上海市電子檔案移交和接收管理辦法

上海市電子檔案移交和接收管理辦法上海市電子檔案移交和接收管理辦法上海市電子檔案移交和接收管理辦法資料僅供參考文件編號：2022年4月上海市電子檔案移交和接收管理辦法版本號：A修改號：1頁次：1.0審核：批準:發(fā)布日期：上海市電子檔案移交和接收管理辦法第一章

總

則第一條為了規(guī)范電子檔案移交與接收工作,確保電子檔案真實完整、安全可靠、長期可用,根據《上海市檔案條例》和國家檔案局《電子檔案移交與接收辦法》,制定本辦法。第二條本辦法所稱電子檔案，是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。本辦法所稱電子文件，是指國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄。第三條凡本市立檔單位向國家綜合檔案館移交電子檔案及檔案館接收電子檔案適用本辦法。第四條各級檔案行政管理部門負責對電子檔案的移交、接收工作進行監(jiān)督和指導。檔案移交單位和各級國家綜合檔案館應當切實履行電子檔案移交和接收職責。第五條移交與接收的電子檔案應當真實可靠、齊全完整和安全可用；涉密電子檔案的移交與接收應當符合國家有關保密安全的要求。第六條國家綜合檔案館接收電子檔案的范圍，參照國家和本市有關檔案進館范圍的規(guī)定，包括記錄各單位核心業(yè)務和重要工作成果的文書、科技、專業(yè)、音像等類電子檔案。第七條屬于接收范圍的電子檔案一般自形成之日起5年內向國家綜合檔案館移交。對于有特殊要求的電子檔案，可以適當延長移交時間。第二章

