文書(shū)校對(duì)系統(tǒng)安裝操作手冊(cè)客戶端

《文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)》客戶端版本：3.0系統(tǒng)安裝操作手冊(cè)Copyright?北京紫光華宇信息技術(shù)有限公司

前言感謝您使用文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)！文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)，是面向廣大辦案人員、文書(shū)核對(duì)人員的，主要用于對(duì)刑事、民事、行政案件的判決、裁定、調(diào)解這幾類裁判文書(shū)以及審理報(bào)告進(jìn)行編輯、排版、校對(duì)的文檔管理系統(tǒng)。系統(tǒng)集智能糾錯(cuò)、自動(dòng)排版、word插件、法院綜合信息管理系統(tǒng)結(jié)合、法律法規(guī)查詢、引用及校驗(yàn)等功能為一體，針對(duì)實(shí)踐中法院出現(xiàn)的文書(shū)質(zhì)量問(wèn)題，尤其是常見(jiàn)的裁判文書(shū)格式、字詞、語(yǔ)法、法律邏輯等方面的錯(cuò)誤而研發(fā)，以輔助法院提高文書(shū)整體質(zhì)量，輔助提高文書(shū)編寫(xiě)檢查效率為主要目的，充分考慮法院裁判文書(shū)特點(diǎn)和法官文書(shū)制作習(xí)慣。本手冊(cè)面向文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)使用人員，提供文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)客戶端的安裝、使用和配置等操作的相關(guān)說(shuō)明。建議在使用文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)之前閱讀本手冊(cè)。

目錄TOC\o"1-3"\h\z\u軟件概述軟件簡(jiǎn)介文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)，是面向廣大辦案人員、文書(shū)校核人員的，主要用于對(duì)刑事、民事、行政案件的判決、裁定、調(diào)解這幾類裁判文書(shū)以及審理報(bào)告進(jìn)行編輯、排版、校對(duì)的文檔管理系統(tǒng)。系統(tǒng)集智能糾錯(cuò)、自動(dòng)排版、word插件、法院綜合信息管理系統(tǒng)結(jié)合比對(duì)、法律法規(guī)查詢、引用和校驗(yàn)等功能為一體，針對(duì)實(shí)踐中法院出現(xiàn)的文書(shū)質(zhì)量問(wèn)題，尤其是常見(jiàn)的裁判文書(shū)格式、字詞、語(yǔ)法、法律邏輯等方面的錯(cuò)誤而研發(fā)，以輔助法院提高文書(shū)整體質(zhì)量，輔助提高文書(shū)編寫(xiě)檢查效率為主要目的，充分考慮法院文書(shū)特點(diǎn)和法官文書(shū)制作習(xí)慣。文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)的主要功能包括：智能糾錯(cuò)：實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)字詞、語(yǔ)法、內(nèi)容和法律邏輯等方面的校對(duì)，并進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)識(shí)和建議。自動(dòng)排版：根據(jù)統(tǒng)一格式要求對(duì)裁判文書(shū)自動(dòng)排版和規(guī)范Word插件：安裝時(shí)直接在本機(jī)的Word中加載插件，方便用戶直接使用智能糾錯(cuò)和自動(dòng)排版等功能法院綜合信息管理系統(tǒng)結(jié)合比對(duì)：實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)際文書(shū)和法院綜合信息管理系統(tǒng)中已錄入的案件基本信息的關(guān)聯(lián)比對(duì)，并將不一致之處提示法官。法律法規(guī)查詢、引用和校驗(yàn)：實(shí)現(xiàn)編寫(xiě)文書(shū)時(shí)便捷的法律法規(guī)查詢、引用和附錄內(nèi)容檢查，實(shí)現(xiàn)對(duì)法律法規(guī)引用錯(cuò)誤或矛盾等方面的校核。軟件組成及相關(guān)版本文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)軟件組成包括服務(wù)器端和客戶端。文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)客戶端安裝使用前，必須先安裝文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)服務(wù)器，用戶需要設(shè)置文書(shū)智能校對(duì)服務(wù)器地址之后才能使用文書(shū)智能校對(duì)相關(guān)功能。文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)客戶端包括兩種使用形式：桌面應(yīng)用程序形式－文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)MicrosoftOfficeWord插件形式－可以直接在MicrosoftOfficeWord中使用，包含智能糾錯(cuò)、自動(dòng)排版、法律法規(guī)引用和法律法規(guī)查詢等功能。WPSOffice文字插件形式－可以直接在WPSOffice文字中使用，包含智能糾錯(cuò)、自動(dòng)排版、法律法規(guī)引用和法律法規(guī)查詢等功能。文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)客戶端支持的操作系統(tǒng)包括：WindowsXP操作系統(tǒng)平臺(tái)WindowsVista操作系統(tǒng)平臺(tái)Windows7操作系統(tǒng)平臺(tái)WindowsServer2000操作系統(tǒng)平臺(tái)注意：Vista和Windows7系統(tǒng)登錄用戶需要具有管理員權(quán)限，安裝時(shí)不能安裝到C:\ProgramFiles\目錄下。文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)客戶端支持的Word版本包括：MicrosoftOfficeWordXPMicrosoftOfficeWord2003MicrosoftOfficeWord2007MicrosoftOfficeWord2010WPSOffice2009專業(yè)版WPS文字2009軟件的運(yùn)行環(huán)境客戶端運(yùn)行環(huán)境800MHZ以上CPU和512M以上內(nèi)存的PC。需要已經(jīng)安裝有MicrosoftOfficeWordXP、2003、2007、2010或者WPS文字2009。使用語(yǔ)音朗讀功能需使用Flash播放器9.0以上版本。其它運(yùn)行環(huán)境要求TCP/IP網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。系統(tǒng)安裝和配置文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)客戶端軟件包安裝拷貝客戶端安裝程序和server.ini文件并置于同一目錄下。server.ini用來(lái)在安裝時(shí)設(shè)置文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)服務(wù)器的IP和端口，省去在安裝后再去手動(dòng)更改服務(wù)器的IP和端口；如果沒(méi)有和server.ini一起安裝，那么目標(biāo)服務(wù)器的IP和端口分別默認(rèn)為：localhost，9753。DocSeapker是否安裝時(shí)默認(rèn)選擇安裝語(yǔ)音朗讀功能，方便在安裝的選擇。1為默認(rèn)選擇安裝，0為默認(rèn)選擇不安裝。在安裝時(shí)也可改變是否安裝語(yǔ)音朗讀功能。server.ini內(nèi)容為，如下圖所示：運(yùn)行光盤或者硬盤上《文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)》安裝包（客戶端）.exe。通過(guò)瀏覽器下載客戶端安裝打開(kāi)瀏覽器，輸入http://IP:端口（如36:9753/）。如果電腦中沒(méi)有安裝文書(shū)智能校對(duì)客戶端，會(huì)提示是否下載。如下圖所示。注意：如果在Win7下自動(dòng)下載安裝失敗，請(qǐng)手動(dòng)下載安裝。選擇“是”開(kāi)始下載，如果選擇否，那么下次登錄頁(yè)面或者刷新頁(yè)面時(shí)還會(huì)提示，是否下載。正在下載頁(yè)面如下圖所示：網(wǎng)頁(yè)下載不會(huì)保存文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)客戶端應(yīng)用程序，用戶也可選擇手動(dòng)下載文書(shū)智能校對(duì)客戶端。手動(dòng)下載，需要用戶自己配置校對(duì)服務(wù)器地址和端口。如下圖所示：網(wǎng)頁(yè)下載會(huì)自動(dòng)下載server.ini，不用再配置server.ini文件。如何配置請(qǐng)參見(jiàn)《系統(tǒng)安裝操作手冊(cè)（服務(wù)器端）.doc》。下載完成后，會(huì)提示是否安裝文書(shū)智能校對(duì)客戶端。如下圖所示：如果在安裝之前，有word正在運(yùn)行則會(huì)彈出如下頁(yè)面，請(qǐng)關(guān)閉正在使用的word后，點(diǎn)擊重試，繼續(xù)安裝。關(guān)閉word后，點(diǎn)擊重試，會(huì)出現(xiàn)如下安裝界面，可以按照安裝向?qū)У闹甘就瓿晌臅?shū)智能校對(duì)系統(tǒng)客戶端的安裝。文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)客戶端的缺省安裝目錄為“C:\ProgramFiles\Thunisoft\Briefcase”，安裝時(shí)您可以選擇安裝到其它目錄。在此頁(yè)面可選擇是否安裝，語(yǔ)音朗讀工具。用戶可自定義選擇是否安裝，如下圖所示：在安裝文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)時(shí)，如果用戶沒(méi)有安裝紫光華宇拼音輸入法6.7及其以上版本，會(huì)提示安裝附帶紫光華宇拼音輸入法6.7司法版，用戶可以根據(jù)自己需要選擇安裝。在文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)安裝完畢后，開(kāi)始安裝紫光華宇拼音輸入法6.7司法版。以上信息確定后，文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)客戶端開(kāi)始自動(dòng)安裝如果之前選擇安裝紫光華宇拼音輸入法，則在安裝完文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)后彈出，紫光華宇拼音輸入法的安裝界面，開(kāi)始安裝紫光華宇拼音輸入法。