第三代時(shí)間管理

第三代時(shí)間管理第三代時(shí)間管理第三代時(shí)間管理xxx公司第三代時(shí)間管理文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計(jì)，管理制度★講師簡介狄振鵬北京時(shí)代光華教育發(fā)展有限公司特聘高級講師，注冊企業(yè)管理顧問師導(dǎo)師、高級企業(yè)管理顧問、資深專業(yè)行銷訓(xùn)練師、工商管理博士。歷任國際金融集團(tuán)高級營銷經(jīng)理、培訓(xùn)經(jīng)理，麥肯錫管理咨詢項(xiàng)目推廣經(jīng)理等，上海社會科學(xué)院高級顧問、上海交大管理學(xué)院培訓(xùn)中心培訓(xùn)師、復(fù)旦大學(xué)網(wǎng)絡(luò)學(xué)院泰復(fù)學(xué)習(xí)中心培訓(xùn)師、新加坡中華總商會管理學(xué)院授權(quán)講師、中國人民大學(xué)MBA客座教授、江蘇省生產(chǎn)力培訓(xùn)學(xué)院教授。狄振鵬先生主講的課程常輔以企業(yè)實(shí)際案例的研討和交流，并結(jié)合室內(nèi)教學(xué)和戶外體驗(yàn)式訓(xùn)練方式，讓學(xué)員缺什么補(bǔ)什么、學(xué)什么練什么，做到學(xué)以致用、知行合一，受到企業(yè)和學(xué)員的普遍好評。狄振鵬第一講時(shí)間管理的四個(gè)發(fā)展（上）

時(shí)間管理概述

時(shí)間管理的必要性

時(shí)間具有“供給毫無彈性”、“無法蓄積”、“無法取代”、“無法失而復(fù)得”等特性，所以時(shí)間是最不為人們理解和重視的，也正因?yàn)槿绱?，時(shí)間的浪費(fèi)比其他資源的浪費(fèi)就更為普遍，也更為嚴(yán)重。因此，當(dāng)人們無所事事，或者忙得暈頭轉(zhuǎn)向卻不見成效時(shí)，應(yīng)該暫時(shí)停下來審視一下自己的時(shí)間利用效率，審視一下自己在時(shí)間中所處的角色，尋找一條更為合適的途徑，實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)，追求自己的人生價(jià)值。在經(jīng)理人的所有管理技能中，時(shí)間管理最容易被忽略，對中國的經(jīng)理人而言，這又是一個(gè)急需解決的問題。初級經(jīng)理人從員工的崗位過渡到管理者的崗位，比較容易忽略管理的角色和時(shí)間管理的技能，而中、高級管理者的工作時(shí)間更忙碌，工作任務(wù)更多，時(shí)間效率的管理也就顯得更加重要。

【案例1】非洲大草原的獅子和羚羊非洲大草原上的羚羊和獅子，每天都要展開一場生命的競賽，也可以看作是一場生命的奧運(yùn)會，如果競賽贏了就有東西吃，輸了就可能遭受滅頂之災(zāi)。因此，每天早晨，羚羊和獅子醒來時(shí)，它們的腦子里都閃過同樣一個(gè)念頭，那就是“我今天一定要跑得比以往要快”。如果獅子跑慢了，它就沒有羚羊吃，它就可能會活活餓死；如果羚羊跑慢了，它就可能被獅子吃掉。它們之間的這種微妙關(guān)系使得非洲大草原保持著很好的生態(tài)平衡。

【案例2】冠軍和亞軍的區(qū)別在賽場上，速度是決定用時(shí)多少的重要參數(shù)，例如香港的賽馬，冠軍和亞軍的區(qū)別，也就是第一匹馬和第二匹馬之間的差別，可能相當(dāng)微小，往往用肉眼看不出來，要借助電腦等先進(jìn)設(shè)備的幫助，兩匹馬之間的時(shí)間差距可能僅為秒。但是，頭馬和第二匹馬的獎(jiǎng)金卻是不一樣的，要差到幾十萬港幣。對于比賽結(jié)果，人們關(guān)心和記住的從來都是冠軍，很少記住亞軍，例如中國奧運(yùn)，打破冠軍零記錄的是許海峰，而第二位得金牌的則很少有人記得，這就是第一和第一之外的區(qū)別，奧林匹克運(yùn)動的口號“更高、更快、更強(qiáng)”，其含義所追求的也就是速度。

【案例3】三枚硬幣—財(cái)富、健康、時(shí)間，哪一個(gè)更重要為什么假設(shè)一個(gè)人的生命中有三枚硬幣，一枚硬幣代表財(cái)富，一枚硬幣代表健康，還有一枚硬幣代表時(shí)間，這三枚硬幣哪一個(gè)最重要呢通常人們都趨向于追求財(cái)富，如果在這三枚硬幣中，把代表財(cái)富的硬幣拿掉，則表示這個(gè)人有足夠多的健康，也有足夠多的時(shí)間，他有可能重新去創(chuàng)業(yè)，贏得財(cái)富，把代表財(cái)富的硬幣重新放進(jìn)自己的生命中。如果在這三枚硬幣中，把代表健康的硬幣拿掉，這表示這個(gè)人有足夠多的財(cái)富，也有足夠多的時(shí)間，則他可以花費(fèi)無以計(jì)數(shù)的金錢來治療自己的疾病，至少可以拖延一定的時(shí)間，或借助高科技手段來延長生命，他可能把代表健康的硬幣重新放進(jìn)自己的生命中。如果把代表時(shí)間的硬幣拿走，讓一個(gè)人沒有自己的時(shí)間了，這時(shí)候，即使他有無數(shù)的財(cái)富，有很強(qiáng)壯的身體，可是生命留給他的只有一剎那，他無法用1億美元去換10分鐘，這就好比無數(shù)的0前面沒有了1，是沒有任何意義的，他不僅不能將代表時(shí)間的硬幣重新放進(jìn)自己的人生，而且財(cái)富和健康對他也變得毫無意義了。

點(diǎn)評：對于所有的人，尤其是經(jīng)理人、企業(yè)家，他們有大量的金錢，可是他們感到最缺的還是時(shí)間，所以對時(shí)間的要求就更高，這就需要良好的時(shí)間管理。時(shí)間管理的內(nèi)涵

1．時(shí)間管理那么什么是時(shí)間管理呢在日常生活中始終如一、有的放矢地使用行之有效的方法，組織管理好自己生活的方方面面，最有意義、最大限度地利用自己所擁有的時(shí)間，這就是時(shí)間管理。時(shí)間管理不僅僅是工作的管理，也包含著業(yè)余時(shí)間的管理；不僅僅是在企業(yè)里的管理，同時(shí)也包含著家庭生活、業(yè)余時(shí)間、業(yè)余愛好的管理。也就是說，時(shí)間管理應(yīng)該是包含著生活中所有時(shí)間的合理利用和支配。

2．主管在時(shí)間管理中存在的誤區(qū)很多主管在時(shí)間管理上普遍存在以下一些認(rèn)識誤區(qū)：寧愿去做事情，而不是去做正確的事；寧愿去解決問題，而不是有創(chuàng)意地去選擇解決方法；寧愿去保持原來的做法和手段，而不是去優(yōu)化、優(yōu)選工作的流程和方法；寧愿去被動地執(zhí)行服從和遵守職務(wù)，而不是主動積極地進(jìn)行創(chuàng)新和求得最佳的結(jié)果；寧愿去節(jié)約成本，而不愿意主動地增加利潤，尤其是在投資理財(cái)?shù)挠^念方面，國人習(xí)慣開源節(jié)流，但實(shí)際是比較喜歡節(jié)流，比較喜歡勤儉節(jié)約，而忽視要去更多地增加收入。

表1-1管理時(shí)間的自我評估寧愿而不是正確地做事做正確的事解決問題有創(chuàng)意的選擇保持手段優(yōu)化手段遵循義務(wù)求得結(jié)果降低成本增加利潤

3．傳統(tǒng)的時(shí)間管理觀念從節(jié)約和增加收入這兩方面進(jìn)行比較，傳統(tǒng)的觀念喜歡節(jié)約，時(shí)間管理的傳統(tǒng)觀念中滲透了這種生活哲學(xué)觀的影子。傳統(tǒng)的時(shí)間管理觀念強(qiáng)調(diào)以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：強(qiáng)調(diào)時(shí)間的重要。古人曰“一寸光陰一寸金，存金難買寸光陰”，這里強(qiáng)調(diào)了時(shí)間的價(jià)值和重要性。強(qiáng)調(diào)時(shí)間流失的速度。孔子曰“逝者如斯夫！”看到滔滔不絕的江水，想到時(shí)間也如流水一樣，不斷地、快速地流淌，強(qiáng)調(diào)了時(shí)間的無法失而復(fù)得性。強(qiáng)調(diào)時(shí)間管理的計(jì)劃性。中國古人關(guān)于時(shí)間管理的最基本方法是計(jì)劃性，俗語常說“預(yù)則立，不預(yù)則廢”，也就是說在做事之前要有充分的準(zhǔn)備和充分的計(jì)劃，強(qiáng)調(diào)了計(jì)劃的重要性。俗語常說“一年之計(jì)在于春，一日之計(jì)在于晨”，放到當(dāng)今的競爭激烈的社會中，這句俗語在依然實(shí)用的同時(shí)，可以稍加變通，改成“一年之計(jì)在于去冬，一日之計(jì)在于昨夜”，因?yàn)榈搅舜禾煸匍_始做計(jì)劃已經(jīng)來不及了，而要在去年的冬天就要做第二年的計(jì)劃，同樣，一天的計(jì)劃要在昨天晚上或昨天下班的時(shí)候就做好了。也就是所有的計(jì)劃都要提前做。

時(shí)間管理的四個(gè)發(fā)展

（一）競賽以快趨強(qiáng)

競賽以快趨強(qiáng)，軍事以先下手為強(qiáng)，在市場環(huán)境急劇變化和動蕩的今天，商界講究“快魚”策略，過去的競爭規(guī)則是大魚吃小魚，比資本量，比規(guī)模，以實(shí)力論勝負(fù)。今天是比速度，比學(xué)習(xí)的速度，比反應(yīng)的速度，比創(chuàng)新的速度，速度快者方能取勝。

【案例】中華武學(xué)秘笈和跆拳道的心快、眼快、手快中華武術(shù)秘籍講究“百法有百解，唯快招無解”，也就是說任何招數(shù)，都是有接招的套路的，但是，快招無解，因?yàn)樗俣忍鞎r(shí)，對方來不及作出反應(yīng)。跆拳道也講究三快，要求心快、眼快、手快，且只有快者才可以勝于對方，才可以保持優(yōu)勢。