電子檔案的移交第八條電子檔案的移交應當符合以下基本要求：（一）電子檔案的元數據和目錄文件應與電子檔案一并移交，并與電子檔案建立關聯(lián)關系，電子檔案的存儲結構見附件1。（二）電子檔案有紙質等異質載體的，應當在目錄文件中記錄相關信息，異質載體的移交時間、整理要求按照國家和本市現有的檔案移交規(guī)定執(zhí)行。（三）采用技術手段加密的電子檔案應當解密后移交，壓縮的電子檔案一般應當解壓縮后移交。（四）移交單位應當將已移交的電子檔案在本單位備份保存至少5年。第九條電子檔案移交的主要流程是：組織和遷移轉換電子檔案數據、檢驗電子檔案數據、移交電子檔案數據等步驟。第十條電子檔案的移交類型和格式要求：（一）文書類。文書類電子檔案的正本、定稿、文件處理單以及確有必要保存的重要修改稿等齊全、完整；電子公文的電子印章齊全、完整，公文版式符合《黨政機關公文處理工作條例》、《黨政機關公文格式》（GB/T9704-2012）要求。電子公文的正本、定稿、公文處理單應以符合《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T47-2009）的OFD、PDF等版式文檔格式移交；集中記錄修改痕跡以及確有必要保存的重要修改稿可以DOC等流式文件格式移交。（二）科技類。CAD電子檔案應當采用DWG等通用格式移交，其他科技類電子檔案的移交格式參照文書類電子檔案執(zhí)行。（三）專業(yè)類。移交的專業(yè)類電子檔案包括但不限于國家和本市頒布的第一批、第二批專業(yè)檔案基本目錄所列內容。帶有計算功能的電子表格或以數據庫形式存在的專業(yè)類電子檔案，如人口、環(huán)境、農業(yè)等各種普查數據，可以XML等跨平臺通用格式移交，或直接以原格式移交。以數據庫形式移交的專業(yè)類電子檔案應當符合《檔案關系型數據庫轉換為XML文件的技術規(guī)范》（DA/T57—2014）的要求。（四）音像類。音像類電子檔案包括照片、錄音、錄像等類電子檔案。移交的音像類電子檔案應能系統(tǒng)、客觀地記錄本單位的重要職能活動，以及活動的主要內容、主要人物、主要場景等。照片類電子檔案應當采用JPEG、TIFF或RAW格式，其可交換圖像文件（EXIF）信息應保存完整，像素數不低于300萬。錄音類電子檔案應當采用MP3、WAVE文件格式移交；重要或珍貴的錄音類電子檔案采用WAVE格式移交，音頻采樣率不低于。錄像類電子檔案應當采用AVI、MPG、MP4格式移交，視頻編碼格式符合MPEG-2、MPEG-4等標準，比特率不低于8Mbps。（五）元數據。移交的電子檔案元數據可由計算機系統(tǒng)自動生成，采用XML格式移交，并符合《文書類電子文件元數據方案》（DA/T46-2009）、《照片類電子檔案元數據方案》（DA/T54—2014）等標準規(guī)范要求。文書類電子檔案的形成辦理過程元數據至少包含處理人員、處理機構、處理時間、處理意見等元數據元素。電子屬性元數據至少包含電子文件號、格式信息、計算機文件名、計算機文件大小、信息系統(tǒng)描述、在線存址、離線載體編號等元數據元素。電子簽名元數據至少包含簽名時間、簽名人、簽名結果、證書、證書引證、簽名算法描述等元數據。照片類電子檔案元數據還應包含攝影者、時間、組題名、文字說明、文件格式、開放狀態(tài)等元數據。錄音、錄像類電子檔案的元數據方案參照照片類電子檔案?？萍碱?、專業(yè)類電子檔案的元數據方案參照文書類電子檔案。（六）目錄文件。目錄文件存放有關檔案的目錄信息，目錄文件與每份電子檔案相對應，根據電子檔案具體歸檔方式進行文件級描述或案卷級描述，每個條目中包括順序號、電子文件號、題名、責任者、日期、密級、保管期限、載體編號、參見號、備注等內容。目錄文件采用XML格式移交，各要素應符合《文書類電子文件元數據方案》、《照片類電子檔案元數據方案》等標準規(guī)范要求。第十一條檔案移交單位在向國家綜合檔案館移交電子檔案之前，應當對電子檔案進行整理編目。移交電子檔案的整理編目要求一般如下：（一）按照進館要求對移交的電子檔案進行分類、排序和編號。（二）實行電子檔案與其他載體檔案“雙套制”移交的，電子檔案應當與其他載體檔案區(qū)分，單獨整理，并通過電子文件號、參見號等元數據與其他載體檔案建立對應關系。（三）同一全宗內電子檔案按照“類別－年度－保管期限”分類整理。（四）一組關系密切的文書類電子檔案應排列在一起。文書類電子檔案的電子文件號采用“全宗號－類別代碼·年度－保管期限代碼－機構代碼－件號·子件號”的方法標識，并確保編號的唯一性。（五）一組關系密切的數碼照片應排列在一起。