某公司行政管理部制度匯編

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔第一章行政管理部管理 第一節(jié)機(jī)構(gòu)設(shè)置與職能 第一條機(jī)構(gòu)設(shè)置行政管理部由經(jīng)理、副經(jīng)理，文員、前臺、保安、保潔、司機(jī)、維修工等人員組成。下設(shè)會務(wù)組、保安室、司機(jī)班、環(huán)衛(wèi)組、維修組。第二條職能行政管理部配合公司領(lǐng)導(dǎo)做好行政管理工作。主要職能是做好基建、環(huán)境衛(wèi)生、接待、安全、設(shè)備、司機(jī)車輛、食堂管理工作和辦公用品采購及各項(xiàng)會議的組織保障工作。第二節(jié)崗位職責(zé)第三條經(jīng)理職責(zé)一、統(tǒng)籌行政管理部工作，負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)公司有關(guān)行政管理的政策、法令及各項(xiàng)規(guī)章制度。二、組織領(lǐng)導(dǎo)行政人員的思想學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，樹立為公司廣大員工服務(wù)的思想。三、負(fù)責(zé)行政管理部年度工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等文件的審核工作。四、負(fù)責(zé)公司的基礎(chǔ)建設(shè)工作。五、負(fù)責(zé)公司司機(jī)的管理工作。六、負(fù)責(zé)公司的車輛管理工作。七、負(fù)責(zé)公司水電的管理及基礎(chǔ)設(shè)施的維修管理工作。八、負(fù)責(zé)公司重要的接待管理工作。九、完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。第四條副經(jīng)理職責(zé)一、協(xié)助經(jīng)理貫徹落實(shí)公司有關(guān)行政管理的政策、法令及各項(xiàng)規(guī)章制度，做好公司的日常行政管理工作。二、協(xié)助經(jīng)理組織行政人員的思想學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，樹立為公司廣大員工服務(wù)的思想。三、負(fù)責(zé)行政管理部年度工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等文件的起草工作。四、負(fù)責(zé)公司各類會議的組織和保障工作。五、負(fù)責(zé)公司各類文體活動的組織策劃工作。六、負(fù)責(zé)做好公司內(nèi)外環(huán)境綠化、美化及清潔衛(wèi)生的管理工作，為廣大員工創(chuàng)造一個良好的工作生活環(huán)境。七、負(fù)責(zé)公司安全管理工作。八、負(fù)責(zé)文體設(shè)施及活動室的日常管理工作。九、完成經(jīng)理交辦的其它工作。第五條文員（成本會計）職責(zé)一、負(fù)責(zé)公司各部門辦公用品需求信息的統(tǒng)計及采購工作。二、負(fù)責(zé)車輛里程與費(fèi)用的統(tǒng)計和核算工作，以及加油卡的購買、管理工作。三、負(fù)責(zé)園區(qū)入駐企業(yè)的費(fèi)用管理工作（水電費(fèi)、物業(yè)費(fèi)、停車費(fèi)、維修費(fèi)等）。四、負(fù)責(zé)員工餐卡充值及離職餐費(fèi)結(jié)算工作。五、負(fù)責(zé)各項(xiàng)會議的服務(wù)工作。六、負(fù)責(zé)公司前臺綜合管理工作。七、負(fù)責(zé)做好公司定制品（宣傳冊、手提袋、信封、紙杯、激光筆）的集中采購和發(fā)放工作。八、負(fù)責(zé)做好公司日常差旅（訂票及訂房）管理及費(fèi)用核算工作。九、協(xié)助做好接待工作。十、完成經(jīng)理、副經(jīng)理交辦的其它工作。第六條前臺職責(zé)一、負(fù)責(zé)前臺、大廳等公共區(qū)域的日常管理和維護(hù)工作；二、負(fù)責(zé)公司來訪客戶的接待和服務(wù)工作；三、負(fù)責(zé)公司會議室登記及綜合管理工作；四、負(fù)責(zé)日常辦公用品的采購和發(fā)放工作；五、負(fù)責(zé)公告欄、大屏幕更新工作，負(fù)責(zé)桶裝水管理工作；六、負(fù)責(zé)總機(jī)電話、傳真、報刊信件的轉(zhuǎn)接、收發(fā)工作；七、負(fù)責(zé)做好快遞費(fèi)用核算工作（順風(fēng)和申通）；八、協(xié)助文件的打印、復(fù)印以及掃描工作；九、協(xié)助進(jìn)行名片、通訊錄的編排、印制工作；十、協(xié)助進(jìn)行人力資源方面招聘及員工入離職工作；十一、協(xié)助行政文員進(jìn)行差旅票務(wù)核算工作；十二、協(xié)助進(jìn)行辦公區(qū)的環(huán)境管理工作十三、上級領(lǐng)導(dǎo)安排的其他工作。第七條司機(jī)班長職責(zé)一、全面負(fù)責(zé)司機(jī)班工作，制定和完善司機(jī)班各項(xiàng)管理制度，并認(rèn)真抓好落實(shí)。二、負(fù)責(zé)司機(jī)的日常出勤和工作協(xié)調(diào)管理。三、督促司機(jī)做好出車及車輛的清潔保養(yǎng)，并做好車輛的日常檢查工作。四、負(fù)責(zé)傳達(dá)上級領(lǐng)導(dǎo)及公司會議的各項(xiàng)指示精神，并向上級領(lǐng)導(dǎo)反映員工意見。五、督促司機(jī)學(xué)習(xí)并遵守國家各項(xiàng)交通法律法規(guī)及公司各項(xiàng)規(guī)章制度。六、對需要維修保養(yǎng)的車輛做好事前檢查及事后落實(shí)。七、司機(jī)出現(xiàn)交通事故時，要及時到達(dá)現(xiàn)場并救人、報警，協(xié)助交警做好事故處理工作。八、根據(jù)實(shí)際情況，對現(xiàn)行車輛管理方案提出改革建議。九、對各個車輛的里程、油耗、費(fèi)用檢查審核。十、及時完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。第八條司機(jī)職責(zé)一、認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵守公司及車隊的各項(xiàng)規(guī)章制度。二、認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵守國家各項(xiàng)交通法律法規(guī)。三、按時出車、完成上級領(lǐng)導(dǎo)安排的各項(xiàng)出車任務(wù)。四、愛護(hù)車輛，做好車輛的日常清潔保養(yǎng)工作。五、做好車輛的維修保養(yǎng)工作。六、服務(wù)熱情，待人有禮貌。七、注意休息，不疲勞駕駛，不酒后駕駛。八、出現(xiàn)問題及時向上級反映并尋求解決辦法。九、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。第九條保安班長職責(zé)一、負(fù)責(zé)公司的安全保衛(wèi)和治安防范工作。二、制定保安月度工作計劃，建立健全規(guī)章制度和防盜、防火等各項(xiàng)安全防范設(shè)施，定期組織檢查維護(hù)，及時消除隱患。三、負(fù)責(zé)公司治安防范巡邏和檢查工作，并建立巡邏、檢查和治安隱患整改記錄。四、堅持治安綜合治理例會制度，抓好值班制度、防盜、防火、園區(qū)交通安全法制宣傳等項(xiàng)工作的落實(shí)，重點(diǎn)做好門衛(wèi)值班工作和夜間、節(jié)假日、重點(diǎn)部位的安全保衛(wèi)工作。五、維護(hù)園區(qū)內(nèi)部的治安秩序，制止發(fā)生在本園區(qū)的違法行為，對難以制止的違法行為及發(fā)生的治安案件、涉嫌刑事犯罪案件應(yīng)當(dāng)立即報警，并采取措施保護(hù)現(xiàn)場，配合公安機(jī)關(guān)的偵查、處置工作。六、搞好團(tuán)隊建設(shè)，做好保衛(wèi)人員的政治思想教育和專業(yè)知識學(xué)習(xí)，提高政策水平和業(yè)務(wù)工作能力，并經(jīng)常調(diào)查研究，掌握治安動態(tài)，做好公司治安工作。七、開展治安防范宣傳教育，提高員工治安防范意識。八、負(fù)責(zé)園區(qū)外來人員和車輛的出入管理，做好外來人員和車輛出入登記和引導(dǎo)工作，防止園區(qū)發(fā)生盜竊、交通和車輛安全事故。九、負(fù)責(zé)園區(qū)大門口和停車場的綜合管理，確保廣大員工上下班安全、有序，并對園區(qū)門口的衛(wèi)生和綜合安全負(fù)責(zé)。十、完成上級交辦的其它任務(wù)。第十條保安職責(zé)一、維持公司辦公場所內(nèi)外區(qū)域的正常工作秩序，及時處理和平息外來人員及公司內(nèi)發(fā)生的沖突。二、維護(hù)公司內(nèi)部治安秩序，防患于未然。三、加強(qiáng)對重點(diǎn)部位的治安防范，加強(qiáng)防盜活動，及時發(fā)現(xiàn)可疑人和事，并逐出園區(qū)。四、監(jiān)督員工遵守治安管理?xiàng)l例、交通法規(guī)及其他規(guī)則。五、加強(qiáng)防火活動，及時發(fā)現(xiàn)火災(zāi)苗頭，并消除之。六、對違反治安條例的行為，查清事實(shí)，收集證據(jù)向公司和公安機(jī)關(guān)報告。