檔案實(shí)體分類方案

學(xué)院檔案實(shí)體分類方案第一章編制說(shuō)明一、編制目的為統(tǒng)一學(xué)院檔案實(shí)體分類，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體分類、編號(hào)、排架、檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，加強(qiáng)檔案和檔案工作的科學(xué)管理，促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的深化、更好地為學(xué)院工作和社會(huì)主義建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》，結(jié)合本院檔案工作的實(shí)際情況，特制定本方案。二、編制原則1、方案的編制是以學(xué)院的全部檔案（不含人事檔案）為對(duì)象，考慮學(xué)院檔案工作的歷史、現(xiàn)狀和今后的發(fā)展，從學(xué)院各項(xiàng)工作的實(shí)際出發(fā)，充分反映學(xué)院檔案的形成規(guī)律、特點(diǎn)和內(nèi)容，把產(chǎn)生于統(tǒng)一活動(dòng)領(lǐng)域，記錄和反映相同性質(zhì)的管理性和業(yè)務(wù)性文件材料作為有機(jī)聯(lián)系的整體，加以分類，確定統(tǒng)一的體系結(jié)構(gòu)和類目序列。2、類目設(shè)置必須有相對(duì)的穩(wěn)定性，不受偶然因素和短期行為的影響，保持分類的連續(xù)性，同時(shí)具有可容性和可擴(kuò)展性。嚴(yán)格按從總到分，從一般到具體的原則劃分。各類之間、各類相同級(jí)位之間的劃分標(biāo)準(zhǔn)一致；下位類目的外延之和等于上位類目的外延；同位類目之間界限清楚，不互相交叉或互相包容；同級(jí)類目之間的排列順序按習(xí)慣排列，即綜合類在前，專題類在后，使分類達(dá)到層層劃分，層層隸屬的關(guān)系，符合邏輯原則。三、類目設(shè)置（一）一級(jí)類目的設(shè)置一級(jí)類目是學(xué)院檔案實(shí)體分類的最高層次，根據(jù)分類原則劃定為黨群、行政、人事、教學(xué)、科研、產(chǎn)品、基建、設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)10個(gè)一級(jí)類目，同時(shí)考慮到聲像檔案、實(shí)物檔案、底圖檔案和人物檔案的特殊性，另外單獨(dú)設(shè)類，作為十大類的補(bǔ)充，共設(shè)14個(gè)一級(jí)類目。一級(jí)類目的標(biāo)識(shí)符號(hào)由該類目名稱漢語(yǔ)拼音的第一字母組成，如黨群類檔案標(biāo)識(shí)符號(hào)是“Q（二）二級(jí)類目的設(shè)置二級(jí)類目的設(shè)置是在一級(jí)類目的基礎(chǔ)上進(jìn)行擴(kuò)展，體現(xiàn)一級(jí)類目的具體內(nèi)容，即根據(jù)一級(jí)類目檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容性質(zhì)，進(jìn)行設(shè)置。二級(jí)類目的標(biāo)識(shí)采用雙位制，如“綜合類”為“11”，其余二級(jí)類目依次層累為12,1?3?9,9，但“10”等帶“0”的數(shù)字不用。1、各門類檔案的二級(jí)類目均把管理性材料列于專業(yè)性材料前，即在首類都設(shè)有綜合類“11”。2、黨群、行政類的檔案主要產(chǎn)生于各個(gè)職能部門。這種職能是通過(guò)不同的機(jī)構(gòu)和內(nèi)容體現(xiàn)的，因此，其二級(jí)類目從內(nèi)容考慮，按職能設(shè)置。黨群類設(shè)黨務(wù)綜合、紀(jì)檢監(jiān)察、宣傳教育、組織、統(tǒng)戰(zhàn)、工會(huì)、團(tuán)委等7個(gè)二級(jí)類目；行政類設(shè)行政綜合、人事、審計(jì)、武裝保衛(wèi)、后勤、圖書檔案、教育研究等7個(gè)二級(jí)類目。3、教學(xué)檔案是教師進(jìn)行教學(xué)，學(xué)生進(jìn)行學(xué)習(xí)，教務(wù)部門進(jìn)行教學(xué)管理活動(dòng)時(shí)自然形成的有機(jī)整體。因此，從學(xué)院教學(xué)工作實(shí)際出發(fā)，考慮到教學(xué)檔案的涉及面廣，二級(jí)類目主要按教學(xué)活動(dòng)過(guò)程設(shè)置，設(shè)綜合、專業(yè)設(shè)置和實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教育和教學(xué)實(shí)踐、畢業(yè)生工作、教材管理等7類。4、科研、基建、設(shè)備類檔案二級(jí)類目的設(shè)置，考慮到其形成檔案材料具有成套性，主要按項(xiàng)目、單項(xiàng)工程、儀器設(shè)備的種類或型號(hào)設(shè)置。5、出版類檔案是由學(xué)院出版管理活動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料組成。根據(jù)學(xué)院出版活動(dòng)的實(shí)際情況，二級(jí)類目的設(shè)置按類型設(shè)：綜合、報(bào)紙、刊物3個(gè)類目。6、外事類檔案是指在外事工作管理和外事實(shí)踐活動(dòng)中形成的文件材料，其二級(jí)類目按形成結(jié)合活動(dòng)過(guò)程分類設(shè)置，主要設(shè)綜合、出國(guó)（境）、聘請(qǐng)外籍專家和教師、國(guó)際合作與會(huì)議4個(gè)二級(jí)類目。7、財(cái)會(huì)類檔案包括財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)活動(dòng)兩部分內(nèi)容，由于其專業(yè)性強(qiáng)，具有嚴(yán)密性的特點(diǎn)，因此，二級(jí)類目的設(shè)置根據(jù)類型和其活動(dòng)過(guò)程設(shè)綜合、憑證、賬簿、報(bào)表、工資等5個(gè)二級(jí)類目。8、聲像、實(shí)物、底圖、人物類檔案二級(jí)類目設(shè)置具體見(jiàn)“第二章主表”。（三）三級(jí)類目的設(shè)置教學(xué)、財(cái)會(huì)類檔案是學(xué)院檔案中數(shù)量最多的兩個(gè)門類檔案，為了便于管理和利用，分類延伸到三級(jí)類目，其余檔案均設(shè)置到二級(jí)類目。教學(xué)檔案在招生、學(xué)籍管理2個(gè)二級(jí)類目下設(shè)三級(jí)類目，并按辦學(xué)類型設(shè)全日制?？粕⒊扇私逃?個(gè)三級(jí)類目。財(cái)會(huì)類檔案按職能管理部門，并兼顧具有獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算部門設(shè)置三級(jí)類目。四、檔號(hào)檔號(hào)是存取檔案的代號(hào)，排架的依據(jù)。（一）檔號(hào)的結(jié)構(gòu)檔號(hào)=年度號(hào)+分類號(hào)+案卷號(hào)1、年度號(hào)：是指歸檔材料形成的年度。一般要以某項(xiàng)工作最后完成年度作為歸檔年度，編寫年度號(hào)。年度號(hào)的確定方法如下：（1）各類檔案中綜合管理內(nèi)容的檔案均指的是自然年度；（2）黨群、行政類檔案是指自然年度；（3）教學(xué)類檔案是指教學(xué)管理內(nèi)容的采用自然年度。其余可采用教學(xué)年度。（4）科研、基建和設(shè)備類檔案分別是指科研項(xiàng)目通過(guò)鑒定、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收和設(shè)備購(gòu)置的年度；（5）產(chǎn)品生產(chǎn)和科技開(kāi)發(fā)類檔案是指產(chǎn)品投入生產(chǎn)和科技開(kāi)發(fā)的自然年度；（6）出版類檔案是指出版年度；（7）外事類檔案只是自然年度；（8）財(cái)會(huì)類檔案是指會(huì)計(jì)年度；（9）聲像檔案、實(shí)物檔案是指自然年度；2、分類號(hào)即代表各級(jí)類目的標(biāo)識(shí)符號(hào)，使用到哪一級(jí)就標(biāo)識(shí)至哪一級(jí)。3、案卷號(hào)即案卷順序號(hào)的最下類目?jī)?nèi)，對(duì)該類內(nèi)的案卷編制的順序號(hào)。（二）檔號(hào)的模式“”代表一個(gè)阿拉伯?dāng)?shù)字（三）檔號(hào)的標(biāo)簽檔號(hào)的標(biāo)簽，采用三線四格的形式（規(guī)格為長(zhǎng)，寬為，MM等種）；第一格填寫全宗號(hào)，第二格填寫年度號(hào)，第三格填寫分類號(hào)，第四格填寫案卷號(hào)（或件號(hào)）。五、檔案的實(shí)體排架檔案的實(shí)體排架從體現(xiàn)各類檔案內(nèi)在聯(lián)系和邏輯性的科學(xué)體系出發(fā)，結(jié)合本校檔案的具體情況組織排架，全部檔案采用橫向、縱橫、縱縱相結(jié)合的排架方法，具體方法如下：（一）各類檔案間（除黨群、行政類檔案外），即一級(jí)類目的排列按縱向排列；（二）由于黨群、行政類檔案總括全局、統(tǒng)率業(yè)務(wù)，因此它們之間采用橫向排列；（三）各類檔案內(nèi)（除財(cái)會(huì)類檔案），即二級(jí)類目的排列按橫向排列；（四）財(cái)會(huì)類檔案案卷量多，且憑證、賬簿、報(bào)表其保管期限不同，采用縱縱排架的方法，這樣可減輕檔案銷毀后的工作量，有利于管理。六、說(shuō)明（一）聲像檔案、實(shí)物檔案和底圖檔案同是高等學(xué)院檔案的重要組成部分，其內(nèi)容不超出十大類，但由于載體和畫幅尺寸（類型）不同，保管要求不同等原因，擬單獨(dú)列出，單獨(dú)編號(hào)排架，作為十大類檔案的補(bǔ)充。1、聲像載體檔案包括照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等不同載體的文件材料。其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：聲像檔案代號(hào)（）載體代號(hào)（二級(jí)類目）保管單位號(hào)保管單位采用卷、冊(cè)、盒。2、實(shí)物檔案包括獎(jiǎng)狀（證書）、獎(jiǎng)?wù)隆㈠\旗、獎(jiǎng)杯、印章、各類禮品和樣品等實(shí)物。其檔號(hào)結(jié)構(gòu)分為：（1）獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)虏捎茫耗甓忍?hào)實(shí)物檔案代號(hào)（）實(shí)物代號(hào)（二級(jí)類目）保管單位號(hào)（2）錦旗、獎(jiǎng)杯、印章、各類禮品和樣品采用：年度號(hào)實(shí)物檔案代號(hào)（）實(shí)物代號(hào)（二級(jí)類目）保管單位號(hào)，保管單位采用件。（3）底圖檔案是與基建檔案相關(guān)聯(lián)的，其編號(hào)模式：底圖檔案代號(hào)（）單項(xiàng)工程代號(hào)（二級(jí)類目）保管單位號(hào)，保管單位采用張。（二）人物檔案編號(hào)模式：人物檔案代號(hào)（）姓名（二級(jí)類目）保管單位號(hào)（三）本方案從201年51月起執(zhí)行。第二章主表黨群11黨務(wù)綜合黨群類統(tǒng)計(jì)報(bào)表和院（系、所、中心）黨群綜合材料入此12紀(jì)檢、監(jiān)察13組織離休干部、黨校工作材料；黨總支、直屬黨支部綜合材料入此14宣傳教育學(xué)生思想政治工作材料入此15統(tǒng)戰(zhàn)民主黨派材料入此16工會(huì)教代會(huì)、工代會(huì)和婦女工作材料入此17團(tuán)委學(xué)生社團(tuán)工作材料入此行政11綜合行政類統(tǒng)計(jì)報(bào)表和院（系、所、中心）綜合材料入此12人事師資培養(yǎng)、退休教職工材料入此13審計(jì)14武裝保衛(wèi)安全工作材料入此后勤檔案、圖書教育研究教學(xué)工作11綜合學(xué)生運(yùn)動(dòng)會(huì)、教學(xué)評(píng)估、優(yōu)秀教學(xué)評(píng)獎(jiǎng)材料入此12專業(yè)設(shè)置、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)（教學(xué)管理）13招生全1日2制?？平逃?人3教育14學(xué)籍管理（此三級(jí)類目按招生三級(jí)類目劃分）15課堂教學(xué)和教學(xué)實(shí)踐16畢業(yè)生工作17教材管理科學(xué)研究11綜合專業(yè)建設(shè)、教育科學(xué)研究文件材料入此?按科研（課題）項(xiàng)目設(shè)置二級(jí)類目產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)11綜合?按產(chǎn)品項(xiàng)目設(shè)置類目基本建設(shè)11綜合?按單項(xiàng)工程項(xiàng)目設(shè)置二級(jí)類目?jī)x器設(shè)備11綜合（國(guó)有資產(chǎn)管理的材料入此）?按儀器設(shè)備項(xiàng)目設(shè)置二級(jí)類目出版11綜合12報(bào)紙13刊物外事11綜合12出國(guó)（境）13聘請(qǐng)外籍專家、教師14國(guó)際合作與會(huì)議中外合作辦學(xué)、合作科研、校際交流入此財(cái)會(huì)11綜合12會(huì)計(jì)報(bào)表12財(cái)務(wù)處13基建14工會(huì)15后勤16產(chǎn)業(yè)13會(huì)計(jì)賬簿（三級(jí)類目同會(huì)計(jì)報(bào)表）14會(huì)計(jì)憑證（三級(jí)類目同會(huì)計(jì)報(bào)表）15工資清冊(cè)獎(jiǎng)金、助學(xué)金入此附：聲像檔案12照片黨1政2活動(dòng)