機關(guān)檔案管理工作培訓(xùn)課件

機關(guān)檔案管理工作培訓(xùn)機關(guān)檔案管理工作培訓(xùn)主要內(nèi)容第一部分什么是檔案第二部分機關(guān)檔案室和檔案人員的基本職責(zé)

第三部分機關(guān)檔案管理的主要環(huán)節(jié)第四部分歸檔范圍和保管期限劃分主要內(nèi)容第一部分什么是檔案什么是檔案一、檔案的定義二、檔案的特性三、檔案與文件的區(qū)別什么是檔案一、檔案的定義一、

檔案的定義《中華人民共和國檔案法》中檔案的定義：

檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。一、檔案的定義《中華人民共和國檔案法》中檔案的定義：國家檔案局行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T-2000《檔案工作基本術(shù)語》中檔案的定義：

國家機關(guān)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。國家檔案局行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T-2000《檔案工作基本術(shù)語》中檔二、檔案的特性檔案產(chǎn)生的主體：多元性個人、黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會組織

檔案的本質(zhì)屬性:原始記錄性

憑證作用、參考價值檔案表現(xiàn)的形式:多樣性

載體多樣：甲骨、青銅、石材、竹簡

紙張、膠帶、光盤形式多樣：文字、圖表、聲音、圖像二、檔案的特性檔案產(chǎn)生的主體：多元性處理完畢的文件才成為檔案對日后工作有查考價值利用價值的文件才有必要作為檔案保存通過立卷歸檔集中整理保存起來的文件才能轉(zhuǎn)化為檔案

三、檔案與文件的區(qū)別處理完畢的文件才成為檔案三、檔案與文件的區(qū)別機關(guān)檔案室的主要職責(zé)：（一）建立健全本單位的檔案工作規(guī)章制度；（二）指導(dǎo)本單位文件、資料的形成、積累和歸檔；（三）集中統(tǒng)一管理本單位檔案，并按照規(guī)定向綜合檔案館移交檔案；（四）監(jiān)督指導(dǎo)所屬機構(gòu)的檔案工作。機關(guān)檔案室和檔案人員的工作職責(zé)機關(guān)檔案室的主要職責(zé)：機關(guān)檔案室和檔案人員的工作職責(zé)檔案人員的主要職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)本機關(guān)檔案材料的立卷歸檔和保管工作，確保歸檔案文件材料收集齊全、整理規(guī)范、科學(xué)保管；（二）負(fù)責(zé)本機關(guān)綜合檔案室的日常管理，確保檔案安全；（三）負(fù)責(zé)本機關(guān)室藏檔案的查閱利用，迅速、準(zhǔn)確提供檔案資料；（四）負(fù)責(zé)本系統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。檔案人員的主要職責(zé)：機關(guān)檔案管理的主要環(huán)節(jié)一、建立檔案工作管理體制二、建立檔案管理制度三、檔案管理的具體環(huán)節(jié)機關(guān)檔案管理的主要環(huán)節(jié)一、建立檔案工作管理體制1.明確檔案工作領(lǐng)導(dǎo)2.設(shè)置檔案工作機構(gòu)3.配備檔案工作人員4.建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系一、建立檔案工作管理體制1.明確檔案工作領(lǐng)導(dǎo)一、建立檔案工作管理體制1、歸檔制度2、整理制度3、統(tǒng)計制度4、鑒定與銷毀制度5、保管制度6、保密制度7、利用制度8、交接制度二、建立檔案管理制度1、歸檔制度二、建立檔案管理制度第一環(huán)節(jié)收集化分散為集中第二環(huán)節(jié)整理化零散為系統(tǒng)第三環(huán)節(jié)鑒定化龐雜為質(zhì)優(yōu)第四環(huán)節(jié)保管化易損為長遠(yuǎn)第五環(huán)節(jié)利用化死材料為活信息第六環(huán)節(jié)統(tǒng)計檔案狀況數(shù)字化三、機關(guān)檔案管理主要環(huán)節(jié)第一環(huán)節(jié)收集化分散為集中三、機關(guān)檔案管理主要環(huán)節(jié)第一環(huán)節(jié)：收集目的：化分散為集中關(guān)鍵詞：齊全完整制度約束規(guī)范收辦理完畢馬上收會議文件及時收帳外文件催促收人員變動提前收責(zé)任到人督促收發(fā)現(xiàn)不齊補充收第一環(huán)節(jié)：收集目的：化分散為集中收集環(huán)節(jié)注意事宜：齊全完整反映本機關(guān)職能活動全過程的文件必須齊全完整有密切聯(lián)系的同一組文件必須齊全完整文件過程齊全完整耐久字跡書寫材料破損件易退變件聲像檔案重大活動重要會議重要職能活動和工作成果

收集環(huán)節(jié)注意事宜：第二環(huán)節(jié)整理目的：化零散為系統(tǒng)關(guān)鍵詞：系統(tǒng)

檔案的整理就是按照一定原則對檔案實體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。

機關(guān)檔案的整理工作，主要包括機關(guān)文件的平時歸卷與調(diào)整、文件組卷、排列、目錄的編制、局部案卷或保管單位的調(diào)整等項工作內(nèi)容。第二環(huán)節(jié)整理目的：化零散為系統(tǒng)第三環(huán)節(jié)保管目的：化易損為長遠(yuǎn)關(guān)鍵詞安全檔案保管工作的具體任務(wù)：防止檔案的損壞,延長檔案的壽命,維護(hù)檔案的安全。1.檔案庫房建設(shè)要求2.檔案用房配備與安排3.編制存放示意圖第三環(huán)節(jié)保管目的：化易損為長遠(yuǎn)４.檔案庫房基本設(shè)施設(shè)備：去濕降溫設(shè)備（去濕機、空調(diào)機）溫濕度記錄儀+每日記錄白熾燈小開窗+厚型防光窗簾消防設(shè)備防盜門窗（三鐵：鐵門、鐵窗、鐵柜）檔案裝具（密集架、鐵皮柜、防磁柜等）防蟲藥物４.檔案庫房基本設(shè)施設(shè)備：5.檔案庫房管理要求八防：防火、防水、防潮（霉）、防有害氣體、防蟲、防光、防塵、防盜。紙質(zhì)檔案適宜溫度：14℃～24℃；相對濕度:45%～60%

電子文件適宜溫度：15℃～27℃；相對濕度:40%～60%5.檔案庫房管理要求第四環(huán)節(jié)編研利用目的：化死材料為活信息關(guān)鍵詞服務(wù)檔案的編研檔案編研工作的主要內(nèi)容：編輯檔案史料和現(xiàn)行檔案文件匯編，編輯檔案文摘匯編，編寫檔案參考資料。如全宗介紹、大事記。檔案利用服務(wù)工作的含義：提供檔案信息，為機關(guān)各項工作服務(wù)。

