關(guān)于企業(yè)檔案材料的收集與整理課件

關(guān)于企業(yè)檔案材料的收集歸檔與整理山東省檔案局趙林關(guān)于企業(yè)檔案材料的收集歸檔與整理山東省檔案局趙林1依法治檔科學(xué)管理依法治檔科學(xué)管理2關(guān)于企業(yè)檔案工作的幾個(gè)問(wèn)題

一、檔案、企業(yè)檔案、企業(yè)檔案工作二、關(guān)于企業(yè)檔案工作的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系三、企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置四、企業(yè)文件材料的收集歸檔與要求五、做好歸檔文件材料收集歸檔工作的具體措施。六、企業(yè)檔案的整理關(guān)于企業(yè)檔案工作的幾個(gè)問(wèn)題一、檔案、企業(yè)檔案、企業(yè)檔案工作3第一部分檔案、企業(yè)檔案、企業(yè)檔案工作（一）檔案（二）企業(yè)檔案（三）企業(yè)檔案工作第一部分檔案、企業(yè)檔案、企業(yè)檔案工作（一）檔案4（一）檔案

《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定：檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（一）檔案

《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定：檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)5（二）企業(yè)檔案國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)貿(mào)委、國(guó)家計(jì)委頒發(fā)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》是這樣來(lái)定義企業(yè)檔案的概念的：本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。（二）企業(yè)檔案國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)貿(mào)委、國(guó)家計(jì)委頒發(fā)《企業(yè)檔案61．企業(yè)檔案的理解

這一定義包含了企業(yè)檔案的四個(gè)要素：(1)企業(yè)檔案的來(lái)源檔案來(lái)源于人們的社會(huì)活動(dòng)，企業(yè)檔案來(lái)源于企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)。上至宏觀經(jīng)濟(jì)規(guī)劃，下至具體的生產(chǎn)調(diào)度細(xì)節(jié)，直接記錄了企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與管理活動(dòng)。企業(yè)的活動(dòng)，具體來(lái)說(shuō)，包括企業(yè)黨群、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品生產(chǎn)和開發(fā)、財(cái)務(wù)管理、科研、設(shè)備儀器管理、基建和技術(shù)改造、干部職工個(gè)人管理等活動(dòng)。那么，以上各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部文件材料就是企業(yè)的所有檔案。企業(yè)文件材料歸檔歸的就是這十類活動(dòng)產(chǎn)生的文件材料，也就是企業(yè)的歸檔范圍，我們?cè)谙旅孢€要講到。(2)企業(yè)檔案的條件不是所有的活動(dòng)記錄都需要、都可能轉(zhuǎn)化為檔案。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的文件材料要轉(zhuǎn)化成為檔案，一般需要三個(gè)條件：第一，必須是辦理完畢的文件。正在承辦中的文件不是檔案，這些文件具有現(xiàn)行效用，要等它辦理完畢后，才能作為檔案保存起來(lái)，以備今后查考利用。所謂辦理完畢的文件，是指文件的處理程序和文件辦理的事情已經(jīng)完畢。第二，必須是具有一定保存價(jià)值的文件。由于工作需要而形成的文件數(shù)量是相當(dāng)龐大的，這些文件隨著工作的結(jié)束將會(huì)失去它的現(xiàn)行效用，有的對(duì)今后工作無(wú)參考作用，沒(méi)有保存價(jià)值，于是這部份文件便被淘汰了。而那些對(duì)今后仍有查考、利用價(jià)值的文件則要作為檔案保存下來(lái)。第三，必須是按照一定的程序集中保存起來(lái)的文件。文件不能就地轉(zhuǎn)化為檔案，人們要把平時(shí)形成的文件經(jīng)過(guò)挑選和集中，按照一定的特點(diǎn)和規(guī)律組合起來(lái)，才能成為檔案。1．企業(yè)檔案的理解

這一定義包含了企業(yè)檔案的四個(gè)要素：7(3)企業(yè)檔案的載體檔案是以制成材料為載體的，其形式是多種多樣的。檔案的制成材料有紙張、膠片、磁帶、光盤等；記錄方法有手寫、印刷、攝錄等；表達(dá)方式有文字、圖表、聲音、影像等。檔案的形式隨著社會(huì)信息處理技術(shù)的不斷發(fā)展，在不斷地發(fā)展變化(3)企業(yè)檔案的載體82.從科技資料、科技檔案到企業(yè)檔案—從名稱的演進(jìn)看我們企業(yè)檔案工作的發(fā)展。其實(shí)，關(guān)于企業(yè)檔案這個(gè)概念的認(rèn)識(shí)，人們有一個(gè)不斷深化的過(guò)程。在建國(guó)初期，人們對(duì)企業(yè)檔案的認(rèn)識(shí)基本上處于感性認(rèn)識(shí)階段，籠統(tǒng)地把科技檔案稱之為“技術(shù)資料”，后開始上升為科技檔案，以此同企業(yè)的文書檔案來(lái)對(duì)應(yīng)，直至1987年，才開始把二者統(tǒng)一起來(lái)，再加上企業(yè)其他門類的檔案，統(tǒng)稱企業(yè)檔案?，F(xiàn)在我們回顧一下國(guó)家關(guān)于科技檔案和企業(yè)檔案這兩個(gè)名稱的演進(jìn)。2.從科技資料、科技檔案到企業(yè)檔案—從名稱的演進(jìn)看我們企業(yè)檔9

①在建國(guó)初期，直至1957年9月，國(guó)務(wù)院第57次全體會(huì)議批準(zhǔn)發(fā)布的《關(guān)于改進(jìn)檔案、資料工作的方案》，是第一個(gè)為建立和加強(qiáng)科技檔案工作而制發(fā)的文件。從這個(gè)文件的名稱我們可以看出，在當(dāng)時(shí)，人們還是把檔案與技術(shù)資料作為一個(gè)整體而談的，把科技檔案叫做技術(shù)資料，或技術(shù)檔案資料，當(dāng)時(shí)的檔案員也有叫資料員的。②1959年12月召開的技術(shù)檔案大連現(xiàn)場(chǎng)會(huì)，通過(guò)討論，大家的認(rèn)識(shí)有了質(zhì)的飛躍，基本上抓住了科技檔案的本質(zhì)，形成并第一次提出了科學(xué)技術(shù)檔案的概念，發(fā)布了我國(guó)科技檔案工作第一個(gè)較為完備的法規(guī)性文件—(技術(shù)檔案室暫行通則》，成為我國(guó)國(guó)家規(guī)模的科技檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的重要標(biāo)志;

①在建國(guó)初期，直至1957年9月，國(guó)務(wù)院第57次全體會(huì)議批10③1987年國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)委、國(guó)家計(jì)委，根據(jù)國(guó)務(wù)院有關(guān)文件精神制發(fā)了《國(guó)營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》(以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》)，第一次提出并表述了企業(yè)檔案的概念:即“企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。其構(gòu)成是以科技檔案為主體，包括計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營(yíng)銷售、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團(tuán)工作等方面的檔案?！彼?guī)定了企業(yè)檔案工作的宏觀范圍和原則，明確了企業(yè)檔案是以科技檔案為主體。將過(guò)去單純地強(qiáng)調(diào)科技檔案、文書檔案上升到對(duì)各種企業(yè)檔案的管理，成為企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展過(guò)程中具有里程碑意義的一個(gè)法規(guī)文件。③1987年國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)委、國(guó)家計(jì)委，根據(jù)國(guó)務(wù)院有關(guān)文11④這個(gè)規(guī)定在實(shí)行了十多年后，經(jīng)過(guò)修改，國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)貿(mào)委、國(guó)家計(jì)委于2002年7月22日聯(lián)合下發(fā)，改稱《企業(yè)檔案管理規(guī)定》。⑤為了規(guī)范企業(yè)檔案的管理，國(guó)家檔案局、國(guó)務(wù)院國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)2004年1月20日發(fā)布《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》，對(duì)于企業(yè)檔案的歸檔范圍與要求作了具體規(guī)定，這也是我們今天這節(jié)課的重點(diǎn)。④這個(gè)規(guī)定在實(shí)行了十多年后，經(jīng)過(guò)修改，國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)貿(mào)委12從上面我們可以看出，無(wú)論在法規(guī)制定還是在政策發(fā)布上，都清晰地體現(xiàn)出國(guó)家的視線正逐步從企業(yè)的技術(shù)資料、科技檔案過(guò)渡到了企業(yè)檔案。撇開其他，即使僅僅從技術(shù)資料、“科技檔案”到“企業(yè)檔案”，標(biāo)志著企業(yè)檔案管理的范圍擴(kuò)大，同時(shí)也標(biāo)志著企業(yè)檔案由分散的文書檔案、科技檔案管理，走向集中統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理，真正實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中管理”的原則。從上面我們可以看出，無(wú)論在法規(guī)制定還是在政策發(fā)布上，都13（三）企業(yè)檔案工作（三）企業(yè)檔案工作141．企業(yè)檔案工作的基本內(nèi)容檔案工作的基本內(nèi)容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、等六項(xiàng)工作（也有八項(xiàng)工作之說(shuō)，另加檢索、編研），通常稱為檔案工作的六個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。企業(yè)檔案工作也是如此。①收集。②整理。③鑒定。④保管。⑤統(tǒng)計(jì)。⑥利用。1．企業(yè)檔案工作的基本內(nèi)容檔案工作的基本內(nèi)容包括檔案的收集、152．企業(yè)檔案工作基本原則

企業(yè)檔案工作的基本原則:“應(yīng)貫徹統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，對(duì)各種門類和載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于各方面對(duì)檔案的有效利用?！雹窠y(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理企業(yè)內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)要對(duì)本企業(yè)的檔案工作實(shí)行歸口管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度，對(duì)企業(yè)的全部檔案實(shí)施綜合管理。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的檔案，必須由企業(yè)設(shè)立的檔案室集中管理，不得由各部門或個(gè)人分散保存。各單位已經(jīng)保存若干年的并且需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保存的檔案，必須要移交到各級(jí)各類檔案館集中管理。2．企業(yè)檔案工作基本原則

企業(yè)檔案工作的基本原則:“應(yīng)貫徹統(tǒng)16Ⅱ維護(hù)檔案的完整與完全

（1）維護(hù)檔案的完整。檔案的完整包括數(shù)量完整與質(zhì)量完整兩個(gè)方面：從數(shù)量上說(shuō)，要保證企業(yè)檔案在內(nèi)容上齊全配套，不使應(yīng)集中保管的檔案缺文短頁(yè)，雜亂無(wú)章，能全面反映出企業(yè)工作活動(dòng)面貌，這就是數(shù)量完整。從質(zhì)量上說(shuō)，要求將收集起來(lái)的檔案，按照它們的內(nèi)在聯(lián)系系統(tǒng)地整理，不零亂，能真正系統(tǒng)地反映出企業(yè)工作活動(dòng)面貌，要保持企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，在范圍上應(yīng)涵蓋企業(yè)全部工作活動(dòng)所產(chǎn)生的各種門類、各種形式的檔案文書，嚴(yán)防對(duì)檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。否則，必然導(dǎo)致查考利用的困難，這就是質(zhì)量完整。Ⅱ維護(hù)檔案的完整與完全

