會(huì)議組織與策劃方案課件

會(huì)議組織與策劃會(huì)議組織與策劃問(wèn)題：1、我們平時(shí)主要組織哪些會(huì)議？2、我們組織會(huì)議的目的是什么？問(wèn)題：1、我們平時(shí)主要組織哪些會(huì)議？會(huì)議中，誰(shuí)最重要？主持人發(fā)言人參與人組織者會(huì)議中，誰(shuí)最重要？主持人發(fā)言人參與人組織者目標(biāo)從會(huì)議組織者的角度了解會(huì)議的基本流程明確會(huì)議組織中的注意事項(xiàng)和基本原則分享以往會(huì)議組織中的得與失“為更好的組織會(huì)議做好準(zhǔn)備??！”目標(biāo)從會(huì)議組織者的角度了解會(huì)議的基本流程“為更好的組織會(huì)議做Contents會(huì)議的基本流程1會(huì)議組織的注意事項(xiàng)2會(huì)議組織的基本原則3突發(fā)事件預(yù)防與處理4Contents會(huì)議的基本流程1會(huì)議組織的注意事項(xiàng)2會(huì)議組織一、會(huì)議的基本流程準(zhǔn)備執(zhí)行總結(jié)/跟進(jìn)會(huì)前會(huì)中會(huì)后一、會(huì)議的基本流程準(zhǔn)備執(zhí)行總結(jié)/跟進(jìn)會(huì)前會(huì)中會(huì)后1、會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備工作是會(huì)議管理的第一步，對(duì)會(huì)議做出事先安排與充分準(zhǔn)備，是實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的的重要條件。 無(wú)論會(huì)議大小，如會(huì)前準(zhǔn)備充分，就能事半功倍。“有備無(wú)患??！”1、會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備工作是會(huì)議管理的第一步，對(duì)會(huì)議做出確認(rèn)會(huì)議的基本信息What ——會(huì)議主題When —— 會(huì)議時(shí)間Where —— 會(huì)議地點(diǎn)Who —— 參會(huì)人員Why ——會(huì)議目標(biāo)How-howtodo ——會(huì)議形式

