辦公室事務(wù)管理實(shí)訓(xùn)二課件

辦公室事務(wù)管理實(shí)訓(xùn)二辦公室事務(wù)管理實(shí)訓(xùn)二辦公室事務(wù)管理實(shí)訓(xùn)二實(shí)訓(xùn)實(shí)習(xí)方法1.校內(nèi)校外頂崗實(shí)習(xí)。2.見(jiàn)習(xí)、參觀考察、操作。3.撰寫實(shí)訓(xùn)報(bào)告。4.討論、教師講評(píng)、總結(jié)。辦公室事務(wù)管理實(shí)訓(xùn)二辦公室事務(wù)管理實(shí)訓(xùn)二辦公室事務(wù)管理實(shí)訓(xùn)二1實(shí)訓(xùn)實(shí)習(xí)方法1.校內(nèi)校外頂崗實(shí)習(xí)。

2.見(jiàn)習(xí)、參觀考察、操作。

3.撰寫實(shí)訓(xùn)報(bào)告。

4.討論、教師講評(píng)、總結(jié)。實(shí)訓(xùn)實(shí)習(xí)方法1.校內(nèi)校外頂崗實(shí)習(xí)。2第三單元：辦公設(shè)備管理實(shí)訓(xùn)1.復(fù)印機(jī)使用、維護(hù)與管理2.傳真機(jī)使用、維護(hù)與管理第三單元：辦公設(shè)備管理實(shí)訓(xùn)1.復(fù)印機(jī)使用、維護(hù)與管理3

靜電復(fù)印機(jī)的使用步驟：（1）預(yù)熱（2）放置原稿（3)設(shè)定份數(shù)（4）設(shè)定復(fù)印倍數(shù)；（5）選擇復(fù)印紙尺寸；（6）調(diào)節(jié)復(fù)印對(duì)比度；（7）當(dāng)復(fù)印紙張較薄而底稿兩面都有字時(shí)，可在該頁(yè)背后墊上一張白紙，防止背面的字透印出來(lái)。當(dāng)復(fù)印無(wú)法拆開(kāi)的書本時(shí)，可兩頁(yè)中間夾一張厚白紙，遮擋暫不印的一頁(yè)和中縫。復(fù)印機(jī)的使用靜電復(fù)印機(jī)的使用步驟：復(fù)印機(jī)的使用4

復(fù)印機(jī)送紙方式：復(fù)印送紙有兩種：送紙盒自動(dòng)送紙和手動(dòng)送紙。一般情況使用自動(dòng)送紙，如果制作膠片或載體紙張較厚，則使用手動(dòng)方式送紙。復(fù)印機(jī)的使用常識(shí)：

1.選擇合適的地方安裝復(fù)印機(jī)。

2.應(yīng)使用穩(wěn)定的交流電，電源的定額應(yīng)為：220-240V，50Hz，15A。復(fù)印機(jī)送紙方式：5

復(fù)印文件資料要辦理登記審批手續(xù)。為確保復(fù)印機(jī)的安全運(yùn)轉(zhuǎn)，每天下午下班時(shí)關(guān)機(jī)。不得擅自復(fù)印絕密文件和個(gè)人材料，復(fù)印機(jī)密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。關(guān)閉復(fù)印機(jī)電源開(kāi)關(guān)，切斷電源。4.復(fù)印機(jī)管理復(fù)印文件資料要辦理登記審批手續(xù)。4.復(fù)6

復(fù)印機(jī)必須進(jìn)行定期保養(yǎng)維護(hù)，也就是對(duì)靜電復(fù)印機(jī)的感光鼓、電暈器、顯影裝置、光學(xué)系統(tǒng)、供輸紙機(jī)構(gòu)等進(jìn)行檢查、清潔、潤(rùn)滑、調(diào)整或更換。復(fù)印機(jī)進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)操作時(shí)，應(yīng)首先切斷電源，打開(kāi)各機(jī)門，卸下稿臺(tái)玻璃，然后分別將清潔器、顯影器、電暈裝置、消電燈等取出。再將定影器及紙盒等相繼拉出，最后取感光鼓。注意：在取出感光鼓及其周圍部件時(shí)，要小心，不能劃壞感光鼓，一旦劃壞將在復(fù)印件留下與劃痕相對(duì)應(yīng)的污跡，很難修復(fù)。復(fù)印機(jī)的維護(hù)和保養(yǎng)復(fù)印機(jī)必須進(jìn)行定期保養(yǎng)維護(hù)，也就是對(duì)靜電復(fù)印機(jī)的感光7復(fù)印機(jī)使用與管理實(shí)訓(xùn)要求：到復(fù)印室或校外復(fù)印店觀摩復(fù)印機(jī)復(fù)印程序，請(qǐng)操作員介紹復(fù)印機(jī)的型號(hào)、性能與操作程序，并進(jìn)行復(fù)印操作。復(fù)印機(jī)使用與管理實(shí)訓(xùn)要求：8

