大學(xué)后勤中心（實(shí)體）物資采購管理暫行辦法

大學(xué)后勤中心（實(shí)體）物資采購管理暫行辦法第一章總則第一條為了加強(qiáng)學(xué)校物資采購的管理，規(guī)范后勤中心（實(shí)體）采購行為，提高辦事效率和經(jīng)濟(jì)效益，結(jié)合后勤服務(wù)的實(shí)際情況，制定本辦法。第二條本辦法所稱物資采購，是指后勤中心（實(shí)體）在生產(chǎn)和服務(wù)中，利用協(xié)議經(jīng)營或代收代支的經(jīng)費(fèi)，以合同或非合同方式有償取得各種形態(tài)和種類的原材料，包括后勤中心（實(shí)體）原材料及日常消耗用品等（固定資產(chǎn)、辦公用紙除外）。第三條后勤中心（實(shí)體）物資采購要嚴(yán)格執(zhí)行公開透明、公平競爭、公正評選和誠信擇優(yōu)原則。第二章管理機(jī)構(gòu)第四條后勤中心（實(shí)體）物資采購管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）學(xué)校采購招標(biāo)工作領(lǐng)導(dǎo)小組決定有關(guān)采購項(xiàng)目采購招標(biāo)工作重大事項(xiàng)和重大變更等問題；學(xué)校紀(jì)委監(jiān)察處、審計處、財務(wù)處、校采購招標(biāo)中心負(fù)責(zé)后勤中心（實(shí)體）物資采購的監(jiān)督工作。（二）后勤處采購項(xiàng)目招投標(biāo)小組負(fù)責(zé)制定后勤各中心（實(shí)體）的采購工作規(guī)程，指導(dǎo)后勤中心（實(shí)體）物資采購（1）對驗(yàn)收不合格或貨不對板（樣板）的貨物，當(dāng)場退貨，不得入倉。（2）每次退貨，驗(yàn)收員或倉管員必須做好內(nèi)部記錄，填寫《信息反饋單》，記錄退貨具體信息并上報中心，供應(yīng)商當(dāng)場簽名確認(rèn)。中心收集整理《信息反饋單》，如未達(dá)到違約條款的，視情況作出口頭或書面警告；如達(dá)到違約條款的，則按合同規(guī)定處罰。（3）若供應(yīng)商對驗(yàn)收結(jié)果有異議，由中心分管驗(yàn)收的副主任、采購部、監(jiān)控部等相關(guān)技術(shù)人員到場認(rèn)定；若仍存在爭議，則由后勤處、監(jiān)察處、審計處、校采購招標(biāo)中心組成小組進(jìn)行復(fù)核。第二十條采購結(jié)算（一）采購票據(jù)。供貨單位提供的稅務(wù)票據(jù)應(yīng)符合國家稅務(wù)票據(jù)的有關(guān)規(guī)定，由中心報帳員按照學(xué)校財務(wù)的有關(guān)規(guī)定辦理報帳結(jié)算事務(wù)。（二）采購付款。在合同規(guī)定時間內(nèi)，以支票、轉(zhuǎn)賬方式結(jié)算貨款。（三）報賬結(jié)算時應(yīng)附有的票據(jù)：1、集中招標(biāo)類項(xiàng)目的公開招標(biāo)文件（交中心報帳員備案、備查）。2、競爭性報價類項(xiàng)目附《會議紀(jì)要》、競爭性報價合同等作為報賬結(jié)算附件。3、自行采購類項(xiàng)目應(yīng)附有中心采購部審核文件，并附有經(jīng)辦人簽名及分管采購主任簽名的《清單明細(xì)表》等相關(guān)文件作為報賬結(jié)算附件。4、自行采購蔬菜應(yīng)提供收款人的收款票據(jù)、收款人簽名、電話號碼等相關(guān)證明文件。第四章監(jiān)督與違規(guī)違紀(jì)的責(zé)任第二十一條采購部（采購員）必須遵守的采購紀(jì)律：（一）采購方式符合國家、學(xué)校及中心的有關(guān)規(guī)定；（二）嚴(yán)格執(zhí)行采購計劃；（三）嚴(yán)格堅持貨比三家，擇優(yōu)選擇供應(yīng)商；（四）主動、及時、全面、客觀提供全部所需資料；（五）對供方的評價要客觀、公平、公正，不受任何人或單位的干預(yù)而影響選擇供方的結(jié)果，做到誠信辦事；（六）嚴(yán)守采購活動的商業(yè)機(jī)密，完整保存所有記錄,積極配合有關(guān)部門的查詢和檢查；（七）對與自己有利害關(guān)系或有潛在利害關(guān)系的供