辦公室事務管理實訓二課件

辦公室事務管理實訓二辦公室事務管理實訓二辦公室事務管理實訓二實訓實習方法1.校內(nèi)校外頂崗實習。2.見習、參觀考察、操作。3.撰寫實訓報告。4.討論、教師講評、總結。辦公室事務管理實訓二辦公室事務管理實訓二辦公室事務管理實訓二1實訓實習方法1.校內(nèi)校外頂崗實習。

2.見習、參觀考察、操作。

3.撰寫實訓報告。

4.討論、教師講評、總結。實訓實習方法1.校內(nèi)校外頂崗實習。2第三單元：辦公設備管理實訓1.復印機使用、維護與管理2.傳真機使用、維護與管理第三單元：辦公設備管理實訓1.復印機使用、維護與管理3

靜電復印機的使用步驟：（1）預熱（2）放置原稿（3)設定份數(shù)（4）設定復印倍數(shù)；（5）選擇復印紙尺寸；（6）調節(jié)復印對比度；（7）當復印紙張較薄而底稿兩面都有字時，可在該頁背后墊上一張白紙，防止背面的字透印出來。當復印無法拆開的書本時，可兩頁中間夾一張厚白紙，遮擋暫不印的一頁和中縫。復印機的使用靜電復印機的使用步驟：復印機的使用4

復印機送紙方式：復印送紙有兩種：送紙盒自動送紙和手動送紙。一般情況使用自動送紙，如果制作膠片或載體紙張較厚，則使用手動方式送紙。復印機的使用常識：

1.選擇合適的地方安裝復印機。

2.應使用穩(wěn)定的交流電，電源的定額應為：220-240V，50Hz，15A。復印機送紙方式：5

復印文件資料要辦理登記審批手續(xù)。為確保復印機的安全運轉，每天下午下班時關機。不得擅自復印絕密文件和個人材料，復印機密文件需經(jīng)公司領導批準。關閉復印機電源開關，切斷電源。4.復印機管理復印文件資料要辦理登記審批手續(xù)。4.復6

復印機必須進行定期保養(yǎng)維護，也就是對靜電復印機的感光鼓、電暈器、顯影裝置、光學系統(tǒng)、供輸紙機構等進行檢查、清潔、潤滑、調整或更換。復印機進行維護保養(yǎng)操作時，應首先切斷電源，打開各機門，卸下稿臺玻璃，然后分別將清潔器、顯影器、電暈裝置、消電燈等取出。再將定影器及紙盒等相繼拉出，最后取感光鼓。注意：在取出感光鼓及其周圍部件時，要小心，不能劃壞感光鼓，一旦劃壞將在復印件留下與劃痕相對應的污跡，很難修復。復印機的維護和保養(yǎng)復印機必須進行定期保養(yǎng)維護，也就是對靜電復印機的感光7復印機使用與管理實訓要求：到復印室或校外復印店觀摩復印機復印程序，請操作員介紹復印機的型號、性能與操作程序，并進行復印操作。復印機使用與管理實訓要求：8