（二）你有多少資本

如果問一個(gè)人有多少資本，他往往想到的是自己的車子、房子、股票債券等有形資產(chǎn)，而容易忽略掉自己的時(shí)間財(cái)富。50歲的中年人與20歲的年輕人，怎么去衡量他們所擁有資本的多少呢通常情況下20歲的年輕人不會擁有50歲的中年人同樣多的有形財(cái)產(chǎn)，但是，在這兩種人的資產(chǎn)表中，時(shí)間一欄的優(yōu)勢則屬于年輕人。俗話說少年不怕窮，因?yàn)闀r(shí)間就是財(cái)產(chǎn)，時(shí)間就是一個(gè)少年最大的優(yōu)勢。愛因斯坦說過：“一切與生俱來的贈品中，時(shí)間最寶貴！”時(shí)間不僅寶貴，而且時(shí)間最公平，無論一個(gè)人多么富裕或多么貧窮，上天給予的時(shí)間是絕對公平的，每人每天24小時(shí)，一分一秒都不差，時(shí)間不會對任何人厚此薄彼。但是上天又是不公平的，因?yàn)槊總€(gè)人的時(shí)間價(jià)值是不一樣的，成功人士單位時(shí)間的價(jià)值非常高，而一般的普通人，時(shí)間的單位價(jià)值就比較低。但是，不管現(xiàn)在的情況如何，只有利用好當(dāng)前的時(shí)間，才能讓“這一刻”不被浪費(fèi)，才能為下一刻的精彩做好鋪墊。臺灣有句俗語，只有今天才真正屬于你。強(qiáng)調(diào)要在最短的時(shí)間內(nèi)，更多的學(xué)習(xí)，更多的行動，獲得更多的資訊。

（三）72歲人的一生

一個(gè)人的時(shí)間到底是怎么度過的，每個(gè)人一生的時(shí)間是怎樣被利用的，時(shí)間哪里去了為了回答這些問題，科學(xué)家對人群的時(shí)間利用做了科學(xué)的研究，將統(tǒng)計(jì)的結(jié)果進(jìn)行匯總，從而得出了如下的結(jié)論。假設(shè)一個(gè)人的生命時(shí)間是72歲，則他的時(shí)間使用情況可以用表1-2來表示：

表1-272歲人的一生時(shí)間利用表活動內(nèi)容所消耗時(shí)間睡覺21年工作14年個(gè)人衛(wèi)生7年吃飯6年旅行6年排隊(duì)5年學(xué)習(xí)4年開會3年打電話1年找東西1年其他3年

（四）效率與效能

人們重視生命，樂于理財(cái)，卻疏于時(shí)間管理。例如，一個(gè)人傷風(fēng)感冒咳嗽了，他會到醫(yī)院去治療；一個(gè)人丟了200塊錢或股票損失2000塊，他會很著急和懊惱；可是如果他無謂耗費(fèi)了2個(gè)小時(shí)的時(shí)間，浪費(fèi)了1個(gè)小時(shí)，1個(gè)小時(shí)無所事事，他卻不會著急，因?yàn)闀r(shí)間太無形了，如空氣，看不見，摸不著。魯迅先生說，“時(shí)間像海綿里的水，想擠的話，總還是有的”，魯迅先生本人之所以有偉大的成就，就在于他把別人喝咖啡的時(shí)間都用來學(xué)習(xí)和工作了，這說明了時(shí)間有很大的彈性。

【案例】裝瓶實(shí)驗(yàn)有一位教授做過一個(gè)裝瓶實(shí)驗(yàn)，他拿出一個(gè)瓶子，拿來了好多石子，又拿來好多沙子，很多水，然后他把石頭往瓶子里裝，裝到瓶口的時(shí)候，教授問學(xué)生“這個(gè)瓶子裝滿了沒有”，學(xué)生們說“裝滿了”。于是教授又往這個(gè)瓶子里面倒沙子，沙子倒到瓶口時(shí)，教授問學(xué)生，“這次滿了沒有”，學(xué)生們說“滿了”。教授又把水往瓶子里倒，當(dāng)水倒到瓶口后，教授再一次問學(xué)生，“滿了沒有”，學(xué)生們不知道教授接下來還會有怎樣的措施，但想到前兩次的錯(cuò)誤回答，于是都不敢回答了。

點(diǎn)評：這個(gè)裝瓶實(shí)驗(yàn)就揭示了時(shí)間管理的啟示，大石頭之間會有空隙，沙子之間還有空隙，水里面可能還有空隙。同理，時(shí)間之間也存在空隙，珍惜時(shí)間的一個(gè)方法就是珍惜點(diǎn)點(diǎn)滴滴零碎的時(shí)間。

此外，工作任務(wù)的完成要有程序和順序，裝瓶實(shí)驗(yàn)中如果先往瓶子里面裝水，再往里面裝沙子，然后再往里面放石頭，就一定放不進(jìn)去了。做事情也是一樣，一定要有優(yōu)先順序，不能撿了芝麻丟了西瓜，要抓最核心、最重要的、最有價(jià)值的事情，而不是抓雞毛蒜皮的事情，這樣生活的意義才能彰顯出來。

【案例】口袋書在香港地鐵里，口袋書很暢銷，口袋書只有巴掌大，在上、下班坐地鐵的時(shí)間，好多年輕人都在看口袋書，或者利用這段時(shí)間休息，也有很多人在看報(bào)紙，他們都在有效地利用工作時(shí)間和生活時(shí)間之間的空隙，有效地利用好這些零星時(shí)間，天長日久，就可以積少成多，使這些零頭時(shí)間為個(gè)人生活增添魅力。

時(shí)間管理的三大觀念

時(shí)間管理有三大觀念，第一是時(shí)間觀念，第二是效率觀念，第三是效能觀念。對這三大觀念的理解和把握，是時(shí)間管理的關(guān)鍵。

1．時(shí)間觀念：1小時(shí)與3年的關(guān)系建立時(shí)間觀念很重要，有了時(shí)間觀念，才能利用瑣碎的時(shí)間，才能把點(diǎn)點(diǎn)滴滴的時(shí)間珍惜起來。在人們的理解中，3年是一個(gè)很大的時(shí)間單位，而1小時(shí)則是一個(gè)常被忽略的時(shí)間單位，實(shí)際上，如果每天能節(jié)約出1個(gè)小時(shí)，則在人生70年的歲月中，就可以節(jié)約出3年的時(shí)間，時(shí)間觀念的重要性由此可見一斑。

2．效率觀念：速度能使石頭漂起來

所謂效率觀念，就是要有速度。石頭之所以能漂浮在水面上，如《孫子兵法》所言“疾也”，也就是速度很快的原因。

3．效能觀念：始終不偏離終極目標(biāo)和結(jié)果，與人生奮斗方向相吻合

效能的觀念就是不僅要衡量速度的快慢，還要考慮其他的因素。中國人習(xí)慣以效率衡量事物，而不常論效能，人們常?？洫?jiǎng)一個(gè)人做事很有效率，卻很少夸這個(gè)人非常有效能。效能的概念，用毛主席的話來說，效率是代表“快”，效能代表“多、快、好、省”，即數(shù)量多、速度快、結(jié)果好、品質(zhì)高、成本節(jié)約，也就是說，僅僅速度快不行，還要方向正確、結(jié)果良好、效果明顯、成本又低，所以效能的概念始終不偏離終極目標(biāo)和結(jié)果。在時(shí)間管理中，時(shí)間的效能和人生的奮斗方向和企業(yè)的終極目標(biāo)要相吻合。效率與效能的關(guān)系猶如價(jià)格和性價(jià)比，效率就好比價(jià)格，而效能好比是性價(jià)比。效率是指“快”，而效能是指“多、快、好、省”；效率高就是價(jià)格便宜，即買這個(gè)貨物所花的貨幣數(shù)量比較少，效能高是指單位貨幣內(nèi)所獲得的回報(bào)和價(jià)值比較大，即當(dāng)人們?nèi)ベI大宗的物件，例如買電腦、買汽車、買家具的時(shí)候，不僅要注重價(jià)格因素，更看重性價(jià)比因素，不是越便宜越好，而是關(guān)注投入的錢和所獲得的回報(bào)價(jià)值高低之間的比。同樣的，在單位時(shí)間內(nèi)，所獲得的產(chǎn)值大小就是效率，而在單位時(shí)間內(nèi)所獲得的價(jià)值和回報(bào)的大小就是效能。

【案例】龜兔賽跑烏龜跟兔子賽跑，第一場賽跑烏龜贏了，兔子輸了。因?yàn)橥米域湴磷詽M，在樹根下面睡了一大覺，等它睡醒以后，發(fā)現(xiàn)烏龜已跑到了終點(diǎn)。賽跑的裁判大象批評白兔說：“兔子，你這樣不行，不可以驕傲自滿，要腳踏實(shí)地，要勤奮努力，懂不懂啊”兔子說，“我懂了，我要求再比第二回，我不相信，我跑不過烏龜。”于是它們又舉行了第二次賽跑。裁判大象的發(fā)令槍一響，兔子像離弦的箭一樣竄了出去，一會兒就沒有影子了。而烏龜與上次一樣繼續(xù)慢慢騰騰地往前爬，爬了很長時(shí)間，烏龜終于爬到了終點(diǎn)，卻不見兔子的影子。裁判大象和觀眾就四處尋找，終于在很遠(yuǎn)的地方找到了兔子，兔子耷拉著腦袋光顧著跑，卻忘了看方向了。

點(diǎn)評：兔子沒有看準(zhǔn)方向，它跑得越快離目標(biāo)就越遠(yuǎn)，所以兔子的效率很高，但是效能很低。同理，在做事情的時(shí)候，盡管做事可以做得很快，效率很高，可是如果偏離了方向，最后也不會有正確的結(jié)果。

效能的重點(diǎn)是不但要完成任務(wù)，而且要求速度要快、正確率要高、成本要低，效能和效率相均衡。21世紀(jì)的經(jīng)理人，不但要意識到時(shí)間很重要，要去抓點(diǎn)點(diǎn)滴滴的時(shí)間，要注意做事情的數(shù)量和速度，同時(shí)還要追求價(jià)值，要多、快、好、省。第二講時(shí)間管理的四個(gè)發(fā)展（下）

時(shí)間管理的四個(gè)發(fā)展歷程

時(shí)間管理的發(fā)展經(jīng)歷了四個(gè)階段，人們從認(rèn)識到時(shí)間管理的重要性，到開始進(jìn)行時(shí)間管理，期間也經(jīng)歷了管理方式和管理重點(diǎn)的轉(zhuǎn)移。

1．第一代：時(shí)間增加和備忘錄

第一個(gè)階段稱為時(shí)間的單純增加和備忘錄。時(shí)間的增加是指當(dāng)時(shí)間不夠用，而工作任務(wù)比較多的時(shí)候，就單純地加班加點(diǎn)，延長工作時(shí)間。備忘錄就是把所有要做的項(xiàng)目列出來，制作成一個(gè)工作任務(wù)清單，做一件，勾掉一件，以此種方式進(jìn)行時(shí)間的分配和使用管理。

