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文檔簡介
項目檔案管理綜合知識與技能
項目檔案的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)
與注意事項兵器工業(yè)檔案館周艷2017.03從了解項目實施過程把握項目檔案的完整、準(zhǔn)確與有效性標(biāo)準(zhǔn)項目論證階段市場調(diào)研報告、項目論證報告、廠址選擇報告、設(shè)備選型報告、技術(shù)分析方案
項目立項報批階段1.項目管理性文件(1)項目立項申請、項目建議書及報批文件;(2)可行性研究報告及報批文件;專家評估;(3)環(huán)保、勞動安全、職業(yè)衛(wèi)生、消防(預(yù)評價文件材料);(4)項目選址申請及報批文件;征用土地申請、批準(zhǔn)文件;建設(shè)用地規(guī)劃許可證及附件、國有土地使用證、國有土地使用權(quán)交易文件;建設(shè)工程規(guī)劃許可證及附件、紅線圖、坐標(biāo)圖、行政區(qū)域圖,建設(shè)工程施工許可證,施工圖審查文件;(5)征地移民拆遷、安置、補償批準(zhǔn)文件、協(xié)議書;(6)建設(shè)前原始地形、地貌的狀況圖、照片;(7)項目資金來源(包括投資、集資、貸款)文件;(8)申請資金文件及下達投資計劃的通知;(9)項目建設(shè)任務(wù)責(zé)任書、項目實施進度計劃;(10)項目免稅申請及批復(fù)文件(有進口設(shè)備的必有);(11)項目調(diào)整及報批文件(內(nèi)容調(diào)整、時間調(diào)整:有調(diào)整情況的必有);(12)概算、預(yù)算管理、差價管理文件;(13)合同談判紀(jì)要、合同審查文件、合同書、合同變更、索賠等涉及法律事務(wù)的文件。
項目立項報批階段
2.設(shè)計基礎(chǔ)(勘察)文件(1)環(huán)境預(yù)測、調(diào)查報告;(2)工程地質(zhì)、水文地質(zhì)勘察報告;地質(zhì)圖,勘察記錄,化驗,試驗報告,重要土、巖樣及說明;(3)地形、地貌、控制點、建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備安裝測量定位、觀測記錄,地形測量和撥地測量成果報告;(4)水文、氣象、地震等其它設(shè)計基礎(chǔ)資料;工程探墓、考古發(fā)掘;(5)建設(shè)用地釘樁通知單,驗線合格文件。項目立項報批階段
3.設(shè)計文件(1)初步設(shè)計及報批文件(2)技術(shù)設(shè)計及報批文件(3)施工圖設(shè)計及審查文件(4)工程設(shè)計計算書(5)關(guān)鍵技術(shù)試驗(6)設(shè)計評價、鑒定及審批項目施工階段
1.施工管理的主要內(nèi)容在施工前應(yīng)做好以下準(zhǔn)備:一是編制材料設(shè)備進場驗收、設(shè)計變更和圖紙會審等施工各階段的管理流程和進度計劃;二是進行施工組織設(shè)計的審批;三是收到施工圖紙后組織各相關(guān)部門進行圖紙會審工作,并結(jié)合施工單位和監(jiān)理提出的會審意見;四是制定對施工單位質(zhì)量、進度、安全、文明施工、技術(shù)資源等管理的相關(guān)措施;五是申請領(lǐng)取施工許可證。項目施工階段工程開工后應(yīng)加強以下項目施工管理:一是加強旁站監(jiān)督二是定期召開工地例會三是抓好現(xiàn)場管理四是督促工程部門會同監(jiān)理公司對原材料的檢查驗收、抽檢送樣工作五是加強對設(shè)計變更的管理六是檢查落實項目施工階段工程進入現(xiàn)場驗收階段后的管理:一是組織相關(guān)部門先進行初驗,并報市質(zhì)監(jiān)站檢查備案;二是組織相關(guān)部門會同施工單位進行工程的移交;三是接收竣工工程的技術(shù)資料,并做好竣工資料的移交和備案工作;四是竣工收尾工作;五是結(jié)算工作;六是質(zhì)量問題整改;七是回訪工作。