（1）維護(hù)檔案的完整。檔案的完整包括17（2）維護(hù)檔案的安全

檔案的安全，包含著檔案實(shí)體安全與檔案內(nèi)容安全二個(gè)方面：檔案實(shí)體安全，就是在檔案管理過(guò)程中，要努力采取科學(xué)措施，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù)，使其免遭損壞，盡量延長(zhǎng)壽命；從內(nèi)容安全上說(shuō)，要加強(qiáng)保密工作，嚴(yán)防企業(yè)檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生，嚴(yán)守企業(yè)檔案中所含的涉密事項(xiàng)，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。企業(yè)檔案的完整與安全是密切聯(lián)系的統(tǒng)一體，只有維護(hù)了企業(yè)檔案的完整而無(wú)遺漏，才能有效地保證企業(yè)檔案的安全；同時(shí)，只有維護(hù)了企業(yè)檔案的安全而無(wú)丟失，才能更好地維護(hù)企業(yè)檔案的完整。（2）維護(hù)檔案的安全

檔案的安全，包含著檔案實(shí)體安全與檔案內(nèi)18Ⅲ便于各方面的利用便于各方面的利用，是企業(yè)檔案工作的最終目的。檔案工作必須為社會(huì)各方面提供檔案服務(wù)，這體現(xiàn)了檔案工作的服務(wù)性質(zhì)，是檔案工作的根本目的，是檢驗(yàn)檔案工作好壞的主要標(biāo)準(zhǔn)，是檔案工作各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)，它支配著檔案工作的全過(guò)程。這種利用首先會(huì)出現(xiàn)在形成檔案的企業(yè)內(nèi)部，以滿足企業(yè)工作本身對(duì)企業(yè)檔案的現(xiàn)實(shí)需求。隨著時(shí)間的推移，這種利用又會(huì)擴(kuò)展到社會(huì)，以滿足社會(huì)對(duì)企業(yè)檔案的廣泛而長(zhǎng)遠(yuǎn)的需求。同時(shí)，這種利用應(yīng)當(dāng)是及時(shí)準(zhǔn)確、切實(shí)有效的。Ⅲ便于各方面的利用便于各方面的利用，是企業(yè)檔案工作的最終目的19第二部分

關(guān)于企業(yè)檔案工作的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系1、檔案法律。指由全國(guó)人大及其常委會(huì)制定的在全國(guó)范圍內(nèi)普遍適用的檔案規(guī)范性文件的總稱，其地位和效力僅次于憲法。目前我國(guó)有關(guān)檔案工作的單行法律只有一部，即六屆全國(guó)人大常委會(huì)1987年制定、八屆全國(guó)人大常委會(huì)1996年修訂的《檔案法》。此外，其他單行法律中有很多有關(guān)檔案的條款，如刑法第329條等?！缎谭ā返?29條搶奪、竊取國(guó)家所有的檔案的，處五年以下有期徒刑或者拘役。違反檔案法的規(guī)定，擅自出賣、轉(zhuǎn)讓國(guó)家所有的檔案，情節(jié)嚴(yán)重的，處三年以下有期徒刑或者拘役。有前兩款行為，同時(shí)又構(gòu)成本法規(guī)定的其他犯罪的，依照處罰較重的規(guī)定定罪處罰。第二部分

關(guān)于企業(yè)檔案工作的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系1、檔案法律。指由全202、檔案行政法規(guī)。指由國(guó)家最高行政機(jī)關(guān)——國(guó)務(wù)院在法定職權(quán)范圍內(nèi)為實(shí)施憲法和法律的規(guī)定制定和發(fā)布的有關(guān)檔案行政管理的規(guī)范性文件的總稱，包括條例、規(guī)定、辦法等，其地位和效力低于憲法和法律。適用于企業(yè)檔案工作的有《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》。2、檔案行政法規(guī)。指由國(guó)家最高行政機(jī)關(guān)——國(guó)務(wù)院在法定職權(quán)范213、國(guó)務(wù)院部門規(guī)章。指依據(jù)法律和行政法規(guī)的規(guī)定，由國(guó)家檔案局單獨(dú)制定頒布或國(guó)家檔案局與有關(guān)部委聯(lián)合制定頒布的有關(guān)檔案工作的規(guī)范性文件的總稱，其地位和效力低于憲法、法律和行政法規(guī)。適用于企業(yè)檔案工作的有國(guó)家檔案局1991年7月4日發(fā)布的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》、國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)貿(mào)委、國(guó)家計(jì)委2002年7月22日聯(lián)合下發(fā)的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、國(guó)家檔案局、國(guó)務(wù)院國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)2004年1月20日發(fā)布實(shí)施的《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》、國(guó)家檔案局2005年5月8日發(fā)布的《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)的意見(jiàn)》。3、國(guó)務(wù)院部門規(guī)章。指依據(jù)法律和行政法規(guī)的規(guī)定，由國(guó)家檔案局22以上有關(guān)企業(yè)檔案工作的法津、法規(guī)與規(guī)章具有強(qiáng)制性，企業(yè)必須執(zhí)行，不僅是企業(yè)檔案部門要執(zhí)行，而且要求企業(yè)法人必須要執(zhí)行。以上有關(guān)企業(yè)檔案工作的法津、法規(guī)與規(guī)章具有強(qiáng)制性，企業(yè)必須執(zhí)234、標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)終究是自主經(jīng)營(yíng)、自我發(fā)展、自我完善的主體，從檔案工作來(lái)講，企業(yè)根據(jù)自己的情況，有權(quán)制定適合自己業(yè)務(wù)的一些規(guī)定。我們從為企業(yè)服務(wù)的角度出發(fā)，把有些涉及企業(yè)檔案業(yè)務(wù)方面的文件，用標(biāo)準(zhǔn)的形式來(lái)發(fā)布，如《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）《工業(yè)企業(yè)檔案分類編號(hào)規(guī)則》等。另外還有一些關(guān)于重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理、照片檔案、會(huì)計(jì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。等。標(biāo)準(zhǔn)是屬于推薦性的，企業(yè)可以執(zhí)行，也可以不執(zhí)行，也可以結(jié)合自己的特點(diǎn)進(jìn)行修改、補(bǔ)充，結(jié)合自己的實(shí)際情況來(lái)執(zhí)行。4、標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)終究是自主經(jīng)營(yíng)、自我發(fā)展、自我完善的主體，從檔245．文件。以文件、通知或加強(qiáng)意見(jiàn)的形式下發(fā)，這類文件約束力更小一點(diǎn)。由于考慮到企業(yè)的改革步伐很快，企業(yè)檔案工作面臨很多新問(wèn)題，但是有些問(wèn)題不一定在三、五年就拿出一個(gè)法規(guī)、規(guī)章之類的文件。因?yàn)榻K究實(shí)踐發(fā)展還很不成熟，如電子文件，現(xiàn)在各單位對(duì)電子文件的管理可能都不太一樣，到底信息發(fā)展將來(lái)是個(gè)什么情況，現(xiàn)在還很難預(yù)測(cè)，企業(yè)的電子文件將來(lái)有哪些狀態(tài)現(xiàn)在也很難把握。為慎重起見(jiàn)，現(xiàn)在出臺(tái)這方面的法規(guī)、規(guī)章為時(shí)過(guò)早，但又不能在這一時(shí)期對(duì)電子文件管理上出現(xiàn)空白，國(guó)家檔案局要有一些相應(yīng)的要求，這方面工作就要以文件的形式來(lái)表示。

以上這些檔案法律、法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)、文件是我們從事企業(yè)檔案工作的主要依據(jù)。5．文件。以文件、通知或加強(qiáng)意見(jiàn)的形式下發(fā)，這類文件約束力更25第三部分企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置1．檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置的自主性。檔案機(jī)構(gòu)是開展檔案工作最基本的條件，沒(méi)有檔案機(jī)構(gòu)就無(wú)法正常健康地開展檔案工作。檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置要與單位的工作相適應(yīng)、要與依法履行檔案部門的職責(zé)相適應(yīng)。由于各單位規(guī)模大小和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的范圍不一，不能硬性制訂檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)。故《企業(yè)檔案管理規(guī)定》只是規(guī)定企業(yè)應(yīng)遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門或人員等。一般來(lái)說(shuō)，大中型企業(yè)形成的檔案文件材料多，企業(yè)的部門和所屬機(jī)構(gòu)（含異地、跨省、跨國(guó)的機(jī)構(gòu)）多，檔案管理和檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)任務(wù)重，不設(shè)立由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人直接領(lǐng)導(dǎo)的企業(yè)一級(jí)機(jī)構(gòu)，是難以勝任的。所以設(shè)置了直屬企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案處、檔案科、檔案館。小型企業(yè)檔案工作可由辦公室兼管，不設(shè)獨(dú)立的檔案部門，只設(shè)檔案室。另外，還有一些企業(yè)設(shè)置檔案、圖書、情報(bào)一體化的機(jī)構(gòu)，有的叫檔案信息中心，有的叫檔案情報(bào)中心。不管怎么樣設(shè)置，只要能有效地行使檔案機(jī)構(gòu)的檔案實(shí)體管理和檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督職能就可以。第三部分企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置1．檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置的自主性。262．企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的職責(zé)

一是制度建設(shè)?！镀髽I(yè)檔案管理規(guī)定》規(guī)定，企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)要“貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度”；二是檔案實(shí)體管理。《企業(yè)檔案管理規(guī)定》規(guī)定，企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)要“統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作”；三是業(yè)務(wù)指導(dǎo)?！镀髽I(yè)檔案管理規(guī)定》規(guī)定，企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)要“指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作”；四是監(jiān)督指導(dǎo)?！镀髽I(yè)檔案管理規(guī)定》規(guī)定，企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)要“監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)(含境外機(jī)構(gòu))的檔案工作”。所以說(shuō)，一個(gè)企業(yè)的檔案機(jī)構(gòu)是不是稱職，那就要看看是不是很好地履行了以上四種職能。2．企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的職責(zé)

