DB3418-T 019-2022 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)電子檔案管理規(guī)范

ICS01.140.20CCSA14

3418宣 城 市 地 方 標(biāo) 準(zhǔn)DB3418/T019—2022檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)電子檔案管理規(guī)范Specificationforelectronicarchivesmanagementofinspectionandtestinginstitutions2022-09-07發(fā)布 2022-10-07實(shí)施宣城市市場(chǎng)監(jiān)督管理局??發(fā)布DB3418/T019DB3418/T019—2022II前 言本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則 第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專利的責(zé)任。本文件由安徽省電機(jī)產(chǎn)品及零部件質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)中心提出。本文件由宣城市市場(chǎng)監(jiān)督管理局歸口。本文件主要起草人：張俊、邱娟、翟文珺、馬永豐。DB3418/T019DB3418/T019—2022PAGEPAGE5檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)電子檔案管理規(guī)范范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在檢測(cè)活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的電子檔案的管理與處置的一般方法。規(guī)范性引用文件（包括所有的修改單適用于本文件。GB/T2828.1—2012 計(jì)數(shù)抽樣檢驗(yàn)程序第1部分:按接收質(zhì)量限(AQL)檢索的逐批檢驗(yàn)抽樣計(jì)劃(ISO2859-1:1999，IDT)GB/T7156—2003 文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼與標(biāo)識(shí)GB/T12628—2008 硬磁盤驅(qū)動(dòng)器通用規(guī)范GB/T17678—1999 CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求GB/T20988—2007信息安全技術(shù) 信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范GB/T26163.1—2010信息與文獻(xiàn) 文件管理過(guò)程文件元數(shù)據(jù)第1部分:原則(ISO23081-1，IDT)DA/T15—1995 磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范DA/T31 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范DA/T38—2008 電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范術(shù)語(yǔ)和定義下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。電子檔案 researchelectronicrecords具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。元數(shù)據(jù) metadata描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景結(jié)構(gòu)及其管理過(guò)程的數(shù)據(jù)。遷移 migration在維護(hù)真實(shí)性、完整性和可用性的前提下，將電子檔案從一個(gè)系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到另一個(gè)系統(tǒng)的過(guò)程。電子檔案的管理電子檔案的存儲(chǔ)應(yīng)為電子檔案及其元數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)配置與電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的在線存儲(chǔ)設(shè)備。在線存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)實(shí)施容錯(cuò)技術(shù)方案，定期掃描、診斷硬磁盤，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處置。電子檔案的備份應(yīng)結(jié)合單位電子檔案管理和信息化建設(shè)實(shí)際，在確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全基礎(chǔ)上，統(tǒng)籌制定電子檔案?jìng)浞莘桨负筒呗?，?shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)及其配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等備份管理。電子檔案近線備份與災(zāi)難備份的基本要求如下:宜采用磁帶備份系統(tǒng)進(jìn)行近線備份，應(yīng)定期對(duì)電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)的配置數(shù)據(jù)和日志數(shù)據(jù)等進(jìn)行全量、增量或差異備份；電子檔案數(shù)量達(dá)到一定量且條件許可時(shí)，可實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的熱備份；本單位建設(shè)災(zāi)難備份中心時(shí)，應(yīng)將電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)的災(zāi)難備份納入GB/T20988-2007等標(biāo)準(zhǔn)要求執(zhí)行。電子檔案離線備份的基本要求如下:應(yīng)采用一次寫光盤、磁帶硬磁盤等離線存儲(chǔ)介質(zhì)，參照GB/T2828.1—2012、GB/T12628—2008、GB/T17678—1999、DA/T15—1995、DA/T38—2008等標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等的離線備份；離線存儲(chǔ)介質(zhì)的保管除參照紙質(zhì)檔案保管要求外，還應(yīng)符合下列條件；—應(yīng)作防寫處理，避免擦劃、觸摸記錄涂層；—應(yīng)裝盒，豎立存放或平放，避免擠壓；一應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離，一保管環(huán)境溫度選定范圍:光盤17℃-20℃，磁性載體15℃-27℃；相對(duì)濕度選定范圍:光盤20%-50%，磁性載體40%-60%。具體要求見DA/T15—1995，DA/T38—2008。