實施階段形成文件材料內(nèi)容招投標(biāo)及招投標(biāo)文件(1)招標(biāo)文件:招標(biāo)方案及批復(fù)、招標(biāo)公告、招標(biāo)書、招標(biāo)修改文件、招標(biāo)補遺及答疑文件等;(2)投標(biāo)文件:投標(biāo)書、資質(zhì)材料、履約類保函、委托授權(quán)書和投標(biāo)澄清文件、修正文件等;(3)評標(biāo)文件:開標(biāo)議程、記錄,開標(biāo)大會簽字表,報價表、標(biāo)底,評標(biāo)方法、標(biāo)準(zhǔn)、紀(jì)律,評標(biāo)人員簽字表,評標(biāo)記錄、報告、定標(biāo)會議紀(jì)要;(4)中標(biāo)文件:評標(biāo)結(jié)果公示、中標(biāo)通知書、未中標(biāo)的投標(biāo)書。實施階段形成文件材料內(nèi)容施工文件--工程建筑與結(jié)構(gòu)施工文件
(1)開工報告、工程技術(shù)要求;(2)施工組織設(shè)計、方案及報批文件,施工計劃、施工技術(shù)及安全措施,施工工藝文件;(3)施工預(yù)算和審查材料;(4)、技術(shù)交底、施工日志、大事記;(5)控制網(wǎng)設(shè)置、工程定位測量、基槽開挖線測量材料;(6)施工安全、環(huán)保措施;(7)地基釬探記錄和釬探平面布點圖,驗槽、地基處理、樁基施工和試樁記錄;實施階段形成成文件材料內(nèi)內(nèi)容施工文件--工程建筑與與結(jié)構(gòu)施工文文件(8)圖紙會審紀(jì)要要、設(shè)計變更、工程洽商記錄錄;(9)砂、石石、磚、水泥泥、鋼筋、防防水材料、隔隔熱保溫、防防腐材料、輕輕集料試驗匯總表、出廠證明、復(fù)試試驗報告告;(10)預(yù)制制構(gòu)件(鋼、、混凝土)出廠合格證、、試驗記錄;(11)工程程物質(zhì)選樣送審表、進場物質(zhì)批批次匯總表、、工程物資進場報驗驗表;(12)土壤壤(素土、灰灰土)干密度度、擊實試驗報告告;(13)砂漿漿、混凝土配配合比通知單單、砂漿(試試塊)抗壓強度試驗驗報告,商品混凝土抗抗?jié)B試驗報告告、出廠合格格證、復(fù)試報報告;(14)鋼筋筋接頭(焊接接)試驗報告告;實施階段形成成文件材料內(nèi)內(nèi)容施工文件--工程建筑與與結(jié)構(gòu)施工文文件(15)防水工程試水水、樓地面、屋屋面坡度檢查查記錄;(16)工程程定位測量檢查查記錄;(17)隱蔽工程檢查查記錄;(18)沉降降觀測、結(jié)構(gòu)構(gòu)吊裝、現(xiàn)場場施工預(yù)應(yīng)力力記錄,工程程竣工測量,,新型建筑材材料,施工新新技術(shù);(19)工程程質(zhì)量事故處處理記錄;(20)檢驗批、分項項工程質(zhì)量驗驗收記錄;(21)基礎(chǔ)礎(chǔ)、主體工程程、幕墻工程程、單位工程程質(zhì)量驗收記錄錄。實施階段形成成文件材料內(nèi)內(nèi)容施工文件--電氣、給排水水等各工藝工工程施工文件件(1)施工組織設(shè)計計;(2)技術(shù)交底,施施工日志;(3)圖紙會審,設(shè)設(shè)計變更,工工程洽商;(4)公用設(shè)備的產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量合格格證、質(zhì)量保證書書,設(shè)備裝箱箱單、商檢證證明和說明書書、開箱報告,設(shè)備安裝、、試運行記錄錄,設(shè)備明細(xì)細(xì)表;(5)預(yù)檢記記錄;(6)隱蔽工程檢查查記錄;(7)電氣接接地電阻、絕絕緣電阻、綜綜合布線、有有線電視末端端等測試記錄;(8)樓宇自自控、監(jiān)視、、安裝、視聽聽、電話等智能系統(tǒng)調(diào)試試記錄;(9)變配電電設(shè)備安裝、、檢查、通電電、滿負(fù)荷測測試記錄;實施階段形成成文件材料內(nèi)內(nèi)容施工文件--電氣、給排水水等各工藝工工程施工文件件(10)給排排水、消防、、采暖、通風(fēng)風(fēng)、空調(diào)、燃燃?xì)獾裙艿缽姀姸?