印章檔案整理規(guī)則

范圍本標準規(guī)定了印章檔案的整理原則和方法。本標準適用于各級國家綜合檔案館。機關、企業(yè)、事業(yè)單位檔案室（館）可參照使用。規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。DA/T13—1994檔號編制規(guī)則DA/T18—1999檔案著錄規(guī)則DA/T22—2000歸檔文件整理規(guī)則術語和定義下列術語和定義適用于本標準。印章seal將文字、符號和圖形等按照一定的規(guī)范格式或藝術風格刻制、鑄造在物體上，形成的以蓋制圖形和文字標記為使用方式的標志性信物和藝術品。一般包括印面、印文、邊款、印紐（執(zhí)柄）和印材5個構成要素。作為在社會交往中象征和證明身份、權力與地位，起憑證信物作用的印章又稱作實用印章或印信；作為以欣賞和表現(xiàn)篆刻藝術為目的的印章又稱作藝術印章或文人印Vr.章。本標準以下有關印章的表述，未作特殊說明的，均指實用印章。印章檔案sealarchives國家機構、社會組織和個人在從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等社會活動中形成和使用過的印章，是一種具有特殊載體形態(tài)并在歷史研究、檔案考證、文物收藏和藝術鑒賞等方面有著特殊價值的檔案。印模moulage采用反扣法將印章鈐蓋或壓蓋（俗稱蓋章）在紙張或其它物體的空白處，留下的印章印面圖樣。其中，專門用于鑒別真?zhèn)蔚拇娴子∧Ｓ址Q作印鑒。印模不同于印刷廠使用的印章模具。印紐sealhandle印章頂端用于穿線和執(zhí)握的部位，通常被雕刻成動物等各種形狀。現(xiàn)代機構法人使用的印章已較少制作印紐，其印紐部位已逐漸被執(zhí)柄所取代。整理原則遵循形成規(guī)律，集中整理分類，區(qū)分保管價值，便于保管利用。質量要求收集的印章應確保齊全、完整、真實。整理的方法應科學、規(guī)范。整理印章檔案使用的材料應符合長久保管檔案的需要。清洗方法一般清洗方法將印章印面朝下放入裝有清洗劑溶液的容器之中浸泡，待污垢松軟后，使用刷子刷洗印章。印面凹陷部位難以刷洗干凈的油垢，可使用竹針挑剔。刷洗干凈的印章放在通風處晾干。清洗劑的選擇為避免使用清洗材料不當，造成對印章的損壞，不同印材的印章應選用不同性質的清洗劑清洗。竹木類（竹、木、根等）印章宜選用95%醫(yī)用酒精；金屬類（銅、鋼、鐵、合成金屬等）印章宜選用煤油；礦物類（玉、石、瑪瑙、翡翠等）、橡膠及塑料制品類（橡膠、橡皮、有機玻璃等）印章宜選用洗潔精；骨質類（骨、角、牙等）印章可選用95%醫(yī)用酒精或洗潔精。清洗要求清洗印章應去除印章上的油泥、污物、霉點和銹斑。清洗后的印章應確保完整、清潔、不變形，保持印面和邊款中字跡與圖案的完整、清晰。使用酒精、煤油等易燃清洗劑清洗印章時，應注意防火。使用竹針挑剔印面污物時，手法要輕，防止損壞印面。用橡皮制作印面貼附在木質或有機玻璃（塑料）等印柄上的印章，對其清洗時，應避免長時間浸泡和用力過猛，以防止印面老化和脫落。整理方法集中印章檔案館保管的印章檔案應按館藏集中，統(tǒng)一整理，不宜按來源原則劃分全宗。檔案室保管的本單位內(nèi)設機構、專業(yè)活動中使用的印章檔案可以按全宗集中，進行整理。劃分保管期限印章檔案的保管期限分為永久（代號YJ）和定期（15年，代號DQ）兩種。對外行文使用的機構和組織法人及其辦事機構（辦公室）印章的保管期限為永久；其它內(nèi)設機構和業(yè)務工作印章的保管期限為15年。嚴重破損和一般事務性工作（收發(fā)文等）使用的無檔案保管價值的印章，不列入歸檔整理范圍，已進館的，應按照國家有關銷毀檔案的規(guī)定統(tǒng)一組織銷毀。反映本地各個歷史時期篆刻藝術成就的藝術印章的保管期限為永久。分類印章檔案在整理過程中，一般可根據(jù)印章檔案的歷史時期（中華人民共和國建國前、中華人民共和國建國后）、印章屬性（機構、個人）、機構類型（黨政機關、社會組織、企業(yè)、事業(yè)單位等）或人物類別等特征組織分類。示例：表1印章檔案整理分類方案一級分類二級分類三級分類中華人民共和國建國前（1）機構（1）……個人（2）……中華人民共和國建國后（2）機構（1）黨政機關印章（1）社會組織印章（2）企業(yè)印章（3）事業(yè)單位印章（4）個人（2）……檔案館應根據(jù)館藏印章檔案的實際，合理地選擇和確定具體分類的依據(jù)、分類層次的多少和各級類目的名稱。藝術印章可按作者進行分類。