城際鐵路公司文件資料管理制度

城際鐵路公司文件資料管理制度質(zhì)量管理體系運行記錄控制程序目的為確保設計產(chǎn)品提供過程及質(zhì)量管理過程的可追溯性，提供質(zhì)量管理體系運行的客觀證據(jù)，制定本程序。范圍本程序用于控制質(zhì)量管理體系運行記錄。記錄的種類和名稱見附錄A、B。職責編制、收集記錄的各有關部門的職責按質(zhì)量手冊或有關程序文件規(guī)定要求填寫、標識、收集和保管記錄，并在規(guī)定時間內(nèi)送信息中心歸檔。信息中心的職責負責按規(guī)定要求將歸檔的記錄整理編目、標識貯存和借閱，對保管期滿的記錄按規(guī)定進行清理處置。程序產(chǎn)品實現(xiàn)過程記錄控制產(chǎn)品實現(xiàn)過程記錄的收集部門、歸檔保存部門以及保存年限應符合公司要求。各生產(chǎn)部門應按有關程序文件的規(guī)定，由設總負責組織相關專業(yè)技術(shù)人員填寫記錄并收集記錄。記錄的填寫應清晰，易于識別，設總負責檢查記錄的標識、收集和傳遞有關記錄。工程項目設計過程中的記錄應及時客觀填寫。記錄可在《管理信息系統(tǒng)》上填寫。對于紙質(zhì)記錄，應暫存于各生產(chǎn)部門的《工程設計項目文件袋》中；機電所、造價所負責收集、保管本專業(yè)填寫或傳遞至本部門的相關記錄，其他記錄均由設總及所在設計所收集、保管；在設計過程中有關設計人員需借用記錄時應在資料袋目錄上記錄去向，使用完后應及時歸還到資料袋中，防止丟失或損壞。設計出圖后，相關的紙質(zhì)記錄應隨設計技術(shù)文件一道按有關規(guī)定要求及時送信息中心歸檔，見《設計技術(shù)文件控制程序》（QMS202）。信息中心應按《設計技術(shù)文件歸檔目錄表》（見QMS409）查收紙質(zhì)記錄，并進行分類、標識、編目、貯存及保管。如果記錄是在《綜合管理系統(tǒng)》上填寫，應對照《設計技術(shù)文件歸檔目錄表》（見QMS409）檢查記錄是否缺項。對于記錄缺項的情況，信息中心應予以記錄，并通知技術(shù)發(fā)展部。其他過程記錄控制其他過程記錄的收集部門、歸檔保存部門以及保存年限符合公司要求。各職能管理部門應按質(zhì)量管理體系有關的程序文件要求，派專人負責填寫、標識、收集、貯存及保管有關記錄，需送信息中心歸檔的記錄應及時歸檔，需部門保管的記錄，要由專人負責，在保存期內(nèi)不得丟失或損壞。記錄的填寫所有的記錄均應認真填寫，確保字跡清晰、內(nèi)容完整，工程項目名稱、編號、簽名及日期應準確無誤，易于識別和檢索。歸檔記錄的借閱記錄一般不對外提供查閱，但顧客要求時，可在商定的范圍和期限內(nèi)提供給顧客查閱；CSADI有關技術(shù)人員因工作需要查閱時，須經(jīng)查閱部門的負責人批準，并到信息中心辦理有關手續(xù)，方可查閱。記錄的清理與處置信息中心及各記錄保存部門，對保管期滿的記錄可自行銷毀處理，確需長期或永久保存的記錄應由信息中心按檔案管理的相關規(guī)定要求辦理。設計技術(shù)文件控制程序目的為保證工程設計技術(shù)文件在設計過程中和工程的設計年限內(nèi)的系統(tǒng)性和完整性，有效地控制設計技術(shù)文件的使用、歸檔和調(diào)用，制定本程序。范圍本程序適用于所有設計技術(shù)文件的控制，設計技術(shù)文件包括：各階段設計輸出文件，如可行性研究報告、設計說明書、概（預）算書、設計圖紙（包括設計更改圖紙）、《工程設計變更單》等文件。工程設計計算文件，如各專業(yè)設計計算書。設計過程中的作業(yè)文件，如提供校對、審核的設計文件，各專業(yè)的互提資料等文件。由CSADI對外發(fā)出的與設計、服務有關的文件，如對外發(fā)出的工作聯(lián)系函、有關事項（問題）確認函等文件。外來的與設計、服務有關的文件，如設計招標書、委托書、設計要求、紅線圖、審批文件、工程設計合同、勘察資料、改（擴）建資料、工藝使用功能資料、圖紙審查意見書、工作聯(lián)系函、有關事項（問題）確認函、會議記錄、試驗報告、需經(jīng)CSADI確認的工程聯(lián)系單和工程驗收資料等文件。職責生產(chǎn)部門的職責負責按質(zhì)量管理體系有關程序文件要求編制、評審、收集、登記、標識、傳遞、使用和保管設計技術(shù)文件。督促本部門設計人員在工程項目設計出圖、工程竣工驗收后收集、整理本部門保存的所有設計技術(shù)文件，并及時送交信息中心歸檔。