外貿(mào)部部門(mén)制度及工作流程

歡迎下載內(nèi)容僅供參考外貿(mào)部部門(mén)制度及工作流程〔暫行)控制風(fēng)險(xiǎn)，提高運(yùn)作效率，特制定本制度。本制度包括如下容：一般外貿(mào)業(yè)務(wù)流程分析及本卷須知外貿(mào)業(yè)務(wù)流程閣外貿(mào)部重要事項(xiàng)匯報(bào)制度客戶信息管理制度，平 臺(tái)管理及維護(hù)制度外貿(mào)部合同、發(fā)票、單證及其它重要文件管理制度8.答復(fù)外商洵盤(pán)函件例如對(duì)外報(bào)盤(pán)例如外貿(mào)銷(xiāo)售合同/形式發(fā)票例如文件及單證要求淸單"外貿(mào)銷(xiāo)售提成管理制度"一般外貿(mào)業(yè)務(wù)流程分析及本卷須知外貿(mào)業(yè)務(wù)的整體流程一般應(yīng)包括以下幾個(gè)局部:一、初期詢(xún)/復(fù)盤(pán)二、報(bào)價(jià)四、運(yùn)輸安排五、制單結(jié)匯六、客戶的聯(lián)系與穩(wěn)固一、初期詢(xún)/復(fù)盤(pán)結(jié)合實(shí)際，有篩選性的予以復(fù)盤(pán)，并對(duì)有進(jìn)一步消息回復(fù)的外商進(jìn)展本階段操作的主要本卷須知如下：12標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)須全方位了解國(guó)家對(duì)該類(lèi)產(chǎn)品的政策信息，有無(wú)強(qiáng)制性限制等。3、在報(bào)盤(pán)之前，還應(yīng)盡可能的了解外商背景，如通過(guò)外商等了解其進(jìn)口資質(zhì)、是否終端客戶、公司規(guī)模、消費(fèi)區(qū)域，以及其產(chǎn)品的當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)行情及動(dòng)向。4品圖片及介紹，防止空話套話，層次要清晰。5、對(duì)于外商的、 ，原那么上在24小時(shí)答復(fù)；特殊情況需要延期的應(yīng)及時(shí)向外商解釋及大概需要的時(shí)間。6方便進(jìn)一步的跟進(jìn)操作。750外貿(mào)經(jīng)理作不定期檢查。每周一實(shí)行詢(xún)盤(pán)數(shù)量統(tǒng)計(jì)詢(xún)盤(pán)質(zhì)量分析例會(huì)，針對(duì)意向客戶統(tǒng)計(jì)己有客人分析，市場(chǎng)分析，時(shí)間為每周星期一上午九點(diǎn)半，時(shí)間有變另行通知。9、各業(yè)務(wù)員每星期五13:30前需提供各平臺(tái)后臺(tái)信息給外貿(mào)經(jīng)理，由外貿(mào)經(jīng)理匯總并編好周、月、季報(bào)表上報(bào)總經(jīng)理。10、回復(fù)客人第一次詢(xún)盤(pán)沒(méi)有答復(fù)的，第三天應(yīng)該重新發(fā)送一次，沒(méi)有答復(fù)的詢(xún)盤(pán)須做好標(biāo)記，并不定期將公司新款介紹給客戶；11、所有客戶資源婦公司所有，外貿(mào)部不能將客人詢(xún)盤(pán)資料及客戶信息占為私有或泄漏給其它公司；二、報(bào)價(jià)本階段為與外商經(jīng)過(guò)初期的詢(xún)盤(pán)及回復(fù)，在對(duì)產(chǎn)品達(dá)成初步共識(shí)及一定意向之后，向外商提供產(chǎn)品及價(jià)格的階段。本階段操作的主要本卷須知如下：1、無(wú)特殊情況，業(yè)務(wù)員需考慮以C價(jià)為初步報(bào)價(jià)。2、客戶等級(jí)比較高或訂單量比較大的情況下，業(yè)務(wù)員可選擇B價(jià)給予客戶優(yōu)惠。3、報(bào)盤(pán)價(jià)格采用A價(jià)需經(jīng)外貿(mào)經(jīng)理批準(zhǔn)。