七、配合領(lǐng)導(dǎo)做好下班后值班工作，檢查園區(qū)及公司辦公場所（水、電、設(shè)備、門窗等）情況。八、妥善保管配發(fā)的安保器械，不得丟失和擅自使用。九、做好外來車輛和人員的出入登記管理，正確記錄值班日志和案件筆錄，及時提出專案報告。十、簽收外來報刊、信件、包裹（快遞）等，并及時送至報刊收發(fā)人員處。十一、完成保安班長臨時交辦的其他任務(wù)。第十一條維修職責(zé)一、負(fù)責(zé)公司正常用電及各類用電設(shè)施的維護(hù)、維修、保養(yǎng)和更新。二、檢查督促安全用電和節(jié)約用電制度的貫徹執(zhí)行。定期檢查園區(qū)各種設(shè)備運(yùn)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。三、遵守相關(guān)安全操作規(guī)程，嚴(yán)禁違章作業(yè)，防止線路、設(shè)備和人身事故的發(fā)生。四、保持園區(qū)上下水管道的暢通，定期清理沉淀雜物，及時排除各種堵漏現(xiàn)象。五、定期檢查、及時維修更換各種零件，做好節(jié)水節(jié)電工作。六、保管好各類工具，節(jié)約用料，搞好廢舊材料的回收利用。七、認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識，掌握園區(qū)各類電器、線路、管道、閥門的分布、走向和用途，發(fā)生問題能夠及時采取有效措施。八、改進(jìn)服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，及時處理出現(xiàn)的問題。九、服從主管領(lǐng)導(dǎo)，遵守勞動紀(jì)律，做好節(jié)假日及臺風(fēng)、暴雨、雷電等惡劣天氣下公司各類設(shè)備的定時檢查和及時維修工作。十、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。第十二條綠化職責(zé)一、負(fù)責(zé)公司院內(nèi)草坪、樹木及各類花卉的維護(hù)和養(yǎng)護(hù)。二、定期修剪、施肥、噴灑農(nóng)藥，防止草木病蟲害的發(fā)生。三、教育公司員工愛護(hù)花草樹木。四、保管好綠化工具，做好各種器械的維護(hù)工作。五、向?qū)W校提出改進(jìn)校園綠化環(huán)境的意見和建議。六、服從主管領(lǐng)導(dǎo)，遵守勞動紀(jì)律，保持良好形象。七、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。第十三條保潔職責(zé)一、負(fù)責(zé)公司園區(qū)辦公樓、道路、停車場、露臺等衛(wèi)生保潔工作。二、按照規(guī)定對各自負(fù)責(zé)的區(qū)域按時進(jìn)行清潔，隨時檢查，保持分管區(qū)域良好的衛(wèi)生狀況。三、保質(zhì)保量、按時完成當(dāng)日任務(wù)定額。四、保管好各類工具、勞保用品，及時補(bǔ)充各類衛(wèi)生用品。五、服從主管領(lǐng)導(dǎo)，遵守勞動紀(jì)律，保持良好形象。六、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。第十四條食堂主管職責(zé)一、制定和完善食堂各項(xiàng)管理制度，并認(rèn)真抓好落實(shí)。二、負(fù)責(zé)監(jiān)督食堂食品的采購及驗(yàn)證工作。三、貫徹食品衛(wèi)生法規(guī)，定期組織食堂人員體檢并辦理健康證，嚴(yán)防傳染病及食品中毒事件發(fā)生。四、定期組織食堂員工提高服務(wù)水平，聽取膳食委員會意見，搞好飯菜質(zhì)量。對衛(wèi)生狀況、飯菜數(shù)量和服務(wù)態(tài)度進(jìn)行監(jiān)督。五、管好食堂固定資產(chǎn)，用好管好炊事機(jī)具。六、檢查督促園區(qū)員工憑餐卡（餐票）就餐。七、負(fù)責(zé)每月與公司進(jìn)行餐費(fèi)結(jié)算。八、負(fù)責(zé)搞好食堂的公共衛(wèi)生。九、做好每周菜單的制定工作。十、負(fù)責(zé)食堂日常清潔衛(wèi)生，及各種設(shè)施的維護(hù)保養(yǎng)。十一、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。第十五條食堂廚師職責(zé)一、協(xié)助食堂主管做好每周菜單的計劃與制定，并檢查各類食材，確保食材安全、衛(wèi)生。二、根據(jù)菜單，按時制作每天的膳食，既要保證各種菜肴合理搭配、均衡營養(yǎng)，又要保證菜肴美味可口，讓園區(qū)廣大員工滿意。三、勵行節(jié)約，制作膳食時盡可能的注意節(jié)約，不能過剩，也不能不夠，避免浪費(fèi)。四、注意自身的衛(wèi)生和各種廚具的衛(wèi)生，避免出現(xiàn)食品安全事故。五、加強(qiáng)廚藝學(xué)習(xí)，提高自身的業(yè)務(wù)技能。六、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。第十六條食堂服務(wù)員職責(zé)一、負(fù)責(zé)蔬菜及各種原材料的驗(yàn)收工作。二、負(fù)責(zé)負(fù)責(zé)蔬菜、餐具的清洗消毒工作。三、每天就餐時間，做好員工用餐服務(wù)工作，保證員工正常用餐。四、維護(hù)就餐打卡順序，做好按時打卡工作。五、根據(jù)主管安排，做好餐廳的清潔衛(wèi)生，為員工創(chuàng)造良好的就餐環(huán)境。六、協(xié)助主管做好食堂的清潔衛(wèi)生工作。七、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。第三節(jié)保安第十七條保安人員行為規(guī)范（一）服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，聽從指揮，加強(qiáng)組織紀(jì)律性，遇事勤請示、報告。（二）堅守崗位、恪盡職守，不脫崗、睡崗，不閑聊。（三）明辨是非，保持警惕，遇到復(fù)雜問題，多思多想，對周邊情況仔細(xì)觀察。（四）遵守制度，文明服務(wù)，注意工作方法，著裝整潔、態(tài)度和氣。（五）堅持原則，機(jī)智靈活，做到反映情況快，解決問題快。（六）不得打罵、搜身、體罰、拘留，不能觸犯個人隱私權(quán)。第十八條保安人員工作規(guī)范一、保障園區(qū)的安全保衛(wèi)、防火、防盜等，不定期對消防器材進(jìn)行安檢，確保其正常使用。二、嚴(yán)格出入管理，對外來人員及車輛盤查登記后方可進(jìn)入或出行。三、認(rèn)真完成夜間巡邏，保障公司財產(chǎn)及員工的人身安全。四、注重儀表，值班期間必須按規(guī)定統(tǒng)一著裝，違例者酌情給予警告或處罰；保持值班室內(nèi)外環(huán)境的干凈、整潔。五、保證按時交接班，不遲到、不早退，嚴(yán)禁擅自離崗、脫崗。六、嚴(yán)禁閑雜人員在值班室內(nèi)逗留、聊天；不準(zhǔn)做與值班無關(guān)的事情（如嬉鬧、看電視、打瞌睡、吃零食、吸煙、喝酒等）；嚴(yán)禁酒后值班。七、嚴(yán)禁社會閑雜人等出入園區(qū)，對無理取鬧、無故滋事人員要堅決制止。八、本園區(qū)車輛在出示停車證后方可放行，攜帶重要物資出門需出具行政管理部統(tǒng)一制發(fā)的出門證方可放行；外來車輛一律執(zhí)行出入登記制度，拒不登記的，保安人員有權(quán)制止出入。十、完成本職工作及領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，如因玩忽職守而造成的意外損害，追究物業(yè)公司及直接責(zé)任人的責(zé)任，對造成經(jīng)濟(jì)損失的物業(yè)公司或直接責(zé)任人賠償。第四節(jié)報刊、郵件（快遞）、函電收發(fā)第十九條收發(fā)一、外來郵件（快遞）一律經(jīng)園區(qū)保安室簽收登記，并負(fù)責(zé)分發(fā)。二、凡掛號信、郵件（快遞）、包裹單、匯款單、貨運(yùn)單等由保安室通知收件人持有效證件當(dāng)面簽收。三、一般公啟函電、報刊和員工私人信件，由保安室分發(fā)到各公司前臺簽收。四、不論公私郵件（快遞），保安室應(yīng)隨到隨清，當(dāng)天及時分發(fā)，不得丟失、擱置延誤。對各種郵件（快遞），如發(fā)現(xiàn)拆封或破損應(yīng)拒絕簽收，并向送件人查明原因，由送件人聯(lián)系收件人處理。五、凡掛號信、郵件（快遞）、匯款單、包裹單、貨運(yùn)單等收件人在通知發(fā)出后，應(yīng)當(dāng)天到保安室領(lǐng)取，并及時到郵局取件。超時丟棄或罰款，保安室概不負(fù)責(zé)。第五節(jié)食堂管理第二十條食堂員工行為規(guī)范一、嚴(yán)格遵守園區(qū)的有關(guān)規(guī)章制度，按時上下班。食堂員工必須堅守工作崗位，園區(qū)員工就餐時間未經(jīng)同意不得擅自離開工作崗位，否則以曠工論處，并處以100元罰款。二、樹立全心全意為園區(qū)員工服務(wù)的思想，講究職業(yè)道德，文明服務(wù)，禮貌待人，說話和氣，態(tài)度和藹，思想端正，主動熱情，兼顧眾多，熱愛本職，認(rèn)真負(fù)責(zé)。再忙不煩，對就餐者一視同仁。三、食堂主管負(fù)責(zé)廚師和服務(wù)員的分工和協(xié)調(diào)工作，園區(qū)員工就餐時要團(tuán)結(jié)一致，分工明確，協(xié)調(diào)配合，相互監(jiān)督，共同搞好食堂的各項(xiàng)工作。四、維護(hù)文明就餐秩序。