檔案室各項制度

檔案室各項制度南灣?子分理處檔?案管理領(lǐng)導(dǎo)?小組組長?：王存豐成?員：朱振成?陳孜奇?南灣子分理?處檔案管理?責(zé)任人分工?信貸檔案?管理責(zé)任人?：朱振成會?計檔案管理?責(zé)任人：陳?孜奇南灣?子分理處檔?案室管理制?度一、認(rèn)?真貫徹“以?防為主、防?治結(jié)合”的?原則，切實?加強(qiáng)檔案室?的各項安全?措施。二?、按時進(jìn)行?檢測和紀(jì)錄?，認(rèn)真做好?檔案室房溫?濕度記錄，?搞好檔案室?的衛(wèi)生。?定期檢查檔?案保管情況?，堅持做到?防盜、防火?、防潮、防?蛀、降鼠、?防塵、防光?、防有害氣?體等各項工?作。三、?對檔案室做?到經(jīng)常檢查?、掌管保管?情況，發(fā)現(xiàn)?問題，及時?報告，并采?取措施予以?處理。四?、檔案室設(shè)?專人負(fù)責(zé)管?理，非保管?接待人員未?經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)許?不得擅自進(jìn)?入檔案室，?違者追究責(zé)?任。五、?檔案出入庫?要及時登記?，借出的檔?案要定期清?退。六、?定期對檔案?室的案卷及?保管條件進(jìn)?行檢查。?南灣子分理?處檔案管理?員崗位責(zé)任?制度一、?認(rèn)真貫徹執(zhí)?行黨和國家?有關(guān)檔案工?作的方針、?政策和檔案?主管部門的?各項規(guī)定、?辦法，結(jié)合?本單位實際?情況，制定?檔案工作計?劃和管理制?度。二、?集中統(tǒng)一管?理本單位全?部檔案，按?照檔案業(yè)務(wù)?建設(shè)規(guī)范要?求，做好檔?案收集、整?理、歸檔等?工作。三?、負(fù)責(zé)指導(dǎo)?、檢查、督?促兼職檔案?人員做好本?部門檔案的?形成、積累?、歸檔工作?，確保檔案?的完整、準(zhǔn)?確。四、?加強(qiáng)檔案室?管理，做好?溫濕度記錄?，定期檢查?檔案保管情?況，發(fā)現(xiàn)問?題及時向有?關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報?，積極采取?措施，保護(hù)?檔案安全。?五、按照?“檔案保管?期限”和“?檔案鑒定、?銷毀制度”?，定期做好?檔案的保管?鑒定、銷毀?工作。六?、做好檔案?統(tǒng)計工作，?及時、準(zhǔn)確?地上報各類?檔案統(tǒng)計表?，對本單位?檔案和檔案?管理情況做?到心中有數(shù)?。七、檔?案人員要忠?于職守，自?覺遵守檔案?制度，保守?___，認(rèn)?真做好檔案?管理工作。?南灣子分?理處信貸檔?案的主要內(nèi)?容一、農(nóng)?戶小額信用?貸款管理檔?案1、借?款人___?明，（戶口?簿、身分證?復(fù)印件）。?2、村基?本情況表。?3、農(nóng)戶?基本情況表?。4、農(nóng)?戶資信等級?評定及信用?額度確認(rèn)表?。5、農(nóng)?戶資信等級?評定及信用?額度調(diào)整表?。6、農(nóng)?戶資信等級?及授信額度?初評結(jié)果公?示表。7?、農(nóng)戶借款?申請及調(diào)查?確認(rèn)表。?8、其他有?關(guān)材料。?二、農(nóng)戶聯(lián)?保貸款管理?檔案1、?借款人、聯(lián)?保人___?明（戶口簿?、身分證復(fù)?印件）。?2、村聯(lián)保?小組設(shè)立情?況統(tǒng)計表。?3、設(shè)立?聯(lián)保小組申?請書及聯(lián)保?協(xié)議。4?、農(nóng)戶資信?等級及授信?額度初評結(jié)?果公示表。?5、聯(lián)保?小組成員借?款申請及審?批表。6?、農(nóng)戶聯(lián)保?貸款合同。?7、其他?有關(guān)材料。?三、抵（?質(zhì)）押貸款?管理檔案。?（其中包括?企事業(yè)單位?）1、客?戶及擔(dān)保人?的___明?（戶口簿、?身分證復(fù)印?件）。2?、營業(yè)執(zhí)照?、特殊行業(yè)?生產(chǎn)經(jīng)營許?可證，企業(yè)?