第四環(huán)節(jié)編研利用目的：化死材料為活信息第五環(huán)節(jié)統(tǒng)計目的：檔案狀況數(shù)字化關(guān)鍵詞數(shù)字檔案統(tǒng)計工作是以表冊、指標(biāo)數(shù)字等形式揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情況的一項業(yè)務(wù)工作。是定量和科學(xué)的方法搜集、整理、研究和人提供檔案統(tǒng)計資料的工作。填寫統(tǒng)計臺帳第五環(huán)節(jié)統(tǒng)計目的：檔案狀況數(shù)字化目的：化龐雜為質(zhì)優(yōu)關(guān)鍵詞價值1.成立檔案鑒定工作機構(gòu)單位應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(或小組)，負(fù)責(zé)確定文件保管期限和到期檔案定。2.制定檔案保管期限表檔案保管期限表根據(jù)《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第８號）編制，各單位應(yīng)根據(jù)文件對本單位、國家和社會所具有的現(xiàn)實和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究價值確定。第六環(huán)節(jié)鑒定目的：化龐雜為質(zhì)優(yōu)第六環(huán)節(jié)鑒定3.組織開展檔案鑒定工作單位應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。經(jīng)檔案鑒定委員會鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限；對保管期滿確無保存價值的檔案應(yīng)登記造冊，填寫銷毀清冊，經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)督銷毀。銷毀清冊永久保存。3.組織開展檔案鑒定工作國家檔案局第8號令2006年9月國家檔案局局務(wù)會議審議通過（歸檔范圍和保管期限劃分依據(jù)）機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定國家檔案局第8號令機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限第一條為便于各級黨政機關(guān)和人民團(tuán)體（以下統(tǒng)稱機關(guān)）正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機關(guān)主要職能活動情況，維護(hù)其歷史面貌，又便于保管和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規(guī)定。適用范圍：各級黨政機關(guān)、人民團(tuán)體目的：確定歸檔范圍和保管期限機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第一條為便于各級黨政機關(guān)和人民團(tuán)體（以下統(tǒng)稱機關(guān)）正確界定機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第二條

本規(guī)定中的機關(guān)文件材料是指機關(guān)在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。門類：文書、人事、基建、會計等載體：紙質(zhì)、磁性、電子等機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第二條

本規(guī)定中第三條

機關(guān)文件材料歸檔范圍是：

（一）反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；反映本單位職能的：如工作計劃、總結(jié)、工作會議、地方性法規(guī)規(guī)章、會議記錄紀(jì)要、中長期發(fā)展規(guī)劃等反映本單位基本歷史面貌的:如機構(gòu)演變、大事記、人事任免等文件材料。

（二）機關(guān)工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；有憑證作用的：如機關(guān)房屋、土地、財產(chǎn)、物資和檔案等交接憑證、合同和協(xié)議、職工購置福利住房的合同、協(xié)議和有關(guān)手續(xù)及國有資產(chǎn)管理等

文件材料。

（三）本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料；

（四）其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第三條

機關(guān)文件材料歸檔范圍是：

（一）反映本機關(guān)主哪些文件需要歸檔：1、上級機關(guān)的來文存哪些？上級機關(guān)需要本機關(guān)貫徹執(zhí)行的文件；上級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)的本機關(guān)文件（包括報刊轉(zhuǎn)載）；被上級機關(guān)采用、由本機關(guān)草擬的文件。2、本機關(guān)存哪些？反映本機關(guān)歷史面貌及職能活動的文件。歷次重要會議文件；本機關(guān)印發(fā)的正式文件；與上下級機關(guān)形成的請示與批復(fù)文件；工作計劃、報告、總結(jié)及反映有關(guān)業(yè)務(wù)活動的專業(yè)性文件；哪些文件需要歸檔：統(tǒng)計、會計、調(diào)研活動、規(guī)章制度；黨團(tuán)、工會的重要文件；內(nèi)容重要的人民來信及其處理方面的文件；本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人參與公務(wù)活動的重要信函、電話記錄以及從外機關(guān)帶回來的重要文件；解決各種糾紛、征用土地和有關(guān)工程建設(shè)、設(shè)備購買的合同、文件；歸本機關(guān)直接管理的科研與生產(chǎn)建設(shè)方面的文件；反映本機關(guān)歷史沿革如機構(gòu)成立、撤銷、更名、干部與職工變動情況的各種文件；本機關(guān)與外單位簽訂的合同、協(xié)議等文件；本機關(guān)參與外事活動的文件材料等。那些文件需要歸檔？統(tǒng)計、會計、調(diào)研活動、規(guī)章制度；黨團(tuán)、工會那些文件需要歸檔？3、同級機關(guān)存哪些？需要本機關(guān)執(zhí)行的法規(guī)性文件；有關(guān)業(yè)務(wù)機關(guān)在檢查本單位活動中形成的重要文件；與本機關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作的重要往來文件等。４、下級機關(guān)存哪些？重要的計劃、報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表、財務(wù)預(yù)算、決算文件典型材料、法規(guī)性備案文件等。那些文件需要歸檔？3、同級機關(guān)存哪些？那些文件需要歸檔？機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定

第四條

機關(guān)文件材料不歸檔范圍是：

（一）上級機關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（不需辦理的）

（二）本機關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；（臨時、重份的）

（三）同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（不需執(zhí)行的）

（四）下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。（參閱的）機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定

第四條

機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第五條

凡屬機關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。本條規(guī)定了機關(guān)歸檔文件材料的流向、管理主體機關(guān)檔案部門處理歸檔文件材料的職責(zé)。機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第五條

凡屬機關(guān)機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第六條

機關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第六條

機關(guān)文書機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第七條

永久保管的文書檔案主要包括：

(一)本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；

(二)本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料

(三)本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料

(四)本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定國家檔案局第8號令

（五）本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料

（六)本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登等憑證性文件材料

(七)上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料

(八)同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定國家檔案局機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定國家檔案局第8號令劃分永久時，需要注意以下問題：（原則：以我為主，以人為本）

1.突出本機關(guān)自身的文件材料

2.突出本機關(guān)主要職能的文件材料

3.突出反映本機關(guān)機構(gòu)演變及人事任免的文件材料4.機關(guān)文件材料是否永久保管，還要從機關(guān)職能活動的規(guī)模大小、規(guī)格層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備法規(guī)政策性等因素來考慮機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定國家檔案局機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第八條

