模塊7-文書處理訓(xùn)練課件

模塊七文書處理訓(xùn)練確定全宗及立檔單位文件歸檔檔案整理模塊七文書處理訓(xùn)練確定全宗及立檔單位文件歸檔檔案整理1故事-啟迪故事：

聰明的“亡羊補(bǔ)牢”之術(shù)小何剛開始做文書處理工作時(shí)，對文書處理的手續(xù)掌握不嚴(yán)，文件的傳、借全無記載。因此，工作不到三個(gè)月的時(shí)間，就有兩次調(diào)不出文件來，影響了工作。事實(shí)使她認(rèn)識到，文書處理工作是一項(xiàng)重要和細(xì)致的工作，要求從業(yè)人員具備一定的業(yè)務(wù)水平和辦事能力；同時(shí)，要建立并嚴(yán)格執(zhí)行文書處理制度，以保證工作質(zhì)量。于是，她采取了一系列的措施：首先，固定文書處理人員。由她們負(fù)責(zé)文件的工作，并專門設(shè)一個(gè)監(jiān)管人員負(fù)責(zé)把關(guān)。其次，建立了責(zé)任制。簡化手續(xù)，只用收文簿和借閱卡片2種。具體做法是：來文在收文簿上登記，傳閱文件交給該處室管理人，并在此簿上讓收文人簽字，并注明“已辦”。借閱文件都要卡片。另外，建立時(shí)間制度。規(guī)定時(shí)間傳、借文件，文件收回后，一般是即時(shí)歸檔，文件歸檔后，在收文簿上寫“存”。在各方面的協(xié)作努力下，小何出色的完成了文書處理工作任務(wù)。故事-啟迪故事：聰明的“亡羊補(bǔ)牢”之術(shù)2啟迪：任何一個(gè)機(jī)關(guān)或單位，在擬寫對外、對內(nèi)文件或處理收到的來文時(shí)，都必須經(jīng)過一系列的文書處理的程序，才能達(dá)到對文件的有效管理。而文書處理程序就是指文件在機(jī)關(guān)或單位內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)的一系列程序。正確的文書處理程序要經(jīng)過收文、發(fā)文兩大進(jìn)程，才能完成文書處理工作，為下一步的檔案管理打下基礎(chǔ)。發(fā)文處理程序是指本機(jī)關(guān)或單位制發(fā)對外的文件和內(nèi)部文件的處理程序。一般發(fā)文處理程序包括：草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)。收文處理程序分為兩個(gè)階段：從簽收到登記，稱為收進(jìn)階段；從審核到承辦，稱為閱辦階段。一般收文處理程序包括：簽收、拆封、登記、審核、傳閱、擬辦、批辦、承辦。另外，還有催辦和注辦。與此同時(shí)，要將單位辦理完畢的、具有備考保存價(jià)值的文件，轉(zhuǎn)化為檔案必須做好文件的歸檔工作。啟迪：3第一部分知識點(diǎn)介紹第一部分知識點(diǎn)介紹4知識結(jié)構(gòu)圖模塊七文書處理訓(xùn)練知識結(jié)構(gòu)圖模塊七文書處理訓(xùn)練5一、公文基礎(chǔ)知識（一）公文的分類1．按行文關(guān)系劃分有：下行文、上行文、平行文；2．按性質(zhì)作用劃分有：命令性公文、決定性公文、呈請性公文、商洽性公文、記錄性公文；3．按公文處理時(shí)間劃分有：平件公文、急件公文、特急件公文；4．按閱知范圍有：機(jī)密公文、內(nèi)部公文及周知性公文。模塊七文書處理訓(xùn)練一、公文基礎(chǔ)知識（一）公文的分類模塊七文書處理訓(xùn)練6（二）公文的格式1．眉首，包括的項(xiàng)目有：公文名稱、發(fā)文字號、份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度及上行文簽發(fā)人。2．主體，包括的內(nèi)容有：公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、無正文說明、附件、簽發(fā)機(jī)關(guān)印章或簽署、成文日期。3．版記，包括的內(nèi)容有：附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和日期、印發(fā)份數(shù)。