一是制度建設(shè)?！镀髽I(yè)檔案管理規(guī)定》規(guī)273．企業(yè)檔案管理人員基本要求根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》第六條規(guī)定，企業(yè)檔案工作人員應(yīng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。3．企業(yè)檔案管理人員基本要求根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》第六條規(guī)284．企業(yè)檔案工作流程檔案行政部門或行業(yè)主管部門指導(dǎo)監(jiān)督企業(yè)檔案部門指導(dǎo)文書部門或業(yè)務(wù)部門移交企業(yè)檔案部門提供利用企業(yè)內(nèi)各部門和社會(huì)4．企業(yè)檔案工作流程檔案行政部門或行業(yè)主管部門29第四部分企業(yè)文件材料的收集歸檔與要求（一）歸檔、企業(yè)文件材料（二）歸檔文件材料的要求第四部分企業(yè)文件材料的收集歸檔與要求（一）歸檔、企業(yè)文件材料30（一）歸檔、企業(yè)文件材料1.定義企業(yè)文件材料：是指企業(yè)自籌建以來(lái)各種活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的記錄。歸檔：辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過(guò)程。（一）歸檔、企業(yè)文件材料1.定義312.對(duì)歸檔文件材料的理解一是時(shí)間限制。是指自籌建以來(lái)，它既包括（1）企業(yè)籌備、設(shè)立過(guò)程中形成的文件材料。（2）企業(yè)運(yùn)營(yíng)中形成的文件材料。還包括（3）企業(yè)合并、重組、分立、解散和破產(chǎn)等產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料。二是活動(dòng)的多樣性。指各種活動(dòng)，既有黨群、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等工作，還有產(chǎn)品生產(chǎn)或開發(fā)工作、科學(xué)技術(shù)研究工作、基本建設(shè)和技術(shù)改造工作、設(shè)備儀器管理工作、會(huì)計(jì)工作、干部職工管理等；三是具有保存價(jià)值。由于工作需要而形成的文件數(shù)量是相當(dāng)龐大的，這些文件隨著工作的結(jié)束將會(huì)失去它的現(xiàn)行效用，有的對(duì)今后工作無(wú)參考作用，沒(méi)有保存價(jià)值，于是這部份文件便被淘汰了。而那些對(duì)今后仍有查考、利用價(jià)值的文件則要作為檔案保存下來(lái)。2.對(duì)歸檔文件材料的理解一是時(shí)間限制。是指自籌建以來(lái)，它既包32四是載體的多樣性。是指各種載體形式，檔案的制成材料有紙張、膠片、磁帶、光盤等；記錄方法有手寫、印刷、攝錄等；表達(dá)方式有文字、圖表、聲音、影像等。歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。五是必須是辦理完畢的文件。正在承辦中的文件不是檔案，這些文件具有現(xiàn)行效用，要等它辦理完畢后，才能作為檔案保存起來(lái)，以備今后查考利用。所謂辦理完畢的文件，是指文件的處理程序和文件辦理的事情已經(jīng)完畢。六是要經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理的文件材料。文件不能地轉(zhuǎn)化為檔案，人們要把平時(shí)形成的文件經(jīng)過(guò)挑選和集中，按照一定的特點(diǎn)和規(guī)律組合起來(lái)，才能成為檔案。四是載體的多樣性。是指各種載體形式，檔案的制成材料有紙張、膠33（二）歸檔文件材料的要求1.要求《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》第三條規(guī)定指出，保證歸檔文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。也就是說(shuō)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)是歸檔文件材料的四個(gè)具體要求。齊全是指文件材料不同的版本、稿次要全；完整是指反映同一問(wèn)題或方面的文件材料收集要全面；準(zhǔn)確是指文件材料是實(shí)際的真實(shí)反映，圖物相符，文電一致；系統(tǒng)是指同類事物各個(gè)時(shí)期、各個(gè)階段的文件材料按一定秩序和內(nèi)在聯(lián)系組合為一體。（二）歸檔文件材料的要求1.要求342.體現(xiàn)要求的三個(gè)具體指標(biāo)①歸檔率歸檔率=實(shí)際歸檔項(xiàng)目數(shù)/應(yīng)歸檔項(xiàng)目總數(shù)×100%。歸檔項(xiàng)目總數(shù)可以根據(jù)企業(yè)工作計(jì)劃和總結(jié)或部門工作計(jì)劃和總結(jié)來(lái)確定，實(shí)際歸檔項(xiàng)目數(shù)可以看檔案部門實(shí)際歸檔的項(xiàng)目來(lái)確定。②完整率完整率=每個(gè)已歸檔項(xiàng)目中實(shí)際有的檔案材料的份數(shù)/每個(gè)已歸檔項(xiàng)目中應(yīng)當(dāng)有的檔案材料的總份數(shù)×100%。可根據(jù)工作流程中每個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)該產(chǎn)生的文件材料數(shù)量之和來(lái)確定每個(gè)已歸檔項(xiàng)目中應(yīng)當(dāng)有的檔案材料的總份數(shù)，根據(jù)檔案部門實(shí)際歸檔的這個(gè)項(xiàng)目檔案材料的份數(shù)來(lái)確定每個(gè)已歸檔項(xiàng)目中實(shí)際有的檔案材料的份數(shù)。③準(zhǔn)確率準(zhǔn)確率=每個(gè)已歸檔項(xiàng)目中實(shí)際準(zhǔn)確的檔案材料的份數(shù)/每個(gè)已歸檔項(xiàng)目中應(yīng)當(dāng)有的檔案材料的總份數(shù)×100%。其分母數(shù)與完整率的分母數(shù)一致，分子數(shù)是在這個(gè)項(xiàng)目檔案準(zhǔn)確的份數(shù)。需要根據(jù)實(shí)際項(xiàng)目的變更情況去抽查保存的檔案狀況。2.體現(xiàn)要求的三個(gè)具體指標(biāo)①歸檔率35第五部分做好歸檔文件材料收集歸檔工作的具體措施?！耙欢奈辶こ獭?。一是指要建立一個(gè)責(zé)任追究制度，二是二個(gè)四，即四參加與四同步，三是三個(gè)納入，四是四個(gè)明確，五是五個(gè)注意，六是要查清企業(yè)檔案的六個(gè)來(lái)源。第五部分做好歸檔文件材料收集歸檔工作的具體措施?！耙欢?6（一）要建立一個(gè)企業(yè)檔案工作責(zé)任追究制度。

《企業(yè)檔案管理規(guī)定》第十九條指出，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，依法進(jìn)行處理。（一）要建立一個(gè)企業(yè)檔案工作責(zé)任追究制度。

《企業(yè)檔案管理規(guī)37（二）要做好兩個(gè)四,即“四同步”、“四參加”。

1.“四同步”下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步；檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料形成情況同步；驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件材料同步；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)項(xiàng)目與檔案部門出具項(xiàng)目文件材料歸檔情況證明同步。2.“四參加”檔案部門或人員參加產(chǎn)品鑒定會(huì)；科研課題審定會(huì)；基建項(xiàng)目驗(yàn)收會(huì)；設(shè)備開箱驗(yàn)收會(huì)（或引進(jìn)項(xiàng)目接收會(huì)）。（二）要做好兩個(gè)四,即“四同步”、“四參加”。

1.“四同步38（三）要做好“三納入”

“三納入”將檔案工作納入到領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程；納入到各項(xiàng)工作計(jì)劃；納入到有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制中：檔案部門應(yīng)根據(jù)“三納入”的要求，在具體的工作中針對(duì)檔案材料的收集做出一些具體的規(guī)定：機(jī)構(gòu)變動(dòng)前提出檔案的收集要求，規(guī)定檔案的處置意見(jiàn)；對(duì)人員流動(dòng)提出文件材料的交接。公派出差，文件材料沒(méi)有歸檔不能報(bào)銷；制定圖紙和電子文件的更改制度，沒(méi)有檔案部門的認(rèn)可，圖紙和電子文件不能更改等。（三）要做好“三納入”

