學校物品采購管理制度

學校物品采購管理制度學校物品采購管理制度學校物品采購管理制度學校物品采購管理制度編制僅供參考審核批準生效日期地址：電話：傳真:郵編:第一章總則第一條為了規(guī)范學校采購行為，提高學校采購效率，明確崗位職責，有效降低采購成本，滿足學校對優(yōu)質資源的需求，維護公開、公平、公正的市場競爭環(huán)境，根據有關法律、法規(guī)規(guī)定，結合我校實際，制定本制度。第二條學?？倓仗帯⒔虒?、實訓處、財務室等部門，為履行其職能或為師生教育教學服務，使用財政性資金獲取貨物、工程和服務的，適用本制度。第三條學校采購實行集中采購和分散采購相結合，采購項目必須嚴格執(zhí)行區(qū)教育局相關審批、核準、備案管理等基本程序。第二章管理機構第四條成立學校采購領導小組，由學校校長任組長,分管財務后勤的副校長、紀檢副校長、工會主席任副組長,成員由總務處、財務室、教導處、專職采購員和兩名教師代表組成。領導小組組長對學校采購負總責，具體事務由總務處牽頭組織開展，紀檢副校長、工會主席和教師代表等負責監(jiān)督檢查。第五條學校采購領導小組的主要職責是：傳達上級有關文件精神，對各部門的政府采購申請進行審批，對部門采購行為實行過程監(jiān)督檢查，對發(fā)現的問題及時進行糾正，調查處理交易活動的投訴和糾紛。第三章崗位設置及職責第六條實施歸口管理，明確崗位職責。學校應當明確采購管理領域內部控制的決策、管理、執(zhí)行、監(jiān)督各塊的職責。明確財務室為管理部門，總務處、教導處為采購執(zhí)行部門。財務室應當牽頭建立本單位政府采購內部控制制度，明確學校部門在政府采購工作中的職責與分工，建立政府采購與預算、財務（資金）、資產、使用等業(yè)務機構或崗位之間溝通協(xié)調的工作機制，共同做好編制政府采購預算和實施計劃、確定采購需求、組織采購活動、履約驗收、答復詢問質疑、配合投訴處理及監(jiān)督檢查等工作。第七條強化內部監(jiān)督。學校財務審計、紀檢監(jiān)察等部門要發(fā)揮監(jiān)督作用，加強對采購執(zhí)行和監(jiān)管工作的常規(guī)審計和專項審計。暢通問題反饋和受理渠道，通過檢查、考核、設置監(jiān)督電話或信箱等多種途徑查找和發(fā)現問題，有效分析、預判、管理、處置風險事項。第八條合理設崗，強化權責對應。合理設置崗位，明確崗位職責、權限和責任主體，細化各流程、各環(huán)節(jié)的工作要求和執(zhí)行標準。（一）界定崗位職責。學校應當結合自身特點，對照政府采購法律、法規(guī)、規(guī)章及制度規(guī)定，認真梳理不同環(huán)節(jié)、崗位需要重點控制的風險事項，劃分風險等級，建立制度規(guī)則、風險事項等臺賬，合理確定崗位職責。（二）不相容崗位分離。學校應當建立崗位間的制衡機制，特殊環(huán)節(jié)涉及的崗位應由不同的人員擔任：1.請購部門（采購需求編制崗位及人員與采購需求內部審核崗位及人員）；2.審批部門（采購文件編制崗位及人員與采購文件的復審、審核的崗位及人員）；3.采購（采購合同簽訂崗位及人員與采購驗收的崗位及人員）；4.驗收登記（采購驗收崗位及人員與資產管理的崗位及人員）。（三）相關業(yè)務多人參與。采購人、集中采購機構對于評審現場組織、單一來源采購項目議價、合同簽訂、履約驗收等相關業(yè)務，原則上應當由2人以上共同辦理，并明確主要負責人員。（四）實施定期輪崗。采購人、集中采購機構和監(jiān)管部門應當按規(guī)定建立輪崗交流制度，按照政府采購崗位風險等級設定輪崗周期，原則上不超過三年，風險等級高的崗位原則上不超過二年。第四章政府采購業(yè)務管理第九條學校使用財政性資金采購的貨物、工程和服務都屬于政府采購范圍，必須執(zhí)行政府采購制度。在依法制定的集中采購目錄以內的或者采購限額標準以上的貨物、工程和服務執(zhí)行集中采購，對采購目錄以外或者采購限額標準以下的貨物、工程和服務執(zhí)行分散采購。第十條政府采購程序。政府采購程序包括下列主要步驟：采購需求論證，政府采購預算編制及審批，匯編政府采購計劃，確定并執(zhí)行采購方式，訂立及履行采購合同，驗收，結算。第十一條采購需求論證。編制年初預算時，財務室應組織召開各部門會議，傳達年初預算精神，對各部門提出的采購申請進行審核。對確需采購的項目報經教代會審核，教代會著重從學校是否有相應的財力支撐和采購的必要性方面進行論證。第十二條政府采購預算編制及審批。學校按區(qū)教育局計財股的要求，在編制年度預算時，應同時編制政府采購預算。申請采購的貨物、工程和服務必須符合國家有關規(guī)定，并考慮其經濟性和實用性。沒有編制預算的采購原則上不批準，確因特殊情況必須采購的，須經上級同意。第十三條匯編政府采購計劃。學校根據采購預算，對采購的貨物或者服務對市場作充分的調研，匯總編制采購需求計劃。第十四條確定并執(zhí)行采購方式。學校在重慶政府采購管理系統(tǒng)上申報采購，經主管部門、財政部門審核同意并下達采購方式，具體采購方式為：公開招標、邀請招標、競爭性談判采購、單一來源采購、詢價采購、競爭性磋商采購；學校根據具體的采購方式委托集中采購代理機構執(zhí)行采購。