安裝成功后將在windows中，創(chuàng)建了“文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)”程序菜單，菜單項(xiàng)包括“文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)”、“卸載”。此時(shí)文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)客戶端安裝成功。文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)客戶端配置在安裝時(shí)沒(méi)有與server.ini文件一起安裝時(shí)，系統(tǒng)默認(rèn)校對(duì)服務(wù)器地址為本機(jī)，如果本機(jī)并未安裝有服務(wù)器端，會(huì)彈出如下窗口點(diǎn)擊“是”，將進(jìn)入服務(wù)設(shè)置界面，如下圖所示：在校對(duì)服務(wù)地址中輸入安裝有文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)服務(wù)器端的計(jì)算機(jī)IP地址，如果服務(wù)器端口沒(méi)有被修改過(guò)，可以選擇“默認(rèn)端口”，即9753端口，如果服務(wù)器端口被修改過(guò)，需要取消“默認(rèn)端口”，然后輸入修改后的端口號(hào)。點(diǎn)擊“測(cè)試”按鈕，可以測(cè)試服務(wù)器連接是否正常。客戶端使用操作主界面文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)客戶端可以單擊Windows“開(kāi)始”菜單中的“文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)”“文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)”打開(kāi)或者通過(guò)雙擊桌面快捷方式打開(kāi)，啟動(dòng)后的主界面如下：主界面分為“系統(tǒng)常用功能”，“文書(shū)基本操作”，“系統(tǒng)配置及幫助”，“文書(shū)庫(kù)”，“最近編寫(xiě)的文書(shū)”，“操作指南”幾個(gè)部分。在菜單“視圖”中可以選擇顯示和隱藏“工具欄”“文書(shū)庫(kù)”和“校對(duì)結(jié)果”這幾個(gè)部分。注：文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)客戶端目前只支持Word，不支持WPS。文書(shū)庫(kù)系統(tǒng)默認(rèn)分類選擇文書(shū)庫(kù)中“系統(tǒng)默認(rèn)”頁(yè)簽，將打開(kāi)系統(tǒng)默認(rèn)分類，如下圖所示：系統(tǒng)默認(rèn)是以文書(shū)的案件類別來(lái)分目錄存放，用戶可以選擇文書(shū)分組目錄設(shè)置，點(diǎn)擊右上角“分組配置”。出現(xiàn)如下設(shè)置：用戶可以根據(jù)需要選擇“案件名稱”、“審判程序”、“文書(shū)類型”、“案件類別”這幾個(gè)文書(shū)屬性作為分組目錄。用戶還可以調(diào)整分組目錄的順序，文書(shū)庫(kù)將以從上到下的順序分級(jí)展現(xiàn)目錄。自定義分類選擇文書(shū)庫(kù)下“自定義”頁(yè)簽，將打開(kāi)用戶自定義分類，如下圖所示：用戶可以非常方便的修改目錄名，只需在目錄上單擊，效果如下圖所示：用戶可以輸入目錄名，點(diǎn)擊其它地方將保存該目錄名。用戶調(diào)整目錄和文書(shū)結(jié)構(gòu)也非常簡(jiǎn)單，選擇需要調(diào)整的目錄或者文書(shū)，通過(guò)鼠標(biāo)拖動(dòng)操作，即可以完成文書(shū)與目錄的調(diào)整。文書(shū)屬性用戶右鍵單擊文書(shū)庫(kù)目錄中選中的文書(shū)，在打開(kāi)的菜單中選擇“文書(shū)屬性”，將在彈出的框圖中顯示該文書(shū)的一些基本屬性，其中包括：文件名稱：文書(shū)的名稱。案件名稱：初始為空，用戶可根據(jù)案件內(nèi)容定義案件名稱。案件編號(hào)：文書(shū)中案件案號(hào)。文書(shū)類型：支持判決書(shū)、裁定書(shū)、調(diào)解書(shū)和審理報(bào)告。案件類別：目前系統(tǒng)可以分類的案件分為刑事、民事、行政、執(zhí)行、賠償五類，可以進(jìn)行處理刑事、民事、行政三類（審理報(bào)告只支持刑事和民事文書(shū)的處理）。審判程序：目前系統(tǒng)分為一審、二審、再審、再審復(fù)查、復(fù)核五類。修改日期：文書(shū)編輯的日期，如果導(dǎo)入將是文書(shū)最后的文書(shū)發(fā)布日期，如果在系統(tǒng)中有修改將是最后一次修改的日期。上述文書(shū)屬性如果是以導(dǎo)入方式添加到文書(shū)庫(kù)中的，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)文書(shū)內(nèi)容自動(dòng)分析得到這些屬性。如果文書(shū)屬性無(wú)法獲取或者獲取不正確，用戶可以根據(jù)需要修改其屬性值，單擊即可以進(jìn)行修改，點(diǎn)擊其他位置即對(duì)修改結(jié)果進(jìn)行保存。文書(shū)操作界面在文書(shū)目錄樹(shù)上雙擊一個(gè)文書(shū)，將打開(kāi)文書(shū)操作界面，如下所示：文書(shū)操作界面是直接利用本機(jī)的MicrosoftOfficeWord，根據(jù)本機(jī)的MicrosoftOfficeWord版本，實(shí)際界面可能與圖所示有所區(qū)別。在文書(shū)操作界面中編輯文書(shū)跟在MicrosoftOfficeWord中操作沒(méi)有不同，具體詳細(xì)操作請(qǐng)參見(jiàn)MicrosoftOfficeWord的使用說(shuō)明。用戶在系統(tǒng)打開(kāi)多個(gè)文書(shū)，將以頁(yè)簽的方式顯示在操作界面，如下圖所示：當(dāng)頁(yè)簽過(guò)多時(shí)，會(huì)有滾動(dòng)按鈕出現(xiàn)，如下圖所示：用戶可以單擊頁(yè)簽，切換文書(shū)，單擊將關(guān)閉該文書(shū)。文書(shū)庫(kù)操作以下是菜單欄“文書(shū)庫(kù)”下的操作說(shuō)明：默認(rèn)文書(shū)庫(kù)點(diǎn)擊“打開(kāi)默認(rèn)文書(shū)庫(kù)”，將打開(kāi)系統(tǒng)自帶的文書(shū)庫(kù)，默認(rèn)文書(shū)庫(kù)是在文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)客戶端安裝目錄下，名為“default.wdb”的文件。其它文書(shū)庫(kù)點(diǎn)擊“其它文書(shū)庫(kù)”，將彈出文書(shū)庫(kù)選擇窗口，如下圖所示：用戶可以選擇任何以wdb為文件擴(kuò)展名的文書(shū)庫(kù)文件，點(diǎn)擊“打開(kāi)”按鈕將打開(kāi)此文書(shū)庫(kù)，用于查看他人文書(shū)庫(kù)文件使用。備份文書(shū)庫(kù)點(diǎn)擊“備份文書(shū)庫(kù)”，將彈出文書(shū)庫(kù)備份選擇窗口，如下圖所示：用戶可以將當(dāng)前打開(kāi)的文書(shū)庫(kù)備份以便在更換電腦或文書(shū)庫(kù)損壞時(shí)利用，文件擴(kuò)展名為wdb。關(guān)閉文書(shū)庫(kù)點(diǎn)擊“關(guān)閉文書(shū)庫(kù)”，將關(guān)閉當(dāng)前打開(kāi)的文書(shū)庫(kù)。最近編寫(xiě)文書(shū)用戶可以在“最近編寫(xiě)”菜單中查看到最近打開(kāi)編輯過(guò)的文書(shū)，點(diǎn)擊可以直接打開(kāi)該文書(shū)?？蛻舳酥鹘缑嬉部刹榭醋罱帉?xiě)的文書(shū)。退出用戶可以點(diǎn)擊此菜單退出系統(tǒng)，也可以通過(guò)右上角系統(tǒng)按鈕退出系統(tǒng)。退出系統(tǒng)前需要確認(rèn)是否保存正在編輯的文書(shū)，如下圖所示：文書(shū)管理打開(kāi)文書(shū)當(dāng)在文書(shū)庫(kù)目錄中選中文書(shū)后，按右鍵選擇“打開(kāi)”，將打開(kāi)該文書(shū)，效果類似在文書(shū)庫(kù)目錄中雙擊文書(shū)。文書(shū)操作新建文書(shū)點(diǎn)擊菜單上的“新建”按鈕，將彈出如下窗口：用戶可以選擇或者填寫(xiě)“文件名稱”，“案件名稱”，“案件編號(hào)”，“文書(shū)類型”，“案件類別”和“審判程序”這幾個(gè)文書(shū)屬性后，點(diǎn)擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將根據(jù)模板設(shè)置，自動(dòng)生成一份新文書(shū)。用戶也可以使用快捷鍵“Ctrl＋N”來(lái)進(jìn)行同樣操作。保存文書(shū)用戶在編輯文書(shū)過(guò)程中可以隨時(shí)點(diǎn)擊菜單上的“保存”按鈕來(lái)保存文書(shū)，也可以使用快捷鍵“Ctrl＋S”來(lái)進(jìn)行同樣操作。另存文書(shū)用戶可以將系統(tǒng)打開(kāi)的文書(shū)另存到磁盤上，或者保存為其它格式的文件。點(diǎn)擊工具欄上的“另存為”，將彈出如下窗口：用戶選擇文件存儲(chǔ)位置，填寫(xiě)“文件名”，選擇“保存類型”后，點(diǎn)擊“保存”，將在選定的操作系統(tǒng)目錄中生成一個(gè)該文書(shū)的備份文件。用戶也可以使用快捷鍵“Shift＋Ctrl＋S”來(lái)進(jìn)行同樣操作。打印文書(shū)用戶打印已經(jīng)編輯完成的文書(shū)。點(diǎn)擊“打印文書(shū)”菜單，文書(shū)操作界面變?yōu)榇蛴☆A(yù)覽界面，如下所示：用戶點(diǎn)擊編輯界面中的“打印”按鈕即可打印該文書(shū)，如果想取消打印，可以點(diǎn)擊“關(guān)閉打印和預(yù)覽”按鈕，編輯界面返回編輯狀態(tài)用戶也可以點(diǎn)擊工具欄上“打印”按鈕或者使用快捷鍵“Ctrl＋P”來(lái)進(jìn)行同樣操作。注意：因word版本不同，調(diào)用系統(tǒng)打印功能時(shí)在某些情況下可能無(wú)法正常使用。建議用戶優(yōu)先選擇用word直接打印文書(shū)。保存全部文書(shū)為了減少用戶操作，用戶可以一次性保存系統(tǒng)中所有正在編輯的文書(shū)。點(diǎn)擊工具欄上“保存”按鈕旁的小箭頭選擇“保存全部”，可以將系統(tǒng)中正在編輯的文書(shū)都保存，效果等同于每個(gè)文書(shū)都進(jìn)行保存操作。關(guān)閉全部文書(shū)為了減少用戶操作，用戶可以一次性關(guān)閉系統(tǒng)中所有打開(kāi)的文書(shū)。點(diǎn)擊工具欄上“關(guān)閉全部”按鈕，系統(tǒng)中所有打開(kāi)的文書(shū)都將被關(guān)閉，如果有沒(méi)有保存的文書(shū)，將會(huì)有提示彈出。