電子檔案或電子檔案離線存儲(chǔ)介質(zhì)自形成起一年內(nèi)可送同級(jí)國(guó)家綜合檔案館電子檔案中心進(jìn)行備份；應(yīng)定期對(duì)磁性載體進(jìn)行抽樣檢測(cè)，抽樣率不低于10%；抽樣檢測(cè)過(guò)程中如果發(fā)現(xiàn)永久性誤差時(shí)應(yīng)擴(kuò)大抽檢范圍或進(jìn)行100對(duì)光盤進(jìn)行定期檢測(cè)，檢測(cè)結(jié)果超過(guò)三級(jí)預(yù)警線時(shí)應(yīng)立即實(shí)施更新；電子檔案的利用電子檔案的提供利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)保密規(guī)定。應(yīng)根據(jù)工作崗位、職責(zé)等要求在電子檔案管理系統(tǒng)為用戶設(shè)置相應(yīng)的電子檔案用戶權(quán)限。利用者應(yīng)在權(quán)限允許范圍內(nèi)檢索、瀏覽、復(fù)制、下載電子檔案、電子檔案組件及其元數(shù)據(jù)。電子檔案及其元數(shù)據(jù)的離線存儲(chǔ)介質(zhì)不得外借，其使用應(yīng)在檔案部門的監(jiān)控范圍內(nèi)。對(duì)電子檔案采用在線方式提供利用時(shí)，應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)信息安全的相關(guān)規(guī)定，從技術(shù)和管理兩方面采取嚴(yán)格的管理措施。電子檔案的統(tǒng)計(jì)應(yīng)按照檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)要求及本單位實(shí)際需要對(duì)各門類電子檔案情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)?？砂茨甓葯n案門類、保管期限、卷數(shù)、件數(shù)、利用人次、利用目的、復(fù)制、下載等要素對(duì)電子檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。電子檔案元數(shù)據(jù)的維護(hù)應(yīng)基于電子檔案管理系統(tǒng)在電子檔案管理全過(guò)程中持續(xù)開展電子檔案元數(shù)據(jù)采集、備份、轉(zhuǎn)換和遷移等管理活動(dòng)。實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)升級(jí)或更新、電子檔案格式轉(zhuǎn)換等管理活動(dòng)時(shí)，應(yīng)自動(dòng)采集新增的電子檔案背景、結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)，包括信息系統(tǒng)描述、格式信息、音頻編碼標(biāo)準(zhǔn)、視頻編碼標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)等。GB/T26163.1—2010應(yīng)通過(guò)備份、格式轉(zhuǎn)換、遷移等措施管理電子檔案元數(shù)據(jù)，包括電子文件歸檔接收的以及歸檔4.2、5.2、5.3.4應(yīng)確保電子檔案與其元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系得到維護(hù)。電子檔案的處置電子檔案的鑒定與審查應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行銷毀鑒定和解密審查，鑒定、審查程序應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。檔案部門應(yīng)根據(jù)本單位檔案保管期限表進(jìn)行電子檔案銷毀鑒定，提出被鑒定對(duì)象的續(xù)存或銷毀意見，必要時(shí)可協(xié)商相關(guān)職能部門。銷毀鑒定意見經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或主管部門審核、批準(zhǔn)后方可實(shí)施。電子檔案的解密審查應(yīng)由檔案部門、保密部門共同實(shí)施，必要時(shí)可協(xié)商相關(guān)職能部門。解密審查意見經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或主管部門審核、批準(zhǔn)后方可實(shí)施。GB/T7156—2003到期電子檔案移交進(jìn)館前，應(yīng)進(jìn)行解密審查。電子檔案的轉(zhuǎn)換與遷移出現(xiàn)以下但不限于以下情況時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換或遷移；電子檔案當(dāng)前格式將被淘汰或失去技術(shù)支持時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案或元數(shù)據(jù)的格式轉(zhuǎn)換；因技術(shù)更新、介質(zhì)檢測(cè)不合格等原因需更換離線存儲(chǔ)介質(zhì)時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案或元數(shù)據(jù)離線存儲(chǔ)介質(zhì)的轉(zhuǎn)換；支撐電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、臺(tái)式計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、磁盤陣列等主要系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件等設(shè)備升級(jí).更新時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)、電子檔案及其元數(shù)據(jù)的遷移；電子檔案管理系統(tǒng)更新時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的遷移。應(yīng)按照確認(rèn)轉(zhuǎn)換或遷移需求，評(píng)估轉(zhuǎn)換或遷移風(fēng)險(xiǎn)、制定轉(zhuǎn)換或遷移方案、審批轉(zhuǎn)換或遷移方應(yīng)在確信轉(zhuǎn)換或遷移活動(dòng)成功實(shí)施之后，根據(jù)本單位實(shí)際對(duì)轉(zhuǎn)換或遷移前的電子檔案及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行銷毀或繼續(xù)留存的處置。電子檔案及其元數(shù)據(jù)庫(kù)的轉(zhuǎn)換、遷移活動(dòng)應(yīng)記錄于電子檔案管理過(guò)程元數(shù)據(jù)中，并填寫電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表。重新對(duì)經(jīng)過(guò)格式轉(zhuǎn)換后的電子檔案及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。電子檔案的移交與銷毀5DA/T31電子檔案的銷毀應(yīng)參照國(guó)家關(guān)于檔案銷毀的有關(guān)規(guī)定與程序執(zhí)行。應(yīng)從在線存儲(chǔ)設(shè)備、異地容災(zāi)備份系統(tǒng)中徹底刪