資質(zhì)等級證?書，__?_機(jī)構(gòu)代碼?復(fù)印件。?3、客戶家?庭收入及資?產(chǎn)證明。?4、客戶財?務(wù)報表、報?告及其他財?務(wù)資料。?5、貿(mào)易購?銷合同、承?包協(xié)議書、?合資、合作?的合同。?6、項目可?行性研究報?告。7、?公司___?章程、客戶?、擔(dān)保人、?董事會成員?擬機(jī)構(gòu)的決?議。8、?客戶及擔(dān)保?人的征信系?統(tǒng)查詢記錄?。9、建?立信貸關(guān)系?申請書，建?立信貸關(guān)系?協(xié)議書。?10、借款?申請書、貸?款調(diào)查、_?__、審議?及有權(quán)人審?批記錄。?11、合同?及合同補(bǔ)充?文本。1?2、抵（質(zhì)?）押協(xié)議書?、抵（質(zhì)）?押公證書。?13、抵?（質(zhì)）押權(quán)?利證書。?14、共有?人同意抵（?質(zhì)）押證明?。15、?抵（質(zhì)）押?物產(chǎn)權(quán)證明?。16、?貸款到期通?知書、逾期?貸款催收通?知書。1?7、貸款展?期申請書，?展期協(xié)議書?。18、?貸后檢查記?錄。19?、有價單證?止付、查詢?書。20?、其他有關(guān)?資料。南?灣子分理處?信貸檔案的?管理制度?一、信貸檔?案是南灣子?分理處提供?管理收回貸?款全過程的?真實記錄。?主要包括客?戶及擔(dān)保人?資料檔案和?信貸操作檔?案?？蛻?及擔(dān)保人資?料檔案主要?是客戶及擔(dān)?保人的基本?情況。其中?包括小額信?用貸款管理?檔案，農(nóng)戶?聯(lián)保貸款管?理檔案，抵?質(zhì)押貸款管?理檔案。?信貸操作檔?案主要包括?信貸業(yè)務(wù)調(diào)?查、___?、貸審會（?貸審組）審?議、有權(quán)人?審批及信貸?業(yè)務(wù)發(fā)生后?經(jīng)營管理過?程中的有關(guān)?資料。二?、本分理處?按客戶逐戶?建立信貸檔?案，責(zé)成專?人進(jìn)行管理?，（檔案管?理員由客戶?經(jīng)理擔(dān)任）?，以確保信?貸資料的完?整、安全和?有效利用。?三、本分?理處的信貸?人員是信貸?檔案資料的?責(zé)任人。要?按規(guī)定將信?貸業(yè)務(wù)所涉?及的全部資?料進(jìn)行整理?，按類別、?按戶分類歸?檔。交由檔?案管理員管?理。四、?信貸檔案由?檔案管理人?員專門管理?，要設(shè)立單?獨檔案專柜?和檔案室，?信貸人員要?定期將所收?集到的材料?移交給檔案?管理人員，?由信貸管理?人員整理、?登記、歸檔?。南灣子?分理處信貸?檔案的調(diào)閱?制度一、?實行檔案資?料查詢登記?制度，相關(guān)?人員需要查?閱檔案資料?時，應(yīng)向檔?案管理人員?借閱，并建?立借閱登記?簿，在登記?簿上簽字。?閱畢要及時?歸還。歸還?時信貸檔案?管理人員要?認(rèn)真核對，?核對無誤后?簽收歸檔。?如檔案管理?不規(guī)范、丟?失、鼠咬，?要嚴(yán)肅追究?相關(guān)人員的?責(zé)任。二?、嚴(yán)格信貸?檔案的調(diào)閱?管理。信貸?檔案一律不?準(zhǔn)外借，內(nèi)?部調(diào)閱信貸?檔案，應(yīng)由?調(diào)閱人提出?申請，經(jīng)分?理處負(fù)責(zé)人?批準(zhǔn)，由檔?案管理人員?協(xié)同查閱，?但不得調(diào)離?本分理處查?閱。三、?公安、司法?、檢查機(jī)關(guān)?和有關(guān)單位?處理案件或?特殊需要查?閱信貸檔案?時，必須持?有縣級（含?）以上主管?部門的正式?公文；有權(quán)?機(jī)關(guān)根據(jù)需?要可以抄錄?、復(fù)制、照?相，但不得?帶走原件。?分理處信貸?檔案管理員?應(yīng)對查閱情?況進(jìn)行記錄?，并由查閱?人簽字確認(rèn)?。四、內(nèi)?部和外部查?閱信貸檔案?均應(yīng)登記“?調(diào)閱信貸檔?案登記簿”?，并做出詳?細(xì)記錄，查?閱信貸檔案?的人員應(yīng)進(jìn)?行簽字。?南灣子分理?處會計檔案?