2．第二代：工作計(jì)劃和時(shí)間表

第二個(gè)階段稱為工作計(jì)劃和時(shí)間表，即在所有要做的工作任務(wù)開始之前，把清單列出來，在每一項(xiàng)任務(wù)之前定一個(gè)時(shí)間的期限，例如早晨8點(diǎn)～9點(diǎn)做什么，9點(diǎn)～10點(diǎn)做什么，下午1點(diǎn)～2點(diǎn)做什么，每一項(xiàng)任務(wù)都有開始和結(jié)束的時(shí)間，在這個(gè)時(shí)間段中完成規(guī)定的某項(xiàng)任務(wù)。這個(gè)方法有時(shí)候也稱為行事歷時(shí)間管理法。

3．第三代：排列優(yōu)先順序以追求效率

第三個(gè)階段的時(shí)間管理稱為排列優(yōu)先順序以追求效率的時(shí)間管理。當(dāng)工作任務(wù)越來越多，多到在規(guī)定的時(shí)間里面沒有辦法徹底做完的時(shí)候，就要求對時(shí)間管理的內(nèi)容進(jìn)行一定的更改，第一，對工作任務(wù)要做一些取舍；第二，對工作任務(wù)要排優(yōu)先順序，比如，先做哪一件，后做哪一件；重點(diǎn)做哪一件，非重點(diǎn)做哪一件；主要做哪些，次要做哪些；做哪些，不做哪些，等等，描述這個(gè)取舍和優(yōu)先順序的辦法可以通過象限法進(jìn)行。如果按照重要程度的軸來標(biāo)記橫坐標(biāo)，按照緊急程度的軸來標(biāo)記縱坐標(biāo)，可以構(gòu)成ABCD四個(gè)象限，A象限是又重要又緊急的事情，B象限是重要但不緊急的事情，C象限是緊急但是不重要的事情，D象限是不重要也不緊急的事情。如圖1-1所示：圖1-1第三代時(shí)間管理象限示意圖

A類工作：又重要又緊急的事情假設(shè)用一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)把所有的工作任務(wù)做明確清晰的劃分，然后對ABCD四大類的工作做一個(gè)排序，顯而易見，首先應(yīng)做A類工作，因?yàn)锳類是又緊急又重要的，這類工作一般屬于突發(fā)事件。當(dāng)工作中出現(xiàn)了突發(fā)事件的時(shí)候，應(yīng)該放下手頭所有的工作，全身心地?fù)渖先ソ鉀Q，這種行為被形象地稱為救火行動。例如119消防隊(duì)接到警報(bào)，就要馬上去處理現(xiàn)場。

【案例】突發(fā)事件：非典2003年中國政府面對非典事件，就屬于又緊急又重要的突發(fā)事件，處理時(shí)，當(dāng)時(shí)規(guī)定各地政府的一把手都要把工作全部放下，集中所有的精力控制本地區(qū)的非典問題，這樣強(qiáng)有力的力度才能夠把非典有效地控制住。

B類工作和C類工作當(dāng)重要又緊急的突發(fā)事件被處理之后，接下來是應(yīng)該處理C類緊急但不重要的工作，還是B類重要但不緊急的工作有人認(rèn)為C類工作很緊急，應(yīng)先期處理，也有人認(rèn)為B類工作很重要，應(yīng)先期處理。按照時(shí)間占用的順序來劃分，也就是按照時(shí)間的緊急程度來說，專家認(rèn)為應(yīng)先處理B類工作。為了對B類工作和C類工作完成時(shí)間進(jìn)行分析，可通過分析假設(shè)不做C類工作，會導(dǎo)致整個(gè)時(shí)間管理出現(xiàn)怎樣的狀況；而如果不做B類工作，又會導(dǎo)致整個(gè)時(shí)間管理出現(xiàn)怎樣的狀況。透過這兩種狀況的不同比較，就可以清晰地看到兩種選擇的差別。B類工作重要但不緊急，如果不做的話，B類工作會隨著時(shí)間的進(jìn)一步推移，越來越緊急，直到突破一定的極限，變成A類工作，所以，B類重要不緊急的工作一旦被拖延下去，就會變成突發(fā)事件。C類工作如果不斷地被拖延，隨著時(shí)間的不斷推移，它也會變得越來越緊急，當(dāng)越過一定的極限以后，C類工作就可能因?yàn)槭r(shí)機(jī)而消失，由此就會遭受一定的損失，承擔(dān)一定的責(zé)任，工作本身也可能會因此而消失。不緊急圖1-2第三代時(shí)間問題分類示意圖

例如，下午3點(diǎn)～4點(diǎn)，工會組織慰問抽獎(jiǎng)活動，參加抽獎(jiǎng)?wù)叨伎傻玫揭淮匆路?，如果某人因故未參加工會慰問抽?jiǎng)活動，4點(diǎn)鐘以后，這個(gè)事情可能就已結(jié)束，由此，缺勤者將損失一袋洗衣粉。如果在B類和C類工作之間做沖突性的分析，例如下午只有一段時(shí)間，只能做一件事，要么做B類工作，要么做C類工作，兩者不可兼得，那時(shí)就應(yīng)該扔掉C類工作，要保住B類工作，因?yàn)锽類工作的價(jià)值更大，它的重要程度更大。

【案例1】熱氣球的難題一個(gè)胖子和兩個(gè)瘦子乘熱氣球去做科學(xué)考察，他們帶了很多食物和水，也帶了很多笨重的實(shí)驗(yàn)儀器。當(dāng)熱氣球升空行駛到海面的時(shí)候，突然發(fā)生了意外，熱氣球開始漏氣，為了減輕熱氣球的重量，要扔掉很多東西，于是先扔掉了實(shí)驗(yàn)儀器，接著扔掉了食物和水，這時(shí)候，熱氣球還是太重，需要犧牲一個(gè)人來挽救其他人，在這種情況下，因?yàn)槿右粋€(gè)瘦子和扔一個(gè)胖子對熱氣球的影響不同，只有按照最大可能地減少損失的思路來分析，即扔胖子就可以挽救兩個(gè)瘦子的生命，所以必然要先扔胖子。

在兩者不可兼得的情況下，如果可以延長工作時(shí)間，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，進(jìn)行更好的策略性的安排，即在B類工作不變成A類工作之前，先把C類工作完成，再按部就班地處理B類工作，這樣就可以達(dá)到雙贏的效果。但是管理專家通過實(shí)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)這種理想狀態(tài)很難實(shí)現(xiàn)，因?yàn)镃類工作的數(shù)量太多，單個(gè)C類工作雖然花費(fèi)的時(shí)間不多，但是C類工作的數(shù)量層出不窮，所謂“野火燒不盡，春風(fēng)吹又生”，很多經(jīng)理人對于C類事件的處理只能疲于應(yīng)付，致使時(shí)間管理者陷入了C類事件的汪洋大海之中，迷失方向，只見樹木，不見森林。

【案例2】抗戰(zhàn)的泥潭在抗日戰(zhàn)爭中，200萬日軍被中國人民艱苦卓絕的抗戰(zhàn)拖入全民抗日的汪洋大海之中。二戰(zhàn)以后，斯大林講到，“中國人民艱苦卓絕的抗日戰(zhàn)爭，是世界反法西斯戰(zhàn)場不可缺少的組成部分，為反擊德國法西斯贏得了時(shí)間和空間”。斯大林說，如果中華民國政府投降，結(jié)果將不堪設(shè)想。因?yàn)橹袊煌督?，中國人民盡管條件非常簡陋，做出了巨大的犧牲，卻拖住了200萬日軍，讓他們抽不出兵力北上配合德國夾擊蘇聯(lián)，抽不出兵力南下侵占緬甸、印度、印度尼西亞，甚至吞并澳大利亞和新西蘭，這是中國人民的抗日戰(zhàn)爭把日軍拖入了抗擊奴役、抗擊侵略的泥潭。

C類事件的描述有著名的帕金森定律，也稱為爆米花定律，就是2斤玉米看上去不是很大，但是經(jīng)過膨化以后有可能會變?yōu)橐换j筐玉米花。由此可見，被膨脹、被擴(kuò)大后的結(jié)果會導(dǎo)致C類工作數(shù)量龐大，以致無法完全徹底地被解決。但中國經(jīng)理人面對一大堆繁雜事務(wù)的時(shí)候，習(xí)慣于“急事急辦”，“特事特辦”，于是就會踐踏原則，就會沒有時(shí)間性，就是總把最緊急的事情拿來做，從不考慮這件事情的價(jià)值如何，不考慮時(shí)間的重要性程度。

【案例3】籮筐任務(wù)測試美國的專家曾經(jīng)做過一個(gè)針對中國經(jīng)理人時(shí)間管理基本狀況的測試。任務(wù)要求是：一個(gè)籮筐中有10件工作任務(wù)，假設(shè)下午的一段時(shí)間是沒有辦法完成籮筐中的所有任務(wù)，請中國的經(jīng)理人進(jìn)行挑選，并完成自己挑選出來的任務(wù)。中國經(jīng)理人挑出的第一件工作是最緊急的工作，最緊急的工作完成后，又挑出了最簡單的工作，因?yàn)樽銎饋砗芎唵?，所以這些工作很快完成了；中國經(jīng)理人挑的第三件工作是花費(fèi)時(shí)間最短的工作，這些工作也很快做完后，第四件被挑出的是最有趣、最喜歡做的工作，可是這個(gè)工作還沒有做完，測試的時(shí)間就到了?；j筐中剩余了6件工作任務(wù)，而且全是最重要的工作，但是這些工作都有一些類似的特點(diǎn)：不緊急、做起來不簡單、花費(fèi)的時(shí)間很長、不好玩、沒意思。但是，這6件工作如果不做的話，它們?nèi)珪兂芍匾揖o急的突發(fā)事件。

點(diǎn)評：中國經(jīng)理人在時(shí)間管理方面，普遍存在誤區(qū)和弱點(diǎn)，即在問題的分類概念上模糊。在工作中，屬于B類工作的重要問題一般包括改進(jìn)產(chǎn)能、發(fā)展團(tuán)體、尋找新客戶、提升服務(wù)品質(zhì)、提升員工技能、開發(fā)新市場、提升品質(zhì)概念、建立完善工作流程等。對個(gè)人而言，學(xué)習(xí)研修和職業(yè)成長問題、健康問題、休閑問題等都是很重要但是不緊急的事情，也就需要在當(dāng)前多進(jìn)行改善處理，例如多增加運(yùn)動量、控制飲食、調(diào)整飲食結(jié)構(gòu)等。健康問題和學(xué)習(xí)的問題很重要，要把這些問題當(dāng)成緊急的突發(fā)事件來處理，只有下這樣的決心做事，才能避免將這些重要不緊急的事情轉(zhuǎn)化為重要緊急的事情。

對于緊急不重要的事情，可以把它們安排在時(shí)間使用的后面，例如對于受歡迎的活動、電話會議、工會抽獎(jiǎng)、演唱會等，一定不能使其占用B類工作的時(shí)間。時(shí)間就像一根橡皮筋，要設(shè)定期限，不要把工作任務(wù)變成發(fā)面團(tuán)，像爆米花一樣膨脹，占有你的工作時(shí)間和空間。如圖1-3所示：圖1-3第三代時(shí)間管理事件分類示意圖4．第四代：以重要性為導(dǎo)向，價(jià)值導(dǎo)向，目標(biāo)導(dǎo)向，結(jié)果導(dǎo)向