第十五條采購方式變更申請及審批。區(qū)教育局計財股下達了采購方式之后原則上不得變更，但如果兩次公開招標流標，在時間比較緊的情況下，學?？梢韵騾^(qū)教育局計財股申請由公開招標變更為競爭性談判，或者兩次競爭性談判招標流標后合格供應商只有一家的情況下可以申請采購方式為單一來源采購。變更采購方式需區(qū)教育局計財股審核同意。第十六條訂立及履行采購合同，驗收，結算。學校與集中采購代理機構依法簽訂政府采購委托代理協(xié)議，明確代理采購的范圍、權限和期限等具體事項。采購代理機構應當嚴格按照委托代理協(xié)議開展采購活動，不得超越代理權限。根據要求編制招標文件、組織開標。學校根據招標的結果編制采購合同，簽訂采購合同并交集中采購代理機構和區(qū)教育局、財政部門審核。實施采購、組織驗收。驗收無誤后按照采購合同進行結算。第十七條政府采購服務管理。學校根據年初預算安排，在財政部門制定的本級政府購買服務指導性目錄內，按照財政部、民政部、工商總局制定的《政府購買服務管理辦法（暫行）》（財綜〔2014〕96號）執(zhí)行。第十八條采購驗收管理。合同實施過程中和采購結束，學校應組織技術部門、紀檢監(jiān)察部門、工會代表和使用部門的相關人員進行檢查驗收。第十九條采購質疑答復與投訴管理。采購過程中出現供應商質疑和投訴，應按《政府采購質疑和投訴辦法》（中華人民共和國財政部令第94號）解決，采購人負責供應商質疑答復，供應商投訴由上級部門依法處理。第五章風險評估及內控目標第二十一條明確責任主體。政府采購工作組織結構設置應遵循統(tǒng)一領導、分級管理、目標一致、權責分明的原則，根據學校工作需要成立政府采購業(yè)務領導小組，由學校內部審計、工會代表和紀檢部門發(fā)揮監(jiān)督作用。請購部門為組織實施政府采購項目的責任部門，部門負責人為相關責任人，負責本部門需要辦理政府采購項目的具體事項。每個采購項目都要確定具體負責人，以明確項目風險和切實做好內部控制，確保內控制度有效施行。第二十二條內控目標。以“分事行權、分崗設權、分級授權”為主線，通過制定制度、健全機制、完善措施、規(guī)范流程，逐步形成依法合規(guī)、運轉高效、風險可控、問責嚴格的政府采購內部運轉和管控制度，做到約束機制健全、權力運行規(guī)范、風險控制有力、監(jiān)督問責到位。第二十三條對政府采購內控制度執(zhí)行情況進行必要的績效考核。充分調動各項目參與人員的積極性，將政府采購內控執(zhí)行情況納入學校的績效考評，督促項目參與人提高認識，保障項目預算和政府采購政策的最終執(zhí)行。第六章附則第二十四條本制度由學校負責解釋。附件:1.學校學校物品采購操作流程說明2.學校物品采購報審流程學校物品采購采購操作流程說明為了提高學校采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足學校對優(yōu)質資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。一、請購及其規(guī)定（一）請購單的要素完整的請購單應包括一下要素：1.請購的部門；2.請購物品所屬項目；3.請購的用途；4.請購的物品名；5.請購的物品數量；6.請購的物品規(guī)格；7.請購物品的樣品、圖片或詳細參數資料等；8.請購的物品的需求時間；9.請購如有特殊需要請備注；10.請購單填寫人；11.請購部門主管；12.請購單審核人；13.副校長審核；14.校長審核。（二）請購單及其提報規(guī)定1.請購單應按照要素填寫完整、清晰，由學校領導審核批準后報采購部門；2.固定資產、日常零星采購和其他材料設備及工程項目分別按照規(guī)定格式進行填寫提報；3.請購部門在提報請購單時應要求總務處簽字，200元以上分管副校長簽字，同時交一份給使用部門備份，涉及的請購數量過多時，可以附件清單的形式進行提交；4.涉及的請購物品金額：物品總計金額在1000元以上的后勤副校長必審批；總金額在10000元以上的（校長必審批），數額巨大項目，需上報校長辦公會或行政會討論通過；5.遇急需的物資，領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續(xù)后補；6.如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明。二、詢價及其規(guī)定（一）詢價應認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通。（二）屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包采購。（三）對于緊急請購項目應優(yōu)先處理。（四）所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機構詢價。（五）對同樣規(guī)格的物品進行詢價時，需比對2-3家大型供應商，并與請購部門進行協(xié)調，在同等質量的前提下，選取價低者。