《會展管理實踐考察報告》

會展管理實踐考察報告目錄TOC\o"1-2"\h\u1339摘要 110773一、會展管理信息系統(tǒng)實踐的現(xiàn)狀 128220二、會展管理信息系統(tǒng)實踐存在的問題 22260（一）信息管理模式不科學 218003（二）缺乏階段控制 324243（三）系統(tǒng)功能有待完善 330955三、會展管理信息系統(tǒng)設計的完善 415974（一）信息管理模式的優(yōu)化 414079（二）加強對會展活動的階段性控制 48651（三）完善會展管理信息系統(tǒng)的策劃功能 55263總結 6摘要本文分析了會展管理信息系統(tǒng)的實踐現(xiàn)狀，找出了會展管理信息系統(tǒng)在實踐中存在的問題，由于實際問題的存在是由系統(tǒng)設計缺陷引起的，因此，本文將提出會展管理信息系統(tǒng)優(yōu)化設計的對策，包括優(yōu)化信息管理模式，加強對會展活動的階段性控制，提高會展管理信息系統(tǒng)的規(guī)劃功能等，從而促進會展信息管理水平的提高，為更多的會展從業(yè)人員和相關人員提供展會信息，使我國會展業(yè)得到可持續(xù)發(fā)展。關鍵詞：會展信息管理、會展業(yè)、信息化一、會展管理信息系統(tǒng)實踐的現(xiàn)狀會展業(yè)是一個高度密集的信息加工產業(yè)，具有籌備時間長、實施時間短的特點。在整個會展期間，特別是臨近開幕的短時間內，會出現(xiàn)大量高密度的信息，必須及時、準確地進行處理。一旦信息處理不及時，會給會展企業(yè)帶來嚴重影響。因此，目前很多會展企業(yè)都加強了會展管理信息系統(tǒng)的引進。在引入系統(tǒng)之前，他們會分析企業(yè)的需求，包括系統(tǒng)架構需求、功能需求、數(shù)據(jù)需求和非功能需求。通過這些需求，我們可以開發(fā)出符合企業(yè)實際情況的信息管理系統(tǒng)，使該系統(tǒng)能夠真正為企業(yè)的信任管理提供有效的幫助。企業(yè)的會展管理信息系統(tǒng)應具有最基本的信息發(fā)布和檢索功能。它需要對客戶的分布和需求進行有效的調查，從而根據(jù)信息構建系統(tǒng)架構。功能需求主要描述開發(fā)人員在系統(tǒng)開發(fā)過程中需要實現(xiàn)的所有功能，一般從系統(tǒng)的功能結構、用例模型和業(yè)務模型三個方面進行描述。例如，門戶系統(tǒng)主要負責在主頁中瀏覽和搜索信息，包括行業(yè)新聞、最新展會、熱門展廳等推薦信息，并在展會、展廳、組織者等頁面瀏覽和搜索信息。管理終端系統(tǒng)的主要功能是展會相關信息的管理和權限管理，展會相關信息的管理主要是指對展商等信息進行查詢、添加、修改、刪除和統(tǒng)計，投資者、運營商、組織者、用戶、角色、地區(qū)等。系統(tǒng)的數(shù)據(jù)需求是從用戶的角度來查看展會相關數(shù)據(jù)，主要來自功能模塊和業(yè)務流程。非功能需求是指根據(jù)一定的條件對系統(tǒng)運行情況或其特性進行判斷，對提高用戶體驗和系統(tǒng)質量具有重要意義。一般來說，非功能性需求包括易操作性、可維護性、可靠性、安全性、可擴展性等。在充分理解這些需求后，系統(tǒng)開發(fā)人員將根據(jù)企業(yè)的實際情況開發(fā)會展管理信息系統(tǒng)，使系統(tǒng)能夠充分發(fā)揮其基礎性作用。但是，在實際情況下，系統(tǒng)的開發(fā)中總是存在各種不足，這會影響系統(tǒng)的應用，需要對系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化。二、會展管理信息系統(tǒng)實踐存在的問題（一）信息管理模式不科學由于會展形式的多樣性，開發(fā)適用性強的會展管理信息系統(tǒng)難度較大。