的分類制度?會計檔案?包括會計憑?證、會計賬?簿、財務(wù)會?計報表（報?告）及其他?會計資料。?（一）會?計憑證類：?原始憑證、?記賬憑證、?匯總憑證、?其他會計憑?證；（二?）會計賬簿?類：總賬、?各種分戶明?細(xì)賬、日記?賬、固定資?產(chǎn)卡片賬，?低值易耗品?管理賬、附?注賬簿、其?他賬簿；?（三）財務(wù)?會計報表（?報告）類：?月度、季度?、年度財務(wù)?會計報表（?報告），包?括各種報表?、余額表、?附表、附注?及文字說明?、其他財務(wù)?會計報表（?報告）；?（四）其他?類。銀行對?賬單、各種?登記簿、會?計檔案移交?（保管、銷?毀）清冊、?機(jī)構(gòu)撤銷（?合并）交接?清冊、房屋?購建的契據(jù)?、計算機(jī)運?行日志、客?戶掛失申請?書、聯(lián)行查?詢、查復(fù)書?等。（五?）會計檔案?分為紙質(zhì)檔?案和電子檔?案，紙質(zhì)檔?案是以紙為?介質(zhì)保存的?會計檔案；?電子檔案指?以磁盤（帶?）、光盤、?縮微膠片等?電子信息載?體為介質(zhì)保?存的會計檔?案。南灣?子分理處會?計檔案的歸?檔制度一?、凡是分理?處在各項活?動中形成的?具有查閱利?用價值的各?種文件資料?均屬歸檔范?圍。二、?會計檔案應(yīng)?依據(jù)歸檔要?求，整理立?卷，裝訂成?冊，按照保?管期限進(jìn)行?分類，以內(nèi)?容和形成時?間進(jìn)行分類?索引，編制?會計檔案保?管登記簿，?以便查閱。?采用非紙介?質(zhì)存儲會計?檔案的，應(yīng)?能滿足閱讀?及打印要求?。三、會?計檔案歸檔?的基本要求?：（一）?分類組卷。?會計檔案?立卷應(yīng)采用?“年度／保?管期限／檔?案類別”的?分類方法。?即先將同一?年度形成的?會計檔案按?照保管期限?分類，再將?同一期限的?報表、賬簿?、憑證等按?類分開組卷?，并形成分?類索引。?（二）整理?與裝訂。?1、會計憑?證的整理與?裝訂。憑證?應(yīng)每日整理?裝訂，憑證?過少的可將?同___月?份若干日憑?證（不得超?過___日?）按日順序?合并裝訂，?并用封面隔?開；憑證過?多的可分若?干冊裝訂。?裝訂成冊的?憑證應(yīng)在傳?票冊封面上?填明要素，?編寫順序號?，注明日期?、保管期限?及檔案號，?由裝訂人員?和會計主管?人員在加封?處簽章。?2、會計賬?簿的整理與?裝訂?？傎~?按月分科目?順序整理裝?訂，活頁分?戶賬分科目?、賬號按年?整理裝訂，?賬頁過多可?分冊整理裝?訂。各種登?記簿應(yīng)分類?別、科目按?年整理裝訂?。各種銷訖?卡片賬按?照銷賬日期?按月或季整?理裝訂。在?年度中間更?換或結(jié)清賬?頁，應(yīng)按照?賬號順序分?科目妥善保?管，待年度?終了統(tǒng)一整?理裝訂。整?理裝訂成冊?的賬頁，要?填寫“賬首?”和“賬頁?目錄”，另?加封面、封?底，在裝訂?處加封并登?記封面，注?明名稱、年?度、保管期?限、檔案號?，由裝訂人?員和會計主?管人員在加?封處簽章。?3、會計?報表的整理?與裝訂。月?計表、季報?表、（半）?年報按年整?理裝訂，另?加封面、封?底，在裝訂?處加封，登?記封面，注?明名稱、年?度、保管期?限、檔案號?，由裝訂人?員和會計主?管人員在加?封處簽章。?（三）保?存會計檔案?資料的磁盤?或其他介質(zhì)?，也應(yīng)按照?檔案資料的?“年度／保?管期限／類?別”加以分?類、編號、?張貼標(biāo)簽并?加裝介質(zhì)封?套，注明檔?案資料名稱?、年度、保?管期限及檔?案號，由經(jīng)?辦人員在標(biāo)?簽及介質(zhì)封?套上簽章。?（四）會?計檔案可采?用紙、磁、?光盤、縮微?膠片等方便?實用、易于?保管的介質(zhì)?保存。原始?憑證、票據(jù)?、合同、股?金證等具有?法律效力的?資料，應(yīng)保?存紙質(zhì)檔案?。（五）?其他會計檔?案的整理與?裝訂，按有?關(guān)規(guī)定執(zhí)行?。南灣子?分理處會計?檔案的保管?制度一、?分理處應(yīng)建?立檔案室，?委派會計兼?任會計檔案?管理員，對?本分理處的?會計檔案實?行管理，并?按規(guī)定建立?健全各類檔?案管理登記?