4、報(bào)盤(pán)價(jià)格低于A價(jià)需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)5、答復(fù)客戶需在管理軟件上進(jìn)展，如有特殊情況不能使用系統(tǒng)發(fā)送，需抄送外貿(mào)經(jīng)理。三、合同\形式發(fā)票的磋商及簽定本階段為產(chǎn)品屬性及質(zhì)量等經(jīng)外商確定，后就價(jià)格及合同細(xì)節(jié)與外商進(jìn)展進(jìn)一步磋商，以最終達(dá)成合作。本階段操作的主要本卷須知如下：1、合同簽定應(yīng)由我方起草，明確雙方權(quán)利義務(wù)、產(chǎn)品質(zhì)量鑒定、付銷(xiāo)售合冋例如")。2為合同。3、合同中須明確雙方各自的進(jìn)、出口資質(zhì)，及相應(yīng)國(guó)家的進(jìn)、出口政策及限制。4認(rèn)。5、其它根據(jù)具休產(chǎn)品特性可能涉及到的合同風(fēng)險(xiǎn)。6、如假設(shè)客戶僅需要開(kāi)具形式發(fā)票P(pán)ROFORMAINVOCIE(PI)時(shí)，業(yè)務(wù)員需交由外貿(mào)經(jīng)理簽字蓋章后才能發(fā)給客戶。7、待財(cái)務(wù)部核實(shí)收到客戶付款后，由財(cái)務(wù)部在PI上蓋章確認(rèn)及簽署到賬日期PI四、運(yùn)輸安排本階段是在外貿(mào)業(yè)務(wù)中不可或缺的環(huán)節(jié)具體包括：租船訂倉(cāng)、拖柜等地面運(yùn)輸、裝船及空運(yùn)等。本階段操作的本卷須知如下：1、平時(shí)要多注意搜集整理貨代及船運(yùn)公司信息，比較價(jià)格及效勞。2CIF或F等賣(mài)方承擔(dān)運(yùn)輸及運(yùn)費(fèi)的，應(yīng)盡早與貨代或船運(yùn)公司聯(lián)系，咨詢(xún)船期安排，并在收到國(guó)外客戶正式信用證后確定船運(yùn)合同。3確認(rèn)或是否為對(duì)方國(guó)家所成認(rèn)，即是否具有向外銷(xiāo)目的地國(guó)家運(yùn)輸?shù)馁Y質(zhì)，此條亦須在與船運(yùn)公司的合同中明確。如需我方聯(lián)系貨代，業(yè)務(wù)員必須將貨代詳細(xì)信息包括貨代公司名稱(chēng)、聯(lián)系人、聯(lián)系上報(bào)外貿(mào)部經(jīng)理。4一步的時(shí)間，地點(diǎn)，安排，聯(lián)系人及聯(lián)系方式，文件要求等。5并與工廠協(xié)調(diào)好交貨期，降低中間倉(cāng)儲(chǔ)所帶來(lái)的本錢(qián)費(fèi)用。6、如簽訂條款為EXW，應(yīng)盡早確定寄件公司及運(yùn)輸期，將運(yùn)輸單號(hào)發(fā)給客戶。7操作失誤而造成不必要的損失，業(yè)務(wù)員將承擔(dān)該局部的費(fèi)用。8重量，毛重量等。五、制單結(jié)匯本階段為整個(gè)外貿(mào)業(yè)務(wù)流程中最重要的一環(huán)節(jié)，因?yàn)橥赓Q(mào)業(yè)務(wù)多數(shù)是本階段的操作本卷須知如下：1、整個(gè)業(yè)務(wù)過(guò)程中，業(yè)務(wù)員應(yīng)與公司財(cái)務(wù)就單證問(wèn)題隨時(shí)保持溝通，確保收到或者發(fā)出單證的合法性、有效性及完整性，同時(shí)方便財(cái)務(wù)人員最終完成結(jié)匯收款工作。2少須備一式兩份復(fù)印件副本，一份交公司財(cái)務(wù)部存檔，一份由外貿(mào)經(jīng)理存檔，并在單筆業(yè)務(wù)完結(jié)后，作為公司檔案保存?zhèn)洳椤?、業(yè)務(wù)員銷(xiāo)售提成方案依照"外貿(mào)銷(xiāo)售提成管理制度"執(zhí)行，詳見(jiàn)。