秘書助理工作安排之日程安排

秘書助理工作安排之日程安排秘書助理工作安排之日程安排秘書助理工作安排之日程安排xxx公司秘書助理工作安排之日程安排文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準審核制定方案設(shè)計，管理制度秘書助理工作安排之日程安排控制日程，意味著你與總經(jīng)理一起有序工作?！叭粘贪才拧笔侵笗r間排定的領(lǐng)導(dǎo)工作計劃，是領(lǐng)導(dǎo)工作量、工作效率、工作成果的一種反映，是時間管理藝術(shù)的集中體現(xiàn)。秘書的職責(zé)是當好“管家”按日程安排為領(lǐng)導(dǎo)做好各種必要的準備，并提醒領(lǐng)導(dǎo)實施。本文將從總體日程安排、出差日程安排、會議安排、媒體采訪、大型活動和突發(fā)來訪六部分加以詳細說明并提供文字模版，希望能給大家的工作提供參考。日程是領(lǐng)導(dǎo)的工作質(zhì)量，工作效率，工作成果的一種體現(xiàn)，而規(guī)劃、安排領(lǐng)導(dǎo)的工作日程是秘書的一項基本工作。這項工作看似簡單，但卻十分重要，它是秘書輔助總經(jīng)理工作的基礎(chǔ)，安排好總經(jīng)理的日程，意味著秘書將和總經(jīng)理一起進行有序的工作。作為秘書一定要細心觀察領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣和做事風(fēng)格，調(diào)整自己的工作方法，主動適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)拍。在沒有達成默契的情況下，最好在合作之初與領(lǐng)導(dǎo)做一次深入溝通，準確了解領(lǐng)導(dǎo)的要求、需求，并對可能會遇到的一些情況的處理原則達成共識，為日后工作的順利開展做鋪墊。此外，勤于思考，多做總結(jié)對于秘書日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的經(jīng)驗、教訓(xùn)、小技巧等做一備忘錄，時常翻看，補己之短，揚己所長這不僅提高了自己的工作水準，同時也對領(lǐng)導(dǎo)的工作效率起到了間接地促進作用。一、總體日程安排領(lǐng)導(dǎo)的日常工作分為日常性工作，即事先有計劃的相對固定的工作（如會議、出差、接待等）和突發(fā)性工作（臨時安排的事情）兩類。而秘書的通常做法是將有計劃的事情預(yù)先填入擬好的日程表中，同時細致靈活地安排好突發(fā)隨機事件。（一）總體原則了解總經(jīng)理的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點、作息習(xí)慣、身體狀況，優(yōu)化工作方法，細心觀察總經(jīng)理的工作習(xí)慣與做事風(fēng)格，主動適應(yīng)其工作節(jié)拍；了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，特別是所服務(wù)總經(jīng)理的業(yè)務(wù)進展情況，留意近期的工作興奮點；對計劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程；及時整理日程表，以免安排沖突；明確事情的優(yōu)先級，在處理事務(wù)時注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；定期與總經(jīng)理溝通，將雙方的要求、需求和可能會遇到情況的處理原則達成共識，以利工作開展；注意日程安排的時間松緊，適當安排；經(jīng)驗與技巧周一日程、出差前后一個工作日不要安排過多的事務(wù)；在兩個約會間留出機動時間，防止會議延長引起時間沖突，并給總經(jīng)理留出整理思路的時間；同時預(yù)留時間處理日常事務(wù)；根據(jù)總經(jīng)理習(xí)慣留出適當固定時間閱讀報刊資料及其他信息；對于總經(jīng)理的各項安排熟記于心，及時提醒已定下來的安排，防止沖突；每日安排相對固定時間與總經(jīng)理核對日程，保證秘書與總經(jīng)理日程表內(nèi)容一致；不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，在總經(jīng)理的同意下針對其工作習(xí)慣和時間對各種預(yù)約酌情處理；控制約會時間，適時打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；掌握近期要回避的人物；月/周計劃安排模版可使用NOTES日歷功能，填入相關(guān)安排，打印即可；也可按照總經(jīng)理習(xí)慣，自行制作日程表；二、出差日程安排做為秘書，安排總經(jīng)理出差是經(jīng)常的一項工作，同時也是需要更加細致的一項工作。