第四代時(shí)間管理的代表是時(shí)間管理的二八定律。意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托認(rèn)為，萬事萬物都可以分為重點(diǎn)的少部分和一般的大部分，這就是通常所說的二八定律，即80%的結(jié)果源于20%的努力，也就是80%的結(jié)果是因?yàn)?0%的關(guān)鍵因素所致。所謂“打蛇打七寸，擒賊先擒王，好鋼用在刀刃上”，用最有效率的時(shí)間去做20%的最有效率的工作，在這些時(shí)間段，注意力要高度集中，一口氣把事情干完，不要中間停止，從而達(dá)到一種高效率。同時(shí)，要調(diào)整生物鐘，控制好工作的節(jié)奏，使得效能最高。

時(shí)間管理的六個(gè)概念

不管是中國傳統(tǒng)的時(shí)間管理，還是第四代時(shí)間管理，在時(shí)間管理中，以下六個(gè)概念是貫穿于時(shí)間管理中最核心的重要問題。

1．消費(fèi)與投資

消費(fèi)與投資包含多個(gè)概念，時(shí)間如果用于工作、學(xué)習(xí)，就是一種投資，因?yàn)樗怯谢貓?bào)的。如果用于陪家人聊天、外出旅游、無所事事、徹底放松，就屬于消費(fèi)，所以時(shí)間管理要多投資，少消費(fèi)，達(dá)到投資和消費(fèi)的平衡。

2．機(jī)遇與選擇

在時(shí)間管理中，要主動地選擇，而不是被動地等待，主動可以導(dǎo)致機(jī)遇，等待則只能處于無奈狀態(tài)，不能將人生時(shí)間使用的可能性發(fā)揮到極致。

3．應(yīng)變與制變

應(yīng)變就是當(dāng)問題發(fā)生時(shí)，去被動地做出反應(yīng)；制變則是去控制住事情，能夠主動地預(yù)先做出一些預(yù)防，讓事情最大可能地朝著自己把握的方向發(fā)展。

4．效率與成效

在時(shí)間管理中，要有很高的時(shí)間利用率，而且時(shí)間利用的結(jié)果是可見的、是優(yōu)質(zhì)的、是與奮斗目標(biāo)相一致的，而不是南轅北轍的結(jié)局。

5．緊要與重要

處理好緊要問題與重要問題的關(guān)系，具體做法如下：對于重要且緊要的問題立即處理；對于重要但不緊要的問題優(yōu)先處理；對于緊要但不重要的問題最后處理；對于不重要也不緊要的問題則予以回避。

6．反應(yīng)與預(yù)應(yīng)

當(dāng)問題發(fā)生后，能及時(shí)做出反應(yīng)，采取必要的措施。對于未發(fā)生的問題，則防患于未然，提前做出預(yù)防，使問題有良好的預(yù)警處理機(jī)制。

時(shí)間的殺手：時(shí)間損失分析

時(shí)間哪里去了現(xiàn)在很多時(shí)間管理者驚呼“誰動了我的時(shí)間”對于每天的24小時(shí)，對于每小時(shí)的60分鐘，似乎都特別容易逝去。時(shí)間的殺手究竟在哪里一般來說，時(shí)間的損失不外乎以下幾個(gè)方面的因素：設(shè)定目標(biāo)方面的時(shí)間損失；制定計(jì)劃方面的時(shí)間損失；做出決定方面的時(shí)間損失；在工作組織方面的時(shí)間損失；工作開始時(shí)的時(shí)間損失；每日安排上的時(shí)間損失；在信息和溝通方面的時(shí)間損失。

耗時(shí)因素分析

（一）外因和內(nèi)因的耗時(shí)

對時(shí)間損失因素的分析，也可以按照外因和內(nèi)因來分類，調(diào)查者通過對人們?nèi)粘Ｏ臅r(shí)間因素的歸類，大致將這些原因劃歸為以下幾個(gè)方面：

1．外在因素耗時(shí)的類型

電話干擾；不速之客；溝通不良；資料不全；文件復(fù)雜；工作擱置等。

2．內(nèi)在因素耗時(shí)的類型

計(jì)劃欠妥；事必躬親；條理不清；欠缺自律；無力拒絕；做事拖延等。

（二）有形和無形的浪費(fèi)

在時(shí)間浪費(fèi)中，有些時(shí)間是被眼睜睜地看著消耗掉的，而有些時(shí)間則是在管理者毫無知覺的情況下被浪費(fèi)掉的，因此，浪費(fèi)時(shí)間的現(xiàn)象可以按照有形浪費(fèi)和無形浪費(fèi)來區(qū)分。

1．有形浪費(fèi)

開小差；資源不足；電話；程序繁瑣；間斷；等待。

2．無形浪費(fèi)

計(jì)劃不周；不懂說“不”；拖延；不懂授權(quán)；不分輕重緩急。

時(shí)間管理困惑匯總

在經(jīng)理人的時(shí)間管理中，時(shí)間總是被無數(shù)的突發(fā)事件和小問題所占用；經(jīng)理人做好了工作計(jì)劃，但在實(shí)際的工作中，卻根本不能按照自己的預(yù)定計(jì)劃來完成這些工作；經(jīng)理人自己總是感覺時(shí)間不夠用，而且這種不夠用又不斷地被加班和身心疲憊所加劇。時(shí)間管理的困惑可以歸納為以下幾個(gè)方面：工作無計(jì)劃，忙忙碌碌不知道干了什么，總是感覺時(shí)間不夠用；計(jì)劃常被突發(fā)事件、會議中斷或打亂；工作被小問題拖延；工作時(shí)間超出原計(jì)劃；下屬工作的突發(fā)事件多，無能力解決。

時(shí)間管理誤區(qū)

（一）時(shí)間管理誤區(qū)

在時(shí)間管理中，人們認(rèn)為自己的時(shí)間屬于自己的私人財(cái)富，似乎今天過了還有明天、今年過了還有明年；或者突然感覺自己時(shí)日不多了，自己的很多工作都堆在一起了，自己已無所適從了。這種潛意識的循環(huán)論左右了人們的思維，也讓人們在時(shí)間面前不知所措。人們常犯的時(shí)間管理錯(cuò)誤包括以下幾個(gè)方面：不尊重時(shí)間；沒有認(rèn)識到時(shí)間為不可竭盡資源；不了解重要性與緊急性；沒有時(shí)間管理系統(tǒng)。

（二）良好的時(shí)間安排

要走出時(shí)間管理的誤區(qū)，需要認(rèn)識時(shí)間的“供給毫無彈性”、“無法蓄積”、“無法取代”、“無法失而復(fù)得”等特性，并對自己的工作和生活進(jìn)行計(jì)劃性安排。良好的時(shí)間安排應(yīng)做到以下幾個(gè)方面：確定事情優(yōu)先順序；做好計(jì)劃安排；及時(shí)解決問題。經(jīng)理人的時(shí)間管理，最主要的是提高效率，要善于集中時(shí)間，切忌平均利用時(shí)間，要時(shí)刻以帕累托定律提醒自己加強(qiáng)時(shí)間管理的重要性，要善于處理工作時(shí)間和生活時(shí)間的關(guān)系。時(shí)間管理是經(jīng)理人成功的前提，經(jīng)理人的效率管理就是要明確效率的真諦—對事不對人，要了解自己的生活節(jié)律，讓自己的時(shí)間管理和自己的生理特征相一致。

【自檢1-1】分析自己的時(shí)間使用類型。一般來說，每個(gè)人都有自己特定的時(shí)間使用特征，有人習(xí)慣在早晨工作，而且早晨工作的效率很高，這樣的人被稱為晨間型。有些人則習(xí)慣晚間工作，且晚間工作的效率比任何時(shí)候都高，這樣的人被稱為晚間型。請您根據(jù)自己的實(shí)際情況分析自己屬于哪一類型。____________________________________________________________________________________________________________________________________

【自檢1-2】分配好一天的時(shí)間，不同時(shí)間使用者對工作時(shí)間的安排應(yīng)有所不同，請根據(jù)上題的結(jié)論，并結(jié)合自己工作的性質(zhì)和要求，嘗試合理分配自己的時(shí)間曲線。1．精力高峰時(shí)，集中精力于：工作1：________________________________________________________________________________________工作2：________________________________________________________________________________________2．精力集中時(shí)，專注于下列工作：工作1：________________________________________________________________________________________工作2：________________________________________________________________________________________3．低效率時(shí)，可以處理：工作1：________________________________________________________________________________________工作2：________________________________________________________________________________________第三講提高個(gè)人成效的方法（上）

時(shí)間管理的關(guān)鍵取決于個(gè)人工作的成效，每天對于每個(gè)人都是恒定不變的24小時(shí)，但不同的人有不同的使用方法，不同的人在24小時(shí)的利用上截然不同。對所有的經(jīng)理人而言，掌握衡量自我工作成效的方法就是能否成功管理自己時(shí)間的最重要因素。

一、效能管理法

（一）象限時(shí)間管理法的分類

對事件重要與緊急情況的分析，也是對效率和效能關(guān)系的闡釋，于是，在由重要程度和緊急程度所構(gòu)成的象限中，處理ABCD四類事件的順序依次是：首先處理位于A象限的事情，也就是對既重要且緊急的事件首先處理；其次應(yīng)處理位于B象限的事情，也就是對重要但不緊急的事件進(jìn)行處理；接下來處理C象限的事情，也就是對不重要但很緊急的事件進(jìn)行處理；最后再處理D象限的事情，也就是不重要也不緊急的事件。按照象限時(shí)間管理法的分類，ABCD四類事件如圖2-1所示：

圖2-1象限時(shí)間管理法示意圖（二）象限時(shí)間管理法四類事件的分析

1．A類突發(fā)事件出現(xiàn)的原因

在時(shí)間管理中，事件的出現(xiàn)總是讓管理者感到棘手，為什么會出現(xiàn)如此多的A類突發(fā)事件，是哪個(gè)環(huán)節(jié)的工作沒有做好呢通過管理專家的研究，A類突發(fā)事件一般都是因?yàn)锽類事件的處理存在問題導(dǎo)致的，也就是說，當(dāng)對重要但不緊急的事件未做妥善處理時(shí)，這些事件會隨著時(shí)間的推移而不斷增加緊急成分，最終，B類重要但不緊急的事件都會轉(zhuǎn)換為A類重要且緊急的突發(fā)事件。而影響B(tài)類事件完成的原因則是由于C類事件遮住了管理者的眼睛，使得管理者忽略了B類事件，卻花了很多精力去處理C類事件了，結(jié)果B類事件會慢慢變成A類事件。在日常的經(jīng)理人活動中，B類事件轉(zhuǎn)化為A類事件的情況經(jīng)常發(fā)生，當(dāng)這些轉(zhuǎn)化發(fā)生之后，經(jīng)理人只能馬上停下手邊的任何工作，全力以赴地處理這些A類事件，A類事件處理完后，經(jīng)理人才又回到原來的工作上，于是這種管理不善的情況就不停地在經(jīng)理人的時(shí)間表上循環(huán)出現(xiàn)。經(jīng)理人會花50%左右的時(shí)間處理瑣碎的雜事，也就是C類緊急但不重要的事情；又會花50%左右的時(shí)間處理A類緊急的突發(fā)事件，于是，經(jīng)理人在C類事件和A類事件之間來回奔波，成了時(shí)間管理的救火隊(duì)員，而B類事件則被扔在一邊，雖然B類事件非常重要、很有價(jià)值，但卻被遺忘或無暇顧及。