方或投標(biāo)人，要主動回避；（A）中心（實(shí)體）物資采購小組、采購員不得私自接觸供方或投標(biāo)人，不得接受供方或投標(biāo)人的任何饋贈，不得參加供方或投標(biāo)人以任何形式組織的宴請、娛樂等活動；（九）不得向供方提出任何不合理的要求作為訂立合同的條件;（十）不得以任何方式非法干涉招標(biāo)投標(biāo)活動，不得以不合理的條件限制或者排斥潛在投標(biāo)人，不得對投標(biāo)人實(shí)行差別待遇和歧視；（十一）與招標(biāo)投標(biāo)活動有關(guān)的當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)保證招標(biāo)投標(biāo)過程的公正、公平，不得向他人透露已獲取招標(biāo)文件的投標(biāo)人名稱、數(shù)量以及影響公平競爭的其他情況。第二十二條凡在供貨過程中違反合同的供貨商今后不得再參與我校后勤中心（實(shí)體）的任何采購項(xiàng)目的報價。第二十三條學(xué)校監(jiān)督部門、后勤處招投標(biāo)小組依法通過檢查、現(xiàn)場監(jiān)督等方式對后勤處各中心（實(shí)體）物資采購工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查。第二十四條在采購過程中出現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)情況，按國家及學(xué)校有關(guān)條例執(zhí)行。第五章附則第二十五條本辦法由大學(xué)后勤處負(fù)責(zé)解釋。第二十六條本辦法自公布之日起執(zhí)行。項(xiàng)目的采購招標(biāo)工作。各中心實(shí)體分管副處長負(fù)責(zé)審批后勤中心（實(shí)體）物資采購方式。后勤處負(fù)責(zé)后勤中心（實(shí)體）物資采購計劃匯總、集中招標(biāo)項(xiàng)目的組織實(shí)施。（三）后勤各中心（實(shí)體）成立物資采購小組，負(fù)責(zé)本中心（實(shí)體）物資采購工作。采購小組成員由3人及以上（單數(shù)）組成，經(jīng)后勤處采購項(xiàng)目招投標(biāo)小組批準(zhǔn)后，分別報校采購招標(biāo)中心、審計處和財務(wù)處備案。采購小組具體負(fù)責(zé)審核本中心物資采購計劃申報、中心（實(shí)體）招標(biāo)文件等，組織實(shí)施中心物資采購、合同簽訂、貨物驗(yàn)收和付款等工作。（四）后勤各中心（實(shí)體）設(shè)立采購部或任命相對固定的采購員（采購員每兩年輪崗一次），報后勤處備案，按照各中心（實(shí)體）制定的采購計劃，在其權(quán)限內(nèi)執(zhí)行采購及其相關(guān)事務(wù)。第五條審計處按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定實(shí)施審計監(jiān)督。第六條監(jiān)察處依法依規(guī)對學(xué)校后勤中心（實(shí)體）物資采購活動有關(guān)的監(jiān)察對象實(shí)施監(jiān)察。第三章采購程序第一節(jié)采購計劃第七條物資采購計劃的編制應(yīng)根據(jù)全年預(yù)算方案或使用需求，結(jié)合庫存定額、消耗周期、供貨周期及市場供求情況及價格而制定。第八條編制采購計劃的要求（一）各中心（實(shí)體）編制季度采購計劃報后勤處備案。在每季度首月5日前報后勤處工程與服務(wù)采購科，在季度的第二、三月5日前可各追加采購計劃一次。確需臨時增加的采購計劃報分管副處長審批后實(shí)施。（二）編制采購計劃、招標(biāo)文件時要明確采購項(xiàng)目的技術(shù)要求和標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)容包括物資名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、單位數(shù)量、需求日期、預(yù)計費(fèi)用、建議供貨單位，對備品配件應(yīng)注明設(shè)備名稱及生產(chǎn)廠家。（三）各中心（實(shí)體）物資采購結(jié)果，每季度報后勤處工程與服務(wù)采購科備案。