、?yán)密性性、灌水、通通水、吹洗、、漏風(fēng)、試壓壓、通球、閥閥門等試驗記錄;(11)電氣氣照明、動力力、給排水、、消防、采暖暖、通風(fēng)、空空調(diào)、燃?xì)獾鹊认到y(tǒng)調(diào)試、試試運行記錄;(12)電梯梯接地電阻、、絕緣電阻測測試記錄;空空載、半載、、滿載、超載載試運行記錄錄;平衡、運運速、噪聲調(diào)整整試試驗驗報報告告;(13))質(zhì)質(zhì)量量事事故故處處理理記記錄錄;;(14))檢驗驗批批、、分分項項工工程程質(zhì)質(zhì)量量驗驗收收記記錄錄;(15))單位位工工程程質(zhì)質(zhì)量量驗驗收收記記錄錄。實施施階階段段形形成成文文件件材材料料內(nèi)內(nèi)容容施工工文文件件--室外外工工程程施施工工文文件件(1))室室外外安安裝裝((包包括括給給水水、、雨雨水水、、污污水水、、熱熱力力、、燃燃?xì)鈿狻?、電電訊訊、、電電力力、、照照明明、、電電視視、、消消防防等等))施施工工文文件件;;?))室室外外建建筑筑環(huán)環(huán)境境((包包括括建建筑筑小小品品、、水水景景、、道道路路園園林林綠綠化化等等))施施工工文文件件。。實施施階階段段形形成成文文件件材材料料內(nèi)內(nèi)容容監(jiān)理理文文件件--工工程程監(jiān)監(jiān)理理文文件件(1))建建設(shè)設(shè)、、施施工工、、監(jiān)監(jiān)理理機機構(gòu)構(gòu)及及負(fù)負(fù)責(zé)責(zé)人人名名單單;;監(jiān)監(jiān)理理單單位位人人員員資質(zhì)質(zhì)證證書書;;(2))監(jiān)理理大大綱綱,,監(jiān)監(jiān)理理規(guī)規(guī)劃劃、、細(xì)細(xì)則則及及批批復(fù)復(fù)、監(jiān)監(jiān)理理控控制制計計劃劃等等;;(3))監(jiān)理日日志、、監(jiān)理理周((月、、季、、年))報、備忘忘錄,,監(jiān)理理會議議紀(jì)要要,監(jiān)監(jiān)理工工程師師指令令、指指示,,來往往函件件;(4))監(jiān)理總總結(jié)、、工程竣竣工總總結(jié)、、質(zhì)量評評價意意見報報告。(5))施工工及設(shè)設(shè)備器器材供供應(yīng)單單位資資質(zhì)審審核,,設(shè)備備、材材料報報審;;(6))施工工組織織設(shè)計計、施施工方方案、、施工工計劃劃、技技術(shù)措措施審審核;;實施階階段形形成文文件材材料內(nèi)內(nèi)容監(jiān)理文文件--工工程監(jiān)監(jiān)理文文件(7))開(停、、復(fù)、、返))工令、審批批表、、許可可證、、中間間驗收收證明明書;;(8))工程程進度度計劃劃、實實施、、分析析統(tǒng)計計文件件;(9))主要要材料料及工工程投投資計計劃、、完成成報表表;(10)不不合格格項目目通知知;(11)施施工質(zhì)質(zhì)量檢檢查分分析評評估、、工程程質(zhì)量量事故故、施施工安安全事事故報報告及及處理理意見見;(12)各各項測測控量量成果果及復(fù)復(fù)核文文件、、外觀觀、質(zhì)質(zhì)量、、文件件等檢檢查、、抽查查記錄錄;(13)預(yù)預(yù)付款款、月月付款款報審審與支支付;;(14)變變更價價格審審查、、延長長工期期、索索賠報報批文文件