公司文書(shū)處理制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔八、公司文書(shū)處理制度（一）總則第一條范圍本公司文書(shū)處理均按本制度執(zhí)行。在特殊情況下的應(yīng)急處理，事后也須按本制度補(bǔ)齊有關(guān)手續(xù)。第二條定義本制度所指文書(shū)，包括以下內(nèi)容：1．高層決策文書(shū)以及基層下達(dá)的文件。2．部門(mén)會(huì)議文書(shū)與轉(zhuǎn)閱文件。3．合同書(shū)、證券、證書(shū)和勞動(dòng)協(xié)議書(shū)。4．志愿書(shū)、違約收文、往來(lái)公文、專(zhuān)利證明和注冊(cè)登記文書(shū)。5．收支預(yù)算與決算書(shū)、賬本票據(jù)、憑證、各種明細(xì)表、各種規(guī)定與計(jì)劃書(shū)。6．往來(lái)書(shū)信、電報(bào)、任命書(shū)、意見(jiàn)書(shū)。7．各種報(bào)告、各種統(tǒng)計(jì)表。其中“1”與“2”項(xiàng)文書(shū)的處理，原則上按會(huì)議決定處理。第三條類(lèi)別劃分上述文書(shū)按機(jī)密程度、可劃分為以下幾類(lèi)：1．機(jī)密文書(shū)（1）絕密。（2）秘密。（3）保密。2．普通文書(shū)，即機(jī)密文書(shū)以外的文書(shū)。3．其他文書(shū)，如公開(kāi)發(fā)行的書(shū)籍、雜志、報(bào)紙，以及調(diào)查資料類(lèi)的印刷品或復(fù)印謄寫(xiě)物品的。第四條適用原則（二）文書(shū)的收發(fā)第五條收發(fā)到達(dá)本公司的文書(shū)，原則上由總務(wù)部或者另行規(guī)定的其他部門(mén)接受。所有文書(shū)按下列原則處置或送發(fā)：1．普通文書(shū)全部由接受部門(mén)開(kāi)啟或開(kāi)封。啟封時(shí)，編上文書(shū)的收發(fā)編號(hào)，注明收發(fā)日期；在文書(shū)登記簿上作好登記；由接受部門(mén)的主管，或者由指定的文書(shū)保管員送交有關(guān)部門(mén)有關(guān)人員；文書(shū)當(dāng)事人必須簽名蓋章領(lǐng)取文書(shū)。但是不涉及特別事項(xiàng)的文書(shū)，可以簡(jiǎn)化登記手續(xù)。2．絕密文書(shū)或親啟文書(shū)，必須直接送交當(dāng)事者，由文書(shū)當(dāng)事者開(kāi)封與處置。第六條制度時(shí)間外的處理1．值班人員能夠判定為是緊急重要的文書(shū)，或者直接寫(xiě)給公司高層領(lǐng)導(dǎo)的文書(shū)，應(yīng)立即通知秘書(shū)室主任；其他次重要文書(shū)，只需通知收發(fā)室的主任，并按其指示處理。2．所有到達(dá)的文書(shū)，值班人員都必須一一作好登記，于此后第一個(gè)工作日早晨轉(zhuǎn)交收發(fā)室。第七條收發(fā)決定所有文書(shū)的接受、轉(zhuǎn)交、登記與領(lǐng)取事宜，都必須由收發(fā)室主任做出決定與指示。第八條設(shè)立信使在文書(shū)的接受與處理過(guò)程中，各部門(mén)間經(jīng)常需要相互傳遞文書(shū)；因此，在文書(shū)檔案室設(shè)一名信使，來(lái)回傳遞各類(lèi)文書(shū)。（三）文書(shū)的處理第九條處理原則文書(shū)處理的基本原則是“準(zhǔn)確”與“及時(shí)”，并且明確文書(shū)處理的責(zé)任者。第十條成文原則凡重要的往來(lái)交涉，都必須形成“文書(shū)”或形成記錄，即使情況特殊，也必須事后追憶，形成“備忘錄”。第十一條特例對(duì)那些并不重要的事項(xiàng)，或者通過(guò)電話、會(huì)面等簡(jiǎn)單形式處理的事項(xiàng)，只需要事后將處理結(jié)果的要點(diǎn)記錄下來(lái)即可。