定期保管的文書檔案主要包括：

（一）本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；

（二）本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料

（三）本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料

（四）本機關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料

（五）本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第八條

定期保管機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定

（六）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；

（七）上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；

（八）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；

（九）下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。

機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定

第九條

機關(guān)形成的科技、基建、照片、電子、會計、人事等專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。1、科技檔案：GB/T11822——2008《科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求》

2、基建檔案：DA／T28-2002《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》3、照片檔案：GB/T11812——2002《照片檔案管理規(guī)范》4、電子檔案：GB/T18894——2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》5、會計檔案：《會計檔案管理辦法》（財會字[1998]32號）

6、人事檔案：《干部檔案工作條例》（組通字[1991]13號）機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定

第九條機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第十條

機關(guān)對應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。元數(shù)據(jù)：描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件格式、硬件、軟件環(huán)境、文件和圖形處理軟件等背景信息：描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果等信息

機關(guān)應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。

機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定

第十一條

機關(guān)聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機關(guān)歸檔，其他機關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第十一

機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定

8號令執(zhí)行時間：

各級機關(guān)2007年及以后形成的文書檔案保管期限劃分為永久和30年、10年。2007年以前形成的文書檔案保管期限劃分按原規(guī)定執(zhí)行。

機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定

8號令執(zhí)行機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定文書檔案保管期限劃分的難點解釋機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定文書檔案保管期限劃

（一）同一會議材料的保管期限劃分

根據(jù)文件材料的價值大小確定每一個會議都有主要內(nèi)容、核心內(nèi)容，形成的文件材料有的是反映主要職能活動、主要過程的，有些是反映事務(wù)活動的，價值程度不同，不能劃分為同一期限如會議請示、批復(fù)、通知、名單、議程、領(lǐng)導(dǎo)人講話、選舉結(jié)果、討論通過的決議、紀(jì)要、公報、主席團(tuán)會議記錄等劃為永久如重要的賀信、賀電、籌備工作、小組會議記錄等劃為30年

（一）同一會議材料的保管期限劃分

根據(jù)文件材料的價值（二）提案答復(fù)材料的保管期限劃分

機關(guān)對人大議案及答復(fù)、政協(xié)提案及辦理結(jié)果進(jìn)行歸檔時，其檔案保管期限定為永久人大、政協(xié)機關(guān)對人大議案及答復(fù)、政協(xié)提案及辦理結(jié)果進(jìn)行歸檔時，也應(yīng)定為永久協(xié)辦機關(guān)歸檔時可以定為30年（二）提案答復(fù)材料的保管期限劃分

機關(guān)對人大議案及答復(fù)、政協(xié)（三）上級檢查、視察材料的保管期限劃分

上級檢查、視察材料本地區(qū)、本單位形成的文件材料分為“重要的”與“一般的”，其判斷標(biāo)準(zhǔn)是上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的行政級別和檢查、視察事由的重要程度。以省部級以上領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機關(guān)工作形成的文件材料，屬于“重要的”，劃分為永久。其他的作為“一般的”，劃分為30年。但也有特殊情況。如彭州市委書記到檔案局檢查工作，聽取匯報后，解決了檔案館的修建問題，在歸檔時文件材料則要劃定為永久（三）上級檢查、視察材料的保管期限劃分

（四）業(yè)務(wù)文件材料如何區(qū)分“重要的”和“一般的”“重要的”：涉及法規(guī)政策性，重大業(yè)務(wù)建設(shè)的內(nèi)容的文件材料“一般的”：涉及基礎(chǔ)性、技術(shù)性內(nèi)容的文件材料（四）業(yè)務(wù)文件材料如何區(qū)分“重要的”和“一般的”（五）代上級機關(guān)起草的文件材料的保管期限的劃分代上級機關(guān)起草的法規(guī)政策性文件，專項業(yè)務(wù)文件的最后稿本，本機關(guān)定為30年上級機關(guān)制發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)后，屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件，本機關(guān)也應(yīng)定為永久（五）代上級機關(guān)起草的文件材料的保管期限的劃分（六）證件辦理、審批材料的保管期限的劃分證件辦理、審批材料的保管期限的劃分的依據(jù)是有效證件的有效時限20年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料，定為永久保管20年以下的許可證、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料，定為30年保管在劃分期限時，既要以證件的有效期為依據(jù)，也要結(jié)合機關(guān)工作實際，合理確定保管期限。機關(guān)檔案管理工作培訓(xùn)課件（七）行政處罰、處分、復(fù)議、國家賠償?shù)任募牧媳９芷谙薜膭澐帧爸匾摹焙汀耙话愕摹币蕴幜P的種類加以區(qū)分對受到?jīng)]收非法所得、沒收非法財物，責(zé)令停產(chǎn)、暫扣或吊銷執(zhí)照，行政拘留處罰等形成的文件材料視為“重要的”，劃定為永久對“警告”類視為“一般的”文件材料，劃定為30年國家賠償過程中形成的文件材料，一般來說都屬于“重要的”，劃定為永久（七）行政處罰、處分、復(fù)議、國家賠償?shù)任募牧媳９芷谙薜膭澐?/p>

（八）計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料的期限劃分

一般年度及以上的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料定為永久對經(jīng)濟運行部門，對國家和本地區(qū)有重要分析價值的月度、季度、半年統(tǒng)計材料都應(yīng)歸檔對非經(jīng)濟運行部門，月度、季度工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料可不歸檔

（八）計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料的期限劃分

一般年度及以上的計劃（九）表彰獎勵、處分材料的保管期限劃分

表彰：受成都市級（含）以上表彰、獎勵的先進(jìn)單位、勞動模范、先進(jìn)工作者的文件材料永久受縣級表彰的獎勵的先進(jìn)單位、勞動模范、先進(jìn)工作者的文件材料，評選單位劃分為永久，其它單位劃定為30年以下表彰、獎勵的先進(jìn)單位、勞動模范、先進(jìn)工作者的文件材料

30年

處分：受到警告（不含）以上處分的文件材料永久

受到警告處分的文件材料30年

機關(guān)中還有通報批評的文件材料，鑒于違紀(jì)違規(guī)情節(jié)輕微，保管期限定為10年

（九）表彰獎勵、處分材料的保管期限劃分

（十）紀(jì)檢、監(jiān)察工作材料保管期限劃分

紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成的綜合報告、調(diào)查材料分為“重要的”和“一般的”，區(qū)分標(biāo)準(zhǔn)主要看案件違規(guī)違紀(jì)程度，如果受警告以上處分的，則屬“重要的”，劃定為永久，受警告處分的，則屬“一般的”，劃定為30年。如果調(diào)查結(jié)論是查無實據(jù)，形成的綜合性報告、調(diào)查材料可劃定為10年對有的機關(guān)有年度紀(jì)檢、監(jiān)察工作綜合報告，可劃定為永久，年度以下的可劃定為10年