一、公文基礎(chǔ)知識模塊七文書處理訓(xùn)練（二）公文的格式一、公文基礎(chǔ)知識模塊七文書處理訓(xùn)練7（三）歸檔程序第一，檔案部門首先要依據(jù)案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄對案卷及卷內(nèi)文件的數(shù)量進(jìn)行核對和檢查；第二，根據(jù)歸檔要求檢查案卷的質(zhì)量，對不合格的案卷，檔案部門應(yīng)要求文書部門重新返工整理；第三，案卷檢查合格后，填寫案卷移交清單，雙方履行簽字手續(xù)。第四，移交清單應(yīng)該填寫一式三份，一份由文書部門或業(yè)務(wù)部門存查，另外兩份保存在檔案部門作為檢索工具和全宗卷的材料。一、公文基礎(chǔ)知識模塊七文書處理訓(xùn)練（三）歸檔程序一、公文基礎(chǔ)知識模塊七文書處理訓(xùn)練81．通用文書我國通用的公文共有13種：（1）命令（令）；（2）決定；（3）公告；（4）通告；（5）通知；（6）通報(bào)；（7）議案；（8）報(bào)告；（9）請示；（10）批復(fù)；（11）意見；（12）函；（13）會議紀(jì)要。其外還有其它通用文書類型：（1）計(jì)劃；（2）總結(jié)；（3）簡報(bào)；（4）講話稿；2．商務(wù)文書常見的商務(wù)文書有：（1）協(xié)議書；（2）招標(biāo)書；（3）投標(biāo)書；（4）可行性研究報(bào)告；（5）企業(yè)簡介等。二、文書的種類模塊七文書處理訓(xùn)練1．通用文書2．商務(wù)文書二、文書的種類模塊七文書處理訓(xùn)練9三、文書處理的內(nèi)容和程序（一）內(nèi)容和要求模塊七文書處理訓(xùn)練三、文書處理的內(nèi)容和程序模塊七文書處理訓(xùn)練10（二）文書處理的程序模塊七文書處理訓(xùn)練簽收登記審核分送擬辦批辦承辦催辦承辦草擬審核簽發(fā)復(fù)核繕印用印登記分發(fā)平時(shí)歸類整理歸檔（二）文書處理的程序模塊七文書處理訓(xùn)練簽收登記審核11第二部分實(shí)踐訓(xùn)練第二部分實(shí)踐訓(xùn)練12一、實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)（一）實(shí)訓(xùn)目的通過實(shí)訓(xùn)，在企業(yè)文書處理過程中，讓學(xué)生按照實(shí)訓(xùn)題目進(jìn)行現(xiàn)場的文書處理的操作演示、情景模擬、案例討論、目的是使學(xué)生能親身實(shí)踐并掌握整個(gè)文書處理的工作程序，旨在培養(yǎng)學(xué)生的動手能力和實(shí)際應(yīng)用理論知識的能力，使他們能很快熟悉并掌握公司的文書工作。（二）實(shí)訓(xùn)內(nèi)容通過給出一些企業(yè)工作中的片段，讓學(xué)生根據(jù)工作的需要，寫作相應(yīng)的文書，并對這些不同行文關(guān)系和行文方式的文書進(jìn)行處理，以提高學(xué)生處理公文的能力。模塊七文書處理訓(xùn)練一、實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)模塊七文書處理訓(xùn)練13（三）實(shí)訓(xùn)準(zhǔn)備1．場地：實(shí)訓(xùn)室或教室：場地布置成秘書辦公室、領(lǐng)導(dǎo)辦公室、會議室。2．物品：（1）秘書室：電話、本子、筆、文件、收發(fā)文登記簿。（2）領(lǐng)導(dǎo)室：電話、文具。（3）會議室：桌、椅、文件。（四）分?jǐn)?shù)計(jì)算本部分三個(gè)訓(xùn)練：行政公文文書技能訓(xùn)練、商務(wù)文書技能訓(xùn)練、文書處理訓(xùn)練，每個(gè)訓(xùn)練總分為100分。如果教師選擇全部或其中的幾個(gè)訓(xùn)練，最后得分可以取平均分。模塊七文書處理訓(xùn)練（三）實(shí)訓(xùn)準(zhǔn)備模塊七文書處理訓(xùn)練14二、訓(xùn)練內(nèi)容訓(xùn)練一行政公文技能訓(xùn)練