復(fù)制用戶可以在系統(tǒng)中復(fù)制出一份完全一模一樣的文書(shū)，具體操作如下：選中文書(shū)庫(kù)目錄中的一份文書(shū)，單擊“復(fù)制”菜單，系統(tǒng)將會(huì)復(fù)制選中的文書(shū)，其文書(shū)內(nèi)容和文書(shū)屬性都跟原有文書(shū)一模一樣，除了文書(shū)名稱后增加“（副本）”，作為與原有文書(shū)的區(qū)別，如下圖所示：刪除用戶可以刪除文書(shū)庫(kù)中的文書(shū)，操作如下：選中文書(shū)庫(kù)目錄中的一份文書(shū)，按右鍵選擇“刪除”，將會(huì)彈出確認(rèn)對(duì)話框，如下圖所示：用戶點(diǎn)擊按鈕“是”，確認(rèn)刪除，該文書(shū)將從文書(shū)庫(kù)中刪除。注意：文書(shū)刪除后將不能在系統(tǒng)中恢復(fù)，請(qǐng)慎重操作，建議在刪除前將文書(shū)另存到磁盤上，以備有需要時(shí)可以再次導(dǎo)入到系統(tǒng)中。用戶也可以點(diǎn)擊工具欄上“刪除”按鈕來(lái)進(jìn)行同樣操作。導(dǎo)入文書(shū)用戶可以將磁盤上已經(jīng)存在的文書(shū)導(dǎo)入到文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)中，具體操作如下：點(diǎn)擊“單個(gè)導(dǎo)入”按鈕，下拉菜單選項(xiàng)為單個(gè)導(dǎo)入、批量導(dǎo)入和導(dǎo)入文件夾，分別用于導(dǎo)入單個(gè)文書(shū)、導(dǎo)入批量文書(shū)和導(dǎo)入文件夾及其文書(shū)。其中，導(dǎo)入文件夾需要在選擇“自定義分類”時(shí)才可以使用。點(diǎn)擊導(dǎo)入按鈕或者使用快捷鍵“Ctrl＋O”，將彈出選擇文件對(duì)話框，如下圖所示：用戶可以選擇的文件類型有：Word2007文檔格式：擴(kuò)展名為docx的文件。Word2007版本以前文檔格式：擴(kuò)展名為doc的文件。純文本文檔格式：擴(kuò)展名為txt的文件。WPS文檔格式：擴(kuò)展名文wps的文件。選定需要導(dǎo)入的文件后，單擊“打開(kāi)”按鈕，這些文書(shū)將導(dǎo)入到系統(tǒng)中，處理過(guò)程將有處理進(jìn)度界面顯示，如下圖所示：在默認(rèn)文書(shū)庫(kù)中導(dǎo)入同時(shí)系統(tǒng)會(huì)對(duì)這些文件進(jìn)行自動(dòng)提取文書(shū)屬性的操作，將其按照文書(shū)庫(kù)目錄分類放置在對(duì)應(yīng)目錄下。在用戶自定文書(shū)庫(kù)中，使用“批量導(dǎo)入”把所有文書(shū)導(dǎo)入到根節(jié)點(diǎn)下，用戶可以自己分類。如果有些文書(shū)不能識(shí)別其某些文書(shū)屬性，需要用戶手工修改其文書(shū)屬性。用戶也可以點(diǎn)擊工具欄上“批量導(dǎo)入”按鈕，這時(shí)，可以一次選擇多個(gè)文件一起導(dǎo)入，多選需要配合使用Ctrl按鍵或Shift按鍵，如果用戶導(dǎo)入出錯(cuò)，那么請(qǐng)確認(rèn)需要導(dǎo)入的文書(shū)是否已經(jīng)關(guān)閉，請(qǐng)關(guān)閉要導(dǎo)入的文書(shū)。如下圖所示：刷新當(dāng)用戶修改文書(shū)內(nèi)容后，可能涉及到文書(shū)屬性的修改，比如修改了文書(shū)文號(hào)，修改了文書(shū)日期等，用戶除了通過(guò)手工修改文書(shū)屬性外，還可以使用系統(tǒng)提供的“刷新”功能，自動(dòng)分析文書(shū)內(nèi)容來(lái)提取文書(shū)屬性。用戶在文書(shū)庫(kù)目錄選中要重新獲取文書(shū)屬性的文書(shū)，點(diǎn)擊“刷新”按鈕，系統(tǒng)會(huì)將文書(shū)內(nèi)容發(fā)往文書(shū)智能校對(duì)服務(wù)器，由服務(wù)器對(duì)文書(shū)內(nèi)容進(jìn)行智能分析，提取其中的文書(shū)屬性返回，如果選擇一個(gè)目錄的文書(shū)，則會(huì)處理改目錄中所有的文書(shū)。當(dāng)處理的文書(shū)比較多時(shí)，將會(huì)彈出處理進(jìn)度顯示界面，如下圖所示：處理速度跟文書(shū)智能校對(duì)服務(wù)器的性能有關(guān)，一般會(huì)處理的比較快。如果所選中的文書(shū)處于打開(kāi)狀態(tài)，系統(tǒng)會(huì)提示用戶關(guān)閉這些文書(shū)，如下圖所示：系統(tǒng)默認(rèn)分類操作以下操作是針對(duì)系統(tǒng)默認(rèn)分類的操作，只在系統(tǒng)默認(rèn)分類下有效。文書(shū)包可以看作是文書(shū)庫(kù)中的某個(gè)目錄，是多篇文書(shū)的一個(gè)集合，以wpg為文件擴(kuò)展名，以xml方式存儲(chǔ)，可以方便文書(shū)智能校對(duì)系統(tǒng)的用戶之間傳遞多個(gè)文書(shū)。導(dǎo)出包用戶可以將某一分級(jí)目錄下的所有文書(shū)整個(gè)作為一個(gè)文件包導(dǎo)出。用戶系統(tǒng)默認(rèn)分類中選擇某個(gè)目錄，單擊“導(dǎo)出包”菜單，系統(tǒng)將彈出文書(shū)包保存對(duì)話框，如下圖所示：用戶選擇存放文件包的路徑，填寫(xiě)文件包的名稱后，單擊“保存”按鈕，就可以將所選文書(shū)庫(kù)目錄下的所有文書(shū)導(dǎo)出成一個(gè)文件。導(dǎo)入包用戶可以將一個(gè)文書(shū)包導(dǎo)入到系統(tǒng)中。點(diǎn)擊“導(dǎo)入包”菜單，系統(tǒng)彈出選擇文件對(duì)話框，如下圖所示：選擇需要導(dǎo)入的文書(shū)包文件后，點(diǎn)擊“打開(kāi)”按鈕，文書(shū)包中的文書(shū)將導(dǎo)入到系統(tǒng)中。刪除目錄選擇文書(shū)庫(kù)中的某個(gè)目錄，點(diǎn)擊菜單中的“刪除”，系統(tǒng)將彈出確認(rèn)界面，如下圖所示：用戶點(diǎn)擊按鈕“是”，將刪除該目錄下所有文書(shū)。注意：文書(shū)刪除后將不能在系統(tǒng)中恢復(fù)，請(qǐng)慎重操作。自定義分類操作以下操作是針對(duì)自定義分類的操作，只在自定義分類下有效。創(chuàng)建目錄用戶選中自定義分類中的某個(gè)目錄，點(diǎn)擊“創(chuàng)建文件夾”，新創(chuàng)建的目錄將出現(xiàn)在所選目錄之下：刪除目錄用戶可以在自定義分類中刪除目錄，選擇某個(gè)目錄，點(diǎn)擊“刪除”或者右鍵選擇“刪除”。將彈出如下確認(rèn)窗口：用戶選擇“是”，將刪除該目錄，以及該目錄下的所有文書(shū)和子目錄。刷新用戶新增目錄或在一目錄下導(dǎo)入文書(shū)后，目錄可能沒(méi)有按照順序排列或者文書(shū)信息不完整，這時(shí)可以通過(guò)點(diǎn)擊“刷新”，對(duì)用戶目錄下文書(shū)重載并按照文書(shū)名稱重新排序。文件夾導(dǎo)入用戶可以在自定義分類下將可以導(dǎo)入硬盤上的某個(gè)文件夾及其文書(shū)。操作方式參考導(dǎo)入的說(shuō)明。右鍵菜單操作系統(tǒng)默認(rèn)分類右鍵菜單在系統(tǒng)默認(rèn)分類上，單擊右鍵，將根據(jù)選擇目錄不同，彈出菜單。如果選擇目錄，將彈出如下菜單：如果選擇文書(shū)，將彈出如下菜單：自定義分類右鍵菜單在系統(tǒng)默認(rèn)分類上，單擊右鍵，將根據(jù)選擇目錄不同，彈出菜單。如果選擇目錄，將彈出如下菜單：如果選擇文書(shū)，將彈出如下菜單：智能糾錯(cuò)智能糾錯(cuò)功能介紹智能糾錯(cuò)：對(duì)文書(shū)進(jìn)行字詞、語(yǔ)法、通用規(guī)則和業(yè)務(wù)規(guī)則等方面的校對(duì)，并進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)識(shí)和建議。具體如下：1、字詞校對(duì)：即校對(duì)文書(shū)中的字詞是否有拼寫(xiě)錯(cuò)誤，如“糾紛”是否錯(cuò)寫(xiě)成“糾分”等。2、語(yǔ)法校對(duì)：字詞本身沒(méi)有錯(cuò)誤，但漢語(yǔ)語(yǔ)法方面有問(wèn)題，主要有以下三類錯(cuò)誤。不常見(jiàn)單字詞，如“垃”、“鴛”等。如果出現(xiàn)不常見(jiàn)單字就可能是漏字或者錯(cuò)字。不常見(jiàn)語(yǔ)法搭配：漢語(yǔ)詞性間搭配符合一定的語(yǔ)法規(guī)則，如果不符合這種規(guī)則就可能是詞語(yǔ)拼寫(xiě)有誤。不常見(jiàn)詞語(yǔ)搭配：該字詞與前后詞語(yǔ)搭配不是很常見(jiàn)，通常有與其類似，但與前后詞語(yǔ)更常見(jiàn)搭配的字詞。3、通用規(guī)則校對(duì)：檢查文書(shū)中與業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的一般性內(nèi)容是否正確日期是否符合常識(shí)；身份證信息校對(duì)；序號(hào)是否連續(xù)；地名檢查、存在沒(méi)填的內(nèi)容；連續(xù)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；重復(fù)字詞；不配對(duì)標(biāo)點(diǎn)等。4、業(yè)務(wù)規(guī)則校對(duì)：檢查文書(shū)業(yè)務(wù)邏輯是否正確，文書(shū)結(jié)構(gòu)是否完整，法律法規(guī)引用是否規(guī)范。智能糾錯(cuò)圖智能糾錯(cuò)操作用戶點(diǎn)擊工具欄中的“智能糾錯(cuò)”按鈕，將對(duì)當(dāng)前打開(kāi)的文書(shū)進(jìn)行校對(duì)，正常情況下，將很快返回校對(duì)結(jié)果，如下圖所示：也有出現(xiàn)錯(cuò)誤，彈出如下界面：這時(shí)請(qǐng)檢查校對(duì)服務(wù)設(shè)置是否正確，校對(duì)服務(wù)設(shè)置請(qǐng)參見(jiàn)REF_Ref241483169\r\h3.10.2REF_Ref241483189\h服務(wù)設(shè)置。用戶可以使用快捷鍵“F9”來(lái)進(jìn)行同樣的操作。當(dāng)用戶在完成初次校對(duì)后，如需進(jìn)一步校對(duì)語(yǔ)病，可以勾選“校對(duì)結(jié)果”上方的“語(yǔ)法校對(duì)”選項(xiàng)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行二次校對(duì)，將可能的語(yǔ)法錯(cuò)誤進(jìn)行提示。請(qǐng)參見(jiàn)3.4.3校對(duì)結(jié)果。校對(duì)結(jié)果校對(duì)結(jié)果顯示框，如下圖所示：錯(cuò)誤列表顯示具體校對(duì)錯(cuò)誤，錯(cuò)誤分塊顯示，每塊第一行是錯(cuò)誤標(biāo)題，“錯(cuò)誤級(jí)別：錯(cuò)誤描述”，下面是錯(cuò)誤所在句子，其中錯(cuò)誤字詞以紅色表示。錯(cuò)誤定位單擊列表中的錯(cuò)誤，可以定位到文書(shū)中具體錯(cuò)誤位置。錯(cuò)誤修正用戶可以選擇系統(tǒng)提供的修改建議，點(diǎn)擊“更正”按鈕，將用修正建議中的字詞替換文書(shū)中錯(cuò)誤的字詞。錯(cuò)誤忽略點(diǎn)擊“忽略本項(xiàng)”按鈕，將忽略該錯(cuò)誤，將定位到下一個(gè)相同錯(cuò)誤處，如果沒(méi)有相同錯(cuò)誤，該錯(cuò)誤將從錯(cuò)誤列表中刪除。