（十）紀(jì)檢、監(jiān)察工作材料保管期限劃分

（十一）黨、團(tuán)、工會專項活動材料保管期限的劃分

專項活動的重要性既要看規(guī)模，又要看其影響力如各單位“群眾路線教育時實踐”形成的報告、總結(jié)都很重要，應(yīng)劃分分為永久保管。如機關(guān)工會組織向災(zāi)區(qū)捐款捐物，屬一般性專項活動，形成的報告、總結(jié)等材料可劃分為10年

（十一）黨、團(tuán)、工會專項活動材料保管期限的劃分

專項活動的（十二）信訪材料的保管期限劃分

機關(guān)在處理人民來信、來訪過程中形成的文件材料是否歸檔，取決于來信來訪有無處理結(jié)果。如果沒有處理結(jié)果暫不歸檔如果有處理結(jié)果，歸檔時看有無領(lǐng)導(dǎo)的重要批示，再判斷保管期限“重要批示”指領(lǐng)導(dǎo)對解決來信來訪的明確態(tài)度、方式或方法，對事態(tài)發(fā)展態(tài)勢的估計，有處理結(jié)果的，劃定為永久保管“一般的”指領(lǐng)導(dǎo)泛泛批示、圈閱，有處理結(jié)果的，劃分為30年保管無特殊保存價值的信封、一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般性問題的意見或建議的來信、來訪記錄不必歸檔（十二）信訪材料的保管期限劃分

（十三）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料保管期限的劃分把握“重要的”和“一般的”，區(qū)分原則在于上級機關(guān)制發(fā)的、屬本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料是否具有政策性、法規(guī)性、方針性如國家檔案局第8號令，成都市檔案局應(yīng)劃定為永久保管（十三）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料保管期限的（十四）機關(guān)國有資產(chǎn)管理文件材料保管期限的劃分

國有資產(chǎn)有“重要的”，“一般的”之分，其區(qū)分原則是國有資產(chǎn)的規(guī)模、數(shù)量及價值大小如機關(guān)房產(chǎn)、機動車等價值大、使用壽命長，這類財產(chǎn)登記、統(tǒng)計、核查材料，屬于“重要的”應(yīng)劃分永久保管如機關(guān)使用的計算機、復(fù)印機等，使用壽命周期短，屬于一般的，財產(chǎn)登記、統(tǒng)計、核查材料劃為10年（十四）機關(guān)國有資產(chǎn)管理文件材料保管期限的劃分

國有資產(chǎn)有“十五、本單位與有關(guān)單位簽訂的“合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書”等材料保管期限的劃分本單位與有關(guān)單位簽訂的“合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書”等材料，都屬于法律文書，分為“重要的”與“一般的”，其區(qū)分的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)從文件材料法律價值出發(fā)，結(jié)合事由重要程度，有效時限，涉及資金的多少如單位修建辦公樓，與施工方簽訂合同，其金額大，屬于“重要的”，應(yīng)劃定為永久如單位簽定的業(yè)務(wù)外包協(xié)議，資金量不大，屬于“一般的”，應(yīng)劃定為10年十五、本單位與有關(guān)單位簽訂的“合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書”等材全宗卷的編寫全宗卷的編寫全宗卷的編寫

一、全宗卷的概念全宗卷是檔案館、室，在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專門案卷。既管理檔案中形成的檔案。它也是我們檢查一個單位檔案管理工作水平的最好材料。全宗卷的編寫全宗卷的編寫二、全宗卷的主要內(nèi)容（共九項）：

1、全宗指南；２、大事記；３、檔案收集工作的材料；４、檔案整理工作的材料；５、檔案鑒定工作的材料；６、檔案保管工作的材料；７、檔案統(tǒng)計工作的材料；８、檔案利用工作的材料；９、檔案管理新技術(shù)運用工作的材料。全宗卷的編寫二、全宗卷的主要內(nèi)容（全宗卷的編寫全宗指南

全宗指南由封頁、正文、備注三部分組成

封頁部分：a、全宗指南名稱。全宗指南名稱即單位名稱b、時間。注明全宗指南所介紹的檔案的起止年代，并采用公元紀(jì)年。C、全宗號。即檔案館給每個立檔單位的代碼全宗卷的編寫全宗指南全宗卷的編寫

正文部分：

包括全宗構(gòu)成者沿革簡介、全宗內(nèi)檔案情況簡介、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分介紹三部分。a、全宗構(gòu)成者沿革簡介。本部分由全宗構(gòu)成者名稱、時間、主要職能、隸屬關(guān)系、單位主要負(fù)責(zé)人名錄、內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置及其各歷史階段演變情況等內(nèi)容組成。b、全宗內(nèi)檔案情況簡介。檔案的數(shù)量及保管期限；檔案的完整程度；檔案的利用價值及鑒定情況；檢索工具的配置情況；檔案的整理情況。c、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分介紹。檔案內(nèi)容與成分介紹的方式，以文章敘述的形式，按全宗內(nèi)檔案的實際分類體系結(jié)合問題介紹。以組織機構(gòu)分類的檔案全宗，按機構(gòu)設(shè)類目分別介紹；以問題分類的檔案全宗，按檔案內(nèi)容所反映的問題設(shè)類目進(jìn)行介紹；以其它體系分類的檔案全宗應(yīng)根據(jù)該全宗分類的特點結(jié)合問題進(jìn)行介紹。全宗卷的編寫正文全宗卷的編寫

備注部分：本全宗指南的編制情況；有關(guān)全宗內(nèi)檔案的補充說明；全宗指南中需要加解釋的名詞、事件及問題；全宗指南編制后，全宗內(nèi)檔案增加、調(diào)整、遺失、銷毀等說明。注意要有連貫性，不能羅列文件．

全宗卷的編寫備注部分：本全全宗卷的編寫大事記

大事記一般由題名、前言、目錄、正文、附錄五部分內(nèi)容構(gòu)成，并按一定的順序編排成文。

題名：包括大事記的總標(biāo)題，記述事件的上下年限、編者。

前言：說明編寫的目的，本大事記的性質(zhì)和記述范圍，材料來源等。目錄：凡劃分幾個階段或若干專題編寫的大事記，階段和專題名稱即為條目。將條目依次排列并注明頁次即為目錄。一般大事記也可不設(shè)目錄。