園區(qū)員工就餐一律按序打卡，禁止插隊。任何人在食堂就餐時都必須按規(guī)定保持飯菜質(zhì)量和數(shù)量，不得擅自提高或降低標(biāo)準(zhǔn)。第二十一條伙食質(zhì)量要求一、要盡量改變伙食品種單調(diào)、口味清淡等一般化現(xiàn)象。葷與素要合理搭配，冷與熱要合理搭配，菜食、面點(diǎn)、湯要合理搭配，盡可能做到伙食多樣化、營養(yǎng)化和風(fēng)味化，以滿足廣大員工的不同需求，使大家吃得飽、吃得好。二、每周制定一次菜譜，并予以公布，認(rèn)真聽取員工的意見建議，以更好地服務(wù)廣大員工。三、根據(jù)季節(jié)變化，合理調(diào)配伙食，逢節(jié)假日，也盡可能的改善伙食，使大家吃得開心。四、食堂主管要熟悉原材料的分類、特點(diǎn)及其用途，要熟悉原材料的產(chǎn)地季節(jié)、使用期限，，要通曉鑒別各種原材料質(zhì)量優(yōu)劣的一般標(biāo)準(zhǔn)。做到進(jìn)貨“保真、保鮮、保質(zhì)、保量”。第二十二條食堂安全一、使用炊事械具或用具要嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，防止事故發(fā)生。二、嚴(yán)禁帶無關(guān)人員進(jìn)入廚房和保管室。三、易燃、易爆物品要嚴(yán)格按規(guī)定放置，杜絕意外事故的發(fā)生。四、工作人員下班前，要關(guān)好門窗，檢查各類電源開關(guān)、設(shè)備等。管理人員要經(jīng)常督促、檢查，做好防盜工作。第六節(jié)水電第二十三條水、電管理人員的責(zé)任一、負(fù)責(zé)園區(qū)內(nèi)水、電的安裝維修和維護(hù)工作。二、定期進(jìn)行安全檢查、機(jī)械保養(yǎng)，及時排除隱患。對已存在的問題要及時處理，避免安全事故的發(fā)生。對于不按規(guī)定用水、用電的不良行為要及時制止或整改，并立即上報主管領(lǐng)導(dǎo)處理。三、維修工要堅守崗位，在接到報修情況后，及時趕到現(xiàn)場，應(yīng)迅速查明原因，通報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和使用部門（人），及時排除故障。四、因工程建設(shè)（施工、檢修等）或其它原因需要區(qū)域性停水、停電，水電管理員應(yīng)提前48小時通知園區(qū)各公司樓。五、若發(fā)生爆炸、火災(zāi)、自然災(zāi)害、外力破壞等突發(fā)性事故時，水電管理員應(yīng)在安全第一的原則下停水、停電。六、保證園區(qū)夜間安全照明，定期對各處照明燈進(jìn)行檢修維護(hù)，發(fā)現(xiàn)壞損及時更換。七、做好污水排放處理工作，及時疏通下水管道，保障正常的生產(chǎn)生活秩序。定期排查用水管路，發(fā)現(xiàn)長流水等現(xiàn)象時要及時查找原因并更換配件，避免浪費(fèi)水源。八、做好公司各類會議的有關(guān)準(zhǔn)備工作（包括桌椅、指示牌的擺放及照明等），確保會議的順利進(jìn)行。九、除完成本職工作外，對領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時性工作不能借故推托或拒絕，應(yīng)當(dāng)積極主動高標(biāo)準(zhǔn)完成任務(wù)。第二十四條水、電管理人員的基本素質(zhì)要求水、電管理員應(yīng)具備高度的責(zé)任感，厲行節(jié)約，樹立良好的服務(wù)意識、安全意識，保障園區(qū)正常合理用水、用電，保證員工正常的工作和生活秩序。第二十五條水、電管理人員的紀(jì)律一、嚴(yán)格遵守公司的有關(guān)規(guī)章制度，按時上下班，不得遲到早退。員工必須堅守工作崗位，服從組織安排，遇事要請（銷）假，未經(jīng)同意不得擅自離開工作崗位，否則以曠工論處。二、遵守操作規(guī)程，維修工在工作中要做好自身防護(hù)安全，同時按技術(shù)規(guī)范要求進(jìn)行管線、設(shè)備的安裝，維護(hù)和檢修，嚴(yán)禁敷衍塞責(zé)，馬虎行事。三、嚴(yán)禁酒后操作。四、在水電維修安裝工作中，應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，注意安全。如違反操作規(guī)程而發(fā)生安全事故，必須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。五、如因工作疏忽而造成的損失，依情節(jié)追究責(zé)任或經(jīng)濟(jì)賠償。六、對水電工的違紀(jì)、違規(guī)及怠工行為，經(jīng)查實(shí)按規(guī)定處理，由此而釀成事故隱患或引發(fā)事故，按公司相關(guān)規(guī)定處罰，并追究責(zé)任。第二十六條水電管理的原則園區(qū)的水電設(shè)施管理遵循“誰使用，誰保管，誰損壞，誰賠償”的管理原則，具體由行政管理部及其專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理，任何部門和個人不得私自安裝和改動,如若出現(xiàn)故障，應(yīng)及時通知行政管理部或維修工進(jìn)行維修。第二十七條水電管理的范圍一、公司的水電設(shè)施包括配電箱、水龍頭、高低水箱、閥門、管道，消防栓，燈泡、日光燈、插開座等。是公司固定資產(chǎn)的一部分，由行政管理部和使用部門共同管理，使用部門負(fù)責(zé)日常管理，行政管理部負(fù)責(zé)維修和安全檢查。水電設(shè)施維修管理，采用計劃維修，巡回檢修和用戶報修相結(jié)合的管理辦法。二、公司為每個公司安裝電表，用電實(shí)行“按表計費(fèi)”的管理方式，每月按時向各公司收取水電費(fèi)用。第二十八條水電使用規(guī)范一、各部門要節(jié)約用電，節(jié)約用水，水電設(shè)施損壞，及時申報維修，杜絕長明燈、長流水現(xiàn)象，做到人走燈滅，人走水停，杜絕“跑、冒、滴、漏”現(xiàn)象，水電維修人員、保潔員、保安等加強(qiáng)責(zé)任心，認(rèn)真檢查，同時各部門應(yīng)經(jīng)常對所屬人員進(jìn)行節(jié)水、節(jié)電教育，對于長明燈、長流水現(xiàn)象，行政管理部不定期進(jìn)行檢查，并進(jìn)行通報，情節(jié)嚴(yán)重者，每次給予100元罰款。造成損壞的，按違章使用論處。二、所有人員應(yīng)自覺愛護(hù)水電設(shè)施，必須按水、電、暖設(shè)施的設(shè)計功能正確使用，不私拉亂扯電線，不違章用電，不私接電源，嚴(yán)禁使用大功率電器，嚴(yán)禁在室內(nèi)外的電線、燈頭、插座等電器設(shè)施上掛衣服、掛蚊帳、掛節(jié)日裝飾等。第十節(jié)環(huán)境衛(wèi)生第二十九條保潔員的基本素質(zhì)要求一、保潔員要樹立公共服務(wù)意識，為園區(qū)員工創(chuàng)造整潔、優(yōu)美、文明的環(huán)境，保證企業(yè)良好健康的外觀形象。二、保潔員要具備良好的衛(wèi)生習(xí)慣，不怕苦、不怕臟、不怕累，思想端正，身體健康。第三十條保潔員的責(zé)任一、每天要按時對衛(wèi)生區(qū)域進(jìn)行清理打掃，及時傾倒指定地點(diǎn)的垃圾，避免堆積，影響公司整體的環(huán)境衛(wèi)生。二、隨時對衛(wèi)生區(qū)域進(jìn)行巡檢、監(jiān)督，加強(qiáng)環(huán)衛(wèi)保潔工作。發(fā)現(xiàn)隨處亂扔亂放垃圾等不良現(xiàn)象，要給予制止和批評教育，并及時進(jìn)行清理。三、每天按時清理宿舍樓垃圾，打掃會議室、衛(wèi)生間、茶水間及水池，保持道路、樓道、樓梯及辦公區(qū)的清潔，做到無垃圾污垢、無衛(wèi)生死角、無亂堆放。四、根據(jù)季節(jié)變化做好消殺工作。夏季要每周進(jìn)行打藥滅蚊消毒，以保障員工的身體健康。五、做好各衛(wèi)生責(zé)任區(qū)域的花草養(yǎng)護(hù)及盆景枯枝枯葉清理工作。六、協(xié)助并做好上級交辦的臨時性工作。辦公環(huán)境管理制度1.辦公環(huán)境管理1.1適用范圍：衛(wèi)生環(huán)境管理、整體環(huán)境布置和環(huán)境美化、統(tǒng)一識別管理、文明辦公、建立良好的人文環(huán)境1.2衛(wèi)生環(huán)境管理部門及個人區(qū)域的電器設(shè)備、辦公桌椅、隔斷、地面、墻面、柜面、窗臺等應(yīng)及時清理，保證干凈、無污漬、無異物。公共區(qū)域由行政管理部聯(lián)系物業(yè)公司進(jìn)行清潔。1.3整體環(huán)境布置和環(huán)境美化整體環(huán)境布置具體包括：各部門辦公區(qū)域（室）的調(diào)配安排、辦公家具的固定擺放、辦公用具和桌面物品放置、其他公共場所的布置等。環(huán)境美化的管理具體包括：公司內(nèi)各個區(qū)域和場所的CI布置及裝飾美化、綠化和花木的養(yǎng)護(hù)等。辦公環(huán)境的美化和綠化工作及日常維護(hù)由行政管理部負(fù)責(zé)。1.4統(tǒng)一裝束管理為樹立公司形象，公司為員工配制工作證，并要求員工個人著裝整齊、干凈、清爽。員工上班時間著裝必須規(guī)范、整潔（含外出公差）。夏季要求男士襯衣；要求女士穿長統(tǒng)襪，不得穿超短褲（裙）等。每周五若無接待或外出工作，可著輕便服裝，但不得著短褲、背心、吊帶裝、拖鞋（厚底鞋）等。工作牌佩帶在服裝胸前新員工應(yīng)參照上述規(guī)定，著與公司要求相近的服裝。