;;實施階階段形形成文文件材材料內(nèi)內(nèi)容監(jiān)理文文件--工工程監(jiān)監(jiān)理文文件(15)設(shè)設(shè)計變變更、、材料料、零零部件件、設(shè)設(shè)備代代用審審批;;(16)單單元工工程檢檢查及及開工工(開開倉))簽證證,工工程分分部分分項質(zhì)質(zhì)量認(rèn)認(rèn)證、、評估估;(17)工程竣竣工決決算審審核意意見書書;(18)分分包、、供貨貨、試試驗等等單位位資質(zhì)質(zhì)材料料;(19)有有關(guān)進進度、、質(zhì)量量、造造價控控制的的監(jiān)理理通知知;(20)工工程材材料監(jiān)監(jiān)理檢檢查、、復(fù)檢檢、實實驗記記錄、、報告告。實施階階段形形成文文件材材料內(nèi)內(nèi)容監(jiān)理文文件--設(shè)設(shè)備采采購、、監(jiān)造造監(jiān)理理文件件(1))設(shè)備備采購購、制制造合合同及及委托托監(jiān)理理合同同;(2))設(shè)備備采購購方案案計劃劃,市市場調(diào)調(diào)查、、考察察報告告;(3))設(shè)計計圖紙紙和文文件;;(4))設(shè)備備采購購招投投標(biāo)文文件;;(5))設(shè)備備采購購訂貨貨合同同;(6))設(shè)備備采購購監(jiān)理理工作作總結(jié)結(jié);實施階階段形形成文文件材材料內(nèi)內(nèi)容監(jiān)理文文件--設(shè)設(shè)備采采購、、監(jiān)造造監(jiān)理理文件件(7))設(shè)備備監(jiān)造造規(guī)劃劃;(8))設(shè)備備制造造的生生產(chǎn)計計劃和和工藝藝方案案;(9))設(shè)備備制造造的檢檢驗計計劃和和檢驗驗要求求:(10)分分包單單位資資格報報審表表;原原材料料、零零配件件等的的質(zhì)量量證明明文件件和檢檢驗報報告;;(11)開開工/復(fù)工工報審審表、、暫停停令;;(12)檢檢驗記記錄及及試驗驗報告告;實施階階段形形成文文件材材料內(nèi)內(nèi)容監(jiān)理文文件--設(shè)設(shè)備采采購、、監(jiān)造造監(jiān)理理文件件(13)報報驗申申請表表;(14)設(shè)設(shè)計變變更文文件、、會議議紀(jì)要要、來來往文文件、、監(jiān)理理日記記、監(jiān)監(jiān)理月月報;;(15))監(jiān)理工工程師通通知單、、監(jiān)理工工作聯(lián)系系單;(16))質(zhì)量事事故處理理文件、、設(shè)備制制造索賠賠文件;;(17))設(shè)備驗驗收文件件、設(shè)備備交接文文件、支支付證書書和設(shè)備備制造結(jié)結(jié)算審核核文件;;(18))設(shè)備監(jiān)監(jiān)造工作作總結(jié)等等等。項目竣工工驗收階階段1.土建建工程單單項驗收收文件--竣工工圖(1)綜綜合竣工工圖;(2)總總平面布布置圖((包括建建筑、建建筑小品品、水景景、照明明、道路路、綠化化等);;(3)豎豎向布置置圖;(4)室室外給水水、排水水、熱力力、燃?xì)鈿獾裙芫W(wǎng)網(wǎng)綜合圖圖;(5)電電氣(包包括電力力、電訊訊、電視視系統(tǒng)等等)綜合合圖;(6)設(shè)設(shè)計總說說明書;;(7)室室外給水水、雨水水、污水水、熱力力、燃?xì)鈿?、電訊訊、電力力、電視視、建筑筑小品、、消防、、照明、、水景、、道路、、綠化;;(8)專業(yè)竣竣工圖;項目竣工驗收收階段1.土建工程程單項驗收文文件--竣工工圖(9)建筑竣竣工圖;(10)結(jié)構(gòu)構(gòu)竣工圖;(11)裝修修(裝飾)工工程竣工圖;;(12)電氣氣工程(包括括智能化工程程)竣工圖;;(13)給排排水工程(包包括消防工程程)竣工圖;;(15)采暖暖通風(fēng)空調(diào)工工程竣工圖;;(16)燃?xì)鈿夤こ炭⒐D圖。