物業(yè)管理早期介入工作流程

物業(yè)管理早期介入工作流程總則規(guī)范物業(yè)公司對新項目物業(yè)管理早期介入的程序和內(nèi)容，指導(dǎo)新項目物業(yè)管理早期介入業(yè)務(wù)的開展。定義物業(yè)管理早期介入-----指物業(yè)公司在項目立項階段初期開始參與，重點關(guān)注在規(guī)劃設(shè)計階段的圖紙會審、營銷策劃階段的售場服務(wù)以及施工建設(shè)階段的跟進(jìn)查驗。從物業(yè)管理運作和客戶角度方面對新項目的房屋本體各項布局、公共區(qū)域設(shè)備設(shè)施配套、保潔綠化及景觀、社區(qū)服務(wù)配套、公建配套設(shè)施等方面進(jìn)行全方位介入。職責(zé)3.1物業(yè)公司負(fù)責(zé)編制、發(fā)布和修訂本工作指引。3.2地產(chǎn)相關(guān)部門/單位對物業(yè)公司在項目早期介入工作應(yīng)給予配合的內(nèi)容如下:a、通知物業(yè)公司參與立項階段的定向研討和圖紙會審。b、對物業(yè)公司提出的建議給予及時反饋。c、提供工程圖紙及資料。3.3地產(chǎn)營銷部和地產(chǎn)各項目公司在具體項目中依據(jù)本指引開展工作。具體實施內(nèi)容4.1規(guī)劃設(shè)計階段工作通過參加地產(chǎn)組織的對《規(guī)劃設(shè)計任務(wù)書》的研討會和項目規(guī)劃設(shè)計階段的圖紙會審，負(fù)責(zé)組織對新建項目的房屋本體各項布局、公共區(qū)域設(shè)備設(shè)施配套、保潔綠化及景觀、社區(qū)服務(wù)配套、公建配套設(shè)施等方面，提出物業(yè)方面的合理化建議。4.1.1地產(chǎn)相關(guān)部門/單位提前7日向物業(yè)公司提出書面通知，通知物業(yè)參與《項目規(guī)劃設(shè)計任務(wù)書》的討論。物業(yè)公司接到書面通知后，需2日內(nèi)回復(fù)。4.1.2地產(chǎn)相關(guān)部門/單位向物業(yè)提供詳細(xì)資料，對無法提供的資料，需告知物業(yè)公司。資料齊全后組織相關(guān)設(shè)計、工程、營銷、物業(yè)等部門召開項目說明第 1 頁共7頁會，介紹項目情況并解答疑問。4.1.3地產(chǎn)相關(guān)部門/單位應(yīng)提供資料為：a：《可行性研究報告》及批復(fù)b:《詳規(guī)》及批復(fù)項目選址意見書d:《勘測定界報告》配套條件明細(xì)資料等設(shè)計圖紙總說明、規(guī)劃效果圖、建筑設(shè)計說明書、設(shè)計圖紙（平面圖、立面圖、透視圖）、結(jié)構(gòu)設(shè)計說明書、給水排水設(shè)計說明書、電氣設(shè)計說明書、弱電設(shè)計說明書、采暖通風(fēng)空調(diào)設(shè)計說明書、動力設(shè)計說明書、交通分析、綠化分析、經(jīng)濟(jì)指標(biāo)等。4.1.4物業(yè)公司接到開發(fā)資料后7天內(nèi)，成立專項技術(shù)介入小組，組織早期介入小組進(jìn)行研討和圖紙會審。工作依據(jù)參照《地產(chǎn)（物業(yè)類）規(guī)劃設(shè)計指引》和《建筑類補品標(biāo)準(zhǔn)化》。4.1.5早期介入小組根據(jù)地產(chǎn)提供的所有新建項目的資料，于3天內(nèi)編寫完成物業(yè)方面項目規(guī)劃設(shè)計意見報告，并由物業(yè)公司總經(jīng)理簽發(fā)后提交地產(chǎn)。4.1.6早期介入小組根據(jù)地產(chǎn)相關(guān)單位\部門提供的最新的設(shè)計變更需求，3日內(nèi)將意見提交到地產(chǎn)相關(guān)單位\部門，3日內(nèi)得到答復(fù)。4.1.7早期介入小組根據(jù)地產(chǎn)相關(guān)單位\部門的通知，參加售樓處（和樣板間）的規(guī)劃設(shè)計圖紙會審，提出物業(yè)方面的合理化建議，3日內(nèi)得到答復(fù)。4.2營銷策劃階段工作地產(chǎn)服務(wù)部協(xié)助地產(chǎn)各新建項目的售場物業(yè)服務(wù)中心對各項目的物業(yè)管理費進(jìn)行測算，以及組織確定《前期物業(yè)管理方案》，并且協(xié)助進(jìn)行物業(yè)管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的擬定。4.2.1在接到地產(chǎn)營銷中心書面通知后，如物業(yè)公司已成立售場服務(wù)中心，則協(xié)助其完成對售場的前期物業(yè)管理準(zhǔn)備工作。如未成立，則由早期介入小組牽頭組織物業(yè)公司其它職能部門，進(jìn)行售場的前期物業(yè)管理準(zhǔn)備工作。4.2.2早期介入小組（或售場服務(wù)中心）牽頭組織物業(yè)公司相關(guān)職能部門參第 2 頁共7頁與管理成本測算，在7日內(nèi)完成后報總經(jīng)理審核。最終報地產(chǎn)相關(guān)單位\部門進(jìn)行審批，3日內(nèi)審批完成。a)根據(jù)項目規(guī)劃測算今后在物業(yè)管理方面產(chǎn)生的管理成本；b)如因規(guī)劃設(shè)計原因造成管理成本過高，應(yīng)同地產(chǎn)共同協(xié)商，相應(yīng)改進(jìn)規(guī)劃、設(shè)計。并且制定費用補貼協(xié)議，由地產(chǎn)相關(guān)單位\部門進(jìn)行確認(rèn)。4.2.3在未成立售場服務(wù)中心以前對《前期物業(yè)管理方案》策劃與擬定：由早期介入小組牽頭組織物業(yè)公司相關(guān)職能部門進(jìn)行策劃擬定，完成物業(yè)管理費的最終測算后報總經(jīng)理審核。審核完成后提交地產(chǎn)相關(guān)項目公司進(jìn)行審批，3天內(nèi)得到答復(fù)。4.2.4早期介入小組協(xié)助售場服務(wù)中心完成前期的準(zhǔn)備工作。第一完成物業(yè)售場服務(wù)合同，提交地產(chǎn)營銷部審核完成后報地產(chǎn)相關(guān)項目公司審批，3日內(nèi)得到答復(fù)。第二協(xié)助完成售場管理人員的配置、培訓(xùn)以及辦公用品的購置等。4.2.5《前期物業(yè)管理方案》應(yīng)包含管理模式、服務(wù)創(chuàng)新、內(nèi)部管理機制、管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、品質(zhì)控制方法、管理費測算等。4.2.6接到地產(chǎn)相關(guān)項目公司的招標(biāo)書后，物業(yè)公司與項目公司對接。進(jìn)行投標(biāo)的準(zhǔn)備工作與投標(biāo)書的制定，所有招投標(biāo)產(chǎn)生的費用由地產(chǎn)相關(guān)項目公司承擔(dān)。4.2.7《前期物業(yè)管理方案》經(jīng)招投標(biāo)完成后，開盤3日前與地產(chǎn)項目公司簽訂《物業(yè)管理委托合同》。房屋出售時由營銷部與業(yè)主簽訂物業(yè)服務(wù)承諾書和物業(yè)臨時管理規(guī)約。4.2.8地產(chǎn)項目公司和營銷管理部對與物業(yè)管理有關(guān)的宣傳和承諾內(nèi)容須經(jīng)物業(yè)公司書面確認(rèn)，并由售場服務(wù)中心組織地產(chǎn)、營銷、物業(yè)等相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，在對業(yè)主進(jìn)行關(guān)于物業(yè)服務(wù)介紹時，必須與《前期物業(yè)管理方案》中的內(nèi)容一致。4.2.9根據(jù)地產(chǎn)委托要求，物業(yè)可在銷售現(xiàn)場協(xié)助地產(chǎn)進(jìn)行銷售推廣，提供物業(yè)推介資料。了解客戶情況，并現(xiàn)場解答有關(guān)物業(yè)管理承諾問題。