（1）傳真準(zhǔn)備①調(diào)整傳真機(jī)的工作狀態(tài)②裝紙記錄紙的幅面必須符合規(guī)格要求，紙卷兩端不要卡得太緊；記錄紙卷要卷緊后再安放到機(jī)內(nèi)，運(yùn)輸傳真機(jī)前要將紙卷取出；注意記錄紙的正反。紙的正面應(yīng)對(duì)著感熱記錄頭（沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)的操作者可在紙的兩面劃幾下，有劃痕的一面為正面）。傳真機(jī)的操作方法（1）傳真準(zhǔn)備傳真機(jī)的操作方法9③原稿凡出現(xiàn)下列情況之一的原稿都不能使用：大于技術(shù)規(guī)格規(guī)定的最大幅面的原稿；紙張厚度大于0.15mm或小于0.06mm的原稿；紙上有大頭針、曲別針或其他硬物的原稿。④放置文件一次放置的文件頁(yè)數(shù)不能超過(guò)規(guī)定頁(yè)數(shù)；文件正反面按要求放置；文件頂端要推進(jìn)到能夠啟動(dòng)自動(dòng)輸紙機(jī)關(guān)的地方；送多頁(yè)文件時(shí)，兩側(cè)要排列整齊，靠近導(dǎo)紙板，前端要摞成楔形。③原稿10（2）試運(yùn)行通常采用復(fù)?。–OPY）方式，檢查傳真機(jī)是否能夠正常工作。復(fù)印的具體操作步驟：①接通電源開(kāi)關(guān)，觀察液晶顯示屏是否出現(xiàn)“準(zhǔn)備好”（READY），或檢查指示燈亮否，若處于READY狀態(tài)或指示燈亮，則表明機(jī)器可以發(fā)送或接收。②將欲復(fù)印的原稿字面朝下放在引導(dǎo)板上。（2）試運(yùn)行11③選擇掃描線密度的檔次。一般置于“精細(xì)”級(jí)，此檔的主掃描線密度為8線/mm，副掃描線密度為7.7線/mm。也可選擇“標(biāo)準(zhǔn)”級(jí)或“超精細(xì)”級(jí)，不管選用哪個(gè)檔次均有液晶顯示或指示燈顯示。④原稿灰度調(diào)整。當(dāng)原稿圖文顏色較深時(shí)，將“原稿深淺”鍵置于“淺色”位置；若圖文顏色較淡時(shí)，就將該鍵調(diào)至“深色”位置。⑤最后按復(fù)?。–OPY）鍵。③選擇掃描線密度的檔次。一般置于“精細(xì)”級(jí)12（3）發(fā)送方式發(fā)送文件前不通話，操作步驟如下：①檢查機(jī)器是否處于“準(zhǔn)備好”（READY）狀態(tài)；②放置好發(fā)送原稿；③摘取話機(jī)手柄，撥對(duì)方號(hào)碼，并監(jiān)聽(tīng)對(duì)方的應(yīng)答信號(hào)(長(zhǎng)鳴聲)④按啟動(dòng)鍵（START），這時(shí)發(fā)送指示燈或液晶顯示“TRANSMIT”，表明機(jī)器開(kāi)始送文件；⑤掛上話機(jī)，等待發(fā)送結(jié)束并收取對(duì)方記錄報(bào)告；⑥根據(jù)報(bào)告上的差錯(cuò)情況，再進(jìn)行重發(fā)，直至全部無(wú)誤為止。（3）發(fā)送方式13

發(fā)送文件前需要通話，操作步驟如下：①檢查機(jī)器是否處于“準(zhǔn)備好”（READY）狀態(tài)；②放置好發(fā)送原稿；③選擇掃描線密度和對(duì)比度；④摘取話機(jī)手柄，撥對(duì)方號(hào)碼，并等待對(duì)方回答；⑤雙方通話；⑥通話結(jié)束后，由收方先按啟動(dòng)鍵；⑦當(dāng)聽(tīng)到收方的應(yīng)答信號(hào)時(shí)，發(fā)方按啟動(dòng)鍵，開(kāi)始發(fā)送文件；⑧掛上話機(jī)，等待發(fā)送結(jié)束。若發(fā)送出現(xiàn)差錯(cuò)，則應(yīng)重發(fā)，直至收方正確接收為止。發(fā)送文件前需要通話，操作步驟如下：14

發(fā)送操作時(shí)的注意事項(xiàng)①若按下“停止”（STOP）鍵時(shí)，發(fā)送馬上停止，此時(shí)不能強(qiáng)行抽出卡在傳真機(jī)中的原稿，只能掀開(kāi)蓋板取出；②在發(fā)送期間，也不允許強(qiáng)行抽出原稿，否則會(huì)損壞機(jī)器和原稿；③當(dāng)出現(xiàn)原稿阻塞時(shí)，要先按“停止”（STOP）鍵，然后掀開(kāi)蓋板，小心取出原稿。若原稿出現(xiàn)破損，一定要將殘片取出，否則將影響機(jī)器的正常工作；④若聽(tīng)到對(duì)方的回鈴音，而聽(tīng)不到機(jī)器的應(yīng)答信號(hào)時(shí)，不要按啟動(dòng)鍵，應(yīng)打電話問(wèn)明情況后再作處理。發(fā)送操作時(shí)的注意事項(xiàng)15（4）接收方式自動(dòng)接收具有自動(dòng)接收功能的傳真機(jī)才能按此方式操作。自動(dòng)接收時(shí)，無(wú)需操作人員在場(chǎng)。過(guò)程如下：①電話振鈴一次，機(jī)器自動(dòng)啟動(dòng)，液晶顯示“RECEIVE”接收狀態(tài)或接收指示燈亮，表示接收開(kāi)始；②接收結(jié)束，液晶顯示“RECEIVE”消失或接收指示燈熄滅；③機(jī)器自動(dòng)回到“準(zhǔn)備好”（READY）狀態(tài)。（4）接收方式16

人工接收，操作步驟如下：①使機(jī)器處于“準(zhǔn)備好”（READY）狀態(tài)；②當(dāng)電話振鈴后，拿起話機(jī)與對(duì)方通話；③通話結(jié)束，按發(fā)方要求，按啟動(dòng)鍵（START），開(kāi)始接收；④掛上話機(jī)；⑤若接收處現(xiàn)差錯(cuò)或質(zhì)量不好時(shí)，可與對(duì)方聯(lián)絡(luò)，要求重發(fā)，直至滿意為止。人工接收，操作步驟如下：17