4、各業(yè)務(wù)員需在業(yè)務(wù)完成后及時(shí)將銷(xiāo)售信息輸入客戶管理軟件，公司將會(huì)以軟件為依據(jù)計(jì)算業(yè)績(jī)和提成。六、客戶關(guān)系的維護(hù)與穩(wěn)固本階段是公司外貿(mào)業(yè)務(wù)能否長(zhǎng)期持續(xù)穩(wěn)定開(kāi)展的關(guān)鍵，具體本卷須知如下：12生日等，對(duì)當(dāng)?shù)刂匾?jié)日如圣誕，新年等大型節(jié)假日及時(shí)進(jìn)展節(jié)日問(wèn)候。3其它周期與客戶取得聯(lián)絡(luò)聯(lián)系，提供我公司最新業(yè)務(wù)及產(chǎn)品信息。4、業(yè)務(wù)開(kāi)展到一定規(guī)模，根據(jù)客戶幾當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)需求，可考慮制定客戶推廣及促銷(xiāo)政策，根據(jù)客戶業(yè)績(jī)情況一客一議。5、如遇到客戶因貨物質(zhì)量問(wèn)題產(chǎn)生的投訴或售后問(wèn)題，業(yè)務(wù)員應(yīng)及時(shí)確認(rèn)造成問(wèn)題的環(huán)節(jié)及原因，并向外貿(mào)經(jīng)理匯報(bào)情況商討適宜解決方案。外貿(mào)部重要事項(xiàng)匯報(bào)制度為了更好的對(duì)公司外貿(mào)業(yè)務(wù)中存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)展預(yù)防和監(jiān)控，制定本制度，相關(guān)涉及人員及部門(mén)需嚴(yán)格執(zhí)行。一、按重要級(jí)別將外貿(mào)部業(yè)務(wù)事項(xiàng)劃分為重要事項(xiàng)和一般事項(xiàng)兩類(lèi)，二、以下各條款所涉及的業(yè)務(wù)及相關(guān)影響公司運(yùn)轉(zhuǎn)等方面的事項(xiàng)為重要事項(xiàng)：三、涉及外貿(mào)業(yè)務(wù)戰(zhàn)略開(kāi)展方向的相關(guān)事務(wù)。四、部門(mén)新產(chǎn)品、新工程的開(kāi)發(fā)及確定。五、所有對(duì)外合同的簽定，包括但不限于外銷(xiāo)合同、運(yùn)輸合同，技術(shù)協(xié)議等。六、正式書(shū)面對(duì)外報(bào)價(jià)或以公司名義簽發(fā)正式或書(shū)面函件。七、報(bào)盤(pán)后在與外商的洽談磋商中，需要進(jìn)一步調(diào)整價(jià)格及方案的。八、員工獲知的與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的國(guó)家或地方政策導(dǎo)向性市場(chǎng)信息、動(dòng)向及相關(guān)政策行情。九、以公司名義進(jìn)展的重要活動(dòng)，如客戶回饋、返利活動(dòng)等。外貿(mào)客戶信息管理制為了更好的開(kāi)展公司外貿(mào)業(yè)務(wù)，做好業(yè)務(wù)信息的歸檔管理，積累豐富一、公司外貿(mào)客戶信息管理制度的原那么為：分類(lèi)管理、及時(shí)建檔、分析反響。二、公司外貿(mào)客戶檔案按類(lèi)別分為業(yè)務(wù)客戶和輔助型客戶。其中業(yè)務(wù)按聯(lián)系洽談進(jìn)度，分為VIP通潛在業(yè)務(wù)客戶。輔助型客戶包括公司搜集到的各種信息、經(jīng)濟(jì)、法律類(lèi)咨詢(xún)機(jī)構(gòu)及其它對(duì)我公司外貿(mào)業(yè)務(wù)有輔助、推動(dòng)作用的公司。三、凡經(jīng)過(guò)聯(lián)系洽談與我公司形成過(guò)實(shí)際業(yè)務(wù)超過(guò)三次以上或交易累計(jì)數(shù)額達(dá)五萬(wàn)美金以上的客戶，為VIP合作客戶。