【自檢2-1】列出下圖排在您的工作清單前三位的工作，認(rèn)真比較其重要性和緊要性，并說明理由。重要的理由是：緊要的理由是：2．避免B類事件轉(zhuǎn)化為A類事件的方法

避免B類事件轉(zhuǎn)化為A類事件的方法是需要對所有類事件進(jìn)行處理，一般可以采用的方法包括：壓縮：將事件的核心完成，或簡化完成該事件的步驟。替代：尋找到比此事件更重要或緊急的事件，或以更有成效的事件代替該事件，從而使得時(shí)間利用率更高。授權(quán)：將事件的處理權(quán)授予他人，由他人代為處理。先做：在第三代事件管理中，先做A類突發(fā)事件；在第四代時(shí)間管理中，只依照重要性來區(qū)分所有事件，因此先做B類重要事件?？傊?，最重要的應(yīng)該最先來處理。舍棄：對部分事件，如果其重要程度和緊急程度都不高，則可以將之舍棄，以更多的時(shí)間來完成其他工作。增加：對重要事件，要增加完成時(shí)間，增加工作量來全力以赴地完成，以使該類事件的處理更加完美。改進(jìn)：改進(jìn)部分事件的性質(zhì)，尤其需要將A類事件改成B類事件。杜絕：突發(fā)事件不能杜絕，重要事件也不能杜絕，緊急事件一般也無法杜絕，因此，對不重要且不緊急的事件要進(jìn)行杜絕。確保：確保重要事件能保質(zhì)保量地按時(shí)完成。聚焦：安排專門的時(shí)間段，集中精力聚焦重要事件的處理。少做：不重要事件要盡力避免。不做：對不重要不緊急的事件可以采取不予理睬的辦法，甚至以犧牲部分利益為代價(jià)而放棄處理這些事件，以換取處理其他事件的時(shí)間。不同的方法適用于不同的事件，只有選擇適合的方法處理適合的事件，才可以節(jié)約時(shí)間，將經(jīng)理人從奔波于A類事件和C類事件之間的救火角色中解救出來，但如果選擇的方法不適合事件的處理，則效果必然適得其反，使得事件性質(zhì)升級，花費(fèi)時(shí)間也將成倍增加。

【自檢2-2】您認(rèn)為以下各種方法在ABCD四類事件的處理中，各適用于哪些事件的處理。方法適用事件壓縮

替代

授權(quán)

先做

舍棄

增加

改進(jìn)

杜絕

確保

聚焦

少做

不做

見參考答案2-2

綜上所述，經(jīng)理人之所以有那么多的A類突發(fā)事件，是因?yàn)锽類重要不緊急的工作做得不夠，所以從時(shí)間分配的角度看，對緊急與重要的突發(fā)事件需要安排20%～25%的時(shí)間，且一定要控制在25%以下，對重要不緊急的工作需要安排65%～80%的時(shí)間。也就是要把絕大部分工作時(shí)間花在重要但不緊急的工作上，把重要不緊急的工作變成緊急又重要的去做，對緊急不重要的工作花15%的時(shí)間處理，不緊急也不重要的工作則可以扔掉。圖2-2管理工作時(shí)間分配示意圖

3．艾森豪威爾將軍的時(shí)間管理原則

艾森豪威爾將軍認(rèn)為，面對ABCD四個(gè)象限的工作時(shí)，應(yīng)該采取不同的應(yīng)對措施：A類緊急且重要的突發(fā)事件要本人做，而且要立即做；對重要不緊急的B類工作，要本人花大量的時(shí)間聚焦在此工作上；對C類緊急但不重要的工作，要盡量不安排自己做，而是要委托授權(quán)給別人做。如果必須自己做，則要減少它的工作量；對不重要且不緊急的工作，要把它扔進(jìn)廢紙簍。艾森豪威爾將軍的時(shí)間管理原則是屬于第三代和第四代時(shí)間管理之間的一個(gè)管理原則，這個(gè)原則提倡緊急又重要的突發(fā)事件由本人立即做，但按照第四代時(shí)間管理原則，每一分、每一秒都要做最有生產(chǎn)力的事情，也就是做最重要的事情，對于緊急性程度很高又非常重要的任務(wù)，如果可以授權(quán)，也可以授權(quán)于他人來完成。

圖2-3艾森豪威爾原則示意圖

【自檢2-3】1．列出上周您所做的事情中關(guān)于生活和工作事件各3件以上。第一件：第二件：第三件：

2．將這些事情歸類為A、B、C、D四類。屬于A類重要且緊急的事件為：屬于B類重要卻不緊急的事件為：屬于C類不重要但很緊急的事件為：

屬于D類不重要也不緊急的事件為：

3．原來的時(shí)間分配比例是多少準(zhǔn)備如何調(diào)整和重新規(guī)劃

二、艾維李的效率法

美國管理學(xué)家艾維李提出了“10分鐘6件事效率法”。他認(rèn)為，可以先花5分鐘的時(shí)間，把接下來的一個(gè)階段，也即明天、下周甚至下個(gè)月要做的6件事情列出來，然后花5分鐘的時(shí)間，把這6件事情按照重要性程度優(yōu)先順序排序，將最重要事件的排為一號，次要事件排為二號，依此類推。再把這6件事寫在紙上，剪成一個(gè)一個(gè)小紙條，在上班開始后，按照重要性次序一一執(zhí)行，當(dāng)?shù)谝患ぷ鬟_(dá)到階段性目標(biāo)后，開始做第二件工作，這樣就可以保證每一時(shí)、每一分、每一秒都在做最重要，最有價(jià)值的工作。艾維李的效率法可以總結(jié)為以下三個(gè)步驟：列出明天（下周、下月）要做的6件重要事情；把這6件事情按重要程序排序；上班開始先做1號，完成之后做2號，再做3號，依次類推，直至下班結(jié)束。在經(jīng)理人的時(shí)間有限、資源有限，而工作任務(wù)不可取舍的前提下，要有效地利用時(shí)間，就必須有所取舍，應(yīng)選取最重要、最有價(jià)值的工作來執(zhí)行。艾維李的10分鐘6件事的時(shí)間管理法，過去一般翻譯成效率法，也叫艾維李效率法，從完成工作的性價(jià)比來看，它也可以稱為效能法，因?yàn)榘S李的10分鐘6件事的時(shí)間管理法最注重的是工作任務(wù)的重要性程度和價(jià)值，而不是緊急性程度。

三、一周時(shí)間運(yùn)籌法

時(shí)間管理是從計(jì)劃開始的，好的時(shí)間運(yùn)籌方法，需要對過去的工作進(jìn)行科學(xué)合理的記錄，發(fā)現(xiàn)時(shí)間浪費(fèi)的所在，然后找到改進(jìn)的措施，修正原有的時(shí)間管理方案，并嚴(yán)格按照這種安排執(zhí)行，一周時(shí)間運(yùn)籌法即是這種時(shí)間管理方法的代表。在使用一周時(shí)間運(yùn)籌法時(shí)，以星期時(shí)間為橫坐標(biāo)，標(biāo)記禮拜一、禮拜二、禮拜三直到禮拜天，以小時(shí)時(shí)間為縱坐標(biāo)，標(biāo)記早晨、中午、上午、下午、晚上以及備注和總結(jié)，然后在接下來的一周里，進(jìn)行認(rèn)真記錄，并對每天的時(shí)間利用進(jìn)行總結(jié)，當(dāng)一周的記錄結(jié)束后，再進(jìn)行周總結(jié)。如表2-1所示：

表2-1一周時(shí)間運(yùn)籌法時(shí)間星期一星期二星期三星期上星期五星期六星期日上午

中午

下午

晚上

備注

總結(jié)

對中、基層的經(jīng)理人而言，周計(jì)劃和周檢討是最有效、最重要的時(shí)間管理手段。例如麥肯錫通過對全球經(jīng)理人計(jì)劃實(shí)現(xiàn)的有效性調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大部分企業(yè)都在做月計(jì)劃，而月計(jì)劃定下來后，在第一周、第二周、第三周和第四周實(shí)施有效性是不一樣的，第一周的實(shí)施有效性為70%～80%，第二周的實(shí)施有效性為60%～70%，第三周的實(shí)施有效性為50%～60%，第四周的實(shí)施有效性只有40%～50%。個(gè)人月計(jì)劃的實(shí)施也基本與此相似，在月末實(shí)施有效性會只剩下50%左右，因?yàn)橛?jì)劃不如變化快，在一個(gè)月之前所料想的情形現(xiàn)在可能發(fā)生了很多的變化。如果對這些變化每天都進(jìn)行追蹤，會發(fā)現(xiàn)每天的計(jì)劃實(shí)施有效性都在減弱，情況變動的頻繁程度導(dǎo)致只見到眼前的具體工作，而往往忘記了整體的方向和目標(biāo)，很難做到協(xié)調(diào)和平衡。所以周計(jì)劃和周檢討非常重要，可以幫助經(jīng)理人修正和完善計(jì)劃。填寫周計(jì)劃和周檢討的管理報(bào)表，很多中國人都比較形式主義，尤其隨著時(shí)間的推移，最后的數(shù)據(jù)幾乎都是假的，這就導(dǎo)致了一個(gè)新的困惑——中國員工到底要不要用報(bào)表報(bào)表出現(xiàn)形式主義與中國人的文化觀念相關(guān)，中國人比較容易急功近利，比較容易實(shí)用主義。因此，報(bào)表要越少越好，越精要越好，一般以一個(gè)禮拜兩張表為好，第一張表為周報(bào)表，第二張表為客戶檔案記錄，表格的設(shè)計(jì)要簡明，抓住關(guān)鍵的數(shù)據(jù)就可以。第四講提高個(gè)人成效的方法（下）

四、辦公室的5S

（一）辦公室5S的內(nèi)涵

辦公室5S工作也叫整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)。辦公室5S不僅要求辦公室執(zhí)行，也要求文員去做。如果要做到對文件檔案、辦公區(qū)域以及辦公室進(jìn)行良好的管理，必須進(jìn)行5S行動。如圖2-4所示：