第二節(jié)采購方式第九條集中招標(biāo)用量大、規(guī)格統(tǒng)一、種類較少或單一項(xiàng)目、貨源充足、能有較多滿足需求的合格供應(yīng)商應(yīng)標(biāo)等符合招標(biāo)條件的大宗物資，采用集中招標(biāo)的方式采購，主要有大米、凍品、鮮肉、食用油、蔬菜等采購項(xiàng)目。集中招標(biāo)項(xiàng)目由后勤處負(fù)責(zé)組織實(shí)施。第十條競爭性報價貨物種類繁多、單項(xiàng)貨物價值低、批量采購金額較大的大批常用物資，采用競爭性報價的方式采購。主要有主食（面粉、河粉類等）、副食（禽類、豆制品、半成品、海鮮、西餐專用凍品、鮮魚、鮮牛肉、鮮菇等）、干貨調(diào)料類、易耗品、部分飲料、五金水電材料、建筑材料等采購項(xiàng)目。競爭性報價采購項(xiàng)目由各中心（實(shí)體）物資采購小組負(fù)責(zé)組織實(shí)施。第H條高校聯(lián)采和農(nóng)校對接由上級主管部門或廣東高校后勤協(xié)會組織的廣州地區(qū)高校聯(lián)合采購方式采購和農(nóng)校對接采購，后勤各中心（實(shí)體）根據(jù)物資品質(zhì)、價格、供需等具體情況決定是否參與，由后勤處采購項(xiàng)目招投標(biāo)小組審批。高校聯(lián)合采購和農(nóng)校對接采購項(xiàng)目由中心（實(shí)體）物資采購小組負(fù)責(zé)組織實(shí)施。第十二條廠家直供少部分指定牌子的原材料及其他用品（如同一品牌/廠家的調(diào)味料、飲料、清潔劑、維修配件、汽車輪胎、汽車油料等），或須國家特許經(jīng)營的原材料（如食鹽、煙酒等），經(jīng)中心主任批準(zhǔn)后，可以采用廠家直接供貨方式購買。廠家直供采購項(xiàng)目由中心（實(shí)體）物資采購小組負(fù)責(zé)組織實(shí)施。第十三條自行采購符合下列條件之一，各中心（實(shí)體）可進(jìn)行自行采購。（一）中心（實(shí)體）1-2個食堂的蔬菜等原材料。（二）單價在1000元以下、緊急需用、規(guī)格特殊復(fù)雜、用量較少、種類繁多的零散物資（如易耗品、日常辦公用品等），且每批次采購總金額在20000元以內(nèi)的采購項(xiàng)目。（三）以圍餐標(biāo)準(zhǔn)出品，日常經(jīng)營需用到的部分高級干貨、高級調(diào)味料、高品質(zhì)三鳥、海鮮等副食，每月采購金額原則上不超過80000元；如遇大型聚餐或接待，需增加自行采購金額的除外。（四）應(yīng)急搶險材料。自行采購由中心采購部（采購員）通過市場詢價方式,按照貨比三家、價低質(zhì)優(yōu)的原則，經(jīng)中心主任批準(zhǔn)，由采購員實(shí)施采購。第三節(jié)采購實(shí)施第十四條集中招標(biāo)采購的程序（一）各中心（實(shí)體）采購部提出需求并編制招標(biāo)文件，由后勤處審核。（二）后勤處在采購招標(biāo)中心網(wǎng)頁、后勤處網(wǎng)頁發(fā)布招標(biāo)公告。自招標(biāo)文件發(fā)出之日起至投標(biāo)人提交投標(biāo)文件截止之日止，公示期不得少于10天。（三）開標(biāo)、評審和定標(biāo)1、評標(biāo)委員會由后勤處采購項(xiàng)目招投標(biāo)小組成員及中心（實(shí)體）主任組成。監(jiān)察處、審計處、財務(wù)處、校采購中心派人監(jiān)督。2、投標(biāo)供應(yīng)商按照招標(biāo)文件要求，編制投標(biāo)文件，在招標(biāo)文件規(guī)定的時間、地點(diǎn)遞交招標(biāo)文件。3、開標(biāo)后勤處按招標(biāo)文件確定的時間和地點(diǎn)組織開標(biāo)，由監(jiān)督人員檢查各投標(biāo)單位招標(biāo)文件密封、簽署等情況，核對投標(biāo)單位授權(quán)代表的身份證等信息。4、評審、定標(biāo)評標(biāo)委員會按照招標(biāo)文件規(guī)定的評標(biāo)辦法評標(biāo)并推薦中標(biāo)候選供應(yīng)商。