（5）解決“卡紙”問(wèn)題①定期進(jìn)行全面的清潔保養(yǎng)，可減少“卡紙”率。②選好紙張。對(duì)于普通紙傳真來(lái)說(shuō)，紙張的好壞對(duì)傳真機(jī)的“卡紙”率及其使用壽命都會(huì)產(chǎn)生至關(guān)重要的影響。③不選用同一包紙內(nèi)厚薄不均，尺寸不一，甚至有缺損的傳真紙。④不選用邊緣有毛茬傳真紙。⑤不選用紙毛太多傳真紙。在干凈的桌面上抖過(guò)后會(huì)留下一層白屑，說(shuō)明紙毛太多，質(zhì)量低劣，會(huì)影響機(jī)器內(nèi)部清潔，加速機(jī)件磨損等。⑥一旦發(fā)生“卡紙”，在取紙時(shí)只可扳動(dòng)傳真機(jī)說(shuō)明書上允許動(dòng)的部件，不要盲目拉扯上蓋。（5）解決“卡紙”問(wèn)題18第三單元：辦公用品管理實(shí)訓(xùn)傳真機(jī)使用與管理實(shí)訓(xùn)要求：在實(shí)習(xí)單位請(qǐng)有關(guān)人員介紹傳真機(jī)的型號(hào)、性能與接收傳真、發(fā)送傳真的程序與操作要領(lǐng)；并進(jìn)行接發(fā)傳真操作。第三單元：辦公用品管理實(shí)訓(xùn)傳真機(jī)使用與管理實(shí)訓(xùn)19辦公用品管理流程申請(qǐng)訂貨購(gòu)入入庫(kù)庫(kù)存管理領(lǐng)用辦公用品管理流程申請(qǐng)訂貨購(gòu)入入庫(kù)庫(kù)存管理領(lǐng)用20第四單元：時(shí)間管理實(shí)訓(xùn)一、管理時(shí)間二、管理工作日志第四單元：時(shí)間管理實(shí)訓(xùn)一、管理時(shí)間21時(shí)間管理的80:20原則時(shí)間管理的80:20原則22ABCD法則ABCD法則23辦公室事務(wù)管理實(shí)訓(xùn)二課件24辦公室事務(wù)管理實(shí)訓(xùn)二課件25辦公室事務(wù)管理實(shí)訓(xùn)二課件26二、日程安排的形式（一）年計(jì)劃表(p128)（二）月計(jì)劃表（三）周計(jì)劃表（四）日程表二、日程安排的形式（一）年計(jì)劃表(p128)27實(shí)訓(xùn)：上司國(guó)內(nèi)旅行日程表實(shí)訓(xùn)：上司國(guó)內(nèi)旅行日程表28上司工作日志的內(nèi)容1.上司在單位內(nèi)部參加的會(huì)議、活動(dòng)（要記錄清楚時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容）

2.內(nèi)部接待的來(lái)訪者（要記錄清楚姓名、單位詳情、約會(huì)時(shí)間）

3.單位外部參加會(huì)議、活動(dòng)、約會(huì)（要記錄清楚時(shí)間、地點(diǎn)、細(xì)節(jié)、聯(lián)絡(luò)方式）

4.個(gè)人的安排（看病）

5.私人的信息（親屬生日）上司工作日志的內(nèi)容1.上司在單位內(nèi)部參加的29時(shí)間活動(dòng)內(nèi)容地點(diǎn)參與人員備注8：30部門經(jīng)理例會(huì)公司會(huì)議室各部門經(jīng)理（張紅、李曉、彭麗）9：0010：00總經(jīng)理面試營(yíng)銷總監(jiān)總經(jīng)理辦公室面試人員（五位：ABCDE）11：0012：00總經(jīng)理聽(tīng)取培訓(xùn)經(jīng)理匯并共進(jìn)午餐公司餐廳培訓(xùn)經(jīng)理許峰13：0014：00總經(jīng)理與法律顧問(wèn)會(huì)面總經(jīng)理辦公室法律顧問(wèn)鄭直）15：0016：00JB項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)議項(xiàng)目主要負(fù)責(zé)人（F、G、H、J）時(shí)間活動(dòng)內(nèi)容地點(diǎn)參與人員備注8：330總經(jīng)理秘書工作日志時(shí)間地點(diǎn)活動(dòng)內(nèi)容備注09：00辦公室工作人員會(huì)議日程09：30會(huì)議室會(huì)議開(kāi)始進(jìn)行帶A文件10：30辦公室會(huì)議結(jié)束，整理信函10：45辦公室信函分類處理，文件經(jīng)理簽字11：00辦公室打字機(jī)維修工維修打字機(jī)11：30辦公室約會(huì)提醒：王總會(huì)見(jiàn)貝爾先生12：00銀行匯款：人民幣、美元14：30辦公室工作人員會(huì)議記錄15：00區(qū)郵政局郵寄公司信函17：00大森林酒店18：00開(kāi)始的招待會(huì)，提醒總經(jīng)理20012年9月28日（星期五）總經(jīng)理秘書工作日志20012年9月28日（星31技能訓(xùn)練以下是天地公司銷售部王經(jīng)理第三季度的各種會(huì)議，假如你是王經(jīng)理的秘書，請(qǐng)你為王經(jīng)理制定一份該季度的會(huì)議時(shí)間表。技能訓(xùn)練32天地公司銷售部王經(jīng)理第三季度要參與的會(huì)議：七月的前兩周要在上海開(kāi)會(huì);八月的第二周要去香港參加5天會(huì)議;每月的最后一個(gè)星期五上午是銷售部固定的部門會(huì)議;八月最后一個(gè)星期三要參加公司的辦公會(huì)議,七月的第三周星期二要在公司開(kāi)銷售會(huì)議,傳達(dá)上海會(huì)議精神,八月第一周的星期一還要面試三個(gè)營(yíng)銷員;九月的前兩周希望安排休假天地公司銷售部王經(jīng)理第三季度要參與的會(huì)議：33第三季度會(huì)議時(shí)間表（2011.7—9）