點(diǎn)擊“忽略相同項(xiàng)”按鈕，將忽略所有相同的該類錯(cuò)誤，此類錯(cuò)誤從錯(cuò)誤列表中刪除。點(diǎn)擊“添加自定義詞組”按鈕，可以把該詞加入自定義詞組，以后則不會(huì)報(bào)錯(cuò)。點(diǎn)擊“清除所有標(biāo)記”按鈕，將清除文檔中所有標(biāo)記，所有錯(cuò)誤從錯(cuò)誤列表中刪除。當(dāng)用戶對(duì)系統(tǒng)標(biāo)記的某一字詞語(yǔ)法錯(cuò)誤累計(jì)忽略達(dá)一定次數(shù)，系統(tǒng)將自動(dòng)提取該詞，并提示用戶是否加入到自定義詞組，由用戶確認(rèn)，從而逐步完善校對(duì)詞庫(kù)。添加自定義詞組如果用戶認(rèn)為該錯(cuò)誤屬于誤判，為了避免以后出現(xiàn)類似錯(cuò)誤，可以將該錯(cuò)誤添加到自定義詞組中。點(diǎn)擊“添加自定義詞組”，會(huì)彈出如下界面：對(duì)于不常見(jiàn)詞語(yǔ)搭配錯(cuò)誤，通常不是詞語(yǔ)本身是錯(cuò)誤的，而是與前后詞語(yǔ)搭配不合適，不宜只定義錯(cuò)誤詞語(yǔ)本身，建議用戶根據(jù)系統(tǒng)提示，將錯(cuò)誤與前后詞語(yǔ)進(jìn)行搭配組合后添加。用戶選擇合適的詞組后點(diǎn)擊“確定”按鈕，會(huì)增加到自定義詞組中，同時(shí)該錯(cuò)誤會(huì)從錯(cuò)誤列表中去掉。如果用戶再次校對(duì)也不會(huì)再出現(xiàn)該錯(cuò)誤。自定義設(shè)置為了幫助用戶在使用中不斷提高字詞語(yǔ)法校對(duì)的準(zhǔn)確率，本系統(tǒng)提供了自定義設(shè)置功能。在文書(shū)智能校對(duì)過(guò)程中，對(duì)于個(gè)別計(jì)算機(jī)判斷錯(cuò)誤的字詞，用戶可以將其添加到自定義詞組里，逐步完善詞庫(kù)，避免再次誤報(bào)。如果存在一些特殊的錯(cuò)誤，系統(tǒng)未能發(fā)現(xiàn)，用戶還可以通過(guò)添加自定義錯(cuò)誤和相對(duì)應(yīng)的正確表述，以便在以后使用系統(tǒng)時(shí)能夠有效發(fā)現(xiàn)此類錯(cuò)誤。系統(tǒng)會(huì)將用戶定義的詞組和錯(cuò)誤上傳到服務(wù)器上，由管理員進(jìn)行定期清理，對(duì)于合適的詞組和錯(cuò)誤將添加到服務(wù)器定義中，一旦添加到服務(wù)器定義，將對(duì)所有客戶端生效。針對(duì)客戶端來(lái)說(shuō)，共有四個(gè)自定義設(shè)置生效：客戶端定義詞組、客戶端定義錯(cuò)詞、服務(wù)器定義詞組、服務(wù)器定義錯(cuò)詞。如果這四個(gè)自定義設(shè)置有沖突的地方，前一種設(shè)置優(yōu)先于后一種設(shè)置。用戶可以通過(guò)工具欄上的“文書(shū)基本操作”頁(yè)簽下“自定義詞組”和“自定義錯(cuò)詞”使用自定義功能。自定義詞組自定義詞組界面如下所示：用戶在搜索框中輸入，會(huì)自動(dòng)定位到包含用戶輸入的自定義詞組上，如果用戶想查看下一條，可以按回車鍵，系統(tǒng)會(huì)定位到下一個(gè)包含用戶輸入的自定義詞組上。通過(guò)“添加”、“修改”、“刪除”按鈕，用戶可以維護(hù)本客戶端的自定義詞組。用戶可以通過(guò)“shift”鍵一次選取多條記錄，進(jìn)行批量操作?！八⑿?tīng)顟B(tài)”按鈕作用有兩個(gè)：一是用來(lái)將本系統(tǒng)的自定義詞組上傳到服務(wù)器上；二是與服務(wù)器上的定義詞組進(jìn)行比對(duì)，獲取自定義詞組的狀態(tài)，一般狀態(tài)有如下幾種：尚未定義：服務(wù)器上尚未定義該詞組。已定義為詞組：服務(wù)器上定義的詞組已經(jīng)包含該詞組。已定義為錯(cuò)詞：該詞組已在服務(wù)器上被定義為錯(cuò)詞，需要由用戶來(lái)確定是服務(wù)器端定義錯(cuò)詞有誤，還是客戶端定義詞組有誤。固定錯(cuò)誤：系統(tǒng)固定錯(cuò)詞已經(jīng)包含該詞組。本機(jī)定義沖突：在客戶端上曾經(jīng)將該詞組自定義為錯(cuò)詞。對(duì)于狀態(tài)為“已定義為詞組”的詞組，已經(jīng)被服務(wù)器采用，并且對(duì)于所有客戶端都有效，因此可以在客戶端上刪除該定義。對(duì)于狀態(tài)為“已定義為錯(cuò)詞”、“固定錯(cuò)誤”的詞組，是與服務(wù)定義相沖突，需要用戶考慮是否需要?jiǎng)h除或者修改。對(duì)于狀態(tài)為“本機(jī)定義沖突”的詞組，是同一詞組在本機(jī)分別被定義為詞組和錯(cuò)詞，用戶需要判斷并刪除錯(cuò)誤定義。自定義錯(cuò)詞自定義錯(cuò)詞界面如下：用戶在錯(cuò)詞搜索或者正詞搜索中輸入，會(huì)自動(dòng)定位到包含用戶輸入的自定義錯(cuò)詞上，如果用戶想查看下一條，可以按回車鍵，系統(tǒng)會(huì)定位到下一個(gè)包含用戶輸入的自定義錯(cuò)詞上。功能與自定義詞組類似，通過(guò)“添加”“修改”“刪除”按鈕，用戶可以維護(hù)本客戶端的自定義錯(cuò)誤。用戶可以通過(guò)“shift”鍵一次選取多條記錄，進(jìn)行批量操作?！八⑿?tīng)顟B(tài)”功能跟自定義詞組中的“刷新?tīng)顟B(tài)”類似，一是用來(lái)將本系統(tǒng)的自定義錯(cuò)詞上傳到服務(wù)器上；二是與服務(wù)器上的定義錯(cuò)詞進(jìn)行比對(duì)，獲取自定義錯(cuò)詞的狀態(tài)，一般狀態(tài)有如下幾種：尚未定義：服務(wù)器上尚未定義該錯(cuò)詞。已定義為錯(cuò)誤：服務(wù)器上定義的錯(cuò)詞已經(jīng)包含該錯(cuò)詞。已定義為詞組：該錯(cuò)詞已在服務(wù)器上被定義為詞組。固定錯(cuò)誤：系統(tǒng)固定錯(cuò)誤已經(jīng)包含該錯(cuò)詞。本機(jī)定義沖突：在客戶端上曾經(jīng)將該錯(cuò)詞自定義為詞組。對(duì)于狀態(tài)為“已定義為錯(cuò)誤”和“固定錯(cuò)誤”的錯(cuò)詞，已經(jīng)被服務(wù)器采用，并且對(duì)于所有客戶端都有效，因此可以在客戶端上刪除該定義。對(duì)于狀態(tài)為“已定義為詞組”的錯(cuò)詞，是與服務(wù)定義相沖突，需要用戶考慮是否需要?jiǎng)h除或者修改。對(duì)于狀態(tài)為“本機(jī)定義沖突”的錯(cuò)詞，是同一錯(cuò)詞在本機(jī)分別被定義為詞組和錯(cuò)詞，用戶需要判斷并刪除錯(cuò)誤定義。校對(duì)設(shè)置用戶可以設(shè)置顯示校對(duì)錯(cuò)誤的級(jí)別，還可以對(duì)具體校對(duì)的項(xiàng)目進(jìn)行設(shè)置，具體操作參見(jiàn)REF_Ref241484499\r\h3.10.1REF_Ref241484508\h校對(duì)設(shè)置。自動(dòng)排版自動(dòng)排版功能介紹自動(dòng)排版：根據(jù)對(duì)最高人民法院及地方各級(jí)法院對(duì)于各類裁判文書(shū)格式規(guī)定的分析和總結(jié)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)格式的自動(dòng)排版和規(guī)范。同時(shí)，此功能還實(shí)現(xiàn)了諸如對(duì)文書(shū)落款單獨(dú)顯示在一頁(yè)或者分頁(yè)顯示等問(wèn)題的格式校對(duì)。自動(dòng)排版操作用戶點(diǎn)擊工具欄中的“自動(dòng)排版”按鈕，將對(duì)當(dāng)前打開(kāi)的文書(shū)進(jìn)行排版，此操作需要一些時(shí)間，請(qǐng)稍微等待，大約幾秒后即可完成。模板設(shè)置系統(tǒng)文書(shū)模板可以由管理員在服務(wù)器端統(tǒng)一維護(hù)，客戶端定期同步模板，便于用戶根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要統(tǒng)一、靈活地對(duì)模板做更新和修改，再次排版將依照服務(wù)器端新的模板樣式調(diào)整。排版功能主要針對(duì)以下幾個(gè)部分：法院名稱文書(shū)名稱文書(shū)案號(hào)正文審判組織成員院長(zhǎng)文書(shū)日期書(shū)記員主要調(diào)整以下格式：字體文字大小文字是否加粗文字居左、居右或居中段落縮進(jìn)和間距頁(yè)面設(shè)置頁(yè)碼設(shè)置注意：段落間距有可能因?yàn)檎{(diào)整審判組織成員不單獨(dú)成頁(yè)，有所調(diào)整。撤銷排版文書(shū)自動(dòng)排版之后，將清除所有原來(lái)文書(shū)格式。如果用戶需要還原排版前文書(shū)格式，可選擇撤銷排版。撤銷排版會(huì)撤銷到自動(dòng)排版以前的格式。用戶在自動(dòng)排版后進(jìn)行的操作也會(huì)撤銷，并且不可恢復(fù)，請(qǐng)慎重使用。注意：客戶端的撤銷排版功能不可以和word插件中的撤銷排版同時(shí)使用，建議在客戶端，不使用word插件中的所有功能。 如果文檔中存在批注信息，可能會(huì)存在排版有誤，請(qǐng)取消所有批注后再進(jìn)行排版。法律法規(guī)結(jié)合法律法規(guī)查詢附錄資料：不需要的可以自行刪除ExcelXP的八則快速輸入技巧如果我們?cè)谟肊xcelXP處理龐大的數(shù)據(jù)信息時(shí)，不注意講究技巧和方法的話，很可能會(huì)花費(fèi)很大的精力。因此如何巧用ExcelXP，來(lái)快速輸入信息就成為各個(gè)ExcelXP用戶非常關(guān)心的話題，筆者向大家介紹幾則這方面的小技巧。1、快速輸入大量含小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字如果我們需要在ExcelXP工作表中輸入大量的帶有小數(shù)位的數(shù)字時(shí)，按照普通的輸入方法，我們可能按照數(shù)字原樣大小直接輸入，例如現(xiàn)在要在單元格中輸入0.05這個(gè)數(shù)字時(shí)，我們會(huì)把“0.05”原樣輸入到表格中。不過(guò)如果需要輸入若干個(gè)帶有小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí)，我們?cè)侔凑丈厦娴姆椒ㄝ斎氲脑?，每次輸入?shù)字時(shí)都需要重復(fù)輸入小數(shù)點(diǎn)，這樣工作量會(huì)變大，輸入效率會(huì)降低。其實(shí)，我們可以使用ExcelXP中的小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位功能，讓所有數(shù)字的小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位，從而快速提高輸入速度。在使用小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位功能時(shí)，我們可以先在ExcelXP的編輯界面中，用鼠標(biāo)依次單擊“工具”/“選項(xiàng)”/“編輯”標(biāo)簽，在彈出的對(duì)話框中選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，然后在“位數(shù)”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)就可以了。