howmuch ——會(huì)議預(yù)算“5W2H”會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))確認(rèn)會(huì)議的基本信息What ——會(huì)議主題“51、會(huì)前準(zhǔn)備確認(rèn)會(huì)議的基本信息制定會(huì)議計(jì)劃會(huì)場(chǎng)布置提出預(yù)防措施會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))1、會(huì)前準(zhǔn)備確認(rèn)會(huì)議的基本信息會(huì)議組織與策劃方案(PPT37制定會(huì)議計(jì)劃會(huì)議議程計(jì)劃：主題、主持人、地點(diǎn)、發(fā)言人、時(shí)間、嘉賓會(huì)議準(zhǔn)備計(jì)劃：事項(xiàng)、要求、負(fù)責(zé)人、完成時(shí)間會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))制定會(huì)議計(jì)劃會(huì)議議程計(jì)劃：會(huì)議組織與策劃方案(PPT37提出預(yù)防措施人預(yù)防：遲到、缺席財(cái)預(yù)防：不足，丟失物預(yù)防：不足、丟失、損壞會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))提出預(yù)防措施人會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織2、會(huì)中執(zhí)行根據(jù)會(huì)議計(jì)劃完成分配的職責(zé)；了解會(huì)議需求及時(shí)提供方便；觀察參會(huì)者情緒和反饋，彌補(bǔ)不足之處；認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，以備執(zhí)行；相互協(xié)助、配合解決突發(fā)事件。會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))2、會(huì)中執(zhí)行根據(jù)會(huì)議計(jì)劃完成分配的職責(zé)；會(huì)議組織與策劃方案(會(huì)議中可能出現(xiàn)的問(wèn)題原因具體表現(xiàn)舉例時(shí)間會(huì)議時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，沒(méi)有休息，會(huì)議疲勞。地點(diǎn)場(chǎng)地空間小，隔音效果差，導(dǎo)致與會(huì)者分心參與者選擇必須出席會(huì)議的人未到，通知來(lái)的是一些可有可無(wú)的人主持人會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無(wú)法達(dá)到會(huì)議意圖。參會(huì)者參與者遲到，不能準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，并經(jīng)常被打斷資料資料數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，內(nèi)容不詳細(xì)，資料不夠用會(huì)議主題開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無(wú)意義、宣告失敗。會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議中可能出現(xiàn)的問(wèn)題原因具體表現(xiàn)舉例時(shí)間會(huì)議時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，沒(méi)有休3、會(huì)后總結(jié)跟進(jìn)安排參會(huì)者相互交流的場(chǎng)所和機(jī)會(huì)了解參會(huì)者的意見(jiàn)和建議（內(nèi)容/組織）及時(shí)編輯會(huì)議資料整理后下發(fā)至相關(guān)人員手中（如會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)）根進(jìn)會(huì)議決議的根進(jìn)執(zhí)行結(jié)果反省會(huì)議組織中的收獲與不足-優(yōu)點(diǎn)？問(wèn)題？原因？改善？會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))3、會(huì)后總結(jié)跟進(jìn)安排參會(huì)者相互交流的場(chǎng)所和機(jī)會(huì)會(huì)議組織與策二、會(huì)議組織的注意事項(xiàng)5第三方溝通1場(chǎng)地選擇2會(huì)議通知3會(huì)場(chǎng)布置4進(jìn)程控制注意事項(xiàng)6VIP安排會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))二、會(huì)議組織的注意事項(xiàng)51234注意事項(xiàng)6會(huì)議組織與策劃方案1、場(chǎng)地選擇根據(jù)5W2H明確會(huì)議的場(chǎng)地要求城市、區(qū)域、會(huì)場(chǎng)級(jí)別、場(chǎng)地大小、場(chǎng)型、設(shè)備、周邊環(huán)境……根據(jù)場(chǎng)地要求和預(yù)算列出備選方案場(chǎng)地、聯(lián)系人、基本信息、價(jià)格、優(yōu)劣勢(shì)分析、推薦了解周邊環(huán)境如：客戶距離，交通環(huán)境，娛樂(lè)條件會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))1、場(chǎng)地選擇根據(jù)5W2H明確會(huì)議的場(chǎng)地要求會(huì)議組織與策劃方案2、會(huì)議通知通知的基本內(nèi)容：5W2H表明后勤的關(guān)聯(lián)信息：食宿安排、交通、后勤聯(lián)系人與會(huì)者需要做哪些準(zhǔn)備工作：會(huì)前再提醒準(zhǔn)備工作、日程等會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))2、會(huì)議通知通知的基本內(nèi)容：5W2H會(huì)議組織與策劃方案(PP2、會(huì)議通知通知的形式：郵件電話短信Outlook通知的常見(jiàn)附件會(huì)議資料日程表、交通圖、參與人名單通訊錄分房信息、航班及接送機(jī)安排、周邊活動(dòng)地點(diǎn)聯(lián)系方式會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))2、會(huì)議通知通知的形式：會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)3、會(huì)場(chǎng)布置場(chǎng)型的確認(rèn)資料的準(zhǔn)備和確認(rèn)打印文件、PPT等設(shè)備的準(zhǔn)備和確認(rèn)投影、相機(jī)、音頻線、麥克、白板、筆…其他物品的準(zhǔn)備和確認(rèn)橫幅、X展架等宣傳品、鮮花、茶歇會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))3、會(huì)場(chǎng)布置場(chǎng)型的確認(rèn)會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議幾種常見(jiàn)的場(chǎng)型A.魚骨型B．課桌式□C．U字形會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))幾種常見(jiàn)的場(chǎng)型A.魚骨型會(huì)議的準(zhǔn)備和確認(rèn)XX會(huì)議工作準(zhǔn)備單負(fù)責(zé)人：酒店聯(lián)系人：時(shí)間：地點(diǎn)：一、請(qǐng)確認(rèn)準(zhǔn)備以下教學(xué)用品負(fù)責(zé)人