（六）遇到重要的物資或預估單次采購金額大于1萬的采購情況，詢價前應先向學校相關領導匯報基本情況，并上報學校行政會審核通過。（七）詢價時對于相同規(guī)格和技術要求應對不同品牌進行詢價。（八）除固定資產外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額預算金額在1000元以上的所有項目都應要求至少三家上的供應商參與比價或招標采購，比價或招標項目應至少邀請四家以上單位參與；單次采購金額預算價格在1萬元以上的項目應由總務處組織招標，學校相關領導參與監(jiān)督；單次采購金額預算價格在10萬元以上的項目由學校領導決定是否委托第三方機構代理招標。（九）比價采購或招標采購所邀請的單位均應具備一定資質和實力，具有提供或完成我學校所需物資和項目的能力。（十）比價采購或招標采購應按照規(guī)定的格式或擬定完整的招標文件格式進行詢價。（十一）在詢價時遇到特殊情況應書面報請學校領導批示。三、比價、議價（一）對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認。（二）對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出。（三）收到供應單位第一次報價或進行開標后應向學校領導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格。（四）重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等。（五）參考目標或理想中標價格與擬合作單位或擬中標單位進行價格及條件的進一步談判。四、合同的簽訂合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及教學儀器設備、易耗品及實訓耗材產品買賣合同。（一）合同正文應包含的要素1.合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；2.采購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術文件與確認圖紙是合同不可分割的部分；3.包裝要求；4.合同總額應含稅，含運達學校的總價，特殊情況（如有的貨物可以在合同中明確界定清楚卸貨、搬運、安裝、調試等費用）應注明；5.付款方式；6.交貨日期；7.質量保證期；8.質量要求及規(guī)范；9.違約責任和解決糾紛的辦法；10.供需方的信息；11.其他約定。（二）合同簽訂1.如涉及到技術問題及學校機密的，注意保密責任；2.擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；3.為防止合同工程量追加或追加無依據，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；4.遇貨物訂購數量較多且價值較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協(xié)助清點；5.質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產品質保期；6.詳細約定發(fā)票的提供時間及要求；7.針對不同的合同約定不同的付款方式，如設備類的合同一般應分按照預付款、驗收款，調試服務款、質量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等；8.與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款（多留質量保證金，一般5%）；9.違約責任一定要詳細、具體；10.比價/招標匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作；11.合同簽定簽應按照規(guī)定格式對合同初稿進行巡簽審查；12.合同巡簽審查通過后應由學校領導簽字，加蓋學校公章方可生效；13.簽訂的所有合同應及時報送學校黨政辦公室（存檔）及財務部門（備查及付款）。五、付款及合同執(zhí)行（一）付款規(guī)定1.所有已簽訂合同付款時應參照學校的相關規(guī)定執(zhí)行；2.按照進度付款的采購項目必須確保質檢合格方可付款；3.財務部門在接到付款審批單應在3天內付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應及時的通知總務處并匯報學校領導。（二）合同執(zhí)行1.已簽訂合同由總務處項目負責人負責跟進，由總務處負責人進行監(jiān)督，如出現問題，總務處應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及學校領導；2.已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質保量，按時履約；3.合同在履行期間應按照上方約定嚴格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應及時協(xié)商并簽訂補充合同。六、驗收與入庫1