參加正式的會議、接待及慶典活動要求著正裝，男士要求系領(lǐng)帶。秋冬裝以深色西裝或套裙為宜；女士夏裝應(yīng)以淺色套裝為宜；男士夏裝襯衣應(yīng)以灰色或淺色、褲裝以深色為宜。1.5文明辦公員工應(yīng)自覺遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度，愛護(hù)公物、提倡節(jié)約，嚴(yán)于律己、尊重他人。1.6人文環(huán)境的建立和管理文明的辦公環(huán)境是一個企業(yè)良好人文環(huán)境的具體表現(xiàn)，以規(guī)范、文明的語言及行為營造出的辦公環(huán)境是企業(yè)文明辦公的內(nèi)涵所在。各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)督促本部門人員實(shí)施規(guī)范用語及行為，行政管理部負(fù)責(zé)對規(guī)范、文明用語及行為進(jìn)行日常管理、指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，共同維護(hù)一個良好的人文環(huán)境，以建立具有中森特色的企業(yè)文化。1.7相關(guān)支持性文件《辦公環(huán)境管理制度》辦公環(huán)境管理制度第一章總則第一條辦公環(huán)境是展示企業(yè)形象的一個重要方面，是企業(yè)文化的具體體現(xiàn)，優(yōu)美、整潔、文明、有序的辦公環(huán)境有利于提高員工工作效率和企業(yè)競爭力。第二條辦公環(huán)境管理范圍衛(wèi)生環(huán)境管理。整體環(huán)境布置和環(huán)境美化。統(tǒng)一裝束管理。文明辦公。建立良好的人文環(huán)境。第三條辦公環(huán)境區(qū)域劃分與管理責(zé)任辦公區(qū)域分為各部門辦公區(qū)（室）、公司領(lǐng)導(dǎo)辦公室、公共區(qū)域。各部門辦公區(qū)（室）的衛(wèi)生環(huán)境管理由所在部門負(fù)責(zé)，其他區(qū)域由行政管理部負(fù)責(zé)。第二章衛(wèi)生環(huán)境管理第四條衛(wèi)生環(huán)境管理目標(biāo)：干凈、整潔、有序、無煙。第五條衛(wèi)生環(huán)境管理要求1．部門及個人區(qū)域的電器設(shè)備、辦公桌椅、隔斷、地面、墻面、柜面、窗臺等應(yīng)及時清理，保證干凈、無污漬、無異物。2．公共區(qū)域由行政管理部聯(lián)系物業(yè)公司進(jìn)行清潔。第六條衛(wèi)生環(huán)境管理1．各部門衛(wèi)生環(huán)境實(shí)行一把手管理。1）由部門一把手負(fù)責(zé)統(tǒng)一安排，并按公司規(guī)定的衛(wèi)生環(huán)境管理目標(biāo)和要求檢查落實(shí)，確保整潔的辦公環(huán)境。2）各部門員工下班前10分鐘負(fù)責(zé)檢查本人使用及負(fù)責(zé)的電器設(shè)備、電燈、空調(diào)電源的關(guān)閉、門窗鎖好，杜絕事故隱患。2．行政管理部負(fù)責(zé)安排公司領(lǐng)導(dǎo)辦公室、會議室、貴賓室、接待室及其他公共區(qū)域的整理、布置、清掃工作。3．走廊、盥洗室、衛(wèi)生間、樓梯等公共區(qū)域由行政管理部督促物業(yè)公司及時打掃、清理并添加清潔和盥洗用品。第七條公司統(tǒng)一定于每月最后一周的星期五下午16：00開始整理工作，各部門負(fù)責(zé)組織做好本部門的整理工作，并指定專門責(zé)任人，行政管理部負(fù)責(zé)全面檢查。整理要求如下：1．各辦公場所及各類日常使用的辦公用具均要求徹底清掃。2．計算機(jī)鍵盤、顯示器、主機(jī)、聯(lián)線及其他外設(shè)設(shè)備應(yīng)徹底清潔。3．辦公桌、椅、隔斷、文件柜、報架、衣架及桌下、墻角均要求整理有序、打掃干凈、清除死角。4．灰塵、污物積聚較多的設(shè)備蓋布要求定期清洗、保持整潔。5．出差員工的計算機(jī)、桌椅等由部門自行調(diào)配人員清掃。第三章整體環(huán)境布置和環(huán)境美化整體環(huán)境布置具體包括：各部門辦公區(qū)域（室）的調(diào)配安排、辦公家具的固定擺放、辦公用具和桌面物品放置、其他公共場所的布置等。環(huán)境美化的管理具體包括：公司內(nèi)各個區(qū)域和場所的CI布置及裝飾美化、綠化和花木的養(yǎng)護(hù)等。第九條公司整體環(huán)境布置統(tǒng)一由總務(wù)部和辦公室規(guī)劃安排，各部門辦公區(qū)域（室）和辦公家具不得隨意變動，確因業(yè)務(wù)需要，由部門報行政管理部，經(jīng)綜合考慮批準(zhǔn)后，方可調(diào)整變動。環(huán)境布置和物品擺放原則1．以整齊、美觀、便于工作為原則。各部門可視具體環(huán)境條件，規(guī)定下列物品的擺放位置。同一方向的辦公桌或單元隔斷，電話、電腦顯示器、主機(jī)、鍵盤等的放置位置應(yīng)統(tǒng)一；桌面或副柜上文件架、文件筐、文具盒、水杯的擺放要求統(tǒng)一、整齊，員工離開座位后應(yīng)將椅子正方向推入桌下。2．辦公桌上下只限擺放必要的辦公物品，與工作無關(guān)的物品及私人用品不得放在桌面、柜面或散置地面。3．個人桌面擺放的物品及隔斷可釘板上的所釘物應(yīng)保證排列有序、整潔、不零亂。4．文件柜、書柜由部門提出擺放意見后，由行政管理部統(tǒng)一規(guī)劃放置，以整體辦公環(huán)境協(xié)調(diào)為基本原則。5．其他公共場所及公司所有區(qū)域的CI由公司統(tǒng)一規(guī)劃、布置，行政管理部負(fù)責(zé)實(shí)施。第十一條辦公環(huán)境的美化和綠化工作及日常維護(hù)由人事行政行政管理部負(fù)責(zé)。統(tǒng)一裝束管理第十二條為樹立公司統(tǒng)一形象，公司為員工配制工作證，要求每位員工上班時按要求著裝、佩帶工作證。第十三條統(tǒng)一裝束標(biāo)準(zhǔn)1．為樹立公司形象，公司為員工配制工作證，并要求員工個人著裝整齊、干凈、清爽。員工上班時間著裝必須規(guī)范、整潔（含外出公差）。夏季要求男士襯衣；女士穿長統(tǒng)襪，不得穿超短褲（裙）等。每周五若無接待或外出工作，可著輕便服裝，但不得著短褲、背心、吊帶裝、拖鞋（厚底鞋）等。工作牌佩帶在服裝胸前參加正式的會議、接待及慶典活動要求著正裝，男士要求系領(lǐng)帶。秋冬裝以深色西裝或套裙為宜；女士夏裝應(yīng)以淺色套裝為宜；男士夏裝襯衣應(yīng)以灰色或淺色、褲裝以深色為宜。新員工應(yīng)參照上述規(guī)定，著與公司要求相近的服裝。2．工作牌：佩帶在服裝胸前。3．個人形象要求：頭發(fā)：應(yīng)修剪整齊、清爽干凈。領(lǐng)口：最容易引人注意的地方，應(yīng)保持干凈。領(lǐng)帶：顏色力求穩(wěn)重，應(yīng)保持干凈、無皺折、不歪曲。鈕扣：應(yīng)扣好，不得掉落。袖口：長袖襯衣的袖口應(yīng)扣好，并保持清潔。鞋子：鞋帶應(yīng)系好，鞋面保持清潔。長褲：皮帶應(yīng)系好，口袋保持平整。襯衣：應(yīng)扎入長褲內(nèi)。服裝：應(yīng)保持清潔，不得有破損。工作牌：應(yīng)戴正。4．應(yīng)注意個人外觀形象的整體檢查，保證整齊、干凈、清爽。第五章文明辦公第十五條員工應(yīng)自覺遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度，愛護(hù)公物、提倡節(jié)約，嚴(yán)于律己、尊重他人。第十六條行為規(guī)范1．工作區(qū)11）在辦公時注意保持良好的坐姿、站姿、走姿，舉止應(yīng)得體，自覺維護(hù)良好的辦公秩序。不得有扒在桌面、仰躺在座椅上或坐在椅子扶手上、倚靠或坐于辦公桌、在辦公區(qū)內(nèi)奔跑等不雅行為，2）使用完辦公用具、椅子等后應(yīng)歸回原位，若員工離開本人座位時間較長，應(yīng)將桌面物品收好，將柜子、抽屜鎖好拔下鑰匙。3）操作設(shè)備、提放電話、開關(guān)柜門和抽屜等時應(yīng)愛護(hù)使用、輕拿輕放。4）進(jìn)出門時握住把手輕輕將門帶上，不得粗暴摔門。5）上班時不得串崗、閑談、睡覺、吃東西、高聲喧嘩、裝扮或梳理頭發(fā)、試衣、干與工作無關(guān)的事情、看與工作無關(guān)的報刊雜志、玩電腦游戲、無關(guān)工作的上網(wǎng)、干擾他人正常工作。6）下班時，個人清理本人辦公區(qū)的環(huán)境，將文件、書籍、資料等放在柜中鎖好，桌面除電腦、打印機(jī)、電話外不得留有其他雜物；關(guān)好門窗和電器，切斷電源，防火、防盜、防意外。7）提倡文明健康的工作方式，不得隨地亂扔?xùn)|西、亂涂亂劃、污言穢語。8）工作區(qū)一律禁止吸煙，對客人也應(yīng)婉言示意不能在辦公場所吸煙。公司特在辦公區(qū)門外設(shè)立吸煙區(qū)。2．公共區(qū)1）開關(guān)電源、空調(diào)等時應(yīng)輕觸開關(guān)，避免頻繁開關(guān)影響使用壽命；開關(guān)窗戶及窗簾時注意輕拉、輕推。2）空調(diào)運(yùn)行時應(yīng)注意及時關(guān)閉門窗，以免影響使用效率、浪費(fèi)能源。3）一般情況下，消火拴、配電柜等除有關(guān)工作人員外不得隨意觸動；遇有險情（火災(zāi)隱患、漏電、配電柜內(nèi)散發(fā)出異味等情況）做緊急處理，必要時應(yīng)立即通知行政管理部或報警119。