月份周次七八九一上海會(huì)議周一上午:面試3位營(yíng)銷員(小會(huì)議室)休假二上海會(huì)議香港會(huì)議休假三周二：銷售會(huì)議,傳達(dá)上海會(huì)議精神(大會(huì)議室）四周五(上午)部門會(huì)議周三:辦公會(huì)議(大會(huì)議室)周五上午:部門會(huì)議周五上午:部門會(huì)議第三季度會(huì)議時(shí)間表（2011.7—9）月份七八九一34第五單元：信息資源管理實(shí)訓(xùn)第五單元：信息資源管理實(shí)訓(xùn)35實(shí)訓(xùn)實(shí)習(xí)重點(diǎn)實(shí)訓(xùn)實(shí)習(xí)重點(diǎn)36信息資源管理流程信息資源管理流程37案例2012年10月11日，瑞典文學(xué)院宣布，中國(guó)作家莫言（山東高密縣人，原名管謨業(yè)）因其作品將民間傳說(shuō)、歷史和當(dāng)代相融合而獲得諾貝爾文學(xué)獎(jiǎng)。

1.如果你是一家出版公司的秘書，當(dāng)你得知這一振奮人心的消息后，你會(huì)有怎樣的行動(dòng)？

2.假若你是一家大型書店老總的行政助理，在你獲知這一消息后，你會(huì)有何打算？案例2012年10月11日，瑞典文學(xué)院宣布，中國(guó)38關(guān)于莫言山東高密人，1955年生。1987年他創(chuàng)作了中篇小說(shuō)《紅高梁》。該小說(shuō)描述了20世紀(jì)二三十年代滋擾中國(guó)東部農(nóng)村地區(qū)的殘忍暴行。而他正是在當(dāng)?shù)亻L(zhǎng)大的，后來(lái)，中國(guó)第一流的導(dǎo)演張藝謀將上述故事改拍成了一部備受好評(píng)的電影。還有備受讀者爭(zhēng)議和喜愛(ài)的《透明的胡蘿卜》。代表作：《紅高梁家族》《豐乳肥臀》《生死疲勞》《四十一炮》《?！贰妒巢菁易濉贰毒茋?guó)》《蛙》等。瑞典文學(xué)院頒發(fā)的諾貝爾文學(xué)獎(jiǎng)獎(jiǎng)金為800萬(wàn)克朗（約合120萬(wàn)美元折合人民幣約750萬(wàn)元）。關(guān)于莫言山東高密人，1955年生。1987年他創(chuàng)作了中篇小39莫言其人其小說(shuō)著有《豐乳肥臀》、《檀香刑》、《生死疲勞》、《蛙》等長(zhǎng)篇小說(shuō)11部，《透明的紅蘿卜》、《司令的女人》等中短篇小說(shuō)100余部，并著有劇作、散文多部；其中許多作品已被翻譯成英、法、德、意、日、西、俄、韓、荷蘭、瑞典、挪威、波蘭、阿拉伯、越南等多種語(yǔ)言，在國(guó)內(nèi)外文壇上具有廣泛影響。莫言和他的作品獲得過(guò)“聯(lián)合文學(xué)獎(jiǎng)”（中國(guó)臺(tái)灣），“華語(yǔ)文學(xué)傳媒大獎(jiǎng)”，法國(guó)“LaureBataillin外國(guó)文學(xué)獎(jiǎng)”，“法蘭西文化藝術(shù)騎士勛章”，意大利“NONINO（諾尼諾）國(guó)際文學(xué)獎(jiǎng)”，日本“福岡亞洲文化大獎(jiǎng)”，中國(guó)香港浸會(huì)大學(xué)“世界華文長(zhǎng)篇小說(shuō)獎(jiǎng)”，美國(guó)“紐曼華語(yǔ)文學(xué)獎(jiǎng)”，中國(guó)最高文學(xué)獎(jiǎng)“茅盾文學(xué)獎(jiǎng)”。莫言其人其小說(shuō)著有《豐乳肥臀》、《檀香刑》、《生死疲勞》、《40獲諾貝爾文學(xué)獎(jiǎng)的代表作《蛙》簡(jiǎn)介《蛙》是莫言醞釀十余年、筆耕四載、三易其稿，潛心打造的一部觸及國(guó)人靈魂最痛處的長(zhǎng)篇力作，初版于2009年。小說(shuō)由劇作家蝌蚪寫給日本作家杉谷義人的五封書信、四部長(zhǎng)篇敘事和一部話劇組成。在藝術(shù)上極大拓展了小說(shuō)的表現(xiàn)空間。整部作品以從事婦產(chǎn)科工作五十多年的鄉(xiāng)村女醫(yī)生姑姑的人生經(jīng)歷為線索，用生動(dòng)感人的細(xì)節(jié)和自我反省，展現(xiàn)了新中國(guó)六十年波瀾起伏的“生育史”，揭露了當(dāng)下中國(guó)生育問(wèn)題上的混亂景象，同時(shí)也深刻剖析了以敘述人蝌蚪為代表的中國(guó)知識(shí)分子卑微、尷尬、糾結(jié)、矛盾的靈魂世界。本書獻(xiàn)給經(jīng)歷過(guò)計(jì)劃生育和在計(jì)劃生育年代出生的千千萬(wàn)萬(wàn)讀者。本書獲得中國(guó)最高文學(xué)獎(jiǎng)——第八屆“茅盾文學(xué)獎(jiǎng)”；2010年被《南方周末》評(píng)選為2009年“文化原創(chuàng)榜年度圖書虛構(gòu)類致敬作品”，并入選多項(xiàng)年度好書排行榜。獲諾貝爾文學(xué)獎(jiǎng)的代表作《蛙》簡(jiǎn)介《蛙》是莫言醞釀十余年、筆耕41國(guó)外關(guān)于莫言代表作《蛙》的評(píng)論法新社評(píng)價(jià)稱，莫言的作品巧妙避開(kāi)了時(shí)下的各種問(wèn)題，通過(guò)一個(gè)個(gè)匪夷所思的黑色幽默故事，讓人們?nèi)シ此忌鐣?huì)發(fā)展過(guò)程中的一些問(wèn)題。諾貝爾文學(xué)獎(jiǎng)評(píng)委會(huì)主席彼得英格倫的評(píng)價(jià)稱，通過(guò)諷刺手法的運(yùn)用，莫言讓讀者從書中閱讀出社會(huì)的陰暗面，因?yàn)檫@個(gè)原因，他的作品也被認(rèn)為是粗俗而淫蕩的?！澳詴兴鶎懙墓适率俏衣?tīng)到的最恐怖的故事。”英格倫在接受采訪時(shí)如是表示。國(guó)外關(guān)于莫言代表作《蛙》的評(píng)論法新社評(píng)價(jià)稱，莫言的作品42莫言《豐乳肥臀》簡(jiǎn)介《豐乳肥臀》是莫言早期創(chuàng)作中的一座高峰，也是篇幅最為飽滿的一部長(zhǎng)篇力作。小說(shuō)從抗日戰(zhàn)爭(zhēng)一直寫到新中國(guó)改革開(kāi)放之后，以汪洋恣肆的筆觸對(duì)波瀾壯闊的歷史進(jìn)行了描繪。書中的母親艱難孕育了上官金童和他的八個(gè)姐姐，眾多兒女組成的龐大家族不可抗拒地被裹挾卷入了20世紀(jì)中國(guó)社會(huì)動(dòng)蕩不安的歷史進(jìn)程。小說(shuō)通過(guò)描寫家庭來(lái)反映中國(guó)社會(huì)的變遷，表現(xiàn)了莫言對(duì)于女性的同情和贊頌。同時(shí)小說(shuō)書寫了人類不可克服的弱點(diǎn)和病態(tài)人格導(dǎo)致的悲慘命運(yùn)，具有拷問(wèn)靈魂的深度和力度。本書獲1996年首屆“紅河文學(xué)獎(jiǎng)”。莫言《豐乳肥臀》簡(jiǎn)介《豐乳肥臀》是莫言早期創(chuàng)作中的一座高峰，43信息的文體結(jié)構(gòu)（一）標(biāo)題（二）主體（三）導(dǎo)語(yǔ)（四）背景信息的文體結(jié)構(gòu)（一）標(biāo)題44實(shí)訓(xùn):信息寫作黨的十八大剛剛閉幕，全國(guó)各地、各條戰(zhàn)線都在學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹十八大精神，請(qǐng)你收集你所在的單位（企業(yè)、事業(yè)、黨政機(jī)關(guān)）或本校的有關(guān)的信息，寫一篇600字左右的信息稿。該信息的核心內(nèi)容包括：?jiǎn)挝粚W(xué)習(xí)、宣傳、貫徹十八大精神的基本情況、典型事例、或經(jīng)驗(yàn)、措施、新氣象、新面貌等。務(wù)必完成，占總成績(jī)30%，文稿打印、手寫、電子文檔均可，12月28日前交。電子文檔請(qǐng)發(fā)送到電子郵箱。實(shí)訓(xùn):信息寫作黨的十八大剛剛閉幕，全國(guó)各45