4.2.10在售樓處和樣板房（會所）施工期間，地產(chǎn)服務(wù)部進(jìn)行每月不少于2次的現(xiàn)場巡視督查，對建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題與地產(chǎn)相關(guān)項目公司進(jìn)行書面聯(lián)系，第 3 頁共7頁并繼續(xù)跟蹤所發(fā)現(xiàn)問題的整改完成時間節(jié)點和完成情況。4.3施工建設(shè)階段工作地產(chǎn)服務(wù)部站在物業(yè)管理的角度對房屋本體各項布局、公共區(qū)域設(shè)備設(shè)施配套、保潔綠化及景觀、社區(qū)服務(wù)配套、公建配套設(shè)施等方面全面跟進(jìn)，及早發(fā)現(xiàn)問題，及早解決問題。具體介入時間上大致在基礎(chǔ)開工后至竣工驗收前。4.3.1物業(yè)公司視項目情況及施工進(jìn)度安排專業(yè)早期介入人員，進(jìn)行駐場工作，將現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)的問題匯報地產(chǎn)服務(wù)部，由地產(chǎn)服務(wù)部以書面方式告知地產(chǎn)項目公司并及時跟進(jìn)解決情況。4.3.2地產(chǎn)服務(wù)部針對市區(qū)內(nèi)項目在基礎(chǔ)建設(shè)階段每月不少于2次進(jìn)行現(xiàn)場巡查，主體建設(shè)階段每月不少于1次進(jìn)行現(xiàn)場巡查，主體封頂后設(shè)每月不少于4次進(jìn)行現(xiàn)場巡查。市區(qū)外項目視情況制定巡視計劃。每月度提交公司一份巡視檢查報告（附件一）。4.3.3實行施工階段早期介入情況周報制度，將在施工現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)的新問題以工作聯(lián)系單（附件二）的形式書面呈報給地產(chǎn)項目公司同時抄送物業(yè)公司，并跟進(jìn)所呈報問題解決情況。4.3.4駐場早期介入人員定期參加地產(chǎn)項目公司組織的項目現(xiàn)場工作協(xié)調(diào)會或工作例會，及時溝通相關(guān)問題和進(jìn)度。4.3.5物業(yè)公司早期介入人員按照地產(chǎn)公司編制發(fā)布的施工管理標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)規(guī)定及時開展相關(guān)工作，確保工程施工順利開展。參照文件《施工現(xiàn)場質(zhì)量管理手冊》和《建筑工程標(biāo)準(zhǔn)做法》。4.3.6在施工的重點分項驗收階段（如基礎(chǔ)驗收，屋面驗收、主體驗收等），物業(yè)公司早期介入人員要參照《工程驗收分項控制細(xì)則》展開相關(guān)工作。4.4物業(yè)管理早期介入費用4.4.1建設(shè)階段早期介入過程中規(guī)劃設(shè)計階段、營銷策劃階段，施工建設(shè)階段的人員工資及辦公費用由地產(chǎn)相關(guān)項目公司承擔(dān)。4.4.2建設(shè)階段早期介入過程中營銷策劃階段的售場服務(wù)費用經(jīng)營銷部確認(rèn)后列入營銷費用，由地產(chǎn)項目公司承擔(dān)。4.4.3建設(shè)階段早期介入過程中營銷策劃階段的物業(yè)包裝費用由地產(chǎn)相關(guān)第 4 頁共7頁項目公司承擔(dān)。4.4.4物業(yè)管理早期介入費用的預(yù)算由前期物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理提報物業(yè)公司品質(zhì)管理中心，財務(wù)部，總經(jīng)理審批完成后提交地產(chǎn)相關(guān)項目公司，財務(wù)運營中心，總裁，完成會簽后簽訂物業(yè)前期介入服務(wù)合同。相關(guān)文件《施工現(xiàn)場質(zhì)量管理手冊》《地產(chǎn)（物業(yè)類）規(guī)劃設(shè)計指引》《建筑工程標(biāo)準(zhǔn)做法》《建筑類部品標(biāo)準(zhǔn)化》相關(guān)記錄附表一《月度巡視報告》附表二《工作聯(lián)系單》流程圖或重點事項圖表無。附加說明：本文件末次修訂起草人：本文件于2019年3月