P146-153訓(xùn)練二商務(wù)文書技能訓(xùn)練

P153-154訓(xùn)練三文書處理技能訓(xùn)練

P154-157訓(xùn)練內(nèi)容略，請參見教材。模塊七文書處理訓(xùn)練二、訓(xùn)練內(nèi)容模塊七文書處理訓(xùn)練15第三部分拓展訓(xùn)練第三部分拓展訓(xùn)練16電子教案模版配色（1）模塊一禮儀訓(xùn)練宏達(dá)公司現(xiàn)有一幢新的辦公大樓欲裝修，你所在的新星裝飾公司有意承擔(dān)此項(xiàng)目的室內(nèi)裝修工程，現(xiàn)在總經(jīng)理將此次投標(biāo)的任務(wù)交給你。你在現(xiàn)場調(diào)查時(shí)看到該公司需裝修的面積大約是3000平方米，你根據(jù)時(shí)價(jià)和宏達(dá)公司要求的清爽明凈，而且價(jià)格低廉等要求，設(shè)計(jì)投標(biāo)書。在招標(biāo)文件要求提交投標(biāo)文件的截止時(shí)間前，你將投標(biāo)文件送達(dá)投標(biāo)地點(diǎn)。在通過開標(biāo)、評標(biāo)等一系列的程序后，你公司收到了宏達(dá)公司的中標(biāo)通知書，并和宏達(dá)公司簽定了合同。總經(jīng)理很高興，在部門經(jīng)理例會上，對你的工作給予了表揚(yáng)。提示：《項(xiàng)目招投標(biāo)流程及管理》知識參見教材P158-160成功的投標(biāo)電子教案模版配色（1）模塊一禮儀訓(xùn)練宏達(dá)公司現(xiàn)有一幢新的辦17要求：1．本拓展訓(xùn)練為商務(wù)文書擬寫、文書處理、商務(wù)活動的綜合訓(xùn)練。2．以小組為單位，按照公司工作開展的程序，將公司內(nèi)部會議討論、交擬、與對方公司聯(lián)絡(luò)、現(xiàn)場調(diào)研、草擬、審核、到會談、定稿、簽發(fā)的環(huán)節(jié)以及整個(gè)公文擬寫的過程演示出來，并將公文分發(fā)給對方公司，然后對方公司按照收文流程進(jìn)行收文，并討論公示招標(biāo)結(jié)果，注意公文的正確格式。演練時(shí)，可適當(dāng)增加情節(jié)，但上例中的所有內(nèi)容都要以恰當(dāng)?shù)男问秸故境鰜恚?．請查找招投標(biāo)相關(guān)公告與文件的格式與要求，制作簡單的相關(guān)文件。演練后交指導(dǎo)教師，作為評分的依據(jù)。要求：18謝謝觀看，再見！高等教育出版社高等教育電子音像出版社高職高專系列教材配套電子教案謝謝觀看，再見！高等教育出版社高等教育電子音像出版社高職高專19模塊七文書處理訓(xùn)練確定全宗及立檔單位文件歸檔檔案整理模塊七文書處理訓(xùn)練確定全宗及立檔單位文件歸檔檔案整理20故事-啟迪故事：