正文：包括大事記記述和大事時間兩部分，大事時間在前，大事記述在后。大事記述的方式可用文字?jǐn)⑹?，也可列表反映?/p>

附錄：一些重要機關(guān)、重要專業(yè)、專題、重要人物的大事記，篇幅較大，年限較長，內(nèi)容豐富，需正式出版或供專門人員研究用，應(yīng)設(shè)置附錄，一般機關(guān)或地區(qū)性大事記，可不加附錄。全宗卷的編寫大事記全宗卷的編寫

機關(guān)大事記選材范圍大體包括以下方面：本單位、業(yè)務(wù)部門召開的重要會議；本單位黨政領(lǐng)導(dǎo)的重要活動；本單位重要的決定、決議、規(guī)劃、部署；本機關(guān)機構(gòu)的建立、撤銷、職能和隸屬關(guān)系的變化；本單位黨政主要領(lǐng)導(dǎo)人的任免、獎懲；本單位完成的重大任務(wù)或取得的重大科研成果；本單位及所轄范圍內(nèi)的重大災(zāi)情和事故；上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對本單位的重要指示和檢查活動；報刊登載、電臺、電視臺播放本單位的重要新聞，發(fā)表的文章、作品；其它重要事件。全宗卷的編寫全宗卷的編寫

檔案收集工作中的材料

包括檔案交接文據(jù)、移交目錄、接收、征集記錄，檔案來源和價值說明等。全宗卷的編寫全宗卷的編寫

檔案整理工作中的材料

包括整理工作方案、分類方案、案卷目錄、整理說明、整理工作小節(jié)等。全宗卷的編寫

全宗卷的編寫

檔案鑒定工作中的材料

包括鑒定小組成員名單、檔案保管期限、鑒定檔案分析報告、銷毀檔案的請示與批復(fù)、銷毀檔案的清冊等。

全宗卷的編寫

檔案鑒定工作中的材全宗卷的編寫

檔案保管工作中的材料

包括檔案安全檢查記錄、報告，重點檔案采取的特殊保護(hù)措施，檔案的搶救與修復(fù)情況報告等。全宗卷的編寫檔案保管工

國家檔案局第9號令

《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》

《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》已經(jīng)2011年11月11日國家檔案局局務(wù)會議審議通過，自公布之日起施行。國家檔案局第9號令

《各級各類檔案館收全宗卷的編寫檔案統(tǒng)計工作中的材料包括檔案收進(jìn)、移出登記，案卷基本情況統(tǒng)計和重要的利用統(tǒng)計表等。全宗卷的編寫檔案統(tǒng)計工全宗卷的編寫

檔案利用工作中的材料包括開放利用和控制使用范圍說明，檔案匯編和公布出版情況及報批文件，檔案產(chǎn)生社會或經(jīng)濟效益的典型事例等。全宗卷的編寫全宗卷的編寫檔案管理新技術(shù)應(yīng)用的材料

包括縮微復(fù)制和計算機輔助管理等情況的文字說明材料。全宗卷的編寫檔案管理新技術(shù)應(yīng)用的材料機關(guān)檔案管理工作培訓(xùn)機關(guān)檔案管理工作培訓(xùn)主要內(nèi)容第一部分什么是檔案第二部分機關(guān)檔案室和檔案人員的基本職責(zé)

第三部分機關(guān)檔案管理的主要環(huán)節(jié)第四部分歸檔范圍和保管期限劃分主要內(nèi)容第一部分什么是檔案什么是檔案一、檔案的定義二、檔案的特性三、檔案與文件的區(qū)別什么是檔案一、檔案的定義一、

檔案的定義《中華人民共和國檔案法》中檔案的定義：

檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。一、檔案的定義《中華人民共和國檔案法》中檔案的定義：國家檔案局行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T-2000《檔案工作基本術(shù)語》中檔案的定義：

國家機關(guān)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。國家檔案局行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T-2000《檔案工作基本術(shù)語》中檔二、檔案的特性檔案產(chǎn)生的主體：多元性個人、黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會組織

檔案的本質(zhì)屬性:原始記錄性

憑證作用、參考價值檔案表現(xiàn)的形式:多樣性

載體多樣：甲骨、青銅、石材、竹簡

紙張、膠帶、光盤形式多樣：文字、圖表、聲音、圖像二、檔案的特性檔案產(chǎn)生的主體：多元性處理完畢的文件才成為檔案對日后工作有查考價值利用價值的文件才有必要作為檔案保存通過立卷歸檔集中整理保存起來的文件才能轉(zhuǎn)化為檔案

三、檔案與文件的區(qū)別處理完畢的文件才成為檔案三、檔案與文件的區(qū)別機關(guān)檔案室的主要職責(zé)：（一）建立健全本單位的檔案工作規(guī)章制度；（二）指導(dǎo)本單位文件、資料的形成、積累和歸檔；（三）集中統(tǒng)一管理本單位檔案，并按照規(guī)定向綜合檔案館移交檔案；（四）監(jiān)督指導(dǎo)所屬機構(gòu)的檔案工作。機關(guān)檔案室和檔案人員的工作職責(zé)機關(guān)檔案室的主要職責(zé)：機關(guān)檔案室和檔案人員的工作職責(zé)檔案人員的主要職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)本機關(guān)檔案材料的立卷歸檔和保管工作，確保歸檔案文件材料收集齊全、整理規(guī)范、科學(xué)保管；（二）負(fù)責(zé)本機關(guān)綜合檔案室的日常管理，確保檔案安全；（三）負(fù)責(zé)本機關(guān)室藏檔案的查閱利用，迅速、準(zhǔn)確提供檔案資料；（四）負(fù)責(zé)本系統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。檔案人員的主要職責(zé)：機關(guān)檔案管理的主要環(huán)節(jié)一、建立檔案工作管理體制二、建立檔案管理制度三、檔案管理的具體環(huán)節(jié)機關(guān)檔案管理的主要環(huán)節(jié)一、建立檔案工作管理體制1.明確檔案工作領(lǐng)導(dǎo)2.設(shè)置檔案工作機構(gòu)3.配備檔案工作人員4.建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系一、建立檔案工作管理體制1.明確檔案工作領(lǐng)導(dǎo)一、建立檔案工作管理體制1、歸檔制度2、整理制度3、統(tǒng)計制度4、鑒定與銷毀制度5、保管制度6、保密制度7、利用制度8、交接制度二、建立檔案管理制度1、歸檔制度二、建立檔案管理制度第一環(huán)節(jié)收集化分散為集中第二環(huán)節(jié)整理化零散為系統(tǒng)第三環(huán)節(jié)鑒定化龐雜為質(zhì)優(yōu)第四環(huán)節(jié)保管化易損為長遠(yuǎn)第五環(huán)節(jié)利用化死材料為活信息第六環(huán)節(jié)統(tǒng)計檔案狀況數(shù)字化三、機關(guān)檔案管理主要環(huán)節(jié)第一環(huán)節(jié)收集化分散為集中三、機關(guān)檔案管理主要環(huán)節(jié)第一環(huán)節(jié)：收集目的：化分散為集中關(guān)鍵詞：齊全完整制度約束規(guī)范收辦理完畢馬上收會議文件及時收帳外文件催促收人員變動提前收責(zé)任到人督促收發(fā)現(xiàn)不齊補充收第一環(huán)節(jié)：收集目的：化分散為集中收集環(huán)節(jié)注意事宜：齊全完整反映本機關(guān)職能活動全過程的文件必須齊全完整有密切聯(lián)系的同一組文件必須齊全完整文件過程齊全完整耐久字跡書寫材料破損件易退變件聲像檔案重大活動重要會議重要職能活動和工作成果

