檔案管理實(shí)務(wù)項(xiàng)目五課件

項(xiàng)目五檔案保管項(xiàng)目五檔案保管學(xué)習(xí)目標(biāo)通過(guò)本項(xiàng)目單元的學(xué)習(xí)，掌握檔案保管物質(zhì)條件、庫(kù)房日常管理方法，明確檔案保管工作的基本技能：溫度與濕度的控制與調(diào)節(jié)、防光、防塵放微生物等技能以及庫(kù)房的日常管理能力，以適用將來(lái)的檔案保管工作。知識(shí)要求能力要求通過(guò)本項(xiàng)目單元的學(xué)習(xí)，能夠按照檔案保管方法和技巧，進(jìn)行檔案日常保管工作。學(xué)習(xí)目標(biāo)通過(guò)本項(xiàng)目單元的學(xué)習(xí)，掌握檔案保管物質(zhì)條件、庫(kù)房日常任務(wù)一了解檔案保管內(nèi)容與原則

1、掌握檔案保管工作的含義與地位。2、明確檔案保管工作的內(nèi)容以及要求。

知識(shí)目標(biāo)：1、能夠分析檔案保管工作在檔案整體工作中的地位；2、能夠根據(jù)檔案保管工作要求判斷具體做法是否規(guī)范.能力目標(biāo)：任務(wù)一了解檔案保管內(nèi)容與原則知識(shí)目標(biāo)：能力目標(biāo)：案例導(dǎo)入

某某塑料制品公司由于條件限制，其檔案庫(kù)房為辦公用房，并因公司的規(guī)模、效益等問(wèn)題，又一時(shí)解決不了購(gòu)置通風(fēng)、降濕、降溫設(shè)備的問(wèn)題。在高溫、潮濕季節(jié)，難以控制微生物滋生和病蟲(chóng)害問(wèn)題，檔案受潮現(xiàn)象嚴(yán)重。同時(shí)該公司在檔案庫(kù)房的管理方面比較松懈，比如：檔案調(diào)閱后不能及時(shí)歸于保管位置；允許用戶(hù)跟隨檔案人員進(jìn)入庫(kù)房；在檔案庫(kù)房中放置食品等。因此該公司的檔案損壞比較嚴(yán)重，并發(fā)生過(guò)丟失檔案的事故。上述案例說(shuō)明檔案保管工作的重要性：文件歸檔進(jìn)入檔案部門(mén)以后，一方面因利用的需要經(jīng)常被調(diào)出借閱；另一方面周?chē)沫h(huán)境對(duì)檔案物質(zhì)安全也會(huì)產(chǎn)生一定的影響。這就要求檔案部門(mén)做好檔案的有序和安全的保管工作。檔案保管工作不僅需要一定的物質(zhì)條件，更需要建立健全管理制度，完善手續(xù)，加強(qiáng)日常管理和監(jiān)測(cè)，這樣才能為檔案營(yíng)造一個(gè)良好的保管環(huán)境。案例導(dǎo)入某某塑料制品公司由于條件限制，其檔案庫(kù)房為辦公用房任務(wù)訓(xùn)練

活動(dòng)目標(biāo)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或?qū)嵉卣{(diào)查了解檔案保管工作的含義及內(nèi)容；并能按照我國(guó)檔案法規(guī)的相關(guān)規(guī)定對(duì)具體檔案保管行為進(jìn)行判斷?；顒?dòng)組織根據(jù)情況靈活分組調(diào)查；任務(wù)訓(xùn)練活通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或?qū)嵉卣{(diào)查了解檔案保管工作的含義及內(nèi)容學(xué)生分組實(shí)地調(diào)查了解某單位檔案室或檔案館庫(kù)房保管制度、檔案保管的要求、狀態(tài)，然后各組指定代表介紹他們的調(diào)查情況，并總結(jié)分析我國(guó)檔案保管工作的實(shí)際現(xiàn)狀。

活動(dòng)內(nèi)容與要求

學(xué)生分組實(shí)地調(diào)查了解某單位檔案室活動(dòng)內(nèi)容與要求【理論支撐】

檔案保管，是檔案管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，檔案館（室）對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)存放和安全保護(hù)的工作。檔案保管工作，就是指檔案的存放管理和維護(hù)檔案完整與安全的活動(dòng)，是通過(guò)檔案庫(kù)房建設(shè)，采取各種防治措施，維護(hù)檔案實(shí)體及信息的完整與安全，保持檔案良好的存放秩序。檔案保管工作是檔案整體工作的基礎(chǔ)，直接關(guān)系到檔案壽命。檔案存在是一種社會(huì)現(xiàn)象，它是以一定的物質(zhì)形式存在，并且其中有一部分要永久保存下去，為子孫后代造福。但是隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)間的推移，一方面檔案的數(shù)量和成分在日益增加和不斷豐富，另一方面檔案又處在不斷損毀的過(guò)程中，比如：紙張老化、字跡退色模糊、檔案蟲(chóng)害等。這就需要對(duì)檔案進(jìn)行保管?！纠碚撝巍?/p>

檔案保管，是檔案管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，檔案館（一、檔案保管工作的含義具體內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：1．憑借柜具或庫(kù)房對(duì)檔案實(shí)施的日常管理；如：檔案庫(kù)房的使用與安排，檔案及柜具的有序化擺放和檔案檢索、提供利用等環(huán)節(jié)密切相關(guān)的檔案移出、收進(jìn)等。2．預(yù)防工作。對(duì)一切可能損毀檔案的社會(huì)的、自然的因素采取必要的措施，防止檔案的損壞、延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全。檔案保管場(chǎng)所的管理要做到八防：防火、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防光、防塵、防盜。3．在檔案流動(dòng)過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)檔案采取安全防護(hù)的措施以及為防止檔案的自然和人為的損害而采取的各種專(zhuān)門(mén)技術(shù)措施，如復(fù)制、修補(bǔ)等。一、檔案保管工作的含義二、檔案保管工作的意義1．檔案保管工作是開(kāi)展檔案工作的重要基礎(chǔ)。檔案工作的前提和基本物質(zhì)基礎(chǔ)是檔案，離開(kāi)檔案談檔案工作就失去意義。如果檔案保管工作做不好，就會(huì)直接危及檔案的安全，就可能給黨和國(guó)家造成嚴(yán)重?fù)p失，就會(huì)直接影響整個(gè)檔案事業(yè)的發(fā)展。2．檔案保管工作是開(kāi)展檔案工作的必要條件。科學(xué)地保管好檔案，可以為檔案整理、鑒定、編研和利用工作提供物質(zhì)條件，是其他環(huán)節(jié)順利進(jìn)行的前提。如果檔案保管地雜亂無(wú)序、門(mén)類(lèi)混亂，其他環(huán)節(jié)的工作就無(wú)法開(kāi)展。3．檔案保管工作是延長(zhǎng)檔案壽命的必要手段。保管工作做得好壞，措施的當(dāng)與否，直接影響到檔案的壽命。最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命是檔案保管工作的根本任務(wù)之一。二、檔案保管工作的意義三、檔案保管工作的任務(wù)基本任務(wù)如下：1．防治檔案的損壞。2．延長(zhǎng)檔案的壽命?？傊?，檔案保管工作應(yīng)該做到四不：不散（不使檔案分散）不亂（不使檔案互相混亂）不丟（檔案不丟失不泄密）不壞（不使檔案遭到損壞）。三、檔案保管工作的任務(wù)四、檔案保管工作的原則和要求（一）以防為主，防治結(jié)合（二）加強(qiáng)重點(diǎn)，兼顧一般（三）相互協(xié)調(diào)，密切配合（四）立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，保證當(dāng)前四、檔案保管工作的原則和要求任務(wù)二檔案庫(kù)房及裝具管理