“三納入”39（四）要做到四個(gè)明確1.要明確歸檔范圍2.要明確歸檔時(shí)間3.要明確歸檔份數(shù)4.明確歸檔要求與手續(xù)（四）要做到四個(gè)明確1.要明確歸檔范圍401.要明確歸檔范圍企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)列入歸檔范圍（見(jiàn)附件《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔范圍》）。1.要明確歸檔范圍企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程41《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔范圍》）一、黨群工作形成的文件材料（一）黨務(wù)綜合性工作、黨員代表大會(huì)或黨組織其他有關(guān)會(huì)議。（二）黨組織建設(shè)、黨員和黨員干部管理、黨紀(jì)監(jiān)察工作、重要政治活動(dòng)或事件。（三）宣傳及思想政治工作、企業(yè)文化和精神文明建設(shè)、統(tǒng)戰(zhàn)工作。（四）職工代表大會(huì)、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作、女工工作。（五）專業(yè)學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)工作，群眾團(tuán)體活動(dòng)。二、行政管理工作形成的文件材料（一）企業(yè)籌備期的可行性研究、申請(qǐng)、批準(zhǔn)，企業(yè)章程。（二）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子（包括董事會(huì)、股東會(huì)、監(jiān)事會(huì)和經(jīng)理層，下同）構(gòu)成及變更，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)及變更。（三）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子活動(dòng)。（四）綜合性行政事務(wù)，企業(yè)事務(wù)公開，文秘、機(jī)要、保密、信訪工作，印鑒的管理。（五）法律事務(wù)，紀(jì)檢監(jiān)察，公證工作。（六）審計(jì)工作。（七）職工人事管理，勞動(dòng)合同管理，勞動(dòng)工資和社會(huì)保險(xiǎn)，職務(wù)任免，職稱評(píng)聘。（八）職工教育與培訓(xùn)工作。（九）醫(yī)療衛(wèi)生工作。（十）后勤福利，住房管理。（十一）公安保衛(wèi)，綜合治理，防范自然災(zāi)害。（十二）外事工作。《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔范圍》）一、黨群工作形成的文件材料42三、經(jīng)營(yíng)管理工作形成的文件材料（一）企業(yè)改革，經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決策。（二）計(jì)劃管理，責(zé)任制管理，各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，企業(yè)綜合性統(tǒng)計(jì)分析。（三）資產(chǎn)管理，房地產(chǎn)管理，資本運(yùn)作，對(duì)外投資，股權(quán)管理，多種經(jīng)營(yíng)管理，產(chǎn)權(quán)變動(dòng)、清產(chǎn)核資。（四）屬企業(yè)所有的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密及其管理。（五）企業(yè)信用管理，形象宣傳。（六）商務(wù)合同正本及與合同有關(guān)的補(bǔ)充材料，有關(guān)的資信調(diào)查等。（七）財(cái)務(wù)管理，資金管理，成本價(jià)格管理，會(huì)計(jì)管理。（八）物資采購(gòu)、保存、供應(yīng)和流通。（九）經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)管理，服務(wù)質(zhì)量管理。（十）境外項(xiàng)目管理。（十一）招投標(biāo)項(xiàng)目管理。四、生產(chǎn)技術(shù)管理工作形成的文件材料（一）生產(chǎn)準(zhǔn)備、生產(chǎn)組織、調(diào)度工作。（二）質(zhì)量管理，質(zhì)量檢測(cè)和質(zhì)量控制工作。（三）能源管理。（四）企業(yè)管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，科技管理。（五）生產(chǎn)安全，消防工作，交通管理。（六）環(huán)境保護(hù)、檢測(cè)與控制。（七）計(jì)量工作。（八）標(biāo)準(zhǔn)化工作。（九）檔案、圖書、情報(bào)工作。三、經(jīng)營(yíng)管理工作形成的文件材料43五、產(chǎn)品生產(chǎn)或業(yè)務(wù)開發(fā)工作形成的文件材料A工業(yè)企業(yè)（一）產(chǎn)品的市場(chǎng)調(diào)研、立項(xiàng)論證、設(shè)計(jì)。（二）產(chǎn)品的工藝、工裝、試制、加工制造。（三）產(chǎn)品的檢驗(yàn)、包裝。（四）產(chǎn)品的銷售與售后服務(wù)。（五）產(chǎn)品鑒定、評(píng)優(yōu)。（六）產(chǎn)品質(zhì)量事故分析及處理。B非工業(yè)企業(yè)（一）業(yè)務(wù)項(xiàng)目的研發(fā)與形成。（二）業(yè)務(wù)項(xiàng)目的經(jīng)營(yíng)。（三）業(yè)務(wù)項(xiàng)目的保障與監(jiān)督。六、科學(xué)技術(shù)研究工作形成的文件材料（一）、科研項(xiàng)目的調(diào)研、申報(bào)立項(xiàng)。（二）、科研項(xiàng)目的研究、試驗(yàn)。（三）、科研項(xiàng)目的總結(jié)、鑒定。（四）、科研項(xiàng)目的報(bào)獎(jiǎng)、推廣應(yīng)用。五、產(chǎn)品生產(chǎn)或業(yè)務(wù)開發(fā)工作形成的文件材料44七、基本建設(shè)和技術(shù)改造工作形成的文件材料（一）基建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目的可行性研究、立項(xiàng)、勘探、測(cè)繪、招標(biāo)、投標(biāo)、征遷工作，以及建設(shè)單位項(xiàng)目管理工作。（二）基建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目的設(shè)計(jì)。（三）基建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目的施工。（四）基建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目的監(jiān)理。（五）基建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目的竣工和驗(yàn)收。（六）基建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目的評(píng)獎(jiǎng)、創(chuàng)優(yōu)。（七）基建項(xiàng)目的使用、維修、改建、擴(kuò)建。（八）事故分析和處理。八、設(shè)備儀器管理形成的文件材料（一）購(gòu)置設(shè)備、儀器的立項(xiàng)審批，購(gòu)置合同。（二）設(shè)備、儀器的開箱驗(yàn)收或接收。（三）設(shè)備、儀器的安裝調(diào)試。（四）設(shè)備、儀器的使用、維護(hù)和改造、報(bào)廢。（五）事故分析和處理。七、基本建設(shè)和技術(shù)改造工作形成的文件材料45九、會(huì)計(jì)工作形成的文件材料（一）會(huì)計(jì)憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告及報(bào)表。（四）其他文件材料。十、職工個(gè)人管理形成的文件材料（一）職工（包括離退休職工、死亡職工）的履歷材料。（二）職工的鑒定、考核。（三）職工的專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘。（四）職工的獎(jiǎng)勵(lì)與處分。（五）職工的工資、保險(xiǎn)、福利待遇等。（六）職工的培訓(xùn)與崗位技能評(píng)定等。（七）其他記載個(gè)人重要社會(huì)活動(dòng)的文件材料。十一、其他對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的文件材料。九、會(huì)計(jì)工作形成的文件材料462.要明確歸檔時(shí)間要具體問(wèn)題具體分析:(1)管理性文件材料。主要是黨群工作類、行政管理類、生產(chǎn)管理類、經(jīng)營(yíng)管理類文件材料，這些材料通稱為管理類。企業(yè)各部門形成的管理性文件材料，一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。（2）產(chǎn)品（工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目）、科研、基建項(xiàng)目文件材料類文件材料。其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。2.要明確歸檔時(shí)間要具體問(wèn)題具體分析:47(3)設(shè)備類文件材料。外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。（4）會(huì)計(jì)類文件材料。會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后歸檔，由企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年向檔案部門移交。（5）電子文件。電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。（6）公務(wù)活動(dòng)類。企業(yè)負(fù)責(zé)人和職工因公在外參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在公務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。（7）特殊載體類。磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。(3)設(shè)備類文件材料。48（8）應(yīng)隨時(shí)歸檔的文件材料：（一）變更、修改、補(bǔ)充的文件材料；（二）企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料；（三）企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料；（四）其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。（8）應(yīng)隨時(shí)歸檔的文件材料：493.要明確歸檔份數(shù)歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。比如企業(yè)管理文件材料中的規(guī)章制度、辦法、重要通知等,科技文件材料中的加工或施工的藍(lán)圖、科技研究成果報(bào)告等,可以歸檔1～3份。3.要明確歸檔份數(shù)歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻504.明確歸檔要求與手續(xù)

(1)歸檔要求第一，整理歸檔的文件材料應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求。第二，歸檔的文件材料應(yīng)為原件。因故無(wú)原件的可歸具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。第三，非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。第四，具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。第五，歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。4.明確歸檔要求與手續(xù)

(1)歸檔要求51第六，兩個(gè)以上單位合作完成的項(xiàng)目，主辦單位保存全套文件材料，協(xié)辦單位保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。有合同、協(xié)議規(guī)定的，按其要求執(zhí)行。(2)歸檔手續(xù)第一，各部門的專（兼）職檔案人員應(yīng)檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況，整理完畢并編制移交清冊(cè)，由部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)后向檔案部門移交。重要項(xiàng)目的文件材料移交時(shí)應(yīng)編寫歸檔說(shuō)明。檔案部門接收時(shí)應(yīng)全面檢查歸檔文件材料的質(zhì)量。第二，交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清冊(cè)，并履行簽字手續(xù)，移交清冊(cè)各留一份以備查考。第六，兩個(gè)以上單位合作完成的項(xiàng)目，主辦單位保存全套文件材料52（五）要做到五個(gè)注意（1）檔案室要注意文件的形成。（2）檔案室要注意歸檔職能的劃分。（3）檔案室要注意做好臨時(shí)性的文件收集工作。（4）檔案室要注意加強(qiáng)對(duì)歸檔的宣傳和檔案的日常管理。(5)五要注意歸檔文件材料整理過(guò)程中兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)合。（五）要做到五個(gè)注意（1）檔案室要注意文件的形成。53（六）要查清企業(yè)文件材料的六個(gè)來(lái)源。歸檔文件材料的來(lái)源：第一，本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料；第二，本企業(yè)所屬單位和派出機(jī)構(gòu)（包括境外機(jī)構(gòu)）應(yīng)報(bào)本企業(yè)的文件材料；第三，本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等帶來(lái)的文件材料；第四，本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料；第五，本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料；第六，本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件材料。（六）要查清企業(yè)文件材料的六個(gè)來(lái)源。歸檔文件材料的來(lái)源：54第六部分企業(yè)檔案的整理(一)企業(yè)檔案的分類(二)檔號(hào)的編制第六部分企業(yè)檔案的整理(一)企業(yè)檔案的分類55（一）企業(yè)檔案的分類1．什么叫檔案的分類檔案的分類，就是根據(jù)檔案的相同點(diǎn)和差異點(diǎn)，將檔案區(qū)分為不同類別的邏輯方法。也就是根據(jù)檔案的相同點(diǎn)或相近點(diǎn)，分成一個(gè)個(gè)類別。（一）企業(yè)檔案的分類562．企業(yè)檔案分類的原則（1）以企業(yè)的全部檔案為對(duì)象；

（2）依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點(diǎn)；

（3）保持企業(yè)檔案之間的有機(jī)聯(lián)系；

（4）便于企業(yè)檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。2．企業(yè)檔案分類的原則573．企業(yè)檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)關(guān)于企業(yè)檔案的分類有九個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：即（1）

職能分類標(biāo)準(zhǔn)；（2）

問(wèn)題分類標(biāo)準(zhǔn)；（3）組織機(jī)構(gòu)分類標(biāo)準(zhǔn)；（4）

年度分類標(biāo)準(zhǔn)；（5）

型號(hào)分類標(biāo)準(zhǔn)；（6）

課題分類標(biāo)準(zhǔn)；（7）

工程項(xiàng)目分類標(biāo)準(zhǔn)；（8）

專業(yè)性質(zhì)分類標(biāo)準(zhǔn)；（9）

檔案形式分類標(biāo)準(zhǔn)。3．企業(yè)檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)關(guān)于企業(yè)檔案的分類有九個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：即584．企業(yè)檔案分類的層次（1）不同性質(zhì)的企業(yè)，檔案的分類層次有差異。規(guī)模較小的應(yīng)適當(dāng)簡(jiǎn)化分類層次，可內(nèi)設(shè)一級(jí)；規(guī)模大的層次應(yīng)多一些，可分到三——四級(jí)。

（2）

同一企業(yè)的不同門類的檔案材料，由于工作的性質(zhì)與任務(wù)以及檔案的數(shù)量與規(guī)模不同，分類層次可有區(qū)別。在同一個(gè)企業(yè)的檔案分類體系中，只要條理清晰，標(biāo)識(shí)規(guī)范，即使不同門類檔案的分類層次有一些差異，也不會(huì)產(chǎn)生消極影響。4．企業(yè)檔案分類的層次（1）不同性質(zhì)的企業(yè)，檔案的分類層次595．企業(yè)檔案類目的設(shè)置（企業(yè)檔案的分類）

（1）企業(yè)檔案一級(jí)類目的設(shè)置依據(jù)企業(yè)管理職能來(lái)分，分為十個(gè)大類。黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類。（2）企業(yè)二級(jí)及二級(jí)以下類目的設(shè)置。第一，管理類檔案二級(jí)及二級(jí)以下類目的設(shè)置方法。（我們?cè)趯?shí)際中指導(dǎo)黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類統(tǒng)稱為管理類）管理類檔案分別按時(shí)間--問(wèn)題（機(jī)構(gòu)）分類設(shè)置二級(jí)及二級(jí)以下類目。5．企業(yè)檔案類目的設(shè)置（企業(yè)檔案的分類）

