建筑集團項目部文書印章管理辦法

文書印章管理辦法為進一步規(guī)范XX建筑XX（集團）公司各類公文的使用、分發(fā)，確保集團公司各類決議、決定精神的貫徹傳達，特制定本辦法。第一章文件種類說明一、關于會議紀要1、董事會決議（紀要）：董事會決議是專門用于記載集團公司董事會會議形成的各類決議、決定的文件。發(fā)文方式：使用“XX建筑XX（集團）公司文件”文頭，以“金董發(fā)[xxxx]x號”文號下發(fā)。分發(fā)范圍：發(fā)至各董事。2、綜合部辦公會議紀要文件性質：是專門用于記載董事長王文治主持召開的、除董事會外的各類會議形成的決定、決議的文件。發(fā)文方式：下發(fā)時使用“XX建筑XX（集團）公司會議紀要”文頭，以“金紀發(fā)[xxxx]x號”文號下發(fā)。分發(fā)范圍：各參會人員，XX建筑（集團）公司各部門；領導簽署分發(fā)范圍的，按領導意見辦理。3、部門文件文件性質：根據(jù)本部門工作的需要，為協(xié)調各部門工作。各部門可根據(jù)管理權限，經(jīng)主管領導簽批后自行發(fā)文，在運行中逐步修改和完善。發(fā)文方式：下發(fā)時使用部門文頭，以“[xxxx]x號”文號下發(fā)。例如：XX建筑XX（集團）公司人力資源部文件。分發(fā)范圍：參照集團公司下行文分發(fā)范圍；領導簽署分發(fā)范圍的，按領導意見辦理。二、關于下行公文1、金建發(fā)[xxxx]x號文文件性質：用于集團公司制度規(guī)章、人事任命、各類重大決議（決定）和通知等對各下屬單位公布的文件。發(fā)文方式：下發(fā)時使用“XX建筑XX（集團）公司文件”文頭，以“金建發(fā)[xxxx]x號”文號下發(fā)。分發(fā)范圍：集團公司本部各部門；下屬各企業(yè)、各項目部。2、金黨發(fā)[xxxx]x號文文件性質：用于中共XX建筑XX（集團）公司黨委制度規(guī)章、人事任命、各類重大決議（決定）和通知等對各下屬單位公布的文件。發(fā)文方式：下發(fā)時使用“中共XX建筑XX（集團）公司委員會文件”文頭，以“金黨發(fā)[xxxx]x號”文號下發(fā)。分發(fā)范圍：集團公司本部各部門，下屬各企業(yè)、抄報XX集團公司董事長、總經(jīng)理、各副總經(jīng)理。三、關于上行文1、金字[xxxx]x號文文件性質：用于XX建筑XX（集團）公司向各級政府及職能主管部門的請示、報告等。發(fā)文方式：上報時使用“XX建筑XX集團公司文件”文頭，以“金字[xxxx]x號”文號發(fā)。2、下屬各企業(yè)、各項目部以XX建筑XX集團公司名義發(fā)的文件按上行文第一條執(zhí)行，特殊情況以下屬各企業(yè)法人名義發(fā)文的參照上行文第一條規(guī)定執(zhí)行。鄂爾多斯XX房地產(chǎn)上行文的發(fā)文號就是“金房字[xxxx]x號”文號發(fā)。鄂爾多斯XX房地產(chǎn)呼市分公司的發(fā)文號是“鄂金呼字[xxxx]x號”文號發(fā)。物業(yè)公司的發(fā)文號是“億物字[xxxx]x號”文號發(fā)。杭錦旗穿沙XX有限公司的發(fā)文號是“杭路字[xxxx]x號”文號發(fā)。中天恒業(yè)建筑XX有限公司的發(fā)文號是“中恒路字[xxxx]x號”。文件性質：用于各企業(yè)、各項目部有法人代表的向各級政府及職能主管部門的請示、報告等。四、簽報文件性質：用于XX建筑XX（集團）公司、各企業(yè)、各項目部向億利資源集團公司請求有關領導解決某些具體事宜?；蛘埱蟾骷壵奥毮苤鞴懿块T的請示解決某項工作存在的困難和要求。第二章公文分發(fā)辦法鑒于我XX建筑XX（集團）公司管理地域跨度大、管理幅度大的特點，XX建筑XX（集團）資源集團公司所有公文的分發(fā)采用紙質公文與電子公文并用的辦法進行。各類公文經(jīng)簽發(fā)后，具體分發(fā)程序：1、由綜合管理部將電子版本在公司OA系統(tǒng)予以公布；2、按照文件分發(fā)范圍印刷紙質文件，以直接送達、郵寄等方式及時分發(fā)至有關單位。第三章公文格式一、公文格式公文由發(fā)文機關、發(fā)文字號、簽發(fā)人、公文標題、主送單位、正文、附件、成文時間、印章、主題詞、抄送單位、承制單位等部分組成。1、發(fā)文字號發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成，標注在發(fā)文機關下方居中。聯(lián)合行文時，用主辦單位的發(fā)文字號。年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001）不加“第”字。2、簽發(fā)人簽發(fā)人應排列于發(fā)文字號右側。3、標題應當準確簡要的概括公文的主要內容。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。標題在橫線下方空1行或多行居中排列。標題用2號加粗黑體字。4、主送單位主送單位是指主要受理公文的機關。應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。位于標題下方空1行左側頂格。用3號仿宋字標識。向上級請示、報告，一般只寫一個主送單位；需同時報送另一個部門的，用“抄報”；對同級或下級則用“抄送”。5、正文正文是公文的主體，用來表述公文的內容，位于標題或主送單位下方，用3號仿宋體字。6、附件公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”后標注冒號，并注明附件順序和名稱。7、落款單一單位制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文時間。8、成文時間成文時間一般署領導人簽發(fā)日期；聯(lián)合行文，署最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)日期。成文時間用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“○”。9、單位印章公文應當加蓋發(fā)文單位的印章。用印位置在成文日期的上側，要求上不壓正文，下要騎年蓋月。聯(lián)合發(fā)文時，聯(lián)合發(fā)文單位都應加蓋印章。當聯(lián)合行文需加蓋兩印章時，應將成文時間拉開；主辦單位印章在前，兩個印章均壓成文時間，兩印章互不相交相切；當聯(lián)合行文需要加蓋三個或三個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白章，應將各發(fā)文單位名稱或規(guī)范化簡稱排在發(fā)文時間和正文之間，主辦單位印章在前，每排最多排三個印章，最后一排印章如果一個或兩個印章，應居中排列，印章之間互不相交相切，在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。