以后我們?cè)佥斎霂в行?shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí)，直接輸入數(shù)字，而小數(shù)點(diǎn)將在回車鍵后自動(dòng)進(jìn)行定位。例如，我們要在某單元格中鍵入0.06的話，可以在上面的設(shè)置中，讓“位數(shù)”選項(xiàng)為2，然后直接在指定單元格中輸入6，回車以后，該單元格的數(shù)字自動(dòng)變?yōu)椤?.06”，怎么樣簡(jiǎn)單吧？2、快速錄入文本文件中的內(nèi)容現(xiàn)在您手邊假如有一些以純文本格式儲(chǔ)存的文件，如果此時(shí)您需要將這些數(shù)據(jù)制作成ExcelXP的工作表，那該怎么辦呢？重新輸入一遍，大概只有頭腦有毛病的人才會(huì)這樣做；將菜單上的數(shù)據(jù)一個(gè)個(gè)復(fù)制/粘貼到工作表中，也需花很多時(shí)間。沒(méi)關(guān)系！您只要在ExcelXP中巧妙使用其中的文本文件導(dǎo)入功能，就可以大大減輕需要重新輸入或者需要不斷復(fù)制、粘貼的巨大工作量了。使用該功能時(shí)，您只要在ExcelXP編輯區(qū)中，依次用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“數(shù)據(jù)/獲取外部數(shù)據(jù)/導(dǎo)入文本文件”命令，然后在導(dǎo)入文本會(huì)話窗口選擇要導(dǎo)入的文本文件，再按下“導(dǎo)入”鈕以后，程序會(huì)彈出一個(gè)文本導(dǎo)入向?qū)?duì)話框，您只要按照向?qū)У奶崾具M(jìn)行操作，就可以把以文本格式的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成工作表的格式了。3、快速輸入大量相同數(shù)據(jù)如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息，那么你不必逐個(gè)單元格一個(gè)一個(gè)地輸入，那樣需要花費(fèi)好長(zhǎng)時(shí)間，而且還比較容易出錯(cuò)。你可以通過(guò)下面的操作方法在多個(gè)相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個(gè)數(shù)據(jù)，具體方法為：首先同時(shí)選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住Ctrl鍵的同時(shí)，點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，逐個(gè)選中；其次輸入要填充的某個(gè)數(shù)據(jù)。按住Ctrl鍵的同時(shí)，按回車鍵，則剛才選中的所有單元格同時(shí)填入該數(shù)據(jù)。4、快速進(jìn)行中英文輸入法切換一張工作表常常會(huì)既包含有數(shù)字信息，又包含有文字信息，要錄入這樣一種工作表就需要我們不斷地在中英文之間反復(fù)切換輸入法，非常麻煩，為了方便操作，我們可以用以下方法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)切換：首先用鼠標(biāo)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，然后在輸入法菜單中選擇一個(gè)合適的中文輸入法；接著打開(kāi)“有效數(shù)據(jù)”對(duì)話框，選中“IME模式”標(biāo)簽，在“模式”框中選擇打開(kāi)，單擊“確定”按鈕；然后再選中輸入數(shù)字的單元格區(qū)域，在“有效數(shù)據(jù)”對(duì)話框中，單擊“IME模式”選項(xiàng)卡，在“模式”框中選擇關(guān)閉（英文模式）；最后單擊“確定”按鈕，這樣用鼠標(biāo)分別在剛才設(shè)定的兩列中選中單元格，五筆和英文輸入方式就可以相互切換了。5、快速刪除工作表中空行刪除ExcelXP工作表中的空行，一般的方法是需要將空行都找出來(lái)，然后逐行刪除，但這樣做操作量非常大，很不方便。那么如何才能減輕刪除工作表中空行的工作量呢？您可以使用下面的操作方法來(lái)進(jìn)行刪除：首先打開(kāi)要?jiǎng)h除空行的工作表，在打開(kāi)的工作表中用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“插入”菜單項(xiàng)，并從下拉菜單中選擇“列”，從而插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中順序填入整數(shù)；然后根據(jù)其他任何一列將表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。刪去所有空行中Ｘ列的數(shù)據(jù)，以Ｘ列重新排序，然后刪去Ｘ列。按照這樣的刪除方法，無(wú)論工作表中包含多少空行，您就可以很快地刪除了。6、快速對(duì)不同單元格中字號(hào)進(jìn)行調(diào)整在使用ExcelXP編輯文件時(shí)，常常需要將某一列的寬度固定，但由于該列各單元格中的字符數(shù)目不等，致使有的單元格中的內(nèi)容不能完全顯示在屏幕上，為了讓這些單元格中的數(shù)據(jù)都顯示在屏幕上，就不得不對(duì)這些單元格重新定義較小的字號(hào)。如果依次對(duì)這些單元格中的字號(hào)調(diào)整的話，工作量將會(huì)變得很大。其實(shí)，您可以采用下面的方法來(lái)減輕字號(hào)調(diào)整的工作量：首先新建或打開(kāi)一個(gè)工作簿，并選中需要ExcelXP根據(jù)單元格的寬度調(diào)整字號(hào)的單元格區(qū)域；其次單擊用鼠標(biāo)依次單擊菜單欄中的“格式”/“單元格”/“對(duì)齊”標(biāo)簽，在“文本控制”下選中“縮小字體填充”復(fù)選框，并單擊“確定”按鈕；此后，當(dāng)你在這些單元格中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，如果輸入的數(shù)據(jù)長(zhǎng)度超過(guò)了單元格的寬度，ExcelXP能夠自動(dòng)縮小字符的大小把數(shù)據(jù)調(diào)整到與列寬一致，以使數(shù)據(jù)全部顯示在單元格中。如果你對(duì)這些單元格的列寬進(jìn)行了更改，則字符可自動(dòng)增大或縮小字號(hào)，以適應(yīng)新的單元格列寬，但是對(duì)這些單元格原設(shè)置的字體字號(hào)大小則保持不變。7、快速輸入多個(gè)重復(fù)數(shù)據(jù)在使用ExcelXP工作表的過(guò)程中，我們經(jīng)常要輸入大量重復(fù)的數(shù)據(jù),如果依次輸入，無(wú)疑工作量是巨大的。現(xiàn)在我們可以借助ExcelXP的“宏”功能,來(lái)記錄首次輸入需要重復(fù)輸入的數(shù)據(jù)的命令和過(guò)程,然后將這些命令和過(guò)程賦值到一個(gè)組合鍵或工具欄的按鈕上,當(dāng)按下組合鍵時(shí),計(jì)算機(jī)就會(huì)重復(fù)所記錄的操作。使用宏功能時(shí)，我們可以按照以下步驟進(jìn)行操作:首先打開(kāi)工作表，在工作表中選中要進(jìn)行操作的單元格；接著再用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“工具”菜單項(xiàng)，并從彈出的下拉菜單中選擇“宏”子菜單項(xiàng)，并從隨后彈出的下級(jí)菜單中選擇“錄制新宏”命令；設(shè)定好宏后，我們就可以對(duì)指定的單元格，進(jìn)行各種操作，程序?qū)⒆詣?dòng)對(duì)所進(jìn)行的各方面操作記錄復(fù)制。8、快速處理多個(gè)工作表有時(shí)我們需要在ExcelXP中打開(kāi)多個(gè)工作表來(lái)進(jìn)行編輯，但無(wú)論打開(kāi)多少工作表，在某一時(shí)刻我們只能對(duì)一個(gè)工作表進(jìn)行編輯，編輯好了以后再依次編輯下一個(gè)工作表，如果真是這樣操作的話，我們倒沒(méi)有這個(gè)必要同時(shí)打開(kāi)多個(gè)工作表了，因?yàn)槲覀兺瑫r(shí)打開(kāi)多個(gè)工作表的目的就是要減輕處理多個(gè)工作表的工作量的，那么我們?cè)撊绾螌?shí)現(xiàn)這樣的操作呢？您可采用以下方法：首先按住“Shift"鍵或“Ctrl"鍵并配以鼠標(biāo)操作，在工作簿底部選擇多個(gè)彼此相鄰或不相鄰的工作表標(biāo)簽，然后就可以對(duì)其實(shí)行多方面的批量處理；接著在選中的工作表標(biāo)簽上按右鍵彈出快捷菜單，進(jìn)行插入和刪除多個(gè)工作表的操作；然后在“文件”菜單中選擇“頁(yè)面設(shè)置……”，將選中的多個(gè)工作表設(shè)成相同的頁(yè)面模式；再通過(guò)“編輯”菜單中的有關(guān)選項(xiàng)，在多個(gè)工作表范圍內(nèi)進(jìn)行查找、替換、定位操作；通過(guò)“格式”菜單中的有關(guān)選項(xiàng)，將選中的多個(gè)工作表的行、列、單元格設(shè)成相同的樣式以及進(jìn)行一次性全部隱藏操作；接著在“工具”菜單中選擇“選項(xiàng)……”，在彈出的菜單中選擇“視窗”和“編輯”按鈕，將選中的工作表設(shè)成相同的視窗樣式和單元格編輯屬性；最后選中上述工作表集合中任何一個(gè)工作表，并在其上完成我們所需要的表格，則其它工作表在相同的位置也同時(shí)生成了格式完全相同的表格。高效辦公Excel排序方法"集中營(yíng)"排序是數(shù)據(jù)處理中的經(jīng)常性工作，Excel排序有序數(shù)計(jì)算（類似成績(jī)統(tǒng)計(jì)中的名次）和數(shù)據(jù)重排兩類。本文以幾個(gè)車間的產(chǎn)值和名稱為例，介紹Excel2000/XP的數(shù)據(jù)排序方法。一、數(shù)值排序1.RANK函數(shù)RANK函數(shù)是Excel計(jì)算序數(shù)的主要工具，它的語(yǔ)法為:RANK（number，ref，order），其中number為參與計(jì)算的數(shù)字或含有數(shù)字的單元格，ref是對(duì)參與計(jì)算的數(shù)字單元格區(qū)域的絕對(duì)引用，order是用來(lái)說(shuō)明排序方式的數(shù)字（如果order為零或省略，則以降序方式給出結(jié)果，反之按升序方式）。例如圖1中E2、E3、E4單元格存放一季度的總產(chǎn)值，計(jì)算各車間產(chǎn)值排名的方法是:在F2單元格內(nèi)輸入公式“=RANK（E2，$E$2:$E$4）”，敲回車即可計(jì)算出鑄造車間的產(chǎn)值排名是2。再將F2中的公式復(fù)制到剪貼板，選中F3、F4單元格按Ctrl+V，就能計(jì)算出其余兩個(gè)車間的產(chǎn)值排名為3和1。如果B1單元格中輸入的公式為“=RANK（E2，$E$2:$E$4，1）”，則計(jì)算出的序數(shù)按升序方式排列，即2、1和3。需要注意的是:相同數(shù)值用RANK函數(shù)計(jì)算得到的序數(shù)（名次）相同，但會(huì)導(dǎo)致后續(xù)數(shù)字的序數(shù)空缺。假如上例中F2單元格存放的數(shù)值與F3相同，則按本法計(jì)算出的排名分別是3、3和1（降序時(shí)）。2.COUNTIF函數(shù)COUNTIF函數(shù)可以統(tǒng)計(jì)某一區(qū)域中符合條件的單元格數(shù)目，它的語(yǔ)法為COUNTIF（range，criteria）。其中range為參與統(tǒng)計(jì)的單元格區(qū)域，criteria是以數(shù)字、表達(dá)式或文本形式定義的條件。其中數(shù)字可以直接寫(xiě)入，表達(dá)式和文本必須加引號(hào)。仍以圖1為例，F(xiàn)2單元格內(nèi)輸入的公式為“=COUNTIF（$E$2:$E$4，">"&E2）+1”。計(jì)算各車間產(chǎn)值排名的方法同上，結(jié)果也完全相同，2、1和3。此公式的計(jì)算過(guò)程是這樣的:首先根據(jù)E2單元格內(nèi)的數(shù)值，在連接符&的作用下產(chǎn)生一個(gè)邏輯表達(dá)式，即“>176.7”、“>167.3”等。COUNTIF函數(shù)計(jì)算出引用區(qū)域內(nèi)符合條件的單元格數(shù)量，該結(jié)果加一即可得到該數(shù)值的名次。很顯然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，對(duì)重復(fù)數(shù)據(jù)計(jì)算得到的結(jié)果與RANK函數(shù)相同。3.IF函數(shù)Excel自身帶有排序功能，可使數(shù)據(jù)以降序或升序方式重新排列。如果將它與IF函數(shù)結(jié)合，可以計(jì)算出沒(méi)有空缺的排名。以圖1中E2、E3、E4單元格的產(chǎn)值排序?yàn)槔?，具體做法是:選中E2單元格，根據(jù)排序需要，單擊Excel工具欄中的“降序排序”或“升序排序”按鈕，即可使工作表中的所有數(shù)據(jù)按要求重新排列。假如數(shù)據(jù)是按產(chǎn)值由大到?。ń敌颍┡帕械模窒胭x予每個(gè)車間從1到n（n為自然數(shù)）的排名?？梢栽贕2單元格中輸入1，然后在G3單元格中輸入公式“=IF（E3=E2，G3,G3+1）”，只要將公式復(fù)制到G4等單元格，就可以計(jì)算出其他車間的產(chǎn)值排名。二、文本排序選舉等場(chǎng)合需要按姓氏筆劃為文本排序，Excel提供了比較好的解決辦法。如果您要將圖1數(shù)據(jù)表按車間名稱的筆劃排序，可以使用以下方法:選中排序關(guān)鍵字所在列（或行）的首個(gè)單元格（如圖1中的A1），單擊Excel“數(shù)據(jù)”菜單下的“排序”命令，再單擊其中的“選項(xiàng)”按鈕。選中“排序選項(xiàng)”對(duì)話框“方法”下的“筆畫(huà)排序”，再根據(jù)數(shù)據(jù)排列方向選擇“按行排序”或“按列排序”，“確定”后回到“排序”對(duì)話框（圖2）。如果您的數(shù)據(jù)帶有標(biāo)題行（如圖1中的“單位”之類），則應(yīng)選中“有標(biāo)題行”（反之不選），然后打開(kāi)“主要關(guān)鍵字”下拉列表，選擇其中的“單位”，選中排序方式（“升序”或“降序”）后“確定”，表中的所有數(shù)據(jù)就會(huì)據(jù)此重新排列。此法稍加變通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序，請(qǐng)讀者自行摸索。三、自定義排序如果您要求Excel按照“金工車間”、“鑄造車間”和“維修車間”的特定順序重排工作表數(shù)據(jù)，前面介紹的幾種方法就無(wú)能為力了。這類問(wèn)題可以用定義排序規(guī)則的方法解決:首先單擊Excel“工具”菜單下的“選項(xiàng)”命令，打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話框中的“自定義序列”選項(xiàng)卡（圖3）。選中左邊“自定義序列”下的“新序列”，光標(biāo)就會(huì)在右邊的“輸入序列”框內(nèi)閃動(dòng)，您就可以輸入“金工車間”、“鑄造車間”等自定義序列了，輸入的每個(gè)序列之間要用英文逗號(hào)分隔，或者每輸入一個(gè)序列就敲回車。如果序列已經(jīng)存在于工作表中，可以選中序列所在的單元格區(qū)域單擊“導(dǎo)入”，這些序列就會(huì)被自動(dòng)加入“輸入序列”框。無(wú)論采用以上哪種方法，單擊“添加”按鈕即可將序列放入“自定義序列”中備用（圖3）。使用排序規(guī)則排序的具體方法與筆劃排序很相似，只是您要打開(kāi)“排序選項(xiàng)”對(duì)話框中的“自定義排序次序”下拉列表，選中前面定義的排序規(guī)則，其他選項(xiàng)保持不動(dòng)。回到“排序”對(duì)話框后根據(jù)需要選擇“升序”或“降序”，“確定”后即可完成數(shù)據(jù)的自定義排序。需要說(shuō)明的是:顯示在“自定義序列”選項(xiàng)卡中的序列（如一、二、三等），均可按以上方法參與排序，請(qǐng)讀者注意Excel提供的自定義序列類型。談?wù)凟xcel輸入的技巧在Excel工作表的單元格中，可以使用兩種最基本的數(shù)據(jù)格式：常數(shù)和公式。常數(shù)是指文字、數(shù)字、日期和時(shí)間等數(shù)據(jù)，還可以包括邏輯值和錯(cuò)誤值，每種數(shù)據(jù)都有它特定的格式和輸入方法，為了使用戶對(duì)輸入數(shù)據(jù)有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)，有必要來(lái)介紹一下在Excel中輸入各種類型數(shù)據(jù)的方法和技巧。一、輸入文本Excel單元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及數(shù)字、空格和非數(shù)字字符的組合，每個(gè)單元格中最多可容納32000個(gè)字符數(shù)。雖然在Excel中輸入文本和在其它應(yīng)用程序中沒(méi)有什么本質(zhì)區(qū)別，但是還是有一些差異，比如我們?cè)赪ord、PowerPoint的表格中，當(dāng)在單元格中輸入文本后，按回車鍵表示一個(gè)段落的結(jié)束，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)移到本單元格中下一段落的開(kāi)頭，在Excel的單元格中輸入文本時(shí)，按一下回車鍵卻表示結(jié)束當(dāng)前單元格的輸入，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)移到當(dāng)前單元格的下一個(gè)單元格，出現(xiàn)這種情況時(shí)，如果你是想在單元格中分行，則必須在單元格中輸入硬回車，即按住Alt鍵的同時(shí)按回車鍵。二、輸入分?jǐn)?shù)幾乎在所有的文檔中，分?jǐn)?shù)格式通常用一道斜杠來(lái)分界分子與分母，其格式為“分子/分母”，在Excel中日期的輸入方法也是用斜杠來(lái)區(qū)分年月日的，比如在單元格中輸入“1/2”，按回車鍵則顯示“1月2日”，為了避免將輸入的分?jǐn)?shù)與日期混淆，我們?cè)趩卧裰休斎敕謹(jǐn)?shù)時(shí)，要在分?jǐn)?shù)前輸入“0”（零）以示區(qū)別，并且在“0”和分子之間要有一個(gè)空格隔開(kāi)，比如我們?cè)谳斎?/2時(shí)，則應(yīng)該輸入“01/2”。如果在單元格中輸入“81/2”，則在單元格中顯示“81/2”，而在編輯欄中顯示“8.5”。三、輸入負(fù)數(shù)在單元格中輸入負(fù)數(shù)時(shí)，可在負(fù)數(shù)前輸入“-”作標(biāo)識(shí)，也可將數(shù)字置在（）括號(hào)內(nèi)來(lái)標(biāo)識(shí)，比如在單元格中輸入“（88）”，按一下回車鍵，則會(huì)自動(dòng)顯示為“-88”。四、輸入小數(shù)在輸入小數(shù)時(shí)，用戶可以向平常一樣使用小數(shù)點(diǎn)，還可以利用逗號(hào)分隔千位、百萬(wàn)位等，當(dāng)輸入帶有逗號(hào)的數(shù)字時(shí)，在編輯欄并不顯示出來(lái)，而只在單元格中顯示。當(dāng)你需要輸入大量帶有固定小數(shù)位的數(shù)字或帶有固定位數(shù)的以“0”字符串結(jié)尾的數(shù)字時(shí)，可以采用下面的方法：選擇“工具”、“選項(xiàng)”命令，打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話框，單擊“編輯”標(biāo)簽，選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，并在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入或選擇要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)，如果要在輸入比較大的數(shù)字后自動(dòng)添零，可指定一個(gè)負(fù)數(shù)值作為要添加的零的個(gè)數(shù)，比如要在單元格中輸入“88”后自動(dòng)添加3個(gè)零，變成“88000”，就在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“-3”，相反，如果要在輸入“88”后自動(dòng)添加3位小數(shù)，變成“0.088”，則要在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“3”。另外，在完成輸入帶有小數(shù)位或結(jié)尾零字符串的數(shù)字后，應(yīng)清除對(duì)“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”符選框的選定，以免影響后邊的輸入；如果只是要暫時(shí)取消在“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”中設(shè)置的選項(xiàng)，可以在輸入數(shù)據(jù)時(shí)自帶小數(shù)點(diǎn)。五、輸入貨幣值Excel幾乎支持所有的貨幣值，如人民幣（￥）、英鎊（￡）等。歐元出臺(tái)以后，Excel2000完全支持顯示、輸入和打印歐元貨幣符號(hào)。用戶可以很方便地在單元格中輸入各種貨幣值，Excel會(huì)自動(dòng)套用貨幣格式，在單元格中顯示出來(lái)，如果用要輸入人民幣符號(hào)，可以按住Alt鍵，然后再數(shù)字小鍵盤上按“0165”即可。六、輸入日期Excel是將日期和時(shí)間視為數(shù)字處理的，它能夠識(shí)別出大部分用普通表示方法輸入的日期和時(shí)間格式。用戶可以用多種格式來(lái)輸入一個(gè)日期，可以用斜杠“/”或者“-”來(lái)分隔日期中的年、月、日部分。比如要輸入“2001年12月1日”，可以在單元各種輸入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果要在單元格中插入當(dāng)前日期，可以按鍵盤上的Ctrl+;組合鍵。七、輸入時(shí)間在Excel中輸入時(shí)間時(shí)，用戶可以按24小時(shí)制輸入，也可以按12小時(shí)制輸入，這兩種輸入的表示方法是不同的，比如要輸入下午2時(shí)30分38秒，用24小時(shí)制輸入格式為：2:30:38，而用12小時(shí)制輸入時(shí)間格式為：2:30:38p，注意字母“p”和時(shí)間之間有一個(gè)空格。