1、掌握檔案庫(kù)房的的具體建筑及選址要求；2、明確保管檔案裝具的種類(lèi)及選用；3、掌握檔案常規(guī)保管工作內(nèi)容：庫(kù)房的日常管理及庫(kù)房及檔案流動(dòng)過(guò)程中的檔案保管。

知識(shí)目標(biāo)：1、能夠設(shè)計(jì)檔案庫(kù)房選址及裝具排列與編號(hào)方案；2、能夠根據(jù)檔案保管的具體要求進(jìn)行檔案日常保管訓(xùn)練。.能力目標(biāo)：任務(wù)二檔案庫(kù)房及裝具管理知識(shí)目標(biāo)：能力目標(biāo)：案例導(dǎo)入

丟失單位三年度的文書(shū)檔案1997年，云和縣某機(jī)關(guān)新辦公樓正式落成，3月份開(kāi)始，該機(jī)關(guān)陸續(xù)從原辦公樓搬遷到新辦公樓內(nèi)，而檔案卻在老辦公樓內(nèi)沒(méi)有搬運(yùn)。隨后原檔案員沈某調(diào)離原工作崗位，辦公室負(fù)責(zé)人及新檔案員葉某也剛到位。1997年9月，辦公室一行數(shù)人及原檔案員沈某到老辦公樓搬運(yùn)檔案時(shí)，由于檔案及有關(guān)裝具數(shù)量過(guò)多，局機(jī)關(guān)一輛小型工具車(chē)裝運(yùn)不下，故雇了幾輛人力三輪車(chē)幫助裝運(yùn)，但未派工作人員押車(chē)。檔案運(yùn)到新辦公樓后，原檔案員沈某也未對(duì)檔案及時(shí)進(jìn)行清點(diǎn)。1997年10月，新檔案員葉某拿到檔案室鑰匙后，未與沈某辦理檔案移交手續(xù)，也未對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清點(diǎn)及清理。直到1998年5月檔案員葉某在查閱利用檔案時(shí)，才發(fā)現(xiàn)有3個(gè)年度檔案遺失，此時(shí)才引起高度重視。這是一起嚴(yán)重的檔案違法案件。一個(gè)單位丟失三個(gè)年度的全部文書(shū)檔案，這是少有發(fā)生的。雖然該機(jī)關(guān)在事后積極采取補(bǔ)救措施，但其后果和造成的社會(huì)影響還是十分嚴(yán)重的，教訓(xùn)是十分深刻的。究其原因除了工作人員檔案意識(shí)淡薄外，新舊檔案員交接過(guò)程中沒(méi)有認(rèn)真清點(diǎn)，也沒(méi)有辦理移交手續(xù)。反映他們?cè)跈n案保管方面的疏忽與不足。案例導(dǎo)入丟失單位三年度的文書(shū)檔案任務(wù)訓(xùn)練

活動(dòng)目標(biāo)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或?qū)嵉卣{(diào)查了解檔案保管工作的含義及內(nèi)容；并能按照我國(guó)檔案法規(guī)的相關(guān)規(guī)定對(duì)具體檔案保管行為進(jìn)行判斷?；顒?dòng)組織根據(jù)情況靈活分組調(diào)查；任務(wù)訓(xùn)練活通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或?qū)嵉卣{(diào)查了解檔案保管工作的含義及內(nèi)容學(xué)生分組實(shí)地調(diào)查了解某單位檔案室或檔案館庫(kù)房保管制度、檔案保管的要求、狀態(tài)，然后各組指定代表介紹他們的調(diào)查情況，并總結(jié)分析我國(guó)檔案保管工作的實(shí)際現(xiàn)狀。

活動(dòng)內(nèi)容與要求

學(xué)生分組實(shí)地調(diào)查了解某單位檔案室活動(dòng)內(nèi)容與要求【理論支撐】

一、檔案保管的物質(zhì)條件檔案保管工作必須有一定的物質(zhì)條件，如：檔案庫(kù)房、檔案裝具和檔案的包裝材料。（一）檔案庫(kù)房檔案庫(kù)房（archivalrepository），檔案館（室）為存儲(chǔ)和保護(hù)檔案而設(shè)計(jì)建造的建筑物。庫(kù)房地址的選擇，以及防熱、防潮（防水）、防火、防盜等方面均有一定的要求，不少?lài)?guó)家制定有專(zhuān)門(mén)的設(shè)計(jì)規(guī)范。檔案庫(kù)房是保存檔案的重要的基地，是檔案保管的最基本的物質(zhì)條件。庫(kù)房管理的檔案保管工作的主要內(nèi)容，只有做好庫(kù)房管理工作，才能切實(shí)保證檔案的安全，為整個(gè)檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造必要的條件?！纠碚撝巍?/p>