10、主題詞主題詞由反映公文主要內容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組組成。位于公文末頁下部、抄送欄上方。“主題詞”用3號加粗黑體字。11、抄送單位抄送單位指除主送單位以外需要執(zhí)行或知曉公文的其它單位。抄送機關名稱標注在主題詞下方，用與公文圖文區(qū)等長的細實線與主題詞隔開?！俺汀弊罂?格。12、承辦部門名稱和印發(fā)日期署于抄送欄下方；份數(shù)標注在承辦部門下右頂格。版記中各要素用細實線隔開。二、公文中數(shù)字、計量單位的使用要求1、公文中使用的漢字，按國家規(guī)定的標準方案執(zhí)行。2、公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。3、公文中的計量單位采用國際法定計量單位。三、公文用紙幅面、排版形式與印制裝訂要求1、公文采用國際標準A4紙型（長297mm、寬210mm）。公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為25mm，公文訂口（左白邊）為28mm，右白邊也為25mm。2、公文均采用橫寫橫排。3、公文單面印刷可在上端裝訂，雙面印刷在左面裝訂。第四章公文辦理發(fā)文辦理程序為：起草——審核——簽發(fā)——用印——登記——分發(fā)——歸檔等。一、公文的起草起草公文應當做到：1、符合國家的法律、法規(guī)及其他規(guī)定。如提出新的措施、辦法、規(guī)定等，要切實可行，并完整、準確的體現(xiàn)單位領導意圖。2、情況屬實，觀點明確，條理清晰，內容充實，結構嚴謹，表述準確，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。3、人名、地名、時間、數(shù)據(jù)、行文等要準確。引用文件要注明發(fā)文時間、機關、標題和文號。因使用簡稱時，應先用全稱并加以說明。4、結構層次序數(shù)，一般情況下第一層為“一、”，第二層為（一），第三層為“1、”，第四層為“（1）”。5、會議紀要要求當天內起草并發(fā)文。二、公文的審核（一）XX建筑XX（集團）公司的公文文稿在送領導審批或簽發(fā)之前，均由部門負責人進行審核；各部室上報文件（包括對口上報文件）均應送總經(jīng)理辦公室再審后發(fā)送、上報。（二）公文審核的內容1、報批程序是否符合規(guī)定；2、是否確需行文；3、內容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級機關的指示精神，是否完整、準確的體現(xiàn)本單位的意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接；4、涉及有關部門業(yè)務的事項是否經(jīng)過協(xié)調并取得一致意見；5、所提措施和辦法是否切實可行；6、公文格式是否符合規(guī)定。三、公文的簽發(fā)1、公文的簽發(fā)是公文形成的一個關鍵性環(huán)節(jié)。未經(jīng)公司領導審批簽發(fā)，公文不能生效。2、領導人簽發(fā)公文，應當明確簽署意見，并寫上姓名和時間。其他審批人圈閱，應當視為同意。3、審批和簽發(fā)公文，一律用鋼筆或碳素筆，符合存檔要求。第五章收文管理收文處理一般包括登記、分辦、擬辦、催辦、歸檔等程序，在處理過程中應注意以下幾點：第一條文書分類(一)機密類：各級政府職能部門的重要批復、會議紀要及具有專利性、獨特技術性的資料的業(yè)務機密文件。以及集團董事會、黨委發(fā)的一些決議性文件。(二)A類：凡關系重大，足以影響公司權益的文書，應呈送董事長簽批意見后分文辦理。億利集團公司重要性發(fā)文包括董事會發(fā)文、黨委會發(fā)文都要經(jīng)過董事長簽批后，分送各有關部門進行辦理。(三)B類：一般文書及經(jīng)常性業(yè)務往來文書。一般性需要辦理的文件，綜合部審批，送各分管理部門辦理。(四)C類：一般通知或參考性的函件無須辦理的，登記收文記錄，按照傳閱范圍，然后交綜合部分類處理、歸檔。(五)其他類：與公司業(yè)務無直接關系之表報、宣傳或印刷函件，無需收文、登記，可直接送有關部門參閱。第二條收文處理細則收文程序一般包括：簽收——登記——提出擬辦意見——呈有關領導批示或交有關部門辦理。緊急公文，應當提出辦理時限。（一）登記、收文來文由收發(fā)人員拆封后，于“收(發(fā))文登記單”登記收文編號、收文日期、來文者、來文字號、來文日期、附件及摘要后，送分文人員依其性質判定文書類別、經(jīng)辦部門，再由收發(fā)人員分發(fā)。第三條收發(fā)文登記單綜合部要制定收發(fā)文登記單。分三聯(lián)做好文件的辦理工作。(一)第一聯(lián)為收(發(fā))文登記單，收發(fā)人員按流水號碼順序裝訂存查。(二)第二聯(lián)為催辦單，送經(jīng)辦部門簽收文件后，收發(fā)人員收回，按處理期限或待復日期之先后次序整理，按日核對催辦。(三)第三聯(lián)為經(jīng)辦人員存查聯(lián)，于文件辦妥后按結案、未結案分類存查。第四條送領導批示或者交有關部門辦理的公文，總經(jīng)理辦公室文秘負責催辦、督辦，做到緊急公文跟蹤追辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。對下發(fā)的重要公文，應當及時了解和反饋執(zhí)行情況。第五條公文承辦部門接到批件后，要及時弄清公文處理的時限要求，及時辦理。辦理完畢后要在“處理結果”欄中做詳細記載，并反饋有關領導。辦理后要將公文及時存檔，存檔要按照收文號收存，供有關領導、部門查閱。第六條來文附件如屬現(xiàn)金、支票、匯票或其他有價證券等，經(jīng)辦部門經(jīng)辦人于接到來文時，應即繳交出納部門簽收不應隨文傳遞。第七條沒有存檔價值的和沒有存檔必要的公文，經(jīng)綜合部檔案室鑒定后銷毀。第八條加強公文檢查催辦工作。部門經(jīng)理對有領導批示的公文及本企業(yè)發(fā)出的文件要認真督促、催辦，以防積壓或漏辦企業(yè)各部門、發(fā)出的文件，需要匯報貫徹執(zhí)行情況的，要及時檢查反饋。印章管理第一條為了規(guī)范XX建筑XX的印章管理，加強印章使用的嚴肅性，特制定本辦法。