項目竣工驗收收階段1.土建工程程單項驗收文文件--工程程竣工驗收文文件(1)工程竣竣工總結(jié);(2)工程概概算表;(3)竣工驗驗收記錄;(4)單項((單位)工程程質(zhì)量驗收記記錄;(5)工程質(zhì)質(zhì)量保修書;;(6)竣工驗驗收報告;批批復(fù)文件;(7)竣工驗驗收備案表等等(包括環(huán)保保、勞動安全全、職業(yè)衛(wèi)生生、消防、財財務(wù)決算審計計、檔案等各各種專項驗收收認(rèn)可文件))。項目竣工驗收收階段2.設(shè)備驗收收預(yù)驗收開箱驗收終驗收項目竣工驗收收階段2.設(shè)備驗收收(1)外購設(shè)設(shè)備儀器(標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備儀器器)(2)自制設(shè)設(shè)備儀器(非非標(biāo)設(shè)備)(3)計算機機管理系統(tǒng)軟軟硬件(4)特種設(shè)設(shè)備(包括公公用工程設(shè)備備)項目竣工驗收收階段四種設(shè)備共性性的文件材料料:(1)調(diào)研報告、技術(shù)考察報報告或者經(jīng)濟濟技術(shù)可行分分析文件;(2)招投標(biāo)的相關(guān)關(guān)文件:(3)合同,包括合同的的附件、技術(shù)協(xié)議、補充協(xié)議等等。(4)裝箱單、出廠廠合格證;設(shè)設(shè)備出廠(幾幾何)精度檢檢驗單;圖樣樣、設(shè)備操作作手冊、使用用維護手冊、、說明書;開開箱驗收記錄錄等。(5)安裝基礎(chǔ)圖、、電氣接線圖圖、安裝工藝規(guī)規(guī)程,安裝調(diào)試記錄錄、設(shè)備進廠精精度檢驗單、、工藝設(shè)備的的試件加工圖圖、加工精度度檢測記錄、、安裝驗收存存在的問題及及處理意見、、驗收報告等。項目竣工驗收收階段四種設(shè)備特殊殊的文件材料料:非標(biāo)設(shè)備:設(shè)計任務(wù)書、有關(guān)問題的的請示與批復(fù)復(fù)、方案論證、設(shè)計方案文文件、評審文件、計算文件、、設(shè)計圖樣、設(shè)計技術(shù)總總結(jié)、研制總結(jié)、關(guān)鍵件工藝藝規(guī)程、工藝藝說明書、外外購件合格證證和使用說明明、工藝總結(jié)結(jié)、技術(shù)鑒定結(jié)論論、評價文件件等。項目竣工驗收收階段計算機管理系系統(tǒng)軟硬件::①軟硬件質(zhì)量量證明②代理理授權(quán)書、軟軟件許可協(xié)議議、原產(chǎn)地證證明③企業(yè)法法人營業(yè)執(zhí)照照正或副本((復(fù)印件)。計算機、交換換機、服務(wù)器器、工作站等等裝箱單、三三包憑證、用用戶手冊、使使用說明、安安裝說明、使使用指南等項目竣工驗收收階段特種設(shè)備包括括:1.特種設(shè)備備設(shè)計文件、、說明書、制制造單位的資資質(zhì)證明(制制造許可證、、營業(yè)執(zhí)照、、設(shè)計單位批批準(zhǔn)書、商標(biāo)標(biāo)注冊證及質(zhì)質(zhì)量認(rèn)證文件件);2.由生產(chǎn)廠廠所在地、使使用地特種設(shè)設(shè)備安全監(jiān)督督管理部門開開具的產(chǎn)品檢檢驗測試結(jié)果果、鑒定結(jié)論論;3.產(chǎn)品成品品件、外購件件合格證及使使用說明書、、安裝技術(shù)文文件;產(chǎn)品質(zhì)質(zhì)量合格證;;4.壓力管管道元件的合合格證及使用用說明;5.安裝使用用說明;6.鍋爐受壓壓部分金屬材材料證明、鍋鍋爐制造焊接接質(zhì)量的技術(shù)術(shù)證明、鍋爐爐出廠質(zhì)量檢檢驗合格證明明;設(shè)備金屬屬材料證明、、制造焊接質(zhì)質(zhì)量技術(shù)證明明、出廠質(zhì)量量檢驗合格證證;7.