者代表

3作業(yè)指導(dǎo)書三級(jí)各部門部門主管主管領(lǐng)導(dǎo)

部門管理手冊(cè)三級(jí)各部門部門主管主管領(lǐng)導(dǎo)

管理處工作手冊(cè)三級(jí)各管理處管理處經(jīng)理管理者代表

4質(zhì)量記錄表格四級(jí)相關(guān)單位單位主管單位主管

5法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)等外來(lái)文件五級(jí)外部機(jī)構(gòu)單位主管單位主管

4.2質(zhì)量體系文件和資料的發(fā)放

4.2.1質(zhì)量手冊(cè)的《文件發(fā)放名單》由總經(jīng)理審批,由質(zhì)管部建立發(fā)放記錄。

4.2.2程序文件的發(fā)放名單由質(zhì)管部確定,并建立發(fā)放記錄。

4.2.3作業(yè)指導(dǎo)書由相關(guān)制定單位確定發(fā)放名單,并建立發(fā)放記錄。

4.2.4工程類標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)圖樣等由工程部建檔、編號(hào),設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)、圖紙等由工程部負(fù)責(zé)管理。法規(guī)和條例由質(zhì)管部操縱,蓋受控章發(fā)放,文件管理人員建立文件發(fā)放的記錄。

4.2.5法律法規(guī)類文件由質(zhì)管部負(fù)責(zé)收集,對(duì)收集到的文件組織相關(guān)人員舉行識(shí)別,確定其時(shí)效性和發(fā)放范圍等。

4.2.6以上文件的發(fā)放處境應(yīng)由相關(guān)單位人員填寫《發(fā)放記錄》,各部門只需在《發(fā)放記錄》上簽字即可,管理處應(yīng)在收文后2日內(nèi)填寫《收文記錄》。

4.2.7文件使用人員務(wù)必使用封面加蓋紅色受控章的受控文件。

4.3質(zhì)量體系文件和資料的保管。

4.3.1質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、部門的工作手冊(cè)、工程管理方案、質(zhì)量記錄表格及法規(guī)、國(guó)家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)類(工程、設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)類文件除外)文件的原件,由發(fā)出部門專人保存,并在質(zhì)管部備案一份復(fù)印件。文件保管人與持有人應(yīng)合理保管文件,不得肆意損壞、復(fù)印、拷盤及損失。

4.3.2對(duì)各級(jí)文件的管理,各單位均應(yīng)建立相應(yīng)的《文件清單》,其內(nèi)容應(yīng)實(shí)時(shí)更新。

4.3.3存檔作廢文件在封面加蓋"作廢章"。

4.4質(zhì)量體系文件和資料的有效性操縱

4.4.1為確保公司質(zhì)量體系文件和資料的有效性能夠得到操縱,對(duì)其采用版本號(hào)、修改狀態(tài)

號(hào)操縱最新版本。版本號(hào)用A、B、C……表示第一、其次、第三版……;用0、1、2……

表示未經(jīng)修改、第一、其次次修改……。當(dāng)本冊(cè)內(nèi)容有三分之二以上的章節(jié)發(fā)生修改

或運(yùn)行三年后,在本冊(cè)文件需更改的即由A版升B版、B版升C版等依次執(zhí)行。

4.4.2相關(guān)部門在文件更改后,將最新更改頁(yè)及修改記錄發(fā)放至受控文件部門,并將原頁(yè)蓋作廢章收回,留存一份存檔,其余銷毀。

4.5質(zhì)量體系文件和資料的更改

4.5.1文件的更改可由公司各級(jí)人員根據(jù)文件實(shí)施處境向有關(guān)部門提出更改觀法,責(zé)任部門主管確定更改觀法并執(zhí)行,填寫《文件修改記錄》報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

4.5.2質(zhì)量體系文件和資料的更改一般由原審批人批準(zhǔn),如因特殊處境務(wù)必獲得審批的需供依據(jù)的背景資料,以保證更改的適合性。

4.6質(zhì)量