講師臺(tái)1個(gè)酒店

白板、白板筆（黑紅藍(lán)三色各2）酒店

翻紙板、白板紙40張酒店

無(wú)線麥克風(fēng)2支酒店

投影儀酒店

A4白紙30張酒店資料30套人名

桌牌人名

茶歇酒店

簽到表人名會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議的準(zhǔn)備和確認(rèn)XX會(huì)議工作準(zhǔn)備單一、請(qǐng)確認(rèn)準(zhǔn)備以下教學(xué)會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備白板掛紙板屏幕廢紙簍會(huì)議桌課桌課桌課桌課桌課桌課桌投影儀會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備白板掛紙板屏幕廢紙簍會(huì)議桌課桌課桌課桌課桌課桌課桌投4、第三方溝通對(duì)象酒店印刷公司培訓(xùn)公司航空公司…關(guān)鍵點(diǎn)明確要求準(zhǔn)確傳達(dá)信息確認(rèn)信息到達(dá)確認(rèn)做到確認(rèn)對(duì)口人確認(rèn)關(guān)鍵時(shí)點(diǎn)會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))4、第三方溝通對(duì)象關(guān)鍵點(diǎn)會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)充分合作酒店能提供哪些免費(fèi)服務(wù)？到店的資料發(fā)放叫醒服務(wù)資料店內(nèi)的搬運(yùn)桌牌制作？場(chǎng)地布置會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))充分合作酒店能提供哪些免費(fèi)服務(wù)？會(huì)議組織與策劃方案(PPT5、進(jìn)程控制紀(jì)律：設(shè)定違規(guī)的規(guī)則時(shí)間提醒：發(fā)言時(shí)間、休息時(shí)間、返回時(shí)間午餐確認(rèn)：留位確認(rèn)、時(shí)間確認(rèn)物品隨檢：麥克、紙筆、茶水…關(guān)于參會(huì)者反應(yīng)對(duì)內(nèi)容、對(duì)環(huán)境（如空調(diào)冷熱）會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))5、進(jìn)程控制紀(jì)律：會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織6、VIP安排會(huì)議要求確認(rèn)鮮花茶點(diǎn)喜好確認(rèn)飲食要求、飲水偏好、是否抽煙、是否午休、航班要求…日程安排車輛接送、晚餐陪同、出行陪同…房間確認(rèn)是否安靜、視野如何、有無(wú)異味、設(shè)備是否正?！瓡?huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))6、VIP安排會(huì)議要求確認(rèn)會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))三、會(huì)議組織的基本原則責(zé)任到人爛筆頭提前復(fù)查備份會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))三、會(huì)議組織的基本原則責(zé)任到人爛筆頭提前復(fù)查備份會(huì)議組織與策1、責(zé)任到人明確分工，專人專崗人人負(fù)責(zé)就是人人都不負(fù)責(zé)會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))1、責(zé)任到人明確分工，專人專崗會(huì)議組織與策劃方案(PPT372、“爛筆頭”原則“好記性不如爛筆頭！！”會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))2、“爛筆頭”原則“好記性不如爛筆頭?。　睍?huì)議組織與策劃方案3、提前確認(rèn)時(shí)間、人數(shù)，留出提前量寧可先預(yù)定再取消提前做好預(yù)案關(guān)鍵點(diǎn)：資料準(zhǔn)備、酒店預(yù)定、借款、設(shè)備調(diào)試、車輛安排…會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))3、提前確認(rèn)時(shí)間、人數(shù)，留出提前量會(huì)議組織與策劃方案(PPT4、復(fù)查自己重復(fù)確認(rèn)換人重復(fù)確認(rèn)關(guān)鍵點(diǎn)：物品準(zhǔn)備的重復(fù)確認(rèn)關(guān)鍵信息重復(fù)確認(rèn)：時(shí)間、地點(diǎn)會