（1）企業(yè)檔案一級(jí)60第二，產(chǎn)品類。產(chǎn)品類檔案二級(jí)類目按產(chǎn)品種類設(shè)置，三級(jí)類目按產(chǎn)品型號(hào)設(shè)置，四級(jí)類目按產(chǎn)品結(jié)構(gòu)或產(chǎn)品、工藝、工裝設(shè)計(jì)文件材料的內(nèi)容設(shè)置。第三，科研類?？茖W(xué)技術(shù)研究類檔案二級(jí)類目按課題性質(zhì)設(shè)置，三級(jí)類目按課題設(shè)置。第四，基建類。基本建設(shè)類檔案二級(jí)類目按工程性質(zhì)或用途（生產(chǎn)設(shè)施、輔助生產(chǎn)設(shè)施、生活設(shè)施……）設(shè)置，三級(jí)類目按建筑項(xiàng)目設(shè)置，四級(jí)類目按子項(xiàng)工程或?qū)I(yè)分工設(shè)置。第二，產(chǎn)品類。產(chǎn)品類檔案二級(jí)類目按產(chǎn)品種類設(shè)置，三級(jí)類目按產(chǎn)61第五，設(shè)備儀器類。設(shè)備儀器類檔案二級(jí)類目按設(shè)備儀器種類（性能、用途）設(shè)置，三級(jí)類目按設(shè)備儀器型號(hào)設(shè)置。特大型企業(yè)的分廠、車間規(guī)模較大，設(shè)備數(shù)量多，可按分廠或工藝流程設(shè)置二級(jí)類目，按設(shè)備儀器種類設(shè)置三級(jí)類目，按設(shè)備儀器型號(hào)設(shè)置四級(jí)類目。

第六，會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案按其形成特點(diǎn)和文件材料形式分別設(shè)置會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及其他四個(gè)二級(jí)類目，會(huì)計(jì)憑證下設(shè)現(xiàn)金、銀行轉(zhuǎn)帳憑證、銷售憑證、成本核算憑證等三級(jí)類目，會(huì)計(jì)帳簿下設(shè)會(huì)計(jì)總帳、現(xiàn)金日記帳、銷售利潤(rùn)明細(xì)帳等三級(jí)類目，會(huì)計(jì)報(bào)表下設(shè)年度會(huì)計(jì)報(bào)表、月（季度）會(huì)計(jì)報(bào)表等三級(jí)類目。第五，設(shè)備儀器類。設(shè)備儀器類檔案二級(jí)類目按設(shè)備儀器種類（性62

第七，干部職工檔案。干部職工檔案按干部、工人分別設(shè)置二級(jí)類目，共設(shè)置干部、工人、離退休職工、死亡職工檔案四個(gè)二級(jí)類目，三級(jí)類目按干部、工人個(gè)人進(jìn)行設(shè)置。

第七，干部職工檔案。干部職工檔案按干部、工人分別設(shè)置二級(jí)類63（二）檔號(hào)的編制1．類目標(biāo)識(shí)（1）企業(yè)檔案分類類目標(biāo)識(shí)的4個(gè)作用：

第一、

體現(xiàn)企業(yè)檔案的分類層次；

第二，反映企業(yè)檔案分類體系中各級(jí)類目的內(nèi)容；

第三、

固定各個(gè)類目在分類層次中的位置和排列順序；

第四、

標(biāo)明企業(yè)檔案在分類目錄中的位置。（二）檔號(hào)的編制1．類目標(biāo)識(shí)64（2）企業(yè)檔案類目標(biāo)識(shí)的方法

其一，一級(jí)類目采用大寫漢語(yǔ)拼音字母A、B、C、D、E、F、G、H、I、J……依次標(biāo)識(shí)。亦可采用阿拉伯?dāng)?shù)字0～9或01～99標(biāo)識(shí)。

其二，二級(jí)及二級(jí)以下類目采用阿拉伯?dāng)?shù)字1～9或01～99標(biāo)識(shí)。產(chǎn)品、科學(xué)技術(shù)研究、設(shè)備儀器、基本建設(shè)類檔案亦可直接采用型號(hào)或項(xiàng)目代號(hào)標(biāo)識(shí)相應(yīng)級(jí)類目。黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、會(huì)計(jì)檔案類檔案要將年度號(hào)編入分類類目標(biāo)識(shí)中。

其三，阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)的類目層次中間用間隔號(hào)"·"隔離開，大寫漢語(yǔ)拼音字母與阿拉伯?dāng)?shù)字之間不加間隔號(hào)。

（2）企業(yè)檔案類目標(biāo)識(shí)的方法

其一，一級(jí)類目采用大寫漢語(yǔ)拼音65標(biāo)識(shí)示意

A

黨群工作（一級(jí)類目）

A02

組織工作（二級(jí)類目）

A02·04·1988

組織結(jié)構(gòu)設(shè)置（三級(jí)類目）

或

01

黨群工作（一級(jí)類目）

01·02

組織工作（二級(jí)類目）

01·02·04·1988

組織結(jié)構(gòu)設(shè)置（三級(jí)類目）

標(biāo)識(shí)示意

A

662。檔號(hào)的編制檔號(hào)，就是檔案的編號(hào)。企業(yè)檔案的檔號(hào)由分類號(hào)、案卷號(hào)組成。檔案案卷號(hào)的編制要遵循一定的規(guī)律，要按一定的要求。

1。黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、會(huì)計(jì)檔案類檔案，分別按年度編寫案卷順序號(hào)，一個(gè)年度一個(gè)案卷流水號(hào)。

2。產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類檔案，分別以最低分類類目編寫案卷順序號(hào)，便于補(bǔ)充案卷。

3。分類號(hào)與案卷號(hào)中間用間隔號(hào)"-"隔離開。2。檔號(hào)的編制檔號(hào)，就是檔案的編號(hào)。企業(yè)檔案的檔號(hào)由分類67謝謝大家！以上介紹不當(dāng)之處，請(qǐng)批評(píng)指正。聯(lián)系電話：0531—82034391謝謝大家！以上介紹不當(dāng)之處，請(qǐng)批評(píng)指正。68演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！69關(guān)于企業(yè)檔案材料的收集歸檔與整理山東省檔案局趙林關(guān)于企業(yè)檔案材料的收集歸檔與整理山東省檔案局趙林70依法治檔科學(xué)管理依法治檔科學(xué)管理71關(guān)于企業(yè)檔案工作的幾個(gè)問(wèn)題

一、檔案、企業(yè)檔案、企業(yè)檔案工作二、關(guān)于企業(yè)檔案工作的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系三、企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置四、企業(yè)文件材料的收集歸檔與要求五、做好歸檔文件材料收集歸檔工作的具體措施。六、企業(yè)檔案的整理關(guān)于企業(yè)檔案工作的幾個(gè)問(wèn)題一、檔案、企業(yè)檔案、企業(yè)檔案工作72第一部分檔案、企業(yè)檔案、企業(yè)檔案工作（一）檔案（二）企業(yè)檔案（三）企業(yè)檔案工作第一部分檔案、企業(yè)檔案、企業(yè)檔案工作（一）檔案73（一）檔案

《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定：檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（一）檔案

《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定：檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)74（二）企業(yè)檔案國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)貿(mào)委、國(guó)家計(jì)委頒發(fā)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》是這樣來(lái)定義企業(yè)檔案的概念的：本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。（二）企業(yè)檔案國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)貿(mào)委、國(guó)家計(jì)委頒發(fā)《企業(yè)檔案751．企業(yè)檔案的理解

這一定義包含了企業(yè)檔案的四個(gè)要素：(1)企業(yè)檔案的來(lái)源檔案來(lái)源于人們的社會(huì)活動(dòng)，企業(yè)檔案來(lái)源于企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)。上至宏觀經(jīng)濟(jì)規(guī)劃，下至具體的生產(chǎn)調(diào)度細(xì)節(jié)，直接記錄了企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與管理活動(dòng)。企業(yè)的活動(dòng)，具體來(lái)說(shuō)，包括企業(yè)黨群、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品生產(chǎn)和開發(fā)、財(cái)務(wù)管理、科研、設(shè)備儀器管理、基建和技術(shù)改造、干部職工個(gè)人管理等活動(dòng)。那么，以上各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部文件材料就是企業(yè)的所有檔案。企業(yè)文件材料歸檔歸的就是這十類活動(dòng)產(chǎn)生的文件材料，也就是企業(yè)的歸檔范圍，我們?cè)谙旅孢€要講到。(2)企業(yè)檔案的條件不是所有的活動(dòng)記錄都需要、都可能轉(zhuǎn)化為檔案。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的文件材料要轉(zhuǎn)化成為檔案，一般需要三個(gè)條件：第一，必須是辦理完畢的文件。正在承辦中的文件不是檔案，這些文件具有現(xiàn)行效用，要等它辦理完畢后，才能作為檔案保存起來(lái)，以備今后查考利用。所謂辦理完畢的文件，是指文件的處理程序和文件辦理的事情已經(jīng)完畢。第二，必須是具有一定保存價(jià)值的文件。由于工作需要而形成的文件數(shù)量是相當(dāng)龐大的，這些文件隨著工作的結(jié)束將會(huì)失去它的現(xiàn)行效用，有的對(duì)今后工作無(wú)參考作用，沒(méi)有保存價(jià)值，于是這部份文件便被淘汰了。而那些對(duì)今后仍有查考、利用價(jià)值的文件則要作為檔案保存下來(lái)。第三，必須是按照一定的程序集中保存起來(lái)的文件。文件不能就地轉(zhuǎn)化為檔案，人們要把平時(shí)形成的文件經(jīng)過(guò)挑選和集中，按照一定的特點(diǎn)和規(guī)律組合起來(lái)，才能成為檔案。1．企業(yè)檔案的理解

這一定義包含了企業(yè)檔案的四個(gè)要素：76(3)企業(yè)檔案的載體檔案是以制成材料為載體的，其形式是多種多樣的。檔案的制成材料有紙張、膠片、磁帶、光盤等；記錄方法有手寫、印刷、攝錄等；表達(dá)方式有文字、圖表、聲音、影像等。檔案的形式隨著社會(huì)信息處理技術(shù)的不斷發(fā)展，在不斷地發(fā)展變化(3)企業(yè)檔案的載體772.從科技資料、科技檔案到企業(yè)檔案—從名稱的演進(jìn)看我們企業(yè)檔案工作的發(fā)展。其實(shí)，關(guān)于企業(yè)檔案這個(gè)概念的認(rèn)識(shí)，人們有一個(gè)不斷深化的過(guò)程。在建國(guó)初期，人們對(duì)企業(yè)檔案的認(rèn)識(shí)基本上處于感性認(rèn)識(shí)階段，籠統(tǒng)地把科技檔案稱之為“技術(shù)資料”，后開始上升為科技檔案，以此同企業(yè)的文書檔案來(lái)對(duì)應(yīng)，直至1987年，才開始把二者統(tǒng)一起來(lái)，再加上企業(yè)其他門類的檔案，統(tǒng)稱企業(yè)檔案?，F(xiàn)在我們回顧一下國(guó)家關(guān)于科技檔案和企業(yè)檔案這兩個(gè)名稱的演進(jìn)。2.從科技資料、科技檔案到企業(yè)檔案—從名稱的演進(jìn)看我們企業(yè)檔78