（1）傳真準備①調整傳真機的工作狀態(tài)②裝紙記錄紙的幅面必須符合規(guī)格要求，紙卷兩端不要卡得太緊；記錄紙卷要卷緊后再安放到機內(nèi)，運輸傳真機前要將紙卷取出；注意記錄紙的正反。紙的正面應對著感熱記錄頭（沒有經(jīng)驗的操作者可在紙的兩面劃幾下，有劃痕的一面為正面）。傳真機的操作方法（1）傳真準備傳真機的操作方法9③原稿凡出現(xiàn)下列情況之一的原稿都不能使用：大于技術規(guī)格規(guī)定的最大幅面的原稿；紙張厚度大于0.15mm或小于0.06mm的原稿；紙上有大頭針、曲別針或其他硬物的原稿。④放置文件一次放置的文件頁數(shù)不能超過規(guī)定頁數(shù)；文件正反面按要求放置；文件頂端要推進到能夠啟動自動輸紙機關的地方；送多頁文件時，兩側要排列整齊，靠近導紙板，前端要摞成楔形。③原稿10（2）試運行通常采用復印（COPY）方式，檢查傳真機是否能夠正常工作。復印的具體操作步驟：①接通電源開關，觀察液晶顯示屏是否出現(xiàn)“準備好”（READY），或檢查指示燈亮否，若處于READY狀態(tài)或指示燈亮，則表明機器可以發(fā)送或接收。②將欲復印的原稿字面朝下放在引導板上。（2）試運行11③選擇掃描線密度的檔次。一般置于“精細”級，此檔的主掃描線密度為8線/mm，副掃描線密度為7.7線/mm。也可選擇“標準”級或“超精細”級，不管選用哪個檔次均有液晶顯示或指示燈顯示。④原稿灰度調整。當原稿圖文顏色較深時，將“原稿深淺”鍵置于“淺色”位置；若圖文顏色較淡時，就將該鍵調至“深色”位置。⑤最后按復印（COPY）鍵。③選擇掃描線密度的檔次。一般置于“精細”級12（3）發(fā)送方式發(fā)送文件前不通話，操作步驟如下：①檢查機器是否處于“準備好”（READY）狀態(tài)；②放置好發(fā)送原稿；③摘取話機手柄，撥對方號碼，并監(jiān)聽對方的應答信號(長鳴聲)④按啟動鍵（START），這時發(fā)送指示燈或液晶顯示“TRANSMIT”，表明機器開始送文件；⑤掛上話機，等待發(fā)送結束并收取對方記錄報告；⑥根據(jù)報告上的差錯情況，再進行重發(fā)，直至全部無誤為止。（3）發(fā)送方式13

發(fā)送文件前需要通話，操作步驟如下：①檢查機器是否處于“準備好”（READY）狀態(tài)；②放置好發(fā)送原稿；③選擇掃描線密度和對比度；④摘取話機手柄，撥對方號碼，并等待對方回答；⑤雙方通話；⑥通話結束后，由收方先按啟動鍵；⑦當聽到收方的應答信號時，發(fā)方按啟動鍵，開始發(fā)送文件；⑧掛上話機，等待發(fā)送結束。若發(fā)送出現(xiàn)差錯，則應重發(fā)，直至收方正確接收為止。發(fā)送文件前需要通話，操作步驟如下：14

發(fā)送操作時的注意事項①若按下“停止”（STOP）鍵時，發(fā)送馬上停止，此時不能強行抽出卡在傳真機中的原稿，只能掀開蓋板取出；②在發(fā)送期間，也不允許強行抽出原稿，否則會損壞機器和原稿；③當出現(xiàn)原稿阻塞時，要先按“停止”（STOP）鍵，然后掀開蓋板，小心取出原稿。若原稿出現(xiàn)破損，一定要將殘片取出，否則將影響機器的正常工作；④若聽到對方的回鈴音，而聽不到機器的應答信號時，不要按啟動鍵，應打電話問明情況后再作處理。發(fā)送操作時的注意事項15（4）接收方式自動接收具有自動接收功能的傳真機才能按此方式操作。自動接收時，無需操作人員在場。過程如下：①電話振鈴一次，機器自動啟動，液晶顯示“RECEIVE”接收狀態(tài)或接收指示燈亮，表示接收開始；②接收結束，液晶顯示“RECEIVE”消失或接收指示燈熄滅；③機器自動回到“準備好”（READY）狀態(tài)。（4）接收方式16

人工接收，操作步驟如下：①使機器處于“準備好”（READY）狀態(tài)；②當電話振鈴后，拿起話機與對方通話；③通話結束，按發(fā)方要求，按啟動鍵（START），開始接收；④掛上話機；⑤若接收處現(xiàn)差錯或質量不好時，可與對方聯(lián)絡，要求重發(fā)，直至滿意為止。人工接收，操作步驟如下：17