技術(shù)發(fā)展部的職責負責收集在技術(shù)發(fā)展部蓋章的有關設計技術(shù)文件，定期送信息中心歸檔。負責協(xié)助信息中心對超過保存期的設計技術(shù)文件的保存價值進行鑒定。信息中心的職責負責對歸檔的設計技術(shù)文件進行分類、編目、歸檔保存。負責設計技術(shù)文件的借閱和管理工作。定期清理歸檔的設計技術(shù)文件，識別超過保存期的文件，并組織對其保存價值進行鑒定；處理超過保存期且無保存價值的設計技術(shù)文件。程序設計技術(shù)文件的編制和收集由CSADI編制的設計技術(shù)文件應符合以下要求：1）各階段設計輸出文件、工程設計計算文件、設計過程中的作業(yè)文件應按相關程序文件規(guī)定要求編制，標識、傳遞與收集。2）由CSADI對外發(fā)出的與設計、服務有關的文件應由文件編制人簽署、責任部門的有關責任人批準，加蓋技術(shù)發(fā)展部章（必要時可蓋公司章）標識后方可對外發(fā)出；發(fā)出時應作發(fā)文登記或記錄。外來的與設計、服務有關的文件應做收文登記，其適用性、合法性、與合同規(guī)定的符合性應予以評審，其中工程地質(zhì)勘察報告的控制見《工程地質(zhì)勘察報告使用管理辦法》QMS319。外來技術(shù)文件應及時傳遞至相關崗位，傳遞的方式可以是傳閱紙質(zhì)文件，或在《管理信息系用》上共享電子文件。對于傳閱的紙質(zhì)外來文件，評審后應在文件上標識，標識包括文件是否能用于設計或服務的意見、評審人簽署以及評審日期；如果文件上只有評審人的簽名，沒有寫明具體意見，則視為評審人確認文件可以使用。對于共享的電子文件，應通知到各相關崗位，如果沒有人提出異議，則視為所有評審者確認文件可以使用。設計技術(shù)文件在使用過程中的保管在使用過程中應妥善保管設計技術(shù)文件，不得丟失、損壞。文件上除了可以做評審、校審、確認等標識外，不得隨意涂畫。來往的與設計、服務有關的設計技術(shù)文件應在設總所在部門集中保管，文件應按項目建立“工程設計項目文件袋（資料袋）”。需調(diào)用時，應予以登記或復制副本。工程設計計算文件、設計過程中的作業(yè)文件由設總或相關專業(yè)負責人保管。設計技術(shù)文件的歸檔及保存設計技術(shù)文件歸檔保存的責任部門及保存期限見附錄。設計技術(shù)文件的歸檔時機：1）各階段需蓋出圖專用章的設計輸出文件（包括設計變更文件、工程設計變更單）的底圖或原件由技術(shù)發(fā)展部收集，定期（每月一次）送信息中心歸檔。2）所有蓋技術(shù)發(fā)展部章、竣工驗收章的來往文件和設計文件審查意見書，除不需歸檔保存的驗收記錄表格外，均留存技術(shù)發(fā)展部一份，并送信息中心歸檔。設計文件審查意見書在完成了年度信息統(tǒng)計后歸檔，其他文件每月歸檔一次。3）除1）、2）所述文件外，其他文件由各生產(chǎn)部門送信息中心歸檔。在設計過程中形成或收集到的文件，應在出圖之后的15個工作日之內(nèi)歸檔（最后一輪方案可隨初步設計一同歸檔）；在服務過程中形成或收集到的文件，應在辦理竣工驗收備案表相關手續(xù)后的15個工作日之內(nèi)歸檔。設計技術(shù)文件的歸檔管理：1）由各生產(chǎn)部門統(tǒng)一保存的設計技術(shù)文件，如：各專業(yè)配合資料與記錄，互提資料圖、文，提供校對、審核的圖文資料，各生產(chǎn)部門應指定專人保管，統(tǒng)一保存到出圖之后一年（對于工程變更或停止建設而造成資料失效的情況，應及時清理，撤出工作現(xiàn)場）。2）送信息中心歸檔保存的工程項目設計技術(shù)文件由信息中心接收人員與歸檔人員一道對歸檔技術(shù)文件進行清點登記，填寫《設計技術(shù)文件歸檔目表》（QMS409）并簽字確認。3）信息中心對已歸檔的工程項目設計技術(shù)文件按有關規(guī)定要求進行按項目分類、登記、編目，并裝訂成冊，物帳相符、方能入庫。對于陸續(xù)收到的歸檔文件，要求收齊后裝訂成冊。設計技術(shù)文件歸檔后的借閱和清理歸檔設計技術(shù)文件的借閱執(zhí)行《科技檔案管理規(guī)定》（QMS315）。清理歸檔設計技術(shù)文件的過程和要求如下：1）信息中心應定期清理歸檔的設計技術(shù)文件，識別超過保存期的文件，列出其名錄。2）完成清理后，信息中心會同技術(shù)發(fā)展部對文件的保存價值予以鑒定。鑒定范圍除了上述名錄中的文件外，還應包括此前鑒定為有保存價值的超過保存期的文件。3）鑒定