收集環(huán)節(jié)注意事宜：第二環(huán)節(jié)整理目的：化零散為系統(tǒng)關(guān)鍵詞：系統(tǒng)

檔案的整理就是按照一定原則對檔案實體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。

機關(guān)檔案的整理工作，主要包括機關(guān)文件的平時歸卷與調(diào)整、文件組卷、排列、目錄的編制、局部案卷或保管單位的調(diào)整等項工作內(nèi)容。第二環(huán)節(jié)整理目的：化零散為系統(tǒng)第三環(huán)節(jié)保管目的：化易損為長遠(yuǎn)關(guān)鍵詞安全檔案保管工作的具體任務(wù)：防止檔案的損壞,延長檔案的壽命,維護(hù)檔案的安全。1.檔案庫房建設(shè)要求2.檔案用房配備與安排3.編制存放示意圖第三環(huán)節(jié)保管目的：化易損為長遠(yuǎn)４.檔案庫房基本設(shè)施設(shè)備：去濕降溫設(shè)備（去濕機、空調(diào)機）溫濕度記錄儀+每日記錄白熾燈小開窗+厚型防光窗簾消防設(shè)備防盜門窗（三鐵：鐵門、鐵窗、鐵柜）檔案裝具（密集架、鐵皮柜、防磁柜等）防蟲藥物４.檔案庫房基本設(shè)施設(shè)備：5.檔案庫房管理要求八防：防火、防水、防潮（霉）、防有害氣體、防蟲、防光、防塵、防盜。紙質(zhì)檔案適宜溫度：14℃～24℃；相對濕度:45%～60%

電子文件適宜溫度：15℃～27℃；相對濕度:40%～60%5.檔案庫房管理要求第四環(huán)節(jié)編研利用目的：化死材料為活信息關(guān)鍵詞服務(wù)檔案的編研檔案編研工作的主要內(nèi)容：編輯檔案史料和現(xiàn)行檔案文件匯編，編輯檔案文摘匯編，編寫檔案參考資料。如全宗介紹、大事記。檔案利用服務(wù)工作的含義：提供檔案信息，為機關(guān)各項工作服務(wù)。

第四環(huán)節(jié)編研利用目的：化死材料為活信息第五環(huán)節(jié)統(tǒng)計目的：檔案狀況數(shù)字化關(guān)鍵詞數(shù)字檔案統(tǒng)計工作是以表冊、指標(biāo)數(shù)字等形式揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情況的一項業(yè)務(wù)工作。是定量和科學(xué)的方法搜集、整理、研究和人提供檔案統(tǒng)計資料的工作。填寫統(tǒng)計臺帳第五環(huán)節(jié)統(tǒng)計目的：檔案狀況數(shù)字化目的：化龐雜為質(zhì)優(yōu)關(guān)鍵詞價值1.成立檔案鑒定工作機構(gòu)單位應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(或小組)，負(fù)責(zé)確定文件保管期限和到期檔案定。2.制定檔案保管期限表檔案保管期限表根據(jù)《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第８號）編制，各單位應(yīng)根據(jù)文件對本單位、國家和社會所具有的現(xiàn)實和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究價值確定。第六環(huán)節(jié)鑒定目的：化龐雜為質(zhì)優(yōu)第六環(huán)節(jié)鑒定3.組織開展檔案鑒定工作單位應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。經(jīng)檔案鑒定委員會鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限；對保管期滿確無保存價值的檔案應(yīng)登記造冊，填寫銷毀清冊，經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)督銷毀。銷毀清冊永久保存。3.組織開展檔案鑒定工作國家檔案局第8號令2006年9月國家檔案局局務(wù)會議審議通過（歸檔范圍和保管期限劃分依據(jù)）機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定國家檔案局第8號令機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限第一條為便于各級黨政機關(guān)和人民團(tuán)體（以下統(tǒng)稱機關(guān)）正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機關(guān)主要職能活動情況，維護(hù)其歷史面貌，又便于保管和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規(guī)定。適用范圍：各級黨政機關(guān)、人民團(tuán)體目的：確定歸檔范圍和保管期限機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第一條為便于各級黨政機關(guān)和人民團(tuán)體（以下統(tǒng)稱機關(guān)）正確界定機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第二條

本規(guī)定中的機關(guān)文件材料是指機關(guān)在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。門類：文書、人事、基建、會計等載體：紙質(zhì)、磁性、電子等機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第二條

本規(guī)定中第三條

機關(guān)文件材料歸檔范圍是：

（一）反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；反映本單位職能的：如工作計劃、總結(jié)、工作會議、地方性法規(guī)規(guī)章、會議記錄紀(jì)要、中長期發(fā)展規(guī)劃等反映本單位基本歷史面貌的:如機構(gòu)演變、大事記、人事任免等文件材料。

（二）機關(guān)工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；有憑證作用的：如機關(guān)房屋、土地、財產(chǎn)、物資和檔案等交接憑證、合同和協(xié)議、職工購置福利住房的合同、協(xié)議和有關(guān)手續(xù)及國有資產(chǎn)管理等