（5）解決“卡紙”問題①定期進行全面的清潔保養(yǎng)，可減少“卡紙”率。②選好紙張。對于普通紙傳真來說，紙張的好壞對傳真機的“卡紙”率及其使用壽命都會產(chǎn)生至關重要的影響。③不選用同一包紙內(nèi)厚薄不均，尺寸不一，甚至有缺損的傳真紙。④不選用邊緣有毛茬傳真紙。⑤不選用紙毛太多傳真紙。在干凈的桌面上抖過后會留下一層白屑，說明紙毛太多，質量低劣，會影響機器內(nèi)部清潔，加速機件磨損等。⑥一旦發(fā)生“卡紙”，在取紙時只可扳動傳真機說明書上允許動的部件，不要盲目拉扯上蓋。（5）解決“卡紙”問題18第三單元：辦公用品管理實訓傳真機使用與管理實訓要求：在實習單位請有關人員介紹傳真機的型號、性能與接收傳真、發(fā)送傳真的程序與操作要領；并進行接發(fā)傳真操作。第三單元：辦公用品管理實訓傳真機使用與管理實訓19辦公用品管理流程申請訂貨購入入庫庫存管理領用辦公用品管理流程申請訂貨購入入庫庫存管理領用20第四單元：時間管理實訓一、管理時間二、管理工作日志第四單元：時間管理實訓一、管理時間21時間管理的80:20原則時間管理的80:20原則22ABCD法則ABCD法則23辦公室事務管理實訓二課件24辦公室事務管理實訓二課件25辦公室事務管理實訓二課件26二、日程安排的形式（一）年計劃表(p128)（二）月計劃表（三）周計劃表（四）日程表二、日程安排的形式（一）年計劃表(p128)27實訓：上司國內(nèi)旅行日程表實訓：上司國內(nèi)旅行日程表28上司工作日志的內(nèi)容1.上司在單位內(nèi)部參加的會議、活動（要記錄清楚時間、地點、內(nèi)容）

2.內(nèi)部接待的來訪者（要記錄清楚姓名、單位詳情、約會時間）

3.單位外部參加會議、活動、約會（要記錄清楚時間、地點、細節(jié)、聯(lián)絡方式）

4.個人的安排（看?。?/p>

5.私人的信息（親屬生日）上司工作日志的內(nèi)容1.上司在單位內(nèi)部參加的29時間活動內(nèi)容地點參與人員備注8：30部門經(jīng)理例會公司會議室各部門經(jīng)理（張紅、李曉、彭麗）9：0010：00總經(jīng)理面試營銷總監(jiān)總經(jīng)理辦公室面試人員（五位：ABCDE）11：0012：00總經(jīng)理聽取培訓經(jīng)理匯并共進午餐公司餐廳培訓經(jīng)理許峰13：0014：00總經(jīng)理與法律顧問會面總經(jīng)理辦公室法律顧問鄭直）15：0016：00JB項目團隊會議項目主要負責人（F、G、H、J）時間活動內(nèi)容地點參與人員備注8：330總經(jīng)理秘書工作日志時間地點活動內(nèi)容備注09：00辦公室工作人員會議日程09：30會議室會議開始進行帶A文件10：30辦公室會議結束，整理信函10：45辦公室信函分類處理，文件經(jīng)理簽字11：00辦公室打字機維修工維修打字機11：30辦公室約會提醒：王總會見貝爾先生12：00銀行匯款：人民幣、美元14：30辦公室工作人員會議記錄15：00區(qū)郵政局郵寄公司信函17：00大森林酒店18：00開始的招待會，提醒總經(jīng)理20012年9月28日（星期五）總經(jīng)理秘書工作日志20012年9月28日（星31技能訓練以下是天地公司銷售部王經(jīng)理第三季度的各種會議，假如你是王經(jīng)理的秘書，請你為王經(jīng)理制定一份該季度的會議時間表。技能訓練32天地公司銷售部王經(jīng)理第三季度要參與的會議：七月的前兩周要在上海開會;八月的第二周要去香港參加5天會議;每月的最后一個星期五上午是銷售部固定的部門會議;八月最后一個星期三要參加公司的辦公會議,七月的第三周星期二要在公司開銷售會議,傳達上海會議精神,八月第一周的星期一還要面試三個營銷員;九月的前兩周希望安排休假天地公司銷售部王經(jīng)理第三季度要參與的會議：33第三季度會議時間表（2011.7—9）