簿。檔案?室應(yīng)具備“?五防”、“?五無”的標(biāo)?準(zhǔn)，即。防?盜、防火、?防潮、防塵?、防有害生?物；無火患?、無蟲蛀、?無霉?fàn)€、無?鼠咬、無失?竊。磁介質(zhì)?檔案保管應(yīng)?具備防磁條?件，每年翻?錄一次，實?行雙備份異?地分別保管?。磁介質(zhì)檔?案應(yīng)打印出?書面檔案裝?訂保管。?檔案室應(yīng)排?列有序，按?照保管期限?或類別，項?目以及項目?內(nèi)保管單位?順序，依次?從左到右，?從上到下排?列，便于管?理和查找。?二、會計?檔案的保管?期限分為_?__年、_?__年、_?__年和永?久保管。會?計檔案保管?期限從會計?檔案形成的?次年___?月___日?算起，如有?必要可以延?長，但不能?縮短。三?、存款人開?設(shè)的銀行結(jié)?算賬戶管理?資料、會計?電子化系統(tǒng)?開發(fā)和修改?的文檔資料?應(yīng)作為會計?檔案進(jìn)行管?理。銀行結(jié)?算賬戶管理?資料保管期?限為該賬戶?銷戶后__?_年，會計?電子化系統(tǒng)?開發(fā)和修改?的文檔資料?保管期限為?該系統(tǒng)停止?使用或重大?修改后__?_年。四?、會計檔案?管理人員應(yīng)?按照檔案規(guī)?定保管期限?對會計檔案?分類管理，?逐項編號、?登記，并及?時入庫（柜?）保管，確?保檔案的完?整無缺。檔?案管理責(zé)任?人調(diào)動需辦?理交接手續(xù)?。出納人員?不得兼管?會計檔案。?五、會計?檔案管理人?員要定期檢?查會計檔案?，及時對破?損、變質(zhì)會?計檔案進(jìn)行?復(fù)制、修復(fù)?或其它技術(shù)?處理。六?、會計檔案?交接應(yīng)編制?移交清冊，?經(jīng)合行財務(wù)?會計部審批?后辦理交接?手續(xù)，交接?應(yīng)在經(jīng)辦人?員清點，分?理處負(fù)責(zé)人?、合行委派?監(jiān)交人簽章?后進(jìn)行。?南灣子分理?處會計檔案?的調(diào)閱制度?一、嚴(yán)格?遵守會計檔?案調(diào)（查）?閱登記制度?，防止會計?檔案丟失和?___。?二、內(nèi)部查?閱會計檔案?，應(yīng)由查閱?人提出申請?，經(jīng)合行財?務(wù)會計部或?本分理處主?任批準(zhǔn)后方?可查閱。采?用網(wǎng)絡(luò)形式?查閱的，應(yīng)?嚴(yán)格執(zhí)行有?關(guān)控制制度?。法律、法?規(guī)授權(quán)部門?調(diào)（查）閱?會計檔案時?，應(yīng)持有效?證件和縣以?上主管部門?的正式公函?（文件），?經(jīng)在專人陪?同下調(diào)（查?）閱。三?、調(diào)（查）?閱人可以抄?錄、照相、?復(fù)印或復(fù)制?，但不得涂?改、圈劃會?計檔案，不?得將會計檔?案拆封和借?出。會計檔?案管理責(zé)任?人應(yīng)對調(diào)（?查）閱情況?進(jìn)行記錄，?并由查閱人?簽字確認(rèn)。?四、調(diào)（?查）閱會計?檔案的申請?及公函應(yīng)由?經(jīng)辦人員和?會計檔案管?理責(zé)任人共?同簽章，專?門保管，以?備查考，并?做好相關(guān)的?查閱記錄。?南灣子分?理處會計檔?案的銷毀制?度一、保?管期限屆滿?的會計檔案?，應(yīng)在合行?統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下?，按照下列?程序銷毀：?（一）由?本分理處會?同合行財務(wù)?會計部編制?會計檔案銷?毀清冊；?（二）合行?行長在會計?檔案銷毀清?冊上簽署意?見：（三?）合行稽核?監(jiān)察部清查?、核對會計?檔案銷毀清?冊；（四?）報請自治?區(qū)聯(lián)社財務(wù)?會計部門審?批（銷毀清?冊、監(jiān)察審?計部門意見?、合行行長?意見作為附?件）；（?五）自治區(qū)?聯(lián)社財務(wù)會?計部門、合?行財務(wù)會計?部、稽核監(jiān)?察部和本分?理處共同派?人現(xiàn)場監(jiān)銷?，并在銷毀?清冊上簽章?