OA行政辦公系統(tǒng)用戶操作手冊范本

..OA辦公系統(tǒng)用戶操作手冊前言為充分發(fā)揮信息化平臺作用,提高工作效率,學(xué)校啟用了新行政辦公系統(tǒng)〔OA,將公文處理、表單審批、學(xué)校通知公告等業(yè)務(wù)模塊部署到電子系統(tǒng)上,方便各部門對工作進行信息化、規(guī)范化管理。本手冊是學(xué)校行政辦公系統(tǒng)軟件〔OA系統(tǒng)的用戶使用手冊,主要是為指導(dǎo)用戶使用本產(chǎn)品而編寫的。希望本手冊能夠幫助您在短時間內(nèi)對OA系統(tǒng)有一個概括的了解,讓您親身體驗到它所帶來的方便與快捷。登錄系統(tǒng)OA行政辦公系統(tǒng)為網(wǎng)絡(luò)版,登錄形式簡單方便,只需在瀏覽器中輸入服務(wù)器地址,即可訪問系統(tǒng)。目前學(xué)校OA行政辦公系統(tǒng)服務(wù)器支持內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)訪問,無論在學(xué)校還是在校外,只要可以上網(wǎng),即可通過瀏覽器登錄辦公系統(tǒng)進行工作處理。同時OA行政辦公系統(tǒng)配備有手機客戶端,通過下載安裝手機客戶端,亦可登錄學(xué)校行政辦公系統(tǒng)處理工作。登錄系統(tǒng)入口如下：學(xué)校官網(wǎng)行政辦公系統(tǒng)入口；服務(wù)器內(nèi)網(wǎng)地址：http://04:5007；服務(wù)器外網(wǎng)地址：60:5006；手機客戶端服務(wù)器地址：60:5005。登錄頁面如下：各用戶的登錄帳號詳見通知,初始密碼為123456,首次登錄系統(tǒng),請修改個人密碼,防止他人盜用。系統(tǒng)首頁個人空間個人空間用于展現(xiàn)與個人工作緊密相關(guān)的信息,如待辦工作、表單審批、跟蹤事項、我的模板、日程事件、我的計劃、常用文檔等。用戶個人可自行配置,預(yù)置的個人空間如圖所示：個人空間的管理：若單位管理員設(shè)定用戶可以自定義個人空間,則用戶自身可對個人空間的管理,進入[個人事務(wù)]--[空間欄目],同樣可以設(shè)置布局,并進行欄目設(shè)置。如圖,用戶設(shè)置個人空間：功能模塊介紹公文管理本節(jié)詳細介紹公文應(yīng)用部分的具體操作：[發(fā)文管理]、[收文管理]、[公文查詢]功能操作。公文處理：第一步：點開待辦列表,選擇要處理的公文,進入處理界面：發(fā)文管理：用于完成發(fā)文件箋的擬文、審核、審批〔或會簽、簽發(fā)、復(fù)核、封發(fā)和歸檔的處理過程,形成公文單與正式公文。所有這些處理節(jié)點的名稱和權(quán)限,用戶均可自行定義,由此保證了系統(tǒng)的靈活性。同時提供公文的催辦、督辦等操作,保證公文流轉(zhuǎn)的嚴肅性。發(fā)文管理首頁如下圖：功能鍵：[擬文]具有發(fā)文擬文權(quán)的用戶才顯示[擬文]按鈕,進行公文文稿的起草。[已發(fā)]列表顯示已經(jīng)發(fā)送出去的公文。[待辦]列表顯示未處理的公文,可以進行公文辦理、手寫批注、文字批注、文件的批閱、修改、批示等操作。[在辦]列表顯示[暫存待辦]過的公文。[已辦]列表顯示當(dāng)前節(jié)點已經(jīng)辦理完畢的公文。擬文操作步驟：第一步:點擊[調(diào)用模板],選好模版之后點擊確定,直接調(diào)用公文發(fā)文流程模板。如下圖：第二步：填寫發(fā)文單。根據(jù)設(shè)置的文單信息進行填寫,如文件標題等信息。送往單位可以自行選擇。第三步：書寫公文內(nèi)容。點擊[正文],系統(tǒng)支持word、excel、wps等格式,也可以點擊左上角[文件F],直接選擇打開本地文件,或者可以直接在編輯頁面編輯內(nèi)容,編輯完成,點擊菜單欄"綠色箭頭",保存退出。如下圖編輯正文：第四步：按實際需要增加附言和附件。點擊[發(fā)送],即可發(fā)送到下一個節(jié)點的人員。收文管理：用于完成外來電子公文的自動登記、紙制公文的手工登記,以及擬辦、批示、承辦、辦理、閱讀、歸檔的處理過程。