月份周次七八九一上海會議周一上午:面試3位營銷員(小會議室)休假二上海會議香港會議休假三周二：銷售會議,傳達上海會議精神(大會議室）四周五(上午)部門會議周三:辦公會議(大會議室)周五上午:部門會議周五上午:部門會議第三季度會議時間表（2011.7—9）月份七八九一34第五單元：信息資源管理實訓第五單元：信息資源管理實訓35實訓實習重點實訓實習重點36信息資源管理流程信息資源管理流程37案例2012年10月11日，瑞典文學院宣布，中國作家莫言（山東高密縣人，原名管謨業(yè)）因其作品將民間傳說、歷史和當代相融合而獲得諾貝爾文學獎。

1.如果你是一家出版公司的秘書，當你得知這一振奮人心的消息后，你會有怎樣的行動？

2.假若你是一家大型書店老總的行政助理，在你獲知這一消息后，你會有何打算？案例2012年10月11日，瑞典文學院宣布，中國38關于莫言山東高密人，1955年生。1987年他創(chuàng)作了中篇小說《紅高梁》。該小說描述了20世紀二三十年代滋擾中國東部農(nóng)村地區(qū)的殘忍暴行。而他正是在當?shù)亻L大的，后來，中國第一流的導演張藝謀將上述故事改拍成了一部備受好評的電影。還有備受讀者爭議和喜愛的《透明的胡蘿卜》。代表作：《紅高梁家族》《豐乳肥臀》《生死疲勞》《四十一炮》《牛》《食草家族》《酒國》《蛙》等。瑞典文學院頒發(fā)的諾貝爾文學獎獎金為800萬克朗（約合120萬美元折合人民幣約750萬元）。關于莫言山東高密人，1955年生。1987年他創(chuàng)作了中篇小39莫言其人其小說著有《豐乳肥臀》、《檀香刑》、《生死疲勞》、《蛙》等長篇小說11部，《透明的紅蘿卜》、《司令的女人》等中短篇小說100余部，并著有劇作、散文多部；其中許多作品已被翻譯成英、法、德、意、日、西、俄、韓、荷蘭、瑞典、挪威、波蘭、阿拉伯、越南等多種語言，在國內(nèi)外文壇上具有廣泛影響。莫言和他的作品獲得過“聯(lián)合文學獎”（中國臺灣），“華語文學傳媒大獎”，法國“LaureBataillin外國文學獎”，“法蘭西文化藝術騎士勛章”，意大利“NONINO（諾尼諾）國際文學獎”，日本“福岡亞洲文化大獎”，中國香港浸會大學“世界華文長篇小說獎”，美國“紐曼華語文學獎”，中國最高文學獎“茅盾文學獎”。莫言其人其小說著有《豐乳肥臀》、《檀香刑》、《生死疲勞》、《40獲諾貝爾文學獎的代表作《蛙》簡介《蛙》是莫言醞釀十余年、筆耕四載、三易其稿，潛心打造的一部觸及國人靈魂最痛處的長篇力作，初版于2009年。小說由劇作家蝌蚪寫給日本作家杉谷義人的五封書信、四部長篇敘事和一部話劇組成。在藝術上極大拓展了小說的表現(xiàn)空間。整部作品以從事婦產(chǎn)科工作五十多年的鄉(xiāng)村女醫(yī)生姑姑的人生經(jīng)歷為線索，用生動感人的細節(jié)和自我反省，展現(xiàn)了新中國六十年波瀾起伏的“生育史”，揭露了當下中國生育問題上的混亂景象，同時也深刻剖析了以敘述人蝌蚪為代表的中國知識分子卑微、尷尬、糾結、矛盾的靈魂世界。本書獻給經(jīng)歷過計劃生育和在計劃生育年代出生的千千萬萬讀者。本書獲得中國最高文學獎——第八屆“茅盾文學獎”；2010年被《南方周末》評選為2009年“文化原創(chuàng)榜年度圖書虛構類致敬作品”，并入選多項年度好書排行榜。獲諾貝爾文學獎的代表作《蛙》簡介《蛙》是莫言醞釀十余年、筆耕41國外關于莫言代表作《蛙》的評論法新社評價稱，莫言的作品巧妙避開了時下的各種問題，通過一個個匪夷所思的黑色幽默故事，讓人們?nèi)シ此忌鐣l(fā)展過程中的一些問題。諾貝爾文學獎評委會主席彼得英格倫的評價稱，通過諷刺手法的運用，莫言讓讀者從書中閱讀出社會的陰暗面，因為這個原因，他的作品也被認為是粗俗而淫蕩的。“莫言書中所寫的故事是我聽到的最恐怖的故事?！庇⒏駛愒诮邮懿稍L時如是表示。國外關于莫言代表作《蛙》的評論法新社評價稱，莫言的作品42莫言《豐乳肥臀》簡介《豐乳肥臀》是莫言早期創(chuàng)作中的一座高峰，也是篇幅最為飽滿的一部長篇力作。小說從抗日戰(zhàn)爭一直寫到新中國改革開放之后，以汪洋恣肆的筆觸對波瀾壯闊的歷史進行了描繪。書中的母親艱難孕育了上官金童和他的八個姐姐，眾多兒女組成的龐大家族不可抗拒地被裹挾卷入了20世紀中國社會動蕩不安的歷史進程。小說通過描寫家庭來反映中國社會的變遷，表現(xiàn)了莫言對于女性的同情和贊頌。同時小說書寫了人類不可克服的弱點和病態(tài)人格導致的悲慘命運，具有拷問靈魂的深度和力度。本書獲1996年首屆“紅河文學獎”。莫言《豐乳肥臀》簡介《豐乳肥臀》是莫言早期創(chuàng)作中的一座高峰，43信息的文體結構（一）標題（二）主體（三）導語（四）背景信息的文體結構（一）標題44實訓:信息寫作黨的十八大剛剛閉幕，全國各地、各條戰(zhàn)線都在學習、宣傳、貫徹十八大精神，請你收集你所在的單位（企業(yè)、事業(yè)、黨政機關）或本校的有關的信息，寫一篇600字左右的信息稿。該信息的核心內(nèi)容包括：單位學習、宣傳、貫徹十八大精神的基本情況、典型事例、或經(jīng)驗、措施、新氣象、新面貌等。務必完成，占總成績30%，文稿打印、手寫、電子文檔均可，12月28日前交。電子文檔請發(fā)送到電子郵箱。實訓:信息寫作黨的十八大剛剛閉幕，全國各45