如果要在單元格中插入當(dāng)前時(shí)間，則按Ctrl+Shift+;鍵。了解Excel公式的錯(cuò)誤值經(jīng)常用Excel的朋友可能都會(huì)遇到一些莫名奇妙的錯(cuò)誤值信息：#N/A！、#VALUE！、#DIV/O！等等，出現(xiàn)這些錯(cuò)誤的原因有很多種，如果公式不能計(jì)算正確結(jié)果，Excel將顯示一個(gè)錯(cuò)誤值，例如，在需要數(shù)字的公式中使用文本、刪除了被公式引用的單元格，或者使用了寬度不足以顯示結(jié)果的單元格。以下是幾種常見(jiàn)的錯(cuò)誤及其解決方法。1．#####！原因：如果單元格所含的數(shù)字、日期或時(shí)間比單元格寬，或者單元格的日期時(shí)間公式產(chǎn)生了一個(gè)負(fù)值，就會(huì)產(chǎn)生#####！錯(cuò)誤。解決方法：如果單元格所含的數(shù)字、日期或時(shí)間比單元格寬，可以通過(guò)拖動(dòng)列表之間的寬度來(lái)修改列寬。如果使用的是1900年的日期系統(tǒng)，那么Excel中的日期和時(shí)間必須為正值，用較早的日期或者時(shí)間值減去較晚的日期或者時(shí)間值就會(huì)導(dǎo)致#####！錯(cuò)誤。如果公式正確，也可以將單元格的格式改為非日期和時(shí)間型來(lái)顯示該值。2．#VALUE!當(dāng)使用錯(cuò)誤的參數(shù)或運(yùn)算對(duì)象類型時(shí)，或者當(dāng)公式自動(dòng)更正功能不能更正公式時(shí)，將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#VALUE!。原因一：在需要數(shù)字或邏輯值時(shí)輸入了文本，Excel不能將文本轉(zhuǎn)換為正確的數(shù)據(jù)類型。解決方法：確認(rèn)公式或函數(shù)所需的運(yùn)算符或參數(shù)正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數(shù)值。例如：如果單元格A1包含一個(gè)數(shù)字，單元格A2包含文本"學(xué)籍"，則公式"=A1+A2"將返回錯(cuò)誤值#VALUE!?？梢杂肧UM工作表函數(shù)將這兩個(gè)值相加（SUM函數(shù)忽略文本）：=SUM（A1:A2）。原因二：將單元格引用、公式或函數(shù)作為數(shù)組常量輸入。解決方法：確認(rèn)數(shù)組常量不是單元格引用、公式或函數(shù)。原因三：賦予需要單一數(shù)值的運(yùn)算符或函數(shù)一個(gè)數(shù)值區(qū)域。解決方法：將數(shù)值區(qū)域改為單一數(shù)值。修改數(shù)值區(qū)域，使其包含公式所在的數(shù)據(jù)行或列。3．#DIV/O!當(dāng)公式被零除時(shí)，將會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤值#DIV/O!。原因一：在公式中，除數(shù)使用了指向空單元格或包含零值單元格的單元格引用（在Excel中如果運(yùn)算對(duì)象是空白單元格，Excel將此空值當(dāng)作零值）。解決方法：修改單元格引用，或者在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值。原因二：輸入的公式中包含明顯的除數(shù)零，例如：=5/0。解決方法：將零改為非零值。4．#NAME?在公式中使用了Excel不能識(shí)別的文本時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#NAME?。原因一：刪除了公式中使用的名稱，或者使用了不存在的名稱。解決方法：確認(rèn)使用的名稱確實(shí)存在。選擇菜單"插入"|"名稱"|"定義"命令，如果所需名稱沒(méi)有被列出，請(qǐng)使用"定義"命令添加相應(yīng)的名稱。原因二：名稱的拼寫(xiě)錯(cuò)誤。解決方法：修改拼寫(xiě)錯(cuò)誤的名稱。原因三：在公式中使用標(biāo)志。解決方法：選擇菜單中"工具"|"選項(xiàng)"命令，打開(kāi)"選項(xiàng)"對(duì)話框，然后單擊"重新計(jì)算"標(biāo)簽，在"工作薄選項(xiàng)"下，選中"接受公式標(biāo)志"復(fù)選框。原因四：在公式中輸入文本時(shí)沒(méi)有使用雙引號(hào)。解決方法：Excel將其解釋為名稱，而不理會(huì)用戶準(zhǔn)備將其用作文本的想法，將公式中的文本括在雙引號(hào)中。例如：下面的公式將一段文本"總計(jì)："和單元格B50中的數(shù)值合并在一起：="總計(jì)："&B50原因五：在區(qū)域的引用中缺少冒號(hào)。解決方法：確認(rèn)公式中，使用的所有區(qū)域引用都使用冒號(hào)。例如：SUM（A2:B34）。5．#N/A原因：當(dāng)在函數(shù)或公式中沒(méi)有可用數(shù)值時(shí)，將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#N/A。解決方法：如果工作表中某些單元格暫時(shí)沒(méi)有數(shù)值，請(qǐng)?jiān)谶@些單元格中輸入"#N/A"，公式在引用這些單元格時(shí)，將不進(jìn)行數(shù)值計(jì)算，而是返回#N/A。6．#REF!當(dāng)單元格引用無(wú)效時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#REF！。原因：刪除了由其他公式引用的單元格，或?qū)⒁苿?dòng)單元格粘貼到由其他公式引用的單元格中。解決方法：更改公式或者在刪除或粘貼單元格之后，立即單擊"撤消"按鈕，以恢復(fù)工作表中的單元格。7．#NUM！當(dāng)公式或函數(shù)中某個(gè)數(shù)字有問(wèn)題時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#NUM！。原因一：在需要數(shù)字參數(shù)的函數(shù)中使用了不能接受的參數(shù)。解決方法：確認(rèn)函數(shù)中使用的參數(shù)類型正確無(wú)誤。原因二：使用了迭代計(jì)算的工作表函數(shù)，例如：IRR或RATE，并且函數(shù)不能產(chǎn)生有效的結(jié)果。解決方法：為工作表函數(shù)使用不同的初始值。原因三：由公式產(chǎn)生的數(shù)字太大或太小，Excel不能表示。解決方法：修改公式，使其結(jié)果在有效數(shù)字范圍之間。8．#NULL！當(dāng)試圖為兩個(gè)并不相交的區(qū)域指定交叉點(diǎn)時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#NULL！。原因：使用了不正確的區(qū)域運(yùn)算符或不正確的單元格引用。解決方法：如果要引用兩個(gè)不相交的區(qū)域，請(qǐng)使用聯(lián)合運(yùn)算符逗號(hào)（，）。公式要對(duì)兩個(gè)區(qū)域求和，請(qǐng)確認(rèn)在引用這兩個(gè)區(qū)域時(shí)，使用逗號(hào)。如：SUM（A1:A13，D12:D23）。如果沒(méi)有使用逗號(hào)，Excel將試圖對(duì)同時(shí)屬于兩個(gè)區(qū)域的單元格求和，但是由于A1:A13和D12:D23并不相交，所以他們沒(méi)有共同的單元格。在Excel中快速查看所有工作表公式只需一次簡(jiǎn)單的鍵盤點(diǎn)擊，即可可以顯示出工作表中的所有公式，包括Excel用來(lái)存放日期的序列值。要想在顯示單元格值或單元格公式之間來(lái)回切換，只需按下CTRL+`（位于TAB鍵上方）。EXCEL2000使用技巧十招1、Excel文件的加密與隱藏如果你不愿意自己的Excel文件被別人查看，那么你可以給它設(shè)置密碼保護(hù)，采用在保存文件時(shí)用加密的方法就可以實(shí)現(xiàn)保護(hù)目的，在這里要特別注意的是，自己設(shè)定的密碼一定要記住，否則自己也將被視為非法入侵者而遭拒絕進(jìn)入。給文件加密的具體方法為：A、單擊“文件”菜單欄中的“保存或者（另存為）”命令后，在彈出的“保存或者（另存為）”的對(duì)話框中輸入文件名；Ｂ、再單擊這個(gè)對(duì)話框中“工具”欄下的“常規(guī)選項(xiàng)”按鈕，在彈出的“保存選項(xiàng)”的對(duì)話框中輸入自己的密碼；這里要注意，它提供了兩層保護(hù)，如果你也設(shè)置了修改權(quán)限密碼的話，那么即使文件被打開(kāi)也還需要輸入修改權(quán)限的密碼才能修改。Ｃ、單擊“確定”按鈕，在彈出的密碼確認(rèn)窗口中重新輸入一遍密碼，再點(diǎn)擊“確認(rèn)”，最后點(diǎn)“保存”完成文件的加密工作。當(dāng)重新打開(kāi)文件時(shí)就要求輸入密碼，如果密碼不正確，文件將不能打開(kāi)。2、對(duì)單元格進(jìn)行讀寫(xiě)保護(hù)單元格是Excel執(zhí)行其強(qiáng)大的計(jì)算功能最基本的元素，對(duì)單元格的讀寫(xiě)保護(hù)是Excel對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行安全管理的基礎(chǔ)。對(duì)單元格的保護(hù)分為寫(xiě)保護(hù)和讀保護(hù)兩類，所謂寫(xiě)保護(hù)就是對(duì)單元格中輸入信息加以限制，讀保護(hù)是對(duì)單元格中已經(jīng)存有信息的瀏覽和查看加以限制。對(duì)單元格的寫(xiě)保護(hù)有兩種方法：Ａ、對(duì)單元格的輸入信息進(jìn)行有效性檢測(cè)。首先選定要進(jìn)行有效性檢測(cè)的單元格或單元格集合，然后從數(shù)據(jù)菜單中選擇“有效數(shù)據(jù)”選項(xiàng)，通過(guò)設(shè)定有效條件、顯示信息和錯(cuò)誤警告，控制輸入單元格的信息要符合給定的條件。Ｂ、設(shè)定單元格的鎖定屬性，以保護(hù)存入單元格的內(nèi)容不能被改寫(xiě)?？煞譃橐韵虏襟E：（1）選定需要鎖定的單元格或單元格集合；（2）從格式菜單中選擇“單元格”選項(xiàng)；（3）在設(shè)置單元格格式的彈出菜單中選擇“保護(hù)”標(biāo)簽，在彈出的窗口中，選中“鎖定”；（4）從工具菜單中選擇“保護(hù)”選項(xiàng)，設(shè)置保護(hù)密碼，即完成了對(duì)單元格的鎖定設(shè)置。對(duì)單元格的讀保護(hù)有三種方法：Ａ、通過(guò)對(duì)單元格顏色的設(shè)置進(jìn)行讀保護(hù)。例如：將選定單元格或單元格集合的背景顏色與字體顏色同時(shí)設(shè)為白色，這樣，從表面看起來(lái)單元格中好像是沒(méi)有輸入任何內(nèi)容，用戶無(wú)法直接讀出單元格中所存儲(chǔ)的信息。Ｂ、用其他畫(huà)面覆蓋在需要保護(hù)的單元格之上，遮住單元格的本來(lái)面目，以達(dá)到讀保護(hù)目的。例如：使用繪圖工具，畫(huà)一不透明矩形覆蓋在單元格之上，從格式菜單中選定矩形的“鎖定”選項(xiàng)，然后保護(hù)工作表，以保證矩形不能被隨意移動(dòng)。這樣，用戶所看到的只是矩形，而看不到單元格中所存儲(chǔ)的內(nèi)容。