所有這些處理節(jié)點的名稱和操作權(quán)限,用戶均可自定義。收文管理首頁如下圖：[收文管理]頁面下各功能鍵說明如下：[待登記]對公文進行登記,可以通過[登記紙質(zhì)公文]來進行公文登記。[待發(fā)]暫時不想發(fā)送的公文被保存在這個列表中。[已發(fā)]已經(jīng)發(fā)送出去的公文保存在這個列表中。[待辦]列表顯示未處理的公文,可以進行公文辦理、手寫批注、文字批注、文件的批閱、修改、批示等操作。[在辦]列表顯示[暫存待辦]后的公文。[已辦]已經(jīng)辦理了公文操作的文件保留在這個列表中。操作步驟：點擊一級菜單[公文管理],選擇[收文管理],進入收文管理界面,第一步：登記。點擊一級菜單[公文管理],選擇[收文管理],通過待登記公文列表,選擇公文,點擊[登記],按以下步驟進行公文登記。第二步：收文處理：文件登記發(fā)送后,下一個進行公文辦理的人員會收到公文的提示信息,在系統(tǒng)的首頁的[待辦事項]中顯示該公文。辦理人員可以直接點擊打開進行辦理,同時在公文管理中[收文管理]的待辦事項中也列出了所有要辦理的公文。辦理者可以對文件內(nèi)容以手寫批注,手寫批注等方式進行文件的批閱,批示等操作。會議管理會議是針對某些議題進行討論、研究和解決的過程,起到溝通信息、協(xié)調(diào)關(guān)系、集思廣益、制定計劃、科學(xué)決策的目的。會議管理將會議通知,召開過程以及會議紀要集合在一起,規(guī)范了工作,協(xié)同提升了工作效率。會議管理涵蓋了視頻會議,會議紀要,登記會議室,會議室使用統(tǒng)計等功能,達到靈動管理,高效工作之目的。功能菜單：包括[會議安排]、[待開會議]、[已開會議]、[會議資源]四個子菜單。會議室申請操作步驟：點擊菜單[會議管理],出現(xiàn)功能列表,根據(jù)操作需要,選擇相應(yīng)的子菜單。第一步:申請會議室,點擊[會議資源]-[申請會議室]頁簽,打開會議室申請頁面；第二步：點擊"會議室"輸入框,彈出會議室選擇窗口,鼠標拖動選擇空閑區(qū)域,如圖：第三步：會議室選擇窗口點擊[確定]按鈕,選擇的會議室和對應(yīng)的時間會自動錄入會議室申請信息,如圖：第四步：點擊確定完成會議室申請操作。待會議室審核員審核通過后,即可使用。新建會議操作步驟：點擊菜單[會議管理]-[會議安排],點擊新建會議,進入新建會議頁面,填寫相關(guān)會議信息,點發(fā)送即可。如下圖：文化建設(shè)文化建設(shè)模塊是單位內(nèi)文化建設(shè)的發(fā)布平臺,也是學(xué)校內(nèi)部員工交流溝通的平臺。如學(xué)校發(fā)布公告、通知,值班安排,校歷、作息時間表等。操作說明：點擊頁簽[單位空間]進入通知公告頁面,或者點擊菜單[文化建設(shè)],出現(xiàn)功能列表,根據(jù)操作需要,選擇相應(yīng)的子菜單。公告類型、公告管理員和公告審核員由管理員設(shè)定,管理員可對該類型的公告進行歸檔、刪除、置頂、設(shè)置精華貼等操作,并可將該類型的發(fā)布權(quán)授予其他普通用戶。普通用戶可以查看單位空間各模塊內(nèi)容,被授權(quán)的用戶具有發(fā)布信息的權(quán)限。發(fā)布通知公告操作步驟：第一步：點擊橫向菜單[文化建設(shè)],選擇[公告]下的[單位公告]或[部門公告]。第二步：選擇一個公告板塊,點該板塊下面的[發(fā)布公告]按鈕。第三步：點擊[新建]按鈕,編輯通知標題、發(fā)布范圍、公告格式等內(nèi)容。第四步：點擊發(fā)布,發(fā)布通知。文檔中心文檔中心應(yīng)用于單位、個人管理文檔、公文及其他模塊的歸檔信息和歷史公文的查詢,支持自定義文檔庫,提供文檔推送到單位、個人的學(xué)習(xí)區(qū)及文檔中心等功能。文檔中心包括[我的文檔]、[單位文檔]。我的文檔：存儲個人的文檔,提供文檔的新建、修改、移動、查詢等操作；支持文檔發(fā)送到個人空間,支持轉(zhuǎn)發(fā)協(xié)同和郵件。新建文檔夾的操作步驟：第一步：單擊[新建—文檔夾],彈出新建文檔夾的窗口,輸入文檔夾名稱。第二步：單擊[確定],在我的文檔中顯示新建的文檔夾。