（四）發(fā)布中標(biāo)公告、發(fā)出中標(biāo)通知書采購結(jié)果在學(xué)校采購招標(biāo)中心網(wǎng)頁、后勤處網(wǎng)頁進(jìn)行公示，時間不少于3個工作日；公示結(jié)束后，如無異議，后勤處在5個工作日內(nèi)向中標(biāo)單位發(fā)出中標(biāo)通知書。第十五條競爭性報價程序（一）中心（實(shí)體）采購部根據(jù)上月使用情況提出本期采購清單，包括所需采購商品的品牌、規(guī)格、用量等，匯總后制定出當(dāng)期《物品采購報價表》。（二）中心（實(shí)體）在采購招標(biāo)中心網(wǎng)頁、后勤處網(wǎng)頁、中心（實(shí)體）網(wǎng)頁、學(xué)校公共場所、報刊等途徑發(fā)布采購信息，廣泛征集供應(yīng)商并接受報名。（三）供應(yīng)商審查資格1、基本資質(zhì)審查。由中心（實(shí)體）物資采購小組負(fù)責(zé)對供應(yīng)商進(jìn)行基本資質(zhì)審查。對基本資質(zhì)符合的供應(yīng)商，可安排實(shí)地考察。其中供應(yīng)食品原材料的供應(yīng)商必須考察。2、實(shí)地考察。中心（實(shí)體）組成實(shí)地考察小組，每次參與實(shí)地考察人數(shù)為單數(shù)且不少于3人?？疾閮?nèi)容按項(xiàng)目采購實(shí)際情況確定，實(shí)地考察合格后方準(zhǔn)予參加競爭性報價。3、對已進(jìn)行基本資質(zhì)審查且實(shí)地考察合格的供應(yīng)商，即可參加競爭性報價。在日后供貨過程中，實(shí)地考察小組將會不定期對其進(jìn)行抽查，若抽查結(jié)果不合格，將取消供貨資格，一年內(nèi)不接受其報價。4、凡在資質(zhì)審查中弄虛作假、供貨過程中違反合同的供貨商，取消參與競爭性報價的資格。（四）凡資格審查合格者，由中心采購部通知供應(yīng)商領(lǐng)取當(dāng)期的《物品采購報價表》，并按時參加競爭性報價會議。（五）召開競爭性報價會1、組織：各中心（實(shí)體）物資采購小組負(fù)責(zé)組織實(shí)施，中心（實(shí)體）小組成員參加。其中雞蛋、海鮮等市場價格波動較快，競爭性報價次數(shù)頻繁，參加人員由中心確定。2、監(jiān)督：紀(jì)委監(jiān)察處、財務(wù)處、審計處、后勤處代表參加。3、根據(jù)價低擇優(yōu)的原則評定供貨單位，與會人員簽名，形成《會議紀(jì)要》。（六）中心負(fù)責(zé)供貨合同的編制、簽訂和存檔。（七）各中心按供貨合同做好采購物資的驗(yàn)收、入庫、存儲、分發(fā)等工作。第十六條廠家直供程序（一）廠家資格審查。參照本辦法第十五條第（三）點(diǎn)執(zhí)行。（二）定價。先由廠家提供所需采購物品的書面報價,中心根據(jù)同類產(chǎn)品市場價格核準(zhǔn)后，報中心主任批準(zhǔn)確定。（三）合同簽訂、驗(yàn)收等工作參照本辦法第十五條第（六）、（七）點(diǎn)執(zhí)行。第十七條自行采購程序各中心（實(shí)體）制定本中心（實(shí)體）物資采購規(guī)程，完善內(nèi)控機(jī)制，報后勤處批準(zhǔn)后實(shí)施。第十八條采購合同的簽訂（一）與簽訂合同相關(guān)的一切活動都必須遵守《合同法》及有關(guān)法律法規(guī)。（二）所有通過集中招標(biāo)、競爭性報價、廠家直供等方式進(jìn)行采購的，都必須與供應(yīng)商簽訂書面采購合同。（三）由各中心（實(shí)體）負(fù)責(zé)合同的起草、編制、送審、修改、簽訂、執(zhí)行、履約監(jiān)督等相關(guān)事務(wù)。（四）合同審批、簽訂手續(xù)按學(xué)校合同管理的有關(guān)規(guī)定和程序進(jìn)行辦理。第十九條訂貨、驗(yàn)收、退貨管理程序（一）各中心（實(shí)體）按采購合同規(guī)定的條款執(zhí)行訂貨、驗(yàn)收、退貨。(二)食堂訂貨、驗(yàn)收、退貨管理程序1、訂貨(1)廚師長根據(jù)廚師的使用反映、學(xué)生喜好、銷量、生產(chǎn)計劃、不同時節(jié)等因素，結(jié)合本期各品種的價格，提出訂貨的建議品種和數(shù)量。(2)食堂經(jīng)理及樓層主管對廚師長建議的品種和數(shù)量進(jìn)行審核