第十二條處理手續(xù)領(lǐng)取文書(shū)的部門(mén)，按下列規(guī)定及時(shí)予以處理。1．凡重要事項(xiàng)，或者異常事項(xiàng)，應(yīng)立即向所在部門(mén)主管做出報(bào)告，并逐級(jí)向上請(qǐng)示，必要情況下必須與其他部門(mén)取得聯(lián)系，等候并按照上級(jí)指示，處理文書(shū)中涉及的有關(guān)事項(xiàng)。2．如果文書(shū)中涉及的事項(xiàng)，與其他部門(mén)有關(guān)，必須在與其他部門(mén)取得聯(lián)系后達(dá)成一致意見(jiàn)再行事。3．在具體處理時(shí)，如果認(rèn)為有必要請(qǐng)其他部門(mén)做出配合，并且其他部門(mén)提供配合需要一定的時(shí)間，在這種情況下，應(yīng)事先征得對(duì)方的意見(jiàn)。4．如果事情涉及兩個(gè)以上的部門(mén)，并且難以判斷由何部門(mén)出面主持時(shí)，應(yīng)聽(tīng)取其他部門(mén)的處理意見(jiàn)。第十三條防止拖延文書(shū)檔案部門(mén)有責(zé)任督促有關(guān)部門(mén)處理文書(shū)指定的事項(xiàng)，以防止文書(shū)的處理延遲或停頓，如發(fā)生延遲或停頓現(xiàn)象，應(yīng)立即交文書(shū)檔案部門(mén)處理。第十四條重要文書(shū)的保管機(jī)要或絕密文書(shū)以及其他重要文件，必須存放在帶鎖的檔案文件柜中，予以嚴(yán)格保管。文件柜的存放，必須選擇在發(fā)生意外時(shí)，能夠安全、迅速轉(zhuǎn)移出去，放在容易發(fā)現(xiàn)的醒目位置。（四）文書(shū)的制作第十五條用紙的規(guī)格制作文書(shū)的用紙，除特殊情況外，原則上采用規(guī)格。第十六條字句文書(shū)應(yīng)以簡(jiǎn)單明了的文體記述，采用標(biāo)準(zhǔn)的簡(jiǎn)體漢字，避免使用艱澀的詞句。第十七條文體全部文書(shū)一律采用書(shū)面文體。第十八條復(fù)印絕密文書(shū)未經(jīng)主管認(rèn)可不得擅自制作或復(fù)印副本，在特別有必要的情況下，必須注明包括正本在內(nèi)共復(fù)印多少份，送往何部門(mén)等等。第十九條署名在文書(shū)發(fā)送與轉(zhuǎn)交時(shí)必須按下列要求署名，特殊情況或有專(zhuān)項(xiàng)指示的情況除外。1．代表公司名義締結(jié)的合同書(shū)、往來(lái)公文、公司公告及向政府機(jī)構(gòu)提交的報(bào)告，全部署名“董事會(huì)代表”。2．對(duì)外廣告及宣傳，采用公司名稱(chēng)。3．除此之外的文書(shū)，署上相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)名稱(chēng)，以及部門(mén)經(jīng)理的職務(wù)與姓名。不重要的文書(shū)，只需署上經(jīng)辦人姓名。（五）文書(shū)整理第二十條編寫(xiě)符號(hào)各種文書(shū)都必須按整理的要求編寫(xiě)符號(hào)，表示文書(shū)的類(lèi)別，再按符號(hào)編輯數(shù)字符號(hào)，給各文書(shū)排序，以便于檢索。第二十一條文書(shū)的符號(hào)與編號(hào)按下列規(guī)定使用：1．表示部門(mén)名稱(chēng)的符號(hào)，用部門(mén)名稱(chēng)的第一個(gè)漢字，如制造部門(mén)、工藝室，用“制、工”表示。2．文書(shū)類(lèi)別直接用“絕密”、“密”等字樣表示。3．各種文書(shū)，按先后順序用自然數(shù)排序編號(hào)。4．同一文書(shū)或同一名稱(chēng)的文書(shū)，追加一組自然數(shù)，用“-”隔開(kāi)，如“制、工、密0015-001”。編號(hào)按年度更新。