祝各位學習進步！

祝各位學習進步！46謝謝！謝謝！47辦公室事務管理實訓二辦公室事務管理實訓二辦公室事務管理實訓二實訓實習方法1.校內(nèi)校外頂崗實習。2.見習、參觀考察、操作。3.撰寫實訓報告。4.討論、教師講評、總結。辦公室事務管理實訓二辦公室事務管理實訓二辦公室事務管理實訓二48實訓實習方法1.校內(nèi)校外頂崗實習。

2.見習、參觀考察、操作。

3.撰寫實訓報告。

4.討論、教師講評、總結。實訓實習方法1.校內(nèi)校外頂崗實習。49第三單元：辦公設備管理實訓1.復印機使用、維護與管理2.傳真機使用、維護與管理第三單元：辦公設備管理實訓1.復印機使用、維護與管理50

靜電復印機的使用步驟：（1）預熱（2）放置原稿（3)設定份數(shù)（4）設定復印倍數(shù)；（5）選擇復印紙尺寸；（6）調節(jié)復印對比度；（7）當復印紙張較薄而底稿兩面都有字時，可在該頁背后墊上一張白紙，防止背面的字透印出來。當復印無法拆開的書本時，可兩頁中間夾一張厚白紙，遮擋暫不印的一頁和中縫。復印機的使用靜電復印機的使用步驟：復印機的使用51

復印機送紙方式：復印送紙有兩種：送紙盒自動送紙和手動送紙。一般情況使用自動送紙，如果制作膠片或載體紙張較厚，則使用手動方式送紙。復印機的使用常識：

1.選擇合適的地方安裝復印機。

2.應使用穩(wěn)定的交流電，電源的定額應為：220-240V，50Hz，15A。復印機送紙方式：52

復印文件資料要辦理登記審批手續(xù)。為確保復印機的安全運轉，每天下午下班時關機。不得擅自復印絕密文件和個人材料，復印機密文件需經(jīng)公司領導批準。關閉復印機電源開關，切斷電源。4.復印機管理復印文件資料要辦理登記審批手續(xù)。4.復53