圖2-4辦公室的5S示意圖

1．整理

整理自己的辦公室，讓辦公室成為沒有雜物，能集中注意力進(jìn)行工作的地方。在辦公桌上擺放的一般是目前需要處理的文件，而其他的文件、過去的文件、將來的文件、目前還未涉及的文件，應(yīng)該把它們收起來放到柜子里面，而且這樣的整理每天都要進(jìn)行，不要把事務(wù)留到明天，要定期定制標(biāo)簽標(biāo)識，對文件要用紅顏色、綠顏色等標(biāo)簽標(biāo)識標(biāo)記起來。

2．整頓

整頓自己的工作作風(fēng)和工作流程，讓一切朝著能節(jié)約時(shí)間、增加效能的方向前進(jìn)。整頓包括收拾和整理辦公室，一般要在中午午餐吃飯前的時(shí)間做簡單整理，在下午下班前做徹底全面的整理。有人習(xí)慣每天上班工作之前先整理打掃辦公室，搞衛(wèi)生，擦桌子，然后泡壺茶，開始做許多很無聊的事情，結(jié)果不能很好地處理當(dāng)天的工作，所以整理辦公室應(yīng)該放在每次工作結(jié)束之后，這樣可以快速進(jìn)入工作狀態(tài)，提升工作的效率。

3．清掃

將短期內(nèi)不用的物品和文件歸檔，掃除工作障礙，營造快速進(jìn)入工作狀態(tài)的環(huán)境。及時(shí)地處理文件，建立適當(dāng)?shù)奈臋n系統(tǒng)，文件包括紙質(zhì)文件、電腦文件等，日用品要定期進(jìn)行更新，不要亂七八糟，保持辦公室的整潔，也是對工作時(shí)間的整理。

4．清潔

保持辦公氛圍的簡潔，使自己很快進(jìn)入高效工作的狀態(tài)。辦公室除了自己的辦公桌之外，不要放置多余的椅子，而且自己的椅子也不應(yīng)弄得很舒服，最好簡單一點(diǎn)，沒有靠背也可以。一般在總經(jīng)理室、部門經(jīng)理等處，經(jīng)常會看到大班臺和中班臺，前面要放兩張椅子，這是浪費(fèi)時(shí)間的標(biāo)志。如果要讓辦公室的工作簡單快速，應(yīng)把這兩張椅子都撤掉，讓討論問題的人站著說話。因?yàn)槿苏局f話的時(shí)候語速會比較快，比較簡潔，而如果讓其坐著說話，一般會泡一杯茶，先寒喧一番，然后慢慢進(jìn)入正題，慢慢發(fā)言，慢慢討論，時(shí)間就會在這“慢慢”的過程中被不知不覺地浪費(fèi)掉了。辦公室切忌放個(gè)人的照片、合家歡、女兒的照片、明星照片、自己愛好的羽毛球、網(wǎng)球拍、溜冰鞋等物品。在工作時(shí)間，如果有必要應(yīng)將它們收在柜子里面，且不應(yīng)將無聊的雜志、晚報(bào)、參考消息、有趣好玩的玩具等也放在伸手可及的地方。統(tǒng)計(jì)表明人在多數(shù)情況下是沒有辦法抵制住這些物品的誘惑的。例如一看到《環(huán)球時(shí)報(bào)》的封面，認(rèn)為第一個(gè)消息很有趣，決定要花5分鐘時(shí)間看一下。結(jié)果往往是看完這一個(gè)，會接著再看另一個(gè)更好玩的消息，如此一來，就會忘記本職工作，工作時(shí)間實(shí)際就成為了閱報(bào)時(shí)間，當(dāng)扎進(jìn)到這些與工作無關(guān)的新聞里去的時(shí)候，時(shí)間就會快速流逝。所以抵制住這種種誘惑，包括抽煙、喝咖啡、上午茶、下午茶等，實(shí)際是時(shí)間管理能否取得成效的重要因素。

5．素養(yǎng)

養(yǎng)成好的習(xí)慣，摒棄不良行為習(xí)慣對時(shí)間的侵蝕，讓時(shí)間成為自己所能掌控的有形資源。在辦公室，人們經(jīng)常會彼此說，“來來來，喝個(gè)上午茶”，“喝一杯咖啡”，“來來來，小周來抽根煙”。在職場可以喝茶、喝咖啡、甚至可以到衛(wèi)生間或?qū)ｉT抽煙的房間抽煙，當(dāng)受到這樣的邀請時(shí)，明明手頭有一個(gè)很重要的工作，但礙于別人的面子或交情，也就會暫時(shí)擱置工作而與別人一起喝茶、喝咖啡、抽煙，這就是時(shí)間浪費(fèi)的開始。一旦自己給予別人這樣的“面子”，便會使別人以為自己好交往，人比較隨和，與別人能打成一片，便會有更多的人來邀請你。既然給了張三“面子”，也就不能不給李四“面子”，接下來會有王五，趙六等，自己的工作會被不停地打斷和干擾，這就是辦公室工作的怪圈。不斷受到干擾和打斷，也包括接打電話。必要時(shí)一定要讓助理接電話，自己如果要打電話，一定要拿著話筒站著打，不要坐著說話；如果自己要接電話，也要在接電話的同時(shí)就站起來，最好能對自己的電話有所規(guī)定，一般情況下接打電話不能超過5分鐘，如果沒有實(shí)質(zhì)性談話內(nèi)容，5分鐘一到就要果斷結(jié)束電話。

（二）辦公室的5S行動

綜上所述，辦公室的5S行動應(yīng)該做到：在辦公桌上擺放目前手頭需要處理的文件；每天都整理，不要把事務(wù)留到明天，定制標(biāo)簽標(biāo)色；及時(shí)處理文件，建立相應(yīng)的文檔系統(tǒng)；整理工作時(shí)間，保持辦公室整潔，經(jīng)常整理文檔；避免被打斷，篩選電話，拿起話筒，不坐著說話。

（三）辦公室5S的適用范圍

文件檔案；辦公區(qū)域；辦公室管理。管理者時(shí)刻要牢記，自己工作中最重要的事情是：創(chuàng)造企業(yè)的價(jià)值、績效和利潤。

五、計(jì)劃的杠桿原理

（一）計(jì)劃的重要性

計(jì)劃是非常重要的管理措施，對于工作，管理者應(yīng)該多花時(shí)間去做詳細(xì)的計(jì)劃，讓下屬加倍努力，不斷地完善計(jì)劃。對于計(jì)劃的理解，有一個(gè)非常經(jīng)典的口號“慢慢計(jì)劃，快快行動”，即在分析思考、決斷、設(shè)定目標(biāo)、制定計(jì)劃的時(shí)候，多花一些時(shí)間，多浪費(fèi)一些時(shí)間是可以容忍的，因?yàn)閺谋举|(zhì)上說這不是浪費(fèi)，因?yàn)榭紤]得周全，行動就會更快。所以中國古話曰“工欲善其事，必先利其器”，磨刀不誤砍柴功，多花一些時(shí)間把刀磨得快一些，砍起柴來就會更順當(dāng)。但是有很多經(jīng)理人正好與此相反，急于行動，疏于計(jì)劃。有條件要干，沒有條件也要干，創(chuàng)造條件干。在戰(zhàn)爭中學(xué)習(xí)戰(zhàn)爭，在戰(zhàn)爭中積累戰(zhàn)爭經(jīng)驗(yàn)，干中學(xué)。這個(gè)理論本身是沒有錯(cuò)的，可是如果在行動之前不假思索，不做任何的備選方案和計(jì)劃，這樣采取的行動就可能要多交學(xué)費(fèi)，多走彎路。在開始行動之前，一定要先坐下來想一想，作為經(jīng)理人，和員工最大的區(qū)別就在于做計(jì)劃，員工只要被動的服從和執(zhí)行就可以算作是一個(gè)合格的員工，最多只不過是一個(gè)優(yōu)秀的員工。但是經(jīng)理人在行動之前，要做盡可能詳細(xì)的計(jì)劃。如果沒有在詳細(xì)和簡單之間求得平衡，沒有具體的操作方法，沒有具體的數(shù)量，沒有制定三個(gè)以上的計(jì)劃就開始行動，這個(gè)經(jīng)理人的管理就是失敗的管理。如果是委派下屬來做工作計(jì)劃，一定要讓其多花時(shí)間完成計(jì)劃的制訂工作。中國古人講“三思而后行”，其中包含兩層意思：第一是要多花一些時(shí)間思想，然后再行動；第二是要制定三個(gè)備選方案，然后開始行動，也即要有多套方案，再采取行動。

【案例】基辛格：“是最好的計(jì)劃嗎”美國前國務(wù)卿基辛格的下屬每一次拿工作報(bào)告或工作計(jì)劃上來的時(shí)候，基辛格總是要問他一句話，“你確信，這是最好的計(jì)劃嗎”如果下屬支支吾吾，基辛格會看都不看，要求其拿回去重新做，甚至在第二次、第三次，基辛格都會問同樣的問題，直到下屬拍著胸脯確信這是100%完美的計(jì)劃時(shí)，基辛格才會開始看這個(gè)工作報(bào)告或工作計(jì)劃。

（二）帕累托原理（二八原理）

做計(jì)劃有一個(gè)杠桿原理，稱作帕累托原理，也被稱為二八原理，即80%的結(jié)果往往取決于20%的努力，花費(fèi)20%的努力，可以創(chuàng)造80%的成績。在這種情況下，效果不見得是最好的，但成本是最低的，在生活中，用20%的努力，也可能會達(dá)到80%的效能。

圖2-5帕累托原理示意圖

【案例】分?jǐn)?shù)與努力的比例有一些在校大學(xué)生讀書不用功，往往是到臨考試的時(shí)候連續(xù)突擊兩天兩夜開夜車，這樣的大學(xué)生，他復(fù)習(xí)一天可能考個(gè)30分，而要想考個(gè)60～70分，只需要兩天的努力，如果要考90分，只需要三天的努力，似乎效率很高，但實(shí)際上是不可能做到的。真正要考個(gè)70分，大概需要復(fù)習(xí)兩個(gè)禮拜，如果要考80分就需要復(fù)習(xí)兩個(gè)月，如果要想考90分就需要每一節(jié)課都認(rèn)真聽講。

1．巔峰期

人在每天的工作時(shí)間中，總會有一段時(shí)間的工作效率最高，這就是巔峰期，如果能將最重要的工作放在工作成效最高的巔峰期來完成，就可以取得非常好的效能。一項(xiàng)關(guān)于巔峰期的研究表明，很多人是在上午9點(diǎn)～11點(diǎn)時(shí)處于巔峰狀態(tài)，而下午3點(diǎn)鐘以后則處于低谷期，對巔峰時(shí)間段的高效利用，需要每個(gè)人結(jié)合自己的實(shí)際情況來把握。

【自檢2-4】

在下圖中，根據(jù)個(gè)人的實(shí)際情況，在時(shí)間段中標(biāo)記自己每個(gè)小時(shí)工作效能的情況，找到工作效能最高的點(diǎn)和工作效能最低的點(diǎn)，以了解自己時(shí)間使用的巔峰期。如果圖中時(shí)段太少，可以自己延長時(shí)段軸。