第二十二條填寫(xiě)文書(shū)登記簿所有文書(shū)的符號(hào)與編號(hào)都必須填寫(xiě)在“文書(shū)登記簿”上。第二十三條整理文書(shū)處理完結(jié)之后，按文書(shū)的符號(hào)與編號(hào)進(jìn)行編輯整理。將大部分沒(méi)有必要查詢(xún)與翻閱的歸為一類(lèi)進(jìn)行；另一類(lèi)需要經(jīng)常查閱的文書(shū)，盡管文書(shū)處理已經(jīng)結(jié)束，但文書(shū)的效用還沒(méi)有終結(jié)，仍需要單獨(dú)整理。第二十四條保管文書(shū)整理后，大量不重要的文件直接送總務(wù)部門(mén)保管，其他少量的重要文書(shū)，在一定的期限內(nèi)由責(zé)任部門(mén)妥善保管。（六）文書(shū)的送發(fā)與交接第二十五條主管部門(mén)全部文書(shū)的發(fā)送與交接，由總務(wù)部負(fù)責(zé)。在特殊情況下，公司內(nèi)文書(shū)的送發(fā)與交接，由相應(yīng)的部門(mén)負(fù)責(zé)。第二十六條絕密與親啟文書(shū)絕密與親啟文書(shū)必須加封，并在封面上加蓋“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈”字樣的印章。第二十七條轉(zhuǎn)交郵寄予面呈送交的重要文書(shū)，必須在封面上加蓋“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈”字樣印章，分別表示“可以由專(zhuān)職傳遞員以外的人員轉(zhuǎn)交，或在書(shū)信接受者不在的情況下留下文書(shū)，囑咐由指定傳遞者當(dāng)面呈交的文書(shū)”；“可以通過(guò)郵寄傳遞的文書(shū)”；“必須由指定傳遞者當(dāng)面呈交的文書(shū)”。第二十八條填寫(xiě)送發(fā)登記簿所有送發(fā)文書(shū)，按“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈”，分別填寫(xiě)送發(fā)登記簿。對(duì)于“面呈”文書(shū)，還必須在相應(yīng)的備注欄目注明送交過(guò)程的要點(diǎn)，以及領(lǐng)取文書(shū)的當(dāng)事人簽名蓋章。（七）文書(shū)的存檔與廢除第二十九條存檔由本公司總部的行政室，按文書(shū)的整理符號(hào)與編號(hào)進(jìn)行編輯歸檔。第三十條編輯行政室按年度把重要的、經(jīng)各部門(mén)整理編號(hào)的文書(shū)，進(jìn)行匯總，分編裝訂成冊(cè)，存入檔案。會(huì)計(jì)文書(shū)則按會(huì)計(jì)年度編輯成冊(cè)。一些不太重要的文書(shū)，不必按文書(shū)類(lèi)別編輯，只需按年度匯集成冊(cè)。第三十一條分編標(biāo)準(zhǔn)存檔文書(shū)按部門(mén)，以文書(shū)的符號(hào)獨(dú)立分編成冊(cè)。第三十二條保存期限保存期限按下列規(guī)定確定：1．永久保存。凡屬于規(guī)則、指令、決議、訴訟、重要契約、證書(shū)、統(tǒng)計(jì)及會(huì)計(jì)文書(shū)，以及員工人事勞資文書(shū)，都?xì)w為“永久保存”文書(shū)。2．保存十年，類(lèi)似永久保存文件性質(zhì)。沒(méi)有必要永久保存的文書(shū)，合議書(shū)、志愿書(shū)、違約書(shū)、往來(lái)公文、復(fù)命書(shū)、報(bào)告書(shū)和重要往來(lái)信函等等，可以保存十年。3．保存五年。保存期從編輯日起算，次重要且沒(méi)必要保存十年的文書(shū)，可保存五年。第三十三條廢除保存期滿或者在保存期內(nèi)沒(méi)必要繼續(xù)保存的文書(shū)，應(yīng)及時(shí)予以廢除或銷(xiāo)毀。廢除必須經(jīng)有關(guān)部門(mén)合議，報(bào)總裁認(rèn)可，由文秘室執(zhí)行。如果對(duì)廢除沒(méi)有疑義，應(yīng)即刻予以廢除或銷(xiāo)毀。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔

制度名公司文書(shū)管理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁(yè)碼8-1第一章總則第一條本規(guī)定的目的，在于確保文書(shū)事務(wù)正確且順利進(jìn)行，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率。第二條所謂“文書(shū)”是指業(yè)務(wù)工作上往來(lái)公文、報(bào)告、會(huì)議決議、規(guī)定、契約書(shū)、專(zhuān)利許可證書(shū)、電報(bào)、各種帳簿、圖表參考書(shū)等一切業(yè)務(wù)用書(shū)類(lèi)與公文。第三條全部文書(shū)歸公司所有并收藏，任何個(gè)人不得私自占有。第四條必須嚴(yán)格保守文書(shū)的機(jī)密。第五條文書(shū)按下列要點(diǎn)處置或辦理：1．凡重要事宜的指示、請(qǐng)示、匯報(bào)、報(bào)告、傳達(dá)、答復(fù)等等，一律以“文書(shū)”的形式進(jìn)行。所有文書(shū)的處置都必須以“準(zhǔn)確”與“迅速”為原則，必須明確責(zé)任。2．須請(qǐng)示審批即使在緊急狀況下，以口頭或電話形式處置的事項(xiàng)，事后也必須以文書(shū)形式記錄下來(lái)。第六條文書(shū)的主管原則規(guī)定如下：1．文書(shū)的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由總公司總務(wù)部庶務(wù)科負(fù)責(zé)。2．分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書(shū)主管，另有文書(shū)管理細(xì)則作出規(guī)定。第二章文書(shū)的收發(fā)第七條到達(dá)文書(shū)全部由文書(shū)主管科室接收，并按下列要點(diǎn)處置。1．一般文書(shū)予以啟封，分送各部門(mén)、科室。2．私人文書(shū)不必開(kāi)啟，直送收信人。3．須請(qǐng)示審批分送各部門(mén)、科室的文書(shū)若有差錯(cuò)，必須立即退回庶務(wù)科。第八條節(jié)假日等規(guī)定工作時(shí)間外到達(dá)的文書(shū)，由值班人員接收后轉(zhuǎn)交庶務(wù)科。簽發(fā)人責(zé)任人簽名

制度名公司文書(shū)管理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁(yè)碼8-2第三章文書(shū)的處理第九條文書(shū)按機(jī)密程度可分為以下幾類(lèi)。1.須請(qǐng)示審批絕密。指極為重要并且不得向公司內(nèi)外無(wú)關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書(shū)。2.須請(qǐng)示審批秘密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無(wú)關(guān)人員透露的文書(shū)。3.外密。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書(shū)。4.普通。指非機(jī)密文書(shū)。如果附有其他調(diào)查問(wèn)卷之類(lèi)的重要東西，則另當(dāng)別論。5.傳閱。指在本公司內(nèi)廣為傳閱或傳達(dá)的文書(shū)。第十條普通文書(shū)的處理原則如下。1.由科長(zhǎng)以上級(jí)別的主管，負(fù)責(zé)對(duì)文書(shū)進(jìn)行審閱、回答、照會(huì)以及其他必要的處理；或者指定下屬對(duì)文書(shū)進(jìn)行具體處理。