①在建國(guó)初期，直至1957年9月，國(guó)務(wù)院第57次全體會(huì)議批準(zhǔn)發(fā)布的《關(guān)于改進(jìn)檔案、資料工作的方案》，是第一個(gè)為建立和加強(qiáng)科技檔案工作而制發(fā)的文件。從這個(gè)文件的名稱我們可以看出，在當(dāng)時(shí)，人們還是把檔案與技術(shù)資料作為一個(gè)整體而談的，把科技檔案叫做技術(shù)資料，或技術(shù)檔案資料，當(dāng)時(shí)的檔案員也有叫資料員的。②1959年12月召開的技術(shù)檔案大連現(xiàn)場(chǎng)會(huì)，通過(guò)討論，大家的認(rèn)識(shí)有了質(zhì)的飛躍，基本上抓住了科技檔案的本質(zhì)，形成并第一次提出了科學(xué)技術(shù)檔案的概念，發(fā)布了我國(guó)科技檔案工作第一個(gè)較為完備的法規(guī)性文件—(技術(shù)檔案室暫行通則》，成為我國(guó)國(guó)家規(guī)模的科技檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的重要標(biāo)志;

①在建國(guó)初期，直至1957年9月，國(guó)務(wù)院第57次全體會(huì)議批79③1987年國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)委、國(guó)家計(jì)委，根據(jù)國(guó)務(wù)院有關(guān)文件精神制發(fā)了《國(guó)營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》(以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》)，第一次提出并表述了企業(yè)檔案的概念:即“企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。其構(gòu)成是以科技檔案為主體，包括計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營(yíng)銷售、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團(tuán)工作等方面的檔案?！彼?guī)定了企業(yè)檔案工作的宏觀范圍和原則，明確了企業(yè)檔案是以科技檔案為主體。將過(guò)去單純地強(qiáng)調(diào)科技檔案、文書檔案上升到對(duì)各種企業(yè)檔案的管理，成為企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展過(guò)程中具有里程碑意義的一個(gè)法規(guī)文件。③1987年國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)委、國(guó)家計(jì)委，根據(jù)國(guó)務(wù)院有關(guān)文80④這個(gè)規(guī)定在實(shí)行了十多年后，經(jīng)過(guò)修改，國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)貿(mào)委、國(guó)家計(jì)委于2002年7月22日聯(lián)合下發(fā)，改稱《企業(yè)檔案管理規(guī)定》。⑤為了規(guī)范企業(yè)檔案的管理，國(guó)家檔案局、國(guó)務(wù)院國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)2004年1月20日發(fā)布《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》，對(duì)于企業(yè)檔案的歸檔范圍與要求作了具體規(guī)定，這也是我們今天這節(jié)課的重點(diǎn)。④這個(gè)規(guī)定在實(shí)行了十多年后，經(jīng)過(guò)修改，國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)貿(mào)委81從上面我們可以看出，無(wú)論在法規(guī)制定還是在政策發(fā)布上，都清晰地體現(xiàn)出國(guó)家的視線正逐步從企業(yè)的技術(shù)資料、科技檔案過(guò)渡到了企業(yè)檔案。撇開其他，即使僅僅從技術(shù)資料、“科技檔案”到“企業(yè)檔案”，標(biāo)志著企業(yè)檔案管理的范圍擴(kuò)大，同時(shí)也標(biāo)志著企業(yè)檔案由分散的文書檔案、科技檔案管理，走向集中統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理，真正實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中管理”的原則。從上面我們可以看出，無(wú)論在法規(guī)制定還是在政策發(fā)布上，都82（三）企業(yè)檔案工作（三）企業(yè)檔案工作831．企業(yè)檔案工作的基本內(nèi)容檔案工作的基本內(nèi)容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、等六項(xiàng)工作（也有八項(xiàng)工作之說(shuō)，另加檢索、編研），通常稱為檔案工作的六個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。企業(yè)檔案工作也是如此。①收集。②整理。③鑒定。④保管。⑤統(tǒng)計(jì)。⑥利用。1．企業(yè)檔案工作的基本內(nèi)容檔案工作的基本內(nèi)容包括檔案的收集、842．企業(yè)檔案工作基本原則

企業(yè)檔案工作的基本原則:“應(yīng)貫徹統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，對(duì)各種門類和載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于各方面對(duì)檔案的有效利用。”Ⅰ統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理企業(yè)內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)要對(duì)本企業(yè)的檔案工作實(shí)行歸口管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度，對(duì)企業(yè)的全部檔案實(shí)施綜合管理。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的檔案，必須由企業(yè)設(shè)立的檔案室集中管理，不得由各部門或個(gè)人分散保存。各單位已經(jīng)保存若干年的并且需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保存的檔案，必須要移交到各級(jí)各類檔案館集中管理。2．企業(yè)檔案工作基本原則

企業(yè)檔案工作的基本原則:“應(yīng)貫徹統(tǒng)85Ⅱ維護(hù)檔案的完整與完全

（1）維護(hù)檔案的完整。檔案的完整包括數(shù)量完整與質(zhì)量完整兩個(gè)方面：從數(shù)量上說(shuō)，要保證企業(yè)檔案在內(nèi)容上齊全配套，不使應(yīng)集中保管的檔案缺文短頁(yè)，雜亂無(wú)章，能全面反映出企業(yè)工作活動(dòng)面貌，這就是數(shù)量完整。從質(zhì)量上說(shuō)，要求將收集起來(lái)的檔案，按照它們的內(nèi)在聯(lián)系系統(tǒng)地整理，不零亂，能真正系統(tǒng)地反映出企業(yè)工作活動(dòng)面貌，要保持企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，在范圍上應(yīng)涵蓋企業(yè)全部工作活動(dòng)所產(chǎn)生的各種門類、各種形式的檔案文書，嚴(yán)防對(duì)檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。否則，必然導(dǎo)致查考利用的困難，這就是質(zhì)量完整。Ⅱ維護(hù)檔案的完整與完全

（1）維護(hù)檔案的完整。檔案的完整包括86（2）維護(hù)檔案的安全

檔案的安全，包含著檔案實(shí)體安全與檔案內(nèi)容安全二個(gè)方面：檔案實(shí)體安全，就是在檔案管理過(guò)程中，要努力采取科學(xué)措施，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù)，使其免遭損壞，盡量延長(zhǎng)壽命；從內(nèi)容安全上說(shuō)，要加強(qiáng)保密工作，嚴(yán)防企業(yè)檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生，嚴(yán)守企業(yè)檔案中所含的涉密事項(xiàng)，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。企業(yè)檔案的完整與安全是密切聯(lián)系的統(tǒng)一體，只有維護(hù)了企業(yè)檔案的完整而無(wú)遺漏，才能有效地保證企業(yè)檔案的安全；同時(shí)，只有維護(hù)了企業(yè)檔案的安全而無(wú)丟失，才能更好地維護(hù)企業(yè)檔案的完整。（2）維護(hù)檔案的安全

檔案的安全，包含著檔案實(shí)體安全與檔案內(nèi)87Ⅲ便于各方面的利用便于各方面的利用，是企業(yè)檔案工作的最終目的。檔案工作必須為社會(huì)各方面提供檔案服務(wù)，這體現(xiàn)了檔案工作的服務(wù)性質(zhì)，是檔案工作的根本目的，是檢驗(yàn)檔案工作好壞的主要標(biāo)準(zhǔn)，是檔案工作各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)，它支配著檔案工作的全過(guò)程。這種利用首先會(huì)出現(xiàn)在形成檔案的企業(yè)內(nèi)部，以滿足企業(yè)工作本身對(duì)企業(yè)檔案的現(xiàn)實(shí)需求。隨著時(shí)間的推移，這種利用又會(huì)擴(kuò)展到社會(huì)，以滿足社會(huì)對(duì)企業(yè)檔案的廣泛而長(zhǎng)遠(yuǎn)的需求。同時(shí)，這種利用應(yīng)當(dāng)是及時(shí)準(zhǔn)確、切實(shí)有效的。Ⅲ便于各方面的利用便于各方面的利用，是企業(yè)檔案工作的最終目的88第二部分

關(guān)于企業(yè)檔案工作的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系1、檔案法律。指由全國(guó)人大及其常委會(huì)制定的在全國(guó)范圍內(nèi)普遍適用的檔案規(guī)范性文件的總稱，其地位和效力僅次于憲法。目前我國(guó)有關(guān)檔案工作的單行法律只有一部，即六屆全國(guó)人大常委會(huì)1987年制定、八屆全國(guó)人大常委會(huì)1996年修訂的《檔案法》。此外，其他單行法律中有很多有關(guān)檔案的條款，如刑法第329條等?！缎谭ā返?29條搶奪、竊取國(guó)家所有的檔案的，處五年以下有期徒刑或者拘役。違反檔案法的規(guī)定，擅自出賣、轉(zhuǎn)讓國(guó)家所有的檔案，情節(jié)嚴(yán)重的，處三年以下有期徒刑或者拘役。有前兩款行為，同時(shí)又構(gòu)成本法規(guī)定的其他犯罪的，依照處罰較重的規(guī)定定罪處罰。第二部分