每張數碼照片均應編寫文字說明，文字說明應包含時間、地點、人物、事由、拍攝者等要素。照片類電子檔案的電子文件號采用“全宗號－類別代碼·年度－保管期限代碼－照片組號·張?zhí)枴钡姆椒俗R，并確保編號的唯一性。（六）一組關系密切的錄音或錄像類電子檔案應排列在一起，并配以主要內容、形成時間、時長（分鐘）、形成者等相應信息的文字說明，電子文件號參照照片類電子檔案的標識方法。（七）科技類電子檔案按照本條第三款要求進行整理，再按照項目、結構、階段或臺（套）等分類，電子文件號采?。骸叭谔枺悇e代碼·年度－保管期限代碼－項目（結構、階段或臺、套）代號—件號·子件號”的方法標識，并確保編號的唯一性。（八）移交目錄。列入移交范圍的每件電子檔案，均應由移交單位按照附件3的格式編制《電子檔案目錄》。第十二條電子檔案整理完畢后，應存儲至符合移交要求的載體上。第十三條電子檔案可以通過計算機網絡進行在線移交，也可以存儲在脫機載體上進行離線移交；網絡條件不符合國家和本市有關保密法律法規(guī)規(guī)定的，其涉密電子檔案應當進行離線移交。第十四條離線移交電子檔案應當符合下列基本要求：（一）移交單位一般向國家綜合檔案館移交一套光盤，光盤應單個裝盒。光盤應當無污漬、無劃痕、未磁化，符合《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范》（DA/T38-2008）等標準規(guī)范的要求。（二）移交單位一般采用耐久性好的一次性寫入光盤作為離線移交的電子檔案載體。（三）移交單位應當選用經檢驗性能優(yōu)良的光盤刻錄機刻錄電子檔案?？啼浨?，光盤應在工作環(huán)境中放置2小時以上。刻錄電子檔案時應當采用中速刻錄，并采用全盤一次刻完方式。（四）移交單位應當按照有關要求進行光盤數據檢驗。（五）存儲電子檔案的光盤標簽面和盒內應有標注，標簽樣式見附件4，標注具體內容見附件5。（六）光盤表面禁止使用粘貼標簽。移交單位應當使用專門的光盤標簽書寫筆或專用的光盤標簽打印機在光盤標簽面進行載體標注。（七）光盤內同時存儲說明文件、目錄文件、電子檔案及其元數據等，存儲結構采取樹形結構，光盤可自帶檢索、查看功能。第十五條采取在線移交方式的電子檔案移交單位應當通過與移交要求相適應的網絡傳輸電子檔案，傳輸的數據結構一般為一張或多張光盤載體內電子檔案的存儲結構組合。第十六條檔案移交單位在向國家綜合檔案館移交電子檔案之前，應當對電子檔案進行真實、完整、可用和安全方面的檢驗，合格后方可移交，檢驗結果記錄于附件2。移交電子檔案的檢驗要求如下：（一）檢驗電子檔案的內容，確認其符合關于檔案進館范圍的要求。（二）檢驗電子檔案的文件格式，確認其為移交格式。如不符合電子檔案移交格式的要求，應當組織格式轉換。（三）檢驗電子檔案形成、管理的元數據，確認有關責任人和時間準確，可為相關公務活動提供依據。（四）檢驗電子檔案的真實性和完整性，確認其來源可靠、未被篡改，內容和結構完整。檢驗電子簽名、形成時間等必要的元數據有無缺損。確認與其具有有機聯(lián)系的關聯(lián)電子檔案、組件齊全完整，關聯(lián)電子檔案、組件之間的有機聯(lián)系得以揭示和維護。（五）檢驗電子檔案的安全性和可用性，確認其不帶計算機病毒，其內容、結構、載體和簽署、時間等背景信息未被破壞；確認電子檔案可被存取、檢索、顯現和理解，可供合法的下載、瀏覽、打印、復制等形式的利用。（六）鑒定電子檔案的密級。移交單位應當按照國家和本市有關保密工作的法律、法規(guī)規(guī)定，明確待移交電子檔案的保密等級。（七）鑒定電子檔案的保管期限。移交單位應當按照檔案保管期限的有關規(guī)定，明確移交電子檔案的保管期限。第三章

電子檔案的接收第十七條國家綜合檔案館應當建立電子檔案接收平臺，進行電子檔案的接收、檢驗、遷移、轉換、存儲等工作。第十八條電子檔案接收的主要流程是：檢驗電子檔案數據、辦理交接手續(xù)、接收電子檔案數據、著錄保存交接信息、遷移和轉換電子檔案數據、存儲電子檔案數據等步驟。第十九條國家綜合檔案館接收電子檔案時，應當對其內容范圍、格式和質量按照本辦法第十六條要求進行檢驗，合格后方可接收。發(fā)現不屬于進館范圍或不符合真實性、完整性、可用性和安全性要求的，應退回移交單位予以改進。第二十條電子檔案經檢驗合格后，檔案館與移交單位應當辦理電子檔案交接手續(xù)，填寫《電子檔案移交與接收登記表》，由交接雙方簽字、蓋章，并各自留存一份。《電子檔案移交與接收登記表》格式見附件2，可采用電子形式并以電子簽名方式予以確認。第二十一條

國家綜合檔案館應當將電子檔案交接、遷移、轉換、存儲等信息補充到相關元數據中。第二十二條

國家綜合檔案館應當對接收的電