2.如果遇到重要或異常事項(xiàng)，必須及時(shí)與上一級(jí)主管取得聯(lián)系，按上級(jí)指示辦理。3.如果與各部門(mén)、科室有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)，必須經(jīng)與各部門(mén)、科室的會(huì)議后方能予以處理。第十一條機(jī)密文書(shū)的處理原則如下。1.機(jī)密文書(shū)原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。2.指名或親啟文書(shū)的寄發(fā)，原則上在封面上注明文書(shū)所涉及事項(xiàng)的要點(diǎn)，注明發(fā)文者姓名，由發(fā)文者封緘。3.到達(dá)的指名或親啟文書(shū)，原則上由信封上所指名者開(kāi)啟，其他人不得擅自啟封。如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來(lái)件所指名者，不受本條規(guī)定約束。簽發(fā)人責(zé)任人簽名

制度名公司文書(shū)管理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁(yè)碼8-3第十二條文書(shū)的閱覽原則如下。1.某文書(shū)被閱覽后，閱覽者必須簽字劃押，表示已經(jīng)閱覽完畢。有必要的情況下，在文書(shū)的空白處填寫(xiě)閱覽后的意見(jiàn)，轉(zhuǎn)給或交還文書(shū)的主管。2.有必要在各部門(mén)、科室傳閱的文書(shū)，必須附上“傳閱登記簿”，按傳閱登記簿規(guī)定欄目填寫(xiě)，并最終交還文書(shū)主管。第十三條與各部門(mén)、科室有關(guān)的文書(shū)，在處理意見(jiàn)上如果存在分歧，則由文書(shū)的主管部門(mén)出面進(jìn)行協(xié)商；如果不能協(xié)商一致，上報(bào)或請(qǐng)示高一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，由上級(jí)裁決。第四章請(qǐng)示審批第十四條請(qǐng)示審批是公司經(jīng)營(yíng)的一項(xiàng)重要程序，凡公司經(jīng)營(yíng)重要事項(xiàng)，都必須經(jīng)請(qǐng)示，獲得董事會(huì)、總裁、專(zhuān)務(wù)董事和常務(wù)董事審查、裁決和下文批復(fù)之后，方能實(shí)行或行事。第十五條須請(qǐng)示審批事項(xiàng)如下。1．職務(wù)及重要人事安排。2．各種制度性規(guī)定的變更。3．重要契約的締結(jié)、解除與變更。4．訴訟行為。5.與官方機(jī)構(gòu)有關(guān)的、各種重要的請(qǐng)求、回執(zhí)、申請(qǐng)等等。6.土地、建筑物以及事務(wù)所權(quán)利的購(gòu)買(mǎi)與轉(zhuǎn)讓。7.大額饋贈(zèng)、謝禮，以及宣傳廣告費(fèi)用的開(kāi)支。8．分支機(jī)構(gòu)的增變與升格。9．預(yù)算與決算事宜。10．借款與貸款，以及借貸銀行的開(kāi)設(shè)與變更。11．須請(qǐng)示審批重要或高額物品的采購(gòu)，不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓與廉價(jià)出售。12．須請(qǐng)示審批定期或不定期刊物的發(fā)刊、修改與廢除，以及費(fèi)用開(kāi)支的修訂。13.有關(guān)公司經(jīng)營(yíng)的重要計(jì)劃與企劃。14．其他上述未涉及的重要事項(xiàng)。簽發(fā)人責(zé)任人簽名