排序印章檔案按保管期限—分類號—枚號順序逐盒組織排架。相同保管期限、相同類別的實用印章，可按整理批次—機構（或人名字順）—形成時間順序組織排序；相同保管期限、相同類別的藝術印章，可按整理批次—作者（人名字順）—形成時間順序組織排序。裝盒相同保管期限、相同類別的印章，依印章排列順序裝盒。裝盒時，可根據(jù)印章規(guī)格的不同，確定盒內(nèi)存放印章的數(shù)量。盒內(nèi)印章一般按從左至右，從上至下的順序排放。編制檔號要求印章檔案整理完畢后應編制檔號，以固定排序位置。檔號結構印章檔案的檔號由“印章檔案代號”、“保管期限代號”、“分類號”和“印章枚號”等組成，用漢語拼音字母、阿拉伯數(shù)字及連接號“一”混合編制。連接書寫時，格式如下：印章檔案代號—保管期限代號—分類號—印章枚號編號方法印章檔案代號：使用漢語拼音字母“YZ”代表“印章檔案”。保管期限代號：使用漢語拼音字母“YJ”代表“永久”；使用漢語拼音字母“DQ”代表"定期”。分類號：使用阿拉伯數(shù)字加間隔符“.”編制分類號。其中間隔符“.”用以區(qū)分分類層次。印章枚號：根據(jù)印章檔案在最后一級類目中的排列順序，用阿拉伯數(shù)字按流水方式編制枚號。示例：印章檔號連續(xù)書寫式樣裝具裝具的形式印章檔案使用內(nèi)襯活動式隔條的翻蓋檔案盒裝具［見附錄C圖(a)］。檔案盒平置疊放。盒內(nèi)從上到下的排列順序為：印模單—備考表—印章。材質要求印章檔案盒采用白板紙為胎，黃裱紙為面，背脊和盒蓋折疊處夾芯藍布制作，盒子及隔條的厚度為3mm。格式尺寸印章檔案盒的外形尺寸為310mmx220mmx100mm（長x寬x高）。內(nèi)襯隔條數(shù)量一般為豎5橫3。隔條間相互距離可以自由調(diào)整。填寫項目在印章檔案盒盒蓋封面、下側脊和背脊分別設置“保管期限”、“分類號”、“起止枚號”等填寫項目［見附錄C圖（b、c、d）］。“保管期限”和“分類號”的填寫方法同本標準和，“起止枚號”填寫盒內(nèi)第一枚印章和最后一枚印章的枚號，中間用連接號“-”連接。目錄與備考表印章檔案保管目錄目錄規(guī)格與項目印章檔案保管目錄使用A4型（297mmx210mm）紙張，采用表格形式，設置"保管期限”、"分類號”、"枚號”、“印文（邊款）”、“使用起止時間”、"印材”、"備注”等項目［見附錄C圖（a）］。印章檔案保管目錄封面設置“保管期限”、“分類號”等項目［見附錄C圖（a）］.著錄方法保管期限：填寫印章檔案的保管期限。方法同本標準。分類號：填寫印章檔案的分類編號。方法同本標準。枚號：填寫印章檔案的枚號。參見本標準。印文（邊款）：“印文”填寫印章印面上的文字內(nèi)容。“邊款”填寫印章邊款中的文字內(nèi)容，填寫的邊款文字兩端應加注圓括號“（）”。無邊款的印章可不填“邊款”。示例：剿匪總兵關防（1651年制）使用起止時間：填寫印章啟用（或制作）和印章失效的時間。用8位阿拉伯數(shù)字標注年月日中間用起止符“一”連接。時間無法確定的，用空格"□”表示。示例1：—1999口口口口。藝術印章可只填寫制作時間。示例2：印材：填寫印章的制作材料，如：竹、木、根、銅、鋼、鐵、合成金屬、玉、石、瑪瑙、翡翠、橡膠、有機玻璃、骨、角、牙等。當印章的印面與執(zhí)柄分別采用不同材料制作時，只填寫印面的制作材料。備注：注釋對印章需要說明的情況。如與文書檔案及其它相關檔案的參見號等目錄的組織印章檔案保管目錄按檔號順序組織條目，根據(jù)保管期限的不同，分別裝訂成冊，編制成印章檔案保管和檢索用的基本工具。備考表規(guī)格式樣印章檔案備考表使用A4型紙張，采用表格形式，設置“本盒印章情況說明”、“整理人”和“整理時間”等項目。（見附錄C）填寫要求本盒印章情況說明：填寫盒內(nèi)印章檔案的數(shù)量、完整性及其它需要說明的情況。整理人：填寫整理本盒印章檔案的人員姓名。整理時間：填寫本盒印章檔案整理完畢的年月日。存在位置備考表置于印章檔案盒內(nèi)，排在印模單之后，印章之前。10制作印模使用材料宣紙、平板紙、印泥臺、印泥、毛氈、壓條、墨、照相機等。制作要求蓋制印模使用的印章、工具和材料應保持清潔。印泥臺和攪拌印泥的工具應使用非金屬材料。蓋制印模使用的宣紙應平整地鋪放在墊有毛氈的桌面上。蓋制印模時，印章要放準位置，均勻用力，一次成型。蓋出的印模要求印模工整、印文清晰、圖形完整、排列美觀。對有邊款和特殊紐式的印章，可分別采用拓片和照相的方式對其進行復制和取樣，作為印模的有機組成部分，一同編輯。鋼印可直接在80克以上