通過秘書的計劃，把總經(jīng)理出差在外的工作安排得緊張而有序，愉快而圓滿，這是秘書工作的目標，也是工作價值的一個體現(xiàn)。（一）國內(nèi)出差出差前：確定出差目的和日期；確認總經(jīng)理出差陪同人與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排（明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時間、接待人員等信息。）確定行程，預(yù)定機票（注意選擇好航空公司、機型及班次）、酒店（選擇總經(jīng)理習(xí)慣的酒店、熟悉酒店的電話、傳真等）、接/送機人員（明確接送機人的聯(lián)系方式）；完善細致周到的日程表（時間、地點、對方參會人、議程等）（見范例）。根據(jù)總經(jīng)理的習(xí)慣，準備出差用物品（見物品攜帶表）。擬寫授權(quán)書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件（財務(wù)部等）。（見范例）出差中在第一時間掌握總經(jīng)理到達后的聯(lián)系方式，必要時通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員。根據(jù)總經(jīng)理日程安排，隨時通報公司及GM關(guān)心的業(yè)務(wù)進展情況；配合總經(jīng)理授權(quán)人的工作，及時掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。根據(jù)情況及時與相關(guān)人員及總經(jīng)理溝通，及時調(diào)整日程安排；出差后及時向總經(jīng)理匯報出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進展；出差資料整理（包括資料、名片、會談備忘），根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔；向總經(jīng)理認為有必要的合作方致感謝函。各種差旅費用報銷；跟進業(yè)務(wù)后續(xù)事宜；（二）國外出差出差國外與國內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大致相同，但在此要特別提醒您注意以下幾點：根據(jù)公司最新業(yè)務(wù)情況準備PRESETATION（中/英文），與對方確認演示設(shè)備，必要時準備彩色打印膠片和打印稿。機票購買時注意避免經(jīng)停中轉(zhuǎn)，選擇好的航空公司和服務(wù)，長途飛行選擇好的機型；注意準備好各種證件及邀請函，并提醒總經(jīng)理攜帶；根據(jù)客人的級別和國家風(fēng)俗習(xí)慣準備禮物；準備當?shù)氐牡貓D及國家風(fēng)情資料；確認對方還是我方提供翻譯服務(wù)；回國后向邀請方致謝。（三）陪同出差陪同總經(jīng)理出差無疑對秘書的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介紹的注意事項外，在出差過程中，要求秘書注意以下事項：登機前，為總經(jīng)理辦理機場建設(shè)費購買、機票換票及各種登機手續(xù)；并再次確認接車人；到達后，辦理賓館入住手續(xù)，了解總經(jīng)理房間號碼及電話，并將秘書房號電話及時告知總經(jīng)理；每日及時核對本日及第二天的日程安排；提前設(shè)置清晨叫醒，并安排早餐；根據(jù)當天的日程安排落實車輛；及時提醒并事先落實各項安排；攜帶總經(jīng)理名片、必要的會議資料（報告稿件、會面?zhèn)渫?、采訪提綱）；注意建立各種客戶關(guān)系（包括政府領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、媒體記者）著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止；出差返回后將總經(jīng)理與客戶溝通的事項逐條落實、跟蹤，并及時辦理費用報銷、資料整理。附件一：出差物品攜帶表名片若干日程表證件（身份證、護照、港澳通行證、邊防證等）筆記本電腦和ppt（保存在桌面）、ppt備份軟盤2張往返機票（將保險費保留在秘書手中）書面講話稿及素材2份活動或會議等背景材料出訪地聯(lián)系人通訊錄準備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具*準備一支彩色筆禮品*包裝應(yīng)急藥及常用藥品附件二：授權(quán)書模版文件編號OURREF.：LCS-DTB·60023-99發(fā)文日期DATE：文件類別CATEGORY:通知擬文人FROM:---審核VERIFIED::臺式電腦事業(yè)部、筆記本事業(yè)部、軟件事業(yè)部、服務(wù)器事業(yè)部、外設(shè)事業(yè)部抄送CC:總裁室、企劃部秘書處、財務(wù)---附件ATTACHMENT: