客服客服鑰匙管理規(guī)定作業(yè)指導(dǎo)書(shū)

本文格式為Word版，下載可任意編輯——客服客服鑰匙管理規(guī)定作業(yè)指導(dǎo)書(shū)客服客服鑰匙管理規(guī)定作業(yè)指導(dǎo)書(shū)之相關(guān)制度和職責(zé)，客服作業(yè)指導(dǎo)書(shū)--客服鑰匙管理規(guī)定1.目的模范工程鑰匙管理工作,確保鑰匙的明顯、完整。2.業(yè)務(wù)范圍業(yè)戶(hù)囑托鑰匙、空房鑰匙、返修鑰匙的管理(工程入住及日常管理階段)。3.職責(zé)3

客服作業(yè)指導(dǎo)書(shū)--客服鑰匙管理規(guī)定

1.目的

模范工程鑰匙管理工作,確保鑰匙的明顯、完整。

2.業(yè)務(wù)范圍

業(yè)戶(hù)囑托鑰匙、空房鑰匙、返修鑰匙的管理(工程入住及日常管理階段)。

3.職責(zé)

3.1管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)視客服組鑰匙日常使用和管理處境,業(yè)戶(hù)封存鑰匙啟用的審批。

3.2客服負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)業(yè)戶(hù)長(zhǎng)期存放鑰匙的保管及日常管理。

3.3客服組負(fù)責(zé)業(yè)戶(hù)囑托管理鑰匙、空房鑰匙(未售出房屋及未辦理入住)及返修鑰匙的保管及日常管理。

4.工作程序

4.1業(yè)戶(hù)囑托長(zhǎng)期保管的鑰匙

(1)業(yè)戶(hù)囑托物業(yè)公司長(zhǎng)期代為保管其房間鑰匙以備出租看房或應(yīng)急之用時(shí),應(yīng)由客服組負(fù)責(zé)核對(duì)確認(rèn)后舉行保管,客服組應(yīng)設(shè)立特意地點(diǎn)存放業(yè)戶(hù)囑托客服組保管的鑰匙(鑰匙柜應(yīng)加鎖、專(zhuān)人管理),同時(shí)填寫(xiě)《業(yè)戶(hù)鑰匙寄放登記表》。

(2)業(yè)戶(hù)囑托物業(yè)公司長(zhǎng)期代為保管的鑰匙由客服組負(fù)責(zé)人親自管理或指定專(zhuān)人管理。

(3)業(yè)戶(hù)因某種理由需更換門(mén)鎖,應(yīng)實(shí)時(shí)將新更換的門(mén)鎖鑰匙送客服組保存,原鑰匙由業(yè)戶(hù)收回。由于未實(shí)時(shí)交送備用鑰匙而引起的一切責(zé)任由各業(yè)戶(hù)自行承受,但客服組務(wù)必催促業(yè)戶(hù)實(shí)時(shí)交送備用鑰匙。

(4)假設(shè)其他部門(mén)由于特殊理由(如火災(zāi)、水浸、燃?xì)庑孤┑染o急避險(xiǎn))需動(dòng)用業(yè)戶(hù)囑托客服組保管的鑰匙,需要經(jīng)客服組負(fù)責(zé)人及工程經(jīng)理批準(zhǔn),并實(shí)時(shí)與業(yè)戶(hù)取得聯(lián)系,說(shuō)明處境,在《值班日志》上登記電話(huà)通知時(shí)間(切實(shí)到分鐘),同時(shí)在《客服鑰匙使用登記表》上登記(緊急處境下可后補(bǔ)手續(xù)),使用完畢后實(shí)時(shí)送回客服組存放。業(yè)戶(hù)寄放鑰匙的管理原那么是"誰(shuí)管理、誰(shuí)負(fù)責(zé)",鑰匙保管人務(wù)必跟蹤整個(gè)鑰匙借出管理過(guò)程和填寫(xiě)《客服鑰匙使用登記表》,并負(fù)責(zé)鑰匙回收,同時(shí)務(wù)必將業(yè)戶(hù)寄放鑰匙借出的處境細(xì)致、完整填寫(xiě)在《值班日志》上。

(5)非業(yè)戶(hù)本人領(lǐng)取業(yè)戶(hù)鑰匙時(shí),客服組務(wù)必核實(shí)鑰匙領(lǐng)取人的身份,如保姆、小時(shí)工需憑出入證領(lǐng)取鑰匙,業(yè)戶(hù)家屬或代理人需憑身份證或業(yè)戶(hù)囑托書(shū)領(lǐng)取鑰匙(客服組需留存領(lǐng)取人身份證復(fù)印件或囑托書(shū)原件),然后與業(yè)戶(hù)取得聯(lián)系,說(shuō)明處境經(jīng)其同意后,方可辦理相關(guān)手續(xù),并在《值班日志》上登記電話(huà)問(wèn)詢(xún)時(shí)間(切實(shí)到分鐘)。

(6)借出鑰匙數(shù)、樓/房號(hào)務(wù)必與收回的數(shù)量、樓/房間號(hào)相符合,如察覺(jué)鑰匙借出與收回不符或造成鑰匙損失,將追究當(dāng)事人的責(zé)任。

(7)鑰匙管理人員每天務(wù)必對(duì)鑰匙舉行一次清點(diǎn),察覺(jué)問(wèn)題實(shí)時(shí)向負(fù)責(zé)人匯報(bào)。

(8)當(dāng)接到損失或損壞鑰匙報(bào)告時(shí),客服組負(fù)責(zé)人應(yīng)連忙請(qǐng)示管理處經(jīng)理,然后與業(yè)戶(hù)聯(lián)系,征得同意后,采取補(bǔ)配鑰匙或換鎖措施,并在解決過(guò)程中做好有效防護(hù)措施,確保遺失鑰匙業(yè)戶(hù)房屋的安好。損失或損壞鑰匙的處理務(wù)必在當(dāng)天下班前解決,并將經(jīng)過(guò)領(lǐng)會(huì)地記錄在《值班日志》上。

(9)如業(yè)戶(hù)暫時(shí)需管理公司保存的鑰匙(如轉(zhuǎn)交小時(shí)工或親屬),應(yīng)由客服負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人保管和轉(zhuǎn)交,并填寫(xiě)《業(yè)戶(hù)鑰匙寄放登記表》。(在鑰匙保存過(guò)程中,要求及模范同上)

(10)如客服負(fù)責(zé)人休假期間,需將業(yè)戶(hù)寄放鑰匙囑托專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理,鑰匙管理人應(yīng)履行客服組負(fù)責(zé)人保管鑰匙的相應(yīng)職責(zé)。

4.2空房鑰匙管理

(1)空房鑰匙由客服組負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人管理。

(2)空房鑰匙需單獨(dú)存放并上鎖。

(3)建立《客服鑰匙明細(xì)登記表》。

(4)由于空房需定期清掃或設(shè)備檢查,故空房鑰匙的使用同樣需要做記錄,填寫(xiě)《客服鑰匙使用登記表》。

(5)借出的鑰匙務(wù)必在當(dāng)天下班前收回,如確實(shí)不能按時(shí)收回,鑰匙管理人員應(yīng)將理由報(bào)告客服組負(fù)責(zé)人,并跟進(jìn)鑰匙使用過(guò)程直至將鑰匙收回。

(6)借出鑰匙數(shù)、樓/房號(hào)務(wù)必與收回的數(shù)量、樓/房間號(hào)相符合,如察覺(jué)鑰匙借出與收回不符或造成鑰匙損失,將追究當(dāng)事人的責(zé)任。

(7)如發(fā)生鑰匙損失,應(yīng)實(shí)時(shí)報(bào)告客服組負(fù)責(zé)人。

(8)當(dāng)接到損失或損壞鑰匙報(bào)告時(shí),客服組負(fù)責(zé)人應(yīng)連忙請(qǐng)示管理處經(jīng)理,采取補(bǔ)配鑰匙或換鎖措施,并將經(jīng)過(guò)領(lǐng)會(huì)地記錄在《值班日志》上。

(9)沒(méi)有客服組負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn),任何人不得復(fù)配空房鑰匙。

4.3返修鑰匙管理

(1)業(yè)戶(hù)返修鑰匙由客服組負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人管理。

(2)返修鑰匙需單獨(dú)存放并上鎖,建立《客服鑰匙明細(xì)登記表》。

(3)業(yè)戶(hù)領(lǐng)取返修鑰匙,客服組應(yīng)核實(shí)業(yè)戶(hù)身份,并填寫(xiě)《返修鑰匙領(lǐng)取登記表》做好記錄。非業(yè)戶(hù)本人領(lǐng)取業(yè)戶(hù)鑰匙時(shí),客服組務(wù)必核實(shí)鑰匙領(lǐng)取人的身份,如業(yè)戶(hù)家屬或代理人需憑身份證或業(yè)戶(hù)囑托書(shū)領(lǐng)取鑰匙(客服組需留存領(lǐng)取人身份證復(fù)印件或囑托書(shū)原件),然后與業(yè)戶(hù)取得聯(lián)系,說(shuō)明處境經(jīng)其同意后,方可辦理相關(guān)手續(xù),填寫(xiě)《返修鑰匙領(lǐng)取登記表》,并在《值班日志》上登記電話(huà)問(wèn)詢(xún)時(shí)間(切實(shí)到分鐘)。

(4)如施工返修單位借用鑰匙修理,客服組務(wù)必核實(shí)、確認(rèn)借用人身份后(有開(kāi)發(fā)商的證明確認(rèn)材料),方能辦理借用手續(xù),填寫(xiě)《客服鑰匙使用登記表》。

(5)借出的鑰匙務(wù)必在當(dāng)天下班前收回,如確實(shí)不能按時(shí)收回,鑰匙管理人員應(yīng)將理由報(bào)告客服組負(fù)責(zé)人,并跟進(jìn)鑰匙使用過(guò)程直至將鑰匙收回。

(6)借出鑰匙數(shù)、樓/房號(hào)務(wù)必與收回的數(shù)量、樓/房間號(hào)相符合,如察覺(jué)鑰匙借出與收回不符或造成鑰匙損失,將追究鑰匙發(fā)放人的責(zé)任。

(7)如發(fā)生鑰匙損失,應(yīng)實(shí)時(shí)報(bào)告客服組負(fù)責(zé)人。

(8)當(dāng)接到損失或損壞鑰匙報(bào)告時(shí),客服組負(fù)責(zé)人應(yīng)連忙請(qǐng)示管理處經(jīng)理,然后與業(yè)戶(hù)聯(lián)系,征得同意后,采取補(bǔ)配鑰匙或換鎖措施,并在解決過(guò)程中做好有效防護(hù)措施,確保遺失鑰匙業(yè)戶(hù)房屋的安好。損失或損壞鑰匙的處理務(wù)必在當(dāng)天下班前解決。

4.4留神事項(xiàng)

(1)業(yè)戶(hù)囑托保管的鑰匙

①業(yè)戶(hù)封存鑰匙需由業(yè)戶(hù)本人將鑰匙親自裝入信封,在封口處簽名,并輔助業(yè)主填寫(xiě)《業(yè)戶(hù)鑰匙寄放登記表》。

②未經(jīng)客戶(hù)批準(zhǔn),不得肆意將業(yè)戶(hù)封存鑰匙啟封或交予他人使用。

③非業(yè)戶(hù)本人如需使用業(yè)戶(hù)封存鑰匙,務(wù)必經(jīng)該業(yè)戶(hù)同意后面可使用,否那么一律不借用。

④凡領(lǐng)用業(yè)戶(hù)封存鑰匙,均應(yīng)專(zhuān)心細(xì)致填寫(xiě),以備存查。

⑤如遇突發(fā)事情,須與該業(yè)戶(hù)聯(lián)系確認(rèn),方可使用業(yè)戶(hù)封存鑰匙。進(jìn)入業(yè)戶(hù)房間務(wù)必兩人以上,并做好記錄工作。

⑥凡經(jīng)啟用的業(yè)戶(hù)封存鑰匙,均需由業(yè)戶(hù)重新簽字封存。

⑦對(duì)全體業(yè)戶(hù)封存鑰匙務(wù)必從嚴(yán)管理,采取必要措施防止業(yè)戶(hù)封存鑰匙損失,做到誰(shuí)值班誰(shuí)負(fù)責(zé)的崗位責(zé)任制。

(2)鑰匙管理的原那么

①所

有鑰匙明細(xì)應(yīng)建立電子版,并實(shí)時(shí)舉行更新。

②入住階段,如返修鑰匙使用處境較多,務(wù)必將使用處境填寫(xiě)領(lǐng)會(huì)。如業(yè)戶(hù)將返修鑰匙領(lǐng)走(無(wú)論是返修終止或其他理由)均要在《返修鑰匙領(lǐng)取登記表》上簽字。

5.記錄