制度名公司文書(shū)管理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁(yè)碼8-4第十六條須請(qǐng)示審批者為分公司主管、分店主管，以及以此基準(zhǔn)確定的主管領(lǐng)導(dǎo)。第十七條須請(qǐng)示審批的提案文書(shū)，必須進(jìn)行認(rèn)真斟酌，以便能順利地予以實(shí)施。第十八條請(qǐng)示審批的事項(xiàng)，必須以提案文書(shū)的方式，經(jīng)主管呈交總部。如果事情緊急，允許直接以非文書(shū)形式請(qǐng)示，但事后必須盡快撰寫(xiě)請(qǐng)示提案文書(shū)上報(bào)。第十九條請(qǐng)示提案文書(shū)的內(nèi)容和順序，包括標(biāo)題、正文、理由、說(shuō)明和附錄。提案文書(shū)一式多份，分送有關(guān)部門(mén)如業(yè)務(wù)部門(mén)、印刷部門(mén)、總務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)等等。第二十條請(qǐng)示提案文書(shū)必須編號(hào)，并注明起草或請(qǐng)示者，所屬分支機(jī)構(gòu)及部門(mén)、科室，并及簽名蓋章。第二十一條請(qǐng)示審批內(nèi)容一旦被上級(jí)認(rèn)可并作出決定，則以請(qǐng)示提案書(shū)（副本）替代批復(fù)返回請(qǐng)示部門(mén)執(zhí)行。第二十二條請(qǐng)示提案原本由總務(wù)部、庶務(wù)科保管。第五章文書(shū)的制作第二十三條文書(shū)制作要領(lǐng)如下：1．請(qǐng)示審批文書(shū)必須簡(jiǎn)明扼要，一事一議。語(yǔ)言措詞力求準(zhǔn)確規(guī)范。2．起草文書(shū)的理由必須作出交代，包括起因以及中間交涉過(guò)程必須具明，必要情況下附上有關(guān)資料與文件。簽發(fā)人責(zé)任人簽名

制度名公司文書(shū)管理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁(yè)碼8-53．須請(qǐng)示審批必須明確起草文書(shū)的責(zé)任者，署上請(qǐng)示審批提案者姓名。4．須請(qǐng)示審批對(duì)請(qǐng)示提案文書(shū)進(jìn)行修改時(shí)，修改者必須認(rèn)真審閱原件，修改后必須署名。第二十四條文書(shū)的起草必須征得主管同意，并且在主管有了明確的決定之后進(jìn)行，文書(shū)起草只是一個(gè)“文書(shū)化”的過(guò)程與結(jié)果。文書(shū)的草案必須予以保存。第二十五條重要文書(shū)或契約書(shū)案，必須經(jīng)過(guò)公證，并且在正式文書(shū)形成之日前，必須掌握且附上具有價(jià)值的證據(jù)或證明文件。第二十六條文書(shū)的署名按下列規(guī)定進(jìn)行。1．公司內(nèi)文書(shū)，如果是一般往來(lái)文書(shū)，只需主管署名即可；如果只是單純的上報(bào)文書(shū)，或者不涉及各部門(mén)、科室，且內(nèi)容并不重要的文書(shū)，只需部門(mén)、科室署名即可；如果是重要文書(shū)，按責(zé)任范圍署名總裁、副總裁、專(zhuān)務(wù)董事、常務(wù)董事，或者有關(guān)部門(mén)的主管姓名與職務(wù)。2．對(duì)外文書(shū)，如契約書(shū)、責(zé)任狀、官方許可申請(qǐng)書(shū)、回執(zhí)、公告等重要文書(shū)，一律署總裁職務(wù)與姓名。如果總裁委托事項(xiàng)，可由指定責(zé)任者署名。上列規(guī)定以外的文書(shū)，也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管職務(wù)與姓名。第二十七條文書(shū)的蓋章按下列要點(diǎn)進(jìn)行：1.在正本上必須加蓋文書(shū)署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門(mén)、科室章。2.如果文書(shū)署名者不在的情況下，加蓋職務(wù)替代或代理者印章，且加蓋具體執(zhí)行者印章。在這種情況下，文書(shū)存檔前加蓋署名者印章。簽發(fā)人責(zé)任人簽名