一、檔案保管的物質(zhì)條件1．檔案館庫(kù)房的建設(shè)1．檔案館庫(kù)房的建設(shè)注意事項(xiàng)：（1）原理存放易燃、易爆物的場(chǎng)所，不要靠近有污染、腐蝕性氣體的企業(yè)單位，并避免架空高壓輸電線(xiàn)穿過(guò)。（2）樓層安排方面，應(yīng)盡量避免“頂天立地”，即盡量不用底層和最高層。最高層因?yàn)槭荜?yáng)光輻射的影響比較大，而且存在屋頂漏雨的可能。最底層安全問(wèn)題難以保證，而且濕度大，不利于檔案的保管。（3）建筑所在地要交通便利，而且城市公共設(shè)施完備，便于為利用者服務(wù)。（4）檔案庫(kù)房必須于檔案人員的辦公室和生活間分設(shè)，并注意密閉性；電源要能單獨(dú)控制，使其盡量達(dá)到防盜、防火、防光、防塵等要求。注意事項(xiàng)：2．檔案室?guī)旆康脑O(shè)置檔案室?guī)旆恳话阍O(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)，不過(guò)，也要與其他的辦公室區(qū)別。對(duì)于新建的辦公用房，檔案室應(yīng)進(jìn)行必要的挑選，加強(qiáng)防潮、防盜、防火、防光、防塵。3．檔案庫(kù)房的類(lèi)型檔案庫(kù)房按其保管內(nèi)容，一般分為：綜合檔案庫(kù)房、專(zhuān)門(mén)檔案庫(kù)房、圖書(shū)資料庫(kù)房等。（1）綜合檔案庫(kù)房。是檔案庫(kù)房的主體部分，主要用于保存建國(guó)前后各機(jī)關(guān)單位以及著名任務(wù)所形成的檔案。2．檔案室?guī)旆康脑O(shè)置（2）專(zhuān)門(mén)檔案庫(kù)房主要是為了適用專(zhuān)門(mén)檔案的特點(diǎn)以及管理上的特殊要求，根據(jù)其制作材料特點(diǎn)而設(shè)立的檔案庫(kù)，如照片、縮微膠片、錄音、錄象磁帶等檔案庫(kù)；另外還有以專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)為標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立的檔案庫(kù)房，如科技檔案庫(kù)、地圖檔案庫(kù)、會(huì)計(jì)檔案庫(kù)等。（3）圖書(shū)資料庫(kù)專(zhuān)門(mén)保存與檔案有關(guān)的圖書(shū)、資料的庫(kù)房。圖書(shū)資料的保管條件可以割據(jù)館（室）的財(cái)力狀況而定，有條件的可以設(shè)置圖書(shū)資料庫(kù)以保存各種資料；較差的可以適當(dāng)降低條件。一般的，檔案庫(kù)為樓房的，圖書(shū)資料庫(kù)一般設(shè)在底層或頂層。（2）專(zhuān)門(mén)檔案庫(kù)房4．檔案庫(kù)房的編號(hào)為了方便管理，應(yīng)將每個(gè)庫(kù)房統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)有兩種做法：一是把所有的庫(kù)房統(tǒng)一編順序號(hào)；二是根據(jù)庫(kù)房方位和特征進(jìn)行編號(hào)，如“西二樓”“北三樓”等。另外，同一庫(kù)房?jī)?nèi)每個(gè)房間也要編號(hào)。樓房應(yīng)自上而下編號(hào)；每層應(yīng)從入口開(kāi)始，從左到右編房間號(hào)。4．檔案庫(kù)房的編號(hào)（二）檔案裝具檔案裝具（archivalcontainer），檔案館（室）存放并保護(hù)檔案的裝置或容器，它是檔案館（室）必須具備的基本的物質(zhì)條件。主要有封閉式箱柜、單柱式固定架、復(fù)柱式固定架、積層架、活動(dòng)式密集架、卷皮和卷盒等。無(wú)論何種裝具，都必須對(duì)檔案無(wú)損害作用，并且制作經(jīng)濟(jì)，使用便利。1．檔案裝具的種類(lèi)常用的檔案裝具包括檔案櫥、檔案柜、檔案密集架和檔案資料架等。另外有為保存特殊載體的檔案裝具：如防磁櫥、底圖柜和照片檔案櫥等。具體用何種裝具可根據(jù)具體實(shí)際情況而定。（二）檔案裝具2．檔案裝具的排放和編號(hào)檔案裝具的排放應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：（1）在同一庫(kù)房?jī)?nèi)櫥具應(yīng)整齊劃一。（2）有窗庫(kù)房櫥具的排放，應(yīng)與窗戶(hù)垂直排放，以免陽(yáng)光直射，便于通風(fēng)。（3）檔案櫥具一般不能緊靠庫(kù)房墻壁排列。（4）檔案櫥具的排列距離要適宜，便于檔案的搬運(yùn)和存取。櫥具的編號(hào)，一般以庫(kù)房為單位編流水號(hào)，自門(mén)口起從左到右，自上而下，依次編檔案裝具的排號(hào)、柜架號(hào)、格層號(hào)（箱號(hào)），采用阿拉伯?dāng)?shù)字。2．檔案裝具的排放和編號(hào)（三）檔案包裝材料目前，我國(guó)檔案的包裝材料為卷皮、卷盒和包裝紙等，要求要符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定，利于檔案永久、長(zhǎng)期保存。（三）檔案包裝材料二、檔案保管實(shí)務(wù)（一）溫濕度控制與調(diào)節(jié)防潮、防高溫，控制和調(diào)節(jié)溫濕度，對(duì)檔案的保護(hù)起到非常重要的作用。溫濕度對(duì)于檔案的保存影響較大，溫度過(guò)高，容易使紙質(zhì)變干燥；溫度過(guò)低容易使紙質(zhì)變脆；濕度過(guò)高，容易使紙質(zhì)變軟、字跡模糊易發(fā)霉，這些都不利于紙張的保存。一般紙質(zhì)檔案適宜的保管溫度為14—20℃（±2℃）。相對(duì)濕度為50—65%（±5%），即一晝夜允許變化范圍溫度為2度左右，濕度為5%；因?yàn)橐话阄⑸锓敝乘铚囟葹?0℃以上。濕度要大于60%，紙張的含水量要在7%左右。每天定時(shí)做好溫濕度測(cè)量記錄，注意溫濕度的調(diào)節(jié)和資料的積累，以便分析其特點(diǎn)和規(guī)律，制定科學(xué)的管理計(jì)劃。二、檔案保管實(shí)務(wù)庫(kù)房溫濕度記錄

月

日期溫度（℃）濕度（%）采取措施12345……31庫(kù)房溫濕度記錄

月

日期溫度濕度采取措施12345……31控制和調(diào)節(jié)檔案庫(kù)房的溫濕度一般從以下三方面著手：（1）做好案柜（架）的間隔距離和案柜（架）與窗戶(hù)及地面的間距，保持通風(fēng)狀態(tài)。（2）合理安排庫(kù)房門(mén)窗數(shù)量和過(guò)渡間、密閉窗戶(hù)等措施，防止和控制庫(kù)外的高溫、高濕的影響。（3）配備溫濕度臨測(cè)儀器和控制調(diào)節(jié)設(shè)備，有效及時(shí)地調(diào)節(jié)溫濕度。新修庫(kù)房應(yīng)在6—12個(gè)月以后才能裝進(jìn)檔案?？刂坪驼{(diào)節(jié)檔案庫(kù)房的溫濕度一般從以下三方面著手：（二）防光、防塵、防微生物等技能自然光、燈光、灰塵、微生物對(duì)檔案實(shí)體的損害較大，因此，庫(kù)房?jī)?nèi)檔案要根據(jù)不同門(mén)類(lèi)和載體，區(qū)分不同價(jià)值，科學(xué)地系統(tǒng)地保管，嚴(yán)格按照“八防”的要求，采取有效措施，不斷改善檔案保管條件。添置必要的設(shè)施設(shè)備，并在檔案柜內(nèi)要存放防蟲(chóng)、防霉藥品，定期更換。（三）安全檢查和庫(kù)房衛(wèi)生（二）防光、防塵、防微生物等技能（四）檔案在流動(dòng)過(guò)程中的維護(hù)和保護(hù)1．維護(hù)與保護(hù)制度（1）檔案使用的登記和交接制度。（2）檔案使用行為的管理與限制制度。2．維護(hù)與保護(hù)方法（1）數(shù)量與順序的控制（2）對(duì)檔案利用行為的現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督與檢查（3）利用方式與場(chǎng)所的限制（4）對(duì)重要檔案的保護(hù)性措施（四）檔案在流動(dòng)過(guò)程中的維護(hù)和保護(hù)（五）庫(kù)房管理秩序1．庫(kù)房編號(hào)編號(hào)有兩種做法：一是把所有的庫(kù)房統(tǒng)一編順序號(hào)；二是根據(jù)庫(kù)房方位和特征進(jìn)行編號(hào)，如“西二樓”“北三樓”等。另外，同一庫(kù)房?jī)?nèi)每個(gè)房間也要編號(hào)。樓房應(yīng)自上而下編號(hào)；每層應(yīng)從入口開(kāi)始，從左到右編房間號(hào)。2．檔案裝具的排列與編號(hào)櫥具的編號(hào)，一般以庫(kù)房為單位編流水號(hào)，自門(mén)口起從左到右，自上而下，依次編檔案裝具的排號(hào)、柜架號(hào)、格層號(hào)（箱號(hào)），采用阿拉伯?dāng)?shù)字。3．檔案的存放順序和方式檔案全宗為單位進(jìn)行排列的，但并不是說(shuō)在任何情況下各種不同類(lèi)型的檔案都必須存放在一起。一些特殊的檔案，如照片、影片、錄音、錄象檔案、會(huì)計(jì)檔案以及科技檔案等，應(yīng)分別保管。（五）庫(kù)房管理秩序?yàn)榱吮３治募g的歷史聯(lián)系，應(yīng)該在案卷目錄、全宗指南等檢索工作中說(shuō)明，并在全宗末尾放置“全宗保管位置參見(jiàn)卡”，見(jiàn)下表：

全宗保管位置參見(jiàn)卡全宗號(hào)載體形態(tài)存址備注1號(hào)全宗紙質(zhì)檔案1號(hào)庫(kù)房1950年—1966年紙質(zhì)檔案2號(hào)庫(kù)房1966年—1980年聲像檔案5號(hào)庫(kù)房科技檔案6號(hào)庫(kù)房會(huì)計(jì)檔案9號(hào)庫(kù)房為了保持文件之間的歷史聯(lián)系，應(yīng)該在案卷目錄、全宗指南等檢索工（1）檔案存放秩序的管理

①檔案存放位置索引

有兩種體例：一是指明檔案存放處所的存放位置索引，如下表：檔案存放位置索引全宗名稱(chēng)：全宗號(hào)：案卷目錄號(hào)案卷目錄名稱(chēng)目錄中案卷起止號(hào)存放位置樓層房間柜架（列）柜架層（格、箱）檔案存放位置索引（1）檔案存放秩序的管理