新建文檔的操作步驟：第一步：單擊[新建],出現(xiàn)下拉菜單,選擇要新增的文檔類型。第二步：進入文檔編輯界面,填寫名稱、高級屬性、編輯正文,上傳本地文件及關(guān)聯(lián)文檔,保存退出。第三步：編輯要修改的文檔,進行修改,保存。上傳文件的操作步驟：第一步：點擊[上傳文件],彈出上傳本地文件對話框。第二步：點擊[瀏覽],選擇本地要上傳的文件,確定。單位文檔：單位文檔主要用于學(xué)校各部門存儲各自的文檔,由學(xué)校的單位文檔庫管理員管理及向下授權(quán)；單位文檔也可以在文檔庫管理中共享給其他單位。新建文檔、上傳文件等操作與我的文檔中相應(yīng)操作類似。查看歷史公文步驟：點擊菜單[文檔中心]-[單位文檔],進入文檔中心,選擇單位文檔,查看相應(yīng)的歷史公文。如下圖：協(xié)同工作協(xié)同工作是個人、團隊、組織之間傳遞信息和執(zhí)行組織管理規(guī)則的事務(wù)處理工具,用它來完成事務(wù)的發(fā)起、處理和管理,并記錄事務(wù)的發(fā)展過程和結(jié)果,由人通過流程規(guī)則來完成事項的辦理,并支持規(guī)則的成型和管理,協(xié)同工作一般用來進行非公文類業(yè)務(wù)的處理,如：表單審批、需其他部門配合處理的工作、部門工作計劃、工作總結(jié)匯報等。功能菜單：包括[新建事項]、[待發(fā)事項]、[已發(fā)事項]、[待辦事項]、[已辦事項]、[督辦事項]子菜單。操作步驟：點擊菜單[協(xié)同工作],出現(xiàn)功能列表,根據(jù)操作需要,選擇相應(yīng)的子菜單。[新建事項]：以調(diào)用模板方式或自建流程方式來發(fā)起一項跨組織的協(xié)同工作。選擇[協(xié)同工作][新建事項],進入新建事項界面；或者通過左側(cè)快捷鍵[新建][新建協(xié)同]進入新建事項頁面,如圖所示：新建事項中的具體操作：〔以自建流程方式新建協(xié)同的具體操作第一步：依數(shù)據(jù)項的說明,在新建事項界面,填寫協(xié)同標題、正文信息等。第二步：建立流程,點擊流程輸入框中的<點擊新建流程>,在彈出的選人界面,選擇接收人員。在下拉框中顯示系統(tǒng)設(shè)置的所有組織結(jié)構(gòu),有部門、組、崗位、外部人員、關(guān)聯(lián)人員五個選項卡顯示對應(yīng)的信息；左邊區(qū)域羅列該組織的所有人員；右邊區(qū)域是選定需要在協(xié)同流程中執(zhí)行的人。鼠標點擊左邊區(qū)域,選擇部門,根據(jù)選定的組織人員,選擇人員,按[→],選定到執(zhí)行人區(qū)域。如果直接選擇右邊的[→],表示整個部門被選定；按[↑][↓]進行已選項順序的調(diào)整。根據(jù)工作的具體情況選擇[并發(fā)]、[串發(fā)]。1、并發(fā)：發(fā)起人發(fā)起流程后,各節(jié)點同時收到信息。2、串發(fā)：發(fā)起人發(fā)起流程,流程中每個節(jié)點依次處理〔上一節(jié)點處理完畢后,下一節(jié)點才能收到。流程中如有需要調(diào)整的地方,可選中某個流程節(jié)點進行修改,如[增加節(jié)點]：可以在當(dāng)前節(jié)點后面增加一個或多個節(jié)點,也可以在會聚節(jié)點后面再增加新節(jié)點,可增加空節(jié)點。[刪除節(jié)點]：可以刪除選中的節(jié)點。[替換節(jié)點]：可以重新選擇該節(jié)點人員或部門。[節(jié)點屬性]：可以對選中的節(jié)點權(quán)限進行修改。修改完成后,按[確定]按鈕,確認流程后,自動退出該頁面,回到[新建協(xié)同]操作頁面,同時流程節(jié)點的信息顯示在數(shù)據(jù)項[流程]中。第三步：根據(jù)工作情況,可以將該事項選擇預(yù)歸檔,選定預(yù)歸檔的目錄,協(xié)同發(fā)送后,該協(xié)同會自動歸檔到預(yù)歸檔目錄里。第四步：根據(jù)工作需要,設(shè)定其他數(shù)據(jù)信息,設(shè)置流程期限、提前提醒、關(guān)聯(lián)項目、高級數(shù)據(jù)項設(shè)置等。