四、凡經(jīng)過(guò)聯(lián)系洽談與我公司形成過(guò)實(shí)際業(yè)務(wù)合作的客戶，為普通合形式發(fā)票記錄、銷(xiāo)售產(chǎn)品的種類(lèi)和數(shù)量、產(chǎn)品銷(xiāo)售單價(jià)，相互溝通等。向性質(zhì)、聯(lián)系人及聯(lián)系方式資料等各類(lèi)根本信息資料，以及主營(yíng)業(yè)務(wù)、公司背景、相應(yīng)國(guó)別的行業(yè)背景；與我公司洽談過(guò)的業(yè)務(wù)過(guò)程及未能達(dá)成合作的原因分析等。六、僅與公司進(jìn)展了簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)詢(xún)盤(pán)，未有或未有詳細(xì)回復(fù)的客廣為普通潛在業(yè)務(wù)客戶，根本資料應(yīng)簡(jiǎn)單建檔，作為公司信息備用客戶，其中需記錄有詢(xún)盤(pán)產(chǎn)品，我公司報(bào)盤(pán)記錄等。七、及時(shí)建檔要求公司所脊外貿(mào)業(yè)務(wù)員在業(yè)務(wù)開(kāi)拓及操作穩(wěn)固的過(guò)程中，在聯(lián)系、接洽客戶〔含潛在客戶〕的同時(shí)，均應(yīng)在與客戶〔含潛在客戶〕初次聯(lián)系時(shí)，建立初級(jí)客廣檔案。后根據(jù)具體的聯(lián)系進(jìn)程，再按上述第四、五、六條具體分類(lèi)詳細(xì)建檔，以便保管、調(diào)用。八、客戶業(yè)務(wù)檔案建立之后，業(yè)務(wù)員應(yīng)對(duì)自己負(fù)責(zé)的客戶檔案妥善保更新穩(wěn)固，對(duì)其它客戶定期溝通，發(fā)送公司最新產(chǎn)品資料等。九、業(yè)務(wù)員離職時(shí)，應(yīng)將自己所保管的全部客戶信息檔案交還公司，并與公司檔案核對(duì)無(wú)誤。十、本制度經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后執(zhí)行，解釋權(quán)歸公司總經(jīng)理所有。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理及維護(hù)制度第一條及時(shí)更新發(fā)布產(chǎn)品信息，維護(hù)更新產(chǎn)品信息屬性，產(chǎn)品圖片，產(chǎn)品信息。第二條定位好產(chǎn)品的關(guān)鍵詞，注重[丨息的相關(guān)性，設(shè)置準(zhǔn)確的類(lèi)0。第乏條記期向外貿(mào)經(jīng)理匯報(bào)后臺(tái)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，提出自己的意見(jiàn)及見(jiàn)解。第四條優(yōu)化產(chǎn)品標(biāo)題，增加被搜索的頻率。第五條研究同行的店鋪，學(xué)習(xí)和借鑒。笫六條每周收集后臺(tái)數(shù)據(jù)并提出改善意見(jiàn)。第七條本制度經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后執(zhí)行，解釋權(quán)歸公司總經(jīng)理所有。重要文件管理制度為更好的管理發(fā)文、報(bào)盤(pán)、單證、票據(jù)等公司外貿(mào)業(yè)務(wù)重要文件，提高業(yè)務(wù)效率，控制業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。一、本制度所指重要文件管理包括但不限于：作用的各類(lèi)法律法規(guī)、制度等，及其變更；公司簽記的各類(lèi)合同、協(xié)議；公司業(yè)務(wù)產(chǎn)品的質(zhì)量 報(bào)告；票據(jù)；客戶信息〔參照相應(yīng)單列制度執(zhí)行〕其它以公司名義進(jìn)展的各種書(shū)面正式文件；二、公司所有重要文件由外貿(mào)經(jīng)理統(tǒng)一管理，公司財(cái)務(wù)部及各具體業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)協(xié)助管理。三、各類(lèi)收文性質(zhì)的重要文件，由收文人負(fù)責(zé)在具體文件涉及到的公司員工之間進(jìn)展流轉(zhuǎn)傳閱，特別重要文件在報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，組織全員學(xué)習(xí)討論。四、各類(lèi)外發(fā)性質(zhì)的重要文件，有具體業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人起草，并負(fù)責(zé)在部門(mén)負(fù)責(zé)人及公司財(cái)務(wù)部之間流轉(zhuǎn)審核后，報(bào)總經(jīng)理批閱。任何外發(fā)性質(zhì)的重要文件，均需經(jīng)總經(jīng)理簽字前方可外發(fā)。五、為加速重要文件的流轉(zhuǎn)審批速度，提高工作效率，所有重要文件流轉(zhuǎn)均應(yīng)在流轉(zhuǎn)開(kāi)場(chǎng)之后的一個(gè)工作日完成流轉(zhuǎn)；合同協(xié)議及其它涉及容較多的，可放寬至三個(gè)工作日。遇有特殊緊急情況，應(yīng)請(qǐng)示。六、所有員工在重要文件的流轉(zhuǎn)過(guò)程中，均應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行原那么，不對(duì)非流轉(zhuǎn)對(duì)象及公司以外的任何人提及重要文件容。七、所有重要文件在流轉(zhuǎn)報(bào)批完畢或具體對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)完結(jié)后，均應(yīng)及時(shí)歸檔管理。八、本制度經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后執(zhí)行，解釋權(quán)歸公司總經(jīng)理所有。外貿(mào)部崗位職責(zé)外貿(mào)經(jīng)理崗位職責(zé)：指導(dǎo)、管理、監(jiān)視下屬人員的務(wù)工作，關(guān)注員工的工作狀況、員工獎(jiǎng)勵(lì)懲罰事項(xiàng)。在分管區(qū)域爭(zhēng)取訂單，穩(wěn)固老客戶，爭(zhēng)取新客戶，根據(jù)銷(xiāo)售指標(biāo)，制定方案及執(zhí)行方案并落實(shí)，對(duì)本部門(mén)的訂單進(jìn)展嚴(yán)格管理和密切監(jiān)3.了解并監(jiān)控業(yè)務(wù)員對(duì)客，報(bào)價(jià)及交期確認(rèn)。審核把控業(yè)務(wù)員跟銷(xiāo)售合同及重要文件簽訂。跟蹤生產(chǎn)進(jìn)程及產(chǎn)品質(zhì)量，與客戶和工廠進(jìn)展及時(shí)有效的溝通，準(zhǔn)安收匯。對(duì)部門(mén)人員銷(xiāo)售技巧的培訓(xùn)和績(jī)效考核。外貿(mào)業(yè)務(wù)員崗位職責(zé)：積極主動(dòng)與客戶保持聯(lián)系，達(dá)成合作及訂單簽訂。和協(xié)助。擬定銷(xiāo)售合同或形式發(fā)票，確認(rèn)收到款項(xiàng)后監(jiān)控產(chǎn)品生產(chǎn)、打包及發(fā)運(yùn)情況。現(xiàn)有客戶的維護(hù)間的關(guān)系宣傳推廣，塑造良好企業(yè)和品牌形象。及時(shí)進(jìn)展例行客情維護(hù)，如節(jié)假日慰問(wèn)祝福聯(lián)絡(luò)。及時(shí)向客廣提供我司最新產(chǎn)品信息和產(chǎn)品目錄。新客戶的開(kāi)發(fā)通過(guò)展會(huì)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)及其