祝各位學(xué)習(xí)進(jìn)步！

祝各位學(xué)習(xí)進(jìn)步！46謝謝！謝謝！47辦公室事務(wù)管理實(shí)訓(xùn)二辦公室事務(wù)管理實(shí)訓(xùn)二辦公室事務(wù)管理實(shí)訓(xùn)二實(shí)訓(xùn)實(shí)習(xí)方法1.校內(nèi)校外頂崗實(shí)習(xí)。2.見(jiàn)習(xí)、參觀考察、操作。3.撰寫實(shí)訓(xùn)報(bào)告。4.討論、教師講評(píng)、總結(jié)。辦公室事務(wù)管理實(shí)訓(xùn)二辦公室事務(wù)管理實(shí)訓(xùn)二辦公室事務(wù)管理實(shí)訓(xùn)二48實(shí)訓(xùn)實(shí)習(xí)方法1.校內(nèi)校外頂崗實(shí)習(xí)。

2.見(jiàn)習(xí)、參觀考察、操作。

3.撰寫實(shí)訓(xùn)報(bào)告。

4.討論、教師講評(píng)、總結(jié)。實(shí)訓(xùn)實(shí)習(xí)方法1.校內(nèi)校外頂崗實(shí)習(xí)。49第三單元：辦公設(shè)備管理實(shí)訓(xùn)1.復(fù)印機(jī)使用、維護(hù)與管理2.傳真機(jī)使用、維護(hù)與管理第三單元：辦公設(shè)備管理實(shí)訓(xùn)1.復(fù)印機(jī)使用、維護(hù)與管理50

靜電復(fù)印機(jī)的使用步驟：（1）預(yù)熱（2）放置原稿（3)設(shè)定份數(shù)（4）設(shè)定復(fù)印倍數(shù)；（5）選擇復(fù)印紙尺寸；（6）調(diào)節(jié)復(fù)印對(duì)比度；（7）當(dāng)復(fù)印紙張較薄而底稿兩面都有字時(shí)，可在該頁(yè)背后墊上一張白紙，防止背面的字透印出來(lái)。當(dāng)復(fù)印無(wú)法拆開(kāi)的書本時(shí)，可兩頁(yè)中間夾一張厚白紙，遮擋暫不印的一頁(yè)和中縫。復(fù)印機(jī)的使用靜電復(fù)印機(jī)的使用步驟：復(fù)印機(jī)的使用51

復(fù)印機(jī)送紙方式：復(fù)印送紙有兩種：送紙盒自動(dòng)送紙和手動(dòng)送紙。一般情況使用自動(dòng)送紙，如果制作膠片或載體紙張較厚，則使用手動(dòng)方式送紙。復(fù)印機(jī)的使用常識(shí)：