復印機必須進行定期保養(yǎng)維護，也就是對靜電復印機的感光鼓、電暈器、顯影裝置、光學系統(tǒng)、供輸紙機構等進行檢查、清潔、潤滑、調整或更換。復印機進行維護保養(yǎng)操作時，應首先切斷電源，打開各機門，卸下稿臺玻璃，然后分別將清潔器、顯影器、電暈裝置、消電燈等取出。再將定影器及紙盒等相繼拉出，最后取感光鼓。注意：在取出感光鼓及其周圍部件時，要小心，不能劃壞感光鼓，一旦劃壞將在復印件留下與劃痕相對應的污跡，很難修復。復印機的維護和保養(yǎng)復印機必須進行定期保養(yǎng)維護，也就是對靜電復印機的感光54復印機使用與管理實訓要求：到復印室或校外復印店觀摩復印機復印程序，請操作員介紹復印機的型號、性能與操作程序，并進行復印操作。復印機使用與管理實訓要求：55

（1）傳真準備①調整傳真機的工作狀態(tài)②裝紙記錄紙的幅面必須符合規(guī)格要求，紙卷兩端不要卡得太緊；記錄紙卷要卷緊后再安放到機內(nèi)，運輸傳真機前要將紙卷取出；注意記錄紙的正反。紙的正面應對著感熱記錄頭（沒有經(jīng)驗的操作者可在紙的兩面劃幾下，有劃痕的一面為正面）。傳真機的操作方法（1）傳真準備傳真機的操作方法56③原稿凡出現(xiàn)下列情況之一的原稿都不能使用：大于技術規(guī)格規(guī)定的最大幅面的原稿；紙張厚度大于0.15mm或小于0.06mm的原稿；紙上有大頭針、曲別針或其他硬物的原稿。④放置文件一次放置的文件頁數(shù)不能超過規(guī)定頁數(shù)；文件正反面按要求放置；文件頂端要推進到能夠啟動自動輸紙機關的地方；送多頁文件時，兩側要排列整齊，靠近導紙板，前端要摞成楔形。③原稿57（2）試運行通常采用復?。–OPY）方式，檢查傳真機是否能夠正常工作。復印的具體操作步驟：①接通電源開關，觀察液晶顯示屏是否出現(xiàn)“準備好”（READY），或檢查指示燈亮否，若處于READY狀態(tài)或指示燈亮，則表明機器可以發(fā)送或接收。②將欲復印的原稿字面朝下放在引導板上。（2）試運行58③選擇掃描線密度的檔次。一般置于“精細”級，此檔的主掃描線密度為8線/mm，副掃描線密度為7.7線/mm。也可選擇“標準”級或“超精細”級，不管選用哪個檔次均有液晶顯示或指示燈顯示。④原稿灰度調整。當原稿圖文顏色較深時，將“原稿深淺”鍵置于“淺色”位置；若圖文顏色較淡時，就將該鍵調至“深色”位置。⑤最后按復?。–OPY）鍵。③選擇掃描線密度的檔次。一般置于“精細”級59（3）發(fā)送方式發(fā)送文件前不通話，操作步驟如下：①檢查機器是否處于“準備好”（READY）狀態(tài)；②放置好發(fā)送原稿；③摘取話機手柄，撥對方號碼，并監(jiān)聽對方的應答信號(長鳴聲)④按啟動鍵（START），這時發(fā)送指示燈或液晶顯示“TRANSMIT”，表明機器開始送文件；⑤掛上話機，等待發(fā)送結束并收取對方記錄報告；⑥根據(jù)報告上的差錯情況，再進行重發(fā)，直至全部無誤為止。（3）發(fā)送方式60

發(fā)送文件前需要通話，操作步驟如下：①檢查機器是否處于“準備好”（READY）狀態(tài)；②放置好發(fā)送原稿；③選擇掃描線密度和對比度；④摘取話機手柄，撥對方號碼，并等待對方回答；⑤雙方通話；⑥通話結束后，由收方先按啟動鍵；⑦當聽到收方的應答信號時，發(fā)方按啟動鍵，開始發(fā)送文件；⑧掛上話機，等待發(fā)送結束。若發(fā)送出現(xiàn)差錯，則應重發(fā)，直至收方正確接收為止。發(fā)送文件前需要通話，操作步驟如下：61

發(fā)送操作時的注意事項①若按下“停止”（STOP）鍵時，發(fā)送馬上停止，此時不能強行抽出卡在傳真機中的原稿，只能掀開蓋板取出；②在發(fā)送期間，也不允許強行抽出原稿，否則會損壞機器和原稿；③當出現(xiàn)原稿阻塞時，要先按“停止”（STOP）鍵，然后掀開蓋板，小心取出原稿。若原稿出現(xiàn)破損，一定要將殘片取出，否則將影響機器的正常工作；④若聽到對方的回鈴音，而聽不到機器的應答信號時，不要按啟動鍵，應打電話問明情況后再作處理。發(fā)送操作時的注意事項62（4）接收方式自動接收具有自動接收功能的傳真機才能按此方式操作。自動接收時，無需操作人員在場。過程如下：①電話振鈴一次，機器自動啟動，液晶顯示“RECEIVE”接收狀態(tài)或接收指示燈亮，表示接收開始；②接收結束，液晶顯示“RECEIVE”消失或接收指示燈熄滅；③機器自動回到“準備好”（READY）狀態(tài)。（4）接收方式63

人工接收，操作步驟如下：①使機器處于“準備好”（READY）狀態(tài)；②當電話振鈴后，拿起話機與對方通話；③通話結束，按發(fā)方要求，按啟動鍵（START），開始接收；④掛上話機；⑤若接收處現(xiàn)差錯或質量不好時，可與對方聯(lián)絡，要求重發(fā)，直至滿意為止。人工接收，操作步驟如下：64

（5）解決“卡紙”問題①定期進行全面的清潔保養(yǎng)，可減少“卡紙”率。②選好紙張。對于普通紙傳真來說，紙張的好壞對傳真機的“卡紙”率及其使用壽命都會產(chǎn)生至關重要的影響。③不選用同一包紙內(nèi)厚薄不均，尺寸不一，甚至有缺損的傳真紙。④不選用邊緣有毛茬傳真紙。⑤不選用紙毛太多傳真紙。在干凈的桌面上抖過后會留下一層白屑，說明紙毛太多，質量低劣，會影響機器內(nèi)部清潔，加速機件磨損等。⑥一旦發(fā)生“卡紙”，在取紙時只可扳動傳真機說明書上允許動的部件，不要盲目拉扯上蓋。（5）解決“卡紙”問題65第三單元：辦公用品管理實訓傳真機使用與管理實訓要求：在實習單位請有關人員介紹傳真機的型號、性能與接收傳真、發(fā)送傳真的程序與操作要領；并進行接發(fā)傳真操作。第三單元：辦公用品管理實訓傳真機使用與管理實訓66辦公用品管理流程申請訂貨購入入庫庫存管理領用辦公用品管理流程申請訂貨購入入庫庫存管理領用67第四單元：時間管理實訓一、管理時間二、管理工作日志第四單元：時間管理實訓一、管理時間68時間管理的80:20原則時間管理的80:20原則69ABCD法則ABCD法則70辦公室事務管理實訓二課件71辦公室事務管理實訓二課件72辦公室事務管理實訓二課件73二、日程安排的形式（一）年計劃表(p128)（二）月計劃表（三）周計劃表（四）日程表二、日程安排的形式（一）年計劃表(p128)74實訓：上司國內(nèi)旅行日程表實訓：上司國內(nèi)旅行日程表75上司工作日志的內(nèi)容1.上司在單位內(nèi)部參加的會議、活動（要記錄清楚時間、地點、內(nèi)容）

