電子文檔管理辦法

電子文檔管理辦法電子文檔管理辦法電子文檔管理辦法xxx公司電子文檔管理辦法文件編號：文件日期：修訂次數：第1.0次更改批準審核制定方案設計，管理制度電子文檔管理辦法1目的為促進和規(guī)范公司辦公自動化的進程，確保所使用的電子文檔的充分性、適用性和有效性，并對電子文檔進行有效控制，特制定電子文檔管理辦法。2適用范圍適用于我公司編制或制定的手冊、程序文件、管理細則文件、各類制度、設備操作規(guī)程、各類報表等電子文檔的管理。3職責綜合部負責各類制度、職業(yè)健康體系運行等電子文檔的管理；負責辦公用計算機、服務器、辦公自動化系統(tǒng)及網絡系統(tǒng)使用的技術支持及維護。各部門負責本部門內的電子文檔管理。質量管理部負責手冊、程序文件等管理體系電子文檔的管理。制造部負責環(huán)境管理體系運行、安全生產等電子文檔的管理設備科負責設備操作規(guī)程等電子文檔的管理。4工作程序各部門在公司辦公自動化系統(tǒng)上共享文件的管理各部門可根據需要向綜合部申請在服務器上建立部門共享文件夾，填寫《用戶申請單》，并設置文件夾權限，確保只有使用該用戶名登陸服務器，才可擁有對該申請部門的共享文件夾具有完全控制權限。各部門對本部門的服務器用戶名及密碼進行管理，防止其外泄和廣泛知曉，并確保知曉本部門用戶名及密碼的人員是有限的并經過許可的。服務器上共享文件的類型由各部門自行規(guī)定，通常包括：“質量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系文件”、“公司規(guī)章制度”等需要使較大范圍內員工了解的文件。文件共享前應由所在部門負責人批準后方可共享，然后由文件制定者通知所要發(fā)放的人員。OA系統(tǒng)上電子文檔的管理OA系統(tǒng)帳戶的申請，公司內部員工如因工作需要，填寫《用戶申請單》向綜合部申請，經批準后由綜合部新開帳戶。OA系統(tǒng)安裝和維護由綜合部負責提供技術支持。OA系統(tǒng)上文件的管理內容各類重要信息和通知郵件內容超過一頁（A4紙）者，須使用附件的形式傳送。電子文檔的受控電子文檔的識別電子文檔的編號以紙質文件編號進行標識。管理性文件(公司及各部門制定的現(xiàn)行使用的有效版本的規(guī)定、大綱、制度、職業(yè)健康相關文檔等等)由綜合部負責；體系文件、各類質量報表由質量管理部負責；環(huán)境相關文檔、安全生產等由制造部負責；設備操作規(guī)程等由設備科負責。電子文檔的發(fā)布編制的各類文件經過紙質文件進行審核、批準后，將其以PDF的形式形成電子文檔，由制定部門發(fā)布在OA系統(tǒng)上。說明：技術標準、圖紙、工藝規(guī)程、檢驗規(guī)程、內部業(yè)務聯(lián)系書、需要相關部門專題協(xié)調的重大合同等文件必須使用紙張發(fā)放、接收、傳閱，不能通過OA網或互聯(lián)網發(fā)放、接收、傳閱。電子文檔的發(fā)布方式可采用服務器或個人計算機共享文件方式發(fā)布，可依據需要設定電子文檔的文件打開密碼，密碼只能告知相關已授權人員，由此達到受控目的。電子文檔的更改、作廢文件的修改、修訂由文件的原制定部門負責，由原批準人員或授權人員批準，修改后的文件應通知所有使用該文件的人員，收到通知的人員應及時更新各自計算機上保留的相應文件，及時刪除原有作廢文檔，以防止作廢電子文檔的非預期使用；當電子文檔有新版本發(fā)布時，舊版本自動作廢。電子文檔的歸檔可按一定規(guī)律建立相應的分級文件夾對電子文檔進行分類存放、歸檔。因電子文檔按文件夾歸檔、存放的方式本身就具有易于檢索的特點，故可不要求制作文件或記錄的歸檔清單。電子文檔的防護對存放電子文檔的公司服務器、個人計算機應采取相應的病毒防范措施，防止電子文檔的意外損壞、丟失。在公司服務器上的電子文檔防護工作由綜合部負責；個人計算機上的電子文檔防護工作由該計算機用戶負責，個人計算機出現(xiàn)故障應及時向綜合部反饋。電子文檔的移交當發(fā)生工作調動或更換計算機時，要做好電子文件檔的移交工作。特別是因工作調動時，需向交接人員說明電子文檔存放情況