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))4、復(fù)查自己重復(fù)確認(rèn)會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組5、備份備不足、備意外人如：第二個(gè)緊急聯(lián)系人財(cái)留出足夠的備用金物留余量，以備人員增加，物品丟失及損壞會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))5、備份備不足、備意外會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議四、突發(fā)事件預(yù)防與處理你曾經(jīng)遇到過(guò)哪些突發(fā)事件會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))四、突發(fā)事件預(yù)防與處理你曾經(jīng)遇到過(guò)哪些突發(fā)事件會(huì)議組織與策劃突發(fā)事件舉例主持人遲到電腦損壞資料缺失突發(fā)疾病或意外停電……會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))突發(fā)事件舉例主持人遲到會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議突發(fā)事件處理的注意事項(xiàng)充分做好會(huì)前準(zhǔn)備，避免突發(fā)意外事件如發(fā)生意外，首先要做的是：鎮(zhèn)定！不要抱怨要立即行動(dòng)利用現(xiàn)有資源就近尋求支持超權(quán)限及時(shí)請(qǐng)示會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))突發(fā)事件處理的注意事項(xiàng)充分做好會(huì)前準(zhǔn)備，避免突發(fā)意外事件會(huì)議總結(jié)“細(xì)節(jié)決定成敗!”突發(fā)事件基本原則注意事項(xiàng)基本流程會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))總結(jié)“細(xì)節(jié)決定成敗!”突發(fā)事件基本原則注意事項(xiàng)基本流程會(huì)議組謝謝大家！會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))謝謝大家！會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方會(huì)議組織與策劃會(huì)議組織與策劃問(wèn)題：1、我們平時(shí)主要組織哪些會(huì)議？2、我們組織會(huì)議的目的是什么？問(wèn)題：1、我們平時(shí)主要組織哪些會(huì)議？會(huì)議中，誰(shuí)最重要？主持人發(fā)言人參與人組織者會(huì)議中，誰(shuí)最重要？主持人發(fā)言人參與人組織者目標(biāo)從會(huì)議組織者的角度了解會(huì)議的基本流程明確會(huì)議組織中的注意事項(xiàng)和基本原則分享以往會(huì)議組織中的得與失“為更好的組織會(huì)議做好準(zhǔn)備??！”目標(biāo)從會(huì)議組織者的角度了解會(huì)議的基本流程“為更好的組織會(huì)議做Contents會(huì)議的基本流程1會(huì)議組織的注意事項(xiàng)2會(huì)議組織的基本原則3突發(fā)事件預(yù)防與處理4Contents會(huì)議的基本流程1會(huì)議組織的注意事項(xiàng)2會(huì)議組織一、會(huì)議的基本流程準(zhǔn)備執(zhí)行總結(jié)/跟進(jìn)會(huì)前會(huì)中會(huì)后一、會(huì)議的基本流程準(zhǔn)備執(zhí)行總結(jié)/跟進(jìn)會(huì)前會(huì)中會(huì)后1、會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備工作是會(huì)議管理的第一步，對(duì)會(huì)議做出事先安排與充分準(zhǔn)備，是實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的的重要條件。 無(wú)論會(huì)議大小，如會(huì)前準(zhǔn)備充分，就能事半功倍?！坝袀錈o(wú)患！！”1、會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備工作是會(huì)議管理的第一步，對(duì)會(huì)議做出確認(rèn)會(huì)議的基本信息What ——會(huì)議主題When —— 會(huì)議時(shí)間Where —— 會(huì)議地點(diǎn)Who —— 參會(huì)人員Why ——會(huì)議目標(biāo)How-howtodo ——會(huì)議形式