4）最后離開辦公區(qū)(室)的人員，均有責(zé)任檢查門窗是否已鎖好，確認(rèn)無誤后方可離開，保證公司財產(chǎn)安全。5）走廊、門廳等公共場合，非工作需要不得久留。3．接待室、會議室使用時注意保持桌面清潔、非經(jīng)許可勿移動室內(nèi)裝飾、家具、設(shè)備等。使用完后應(yīng)關(guān)閉各類電器設(shè)備，注意將座椅恢復(fù)到原位。6．指定吸煙區(qū)域1）吸煙應(yīng)在公司指定區(qū)域內(nèi)。2）指定吸煙區(qū)域內(nèi)注意保持肅靜，不影響正常辦公秩序。3）指定吸煙區(qū)域內(nèi)不宜長時間逗留。第十七條辦公用語規(guī)范1．與人交談應(yīng)態(tài)度和藹、口齒清晰、精神振作、不卑不亢，避免態(tài)度生硬、冷漠。2．辦公用語使用普通話。3．接打電話規(guī)范用語1）公司總機(jī)設(shè)置為外線打進(jìn)直接由語音提示“您好！上海中森建筑與工程設(shè)計顧問有限公司，請直撥分機(jī)號，查號請撥0”2）員工接聽電話時應(yīng)答：“您好!XX（部門或本人姓名）”，打出電話，應(yīng)先介紹自己“您好，我是上海中森XX（部門及本人姓名）,請找XX”。3）通話完畢應(yīng)主動說“謝謝，再見！”4）若來電話找其他員工時，應(yīng)回答“請稍”等或“請稍候”，然后立即通知被叫員工；若所找的員工不在，應(yīng)客氣地詢問對方是否可找其它員工代辦或留言，避免不禮貌的拒絕。第十八條無論在公司內(nèi)或在外公務(wù)，每位員工的一言一行都代表著公司的形象，行為及用語要講文明、講禮貌，體現(xiàn)上海中森文化，樹立上海中森形象。第十九條電話使用管理1．公司電話用于辦公和業(yè)務(wù)往來需要，電話交談應(yīng)簡明扼要、注意控制音量和通話時間。2．員工在使用電話時應(yīng)按照《電話使用手冊》操作。各分機(jī)使用人工作中離開座位時，若在公司內(nèi)須在本人分機(jī)上設(shè)置轉(zhuǎn)移，轉(zhuǎn)到可找到你的分機(jī)上；若離開公司，應(yīng)轉(zhuǎn)移到委托人的分機(jī)上，讓找你的人能夠知道你的去向和聯(lián)系方式。3．各部門因業(yè)務(wù)需要增加分機(jī)、調(diào)整電話或號碼時，將需求報至總務(wù)部和辦公室，經(jīng)審核后進(jìn)行調(diào)整。第六章人文環(huán)境的建立和管理第二十條文明的辦公環(huán)境是一個企業(yè)良好人文環(huán)境的具體表現(xiàn)，以規(guī)范、文明的語言及行為營造出的辦公環(huán)境是企業(yè)文明辦公的內(nèi)涵所在。各部門負(fù)責(zé)督促本部門人員實(shí)施規(guī)范用語及行為，行政管理部負(fù)責(zé)對規(guī)范、文明用語及行為進(jìn)行日常管理、指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，共同維護(hù)一個良好的人文環(huán)境，以建立具有東部快線特色的企業(yè)文化。第七章附則第二十一條其它涉及環(huán)境管理的相關(guān)規(guī)定為本制度的相關(guān)文件。第二十二條本制度由行政管理部負(fù)責(zé)解釋。第二十三條本制度自簽發(fā)之日起試行。綜合保障管理規(guī)定1.綜合業(yè)務(wù)保障1.1固定資產(chǎn)（含實(shí)物性低值易耗品）管理工作流程1.1.1目的規(guī)范公司固定資產(chǎn)實(shí)物管理的程序和內(nèi)容，確保公司資產(chǎn)的有效利用。1.1.2適用范圍適用于公司固定資產(chǎn)入庫、出庫、調(diào)撥、報廢、清查等工作的管理。1.1.3職責(zé)各部門：對購置的固定資產(chǎn)進(jìn)行驗(yàn)收、日常使用管理，配合財務(wù)部進(jìn)行固定資產(chǎn)清查。行政管理部：購置固定資產(chǎn)，辦理固定資產(chǎn)驗(yàn)收、入庫、編號、出庫、調(diào)撥、報廢等手續(xù)，參與固定資產(chǎn)清查。財務(wù)部：辦理報銷手續(xù)。1.1.4工作程序(1)固定資產(chǎn)入庫：建立臺帳：行政管理部資產(chǎn)管理員建立資產(chǎn)臺帳；編號：行政管理部資產(chǎn)管理員依據(jù)新購設(shè)備所屬類別進(jìn)行編號，并將相關(guān)信息錄入電腦；填寫單據(jù)：屬固定資產(chǎn)由行政管理部資產(chǎn)管理員填寫《資產(chǎn)驗(yàn)收調(diào)撥單》，屬實(shí)物性低值易耗品則由行政管理部資產(chǎn)管理員錄入相關(guān)信息；發(fā)牌：行政管理部資產(chǎn)管理員將固定資產(chǎn)標(biāo)牌交使用部門，由使用部門將標(biāo)牌粘貼到新購設(shè)備的統(tǒng)一位置上；存檔：行政管理部資產(chǎn)管理員將新購設(shè)備的閱批件、發(fā)票復(fù)印件、合同等復(fù)印留存，與調(diào)出部門、調(diào)入部門及財務(wù)部簽字后的調(diào)撥單一同存檔。(2)資產(chǎn)出庫：填寫出庫單據(jù)：由行政管理部資產(chǎn)管理員填寫出庫單據(jù)（屬固定資產(chǎn)的已在辦理入庫登記填寫《資產(chǎn)驗(yàn)收調(diào)撥單》時同時辦理出庫，低值易耗品填寫出庫單）。發(fā)牌：行政管理部資產(chǎn)管理員將資產(chǎn)標(biāo)牌交使用部門，由使用部門將標(biāo)牌粘貼到新購設(shè)備的統(tǒng)一位置上。領(lǐng)用：資產(chǎn)使用部門資產(chǎn)管理員在出庫單據(jù)上簽字，并將該資產(chǎn)領(lǐng)至部門使用。存檔：行政管理部資產(chǎn)管理員將出庫單據(jù)歸檔并保存。(3)資產(chǎn)調(diào)撥申請資產(chǎn)調(diào)撥：資產(chǎn)所屬部門資產(chǎn)管理員對本部門閑置或與其它資產(chǎn)所需部門協(xié)商同意調(diào)出的資產(chǎn)，填寫資產(chǎn)驗(yàn)收調(diào)撥單，報本部門、行政管理部、財務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)審批。錄入調(diào)撥信息：經(jīng)審批同意后的資產(chǎn)驗(yàn)收調(diào)撥單，由行政管理部資產(chǎn)管理員將調(diào)撥信息錄入電腦，辦理調(diào)撥手續(xù)并通知相關(guān)調(diào)入、調(diào)出部門。存檔：行政管理部資產(chǎn)管理員將辦理完畢的閱批件、資產(chǎn)驗(yàn)收調(diào)撥單歸檔并保存。(4)資產(chǎn)報廢申請資產(chǎn)報廢：資產(chǎn)所屬部門根據(jù)資產(chǎn)使用情況提出報廢申請，填寫資產(chǎn)報廢清理單，交財務(wù)部、行政管理部審核。行政管理部審核：行政管理部根據(jù)設(shè)備所屬類別進(jìn)行鑒定，符合報廢條件的簽署同意，不符合報廢條件的簽署維修意見，并協(xié)助聯(lián)系廠家進(jìn)行維修。財務(wù)部審核：財務(wù)部根據(jù)資產(chǎn)的使用年限和折舊情況簽署意見，如不符合報廢條件，退回申請部門。公司領(lǐng)導(dǎo)審批：公司領(lǐng)導(dǎo)對經(jīng)過行政管理部、財務(wù)部會簽同意后的報廢清理單進(jìn)行審批，同意后由行政管理部具體辦理。錄入報廢信息：行政管理部資產(chǎn)管理員將報廢信息錄入電腦，進(jìn)行資產(chǎn)實(shí)物帳清理，并將報廢清理單存檔。報廢物資處理：由行政管理部聯(lián)系有關(guān)收購單位，對報廢物資進(jìn)行處理，并將處理所得交公司財務(wù)部。物資的使用管理：各部門對本部門的物資負(fù)有保管、保養(yǎng)的義務(wù)，保證物資使用的安全性和有效性。1.1.5相關(guān)記錄：《資產(chǎn)驗(yàn)收調(diào)撥單》、《入庫單》、《出庫單》、《設(shè)備報廢清理單》3.4物資采購管理工作流程3.4.1目的：規(guī)范采購工作，降低采購成本，保證公司正常辦公的需要。3.4.2范圍：適用于公司各部門的固定資產(chǎn)、低值易耗品（統(tǒng)稱物資，不包括計算機(jī)設(shè)備及其耗材）、車輛的采購。3.4.3職責(zé)各部門：根據(jù)工作需要提出物資采購申請，參與采購物資的驗(yàn)收并使用。財務(wù)部：審核采購申請是否符合預(yù)算，采購費(fèi)用付款。法務(wù)：負(fù)責(zé)合同條款的審核。行政管理部：負(fù)責(zé)物資的詢價、采購、入庫、出庫工作。公司領(lǐng)導(dǎo)：對預(yù)算費(fèi)用進(jìn)行審批。3.4.4工作程序預(yù)算申報：各部門根據(jù)預(yù)算提出物資采購需求，報本部門領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，交行政管理部匯總。行政管理部將各部門物資采購預(yù)算信息匯總后，交財務(wù)部對預(yù)算費(fèi)用審核并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批完畢將各部門年度預(yù)算下達(dá)指標(biāo)到部門，行政管理部根據(jù)指標(biāo)負(fù)責(zé)具體承辦相關(guān)事宜。采購申報：各部門根據(jù)公司下達(dá)的物資采購年度預(yù)算，提出采購申請，報行政管理部、財務(wù)部會審。根據(jù)采購項(xiàng)目，采用不同的采購方式：（1）10萬元以下的采購采取競爭性談判采購、詢價采購或單一源采購方式：競爭性談判采購，是直接邀請三家以上的供應(yīng)商就采購事宜進(jìn)行談判的采購方式。具體采購項(xiàng)目：1)單位合同估算10萬元以下的辦公設(shè)備；2)單位合同估算10萬元以下的大宗專項(xiàng)設(shè)備；3)單位合同估算10萬元以下的辦公桌、椅、柜。詢價采購，是指對三家以上的供應(yīng)商提供的報價進(jìn)行比較，以確保價格具有競爭性的采購方式。詢價采購，采購前，采購員應(yīng)對供應(yīng)市場開展調(diào)查，并填寫《物資定貨報價評估單》提出擬購物品的合適供應(yīng)商（三家以上）的質(zhì)量保證能力、價格和售后服務(wù)等內(nèi)容，送公司財務(wù)、相關(guān)技術(shù)部門及使用部門等會簽意見，確定供應(yīng)商。單一來源采購，是指向供應(yīng)商直接購買的采購方式。一般只用于針對特種設(shè)備采購或后續(xù)采購。單一來源采購項(xiàng)目：1)專業(yè)性強(qiáng)辦公設(shè)備，供應(yīng)商擁有專有權(quán)；2)必須由原供應(yīng)商提供的后續(xù)維修、零配件供應(yīng)、更換；3)對原有采購進(jìn)行后續(xù)擴(kuò)充；4)生產(chǎn)急需的辦公設(shè)備；（2）10萬元以上每批次的采購采取公開招標(biāo)采購和邀請招標(biāo)采購的方式：公開招標(biāo)采購，以招標(biāo)公告的方式邀請不特定的供應(yīng)商投標(biāo)的采購方式。招標(biāo)項(xiàng)目：1)單位合同估算20萬元的辦公設(shè)備；2)單位合同估算30萬元的大宗專項(xiàng)設(shè)備。3)單位合同估算30萬元的公司員工服裝。邀請招標(biāo)采購，是以投標(biāo)邀請書的方式邀請3-5個合格供應(yīng)商投標(biāo)的采購方式。具體項(xiàng)目：1)單位合同估算10萬元以上的辦公設(shè)備。2)單位合同估算10萬元以上的大宗專項(xiàng)設(shè)備。3)單位合同估算10萬元以上的公司員工服裝。招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組由公司分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部、行政管理部、使用部門組成，具體負(fù)責(zé)招標(biāo)的決策工作；招標(biāo)工作小組由行政管理部分管領(lǐng)導(dǎo)、各部門的負(fù)責(zé)人及使用部門人員組成，小組負(fù)責(zé)標(biāo)書的起草和招標(biāo)的日常事務(wù)工作。行政管理部根據(jù)不同采購方式所確定的結(jié)果，起草采購申請單，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批（經(jīng)招標(biāo)的采購項(xiàng)目根據(jù)招標(biāo)結(jié)果起草采購申請單，經(jīng)招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組會簽后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批）。公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政管理部具體負(fù)責(zé)采購工作，與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購?fù)戤?，行政管理部?fù)責(zé)驗(yàn)貨，并辦理物資入庫手續(xù)。行政管理部通知物質(zhì)使用部門共同參與驗(yàn)收并辦理出庫手續(xù)，將物資交付其使用。財務(wù)部辦理采購物資的付款。3.4.5相關(guān)記錄：《資產(chǎn)驗(yàn)收調(diào)撥單》3.5物業(yè)管理保障流程3.5.1辦公家具、園區(qū)物資采購流程3.5.2目的：為了降低采購成本，滿足公司各部門配置需要。3.5.3范圍：適用于公司各部門的辦公家具、電器、設(shè)備及一次性消耗品、花木等的采購。3.5.4職責(zé)各部門：根據(jù)需要提出申請，參與物資驗(yàn)收并使用物資。財務(wù)部：下達(dá)年度預(yù)算并審核各部門提出的申請。行政管理部：根據(jù)預(yù)算審核申請負(fù)責(zé)采購、入庫、出庫工作。公司領(lǐng)導(dǎo)：審批采購申請。3.5.5工作程序財務(wù)部根據(jù)公司發(fā)展規(guī)劃下達(dá)采購的年度預(yù)算；各需求部門根據(jù)財務(wù)部下達(dá)的預(yù)算提出申請，報本部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，交行政管理部審核。行政管理部審核同意后由采購人員按貨比三家的原則進(jìn)行詢價并匯總有關(guān)信息。行政管理部、財務(wù)部共同談價（金額在10萬元以上），確定供應(yīng)商；行政管理部起草采購申請單，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批；公司領(lǐng)導(dǎo)審批完畢，行政管理部具體負(fù)責(zé)采購。采購?fù)戤叄姓芾聿控?fù)責(zé)辦理驗(yàn)貨和辦理入庫手續(xù)。財務(wù)部辦理付款手續(xù)。行政管理部將物資交使用部門，并辦理出庫手續(xù)。6、相關(guān)記錄：《入庫單》、《出庫單》4.設(shè)備及通訊保障4.1辦公設(shè)備維修工作流程4.1.1目的：規(guī)范辦公設(shè)備維修工作，保證辦公設(shè)備使用的有效性。4.1.2適用范圍：適用于公司所有辦公設(shè)備(除電腦及其電腦的外圍設(shè)備，如打印機(jī)、掃描儀、投影機(jī)等)。4.1.3職責(zé)行政管理部：負(fù)責(zé)對辦公設(shè)備進(jìn)行檢查、維修以及送外維修聯(lián)系。財務(wù)部：負(fù)責(zé)辦理設(shè)備維修費(fèi)用付款。4.1.4工作程序行政管理部代表公司與供應(yīng)商簽訂維修保養(yǎng)合同，在合同期內(nèi)按規(guī)定進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)。合同期滿，如需繼續(xù)由原供應(yīng)商對該設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)維修，則續(xù)簽保養(yǎng)合同，按合同執(zhí)行。如需更換保養(yǎng)維修商家，則需與其他商家簽訂新的合同。4.1.4合同之外的設(shè)備維修費(fèi)用預(yù)算內(nèi)的維修：設(shè)備使用部門填寫維修申請，經(jīng)過本部門領(lǐng)導(dǎo)審核后，交行政管理部設(shè)備維修員。維修員到現(xiàn)場檢查，確定故障原因、維修方案和所需材料，記錄于申請單后報行政管理部領(lǐng)導(dǎo)審核同意后即可維修。維修完畢，由維修員到財務(wù)部進(jìn)行費(fèi)用報銷并對維修申請單存檔。費(fèi)用預(yù)算外的維修：設(shè)備使用部門填寫維修申請，經(jīng)過本部門領(lǐng)導(dǎo)審核后，交行政管理部辦公設(shè)備維修員。維修員到現(xiàn)場檢查，告知使用部門故障原因、維修方案和所需材料，由使用部門起草申請單，連同維修方案，報行政管理部、財務(wù)部、公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批完畢，維修員進(jìn)行維修或外請廠家維修。維修完畢，由維修員到財務(wù)部進(jìn)行費(fèi)用報銷并對維修申請單存檔。4.1.5記錄和表格：《設(shè)備維修單》4.2電話業(yè)務(wù)工作流程4.2.1目的：規(guī)范電話業(yè)務(wù)的辦理工作。4.2.2適用范圍：適用于需辦理電話安裝、維修、遷移等業(yè)務(wù)的公司各部門、員工個人。4.2.3職責(zé)各部門：根據(jù)工作需要起草電話業(yè)務(wù)申請，對安裝完畢的電話進(jìn)行使用及日常管理。信息中心：對同意辦理的電話業(yè)務(wù)進(jìn)行安裝、維修、遷移、話機(jī)領(lǐng)用等工作。財務(wù)部：負(fù)責(zé)辦理電話業(yè)務(wù)費(fèi)用的收、付款工作。4.2.4工作程序：申請使用部門填寫申請表后由本部門領(lǐng)導(dǎo)審批，同意后交行政管理部領(lǐng)導(dǎo)審核。行政管理部領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，交信息中心網(wǎng)管檢查項(xiàng)目，如屬分機(jī)類業(yè)務(wù)，由網(wǎng)管直接辦理；如屬直線電話業(yè)務(wù)，須交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。電話領(lǐng)用：如新增線路，由網(wǎng)管直接領(lǐng)用話機(jī)安裝；如因話機(jī)故障需更換，則需以舊換新。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批完畢的申請單由網(wǎng)管具體承辦并歸檔。4.2.5記錄：《申請單》4.3水電、空調(diào)設(shè)備維修工作流程4.3.1目的：規(guī)范水電、空調(diào)設(shè)備維修工作。4.3.2適用范圍：適用于公司所有水電、空調(diào)以及配套設(shè)備的維修。4.3.3職責(zé)行政管理部：負(fù)責(zé)現(xiàn)場巡視檢查、確定維修方案和更換材料，需要外修時及時聯(lián)系相關(guān)單位并實(shí)施監(jiān)督。各部門：提出故障維修申請。4.3.4工作程序使用部門申報水電、空調(diào)設(shè)備故障。行政管理部維修人員到現(xiàn)場檢查，確定維修方案和更換材料，填寫設(shè)備維修單，經(jīng)使用部門確認(rèn)后報行政管理部臨到審批。審批完畢的設(shè)備維修單，由維修人員具體承辦。對于外請人員維修，維修人員須對維修過程進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督。維修完畢后，由使用部門在設(shè)備維修單上簽字確認(rèn)，行政管理部歸檔。4.3.5記錄和表格：《設(shè)備維修單》精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔六、口岸公司行政管理制度第一章總則行政管理是公司全面管理的重要組成部分，是公司業(yè)務(wù)經(jīng)營的組織和后勤保障工作。為了建立健全公司管理體系，保證公司經(jīng)營業(yè)務(wù)的順利高效運(yùn)作，特根據(jù)公司章程的有關(guān)規(guī)定訂立本制度，用于規(guī)范公司行政管理，促進(jìn)公司健康穩(wěn)定的發(fā)展。本公司日常辦公、行政事務(wù)、人事管理、部門協(xié)調(diào)、對外聯(lián)絡(luò)及其它后勤支持性工作，由辦公室在總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，根據(jù)本制度由辦公室實(shí)行統(tǒng)一歸口管理和協(xié)調(diào)處理。第二章辦公室的基本責(zé)任在總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下處理公司日常行政事務(wù)，保證公司領(lǐng)導(dǎo)與各部門之間、公司各部門之間以及公司內(nèi)外部的信息交流渠道暢通無阻。負(fù)責(zé)督促檢查各部門對公司基本制度和各種規(guī)定的執(zhí)行情況，督促檢查員工對員工守則和相關(guān)規(guī)定的執(zhí)行情況。定期收集分析公司各部門按照運(yùn)作流程工作的情況，及時向總經(jīng)理做出綜合匯報。根據(jù)總經(jīng)理的指示，負(fù)責(zé)組織召開行政性工作會議，安排做好會務(wù)工作。負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)安排總經(jīng)理召開的例會等各種會議。負(fù)責(zé)起草總經(jīng)理安排布置的綜合性工作計劃、總結(jié)和工作報告，主動為總經(jīng)理當(dāng)好公司行政管理的參謀。負(fù)責(zé)組織起草公司各類行政性文件(對各職能部門起草的行政性文件負(fù)責(zé)審核)，做好公司文件的編號、打印、發(fā)放以及行政文件的立卷、歸檔、保管工作。負(fù)責(zé)起草發(fā)送總經(jīng)理安排的公司對外文書、處理公司一般性的對外文書往來。做好公司印鑒、介紹信的使用保管、函電收發(fā)、電子信箱的使用、報刊收訂分發(fā)工作等。負(fù)責(zé)及時編寫公司日志，每月上交總經(jīng)理核查后入檔保存。負(fù)責(zé)組織并做好來客接待和小車的管理工作。指導(dǎo)做好電話話務(wù)與機(jī)線維修工作。電話分類按照說明書里的分類負(fù)責(zé)公司公辦室的分配調(diào)整及辦公用品標(biāo)準(zhǔn)的制訂和管理，并對辦公用品和用具標(biāo)準(zhǔn)化及各部門和崗位文明辦公情況進(jìn)行檢查督促。負(fù)責(zé)按時催辦、收取各管理工作崗位的定期工作報告，匯總后交給總經(jīng)理。在總經(jīng)理的安排下，負(fù)責(zé)組織開展公司的公共關(guān)系等社交活動。第三章辦公室橫向協(xié)調(diào)的權(quán)力有權(quán)對公司總經(jīng)理布置的任務(wù)的貫徹執(zhí)行情況進(jìn)行檢查督促。有權(quán)檢查催促各部門按照公司的各項(xiàng)規(guī)章制度履行其職能。有權(quán)向各部門索取必要的資料和情況，進(jìn)行統(tǒng)一整理歸檔。有權(quán)督促指導(dǎo)各部門及時做好文件資料的立卷、歸檔和保密工作。有權(quán)按總經(jīng)理的指示進(jìn)行各部門之間工作關(guān)系的協(xié)調(diào)以及員工之間糾紛的處理。有對各部門起草的行政性文件進(jìn)行檢查、審核和校正的權(quán)力。對不符合上級規(guī)定或質(zhì)量不高、效果不大的文件、資料有權(quán)拒絕打印發(fā)放。對要求多部門領(lǐng)導(dǎo)參加的會議有綜合平衡或精簡壓縮的權(quán)力。有按公司制度對公司員工進(jìn)行紀(jì)律檢查和行政教育的權(quán)力。辦公室主任根據(jù)本章的規(guī)定行使這些權(quán)力時，應(yīng)視作是總經(jīng)理的授權(quán)，各部門應(yīng)給予積極的配合。辦公室主任在行使這些權(quán)力時，應(yīng)掌握恰當(dāng)?shù)墓ぷ髁Χ群驼_的工作方法，并根據(jù)具體情況及時向總經(jīng)理請示匯報。辦公室橫向協(xié)調(diào)的權(quán)力范圍不包括各部門的業(yè)務(wù)工作，以免造成對部門業(yè)務(wù)工作的干預(yù)。第四章辦公室的相關(guān)責(zé)任對未能及時根據(jù)公司的方針目標(biāo)要求編制好公司行政工作計劃和實(shí)施方案所造成的不良后果負(fù)責(zé)。對得知公司行政后勤工作出現(xiàn)不正常情況，但未能及時向總經(jīng)理反映，以致造成公司的重大損失負(fù)責(zé)。對公司行政公文發(fā)生差錯、因收集與整理的資料失實(shí)所造成的嚴(yán)重后果負(fù)責(zé)。對機(jī)密文件和文書檔案管理不嚴(yán)因而發(fā)生的失密、泄密或丟失、損壞負(fù)責(zé)。對公文、函件、報刊、電報傳遞不及時或發(fā)生丟失、誤傳現(xiàn)象以致公司工作受到的影響負(fù)責(zé)。對所管印鑒、介紹信管理不嚴(yán)、使用不當(dāng)造成的不良后果負(fù)責(zé)。對所屬部下服務(wù)工作質(zhì)量差造成的不良影響負(fù)責(zé)。對本室所屬崗位發(fā)生設(shè)備、人身、交通、火災(zāi)事故負(fù)責(zé)。第五章公司辦公事務(wù)管理公司辦公文書、行政資料、一般性信息資料統(tǒng)一由辦公室收集、整理、歸檔、保管。公司重要文檔由辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督協(xié)調(diào)管理（細(xì)則見本制度第九章）。實(shí)行總經(jīng)理一般事務(wù)匯集代理制。凡是公司內(nèi)部和外部需要與公司總經(jīng)理交流的信息和事務(wù)，除了當(dāng)事人與總經(jīng)理直接交流的之外，辦公室一律負(fù)責(zé)代理匯集，不管總經(jīng)理是否在公司，都要分輕重緩急及時地將信息傳遞給總經(jīng)理，然后再將總經(jīng)理的意見及時地反饋給當(dāng)事人。實(shí)行文件簽收制。公司文件發(fā)放范圍為各個中層管理級部門。辦公室向各部門經(jīng)理分發(fā)重要文件時，應(yīng)進(jìn)行專門登記簽收。實(shí)行文件傳閱制。對上級重要來文，按總經(jīng)理所確定的傳閱范圍進(jìn)行傳閱、執(zhí)辦。實(shí)行打印、復(fù)印、傳真文件資料登記制。打印、復(fù)印、傳真文件資料，須事先按要求進(jìn)行登記，經(jīng)文秘員審核后，予以操作。公司購置的雜志、專業(yè)用書等由專人保管，并實(shí)行借閱制。借閱人應(yīng)妥善保管所借書籍，遺失者照書價的200%負(fù)責(zé)賠償。在保證辦公效益和質(zhì)量的前提下，節(jié)約使用辦公設(shè)備、專用紙張、通訊設(shè)備等，嚴(yán)格控制辦公成本。第六章公司總務(wù)管理公司的總務(wù)管理由辦公室負(fù)責(zé)管理，凡涉及成本控制和成本核算的由財務(wù)部負(fù)責(zé)檢查監(jiān)督。員工對所使用的公司財產(chǎn)（包括固定資產(chǎn)和低值易耗品等）應(yīng)在辦公室進(jìn)行登記后交財務(wù)部存檔，發(fā)現(xiàn)缺少或破損的應(yīng)在登記資料中及時反映。公司的財產(chǎn)和廢舊物品，不得擅自處理，須由辦公室呈報總經(jīng)理同意后處置。需購置低值易耗品或大件辦公用品的，申請人應(yīng)填寫購物申請單，呈報總經(jīng)理審批后交由財務(wù)部核查。公司財產(chǎn)的購置，辦公用品、員工福利物品的購買，由辦公室負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)采購，部門或個人登記領(lǐng)用。員工的工作用餐以及公司客人的用餐和住宿等，由辦公室負(fù)責(zé)安排協(xié)調(diào)。員工辭職或被辭退的，辦公室負(fù)責(zé)向其收回所領(lǐng)用的公司物品。非低質(zhì)易耗品有遺失的，應(yīng)在合理折舊的基礎(chǔ)上按價賠償（公司有規(guī)定的除外）。保持辦公室、公用區(qū)域、領(lǐng)導(dǎo)辦公室的整潔，督促各部門保持各自工作區(qū)域的整潔，做到每日一小掃，每周一大掃。