Ｃ、通過(guò)設(shè)置單元格的行高和列寬，隱藏選定的單元格，然后保護(hù)工作表，使用戶不能直接訪問(wèn)被隱藏的單元格，從而起到讀保護(hù)的作用。3、快速填充相同數(shù)據(jù)如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息，那么你不必逐個(gè)單元格一個(gè)一個(gè)地輸入，那樣需要花費(fèi)好長(zhǎng)時(shí)間，而且還比較容易出錯(cuò)。我們可以通過(guò)下面的操作方法在多個(gè)相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個(gè)數(shù)據(jù)，具體方法為：Ａ、同時(shí)選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住Ctrl鍵的同時(shí)，點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，逐個(gè)選中；Ｂ、輸入要填充的某個(gè)數(shù)據(jù)。按住Ctrl鍵的同時(shí)，按回車鍵，則剛才選中的所有單元格同時(shí)填入該數(shù)據(jù)。4、使用Excel中的“宏”功能宏的概念，相信使用過(guò)WORD的人都會(huì)知道，她可以記錄命令和過(guò)程,然后將這些命令和過(guò)程賦值到一個(gè)組合鍵或工具欄的按鈕上,當(dāng)按下組合鍵時(shí),計(jì)算機(jī)就會(huì)重復(fù)所記錄的操作。在實(shí)踐工作中，它可以代替經(jīng)常輸入大量重復(fù)而又瑣碎的數(shù)據(jù)，具體宏的定義方法如下：:Ａ、打開(kāi)工作表，在工作表中選中要進(jìn)行操作的單元格；Ｂ、用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“工具”菜單項(xiàng)，并從彈出的下拉菜單中選擇“宏”子菜單項(xiàng)，并從隨后彈出的下級(jí)菜單中選擇“錄制新宏”命令；Ｃ、設(shè)定好宏后，我們就可以對(duì)指定的單元格，進(jìn)行各種操作，程序?qū)⒆詣?dòng)對(duì)所進(jìn)行的各方面操作記錄復(fù)制。5、連續(xù)兩次選定單元格我們有時(shí)需要在某個(gè)單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個(gè)數(shù)值，以查看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一個(gè)值后按回車鍵，活動(dòng)單元格均默認(rèn)下移一個(gè)單元格，非常不便。解決此問(wèn)題的一般做法是通過(guò)選擇“工具”\“選項(xiàng)”\“編輯”，取消“按回車鍵后移動(dòng)”選項(xiàng)的選定來(lái)實(shí)現(xiàn)在同一單元格內(nèi)輸入許多數(shù)值，但以后你還得將此選項(xiàng)選定，顯得比較麻煩。其實(shí)，采用連續(xù)兩次選定單元格方法就顯得靈活、方便：?jiǎn)螕羰髽?biāo)選定單元格，然后按住Ctrl鍵再次單擊鼠標(biāo)選定此單元格。此時(shí)，單元格周圍將出現(xiàn)實(shí)線框。6、在工作表之間使用超級(jí)連接首先須要在被引用的其他工作表中相應(yīng)的部分插入書(shū)簽，然后在引用工作表中插入超級(jí)鏈接，注意在插入超級(jí)鏈接時(shí)，可以先在“插入超級(jí)鏈接”對(duì)話框的“鏈接到文件或URL”設(shè)置欄中輸入目標(biāo)工作表的路徑和名稱，再在“文件中有名稱的位置”設(shè)置欄中輸入相應(yīng)的書(shū)簽名，也可以通過(guò)“瀏覽”方式選擇。完成上述操作之后，一旦使用鼠標(biāo)左鍵單擊工作表中帶有下劃線的文本的任意位置，即可實(shí)現(xiàn)中文Excel2000在自動(dòng)打開(kāi)目標(biāo)工作表并轉(zhuǎn)到相應(yīng)的位置處，這一點(diǎn)與WORD的使用很相似。7、快速清除單元格的內(nèi)容首先用鼠標(biāo)選定該單元格,然后按住鍵盤上的Delete鍵，此時(shí)你會(huì)發(fā)現(xiàn)你只是刪除了單元格內(nèi)容,它的格式和批注還保留著。那么如何才能徹底清除單元格呢,請(qǐng)看下面的兩種操作步驟：Ａ、選定想要清除的單元格或單元格范圍；Ｂ、選擇“編輯”菜單中的“清除”命令,這時(shí)顯示“清除”菜單；Ｃ、選擇要清除的命令,可以選擇“全部”、“格式”、“內(nèi)容”或“批注”中的任一個(gè)。8、快速修改單元格次序在實(shí)際操作的過(guò)程中，我們有時(shí)需要快速修改單元格內(nèi)容的次序。在拖放選定的一個(gè)或多個(gè)單元格至新的位置的同時(shí)，按住Shift鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序。具體方法如下：Ａ、首先用鼠標(biāo)選定單元格，同時(shí)按下鍵盤上的Shift鍵；Ｂ、接著移動(dòng)鼠標(biāo)指針到單元格邊緣，直至出現(xiàn)拖放指針箭頭，然后進(jìn)行拖放操作。上下拖拉時(shí)鼠標(biāo)在單元格間邊界處會(huì)變成一個(gè)水平“工”狀標(biāo)志，左右拖拉時(shí)會(huì)變成垂直“工”狀標(biāo)志，釋放鼠標(biāo)按鈕完成操作后，單元格間的次序即發(fā)生了變化。、在Excel中利用公式來(lái)設(shè)置加權(quán)平均加權(quán)平均在財(cái)務(wù)核算和統(tǒng)計(jì)工作中經(jīng)常用到，并不是一項(xiàng)很復(fù)雜的計(jì)算，關(guān)鍵是要理解加權(quán)平均值其實(shí)就是總量值（如金額）除以總數(shù)量得出的單位平均值，而不是簡(jiǎn)單的將各個(gè)單位值（如單價(jià)）平均后得到的那個(gè)單位值。在Excel中可設(shè)置公式解決（其實(shí)就是一個(gè)除法算式），分母是各個(gè)量值之和，分子是相應(yīng)的各個(gè)數(shù)量之和，它的結(jié)果就是這些量值的加權(quán)平均值。10、用Excel繪制函數(shù)圖像函數(shù)圖像能直觀地反映函數(shù)的性質(zhì)，用手工方法來(lái)繪制函數(shù)圖像效果不太好，而用Excel繪制函數(shù)圖像非常簡(jiǎn)便，所作圖像非常標(biāo)準(zhǔn)、漂亮，具體方法如下：Ａ、首先打開(kāi)電子表格的操作窗口，然后用鼠標(biāo)選擇菜單欄中的“新建”命令，這時(shí)屏幕上會(huì)出現(xiàn)一個(gè)空白的電子表格；Ｂ、然后在A列的A1格輸入“X=”，表明這是自變量，再在A列的A2及以后的格內(nèi)逐次從小到大輸入自變量的各個(gè)值；實(shí)際輸入的時(shí)候，通常應(yīng)用等差數(shù)列輸入法，先輸入前三個(gè)值，定出自變量中數(shù)與數(shù)的距離，然后點(diǎn)擊A2格，按住鼠標(biāo)拖到A4格選中這三項(xiàng)，使這三項(xiàng)變成一個(gè)黑色矩形，再用鼠標(biāo)指向這黑色矩形的右下角的小方塊，當(dāng)光標(biāo)變成“＋”后，按住鼠標(biāo)拖動(dòng)光標(biāo)到適當(dāng)?shù)奈恢?，就完成自變量的輸入；Ｃ、接著在B列的B1格輸入函數(shù)式y(tǒng)=f（x）的一般函數(shù)表達(dá)式，如y=1/x；也可在點(diǎn)擊工具欄上的函數(shù)圖標(biāo)“fx”后，在出現(xiàn)的不同函數(shù)列表的選項(xiàng)中選擇需要的一種；輸入結(jié)束后，點(diǎn)擊函數(shù)輸入對(duì)話框旁的勾號(hào)，B2格內(nèi)馬上得出了計(jì)算的結(jié)果。這時(shí)，再選中B2格，讓光標(biāo)指向B2矩形右下角的方框，當(dāng)光標(biāo)變成“＋”時(shí)按住光標(biāo)沿B列拖動(dòng)到適當(dāng)?shù)奈恢眉赐瓿珊瘮?shù)值的計(jì)算。注意一定要把該函數(shù)中自變量x的位置輸入前面A列自變量的絕對(duì)位置A2格，這樣下面計(jì)算的時(shí)候才會(huì)對(duì)不同的自變量進(jìn)行計(jì)算；Ｄ、最后點(diǎn)擊工具欄上的“圖表向?qū)А眻D標(biāo)，在出現(xiàn)的各種圖表格式圖標(biāo)中選擇“X，Y散點(diǎn)圖”，然后在出現(xiàn)的“X，Y散點(diǎn)圖”類型中選擇“無(wú)數(shù)據(jù)點(diǎn)平滑線散點(diǎn)圖”；這時(shí)，可按住鼠標(biāo)察看即將繪好的函數(shù)圖像。另外，對(duì)于自變量?jī)H為正值的函數(shù)，也可用“圖表向?qū)А敝械摹罢劬€圖”格式繪制。在Excel中自動(dòng)推測(cè)出生年月日及性別的技巧大家都知道，身份證號(hào)碼已經(jīng)包含了每個(gè)人的出生年月日及性別等方面的信息（對(duì)于老式的15位身份證而言，7-12位即個(gè)人的出生年月日，而最后一位奇數(shù)或偶數(shù)則分別表示男性或女性。如某人的身份證號(hào)碼為420400700101001，它的7-12位為700101，這就表示該人是1970年元月1日出生的，身份證的最后一位為奇數(shù)1，這就表示該人為男性；對(duì)于新式的18位身份證而言，7-14位代表個(gè)人的出身年月日，而倒數(shù)第二位的奇數(shù)或偶數(shù)則分別表示男性或女性）。根據(jù)身份證號(hào)碼的這些排列規(guī)律，結(jié)合Excel的有關(guān)函數(shù)，我們就能實(shí)現(xiàn)利用身份證號(hào)碼自動(dòng)輸入出生年月日及性別等信息的目的，減輕日常輸入的工作量。Excel中提供了一個(gè)名為MID的函數(shù)，其作用就是返回文本串中從指定位置開(kāi)始特定數(shù)目的字符，該數(shù)目由用戶指定（另有一個(gè)名為MIDB的函數(shù)，其作用與MID完全一樣，不過(guò)MID僅適用于單字節(jié)文字，而MIDB函數(shù)則可用于漢字等雙字節(jié)字符），利用該功能我們就能從身份證號(hào)碼中分別取出個(gè)人的出生年份、月份及日期，然后再加以適當(dāng)?shù)暮喜⑻幚砑纯傻贸鰝€(gè)人的出生年月日信息。提示：MID函數(shù)的格式為MID(text,start_num,num_chars)或MIDB(text,start_num,num_bytes)，其中Text是包含要提取字符的文本串；Start_num是文本中要提取的第一個(gè)字符的位置（文本中第一個(gè)字符的start_num為1，第二個(gè)為2……以此類推）；至于Num_chars則是指定希望MID從文本中返回字符的個(gè)數(shù)。假定某單位人員管理希望通過(guò)身份證號(hào)碼自動(dòng)得出員工的出生年月日及性別，現(xiàn)以此為例，將有關(guān)步驟向廣大用戶作一簡(jiǎn)要介紹：1.選中整個(gè)B列，然后執(zhí)行“格式”菜單中的“單元格”命令，打開(kāi)“單元格格式”窗口。2.選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡。3.在“分類”欄中選擇“文本”選項(xiàng)，然后單擊“確定”按鈕，關(guān)閉“單元格格式”窗口，將所有包含有身份證號(hào)碼的單元格設(shè)置為文本格式。4.將光標(biāo)移至C3單元格中，然后輸入“="19"&MID(B3,7,2)&