文件材料。

（三）本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料；

（四）其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第三條

機關(guān)文件材料歸檔范圍是：

（一）反映本機關(guān)主哪些文件需要歸檔：1、上級機關(guān)的來文存哪些？上級機關(guān)需要本機關(guān)貫徹執(zhí)行的文件；上級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)的本機關(guān)文件（包括報刊轉(zhuǎn)載）；被上級機關(guān)采用、由本機關(guān)草擬的文件。2、本機關(guān)存哪些？反映本機關(guān)歷史面貌及職能活動的文件。歷次重要會議文件；本機關(guān)印發(fā)的正式文件；與上下級機關(guān)形成的請示與批復(fù)文件；工作計劃、報告、總結(jié)及反映有關(guān)業(yè)務(wù)活動的專業(yè)性文件；哪些文件需要歸檔：統(tǒng)計、會計、調(diào)研活動、規(guī)章制度；黨團(tuán)、工會的重要文件；內(nèi)容重要的人民來信及其處理方面的文件；本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人參與公務(wù)活動的重要信函、電話記錄以及從外機關(guān)帶回來的重要文件；解決各種糾紛、征用土地和有關(guān)工程建設(shè)、設(shè)備購買的合同、文件；歸本機關(guān)直接管理的科研與生產(chǎn)建設(shè)方面的文件；反映本機關(guān)歷史沿革如機構(gòu)成立、撤銷、更名、干部與職工變動情況的各種文件；本機關(guān)與外單位簽訂的合同、協(xié)議等文件；本機關(guān)參與外事活動的文件材料等。那些文件需要歸檔？統(tǒng)計、會計、調(diào)研活動、規(guī)章制度；黨團(tuán)、工會那些文件需要歸檔？3、同級機關(guān)存哪些？需要本機關(guān)執(zhí)行的法規(guī)性文件；有關(guān)業(yè)務(wù)機關(guān)在檢查本單位活動中形成的重要文件；與本機關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作的重要往來文件等。４、下級機關(guān)存哪些？重要的計劃、報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表、財務(wù)預(yù)算、決算文件典型材料、法規(guī)性備案文件等。那些文件需要歸檔？3、同級機關(guān)存哪些？那些文件需要歸檔？機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定

第四條

機關(guān)文件材料不歸檔范圍是：

（一）上級機關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（不需辦理的）

（二）本機關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；（臨時、重份的）

（三）同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（不需執(zhí)行的）

（四）下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。（參閱的）機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定

第四條

機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第五條

凡屬機關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。本條規(guī)定了機關(guān)歸檔文件材料的流向、管理主體機關(guān)檔案部門處理歸檔文件材料的職責(zé)。機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第五條

凡屬機關(guān)機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第六條

機關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第六條

機關(guān)文書機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第七條

永久保管的文書檔案主要包括：

(一)本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；

(二)本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料

(三)本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料

(四)本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定國家檔案局第8號令

（五）本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料

（六)本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登等憑證性文件材料

(七)上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料

(八)同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定國家檔案局機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定國家檔案局第8號令劃分永久時，需要注意以下問題：（原則：以我為主，以人為本）

1.突出本機關(guān)自身的文件材料

2.突出本機關(guān)主要職能的文件材料

3.突出反映本機關(guān)機構(gòu)演變及人事任免的文件材料4.機關(guān)文件材料是否永久保管，還要從機關(guān)職能活動的規(guī)模大小、規(guī)格層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備法規(guī)政策性等因素來考慮機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定國家檔案局機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第八條

定期保管的文書檔案主要包括：

（一）本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；

（二）本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料

（三）本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料

（四）本機關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料

（五）本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第八條

定期保管機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定

（六）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；

（七）上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；

（八）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；

（九）下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。

機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定

第九條

機關(guān)形成的科技、基建、照片、電子、會計、人事等專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。1、科技檔案：GB/T11822——2008《科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求》

2、基建檔案：DA／T28-2002《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》3、照片檔案：GB/T11812——2002《照片檔案管理規(guī)范》4、電子檔案：GB/T18894——2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》5、會計檔案：《會計檔案管理辦法》（財會字[1998]32號）

6、人事檔案：《干部檔案工作條例》（組通字[1991]13號）機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定

第九條機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第十條

機關(guān)對應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。元數(shù)據(jù)：描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件格式、硬件、軟件環(huán)境、文件和圖形處理軟件等背景信息：描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果等信息

機關(guān)應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。

機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定

第十一條

機關(guān)聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機關(guān)歸檔，其他機關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第十一

機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定

8號令執(zhí)行時間：

各級機關(guān)2007年及以后形成的文書檔案保管期限劃分為永久和30年、10年。2007年以前形成的文書檔案保管期限劃分按原規(guī)定執(zhí)行。

機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定

8號令執(zhí)行機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定文書檔案保管期限劃分的難點解釋機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定文書檔案保管期限劃

（一）同一會議材料的保管期限劃分

根據(jù)文件材料的價值大小確定每一個會議都有主要內(nèi)容、核心內(nèi)容，形成的文件材料有的是反映主要職能活動、主要過程的，有些是反映事務(wù)活動的，價值程度不同，不能劃分為同一期限如會議請示、批復(fù)、通知、名單、議程、領(lǐng)導(dǎo)人講話、選舉結(jié)果、討論通過的決議、紀(jì)要、公報、主席團(tuán)會議記錄等劃為永久如重要的賀信、賀電、籌備工作、小組會議記錄等劃為30年

（一）同一會議材料的保管期限劃分

根據(jù)文件材料的價值（二）提案答復(fù)材料的保管期限劃分

機關(guān)對人大議案及答復(fù)、政協(xié)提案及辦理結(jié)果進(jìn)行歸檔時，其檔案保管期限定為永久人大、政協(xié)機關(guān)對人大議案及答復(fù)、政協(xié)提案及辦理結(jié)果進(jìn)行歸檔時，也應(yīng)定為永久協(xié)辦機關(guān)歸檔時可以定為30年（二）提案答復(fù)材料的保管期限劃分

機關(guān)對人大議案及答復(fù)、政協(xié)（三）上級檢查、視察材料的保管期限劃分

上級檢查、視察材料本地區(qū)、本單位形成的文件材料分為“重要的”與“一般的”，其判斷標(biāo)準(zhǔn)是上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的行政級別和檢查、視察事由的重要程度。以省部級以上領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機關(guān)工作形成的文件材料，屬于“重要的”，劃分為永久。其他的作為“一般的”，劃分為30年。但也有特殊情況。如彭州市委書記到檔案局檢查工作，聽取匯報后，解決了檔案館的修建問題，在歸檔時文件材料則要劃定為永久（三）上級檢查、視察材料的保管期限劃分