howmuch ——會(huì)議預(yù)算“5W2H”會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))確認(rèn)會(huì)議的基本信息What ——會(huì)議主題“51、會(huì)前準(zhǔn)備確認(rèn)會(huì)議的基本信息制定會(huì)議計(jì)劃會(huì)場(chǎng)布置提出預(yù)防措施會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))1、會(huì)前準(zhǔn)備確認(rèn)會(huì)議的基本信息會(huì)議組織與策劃方案(PPT37制定會(huì)議計(jì)劃會(huì)議議程計(jì)劃：主題、主持人、地點(diǎn)、發(fā)言人、時(shí)間、嘉賓會(huì)議準(zhǔn)備計(jì)劃：事項(xiàng)、要求、負(fù)責(zé)人、完成時(shí)間會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))制定會(huì)議計(jì)劃會(huì)議議程計(jì)劃：會(huì)議組織與策劃方案(PPT37提出預(yù)防措施人預(yù)防：遲到、缺席財(cái)預(yù)防：不足，丟失物預(yù)防：不足、丟失、損壞會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))提出預(yù)防措施人會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織2、會(huì)中執(zhí)行根據(jù)會(huì)議計(jì)劃完成分配的職責(zé)；了解會(huì)議需求及時(shí)提供方便；觀察參會(huì)者情緒和反饋，彌補(bǔ)不足之處；認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，以備執(zhí)行；相互協(xié)助、配合解決突發(fā)事件。會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))2、會(huì)中執(zhí)行根據(jù)會(huì)議計(jì)劃完成分配的職責(zé)；會(huì)議組織與策劃方案(會(huì)議中可能出現(xiàn)的問(wèn)題原因具體表現(xiàn)舉例時(shí)間會(huì)議時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，沒(méi)有休息，會(huì)議疲勞。地點(diǎn)場(chǎng)地空間小，隔音效果差，導(dǎo)致與會(huì)者分心參與者選擇必須出席會(huì)議的人未到，通知來(lái)的是一些可有可無(wú)的人主持人會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無(wú)法達(dá)到會(huì)議意圖。參會(huì)者參與者遲到，不能準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，并經(jīng)常被打斷資料資料數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，內(nèi)容不詳細(xì)，資料不夠用會(huì)議主題開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無(wú)意義、宣告失敗。會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議中可能出現(xiàn)的問(wèn)題原因具體表現(xiàn)舉例時(shí)間會(huì)議時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，沒(méi)有休3、會(huì)后總結(jié)跟進(jìn)安排參會(huì)者相互交流的場(chǎng)所和機(jī)會(huì)了解參會(huì)者的意見(jiàn)和建議（內(nèi)容/組織）及時(shí)編輯會(huì)議資料整理后下發(fā)至相關(guān)人員手中（如會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)）根進(jìn)會(huì)議決議的根進(jìn)執(zhí)行結(jié)果反省會(huì)議組織中的收獲與不足-優(yōu)點(diǎn)？問(wèn)題？原因？改善？會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))3、會(huì)后總結(jié)跟進(jìn)安排參會(huì)者相互交流的場(chǎng)所和機(jī)會(huì)會(huì)議組織與策二、會(huì)議組織的注意事項(xiàng)5第三方溝通1場(chǎng)地選擇2會(huì)議通知3會(huì)場(chǎng)布置4進(jìn)程控制注意事項(xiàng)6VIP安排會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))二、會(huì)議組織的注意事項(xiàng)51234注意事項(xiàng)6會(huì)議組織與策劃方案1、場(chǎng)地選擇根據(jù)5W2H明確會(huì)議的場(chǎng)地要求城市、區(qū)域、會(huì)場(chǎng)級(jí)別、場(chǎng)地大小、場(chǎng)型、設(shè)備、周邊環(huán)境……根據(jù)場(chǎng)地要求和預(yù)算列出備選方案場(chǎng)地、聯(lián)系人、基本信息、價(jià)格、優(yōu)劣勢(shì)分析、推薦了解周邊環(huán)境如：客戶距離，交通環(huán)境，娛樂(lè)條件會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))1、場(chǎng)地選擇根據(jù)5W2H明確會(huì)議的場(chǎng)地要求會(huì)議組織與策劃方案2、會(huì)議通知通知的基本內(nèi)容：5W2H表明后勤的關(guān)聯(lián)信息：食宿安排、交通、后勤聯(lián)系人與會(huì)者需要做哪些準(zhǔn)備工作：會(huì)前再提醒準(zhǔn)備工作、日程等會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))2、會(huì)議通知通知的基本內(nèi)容：5W2H會(huì)議組織與策劃方案(PP2、會(huì)議通知通知的形式：郵件電話短信Outlook通知的常見(jiàn)附件會(huì)議資料日程表、交通圖、參與人名單通訊錄分房信息、航班及接送機(jī)安排、周邊活動(dòng)地點(diǎn)聯(lián)系方式會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))2、會(huì)議通知通知的形式：會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)3、會(huì)場(chǎng)布置場(chǎng)型的確認(rèn)資料的準(zhǔn)備和確認(rèn)打印文件、PPT等設(shè)備的準(zhǔn)備和確認(rèn)投影、相機(jī)、音頻線、麥克、白板、筆…其他物品的準(zhǔn)備和確認(rèn)橫幅、X展架等宣傳品、鮮花、茶歇會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))3、會(huì)場(chǎng)布置場(chǎng)型的確認(rèn)會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議幾種常見(jiàn)的場(chǎng)型A.魚骨型B．課桌式□C．U字形會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))幾種常見(jiàn)的場(chǎng)型A.魚骨型會(huì)議的準(zhǔn)備和確認(rèn)XX會(huì)議工作準(zhǔn)備單負(fù)責(zé)人：酒店聯(lián)系人：時(shí)間：地點(diǎn)：一、請(qǐng)確認(rèn)準(zhǔn)備以下教學(xué)用品負(fù)責(zé)人