2．每天15分鐘

每天用15分鐘進(jìn)行閉門思考，即全封閉自己形成獨(dú)立的空間，一個(gè)人非常冷靜地獨(dú)立思考、反省，可以不斷進(jìn)步。

3．4D原則

面對ABCD四類重要程度和緊急程度不同的工作，要采取不同的原則，例如對A類重要且緊急的工作要馬上去做。但是，在所有需要處理的工作中，也需要進(jìn)行區(qū)分，有些A類突發(fā)事件需要自己馬上處理，而有些A類突發(fā)事件可以交給別人做；有些工作可以以后再說；有些工作需要授權(quán)給別人做；有些工作則干脆就不做，這個(gè)策略就是4D原則。Doitnow馬上就做Doitlater以后再說Delegate授權(quán)Don’tdoitnow不做

4．提高效率的三問法

美國人伯納姆認(rèn)為，為了提高時(shí)間的效率和效能，做每一項(xiàng)工作任務(wù)之前都應(yīng)該認(rèn)真問以下三個(gè)問題：第一個(gè)問題是“能不能取消，可不可以不做，為什么一定要做”如果工作不能取消，則需要問第二個(gè)問題“這個(gè)工作能不能和其他的工作合并”第三個(gè)問題是“能不能用更簡便的東西去代替這個(gè)工作能不能用一個(gè)其他的任務(wù)達(dá)到相類似的效果”伯納姆認(rèn)為不是所有的工作任務(wù)都要做，面對工作，要“有所為，有所不為”，要能夠有所取舍，沒有辦法取舍時(shí)要想辦法合并，不能夠合并時(shí)要思考有無替代的方案。

5．善用每一段空閑時(shí)間]善用人生的10分鐘等車約會……善用每一段空閑時(shí)間，例如坐車的時(shí)間，可以同時(shí)用MP3或其他設(shè)備收聽學(xué)習(xí)課程，或認(rèn)認(rèn)真真地想問題，或看“口袋書”。利用好生活的點(diǎn)滴時(shí)間不斷積累知識，自己的信息量就會越來越大，自己掌握的資訊就會越來越多?，F(xiàn)實(shí)生活中的專家并不比常人多懂什么，只不過是多讀書、多看報(bào)、多吸收信息，而且把他所需要的信息記下來積累起來而已。專家會把報(bào)紙上自己需要的內(nèi)容剪下來做成剪報(bào)，所以不斷收集需要的信息，通過長期的不斷積累，自己必然會成為某一方面的專家。關(guān)掉電視，扔掉報(bào)紙關(guān)掉電視，扔掉無聊的報(bào)紙，尤其對有些刊登“東城的一個(gè)美麗少女失戀”、“西街有一只瘋狗”、“明星穿了花短褲”等花邊新聞的報(bào)紙要堅(jiān)決抵制，報(bào)紙要少看，要學(xué)會用很快的速度瀏覽報(bào)紙的主要內(nèi)容，最重要的是要訂閱與自己專業(yè)相符的報(bào)紙?，F(xiàn)在是信息爆炸時(shí)代，有用和無用信息互相充斥在一起，每天都可以從電視、報(bào)紙、互聯(lián)網(wǎng)上看到大量的垃圾信息。在有用信息中，也常常大量充斥了廣告內(nèi)容，尤其是報(bào)紙的發(fā)展趨勢是越來越厚，版面越來越多。以致有人驚呼今天的一份《巴黎時(shí)報(bào)》上所刊登的信息比20世紀(jì)一位法國人的一生經(jīng)歷還要多。早起1小時(shí)早起早睡，晚上不能加班太晚，一定要多睡覺。女人每天的睡眠要超過8小時(shí)，男人每天的睡眠要保證7小時(shí)以上。在保證睡眠時(shí)間和睡眠質(zhì)量的同時(shí)，要在早晨早起1小時(shí)，中國俗語說“早起一時(shí)，輕松一天”，講的就是這個(gè)道理。

6．快速的節(jié)奏感

養(yǎng)成快速的節(jié)奏感是時(shí)間管理中的重要措施。借助于手表等工具，讓自己時(shí)刻清楚自己的時(shí)間指針到了什么位置，自己計(jì)劃干什么，而現(xiàn)在正在干什么，如何協(xié)調(diào)自己現(xiàn)在的工作狀態(tài)等。只有快速的節(jié)奏感，才能時(shí)刻提醒自己時(shí)間管理的重要性，才能體會到時(shí)間的緊迫性，所以自己要給自己做人生的導(dǎo)師，做時(shí)間安排的先知。

7．日本人中之杰的六快

日本人在二戰(zhàn)后快速崛起，期間的發(fā)展速度驚人。日本人最講究速度，其時(shí)間講究六快—“快食、快便、快睡、快行、快思、快記”，這種時(shí)間管理方法在環(huán)境快速變化的今天，非常實(shí)用?？焓?；快便；快睡；快行；快思；快記。

六、時(shí)間管理法則

（一）時(shí)間管理的法則

時(shí)間管理的實(shí)質(zhì)是對生活方式和方法的管理，時(shí)間管理的法則也就是尋求最有效的生活方式和方法。在日常工作和生活中，浪費(fèi)時(shí)間的往往并不是大塊頭的工作，而恰恰是一些不良的生活習(xí)慣和工作方式吞噬了時(shí)間。因此，從一個(gè)個(gè)微小的細(xì)節(jié)開始做起，把工作的時(shí)間安排和利用好，同時(shí)也對業(yè)余時(shí)間的管理，例如睡眠、學(xué)習(xí)、娛樂都要管理起來，專心致志，不虎頭蛇尾，這就是時(shí)間管理取得成效的要點(diǎn)，而這些處理生活的措施也就是時(shí)間管理的法則。具體包括以下幾個(gè)方面：每一分每一秒做最有生產(chǎn)率的事；有效授權(quán)，換來輕松；用金錢換取時(shí)間；把重要的事情變成緊急的事情；要不斷地行動；遇事馬上做，現(xiàn)在就做；第一次做好，次次做好；明確目標(biāo)，制定計(jì)劃，寫成清單；設(shè)定完成期限；分秒不浪費(fèi)，工作日志法；業(yè)余時(shí)間管理，睡眠、學(xué)習(xí)、娛樂；專心致志，不虎頭蛇尾；采用節(jié)省時(shí)間的工具、通訊和交通方式等；封鎖時(shí)間；不聽、接電話；不見客訪客；不閑扯聊天；讓同事知道自己的封閉時(shí)間和地點(diǎn)；不離開現(xiàn)場；掛免打擾牌。

【自檢2-5】

1．請找出上周3～5件沒必要的事情或約會。2．請分析自己當(dāng)時(shí)為什么沒說“不”3．請找出更多的反駁和拒絕的理由4．現(xiàn)在要開始對這些沒必要的事情或約會堅(jiān)決地說“不”，那么，您準(zhǔn)備如何說“不”呢請將自己的設(shè)計(jì)記錄如下，并對照鏡子進(jìn)行練習(xí)。

（二）第四代時(shí)間管理的10個(gè)贏得時(shí)間的錦囊妙計(jì)

在時(shí)間管理中，第四代時(shí)間管理提供了10個(gè)贏得時(shí)間的錦囊妙計(jì)，它們是：為重要任務(wù)或同類任務(wù)設(shè)立工作時(shí)間；有針對性地回避，設(shè)立安靜時(shí)間，隨后進(jìn)行回話；在會議和個(gè)人約會中設(shè)立時(shí)間限制；把優(yōu)先權(quán)作為所有工作的基本原則；盡可能久地做那些確實(shí)關(guān)鍵重要的工作；充分利用委托授權(quán)完成服務(wù)性工作；將較大任務(wù)拆分成子部分進(jìn)行（蠶食戰(zhàn)術(shù)）；與自己商定完成A類任務(wù)的期限（數(shù)量、日期、事件）；盡量完成重點(diǎn)任務(wù)（成熟感）；按效率、有針對性地規(guī)劃。第五講時(shí)間管理降龍18掌（上）

時(shí)間管理的核心是效率和效能的提升，就是要規(guī)定和計(jì)劃好工作。例如可以用一個(gè)表格記錄一周的時(shí)間安排，把所有的個(gè)人工作和家庭生活事項(xiàng)全部記下來，然后做一些評判，通過這樣的記錄會發(fā)現(xiàn)，在每天的生活中確實(shí)有很多的事情是很無聊的，有很多的事情是不需要做的，這時(shí)，就可以把這些事情合并掉、刪除掉，或者把它們放在另外的時(shí)間段。通過這樣不斷地思考，盡量將目光聚焦于能夠帶來高回報(bào)的、重要的、有價(jià)值的工作和活動，這樣才能進(jìn)入高效的時(shí)間管理之中。所以，開始規(guī)劃成功的時(shí)間管理需要做到以下幾個(gè)方面：◆記錄一周以來的時(shí)間安排，包括工作和個(gè)人生活的時(shí)間安排；◆分析哪些是不需要做的事情，把它們刪除掉；◆思考如何盡量聚焦于能帶來高回報(bào)的重要工作和活動。管理時(shí)間的前提是要了解自己的目前狀況，古語曰“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”，只有登記和記錄自己的工作狀態(tài)，了解了自己的狀態(tài)后，才能改善自己的時(shí)間使用規(guī)則。

一、掌控每天—不被牽著鼻子走

◆生活就像馬戲團(tuán)，有馴獸師也有動物生活就像馬戲團(tuán)，除了馴獸師就是動物，如果人不做馴獸師的話，就可能會變成動物。同理，如果人不能控制好生活，生活就會控制人。◆積極努力行動，掌控每天每時(shí)只有掌握主動權(quán)，讓生活圍著自己轉(zhuǎn)，才能不使自己成為工作任務(wù)的奴隸，不成為時(shí)間的奴隸，做工作的主人，做時(shí)間的主人?！舾淖冊兴季S，找到正確的行動方法一定要時(shí)時(shí)刻刻掌握主動權(quán)，改變原有的不重視時(shí)間、沒有規(guī)劃、腳踩西瓜皮—滑到哪里算哪里的思維。認(rèn)真地把工作任務(wù)管理起來，把業(yè)余時(shí)間管理起來，把所有的時(shí)間管理起來，控制到每一天，甚至每一個(gè)小時(shí)?！綮o下心來思考，有耐心地分析有很多的高級經(jīng)理人感嘆下屬的執(zhí)行力不夠。在時(shí)間管理中，這種執(zhí)行力的實(shí)質(zhì)就是月月有計(jì)劃，周周有檢討，天天有目標(biāo)，而且這個(gè)目標(biāo)和計(jì)劃行動是永遠(yuǎn)不可以分割的，執(zhí)行開始的地方就是下一次結(jié)束的地方，所以每天都要有目標(biāo)。針對這個(gè)目標(biāo)，要有行動計(jì)劃，然后不斷進(jìn)行檢討，不斷積極努力地行動。掌握每一天，不斷進(jìn)行反省，靜下心來做思考，能耐心地、更理性地分析，并且在今天下班的時(shí)候，把明天的規(guī)劃重新思考一遍，讓每個(gè)第二天都有提前做好的規(guī)劃?！裘刻熳鲇行б?guī)劃，要有次序和條理每個(gè)月末的時(shí)候，要對下月的工作做一個(gè)規(guī)劃，但是這個(gè)規(guī)劃是粗線條的，不可能細(xì)到每一天和每一分，所以月計(jì)劃要突出主要的工作、核心的工作、有價(jià)值的工作。規(guī)劃周計(jì)劃的時(shí)候，重點(diǎn)是突出每一天，每天上午重點(diǎn)干什么，下午重點(diǎn)干什么。規(guī)劃日計(jì)劃的時(shí)候，要在原來周計(jì)劃的基礎(chǔ)上，對明天的工作做一個(gè)微調(diào)，讓它變得更加切實(shí)可行。月計(jì)劃、周計(jì)劃和日計(jì)劃要不斷調(diào)整，計(jì)劃可以讓工作變得有秩序和有條理?！粢淮沃徽J(rèn)真做好一件事，不急于求成一次只做一件事，不要太急于求成，否則會導(dǎo)致眉毛胡子一把抓。很多事情齊頭并進(jìn)的時(shí)候，要有輕重緩急，如同10個(gè)手指彈鋼琴，先彈哪個(gè)音，再彈哪個(gè)音是有規(guī)定的。一次只能做一件事情，這就是聚焦的原則，過于著急可能會帶來負(fù)面的效應(yīng)。