反應(yīng)容器器和貯運容器器的總圖、主主要受壓元件件圖、強度計計算書、運行行記錄、檢驗驗、檢測、試試驗報告、合合格證、質(zhì)量量證明等項目竣工驗收收階段3.“三同時時”地方審核核驗收建設(shè)單位在完完成了項目的的全部建設(shè)內(nèi)內(nèi)容后,要檢檢查“三同時時”執(zhí)行情況況,并向地方方環(huán)保、消防防、職業(yè)安全全和勞動衛(wèi)生生部門申請辦辦理驗收手續(xù)續(xù),取得驗收批復(fù)文文件,保證環(huán)保保、消防職職業(yè)安全和和勞動衛(wèi)生生滿足“三三同時”規(guī)規(guī)定的要求求。項目竣工驗收收階段4.竣工決算算審計:項目竣工驗收收前,必須按按照國家和上上級主管部門門關(guān)于固定資資產(chǎn)投資項目目竣工決算審審計的有關(guān)規(guī)規(guī)定,對項目目竣工決算的的真實、合法法、效益等進進行審計監(jiān)督督。項目竣工工決算審計的的內(nèi)容一般包包括兩個部分分:工程審計計和財務(wù)審計計,形成工程決算報告告、審計報告告和審計批復(fù)復(fù)。項目竣工驗收收階段5.檔案驗收收:建設(shè)項目完完成后,由檔檔案歸口管理理部門組織驗驗收組對建設(shè)設(shè)項目檔案的的管理體制、、項目檔案的的形成、積累累、整理、歸歸檔工作情況況,竣工圖的的編制情況及及質(zhì)量,案卷卷質(zhì)量及保管管條件等方面面進行全面審審查。形成檔案驗收報告告及批復(fù)。項目竣工驗收收階段6.工程項目目竣工驗收::當(dāng)項目完成了了以上五項單單位驗收程序序,整體符合合竣工驗收條條件時,建設(shè)設(shè)單位應(yīng)及時時編制項目竣竣工驗收總結(jié)結(jié)報告,向上上級主管部門門提出驗收申申請,上級主主管部門組織織建設(shè)單位填填報《固定資資產(chǎn)投資項目目竣工驗收申申請表》,上上級主管部門門根據(jù)《申請請表》的審查查結(jié)果,組織織項目的總體體竣工驗收,,形成驗收總結(jié)及驗驗收批復(fù)文件件。二、項目檔案案專項驗收的的方法及應(yīng)該該注意的問題題項目檔案專項項驗收的方法法1.認(rèn)真聽匯匯報2.仔細(xì)看現(xiàn)現(xiàn)場3.嚴(yán)格審查查檔案項目檔案專項項驗收的方法法(1)查制度度,看項目檔檔案管理體制制一是檢查是否否建立健全了了項目檔案管管理的各項規(guī)規(guī)章制度二是檢查是否否成立了項目目檔案領(lǐng)導(dǎo)小小組三是檢查是否否將項目檔案案管理納入項項目管理之中中四是檢查是否否制定了項目目檔案歸檔計計劃和要求項目檔案專項項驗收的方法法(2)查批復(fù)復(fù),看項目建建設(shè)內(nèi)容一要了解項目目批復(fù)總投資資和各單項投投資額度;二要了解項目目建設(shè)內(nèi)容;;三要對照新增增及改造設(shè)備備明細(xì)表,認(rèn)認(rèn)真核對項目目設(shè)備歸檔的的臺(套)數(shù)數(shù)。項目檔案專項項驗收的方法法(3)查目錄錄,看項目檔檔案歸檔情況況一是查項目檔檔案總目錄;;二是查項目檔檔案案卷目錄錄;三是查項目檔檔案卷內(nèi)文件件目錄。項目檔案專項項驗收的方法法(4)查案卷卷,看項目檔檔案整理及案案卷質(zhì)量情況況抽查數(shù)量掌握握標(biāo)準(zhǔn)項目方案論證證階段:全部檢查項目報批階段段:全部檢查項目的設(shè)計階階段:全部檢查項目設(shè)計、施施工安裝、監(jiān)監(jiān)理招投標(biāo)文文件:全部檢查設(shè)備招投標(biāo)
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