制度名公司文書(shū)管理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁(yè)碼8-63.須請(qǐng)示審批以部門(mén)或公司名義起草的文書(shū)，在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。第二十八條總裁與公司印章按下列原則使用：1.在有必要加蓋總裁或公司印章時(shí)，必須填寫(xiě)委托申請(qǐng)書(shū)，經(jīng)所屬部門(mén)主管認(rèn)可，并且加蓋印章之后，向總部總務(wù)部門(mén)提出。2.總務(wù)部主管經(jīng)審核，簽名蓋章，批準(zhǔn)申請(qǐng)。如果有必要?jiǎng)t需請(qǐng)示總裁。在事情緊急情況下，可以口頭申請(qǐng)與批準(zhǔn)，但事后必須補(bǔ)填申請(qǐng)書(shū)。3.在需要總裁簽字的情況下，手續(xù)同前。4.須請(qǐng)示審批經(jīng)總務(wù)部批準(zhǔn)后，去印章保管員處加蓋總裁或公司印章。5.一些帶有公司字樣或總裁職務(wù)字樣的其他印章，須經(jīng)主管同意，直接向印章保管員申請(qǐng)加蓋。第六章文書(shū)的送發(fā)第二十九條一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書(shū)，按下列要點(diǎn)進(jìn)行。必要時(shí)給文秘處以回復(fù)或回執(zhí)。調(diào)查報(bào)告不受本條規(guī)定限制。1.文書(shū)封面必須明確寫(xiě)清發(fā)送或接收單位與地址、收件人姓名。并且注明“快遞”、“郵寄”、“面呈”或“轉(zhuǎn)交”。2.公司內(nèi)部文書(shū)原則上不作封緘。第三十條各部門(mén)、科室的郵寄文書(shū)，必須在發(fā)送前在“發(fā)信登記本”與“郵資明細(xì)帳”上作好登記與填寫(xiě)。簽發(fā)人責(zé)任人簽名

制度名公司文書(shū)管理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁(yè)碼8-7第七章電報(bào)的處理第三十一條一切電報(bào)都由庶務(wù)科受理。第三十二條有關(guān)責(zé)任者在接到電報(bào)并閱讀后，把電報(bào)要點(diǎn)記下，送相關(guān)部門(mén)、科室傳閱。如果不涉及各部門(mén)、科室，只是一般查詢(xún)、確認(rèn)或聯(lián)絡(luò)性電報(bào)，主管科室或部門(mén)全權(quán)負(fù)責(zé)予以處理。第三十三條向外部發(fā)電報(bào)時(shí)，必須用郵電部門(mén)的電報(bào)用紙起草電文，呈主管上司或領(lǐng)導(dǎo)審核。1.須請(qǐng)示審批盡量使電文簡(jiǎn)明扼要，采用標(biāo)準(zhǔn)的郵政省略符號(hào)與簡(jiǎn)稱(chēng)。2.須請(qǐng)示審批注明發(fā)電者姓名、日期以及具體指示，特殊情況下如何處置的辦法與手段。第三十四條須請(qǐng)示審批電報(bào)發(fā)出后必須給庶務(wù)科以回執(zhí)；并告訴庶務(wù)科有無(wú)必要催促對(duì)方回電。第三十五條須請(qǐng)示審批與調(diào)查、詢(xún)問(wèn)、聯(lián)系等無(wú)關(guān)的電報(bào)，或者一些無(wú)關(guān)緊要的電報(bào)，由庶務(wù)科全權(quán)處置。第八章文書(shū)的整理與保存第三十六條文書(shū)按內(nèi)容進(jìn)行整理，并區(qū)分兩類(lèi)文書(shū)分別保管，一類(lèi)是尚未完結(jié)的文書(shū)，另一類(lèi)是可以歸檔的文書(shū)。第三十七條全部完結(jié)的