聰明的“亡羊補(bǔ)牢”之術(shù)小何剛開始做文書處理工作時(shí)，對文書處理的手續(xù)掌握不嚴(yán)，文件的傳、借全無記載。因此，工作不到三個(gè)月的時(shí)間，就有兩次調(diào)不出文件來，影響了工作。事實(shí)使她認(rèn)識到，文書處理工作是一項(xiàng)重要和細(xì)致的工作，要求從業(yè)人員具備一定的業(yè)務(wù)水平和辦事能力；同時(shí)，要建立并嚴(yán)格執(zhí)行文書處理制度，以保證工作質(zhì)量。于是，她采取了一系列的措施：首先，固定文書處理人員。由她們負(fù)責(zé)文件的工作，并專門設(shè)一個(gè)監(jiān)管人員負(fù)責(zé)把關(guān)。其次，建立了責(zé)任制。簡化手續(xù)，只用收文簿和借閱卡片2種。具體做法是：來文在收文簿上登記，傳閱文件交給該處室管理人，并在此簿上讓收文人簽字，并注明“已辦”。借閱文件都要卡片。另外，建立時(shí)間制度。規(guī)定時(shí)間傳、借文件，文件收回后，一般是即時(shí)歸檔，文件歸檔后，在收文簿上寫“存”。在各方面的協(xié)作努力下，小何出色的完成了文書處理工作任務(wù)。故事-啟迪故事：聰明的“亡羊補(bǔ)牢”之術(shù)21啟迪：任何一個(gè)機(jī)關(guān)或單位，在擬寫對外、對內(nèi)文件或處理收到的來文時(shí)，都必須經(jīng)過一系列的文書處理的程序，才能達(dá)到對文件的有效管理。而文書處理程序就是指文件在機(jī)關(guān)或單位內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)的一系列程序。正確的文書處理程序要經(jīng)過收文、發(fā)文兩大進(jìn)程，才能完成文書處理工作，為下一步的檔案管理打下基礎(chǔ)。發(fā)文處理程序是指本機(jī)關(guān)或單位制發(fā)對外的文件和內(nèi)部文件的處理程序。一般發(fā)文處理程序包括：草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)。收文處理程序分為兩個(gè)階段：從簽收到登記，稱為收進(jìn)階段；從審核到承辦，稱為閱辦階段。一般收文處理程序包括：簽收、拆封、登記、審核、傳閱、擬辦、批辦、承辦。另外，還有催辦和注辦。與此同時(shí)，要將單位辦理完畢的、具有備考保存價(jià)值的文件，轉(zhuǎn)化為檔案必須做好文件的歸檔工作。啟迪：22第一部分知識點(diǎn)介紹第一部分知識點(diǎn)介紹23知識結(jié)構(gòu)圖模塊七文書處理訓(xùn)練知識結(jié)構(gòu)圖模塊七文書處理訓(xùn)練24一、公文基礎(chǔ)知識（一）公文的分類1．按行文關(guān)系劃分有：下行文、上行文、平行文；2．按性質(zhì)作用劃分有：命令性公文、決定性公文、呈請性公文、商洽性公文、記錄性公文；3．按公文處理時(shí)間劃分有：平件公文、急件公文、特急件公文；4．按閱知范圍有：機(jī)密公文、內(nèi)部公文及周知性公文。模塊七文書處理訓(xùn)練一、公文基礎(chǔ)知識（一）公文的分類模塊七文書處理訓(xùn)練25（二）公文的格式1．眉首，包括的項(xiàng)目有：公文名稱、發(fā)文字號、份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度及上行文簽發(fā)人。2．主體，包括的內(nèi)容有：公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、無正文說明、附件、簽發(fā)機(jī)關(guān)印章或簽署、成文日期。3．版記，包括的內(nèi)容有：附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和日期、印發(fā)份數(shù)。一、公文基礎(chǔ)知識模塊七文書處理訓(xùn)練（二）公文的格式一、公文基礎(chǔ)知識模塊七文書處理訓(xùn)練26（三）歸檔程序第一，檔案部門首先要依據(jù)案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄對案卷及卷內(nèi)文件的數(shù)量進(jìn)行核對和檢查；第二，根據(jù)歸檔要求檢查案卷的質(zhì)量，對不合格的案卷，檔案部門應(yīng)要求文書部門重新返工整理；第三，案卷檢查合格后，填寫案卷移交清單，雙方履行簽字手續(xù)。