2.內(nèi)部接待的來訪者（要記錄清楚姓名、單位詳情、約會時間）

3.單位外部參加會議、活動、約會（要記錄清楚時間、地點、細節(jié)、聯(lián)絡方式）

4.個人的安排（看?。?/p>

5.私人的信息（親屬生日）上司工作日志的內(nèi)容1.上司在單位內(nèi)部參加的76時間活動內(nèi)容地點參與人員備注8：30部門經(jīng)理例會公司會議室各部門經(jīng)理（張紅、李曉、彭麗）9：0010：00總經(jīng)理面試營銷總監(jiān)總經(jīng)理辦公室面試人員（五位：ABCDE）11：0012：00總經(jīng)理聽取培訓經(jīng)理匯并共進午餐公司餐廳培訓經(jīng)理許峰13：0014：00總經(jīng)理與法律顧問會面總經(jīng)理辦公室法律顧問鄭直）15：0016：00JB項目團隊會議項目主要負責人（F、G、H、J）時間活動內(nèi)容地點參與人員備注8：377總經(jīng)理秘書工作日志時間地點活動內(nèi)容備注09：00辦公室工作人員會議日程09：30會議室會議開始進行帶A文件10：30辦公室會議結束，整理信函10：45辦公室信函分類處理，文件經(jīng)理簽字11：00辦公室打字機維修工維修打字機11：30辦公室約會提醒：王總會見貝爾先生12：00銀行匯款：人民幣、美元14：30辦公室工作人員會議記錄15：00區(qū)郵政局郵寄公司信函17：00大森林酒店18：00開始的招待會，提醒總經(jīng)理20012年9月28日（星期五）總經(jīng)理秘書工作日志20012年9月28日（星78技能訓練以下是天地公司銷售部王經(jīng)理第三季度的各種會議，假如你是王經(jīng)理的秘書，請你為王經(jīng)理制定一份該季度的會議時間表。技能訓練79天地公司銷售部王經(jīng)理第三季度要參與的會議：七月的前兩周要在上海開會;八月的第二周要去香港參加5天會議;每月的最后一個星期五上午是銷售部固定的部門會議;八月最后一個星期三要參加公司的辦公會議,七月的第三周星期二要在公司開銷售會議,傳達上海會議精神,八月第一周的星期一還要面試三個營銷員;九月的前兩周希望安排休假天地公司銷售部王經(jīng)理第三季度要參與的會議：80第三季度會議時間表（2011.7—9）

月份周次七八九一上海會議周一上午:面試3位營銷員(小會議室)休假二上海會議香港會議休假三周二：銷售會議,傳達上海會議精神(大會議室）四周五(上午)部門會議周三:辦公會議(大會議室)周五上午:部門會議周五上午:部門會議第三季度會議時間表（2011.7—9）月份七八九一81第五單元：信息資源管理實訓第五單元：信息資源管理實訓82實訓實習重點實訓實習重點83信息資源管理流程信息資源管理流程84案例2012年10月11日，瑞典文學院宣布，中國作家莫言（山東高密縣人，原名管謨業(yè)）因其作品將民間傳說、歷史和當代相融合而獲得諾貝爾文學獎。

1.如果你是一家出版公司的秘書，當你得知這一振奮人心的消息后，你會有怎樣的行動？

2.假若你是一家大型書店老總的行政助理，在你獲知這一消息后，你會有何打算？案例2012年10月11日，瑞典文學院宣布，中國85關于莫言山東高密人，1955年生。1987年他創(chuàng)作了中篇小說《紅高梁》。該小說描述了20世紀二三十年代滋擾中國東部農(nóng)村地區(qū)的殘忍暴行。而他正是在當?shù)亻L大的，后來，中國第一流的導演張藝謀將上述故事改拍成了一部備受好評的電影。還有備受讀者爭議和喜愛的《透明的胡蘿卜》。代表作：《紅高梁家族》《豐乳肥臀》《生死疲勞》《四十一炮》《?！贰妒巢菁易濉贰毒茋贰锻堋返?。瑞典文學院頒發(fā)的諾貝爾文學獎獎金為800萬克朗（約合120萬美元折合人民幣約750萬元）。關于莫言山東高密人，1955年生。1987年他創(chuàng)作了中篇小86莫言其人其小說著有《豐乳肥臀》、《檀香刑》、《生死疲勞》、《蛙》等長篇小說11部，《透明的紅蘿卜》、《司令的女人》等中短篇小說100余部，并著