①檔案存放位置索引

有兩種體例：二是指明各檔案庫(kù)房保管檔案情況的存放位置索引檔案庫(kù)房保管檔案情況的存放位置索引檔案庫(kù)房保管檔案情況的存放位置索引樓：層：房間：柜架（列）柜架層（格、箱）存放檔案全宗號(hào)全宗名稱(chēng)案卷目錄號(hào)案卷目錄名稱(chēng)起止卷號(hào)二是指明各檔案庫(kù)房保管檔案情況的存放位置索引檔案庫(kù)房保管檔案②裝具所存檔案標(biāo)識(shí)牌即在每一列、每一件、每一層（格、箱）裝具表面處設(shè)置的標(biāo)牌，以表明每一個(gè)檔案架、柜、箱中存放檔案的起止檔號(hào)，以便檢查和調(diào)還檔案。③檔案代卷卡檔案代卷卡是檔案室或館在檔案暫時(shí)移出庫(kù)房外時(shí)，在檔案原存放位置放置的一種替代卡。檔案代卷卡全宗號(hào)目錄號(hào)卷號(hào)調(diào)出時(shí)間調(diào)出原因調(diào)卷人歸還時(shí)間還卷人②裝具所存檔案標(biāo)識(shí)牌檔案代卷卡全宗號(hào)目錄號(hào)卷號(hào)調(diào)出時(shí)間調(diào)出（六）全宗卷

全宗卷的形成過(guò)程和成分如下：1．在檔案收集工作中形成的文件材料，如“檔案移交目錄”、“移交書(shū)”等。2．在檔案整理工作中形成的文件材料，如“檔案整理工作方案”、“分類(lèi)方案”、“立檔單位和全宗歷史考證”等。3．在檔案鑒定中形成的文件材料“檔案鑒定材料分析報(bào)告”、“檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)”4．在檔案保管、統(tǒng)計(jì)中形成的文件材料，“檔案受損與修復(fù)記錄”、“檔案安全檢查記錄”、“檔案數(shù)量與狀況統(tǒng)計(jì)”5．在檔案利用工作中形成的文件材料，如“全宗指南”、“機(jī)關(guān)工作大事記”“機(jī)關(guān)組織沿革”等（六）全宗卷

全宗卷的形成過(guò)程和成分如下：任務(wù)三特殊載體檔案的保管

1、掌握音像檔案、照片檔案等保管的具體要求；明確保管特殊載2、體的檔案裝具的種類(lèi)及選用；3、掌握電子檔案日常保管措施。

知識(shí)目標(biāo)：能夠熟練掌握特殊載體檔案的保管技能；能力目標(biāo)：任務(wù)三特殊載體檔案的保管知識(shí)目標(biāo)：能力目標(biāo)：案例導(dǎo)入

某某食品公司將要舉辦25周年慶祝活動(dòng)，公司發(fā)展史展覽是其中一項(xiàng)重要內(nèi)容。為此慶?；顒?dòng)籌備組到公司的檔案室查找公司成立以來(lái)重要活動(dòng)的有關(guān)的音像材料，但卻遇到了麻煩。一是檔案室材料不全。二是許多音像材料在形成之后沒(méi)有編寫(xiě)相應(yīng)的文字說(shuō)明，致使一些材料因所記載的活動(dòng)的確切日期、參加者，地點(diǎn)、內(nèi)容等無(wú)法辨別而不能采用。三是一些音像材料在形成后未加整理和專(zhuān)門(mén)保管，造成音像材料無(wú)法復(fù)制和使用。

這個(gè)例子說(shuō)明，該公司應(yīng)加強(qiáng)檔案室音像檔案的管理規(guī)范，統(tǒng)一公司音像檔案的管理。因?yàn)楝F(xiàn)在，大多數(shù)的單位在工作活動(dòng)中都會(huì)形成照片、錄音、錄象檔案，這些特殊載體的檔案的保管要求與普通檔案不同，有自己特殊的保管技巧，若不加以管理，將會(huì)給公司帶來(lái)嚴(yán)重的后果。案例導(dǎo)入某某食品公司將要舉辦25周年慶?；顒?dòng)，公司發(fā)展史展任務(wù)訓(xùn)練

活動(dòng)目標(biāo)通過(guò)實(shí)地調(diào)查了解特殊載體檔案的保管工作內(nèi)容及要求；并能對(duì)照我國(guó)檔案法規(guī)中相關(guān)規(guī)定對(duì)具體某單位特殊載體檔案保管行為進(jìn)行判斷?；顒?dòng)組織根據(jù)情況，充分利用校內(nèi)外教學(xué)資源，分組調(diào)查；任務(wù)訓(xùn)練活通過(guò)實(shí)地調(diào)查了解特殊載體檔案的保管工作內(nèi)容及要學(xué)生分組實(shí)地調(diào)查某單位檔案室或校史館，了解特殊載體檔案的保管要求、狀態(tài)，然后各組指定代表介紹他們的調(diào)查情況，并結(jié)合自己的老照片或電子文件保管，討論分析如何確保特殊載體檔案的載體壽命及信息的安全。活動(dòng)內(nèi)容與要求

學(xué)生分組實(shí)地調(diào)查某單位檔案室或?；顒?dòng)內(nèi)容與要求【理論支撐】

一、音像檔案及照片檔案

（一）音像檔案音像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及其個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等活動(dòng)中形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的，以音響、圖像等方式記錄信息并輔以文字說(shuō)明的特殊載體。音像檔案特點(diǎn)主要有以下幾點(diǎn)：1．直感性強(qiáng)——最主要的特點(diǎn)。主要以音響、圖像的形式記錄人們從事各種社會(huì)活動(dòng)。2．形意結(jié)合。形指形象，意指文字的表意。3．易復(fù)制性。和紙張相比，在現(xiàn)代技術(shù)條件下，復(fù)制很容易?！纠碚撝巍?/p>

一、音像檔案及照片檔案

（一）音像檔案（二）照片檔案的構(gòu)成和種類(lèi)照片檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及其個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，有保存價(jià)值的以感光材料為載體的圖像資料。（三）音像檔案的保管保管條件：溫濕度：溫度在15度-25度；濕度保持在45%-65%維護(hù)方法：（1）清洗?？捎盟⒆踊蚪q布輕擦；有條件可用蒸餾水沖洗，（2）防塵、（3）防潮濕度保持在45%-65%（4）防熱；溫度在15度-25度。（5）豎放。（2）磁帶要卷繞平整，不能有折皺，彎曲，防止帶體損壞。（3）定期復(fù)制與轉(zhuǎn)繞。5-10年轉(zhuǎn)錄，6-12月轉(zhuǎn)繞一次，以緩解壓力。（4）豎放。（5）遠(yuǎn)離磁場(chǎng)。（二）照片檔案的構(gòu)成和種類(lèi)（四）照片檔案的保管（具體見(jiàn)本章后的附錄）1．保管條件（1）保存底片的適宜溫濕度為：溫度13—15℃，相對(duì)濕度35%—45%；保存照片的適宜溫濕度為：溫度14—24℃，相對(duì)濕度40%—60%（2）庫(kù)房門(mén)窗應(yīng)密封良好，采用機(jī)械通風(fēng)時(shí)應(yīng)加防塵罩。（3）照片、底片應(yīng)立放。2．保管裝置（1）底片袋用半透明的中性紙和中性膠粘劑制成的80mm×100mm或相應(yīng)規(guī)格的紙袋。（2）底片冊(cè)：由297mm×210mm的插袋式芯頁(yè)組成，用于貯存單張底片。（四）照片檔案的保管（具體見(jiàn)本章后的附錄）（3）底片盒：95mm×95mm的紙盒，用于貯存大張底片。（4）卷筒紙芯：用于保存大張底片、照片的裝具，其推薦內(nèi)徑為76.4+20mm，壁厚2—3mm。3．保管要求（1）照片檔案入庫(kù)前要進(jìn)行檢查，防止受污染的照片入庫(kù)。黑白底片入庫(kù)前要進(jìn)行水洗處理；黑白照片水洗后要上光；對(duì)受污染的照片、底片要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。（2）接觸底片的人員應(yīng)帶潔凈的汗紗手套操作，防止汗?jié)n污染底片。（3）庫(kù)房?jī)?nèi)晝夜溫度變化不應(yīng)大于±3℃，濕度變化不能大于±5%（4）對(duì)本館（室）收藏的照片檔案要根據(jù)具體情況定期檢查。一般三個(gè)月全部檢查一次，如發(fā)現(xiàn)粘連、霉斑等現(xiàn)象要及時(shí)處理。（3）底片盒：95mm×95mm的紙盒，用于貯存大張底片。二、電子檔案及其保管

（一）電子檔案1．電子檔案的分類(lèi)（1）文本文件（Text）（2）數(shù)據(jù)文件（Data）（3）圖形文件（Graphic）（4）圖像文件（Image）（5）影像文件（Video）（6）聲音文件（Audio）（7）命令文件（Program）二、電子檔案及其保管

（一）電子檔案2．電子檔案信息特點(diǎn)（1）信息的非人工識(shí)讀性（2）信息存儲(chǔ)的高密度性；（3）信息與特定載體之間的可分離性；（4）多種信息媒體的集成性；（5）系統(tǒng)依賴(lài)性2．電子檔案信息特點(diǎn)（二）電子檔案的保管

1．電子檔案文件清單和保管清單的編制盤(pán)帶號(hào)保管單位名稱(chēng)序號(hào)文件名題名檔號(hào)（2）保管清單；類(lèi)似紙質(zhì)檔案的案卷目錄。格式如下：（1）電子檔案文件清單；類(lèi)似紙張檔案的卷內(nèi)文件目錄，格式如下：盤(pán)帶號(hào)保管單位名稱(chēng)（二）電子檔案的保管

1．電子檔案文件清單和保管清單的編制盤(pán)2．保管注意事項(xiàng)：電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件：（1）機(jī)讀文件以軟磁盤(pán)為載體的檔案，可以以軟磁盤(pán)作為保管單位。（2）存放磁盤(pán)、磁帶的介質(zhì)庫(kù)要保持恒溫、恒濕。（3）盤(pán)帶應(yīng)定期檢查，定期清潔和定期復(fù)制。（4）盤(pán)帶必須復(fù)制兩、三個(gè)備份，備份盤(pán)帶和原盤(pán)帶應(yīng)異地存放。（5）要特別注意防止計(jì)算機(jī)病毒的侵襲。（6）保持兩種載體并行的方法。2．保管注意事項(xiàng)：項(xiàng)目五檔案保管項(xiàng)目五檔案保管學(xué)習(xí)目標(biāo)通過(guò)本項(xiàng)目單元的學(xué)習(xí)，掌握檔案保管物質(zhì)條件、庫(kù)房日常管理方法，明確檔案保管工作的基本技能：溫度與濕度的控制與調(diào)節(jié)、防光、防塵放微生物等技能以及庫(kù)房的日常管理能力，以適用將來(lái)的檔案保管工作。知識(shí)要求能力要求通過(guò)本項(xiàng)目單元的學(xué)習(xí)，能夠按照檔案保管方法和技巧，進(jìn)行檔案日常保管工作。學(xué)習(xí)目標(biāo)通過(guò)本項(xiàng)目單元的學(xué)習(xí)，掌握檔案保管物質(zhì)條件、庫(kù)房日常任務(wù)一了解檔案保管內(nèi)容與原則

1、掌握檔案保管工作的含義與地位。2、明確檔案保管工作的內(nèi)容以及要求。

知識(shí)目標(biāo)：1、能夠分析檔案保管工作在檔案整體工作中的地位；2、能夠根據(jù)檔案保管工作要求判斷具體做法是否規(guī)范.能力目標(biāo)：任務(wù)一了解檔案保管內(nèi)容與原則知識(shí)目標(biāo)：能力目標(biāo)：案例導(dǎo)入

某某塑料制品公司由于條件限制，其檔案庫(kù)房為辦公用房，并因公司的規(guī)模、效益等問(wèn)題，又一時(shí)解決不了購(gòu)置通風(fēng)、降濕、降溫設(shè)備的問(wèn)題。在高溫、潮濕季節(jié)，難以控制微生物滋生和病蟲(chóng)害問(wèn)題，檔案受潮現(xiàn)象嚴(yán)重。同時(shí)該公司在檔案庫(kù)房的管理方面比較松懈，比如：檔案調(diào)閱后不能及時(shí)歸于保管位置；允許用戶(hù)跟隨檔案人員進(jìn)入庫(kù)房；在檔案庫(kù)房中放置食品等。因此該公司的檔案損壞比較嚴(yán)重，并發(fā)生過(guò)丟失檔案的事故。上述案例說(shuō)明檔案保管工作的重要性：文件歸檔進(jìn)入檔案部門(mén)以后，一方面因利用的需要經(jīng)常被調(diào)出借閱；另一方面周?chē)沫h(huán)境對(duì)檔案物質(zhì)安全也會(huì)產(chǎn)生一定的影響。這就要求檔案部門(mén)做好檔案的有序和安全的保管工作。檔案保管工作不僅需要一定的物質(zhì)條件，更需要建立健全管理制度，完善手續(xù)，加強(qiáng)日常管理和監(jiān)測(cè)，這樣才能為檔案營(yíng)造一個(gè)良好的保管環(huán)境。案例導(dǎo)入某某塑料制品公司由于條件限制，其檔案庫(kù)房為辦公用房任務(wù)訓(xùn)練

活動(dòng)目標(biāo)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或?qū)嵉卣{(diào)查了解檔案保管工作的含義及內(nèi)容；并能按照我國(guó)檔案法規(guī)的相關(guān)規(guī)定對(duì)具體檔案保管行為進(jìn)行判斷。活動(dòng)組織根據(jù)情況靈活分組調(diào)查；任務(wù)訓(xùn)練活通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或?qū)嵉卣{(diào)查了解檔案保管工作的含義及內(nèi)容學(xué)生分組實(shí)地調(diào)查了解某單位檔案室或檔案館庫(kù)房保管制度、檔案保管的要求、狀態(tài)，然后各組指定代表介紹他們的調(diào)查情況，并總結(jié)分析我國(guó)檔案保管工作的實(shí)際現(xiàn)狀。

活動(dòng)內(nèi)容與要求

學(xué)生分組實(shí)地調(diào)查了解某單位檔案室活動(dòng)內(nèi)容與要求【理論支撐】

檔案保管，是檔案管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，檔案館（室）對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)存放和安全保護(hù)的工作。檔案保管工作，就是指檔案的存放管理和維護(hù)檔案完整與安全的活動(dòng)，是通過(guò)檔案庫(kù)房建設(shè)，采取各種防治措施，維護(hù)檔案實(shí)體及信息的完整與安全，保持檔案良好的存放秩序。檔案保管工作是檔案整體工作的基礎(chǔ)，直接關(guān)系到檔案壽命。檔案存在是一種社會(huì)現(xiàn)象，它是以一定的物質(zhì)形式存在，并且其中有一部分要永久保存下去，為子孫后代造福。但是隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)間的推移，一方面檔案的數(shù)量和成分在日益增加和不斷豐富，另一方面檔案又處在不斷損毀的過(guò)程中，比如：紙張老化、字跡退色模糊、檔案蟲(chóng)害等。這就需要對(duì)檔案進(jìn)行保管?！纠碚撝巍?/p>

檔案保管，是檔案管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，檔案館（一、檔案保管工作的含義具體內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：1．憑借柜具或庫(kù)房對(duì)檔案實(shí)施的日常管理；如：檔案庫(kù)房的使用與安排，檔案及柜具的有序化擺放和檔案檢索、提供利用等環(huán)節(jié)密切相關(guān)的檔案移出、收進(jìn)等。2．預(yù)防工作。對(duì)一切可能損毀檔案的社會(huì)的、自然的因素采取必要的措施，防止檔案的損壞、延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全。檔案保管場(chǎng)所的管理要做到八防：防火、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防光、防塵、防盜。3．在檔案流動(dòng)過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)檔案采取安全防護(hù)的措施以及為防止檔案的自然和人為的損害而采取的各種專(zhuān)門(mén)技術(shù)措施，如復(fù)制、修補(bǔ)等。一、檔案保管工作的含義二、檔案保管工作的意義1．檔案保管工作是開(kāi)展檔案工作的重要基礎(chǔ)。檔案工作的前提和基本物質(zhì)基礎(chǔ)是檔案，離開(kāi)檔案談檔案工作就失去意義。如果檔案保管工作做不好，就會(huì)直接危及檔案的安全，就可能給黨和國(guó)家造成嚴(yán)重?fù)p失，就會(huì)直接影響整個(gè)檔案事業(yè)的發(fā)展。2．檔案保管工作是開(kāi)展檔案工作的必要條件?？茖W(xué)地保管好檔案，可以為檔案整理、鑒定、編研和利用工作提供物質(zhì)條件，是其他環(huán)節(jié)順利進(jìn)行的前提。如果檔案保管地雜亂無(wú)序、門(mén)類(lèi)混亂，其他環(huán)節(jié)的工作就無(wú)法開(kāi)展。3．檔案保管工作是延長(zhǎng)檔案壽命的必要手段。保管工作做得好壞，措施的當(dāng)與否，直接影響到檔案的壽命。最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命是檔案保管工作的根本任務(wù)之一。二、檔案保管工作的意義三、檔案保管工作的任務(wù)基本任務(wù)如下：1．防治檔案的損壞。2．延長(zhǎng)檔案的壽命?？傊瑱n案保管工作應(yīng)該做到四不：不散（不使檔案分散）不亂（不使檔案互相混亂）不丟（檔案不丟失不泄密）不壞（不使檔案遭到損壞）。三、檔案保管工作的任務(wù)四、檔案保管工作的原則和要求（一）以防為主，防治結(jié)合（二）加強(qiáng)重點(diǎn)，兼顧一般（三）相互協(xié)調(diào)，密切配合（四）立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，保證當(dāng)前四、檔案保管工作的原則和要求任務(wù)二檔案庫(kù)房及裝具管理

1、掌握檔案庫(kù)房的的具體建筑及選址要求；2、明確保管檔案裝具的種類(lèi)及選用；3、掌握檔案常規(guī)保管工作內(nèi)容：庫(kù)房的日常管理及庫(kù)房及檔案流動(dòng)過(guò)程中的檔案保管。

知識(shí)目標(biāo)：1、能夠設(shè)計(jì)檔案庫(kù)房選址及裝具排列與編號(hào)方案；2、能夠根據(jù)檔案保管的具體要求進(jìn)行檔案日常保管訓(xùn)練。.能力目標(biāo)：任務(wù)二檔案庫(kù)房及裝具管理知識(shí)目標(biāo)：能力目標(biāo)：案例導(dǎo)入

丟失單位三年度的文書(shū)檔案1997年，云和縣某機(jī)關(guān)新辦公樓正式落成，3月份開(kāi)始，該機(jī)關(guān)陸續(xù)從原辦公樓搬遷到新辦公樓內(nèi)，而檔案卻在老辦公樓內(nèi)沒(méi)有搬運(yùn)。隨后原檔案員沈某調(diào)離原工作崗位，辦公室負(fù)責(zé)人及新檔案員葉某也剛到位。1997年9月，辦公室一行數(shù)人及原檔案員沈某到老辦公樓搬運(yùn)檔案時(shí)，由于檔案及有關(guān)裝具數(shù)量過(guò)多，局機(jī)關(guān)一輛小型工具車(chē)裝運(yùn)不下，故雇了幾輛人力三輪車(chē)幫助裝運(yùn)，但未派工作人員押車(chē)。檔案運(yùn)到新辦公樓后，原檔案員沈某也未對(duì)檔案及時(shí)進(jìn)行清點(diǎn)。1997年10月，新檔案員葉某拿到檔案室鑰匙后，未與沈某辦理檔案移交手續(xù)，也未對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清點(diǎn)及清理。直到1998年5月檔案員葉某在查閱利用檔案時(shí)，才發(fā)現(xiàn)有3個(gè)年度檔案遺失，此時(shí)才引起高度重視。這是一起嚴(yán)重的檔案違法案件。一個(gè)單位丟失三個(gè)年度的全部文書(shū)檔案，這是少有發(fā)生的。雖然該機(jī)關(guān)在事后積極采取補(bǔ)救措施，但其后果和造成的社會(huì)影響還是十分嚴(yán)重的，教訓(xùn)是十分深刻的。究其原因除了工作人員檔案意識(shí)淡薄外，新舊檔案員交接過(guò)程中沒(méi)有認(rèn)真清點(diǎn)，也沒(méi)有辦理移交手續(xù)。反映他們?cè)跈n案保管方面的疏忽與不足。案例導(dǎo)入丟失單位三年度的文書(shū)檔案任務(wù)訓(xùn)練

活動(dòng)目標(biāo)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或?qū)嵉卣{(diào)查了解檔案保管工作的含義及內(nèi)容；并能按照我國(guó)檔案法規(guī)的相關(guān)規(guī)定對(duì)具體檔案保管行為進(jìn)行判斷?；顒?dòng)組織根據(jù)情況靈活分組調(diào)查；任務(wù)訓(xùn)練活通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或?qū)嵉卣{(diào)查了解檔案保管工作的含義及內(nèi)容學(xué)生分組實(shí)地調(diào)查了解某單位檔案室或檔案館庫(kù)房保管制度、檔案保管的要求、狀態(tài)，然后各組指定代表介紹他們的調(diào)查情況，并總結(jié)分析我國(guó)檔案保管工作的實(shí)際現(xiàn)狀。

活動(dòng)內(nèi)容與要求

學(xué)生分組實(shí)地調(diào)查了解某單位檔案室活動(dòng)內(nèi)容與要求【理論支撐】

一、檔案保管的物質(zhì)條件檔案保管工作必須有一定的物質(zhì)條件，如：檔案庫(kù)房、檔案裝具和檔案的包裝材料。（一）檔案庫(kù)房檔案庫(kù)房（archivalrepository），檔案館（室）為存儲(chǔ)和保護(hù)檔案而設(shè)計(jì)建造的建筑物。庫(kù)房地址的選擇，以及防熱、防潮（防水）、防火、防盜等方面均有一定的要求，不少?lài)?guó)家制定有專(zhuān)門(mén)的設(shè)計(jì)規(guī)范。檔案庫(kù)房是保存檔案的重要的基地，是檔案保管的最基本的物質(zhì)條件。庫(kù)房管理的檔案保管工作的主要內(nèi)容，只有做好庫(kù)房管理工作，才能切實(shí)保證檔案的安全，為整個(gè)檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造必要的條件。【理論支撐】