第四，移交清單應(yīng)該填寫一式三份，一份由文書部門或業(yè)務(wù)部門存查，另外兩份保存在檔案部門作為檢索工具和全宗卷的材料。一、公文基礎(chǔ)知識模塊七文書處理訓(xùn)練（三）歸檔程序一、公文基礎(chǔ)知識模塊七文書處理訓(xùn)練271．通用文書我國通用的公文共有13種：（1）命令（令）；（2）決定；（3）公告；（4）通告；（5）通知；（6）通報(bào)；（7）議案；（8）報(bào)告；（9）請示；（10）批復(fù)；（11）意見；（12）函；（13）會議紀(jì)要。其外還有其它通用文書類型：（1）計(jì)劃；（2）總結(jié)；（3）簡報(bào)；（4）講話稿；2．商務(wù)文書常見的商務(wù)文書有：（1）協(xié)議書；（2）招標(biāo)書；（3）投標(biāo)書；（4）可行性研究報(bào)告；（5）企業(yè)簡介等。二、文書的種類模塊七文書處理訓(xùn)練1．通用文書2．商務(wù)文書二、文書的種類模塊七文書處理訓(xùn)練28三、文書處理的內(nèi)容和程序（一）內(nèi)容和要求模塊七文書處理訓(xùn)練三、文書處理的內(nèi)容和程序模塊七文書處理訓(xùn)練29（二）文書處理的程序模塊七文書處理訓(xùn)練簽收登記審核分送擬辦批辦承辦催辦承辦草擬審核簽發(fā)復(fù)核繕印用印登記分發(fā)平時(shí)歸類整理歸檔（二）文書處理的程序模塊七文書處理訓(xùn)練簽收登記審核30第二部分實(shí)踐訓(xùn)練第二部分實(shí)踐訓(xùn)練31一、實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)（一）實(shí)訓(xùn)目的通過實(shí)訓(xùn)，在企業(yè)文書處理過程中，讓學(xué)生按照實(shí)訓(xùn)題目進(jìn)行現(xiàn)場的文書處理的操作演示、情景模擬、案例討論、目的是使學(xué)生能親身實(shí)踐并掌握整個(gè)文書處理的工作程序，旨在培養(yǎng)學(xué)生的動手能力和實(shí)際應(yīng)用理論知識的能力，使他們能很快熟悉并掌握公司的文書工作。（二）實(shí)訓(xùn)內(nèi)容通過給出一些企業(yè)工作中的片段，讓學(xué)生根據(jù)工作的需要，寫作相應(yīng)的文書，并對這些不同行文關(guān)系和行文方式的文書進(jìn)行處理，以提高學(xué)生處理公文的能力。模塊七文書處理訓(xùn)練一、實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)模塊七文書處理訓(xùn)練32（三）實(shí)訓(xùn)準(zhǔn)備1．場地：實(shí)訓(xùn)室或教室：場地布置成秘書辦公室、領(lǐng)導(dǎo)辦公室、會議室。2．物品：（1）秘書室：電話、本子、筆、文件、收發(fā)文登記簿。（2）領(lǐng)導(dǎo)室：電話、文具。（3）會議室：桌、椅、文件。（四）分?jǐn)?shù)計(jì)算本部分三個(gè)訓(xùn)練：行政公文文書技能訓(xùn)練、商務(wù)文書技能訓(xùn)練、文書處理訓(xùn)練，每個(gè)訓(xùn)練總分為100分。如果教師選擇全部或其中的幾個(gè)訓(xùn)練，最后得分可以取平均分。模塊七文書處理訓(xùn)練（三）實(shí)訓(xùn)準(zhǔn)備模塊七文書處理訓(xùn)練33二、訓(xùn)練內(nèi)容訓(xùn)練一行政公文技能訓(xùn)練

P146-153訓(xùn)練二商務(wù)文書技能訓(xùn)練

P153-154訓(xùn)練三文書處理技能訓(xùn)練

P154-157訓(xùn)練內(nèi)容略，請參見教材。模塊七文書處理訓(xùn)練二、訓(xùn)練內(nèi)容模塊七文書處理訓(xùn)練34第三部分拓展訓(xùn)練第三部分拓展訓(xùn)練35電子教案模