關(guān)于企業(yè)檔案工作的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系1、檔案法律。指由全892、檔案行政法規(guī)。指由國(guó)家最高行政機(jī)關(guān)——國(guó)務(wù)院在法定職權(quán)范圍內(nèi)為實(shí)施憲法和法律的規(guī)定制定和發(fā)布的有關(guān)檔案行政管理的規(guī)范性文件的總稱，包括條例、規(guī)定、辦法等，其地位和效力低于憲法和法律。適用于企業(yè)檔案工作的有《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》。2、檔案行政法規(guī)。指由國(guó)家最高行政機(jī)關(guān)——國(guó)務(wù)院在法定職權(quán)范903、國(guó)務(wù)院部門規(guī)章。指依據(jù)法律和行政法規(guī)的規(guī)定，由國(guó)家檔案局單獨(dú)制定頒布或國(guó)家檔案局與有關(guān)部委聯(lián)合制定頒布的有關(guān)檔案工作的規(guī)范性文件的總稱，其地位和效力低于憲法、法律和行政法規(guī)。適用于企業(yè)檔案工作的有國(guó)家檔案局1991年7月4日發(fā)布的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》、國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)貿(mào)委、國(guó)家計(jì)委2002年7月22日聯(lián)合下發(fā)的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、國(guó)家檔案局、國(guó)務(wù)院國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)2004年1月20日發(fā)布實(shí)施的《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》、國(guó)家檔案局2005年5月8日發(fā)布的《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)的意見(jiàn)》。3、國(guó)務(wù)院部門規(guī)章。指依據(jù)法律和行政法規(guī)的規(guī)定，由國(guó)家檔案局91以上有關(guān)企業(yè)檔案工作的法津、法規(guī)與規(guī)章具有強(qiáng)制性，企業(yè)必須執(zhí)行，不僅是企業(yè)檔案部門要執(zhí)行，而且要求企業(yè)法人必須要執(zhí)行。以上有關(guān)企業(yè)檔案工作的法津、法規(guī)與規(guī)章具有強(qiáng)制性，企業(yè)必須執(zhí)924、標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)終究是自主經(jīng)營(yíng)、自我發(fā)展、自我完善的主體，從檔案工作來(lái)講，企業(yè)根據(jù)自己的情況，有權(quán)制定適合自己業(yè)務(wù)的一些規(guī)定。我們從為企業(yè)服務(wù)的角度出發(fā)，把有些涉及企業(yè)檔案業(yè)務(wù)方面的文件，用標(biāo)準(zhǔn)的形式來(lái)發(fā)布，如《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）《工業(yè)企業(yè)檔案分類編號(hào)規(guī)則》等。另外還有一些關(guān)于重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理、照片檔案、會(huì)計(jì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。等。標(biāo)準(zhǔn)是屬于推薦性的，企業(yè)可以執(zhí)行，也可以不執(zhí)行，也可以結(jié)合自己的特點(diǎn)進(jìn)行修改、補(bǔ)充，結(jié)合自己的實(shí)際情況來(lái)執(zhí)行。4、標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)終究是自主經(jīng)營(yíng)、自我發(fā)展、自我完善的主體，從檔935．文件。以文件、通知或加強(qiáng)意見(jiàn)的形式下發(fā)，這類文件約束力更小一點(diǎn)。由于考慮到企業(yè)的改革步伐很快，企業(yè)檔案工作面臨很多新問(wèn)題，但是有些問(wèn)題不一定在三、五年就拿出一個(gè)法規(guī)、規(guī)章之類的文件。因?yàn)榻K究實(shí)踐發(fā)展還很不成熟，如電子文件，現(xiàn)在各單位對(duì)電子文件的管理可能都不太一樣，到底信息發(fā)展將來(lái)是個(gè)什么情況，現(xiàn)在還很難預(yù)測(cè)，企業(yè)的電子文件將來(lái)有哪些狀態(tài)現(xiàn)在也很難把握。為慎重起見(jiàn)，現(xiàn)在出臺(tái)這方面的法規(guī)、規(guī)章為時(shí)過(guò)早，但又不能在這一時(shí)期對(duì)電子文件管理上出現(xiàn)空白，國(guó)家檔案局要有一些相應(yīng)的要求，這方面工作就要以文件的形式來(lái)表示。

以上這些檔案法律、法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)、文件是我們從事企業(yè)檔案工作的主要依據(jù)。5．文件。以文件、通知或加強(qiáng)意見(jiàn)的形式下發(fā)，這類文件約束力更94第三部分企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置1．檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置的自主性。檔案機(jī)構(gòu)是開展檔案工作最基本的條件，沒(méi)有檔案機(jī)構(gòu)就無(wú)法正常健康地開展檔案工作。檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置要與單位的工作相適應(yīng)、要與依法履行檔案部門的職責(zé)相適應(yīng)。由于各單位規(guī)模大小和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的范圍不一，不能硬性制訂檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)。故《企業(yè)檔案管理規(guī)定》只是規(guī)定企業(yè)應(yīng)遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門或人員等。一般來(lái)說(shuō)，大中型企業(yè)形成的檔案文件材料多，企業(yè)的部門和所屬機(jī)構(gòu)（含異地、跨省、跨國(guó)的機(jī)構(gòu)）多，檔案管理和檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)任務(wù)重，不設(shè)立由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人直接領(lǐng)導(dǎo)的企業(yè)一級(jí)機(jī)構(gòu)，是難以勝任的。所以設(shè)置了直屬企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案處、檔案科、檔案館。小型企業(yè)檔案工作可由辦公室兼管，不設(shè)獨(dú)立的檔案部門，只設(shè)檔案室。另外，還有一些企業(yè)設(shè)置檔案、圖書、情報(bào)一體化的機(jī)構(gòu)，有的叫檔案信息中心，有的叫檔案情報(bào)中心。不管怎么樣設(shè)置，只要能有效地行使檔案機(jī)構(gòu)的檔案實(shí)體管理和檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督職能就可以。第三部分企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置1．檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置的自主性。952．企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的職責(zé)

一是制度建設(shè)。《企業(yè)檔案管理規(guī)定》規(guī)定，企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)要“貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度”；二是檔案實(shí)體管理?！镀髽I(yè)檔案管理規(guī)定》規(guī)定，企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)要“統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作”；三是業(yè)務(wù)指導(dǎo)?！镀髽I(yè)檔案管理規(guī)定》規(guī)定，企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)要“指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作”；四是監(jiān)督指導(dǎo)?！镀髽I(yè)檔案管理規(guī)定》規(guī)定，企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)要“監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)(含境外機(jī)構(gòu))的檔案工作”。所以說(shuō)，一個(gè)企業(yè)的檔案機(jī)構(gòu)是不是稱職，那就要看看是不是很好地履行了以上四種職能。2．企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的職責(zé)

一是制度建設(shè)?！镀髽I(yè)檔案管理規(guī)定》規(guī)963．企業(yè)檔案管理人員基本要求根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》第六條規(guī)定，企業(yè)檔案工作人員應(yīng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。3．企業(yè)檔案管理人員基本要求根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》第六條規(guī)974．企業(yè)檔案工作流程檔案行政部門或行業(yè)主管部門指導(dǎo)監(jiān)督企業(yè)檔案部門指導(dǎo)文書部門或業(yè)務(wù)部門移交企業(yè)檔案部門提供利用企業(yè)內(nèi)各部門和社會(huì)4．企業(yè)檔案工作流程檔案行政部門或行業(yè)主管部門98第四部分企業(yè)文件材料的收集歸檔與要求（一）歸檔、企業(yè)文件材料（二）歸檔文件材料的要求第四部分企業(yè)文件材料的收集歸檔與要求（一）歸檔、企業(yè)文件材料99（一）歸檔、企業(yè)文件材料1.定義企業(yè)文件材料：是指企業(yè)自籌建以來(lái)各種活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的記錄。歸檔：辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過(guò)程。（一）歸檔、企業(yè)文件材料1.定義1002.對(duì)歸檔文件材料的理解一是時(shí)間限制。是指自籌建以來(lái)，它既包括（1）企業(yè)籌備、設(shè)立過(guò)程中形成的文件材料。（2）企業(yè)運(yùn)營(yíng)中形成的文件材料。還包括（3）企業(yè)合并、重組、分立、解散和破產(chǎn)等產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料。二是活動(dòng)的多樣性。指各種活動(dòng)，既有黨群、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等工作，還有產(chǎn)品生產(chǎn)或開發(fā)工作、科學(xué)技術(shù)研究工作、基本建設(shè)和技術(shù)改造工作、設(shè)備儀器管理工作、會(huì)計(jì)工作、干部職工管理等；三是具有保存價(jià)值。由于工作需要而形成的文件數(shù)量是相當(dāng)龐大的，這些文件隨著工作的結(jié)束將會(huì)失去它的現(xiàn)行效用，有的對(duì)今后工作無(wú)參考作用，沒(méi)有保存價(jià)值，于是這部份文件便被淘汰了。而那些對(duì)今后仍有查考、利用價(jià)值的文件則要作為檔案保存下來(lái)。2.對(duì)歸檔文件材料的理解一是時(shí)間限制。是指自籌建以來(lái)，它既包101四是載體的多樣性。是指各種載體形式，檔案的制成材料有紙張、膠片、磁帶、光盤等；記錄方法有手寫、印刷、攝錄等；表達(dá)方式有文字、圖表、聲音、影像等。歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。五是必須是辦理完畢的文件。正在承辦中的文件不是檔案，這些文件具有現(xiàn)行效用，要等它辦理完畢后，才能作為檔案保存起來(lái)，以備今后查考利用。所謂辦理完畢的文件，是指文件的處理程序和文件辦理的事情已經(jīng)完畢。六是要經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理的文件材料。文件不能地轉(zhuǎn)化為檔案，人們要把平時(shí)形成的文件經(jīng)過(guò)挑選和集中，按照一定的特點(diǎn)和規(guī)律組合起來(lái)，才能成為檔案。四是載體的多樣性。是指各種載體形式，檔案的制成材料有紙張、膠102（二）歸檔文件材料的要求1.要求《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》第三條規(guī)定指出，保證歸檔文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。也就是說(shuō)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)是歸檔文件材料的四個(gè)具體要求。齊全是指文件材料不同的版本、稿次要全；完整是指反映同一問(wèn)題或方面的文件材料收集要全面；準(zhǔn)確是指文件材料是實(shí)際的真實(shí)反映，圖物相符，文電一致；系統(tǒng)是指同類事物各個(gè)時(shí)期、各個(gè)階段的文件材料按一定秩序和內(nèi)在聯(lián)系組合為一體。（二）歸檔文件材料的要求1.要求1032.體現(xiàn)要求的三個(gè)具體指標(biāo)①歸檔率歸檔率=實(shí)際歸檔項(xiàng)目數(shù)/應(yīng)歸檔項(xiàng)目總數(shù)×100%。歸檔項(xiàng)目總數(shù)可以根據(jù)企業(yè)工作計(jì)劃和總結(jié)或部門工作計(jì)劃和總結(jié)來(lái)確定，實(shí)際歸檔項(xiàng)目數(shù)可以看檔案部門實(shí)際歸檔的項(xiàng)目來(lái)確定。②完整率完整率=每個(gè)已歸檔項(xiàng)目中實(shí)際有的檔案材料的份數(shù)/每個(gè)已歸檔項(xiàng)目中應(yīng)當(dāng)有的檔案材料的總份數(shù)×100%?？筛鶕?jù)工作流程中每個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)該產(chǎn)生的文件材料數(shù)量之和來(lái)確定每個(gè)已歸檔項(xiàng)目中應(yīng)當(dāng)有的檔案材料的總份數(shù)，根據(jù)檔案部門實(shí)際歸檔的這個(gè)項(xiàng)目檔案材料的份數(shù)來(lái)確定每個(gè)已歸檔項(xiàng)目中實(shí)際有的檔案材料的份數(shù)。③準(zhǔn)確率準(zhǔn)確率=每個(gè)已歸檔項(xiàng)目中實(shí)際準(zhǔn)確的檔案材料的份數(shù)/每個(gè)已歸檔項(xiàng)目中應(yīng)當(dāng)有的檔案材料的總份數(shù)×100%。其分母數(shù)與完整率的分母數(shù)一致，分子數(shù)是在這個(gè)項(xiàng)目檔案準(zhǔn)確的份數(shù)。需要根據(jù)實(shí)際項(xiàng)目的變更情況去抽查保存的檔案狀況。2.體現(xiàn)要求的三個(gè)具體指標(biāo)①歸檔率104第五部分做好歸檔文件材料收集歸檔工作的具體措施?！耙欢奈辶こ獭薄Ｒ皇侵敢⒁粋€(gè)責(zé)任追究制度，二是二個(gè)四，即四參加與四同步，三是三個(gè)納入，四是四個(gè)明確，五是五個(gè)注意，六是要查清企業(yè)檔案的六個(gè)來(lái)源。第五部分做好歸檔文件材料收集歸檔工作的具體措施?！耙欢?05（一）要建立一個(gè)企業(yè)檔案工作責(zé)任追究制度。