1.選擇合適的地方安裝復(fù)印機(jī)。

2.應(yīng)使用穩(wěn)定的交流電，電源的定額應(yīng)為：220-240V，50Hz，15A。復(fù)印機(jī)送紙方式：52

復(fù)印文件資料要辦理登記審批手續(xù)。為確保復(fù)印機(jī)的安全運(yùn)轉(zhuǎn)，每天下午下班時(shí)關(guān)機(jī)。不得擅自復(fù)印絕密文件和個(gè)人材料，復(fù)印機(jī)密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。關(guān)閉復(fù)印機(jī)電源開(kāi)關(guān)，切斷電源。4.復(fù)印機(jī)管理復(fù)印文件資料要辦理登記審批手續(xù)。4.復(fù)53

復(fù)印機(jī)必須進(jìn)行定期保養(yǎng)維護(hù)，也就是對(duì)靜電復(fù)印機(jī)的感光鼓、電暈器、顯影裝置、光學(xué)系統(tǒng)、供輸紙機(jī)構(gòu)等進(jìn)行檢查、清潔、潤(rùn)滑、調(diào)整或更換。復(fù)印機(jī)進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)操作時(shí)，應(yīng)首先切斷電源，打開(kāi)各機(jī)門，卸下稿臺(tái)玻璃，然后分別將清潔器、顯影器、電暈裝置、消電燈等取出。再將定影器及紙盒等相繼拉出，最后取感光鼓。注意：在取出感光鼓及其周圍部件時(shí)，要小心，不能劃壞感光鼓，一旦劃壞將在復(fù)印件留下與劃痕相對(duì)應(yīng)的污跡，很難修復(fù)。復(fù)印機(jī)的維護(hù)和保養(yǎng)復(fù)印機(jī)必須進(jìn)行定期保養(yǎng)維護(hù)，也就是對(duì)靜電復(fù)印機(jī)的感光54復(fù)印機(jī)使用與管理實(shí)訓(xùn)要求：到復(fù)印室或校外復(fù)印店觀摩復(fù)印機(jī)復(fù)印程序，請(qǐng)操作員介紹復(fù)印機(jī)的型號(hào)、性能與操作程序，并進(jìn)行復(fù)印操作。復(fù)印機(jī)使用與管理實(shí)訓(xùn)要求：55

（1）傳真準(zhǔn)備①調(diào)整傳真機(jī)的工作狀態(tài)②裝紙記錄紙的幅面必須符合規(guī)格要求，紙卷兩端不要卡得太緊；記錄紙卷要卷緊后再安放到機(jī)內(nèi)，運(yùn)輸傳真機(jī)前要將紙卷取出；注意記錄紙的正反。紙的正面應(yīng)對(duì)著感熱記錄頭（沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)的操作者可在紙的兩面劃幾下，有劃痕的一面為正面）。傳真機(jī)的操作方法（1）傳真準(zhǔn)備傳真機(jī)的操作方法56③原稿凡出現(xiàn)下列情況之一的原稿都不能使用：大于技術(shù)規(guī)格規(guī)定的最大幅面的原稿；紙張厚度大于0.15mm或小于0.06mm的原稿；紙上有大頭針、曲別針或其他硬物的原稿。④放置文件一次放置的文件頁(yè)數(shù)不能超過(guò)規(guī)定頁(yè)數(shù)；文件正反面按要求放置；文件頂端要推進(jìn)到能夠啟動(dòng)自動(dòng)輸紙機(jī)關(guān)的地方；送多頁(yè)文件時(shí)，兩側(cè)要排列整齊，靠近導(dǎo)紙板，前端要摞成楔形。③原稿57（2）試運(yùn)行通常采用復(fù)?。–OPY）方式，檢查傳真機(jī)是否能夠正常工作。復(fù)印的具體操作步驟：①接通電源開(kāi)關(guān)，觀察液晶顯示屏是否出現(xiàn)“準(zhǔn)備好”（READY），或檢查指示燈亮否，若處于READY狀態(tài)或指示燈亮，則表明機(jī)器可以發(fā)送或接收。②將欲復(fù)印的原稿字面朝下放在引導(dǎo)板上。（2）試運(yùn)行58③選擇掃描線密度的檔次。一般置于“精細(xì)”級(jí)，此檔的主掃描線密度為8線/mm，副掃描線密度為7.7線/mm。也可選擇“標(biāo)準(zhǔn)”級(jí)或“超精細(xì)”級(jí)，不管選用哪個(gè)檔次均有液晶顯示或指示燈顯示。④原稿灰度調(diào)整。當(dāng)原稿圖文顏色較深時(shí)，將“原稿深淺”鍵置于“淺色”位置；若圖文顏色較淡時(shí)，就將該鍵調(diào)至“深色”位置。⑤最后按復(fù)?。–OPY）鍵。③選擇掃描線密度的檔次。一般置于“精細(xì)”級(jí)59（3）發(fā)送方式發(fā)送文件前不通話，操作步驟如下：①檢查機(jī)器是否處于“準(zhǔn)備好”（READY）狀態(tài)；②放置好發(fā)送原稿；③摘取話機(jī)手柄，撥對(duì)方號(hào)碼，并監(jiān)聽(tīng)對(duì)方的應(yīng)答信號(hào)(長(zhǎng)鳴聲)④按啟動(dòng)鍵（START），這時(shí)發(fā)送指示燈或液晶顯示“TRANSMIT”，表明機(jī)器開(kāi)始送文件；⑤掛上話機(jī)，等待發(fā)送結(jié)束并收取對(duì)方記錄報(bào)告；⑥根據(jù)報(bào)告上的差錯(cuò)情況，再進(jìn)行重發(fā)，直至全部無(wú)誤為止。（3）發(fā)送方式60