講師臺(tái)1個(gè)酒店

白板、白板筆（黑紅藍(lán)三色各2）酒店

翻紙板、白板紙40張酒店

無(wú)線麥克風(fēng)2支酒店

投影儀酒店

A4白紙30張酒店資料30套人名

桌牌人名

茶歇酒店

簽到表人名會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議的準(zhǔn)備和確認(rèn)XX會(huì)議工作準(zhǔn)備單一、請(qǐng)確認(rèn)準(zhǔn)備以下教學(xué)會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備白板掛紙板屏幕廢紙簍會(huì)議桌課桌課桌課桌課桌課桌課桌投影儀會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備白板掛紙板屏幕廢紙簍會(huì)議桌課桌課桌課桌課桌課桌課桌投4、第三方溝通對(duì)象酒店印刷公司培訓(xùn)公司航空公司…關(guān)鍵點(diǎn)明確要求準(zhǔn)確傳達(dá)信息確認(rèn)信息到達(dá)確認(rèn)做到確認(rèn)對(duì)口人確認(rèn)關(guān)鍵時(shí)點(diǎn)會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))4、第三方溝通對(duì)象關(guān)鍵點(diǎn)會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)充分合作酒店能提供哪些免費(fèi)服務(wù)？到店的資料發(fā)放叫醒服務(wù)資料店內(nèi)的搬運(yùn)桌牌制作？場(chǎng)地布置會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))充分合作酒店能提供哪些免費(fèi)服務(wù)？會(huì)議組織與策劃方案(PPT5、進(jìn)程控制紀(jì)律：設(shè)定違規(guī)的規(guī)則時(shí)間提醒：發(fā)言時(shí)間、休息時(shí)間、返回時(shí)間午餐確認(rèn)：留位確認(rèn)、時(shí)間確認(rèn)物品隨檢：麥克、紙筆、茶水…關(guān)于參會(huì)者反應(yīng)對(duì)內(nèi)容、對(duì)環(huán)境（如空調(diào)冷熱）會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))5、進(jìn)程控制紀(jì)律：會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織6、VIP安排會(huì)議要求確認(rèn)鮮花茶點(diǎn)喜好確認(rèn)飲食要求、飲水偏好、是否抽煙、是否午休、航班要求…日程安排車輛接送、晚餐陪同、出行陪同…房間確認(rèn)是否安靜、視野如何、有無(wú)異味、設(shè)備是否正常…會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))6、VIP安排會(huì)議要求確認(rèn)會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))三、會(huì)議組織的基本原則責(zé)任到人爛筆頭提前復(fù)查備份會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))三、會(huì)議組織的基本原則責(zé)任到人爛筆頭提前復(fù)查備份會(huì)議組織與策1、責(zé)任到人明確分工，專人專崗人人負(fù)責(zé)就是人人都不負(fù)責(zé)會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))1、責(zé)任到人明確分工，專人專崗會(huì)議組織與策劃方案(PPT372、“爛筆頭”原則“好記性不如爛筆頭??！”會(huì)議組織與策劃方案(PPT37頁(yè))