一、檔案保管的物質(zhì)條件1．檔案館庫(kù)房的建設(shè)1．檔案館庫(kù)房的建設(shè)注意事項(xiàng)：（1）原理存放易燃、易爆物的場(chǎng)所，不要靠近有污染、腐蝕性氣體的企業(yè)單位，并避免架空高壓輸電線(xiàn)穿過(guò)。（2）樓層安排方面，應(yīng)盡量避免“頂天立地”，即盡量不用底層和最高層。最高層因?yàn)槭荜?yáng)光輻射的影響比較大，而且存在屋頂漏雨的可能。最底層安全問(wèn)題難以保證，而且濕度大，不利于檔案的保管。（3）建筑所在地要交通便利，而且城市公共設(shè)施完備，便于為利用者服務(wù)。（4）檔案庫(kù)房必須于檔案人員的辦公室和生活間分設(shè)，并注意密閉性；電源要能單獨(dú)控制，使其盡量達(dá)到防盜、防火、防光、防塵等要求。注意事項(xiàng)：2．檔案室?guī)旆康脑O(shè)置檔案室?guī)旆恳话阍O(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)，不過(guò)，也要與其他的辦公室區(qū)別。對(duì)于新建的辦公用房，檔案室應(yīng)進(jìn)行必要的挑選，加強(qiáng)防潮、防盜、防火、防光、防塵。3．檔案庫(kù)房的類(lèi)型檔案庫(kù)房按其保管內(nèi)容，一般分為：綜合檔案庫(kù)房、專(zhuān)門(mén)檔案庫(kù)房、圖書(shū)資料庫(kù)房等。（1）綜合檔案庫(kù)房。是檔案庫(kù)房的主體部分，主要用于保存建國(guó)前后各機(jī)關(guān)單位以及著名任務(wù)所形成的檔案。2．檔案室?guī)旆康脑O(shè)置（2）專(zhuān)門(mén)檔案庫(kù)房主要是為了適用專(zhuān)門(mén)檔案的特點(diǎn)以及管理上的特殊要求，根據(jù)其制作材料特點(diǎn)而設(shè)立的檔案庫(kù)，如照片、縮微膠片、錄音、錄象磁帶等檔案庫(kù)；另外還有以專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)為標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立的檔案庫(kù)房，如科技檔案庫(kù)、地圖檔案庫(kù)、會(huì)計(jì)檔案庫(kù)等。（3）圖書(shū)資料庫(kù)專(zhuān)門(mén)保存與檔案有關(guān)的圖書(shū)、資料的庫(kù)房。圖書(shū)資料的保管條件可以割據(jù)館（室）的財(cái)力狀況而定，有條件的可以設(shè)置圖書(shū)資料庫(kù)以保存各種資料；較差的可以適當(dāng)降低條件。一般的，檔案庫(kù)為樓房的，圖書(shū)資料庫(kù)一般設(shè)在底層或頂層。（2）專(zhuān)門(mén)檔案庫(kù)房4．檔案庫(kù)房的編號(hào)為了方便管理，應(yīng)將每個(gè)庫(kù)房統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)有兩種做法：一是把所有的庫(kù)房統(tǒng)一編順序號(hào)；二是根據(jù)庫(kù)房方位和特征進(jìn)行編號(hào)，如“西二樓”“北三樓”等。另外，同一庫(kù)房?jī)?nèi)每個(gè)房間也要編號(hào)。樓房應(yīng)自上而下編號(hào)；每層應(yīng)從入口開(kāi)始，從左到右編房間號(hào)。4．檔案庫(kù)房的編號(hào)（二）檔案裝具檔案裝具（archivalcontainer），檔案館（室）存放并保護(hù)檔案的裝置或容器，它是檔案館（室）必須具備的基本的物質(zhì)條件。主要有封閉式箱柜、單柱式固定架、復(fù)柱式固定架、積層架、活動(dòng)式密集架、卷皮和卷盒等。無(wú)論何種裝具，都必須對(duì)檔案無(wú)損害作用，并且制作經(jīng)濟(jì)，使用便利。1．檔案裝具的種類(lèi)常用的檔案裝具包括檔案櫥、檔案柜、檔案密集架和檔案資料架等。另外有為保存特殊載體的檔案裝具：如防磁櫥、底圖柜和照片檔案櫥等。具體用何種裝具可根據(jù)具體實(shí)際情況而定。（二）檔案裝具2．檔案裝具的排放和編號(hào)檔案裝具的排放應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：（1）在同一庫(kù)房?jī)?nèi)櫥具應(yīng)整齊劃一。（2）有窗庫(kù)房櫥具的排放，應(yīng)與窗戶(hù)垂直排放，以免陽(yáng)光直射，便于通風(fēng)。（3）檔案櫥具一般不能緊靠庫(kù)房墻壁排列。（4）檔案櫥具的排列距離要適宜，便于檔案的搬運(yùn)和存取。櫥具的編號(hào)，一般以庫(kù)房為單位編流水號(hào)，自門(mén)口起從左到右，自上而下，依次編檔案裝具的排號(hào)、柜架號(hào)、格層號(hào)（箱號(hào)），采用阿拉伯?dāng)?shù)字。2．檔案裝具的排放和編號(hào)（三）檔案包裝材料目前，我國(guó)檔案的包裝材料為卷皮、卷盒和包裝紙等，要求要符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定，利于檔案永久、長(zhǎng)期保存。（三）檔案包裝材料二、檔案保管實(shí)務(wù)（一）溫濕度控制與調(diào)節(jié)防潮、防高溫，控制和調(diào)節(jié)溫濕度，對(duì)檔案的保護(hù)起到非常重要的作用。溫濕度對(duì)于檔案的保存影響較大，溫度過(guò)高，容易使紙質(zhì)變干燥；溫度過(guò)低容易使紙質(zhì)變脆；濕度過(guò)高，容易使紙質(zhì)變軟、字跡模糊易發(fā)霉，這些都不利于紙張的保存。一般紙質(zhì)檔案適宜的保管溫度為14—20℃（±2℃）。相對(duì)濕度為50—65%（±5%），即一晝夜允許變化范圍溫度為2度左右，濕度為5%；因?yàn)橐话阄⑸锓敝乘铚囟葹?0℃以上。濕度要大于60%，紙張的含水量要在7%左右。每天定時(shí)做好溫濕度測(cè)量記錄，注意溫濕度的調(diào)節(jié)和資料的積累，以便分析其特點(diǎn)和規(guī)律，制定科學(xué)的管理計(jì)劃。二、檔案保管實(shí)務(wù)庫(kù)房溫濕度記錄