發(fā)送文件前需要通話，操作步驟如下：①檢查機(jī)器是否處于“準(zhǔn)備好”（READY）狀態(tài)；②放置好發(fā)送原稿；③選擇掃描線密度和對(duì)比度；④摘取話機(jī)手柄，撥對(duì)方號(hào)碼，并等待對(duì)方回答；⑤雙方通話；⑥通話結(jié)束后，由收方先按啟動(dòng)鍵；⑦當(dāng)聽(tīng)到收方的應(yīng)答信號(hào)時(shí)，發(fā)方按啟動(dòng)鍵，開(kāi)始發(fā)送文件；⑧掛上話機(jī)，等待發(fā)送結(jié)束。若發(fā)送出現(xiàn)差錯(cuò)，則應(yīng)重發(fā)，直至收方正確接收為止。發(fā)送文件前需要通話，操作步驟如下：61

發(fā)送操作時(shí)的注意事項(xiàng)①若按下“停止”（STOP）鍵時(shí)，發(fā)送馬上停止，此時(shí)不能強(qiáng)行抽出卡在傳真機(jī)中的原稿，只能掀開(kāi)蓋板取出；②在發(fā)送期間，也不允許強(qiáng)行抽出原稿，否則會(huì)損壞機(jī)器和原稿；③當(dāng)出現(xiàn)原稿阻塞時(shí)，要先按“停止”（STOP）鍵，然后掀開(kāi)蓋板，小心取出原稿。若原稿出現(xiàn)破損，一定要將殘片取出，否則將影響機(jī)器的正常工作；④若聽(tīng)到對(duì)方的回鈴音，而聽(tīng)不到機(jī)器的應(yīng)答信號(hào)時(shí)，不要按啟動(dòng)鍵，應(yīng)打電話問(wèn)明情況后再作處理。發(fā)送操作時(shí)的注意事項(xiàng)62（4）接收方式自動(dòng)接收具有自動(dòng)接收功能的傳真機(jī)才能按此方式操作。自動(dòng)接收時(shí)，無(wú)需操作人員在場(chǎng)。過(guò)程如下：①電話振鈴一次，機(jī)器自動(dòng)啟動(dòng)，液晶顯示“RECEIVE”接收狀態(tài)或接收指示燈亮，表示接收開(kāi)始；②接收結(jié)束，液晶顯示“RECEIVE”消失或接收指示燈熄滅；③機(jī)器自動(dòng)回到“準(zhǔn)備好”（READY）狀態(tài)。（4）接收方式63

人工接收，操作步驟如下：①使機(jī)器處于“準(zhǔn)備好”（READY）狀態(tài)；②當(dāng)電話振鈴后，拿起話機(jī)與對(duì)方通話；③通話結(jié)束，按發(fā)方要求，按啟動(dòng)鍵（START），開(kāi)始接收；④掛上話機(jī)；⑤若接收處現(xiàn)差錯(cuò)或質(zhì)量不好時(shí)，可與對(duì)方聯(lián)絡(luò)，要求重發(fā)，直至滿意為止。人工接收，操作步驟如下：64

（5）解決“卡紙”問(wèn)題①定期進(jìn)行全面的清潔保養(yǎng)，可減少“卡紙”率。②選好紙張。對(duì)于普通紙傳真來(lái)說(shuō)，紙張的好壞對(duì)傳真機(jī)的“卡紙”率及其使用壽命都會(huì)產(chǎn)生至關(guān)重要的影響。③不選用同一包紙內(nèi)厚薄不均，尺寸不一，甚至有缺損的傳真紙。④不選用邊緣有毛茬傳真紙。⑤不選用紙毛太多傳真紙。在干凈的桌面上抖過(guò)后會(huì)留下一層白屑，說(shuō)明紙毛太多，質(zhì)量低劣，會(huì)影響機(jī)器內(nèi)部清潔，加速機(jī)件磨損等。⑥一旦發(fā)生“卡紙”，在取紙時(shí)只可扳動(dòng)傳真機(jī)說(shuō)明書上允許動(dòng)的部件，不要盲目拉扯上蓋。（5）解決“卡紙”問(wèn)題65第三單元：辦公用品管理實(shí)訓(xùn)傳真機(jī)使用與管理實(shí)訓(xùn)要求：在實(shí)習(xí)單位請(qǐng)有關(guān)人員介紹傳真機(jī)的型號(hào)、性能與接收傳真、發(fā)送傳真的程序與操作要領(lǐng)；并進(jìn)行接發(fā)傳真操作。第三單元：辦公用品管理實(shí)訓(xùn)傳真機(jī)使用與管理實(shí)訓(xùn)66辦公用品管理流程申請(qǐng)訂貨購(gòu)入入庫(kù)庫(kù)存管理領(lǐng)用辦公用品管理流程申請(qǐng)訂貨購(gòu)入入庫(kù)庫(kù)存管理領(lǐng)用67第四單元：時(shí)間管理實(shí)訓(xùn)一、管理時(shí)間二、管理工作日志第四單元：時(shí)間管理實(shí)訓(xùn)一、管理時(shí)間68時(shí)間管理的80:20原則時(shí)間管理的80:20原則69ABCD法則ABCD法則70辦公室事務(wù)管理實(shí)訓(xùn)二課件71辦公室事務(wù)管理實(shí)訓(xùn)二課件72辦公室事務(wù)管理實(shí)訓(xùn)二課件73二、日程安排的形式（一）年計(jì)劃表(p128)（二）月計(jì)劃表（三）周計(jì)劃表（四）日程表二、日程安排的形式（一）年計(jì)劃表(p128)74實(shí)訓(xùn)：上司國(guó)內(nèi)旅行日程表實(shí)訓(xùn)：上司國(guó)內(nèi)旅行日程表75上司工作日志的內(nèi)容1.上司在單位內(nèi)部參加的會(huì)議、活動(dòng)（要記錄清楚時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容）