此外，會展業(yè)本身具有高效、聯(lián)動性強、導向性強、凝聚力好、專業(yè)化強、整合性強的特點。如果采用通用的業(yè)務處理模式，將導致無法使用統(tǒng)一的框架來設計會展管理信息系統(tǒng)，影響系統(tǒng)的通用性。從業(yè)務處理的角度來看，會展管理信息系統(tǒng)所能處理的信息相當有限，僅限于客戶關系管理、會員管理、注冊和參展、場館和展位的預訂和租賃。從信息處理過程來看，由于會展活動是一個一次性的發(fā)展過程，基本上是一個從策劃到完成的線性過程，因此可以把會展信息系統(tǒng)看作一個開放的系統(tǒng)，沒有明顯的反饋和系統(tǒng)狀態(tài)控制。從信息管理的角度看，會展管理信息系統(tǒng)中的信息管理僅限于信息的發(fā)布、瀏覽和檢索，缺乏相關數(shù)據(jù)的統(tǒng)計功能，不具備客戶關系管理的功能。因此，這種面向企業(yè)的會展管理信息系統(tǒng)應用不強，不利于會展業(yè)信息化管理水平的提高。優(yōu)化系統(tǒng)信息管理模式迫在眉睫。（二）缺乏階段控制會展管理信息系統(tǒng)的主要功能是通過信息對企業(yè)的狀態(tài)進行控制。然而，開放式會展系統(tǒng)缺乏反饋環(huán)節(jié)，無法實施有效的控制。為了實現(xiàn)對整個會展系統(tǒng)的有效控制，必須采取階段性的控制手段，即對各個環(huán)節(jié)的舞臺環(huán)節(jié)進行控制，從而達到整個舞臺的控制目的。在會展管理信息系統(tǒng)中，有多種控制方式。計劃、實施、監(jiān)督、檢查、確認是項目管理的環(huán)節(jié)。鑒于會展項目之間具有較強的時間和空間依賴性，項目的籌備和實施更依賴于時間軸上的順序。如果一個項目延誤，其他項目的進度也會受到影響。換句話說，每個項目都是按照一定的順序進行的。如果一個項目出現(xiàn)問題，后續(xù)的項目就會向前推進，從而影響整個項目的進度。在整個會展期間，許多項目需要并行控制。如果能同時進行大量的工作，可以提高系統(tǒng)的工作效率。但整個項目的工作質量將關系到各部門的工作質量。如果一個項目的物理屬性尚未建立或不完整、不完善，將對整個項目的工作質量產生影響。這是項目空間依賴性的體現(xiàn)。通過對國內多家會展企業(yè)會展管理信息系統(tǒng)的調研，發(fā)現(xiàn)項目的時間和空間依賴性太強，使得項目運作效率不高。（三）系統(tǒng)功能有待完善會展包括會議和會展兩種形式。這兩種信息管理工作有很大的不同，對這兩種工作的控制方式也會有所不同。為了促進系統(tǒng)功能的改進，可以將這兩種工作形式的工作流程抽象為信息流。這樣，就可以將兩種工作劃分為相同的功能，這樣可以方便系統(tǒng)進行相同功能的處理。通過調查發(fā)現(xiàn)，目前很多會展管理信息系統(tǒng)功能不完善，不同功能之間存在差異，沒有加強集成，有些功能甚至與其他功能不兼容，影響了整個系統(tǒng)的功能。由于系統(tǒng)功能適用于不同的語句，調用數(shù)據(jù)庫層的方法無法實現(xiàn)對特定數(shù)據(jù)庫表的操作，不利于底層數(shù)據(jù)庫的直接操作，也不利于提高數(shù)據(jù)庫的安全性和穩(wěn)定性。此外，我國會展業(yè)信息管理軟件也存在不足，如會展門戶網(wǎng)站僅限于信息發(fā)布、瀏覽和搜索，缺乏相關數(shù)據(jù)的統(tǒng)計功能，會展信息管理軟件是由一般的CRM（客戶關系管理）軟件改進而來，對會展行業(yè)適應性差，數(shù)據(jù)信息不完整等，不利于會展管理信息系統(tǒng)的統(tǒng)一完善。