二、確定目標(biāo)—不窮于應(yīng)付

有一位名人說過，人活著就是要有清晰的目標(biāo)，將其寫下來，并且每個(gè)時(shí)刻不斷地激勵(lì)自己去朝著這個(gè)目標(biāo)做。規(guī)劃做完了，就要開始設(shè)定目標(biāo)，不為目標(biāo)疲于奔命。要把設(shè)定的目標(biāo)認(rèn)真寫下來，寫下所有要做的事情就會發(fā)現(xiàn)，任務(wù)越多付出就會越多，成功的機(jī)會也就會越多，成功的可能性也就越大。有很多人都有自己模糊的目標(biāo)、想法，但他們沒有把它精確地寫下來，于是這些目標(biāo)計(jì)劃就永遠(yuǎn)不能被實(shí)現(xiàn)。將目標(biāo)寫出來的時(shí)候，就容易發(fā)現(xiàn)這些目標(biāo)的缺陷，就要重新做整理，設(shè)定更現(xiàn)實(shí)的目標(biāo)，這樣就符合SMART原則?！鬝是明確具體的意思；◆M是可衡量、可以測量的意思；◆A是行動導(dǎo)向的，跟大目標(biāo)相一致的意思；◆R是務(wù)實(shí)可行的，就是跳一跳能夠得著，目標(biāo)的高低比較適合，不是太高，也不是太低，具有一定挑戰(zhàn)性，同時(shí)又具有實(shí)現(xiàn)可能性的意思；◆T是有時(shí)間限期的意思。設(shè)定目標(biāo)，一定要符合SMART原則。例如建國前的共產(chǎn)黨員經(jīng)常喊兩句口號，第一句口號是“推翻蔣家王朝，建立新中國”，第二句口號是“解放全人類，實(shí)現(xiàn)共產(chǎn)主義”，這兩句口號中，真正具有價(jià)值的目標(biāo)應(yīng)該是第一句，因?yàn)榈谝痪涫怯锌赡茏龅玫降哪繕?biāo)。

【案例】我國四個(gè)現(xiàn)代化分三步走的宏偉目標(biāo)在上世紀(jì)80年代初期，我國開始實(shí)行改革開放政策，當(dāng)時(shí)，在鄧小平同志的領(lǐng)導(dǎo)下，提出了實(shí)現(xiàn)四個(gè)現(xiàn)代化分三步走的宏偉目標(biāo)：第一步是要求在1980～1990年，國內(nèi)生產(chǎn)總值（即GDP）要翻一倍；第二步是到本世紀(jì)末，GDP要翻兩番；第三步是到下個(gè)世紀(jì)中頁，也就是2050年左右，基本達(dá)到中等發(fā)達(dá)國家的水平。20世紀(jì)80年代初設(shè)定這樣的目標(biāo)，全國人民都為之振奮不已。這個(gè)目標(biāo)的設(shè)定符合SMART原則，非常清晰、明確具體、可以量化、有具體數(shù)值的要求、有時(shí)間限期，這些目標(biāo)就具有很強(qiáng)的可操作性。到1986年，全國GDP翻了一番，提前完成了計(jì)劃任務(wù)；到1995年，全國GDP翻兩番，也提前完成了計(jì)劃任務(wù)。而且到目前為止，廣東的人均GDP早已超過5000美元，浙江和江蘇的人均GDP可能在不久的將來超過5000美元，而一般所說的中等發(fā)達(dá)國家的人均GDP大概為5000～10000美元，這說明，在經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的省份實(shí)際上已經(jīng)進(jìn)入到中等發(fā)達(dá)國家的水平。如果保持這樣的水平，估計(jì)到2030年就可以實(shí)現(xiàn)四個(gè)現(xiàn)代化分三步走的宏偉目標(biāo)。

點(diǎn)評：國家要發(fā)展，必須要設(shè)定目標(biāo)，企業(yè)要發(fā)展，也要設(shè)定目標(biāo)，個(gè)人發(fā)展當(dāng)然也需要設(shè)定目標(biāo)。每一項(xiàng)工作任務(wù)，包括業(yè)余時(shí)間都需要有目標(biāo)，目標(biāo)是前進(jìn)的方向，沒有目標(biāo)和方向，最終的結(jié)果就可能是南轅北轍。

設(shè)定目標(biāo)不是坐在家里拍腦袋，不是按照自己的想法，不是做什么樣的目標(biāo)都可以。目標(biāo)決定結(jié)果，明確自己與全局的關(guān)系，明確上級和老板有什么樣的需求，明白內(nèi)部客戶和外部客戶的企盼，在這種情況下設(shè)定的目標(biāo)才是切實(shí)可行的目標(biāo)。綜上所述，目標(biāo)的設(shè)定要遵循以下幾點(diǎn)：◆把目標(biāo)寫下來，寫下要做的事；◆寫下的目標(biāo)任務(wù)越多，付出的就越多，成功的機(jī)會就越多；◆目標(biāo)是往何處去，想干什么，最終的結(jié)果是什么，針對結(jié)果做整體規(guī)劃；◆目標(biāo)決定結(jié)果和方向，勾畫出清晰的藍(lán)圖，提供明確的行動指南；◆明確自己與全局的目標(biāo)、老板的需求及內(nèi)外客戶的期望是什么。

三、實(shí)事求是—不盲目樂觀

◆少做過多的承諾，不要盲目樂觀設(shè)定目標(biāo)以后，要實(shí)事求是，這就是SMART原則中的R，就是要求目標(biāo)高低適合，不能太高，也不能太低，目標(biāo)太高，可望而不可及，這種目標(biāo)設(shè)定是沒有用的；目標(biāo)太低，不能激發(fā)員工奮斗的欲望，工作的潛力就不能得到發(fā)掘。實(shí)事求是不僅僅是針對目標(biāo)的設(shè)定，在工作任務(wù)的數(shù)量、自我的能力等各個(gè)方面都要實(shí)事求是，不能過于盲目樂觀，盲目樂觀容易犯大躍進(jìn)的錯(cuò)誤，可能會夜郎自大。◆承認(rèn)問題和差錯(cuò)隨時(shí)會發(fā)生，留出犯錯(cuò)誤、被干擾和出現(xiàn)意外的余地承認(rèn)問題和差錯(cuò)是隨時(shí)會發(fā)生的，因?yàn)樵诂F(xiàn)實(shí)中，突發(fā)事件和緊急事件不可能徹底鏟除，即使對B類事件的處理萬無一失，也要留出時(shí)間彈性，防止出現(xiàn)意外。做事要留有余地，不要把話說絕，不要把事做絕，時(shí)間安排也一定要有20%～30%的富余量。做計(jì)劃的時(shí)候應(yīng)該留有余地，例如安排一天的工作時(shí)間，不能把8小時(shí)的時(shí)間擠得一分一秒都不差。同時(shí)，不做過多的承諾，做不到的不隨便承諾，提前打好預(yù)防針?！糸_始行動時(shí)，要充分利用經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)以往教訓(xùn)，考慮所需資源開始行動之前，要充分利用經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)以往教訓(xùn)，考慮到所需的資源，包括人力、物力、財(cái)產(chǎn)等，將各方面的配合考慮周詳，一步一個(gè)腳印。◆不做“三拍干部”，不要抱怨埋怨要忌諱“三拍干部”，不要抱怨埋怨，不要總找借口。俗話說“要為成功找方法，莫為失敗找借口”，如果“拍腦袋定任務(wù)、拍胸脯接任務(wù)，完不成任務(wù)拍屁股走人”，這樣的“三拍干部”只會失敗。“拍腦袋定任務(wù)”，不跟大家一起進(jìn)行慎重的思考和討論，是盲目樂觀，一意孤行；“拍胸脯接任務(wù)”，不估量自己有多大的能耐，任意拍胸脯，過多的承諾和許諾，只會導(dǎo)致失敗提早到來；最后完不成，“拍屁股走人”，推卸責(zé)任，甚至“拍肩膀”亂表揚(yáng)，“拍大腿”充當(dāng)事后諸葛亮，充當(dāng)馬后炮，這都不符合實(shí)事求是的原則。

四、制定計(jì)劃—不貿(mào)然行動

目標(biāo)設(shè)定以后，要開始把目標(biāo)轉(zhuǎn)化為行動，把藍(lán)圖變成現(xiàn)實(shí)，這時(shí)就需要制定計(jì)劃。但是在計(jì)劃與行動之間經(jīng)常有兩個(gè)極端：第一是拖拖拉拉、不慌不忙；第二是貿(mào)然進(jìn)行、馬上行動。而正確的做法是要制定計(jì)劃，“慢慢計(jì)劃，快快行動”永遠(yuǎn)是取得成功的捷徑，而且，如果能“三個(gè)計(jì)劃而后行動”，則可以應(yīng)對出現(xiàn)的突發(fā)事件，更好地適應(yīng)情況變化。在考慮計(jì)劃的時(shí)候，要“民主計(jì)劃，專制行動”，也就是多考慮大家的意見，但是一旦事情定下來以后，一定要一竿子插到底，格殺勿論，并且要把“目標(biāo)刻在石柱上，計(jì)劃寫在沙灘上”，即目標(biāo)是不能輕易變更的，目標(biāo)要清晰、明了，是可以寫下來的，而且是要符合SMART原則的。有一個(gè)成語叫“朝令夕改”，從現(xiàn)代管理學(xué)的角度來分析，如果改的是目標(biāo)的話，就不能隨意改；但如果改的是計(jì)劃，就可以修正。對任務(wù)的每一個(gè)部分，都要明確預(yù)期結(jié)果和時(shí)間限期，計(jì)劃越