2.內(nèi)部接待的來(lái)訪者（要記錄清楚姓名、單位詳情、約會(huì)時(shí)間）

3.單位外部參加會(huì)議、活動(dòng)、約會(huì)（要記錄清楚時(shí)間、地點(diǎn)、細(xì)節(jié)、聯(lián)絡(luò)方式）

4.個(gè)人的安排（看?。?/p>

5.私人的信息（親屬生日）上司工作日志的內(nèi)容1.上司在單位內(nèi)部參加的76時(shí)間活動(dòng)內(nèi)容地點(diǎn)參與人員備注8：30部門經(jīng)理例會(huì)公司會(huì)議室各部門經(jīng)理（張紅、李曉、彭麗）9：0010：00總經(jīng)理面試營(yíng)銷總監(jiān)總經(jīng)理辦公室面試人員（五位：ABCDE）11：0012：00總經(jīng)理聽(tīng)取培訓(xùn)經(jīng)理匯并共進(jìn)午餐公司餐廳培訓(xùn)經(jīng)理許峰13：0014：00總經(jīng)理與法律顧問(wèn)會(huì)面總經(jīng)理辦公室法律顧問(wèn)鄭直）15：0016：00JB項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)議項(xiàng)目主要負(fù)責(zé)人（F、G、H、J）時(shí)間活動(dòng)內(nèi)容地點(diǎn)參與人員備注8：377總經(jīng)理秘書工作日志時(shí)間地點(diǎn)活動(dòng)內(nèi)容備注09：00辦公室工作人員會(huì)議日程09：30會(huì)議室會(huì)議開(kāi)始進(jìn)行帶A文件10：30辦公室會(huì)議結(jié)束，整理信函10：45辦公室信函分類處理，文件經(jīng)理簽字11：00辦公室打字機(jī)維修工維修打字機(jī)11：30辦公室約會(huì)提醒：王總會(huì)見(jiàn)貝爾先生12：00銀行匯款：人民幣、美元14：30辦公室工作人員會(huì)議記錄15：00區(qū)郵政局郵寄公司信函17：00大森林酒店18：00開(kāi)始的招待會(huì)，提醒總經(jīng)理20012年9月28日（星期五）總經(jīng)理秘書工作日志20012年9月28日（星78技能訓(xùn)練以下是天地公司銷售部王經(jīng)理第三季度的各種會(huì)議，假如你是王經(jīng)理的秘書，請(qǐng)你為王經(jīng)理制定一份該季度的會(huì)議時(shí)間表。技能訓(xùn)練79天地公司銷售部王經(jīng)理第三季度要參與的會(huì)議：七月的前兩周要在上海開(kāi)會(huì);八月的第二周要去香港參加5天會(huì)議;每月的最后一個(gè)星期五上午是銷售部固定的部門會(huì)議;八月最后一個(gè)星期三要參加公司的辦公會(huì)議,七月的第三周星期二要在公司開(kāi)銷售會(huì)議,傳達(dá)上海會(huì)議精神,八月第一周的星期一還要面試三個(gè)營(yíng)銷員;九月的前兩周希望安排休假天地公司銷售部王經(jīng)理第三季度要參與的會(huì)議：80第三季度會(huì)議時(shí)間表（2011.7—9）

月份周次七八九一上海會(huì)議周一上午:面試3位營(yíng)銷員(小會(huì)議室)休假二上海會(huì)議香港會(huì)議休假三周二：銷售會(huì)議,傳達(dá)上海會(huì)議精神(大會(huì)議室）四周五(上午)部門會(huì)議周三:辦公會(huì)議(大會(huì)議室)周五上午:部門會(huì)議周五上午:部門會(huì)議第三季度會(huì)議時(shí)間表（2011.7—9）月份七八九一81第五單元：信息資源管理實(shí)訓(xùn)第五單元：信息資源管理實(shí)訓(xùn)82實(shí)訓(xùn)實(shí)習(xí)重點(diǎn)實(shí)訓(xùn)實(shí)習(xí)重點(diǎn)83信息資源管理流程信息資源管理流程84案例2012年10月11日，瑞典文學(xué)院宣布，中國(guó)作家莫言（山東高密縣人，原名管謨業(yè)）因其作品將民間傳說(shuō)、歷史和當(dāng)代相融合而獲得諾貝爾文學(xué)獎(jiǎng)。

1.如果你是一家出版公司的秘書，當(dāng)你得知這一振奮人心的消息后，你會(huì)有怎樣的行動(dòng)？

2.假若你是一家大型書店老總的行政助理，在你獲知這一消息后，你會(huì)有何打算？案例2012年10月11日，瑞典文學(xué)院宣布，中國(guó)85關(guān)于莫言山東高密人，1955年生。1987年他創(chuàng)作了中篇小說(shuō)《紅高梁》。該小說(shuō)描述了20世紀(jì)二三十年代滋擾中國(guó)東部農(nóng)村地區(qū)的殘忍暴行。而他正是在當(dāng)?shù)亻L(zhǎng)大的，后來(lái)，中國(guó)第一流的導(dǎo)演張藝謀將上述故事改拍成了一部備受好評(píng)的電影。還有備受讀者爭(zhēng)議和喜愛(ài)的《透明的胡蘿卜》。代表作：《紅高梁家族》《豐乳肥臀》《生死疲勞》《四十一炮》《?！贰妒巢菁易濉贰毒茋?guó)》《蛙》等。瑞典文學(xué)院頒發(fā)的諾貝爾文學(xué)獎(jiǎng)獎(jiǎng)金為800萬(wàn)克朗（約合120萬(wàn)美元折合人民幣約750萬(wàn)元）。關(guān)于莫言山東高密人，1955年生。1987年他創(chuàng)作了中篇小86莫言其人其小說(shuō)著有《豐乳肥臀》、《檀香刑》、《生死疲勞》、《蛙》等長(zhǎng)篇小說(shuō)11部，《透明的紅蘿卜》、《司令的女人》等中短篇小說(shuō)100余部，并著