《企業(yè)檔案管理規(guī)定》第十九條指出，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，依法進(jìn)行處理。（一）要建立一個(gè)企業(yè)檔案工作責(zé)任追究制度。

《企業(yè)檔案管理規(guī)106（二）要做好兩個(gè)四,即“四同步”、“四參加”。

1.“四同步”下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步；檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料形成情況同步；驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件材料同步；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)項(xiàng)目與檔案部門出具項(xiàng)目文件材料歸檔情況證明同步。2.“四參加”檔案部門或人員參加產(chǎn)品鑒定會(huì)；科研課題審定會(huì)；基建項(xiàng)目驗(yàn)收會(huì)；設(shè)備開箱驗(yàn)收會(huì)（或引進(jìn)項(xiàng)目接收會(huì)）。（二）要做好兩個(gè)四,即“四同步”、“四參加”。

1.“四同步107（三）要做好“三納入”

“三納入”將檔案工作納入到領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程；納入到各項(xiàng)工作計(jì)劃；納入到有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制中：檔案部門應(yīng)根據(jù)“三納入”的要求，在具體的工作中針對(duì)檔案材料的收集做出一些具體的規(guī)定：機(jī)構(gòu)變動(dòng)前提出檔案的收集要求，規(guī)定檔案的處置意見(jiàn)；對(duì)人員流動(dòng)提出文件材料的交接。公派出差，文件材料沒(méi)有歸檔不能報(bào)銷；制定圖紙和電子文件的更改制度，沒(méi)有檔案部門的認(rèn)可，圖紙和電子文件不能更改等。（三）要做好“三納入”

“三納入”108（四）要做到四個(gè)明確1.要明確歸檔范圍2.要明確歸檔時(shí)間3.要明確歸檔份數(shù)4.明確歸檔要求與手續(xù)（四）要做到四個(gè)明確1.要明確歸檔范圍1091.要明確歸檔范圍企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)列入歸檔范圍（見(jiàn)附件《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔范圍》）。1.要明確歸檔范圍企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程110《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔范圍》）一、黨群工作形成的文件材料（一）黨務(wù)綜合性工作、黨員代表大會(huì)或黨組織其他有關(guān)會(huì)議。（二）黨組織建設(shè)、黨員和黨員干部管理、黨紀(jì)監(jiān)察工作、重要政治活動(dòng)或事件。（三）宣傳及思想政治工作、企業(yè)文化和精神文明建設(shè)、統(tǒng)戰(zhàn)工作。（四）職工代表大會(huì)、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作、女工工作。（五）專業(yè)學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)工作，群眾團(tuán)體活動(dòng)。二、行政管理工作形成的文件材料（一）企業(yè)籌備期的可行性研究、申請(qǐng)、批準(zhǔn)，企業(yè)章程。（二）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子（包括董事會(huì)、股東會(huì)、監(jiān)事會(huì)和經(jīng)理層，下同）構(gòu)成及變更，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)及變更。（三）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子活動(dòng)。（四）綜合性行政事務(wù)，企業(yè)事務(wù)公開，文秘、機(jī)要、保密、信訪工作，印鑒的管理。（五）法律事務(wù)，紀(jì)檢監(jiān)察，公證工作。（六）審計(jì)工作。（七）職工人事管理，勞動(dòng)合同管理，勞動(dòng)工資和社會(huì)保險(xiǎn)，職務(wù)任免，職稱評(píng)聘。（八）職工教育與培訓(xùn)工作。（九）醫(yī)療衛(wèi)生工作。（十）后勤福利，住房管理。（十一）公安保衛(wèi)，綜合治理，防范自然災(zāi)害。（十二）外事工作?！秶?guó)有企業(yè)文件材料歸檔范圍》）一、黨群工作形成的文件材料111三、經(jīng)營(yíng)管理工作形成的文件材料（一）企業(yè)改革，經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決策。（二）計(jì)劃管理，責(zé)任制管理，各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，企業(yè)綜合性統(tǒng)計(jì)分析。（三）資產(chǎn)管理，房地產(chǎn)管理，資本運(yùn)作，對(duì)外投資，股權(quán)管理，多種經(jīng)營(yíng)管理，產(chǎn)權(quán)變動(dòng)、清產(chǎn)核資。（四）屬企業(yè)所有的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密及其管理。（五）企業(yè)信用管理，形象宣傳。（六）商務(wù)合同正本及與合同有關(guān)的補(bǔ)充材料，有關(guān)的資信調(diào)查等。（七）財(cái)務(wù)管理，資金管理，成本價(jià)格管理，會(huì)計(jì)管理。（八）物資采購(gòu)、保存、供應(yīng)和流通。（九）經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)管理，服務(wù)質(zhì)量管理。（十）境外項(xiàng)目管理。（十一）招投標(biāo)項(xiàng)目管理。四、生產(chǎn)技術(shù)管理工作形成的文件材料（一）生產(chǎn)準(zhǔn)備、生產(chǎn)組織、調(diào)度工作。（二）質(zhì)量管理，質(zhì)量檢測(cè)和質(zhì)量控制工作。（三）能源管理。（四）企業(yè)管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，科技管理。（五）生產(chǎn)安全，消防工作，交通管理。（六）環(huán)境保護(hù)、檢測(cè)與控制。（七）計(jì)量工作。（八）標(biāo)準(zhǔn)化工作。（九）檔案、圖書、情報(bào)工作。三、經(jīng)營(yíng)管理工作形成的文件材料112五、產(chǎn)品生產(chǎn)或業(yè)務(wù)開發(fā)工作形成的文件材料A工業(yè)企業(yè)（一）產(chǎn)品的市場(chǎng)調(diào)研、立項(xiàng)論證、設(shè)計(jì)。（二）產(chǎn)品的工藝、工裝、試制、加工制造。（三）產(chǎn)品的檢驗(yàn)、包裝。（四）產(chǎn)品的銷售與售后服務(wù)。（五）產(chǎn)品鑒定、評(píng)優(yōu)。（六）產(chǎn)品質(zhì)量事故分析及處理。B非工業(yè)企業(yè)（一）業(yè)務(wù)項(xiàng)目的研發(fā)與形成。（二）業(yè)務(wù)項(xiàng)目的經(jīng)營(yíng)。（三）業(yè)務(wù)項(xiàng)目的保障與監(jiān)督。六、科學(xué)技術(shù)研究工作形成的文件材料（一）、科研項(xiàng)目的調(diào)研、申報(bào)立項(xiàng)。（二）、科研項(xiàng)目的研究、試驗(yàn)。（三）、科研項(xiàng)目的總結(jié)、鑒定。（四）、科研項(xiàng)目的報(bào)獎(jiǎng)、推廣應(yīng)用。五、產(chǎn)品生產(chǎn)或業(yè)務(wù)開發(fā)工作形成的文件材料113七、基本建設(shè)和技術(shù)改造工作形成的文件材料（一）基建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目的可行性研究、立項(xiàng)、勘探、測(cè)繪、招標(biāo)、投標(biāo)、征遷工作，以及建設(shè)單位項(xiàng)目管理工作。（二）基建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目的設(shè)計(jì)。（三）基建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目的施工。（四）基建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目的監(jiān)理。（五）基建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目的竣工和驗(yàn)收。（六）基建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目的評(píng)獎(jiǎng)、創(chuàng)優(yōu)。（七）基建項(xiàng)目的使用、維修、改建、擴(kuò)建。（八）事故分析和處理。八、設(shè)備儀器管理形成的文件材料（一）購(gòu)置設(shè)備、儀器的立項(xiàng)審批，購(gòu)置合同。（二）設(shè)備、儀器的開箱驗(yàn)收或接收。（三）設(shè)備、儀器的安裝調(diào)試。（四）設(shè)備、儀器的使用、維護(hù)和改造、報(bào)廢。（五）事故分析和處理。七、基本建設(shè)和技術(shù)改造工作形成的文件材料114九、會(huì)計(jì)工作形成的文件材料（一）會(huì)計(jì)憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告及報(bào)表。（四）其他文件材料。十、職工個(gè)人管理形成的文件材料（一）職工（包括離退休職工、死亡職工）的履歷材料。（二）職工的鑒定、考核。（三）職工的專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘。（四）職工的獎(jiǎng)勵(lì)與處分。（五）職工的工資、保險(xiǎn)、福利待遇等。（六）職工的培訓(xùn)與崗位技能評(píng)定等。（七）其他記載個(gè)人重要社會(huì)活動(dòng)的文件材料。十一、其他對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的文件材料。九、會(huì)計(jì)工作形成的文件材料1152.要明確歸檔時(shí)間要具體問(wèn)題具體分析:(1)管理性文件材料。主要是黨群工作類、行政管理類、生產(chǎn)管理類、經(jīng)營(yíng)管理類文件材料，這些材料通稱為管理類。企業(yè)各部門形成的管理性文件材料，一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。（2）產(chǎn)品（工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目）、科研、基建項(xiàng)目文件材料類文件材料。其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。2.要明確歸檔時(shí)間要具體問(wèn)題具體分析:116(3)設(shè)備類文件材料。外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。（4）會(huì)計(jì)類文件材料。會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后歸檔，由企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年向檔案部門移交。（5）電子文件。電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。（6）公務(wù)活動(dòng)類。企業(yè)負(fù)責(zé)人和職工因公在外參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在公務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。（7）特殊載體類。磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。(3)設(shè)備類文件材料。117（8）應(yīng)隨時(shí)歸檔的文件材料：（一）變更、修改、補(bǔ)充的文件材料；（二）企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料；（三）企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料；（四）其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。（8）應(yīng)隨時(shí)歸檔的文件材料：1183.要明確歸檔份數(shù)歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。比如企業(yè)管理文件材料中的規(guī)章制度、辦法、重要通知等,科技文件材料中的加工或施工的藍(lán)圖、科技研究成果報(bào)告等,可以歸檔1～3份。3.要明確歸檔份數(shù)歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻1194.明確歸檔要求與手續(xù)

(1)歸檔要求第一，整理歸檔的文件材料應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求。第二，歸檔的文件材料應(yīng)為原件。因故無(wú)原件的可歸具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。第三，非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。第四，具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。第五，歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。4.明確歸檔要求與手續(xù)

(1)歸檔要求120第六，兩個(gè)以上單位合作完成的項(xiàng)目，主辦單位保存全套文件材料，協(xié)辦單位保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。有合同、協(xié)議規(guī)定的，按其要求執(zhí)行。(2)歸檔手續(xù)第一，各部門的