（四）業(yè)務(wù)文件材料如何區(qū)分“重要的”和“一般的”“重要的”：涉及法規(guī)政策性，重大業(yè)務(wù)建設(shè)的內(nèi)容的文件材料“一般的”：涉及基礎(chǔ)性、技術(shù)性內(nèi)容的文件材料（四）業(yè)務(wù)文件材料如何區(qū)分“重要的”和“一般的”（五）代上級機關(guān)起草的文件材料的保管期限的劃分代上級機關(guān)起草的法規(guī)政策性文件，專項業(yè)務(wù)文件的最后稿本，本機關(guān)定為30年上級機關(guān)制發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)后，屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件，本機關(guān)也應(yīng)定為永久（五）代上級機關(guān)起草的文件材料的保管期限的劃分（六）證件辦理、審批材料的保管期限的劃分證件辦理、審批材料的保管期限的劃分的依據(jù)是有效證件的有效時限20年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料，定為永久保管20年以下的許可證、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料，定為30年保管在劃分期限時，既要以證件的有效期為依據(jù)，也要結(jié)合機關(guān)工作實際，合理確定保管期限。機關(guān)檔案管理工作培訓(xùn)課件（七）行政處罰、處分、復(fù)議、國家賠償?shù)任募牧媳９芷谙薜膭澐帧爸匾摹焙汀耙话愕摹币蕴幜P的種類加以區(qū)分對受到?jīng)]收非法所得、沒收非法財物，責(zé)令停產(chǎn)、暫扣或吊銷執(zhí)照，行政拘留處罰等形成的文件材料視為“重要的”，劃定為永久對“警告”類視為“一般的”文件材料，劃定為30年國家賠償過程中形成的文件材料，一般來說都屬于“重要的”，劃定為永久（七）行政處罰、處分、復(fù)議、國家賠償?shù)任募牧媳９芷谙薜膭澐?/p>

（八）計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料的期限劃分

一般年度及以上的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料定為永久對經(jīng)濟運行部門，對國家和本地區(qū)有重要分析價值的月度、季度、半年統(tǒng)計材料都應(yīng)歸檔對非經(jīng)濟運行部門，月度、季度工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料可不歸檔

（八）計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料的期限劃分

一般年度及以上的計劃（九）表彰獎勵、處分材料的保管期限劃分

表彰：受成都市級（含）以上表彰、獎勵的先進(jìn)單位、勞動模范、先進(jìn)工作者的文件材料永久受縣級表彰的獎勵的先進(jìn)單位、勞動模范、先進(jìn)工作者的文件材料，評選單位劃分為永久，其它單位劃定為30年以下表彰、獎勵的先進(jìn)單位、勞動模范、先進(jìn)工作者的文件材料

30年

處分：受到警告（不含）以上處分的文件材料永久

受到警告處分的文件材料30年

機關(guān)中還有通報批評的文件材料，鑒于違紀(jì)違規(guī)情節(jié)輕微，保管期限定為10年

（九）表彰獎勵、處分材料的保管期限劃分

（十）紀(jì)檢、監(jiān)察工作材料保管期限劃分

紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成的綜合報告、調(diào)查材料分為“重要的”和“一般的”，區(qū)分標(biāo)準(zhǔn)主要看案件違規(guī)違紀(jì)程度，如果受警告以上處分的，則屬“重要的”，劃定為永久，受警告處分的，則屬“一般的”，劃定為30年。如果調(diào)查結(jié)論是查無實據(jù)，形成的綜合性報告、調(diào)查材料可劃定為10年對有的機關(guān)有年度紀(jì)檢、監(jiān)察工作綜合報告，可劃定為永久，年度以下的可劃定為10年

（十）紀(jì)檢、監(jiān)察工作材料保管期限劃分

（十一）黨、團(tuán)、工會專項活動材料保管期限的劃分

專項活動的重要性既要看規(guī)模，又要看其影響力如各單位“群眾路線教育時實踐”形成的報告、總結(jié)都很重要，應(yīng)劃分分為永久保管。如機關(guān)工會組織向災(zāi)區(qū)捐款捐物，屬一般性專項活動，形成的報告、總結(jié)等材料可劃分為10年

（十一）黨、團(tuán)、工會專項活動材料保管期限的劃分

專項活動的（十二）信訪材料的保管期限劃分

機關(guān)在處理人民來信、來訪過程中形成的文件材料是否歸檔，取決于來信來訪有無處理結(jié)果。如果沒有處理結(jié)果暫不歸檔如果有處理結(jié)果，歸檔時看有無領(lǐng)導(dǎo)的重要批示，再判斷保管期限“重要批示”指領(lǐng)導(dǎo)對解決來信來訪的明確態(tài)度、方式或方法，對事態(tài)發(fā)展態(tài)勢的估計，有處理結(jié)果的，劃定為永久保管“一般的”指領(lǐng)導(dǎo)泛泛批示、圈閱，有處理結(jié)果的，劃分為30年保管無特殊保存價值的信封、一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般性問題的意見或建議的來信、來訪記錄不必歸檔（十二）信訪材料的保管期限劃分

（十三）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料保管期限的劃分把握“重要的”和“一般的”，區(qū)分原則在于上級機關(guān)制發(fā)的、屬本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料是否具有政策性、法規(guī)性、方針性如國家檔案局第8號令，成都市檔案局應(yīng)劃定為永久保管（十三）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料保管期限的（十四）機關(guān)國有資產(chǎn)管理文件材料保管期限的劃分

國有資產(chǎn)有“重要的”，“一般的”之分，其區(qū)分原則是國有資產(chǎn)的規(guī)模、數(shù)量及價值大小如機關(guān)房產(chǎn)、機動車等價值大、使用壽命長，這類財產(chǎn)登記、統(tǒng)計、核查材料，屬于“重要的”應(yīng)劃分永久保管如機關(guān)使用的計算機、復(fù)印機等，使用壽命周期短，屬于一般的，財產(chǎn)登記、統(tǒng)計、核查材料劃為10年（十四）機關(guān)國有資產(chǎn)管理文件材料保管期限的劃分

國有資產(chǎn)有“十五、本單位與有關(guān)單位簽訂的“合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書”等材料保管期限的劃分本單位與有關(guān)單位簽訂的“合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書”等材料，都屬于法律文書，分為“重要的”與“一般的”，其區(qū)分的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)從文件材料法律價值出發(fā)，結(jié)合事由重要程度，有效時限，涉及資金的多少如單位修建辦公樓，與施工方簽訂合同，其金額大，屬于“重要的”，應(yīng)劃定為永久如單位簽定的業(yè)務(wù)外包協(xié)議，資金量不大，屬于“一般的”，應(yīng)劃定為10年十五、本單位與有關(guān)單位簽訂的“合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書”等材全宗卷的編寫全宗卷的編寫全宗卷的編寫

一、全宗卷的概念全宗卷是檔案館、室，在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專門案卷。既管理檔案中形成的檔案。它也是我們檢查一個單位檔案管理工作水平的最好材料。全宗卷的編寫全宗卷