第二條本辦法中的印章是指在公司發(fā)行或管理的文件、憑證、合同、文書等與公司權利義務有關的文件上，須以公司名稱或有關部門名義證明其權威作用而使用的印章，包括：XX建筑集團公司公章以下屬各企業(yè)、項目部的公章，合同用章、財務專用章以及各分管領導的手章。第三條印章由XX建筑XX集團統(tǒng)一負責管理。第四條印章由綜合部統(tǒng)一刻制，各企業(yè)、各部門應迅速將需更換或廢止的舊印章交還綜合部，并領取新印章，由綜合部申明作廢舊印章、啟用新印章。已更換或廢止的印章由檔案室統(tǒng)一保存。

第五條綜合部應建立印章使用登記臺賬。

第六條公司印章的使用依照以下程序：

1、用章人應按照印章使用登記臺賬逐項填寫《公司印章使用登記臺賬》，寫明蓋章原因、用章理由，經(jīng)部門領導或項目分管領導授權部門領導簽字后，方可蓋章。

3、對用章人填寫的事項，印章管理人員要認真核實，并由經(jīng)辦人簽字。

第七條集團公司董事長、各副總經(jīng)理方章、手章由綜合部派專人負責管理，部門章由部門專人管理。

第八條印章原則上不準帶出公司，如確因工作需要需借用的，須經(jīng)綜合部部長批準同意，借章人必須填寫《印章借用審批單》，并按時歸還。

第九條用印方法

1、公文應當加蓋發(fā)文單位的印章。用印位置在成文日期的上側，要求上不壓正文，下要騎年蓋月。2、蓋公司印章一律用朱紅印泥