三、會展管理信息系統(tǒng)設計的完善（一）信息管理模式的優(yōu)化會展信息系統(tǒng)要突破以往管理信息系統(tǒng)的基本設計模式，即從一開始就要以會展項目管理為目的，以會展項目管理和會議管理服務為主要研究內容，為會展管理信息系統(tǒng)的設計提供一種新的設計模式會展項目策劃和過程管理所需的信息。從這個意義上講，會展系統(tǒng)雖然總體上還是一個開放的系統(tǒng)，但在各個階段的管理模式中，它可以加強對舞臺和局部的控制和管理，使會展系統(tǒng)和會展過程得到很好的控制，系統(tǒng)能夠達到預定的目標。因此，這樣的會展系統(tǒng)不再是一個簡單的開放系統(tǒng)，而是將幾個控制良好的閉環(huán)子系統(tǒng)有機地結合在時間過程中。會展管理應用系統(tǒng)可以解決一般性和特殊性問題。雖然會展活動的形式是多種多樣、多變的，但從會展的管理和過程來看，可分為策劃階段、接待階段、會展階段、結束階段和休會階段。每個活動形式上的差異可以完全忽略，每個階段的工作可以抽象為計劃、組織、實施和檢查的研究內容。因此，信息處理工作可以分為三個階段，系統(tǒng)用戶的主要任務是制定要完成的工作清單（項目），并對項目的實施進行監(jiān)督和控制。在展會活動中，將各項業(yè)務處理工作納入系統(tǒng)管理，即在項目管理的前提下實現(xiàn)業(yè)務數(shù)據(jù)處理，提高業(yè)務數(shù)據(jù)處理的內涵、意義和針對性。這種基于項目管理的管理信息系統(tǒng)應用模式在其他管理信息系統(tǒng)應用中并不常見，這可以看作是會展管理信息系統(tǒng)的獨特之處。（二）加強對會展活動的階段性控制會展活動的周期可能很長，但真正的活動只有幾天。其他時間在計劃和準備中。他們的作品直接影響會展活動的順利舉行和觀眾的滿意度。如果有錯誤和錯誤，就很難彌補和恢復影響。因此，有必要在事件發(fā)生的早期就考慮到所有可能出現(xiàn)的問題，對情況進行有效的評估和仔細的考慮，以防止災難的發(fā)生，從而確保安全。因此，在會展信息管理方面，對現(xiàn)階段實施的項目進行有效的管理和控制，體現(xiàn)在會展活動各階段存在管理循環(huán)，用于策劃會展項目的工作，組織人員分別實施各個項目，監(jiān)督檢查會展項目的完成情況，確認項目實施管理和控制的有效性。例如，會議接待情況見下表1。表1XX會議的接待項目策劃一覽表序號項目名稱最后完成期限負責人落實情況1聯(lián)系接站送站車輛2確定接待小組人員名單和分工3準備會議代表名單4對會議代表預分房5與交通部門協(xié)商機票、車票事宜6制定接站送站用車方案7設置接待處安排代表接待8聯(lián)系回程機票、車票9聯(lián)系旅行社派駐代表登記觀光10制定VIP客人的接待方案（三）完善會展管理信息系統(tǒng)的策劃功能會展包括會議和會展兩種形式。他們的信息管理工作有很大的不同，這體現(xiàn)在控制實體的不同形式上。將工作流抽象為信息流后，它們有許多相似之處。我們把它們分為基本功能。這里我們只討論它們共同的和相似的處理函數(shù)。會展信息處理的基本功能包括策劃功能、管理功能、營銷功能、信息發(fā)布、網(wǎng)絡注冊、財務管理、人力資源管理、后勤保障、邀請管理等。這一功能的實現(xiàn)將有助于會展企業(yè)更好地進行決策，保證決策的科學性。會展策劃作為會展策劃的一項服務，主要處于項目的初期階段。這個過程需要收集大量的信息和會展管理經驗。在總結資料和經驗的基礎上，根據(jù)會展項目的要求和層次，確定會展的時間和地點、規(guī)格和性質、參展人數(shù)、會展覆蓋的地理范圍和會展效果。在會展管理信息系統(tǒng)的設計中，我們需要根據(jù)這些因素嚴格區(qū)分會展策略的各個階段，使不同的階段有不同的任務和優(yōu)先級，從而保證每個階段的規(guī)劃盡可能的科學合理。由于展會信息量大，在策劃中應認真處理一些工作細節(jié)和可能出現(xiàn)的情況，并制定應急預案，應對突發(fā)事件。由于空間的限制，本文著