保證公司的空氣流通，不將腥、臭物品帶入公司并及時清理易腐易爛垃圾。第七章公司安全與消防管理公司的安全與消防管理工作，在總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，由辦公室牽頭，各部門共同參與管理。對出入公司的客人須以禮相待，并客氣地仔細(xì)詢問來訪目的，登記其姓名、單位、身份和聯(lián)系辦法等，盡可能記下留言。對可疑人員應(yīng)采取合適的方式立即向領(lǐng)導(dǎo)報告。對有明顯惡意且可能或者已經(jīng)傷害人身安全或破壞公司資產(chǎn)的壞人，應(yīng)及時向駐地保衛(wèi)部門或公安機(jī)關(guān)報告。員工攜帶與公司類同的私人物品進(jìn)入公司，應(yīng)事先與總臺（接待）說明并主動出示過目。離開公司時再主動出示核查。辦公室負(fù)責(zé)對財務(wù)辦公室的安全督查。財務(wù)人員應(yīng)嚴(yán)格按保險箱現(xiàn)金存放規(guī)定存儲現(xiàn)金，并經(jīng)常對保險箱安全的可靠性進(jìn)行檢查。財務(wù)保險箱的密碼應(yīng)同時由總經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理和出納三方掌握。保險箱的鑰匙由出納專門保管使用，但須將備份鑰匙交由財務(wù)經(jīng)理保管。財務(wù)經(jīng)理平時應(yīng)將該備份鑰匙用信封封存好，由財務(wù)經(jīng)理本人和出納在封口上同時簽名后妥善保管。當(dāng)出納因故不在公司且公司急需打開保險箱時，財務(wù)經(jīng)理應(yīng)在辦公室主任在場作證的前提下打開保險箱，從中取出現(xiàn)金或票據(jù)等重要物品后，由辦公室主任在信封上注明打開保險箱的日期和取出的物品（包括現(xiàn)金數(shù)額）等，再由財務(wù)經(jīng)理和辦公室主任將鑰匙放進(jìn)新信封封好并在封口上簽名。出納回來后應(yīng)核對情況，準(zhǔn)確無誤后再在新的信封封口上簽名，以供下一次急需時使用。財務(wù)部保管使用的各種票據(jù)、報表、帳冊、公文和財務(wù)專用章等，應(yīng)嚴(yán)格按照財務(wù)管理的規(guī)定和慣例進(jìn)行內(nèi)部交叉控制和保管，并將保管方式報知總經(jīng)理和辦公室。辦公室對此內(nèi)容須嚴(yán)加保密。除非需要，非財務(wù)人員不得隨意出入財務(wù)室。辦公室負(fù)責(zé)公司的鑰匙管理。為了保證公司的安全與運(yùn)作順利，公司各部門、各辦公室的門和柜子的鑰匙都須有一把備份交由辦公室或總經(jīng)理統(tǒng)一保管，以供意外和急需時使用。各部門負(fù)責(zé)自己部門的門和柜子鑰匙的日常管理。未經(jīng)辦公室同意登記，不得隨意配制辦公室鑰匙。確需配置鑰匙的，須報辦公室批準(zhǔn)并由辦公室統(tǒng)一配置登記。員工因工作需要所持有的公司鑰匙應(yīng)在調(diào)動工作或離開公司時交還公司辦公室。員工使用的辦公桌的鑰匙完全交由員工專門保管使用，平時注意不要遺失。由于遺失鑰匙而要對辦公桌進(jìn)行破壞性打開的，員工須承擔(dān)費(fèi)用。辦公桌的鑰匙要列入移交范圍，在調(diào)動工作或離開公司時交回辦公室。辦公室負(fù)責(zé)督促檢查公司辦公場所的衛(wèi)生情況。嚴(yán)禁亂丟雜物、廢紙、煙蒂等。吸煙完畢時，應(yīng)立即撳滅煙蒂，不準(zhǔn)留有火星。員工下班離開公司時，應(yīng)注意切斷電源，關(guān)閉辦公室的門窗并上好門鎖。最后離開辦公室的人應(yīng)將公司共用場所的電源切斷并關(guān)好共用窗戶和大門。因工作需要休息天在公司加班的員工，應(yīng)事先在辦公室登記說明，在公司加班時應(yīng)遵照公司關(guān)于安全衛(wèi)生的規(guī)定。員工應(yīng)加強(qiáng)消防火險意識，掌握“三懂”、“三會”等消防知識，在發(fā)生意外的情況下保護(hù)人身安全和公司財產(chǎn)的安全。第八章公司印章的管理辦公室接受總經(jīng)理的委托，對公司法人章（即大公章）、人事專用章和合同專用章等進(jìn)行保管和控制。作為公司印章的集中保管部門，辦公室應(yīng)由專人負(fù)責(zé)印章的安全管理，并須嚴(yán)格遵守公司印章的使用規(guī)定和程序。辦公室主任負(fù)責(zé)印章的使用，但不保管印章；保管印章的專人在辦公室主任的監(jiān)督指導(dǎo)下對印章實(shí)行保管控制，并按照印章使用規(guī)定和程序使用印章。印章應(yīng)使用專門的抽屜，鑰匙由保管專人保管，同時將該抽屜的備份鑰匙交總經(jīng)理保管，以便總經(jīng)理在急需時打開使用。除了在公司程序安排上需要蓋章的例行文檔如發(fā)文、公文、通知、信函等之外，所有用章均需由申請人填寫印章使用申請單，由辦公室主任審核并由其根據(jù)自己的權(quán)限規(guī)定給予批準(zhǔn)或報請總經(jīng)理批準(zhǔn)。每次用章時，須由印章保管人蓋章，同時應(yīng)在用章登記簿上登記用章日期、用章目的、何人批準(zhǔn)等內(nèi)容，由申請人在最后一欄簽名，以便事后查對。公司對外經(jīng)營活動的重要文件如合同書、協(xié)議書、備忘錄等契約或承諾性文件，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核，由公司董事長簽字批準(zhǔn)后才能蓋章。董事長不兼任總經(jīng)理時，總經(jīng)理簽署的重要文件須有董事長的書面授權(quán)，才能蓋章。部門對外往來或個人對外事宜需要加蓋公司印章的，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核并提出申請，再經(jīng)辦公室主任審核同意后，才能蓋章。重要的事宜須由辦公室主任報請公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。如果加蓋公司印章的重要文件屬于孤本性質(zhì)（發(fā)送出去后沒有底稿留下的），應(yīng)將加蓋印章后的文件復(fù)印，按照檔案處理（參見第九章）。員工因公或因私需要公司出具證明和介紹信等文件，應(yīng)該在寫好或填滿內(nèi)容后，經(jīng)辦公室主任審核后決定是否蓋章或是否報請總經(jīng)理批準(zhǔn)。公司蓋章后的證明和介紹信的內(nèi)容應(yīng)與底根內(nèi)容一致。應(yīng)該杜絕在空白紙和空白介紹信上蓋章。開出的介紹信原則上應(yīng)注明有效時限。公司開出的完整介紹信，應(yīng)該得到妥善保管，不得轉(zhuǎn)讓他人使用。未能使用的介紹信應(yīng)交回辦公室處理。第九章公司檔案的管理公司的一般檔案管理由辦公室集中統(tǒng)一負(fù)責(zé)，財務(wù)檔案的管理在辦公室的協(xié)調(diào)和監(jiān)督下由財務(wù)部負(fù)責(zé)。公司的一般檔案主要分為：法人資料（營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)執(zhí)照、股東協(xié)議、公司章程、評估報告、資信證明等）；商標(biāo)、專利、證書等；公司基本管理制度和相關(guān)規(guī)章；公司行政公文（包括公司日志和各種會議記錄、管理層工作報告和批復(fù)等）；對外書信往來（包括客戶資訊和商談記錄等）；對外經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議書、備忘錄、意向書等（包括項(xiàng)目公司和子公司的重要文件）；內(nèi)部文字工作成果（如各種可行性報告、調(diào)研報告、項(xiàng)目建議書等）；對外宣傳資料（包括媒體廣告等）；人事文檔（包括員工登記表、聘用合同、考評總結(jié)等）；公司財產(chǎn)的原始資料（如車輛有關(guān)資料、計算機(jī)等電器以及家具的購買合同、維修卡和質(zhì)量保證書）等。檔案的形式分為文字、錄音、錄象、光盤和電腦文檔等。辦公室應(yīng)根據(jù)檔案工作的基本要求，并結(jié)合本公司的實(shí)際，對檔案加以分門別類的收集、保存與管理，同時建立方便查閱的檔案使用規(guī)章細(xì)則，包括制作檔案目錄和總目。絕密和機(jī)密的檔案應(yīng)配套建立查閱登記本，用以記錄查閱者的身份、何人批準(zhǔn)和查閱時間等內(nèi)容。業(yè)務(wù)部門的項(xiàng)目資料，未成終稿的由各業(yè)務(wù)部門自行保管。凡是成為終稿的、需要公司加蓋公章的文件或報告，應(yīng)該將其一份正本或副本交辦公室存檔。凡是經(jīng)公司法人代表或總經(jīng)理簽字并加蓋公章的任何文件資料（包括項(xiàng)目運(yùn)作文件），都需向辦公室送交一份正本或副本作為檔案保存。公司檔案管理應(yīng)嚴(yán)格遵守有關(guān)保密的規(guī)定和要求。公司檔案按照重要性和需要保密的程度分為絕密、機(jī)密和秘密三種，應(yīng)在封皮的右上角標(biāo)明。未標(biāo)明為密件的檔案為一般性資料，也須妥善保管，不得隨意流傳和丟失。絕密和機(jī)密檔案原則上應(yīng)該制作備份，經(jīng)過批準(zhǔn)程序提供讓人查閱時應(yīng)盡可能出示備份。制作的備份應(yīng)該有標(biāo)記，并注明備份的份數(shù)。根據(jù)公司的實(shí)際情況，所有密件檔案和一般性資料暫時都定為不限期限的長期保存檔案。某些需要及時銷毀的檔案應(yīng)在規(guī)定的時限和條件下給予銷毀。員工因工作需要