第五步：點擊[發(fā)送],所建立好的協(xié)同事項進行處理發(fā)送,頁面自動跳轉(zhuǎn)到已發(fā)事項下,發(fā)送后的協(xié)同顯示在已發(fā)事項列表頁面中。以調(diào)用模板方式新建協(xié)同的具體操作：用戶新建協(xié)同時,可以直接調(diào)用已經(jīng)建立好的系統(tǒng)預(yù)置的模板和個人建立的模板。其中,系統(tǒng)模板是公用的模板,由單位管理員或者表單管理員創(chuàng)建,用于解釋組織的管理規(guī)則,實現(xiàn)規(guī)范化管理；個人模板是個人對常用的流程和格式的存儲使用,可減少工作量和增加易用性。第一步：在[新建事項]頁面,點擊[調(diào)用模板],彈出調(diào)用模板網(wǎng)頁對話框。第二步：在左邊列表中選擇模板,如選擇表單模板中類別下的行政審批[公務(wù)接待清單],點擊[確定]按鈕。第三步：選擇的模板將顯示在新建事項中,包括標題信息、流程信息。第四步：用戶可以根據(jù)需要依次修改重要程度、流程期限、提前提醒等數(shù)據(jù)項。第五步：點擊[發(fā)送],所建立好的協(xié)同事項進行處理發(fā)送。發(fā)送之后該協(xié)同顯示在已發(fā)事項列表中。已發(fā)事項：系統(tǒng)列出當(dāng)前用戶所有已經(jīng)發(fā)出的協(xié)同事項,可以實時查看協(xié)同處理情況及處理人員意見,可以給未處理人員發(fā)送催辦消息；還可以對已發(fā)協(xié)同進行轉(zhuǎn)發(fā)、歸檔、撤銷流程、重復(fù)發(fā)起、刪除等操作。待發(fā)事項：存放新建協(xié)同事項過程中[保存待發(fā)]、或被處理人[回退]、[撤銷]、[指定回退]的協(xié)同事項。用戶可以對已創(chuàng)建但尚未發(fā)出的協(xié)同事項進行查看、編輯、發(fā)送、刪除等操作；也可將該事項以協(xié)同或郵件的形式轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)的人員。待辦事項：主要是查看、處理待辦協(xié)同事項,以及通過關(guān)鍵字對待辦事項進行查詢。用戶可以對接收到的協(xié)同進行流程查看,可以進行轉(zhuǎn)發(fā)、加簽、知會等處理操作,并可以對其他處理人的意見進行回復(fù)。已辦事項：支持用戶對已經(jīng)處理的協(xié)同事項處理情況進行查看,也可對該事項進行轉(zhuǎn)發(fā)、歸檔、取回、跟蹤、刪除等操作。督辦事項：督辦是保證政府、機關(guān)、事業(yè)單位政令暢通,各項決策貫徹落實,完善工作秩序,改進工作作風(fēng)的一項重要工作。通過督辦,可以使各項工作責(zé)任到人,做到事事有人承辦、有人負責(zé),避免推諉扯皮,提高工作效率。協(xié)同督辦由協(xié)同發(fā)起人設(shè)置督辦人員,可以在新建協(xié)同事項頁面、已發(fā)事項頁面設(shè)置督辦信息。督辦人員可以跟蹤催辦協(xié)同處理人員,可以更換處理人員或處理流程,并查看處理情況。計劃日程計劃日程：計劃日程用于制定工作計劃、工作任務(wù)、安排工作事件。計劃管理的目的在于和領(lǐng)導(dǎo)與同事之間,明確目標達成共識,有步驟可檢查地去完成各階段的任務(wù)。日程事件不僅對個人時間做有效管理,也是為了和其它同事達成協(xié)調(diào)的需要。功能菜單：包括[時間視圖]、[工作計劃]、[日程事件]子菜單。[時間視圖]：時間視圖可以直觀地看出時間的具體安排情況,可以從日視圖、周視圖、月視圖分別看出某一天、某一周以及某一月的時間安排情況。[工作計劃]：用于建立個人目標計劃、查看他人報送給"我"的計劃以及進行表單計劃的查詢和統(tǒng)計,包括[我的計劃]、[他人計劃]兩個頁簽。[日程事件]：用于安排日常的工作事項?？梢越€人的、安排他人的,或委派事件給他人。系統(tǒng)是從起止時間、重要程度、優(yōu)先級、工作類型等幾個緯度幫助用戶提升時間管理能力。同時,通過事件的公開屬性,使相關(guān)成員知曉該