月

日期溫度（℃）濕度（%）采取措施12345……31庫(kù)房溫濕度記錄

月

日期溫度濕度采取措施12345……31控制和調(diào)節(jié)檔案庫(kù)房的溫濕度一般從以下三方面著手：（1）做好案柜（架）的間隔距離和案柜（架）與窗戶(hù)及地面的間距，保持通風(fēng)狀態(tài)。（2）合理安排庫(kù)房門(mén)窗數(shù)量和過(guò)渡間、密閉窗戶(hù)等措施，防止和控制庫(kù)外的高溫、高濕的影響。（3）配備溫濕度臨測(cè)儀器和控制調(diào)節(jié)設(shè)備，有效及時(shí)地調(diào)節(jié)溫濕度。新修庫(kù)房應(yīng)在6—12個(gè)月以后才能裝進(jìn)檔案?？刂坪驼{(diào)節(jié)檔案庫(kù)房的溫濕度一般從以下三方面著手：（二）防光、防塵、防微生物等技能自然光、燈光、灰塵、微生物對(duì)檔案實(shí)體的損害較大，因此，庫(kù)房?jī)?nèi)檔案要根據(jù)不同門(mén)類(lèi)和載體，區(qū)分不同價(jià)值，科學(xué)地系統(tǒng)地保管，嚴(yán)格按照“八防”的要求，采取有效措施，不斷改善檔案保管條件。添置必要的設(shè)施設(shè)備，并在檔案柜內(nèi)要存放防蟲(chóng)、防霉藥品，定期更換。（三）安全檢查和庫(kù)房衛(wèi)生（二）防光、防塵、防微生物等技能（四）檔案在流動(dòng)過(guò)程中的維護(hù)和保護(hù)1．維護(hù)與保護(hù)制度（1）檔案使用的登記和交接制度。（2）檔案使用行為的管理與限制制度。2．維護(hù)與保護(hù)方法（1）數(shù)量與順序的控制（2）對(duì)檔案利用行為的現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督與檢查（3）利用方式與場(chǎng)所的限制（4）對(duì)重要檔案的保護(hù)性措施（四）檔案在流動(dòng)過(guò)程中的維護(hù)和保護(hù)（五）庫(kù)房管理秩序1．庫(kù)房編號(hào)編號(hào)有兩種做法：一是把所有的庫(kù)房統(tǒng)一編順序號(hào)；二是根據(jù)庫(kù)房方位和特征進(jìn)行編號(hào)，如“西二樓”“北三樓”等。另外，同一庫(kù)房?jī)?nèi)每個(gè)房間也要編號(hào)。樓房應(yīng)自上而下編號(hào)；每層應(yīng)從入口開(kāi)始，從左到右編房間號(hào)。2．檔案裝具的排列與編號(hào)櫥具的編號(hào)，一般以庫(kù)房為單位編流水號(hào)，自門(mén)口起從左到右，自上而下，依次編檔案裝具的排號(hào)、柜架號(hào)、格層號(hào)（箱號(hào)），采用阿拉伯?dāng)?shù)字。3．檔案的存放順序和方式檔案全宗為單位進(jìn)行排列的，但并不是說(shuō)在任何情況下各種不同類(lèi)型的檔案都必須存放在一起。一些特殊的檔案，如照片、影片、錄音、錄象檔案、會(huì)計(jì)檔案以及科技檔案等，應(yīng)分別保管。（五）庫(kù)房管理秩序?yàn)榱吮３治募g的歷史聯(lián)系，應(yīng)該在案卷目錄、全宗指南等檢索工作中說(shuō)明，并在全宗末尾放置“全宗保管位置參見(jiàn)卡”，見(jiàn)下表：

全宗保管位置參見(jiàn)卡全宗號(hào)載體形態(tài)存址備注1號(hào)全宗紙質(zhì)檔案1號(hào)庫(kù)房1950年—1966年紙質(zhì)檔案2號(hào)庫(kù)房1966年—1980年聲像檔案5號(hào)庫(kù)房科技檔案6號(hào)庫(kù)房會(huì)計(jì)檔案9號(hào)庫(kù)房為了保持文件之間的歷史聯(lián)系，應(yīng)該在案卷目錄、全宗指南等檢索工（1）檔案存放秩序的管理

①檔案存放位置索引

有兩種體例：一是指明檔案存放處所的存放位置索引，如下表：檔案存放位置索引全宗名稱(chēng)：全宗號(hào)：案卷目錄號(hào)案卷目錄名稱(chēng)目錄中案卷起止號(hào)存放位置樓層房間柜架（列）柜架層（格、箱）檔案存放位置索引（1）檔案存放秩序的管理

①檔案存放位置索引

有兩種體例：二是指明各檔案庫(kù)房保管檔案情況的存放位置索引檔案庫(kù)房保管檔案情況的存放位置索引檔案庫(kù)房保管檔案情況的存放位置索引樓：層：房間：柜架（列）柜架層（格、箱）存放檔案全宗號(hào)全宗名稱(chēng)案卷目錄號(hào)案卷目錄名稱(chēng)起止卷號(hào)二是指明各檔案庫(kù)房保管檔案情況的存放位置索引檔案庫(kù)房保管檔案②裝具所存檔案標(biāo)識(shí)牌即在每一列、每一件、每一層（格、箱）裝具表面處設(shè)置的標(biāo)牌，以表明每一個(gè)檔案架、柜、箱中存放檔案的起止檔號(hào)，以便檢查和調(diào)還檔案。③檔案代卷卡檔案代卷卡是檔案室或館在檔案暫時(shí)移出庫(kù)房外時(shí)，在檔案原存放位置放置的一種替代卡。檔案代卷卡全宗號(hào)目錄號(hào)卷號(hào)調(diào)出時(shí)間調(diào)出原因調(diào)卷人歸還時(shí)間還卷人②裝具所存檔案標(biāo)識(shí)牌檔案代卷卡全宗號(hào)目錄號(hào)卷號(hào)調(diào)出時(shí)間調(diào)出（六）全宗卷

全宗卷的形成過(guò)程和成分如下：1．在檔案收集工作中形成的文件材料，如“檔案移交目錄”、“移交書(shū)”等。2．在檔案整理工作中形成的文件材料，如“檔案整理工作方案”、“分類(lèi)方案”、“立檔單位和全宗歷史考證”等。3．在檔案鑒定中形成的文件材料“檔案鑒定材料分析報(bào)告”、“檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)”4．在檔案保管、統(tǒng)計(jì)中形成的文件材料，“檔案受損與修復(fù)記錄”、“檔案安全檢查記錄”、“檔案數(shù)量與狀況統(tǒng)計(jì)”5．在檔案利用工作中形成的文件材料，如“全宗指南”、“機(jī)關(guān)工作大事記”“機(jī)關(guān)組織沿革”等（六）全宗卷

全宗卷的形成過(guò)程和成分如下：任務(wù)三特殊載體檔案的保管

1、掌握音像檔案、照片檔案等保管的具體要求；明確保管特殊載2、體的檔案裝具的種類(lèi)及選用；3、掌握電子檔案日常保管措施。

知識(shí)目標(biāo)：能夠熟練掌握特殊載體檔案的保管技能；能力目標(biāo)：任務(wù)三特殊載體檔案的保管知識(shí)目標(biāo)：能力目標(biāo)：案例導(dǎo)入

某某食品公司將要舉辦25周年慶?；顒?dòng)，公司發(fā)展史展覽是其中一項(xiàng)重要內(nèi)容。為此慶?；顒?dòng)籌備組到公司的檔案室查找公司成立以來(lái)重要活動(dòng)的有關(guān)的音像材料，但卻遇到了麻煩。一是檔案室材料不全。二是許多音像材料在形成之后沒(méi)有編寫(xiě)相應(yīng)的文字說(shuō)明，致使一些材料因所記載的活動(dòng)的確切日期、參加者，地點(diǎn)、內(nèi)容等無(wú)法辨別而不能采用。三是一些音像材料在形成后未加整理和專(zhuān)門(mén)保管，造成音像材料無(wú)法復(fù)制和使用。

這個(gè)例子說(shuō)明，該公司應(yīng)加強(qiáng)檔案室音像檔案的管理規(guī)范，統(tǒng)一公司音像檔案的管理。因?yàn)楝F(xiàn)在，大多數(shù)的單位在工作活動(dòng)中都會(huì)形成照片、錄音、錄象檔案，這些特殊載體的檔案的保管要求與普通檔案不同，有自己特殊的保管技巧，若不加以管理，將會(huì)給公司帶來(lái)嚴(yán)重的后果。案例導(dǎo)入某某食品公司將要舉辦25周年慶?；顒?dòng)，公司發(fā)展史展任務(wù)訓(xùn)練

活動(dòng)目標(biāo)通過(guò)實(shí)地調(diào)查了解特殊載體檔案的保管工作內(nèi)容及要求；并能對(duì)照我國(guó)檔案法規(guī)中相關(guān)規(guī)定對(duì)具體某單位特殊載體檔案保管行為進(jìn)行判斷?；顒?dòng)組織根據(jù)情況，充分利用校內(nèi)外教學(xué)資源，分組調(diào)查；任務(wù)訓(xùn)練活通過(guò)實(shí)地調(diào)查了解特殊載體檔案的保管工作內(nèi)容及要學(xué)生分組實(shí)地調(diào)查某單位檔案室或校史館，了解特殊載體檔案