達萬物業(yè)物業(yè)項目承接工作程序

總則本手冊規(guī)定的物業(yè)項目承接主要是針對管理公司新開發(fā)項目以外的新物業(yè)項目承接，以及與物業(yè)小區(qū)業(yè)主委員會簽訂（續(xù)簽）物業(yè)服務合同的過程。物業(yè)項目承接過程必須按管理公司規(guī)定的原則、程序和要求進行，有選擇地參與外部物業(yè)小區(qū)的投標和洽談，維持萬達品牌的優(yōu)質形象。各物業(yè)分公司在開展物業(yè)項目承接工作中應充分識別顧客需求和期望，確保本公司有能力滿足顧客要求。相關職責界定2.1物業(yè)分公司負責具體操作與業(yè)主委員會簽訂或續(xù)簽物業(yè)管理服務合同，以及對外項目承接工作。2.2項目所在公司負責審核所屬物業(yè)分公司的對外承接項目意向、物業(yè)投標書、（前期）物業(yè)服務合同，以及合同續(xù)簽時的物業(yè)管理方案。管理公司物業(yè)管理部負責批準物業(yè)分公司對外承接項目意向、物業(yè)投標書、（前期）物業(yè)服務合同，以及合同續(xù)簽時的物業(yè)管理方案。對外物業(yè)項目承接基本規(guī)定管理公司不限制各地物業(yè)分公司在有條件的情況對外承接物業(yè)服務項目，但在具體操作前必須將對外承接項目的工作意向報經(jīng)項目所在公司審核、管理公司經(jīng)營委員會批準，批準后方可進行下一步的洽談或報名參與投標。各地物業(yè)分公司對外承接項目應遵循國家《物業(yè)管理條例》的規(guī)定，通過投標方式承接物業(yè)服務項目。物業(yè)服務招標信息物業(yè)分公司接獲并核實物業(yè)管理招標信息后，應迅速組織人員從開發(fā)商或托管單位獲得招標文件或相關資料，報本公司總經(jīng)理審查。需要購買招標文件的及繳納投標押金的，必須先報總經(jīng)理批準。物業(yè)分公司總經(jīng)理負責組織相關人員對收集的初步信息進行分析，決定是否參加投標。當決定參加投標時，物業(yè)分公司組織人員依據(jù)相關資料編制投標計劃書，經(jīng)本公司總經(jīng)理審核簽署后，報項目地產(chǎn)公司審核、管理公司經(jīng)營委員會批準。投標計劃書內容包括成本估算額、投標方案、投標時間等。

投標申請經(jīng)管理公司經(jīng)營委員會批準后，物業(yè)分公司編制并向招標單位報送投標申請。投標申請的內容應包括：公司營業(yè)執(zhí)照、專業(yè)人員配置、招標和投標方案。品質部負責組織相關部門配合接受招標單位的資質審查。投標工作小組物業(yè)分公司通過招標單位的資格審查，成為投標單位后，物業(yè)分公司總經(jīng)理組織相關部門的專業(yè)人員參加投標工作小組，完成物業(yè)項目調查、招標文件分析、投標文件編制及評審、參加開標及中標后的合同談判等工作。投標工作小組成員的任務分工、工作輸出成果及時間進度等必須形成書面的投標工作計劃。物業(yè)分公司品質部經(jīng)理、財務部經(jīng)理及相關必需的專業(yè)技術人員應為投標小組成員，全過程參與投標工作。投標文件編制物業(yè)分公司總經(jīng)理負責組織投標小組成員詳細研讀招標文件，對招標文件的每一條款要求達成一致理解，并就需要澄清的事項列出問題清單及解決途徑，在投標小組內分配工作任務，這些任務包括(不限于)：就招標文件中的問題與招標單位進行溝通、澄清；進行物業(yè)項目現(xiàn)場踏勘，了解物業(yè)項目及周邊區(qū)域情況；開發(fā)商(或物業(yè)小區(qū))過往與物業(yè)公司的合作表現(xiàn)；當?shù)匚飿I(yè)法規(guī)及主管部門政策、工作慣例收集、研究；需要時，開展相關市場及競爭對手調查等。上述各項工作完成后均必須形成書報告，詳細陳述收集信息內容、來源、可信程度，以分析結論和建議。投標工作小組應根據(jù)招標書的格式要求逐項考慮，編制相應的投標書。編制時主要考慮以下方面的要求：標書的形式；投標書表述的內容應符合招標書的情況；適度的報價；投標書所附的證據(jù)資料。投標書一般應包括以下內容：投標函；投標報價；物業(yè)管理方案；物業(yè)分公司應按《物業(yè)管理方招標文件要求的其他材料。物業(yè)分公司應按《物業(yè)管理方在招標單位沒有具體規(guī)定物業(yè)管理方案、成本測算要求時，案編制要點》，以及《開辦費用測算指引》、《日常運作成本測算指引》的規(guī)定執(zhí)行。投標文件的評審與批準投標文件完成后，物業(yè)分公司總經(jīng)理應組織投標小組成員對投標文件進行評審，評審結果應形成書面記錄,并由參加人員聯(lián)名簽署。投標文件的評審應參照本手冊第6.3節(jié)《合同管理》的規(guī)定內容進行，并著重考慮以下各方面的問題：投標書格式是否滿足招標文件的要求；招標文件及溝通過程中的疑問是否均已澄清，并在投標文件中清晰體現(xiàn)；物業(yè)管理方案是否有針對性，能否體現(xiàn)招標文件要求的特色，以及萬達物業(yè)的品牌形象；招標文件涉及的服務要求是否全部涵蓋；是否存在過度承諾，或可能導致分歧的表達；成本測算是否合理、可行，等等。物業(yè)分公司內部投標文件評審通過后，應將投標文件及評審記錄一并報項目所在公司審核、管理公司經(jīng)營委員會批準。投標書的報送及評標經(jīng)管理公司經(jīng)營委員會批準后的投標文件，物業(yè)分公司投標小組負責裝訂、密封并加蓋單位印章和總經(jīng)理印鑒，并按招標規(guī)定的時間報送招標單位參加開標。物業(yè)分公司總經(jīng)理或指定專人代表公司參加招標單位的開標過程。根據(jù)招標單位要求，公司的投標代表對投標文件的解釋和澄清必須在投標承諾范圍內，對任何改變服務標準、收費標準，以及可能引起服務成本增加的事項，都必須重新按上述規(guī)定的程序進行評審和報批。中標及合同簽訂物業(yè)分公司收到招標單位中標通知后，應按本手冊第6.3節(jié)《合同管理》的規(guī)定與招標單位進行合同文件的起草和談判，招標文件中已確定合同文本樣式的按本公司投標文件中的承諾執(zhí)行。任何超出投標文件承諾范圍的合同條款，或改變原審批過的合同條款，物業(yè)分公司總經(jīng)理在正式簽訂合同前報項目所在公司、管理公司經(jīng)營委員會再次審批。所有參加投標的項目，如未能中標或未能最終簽訂 (前期)物業(yè)服務合同的，物業(yè)分公司應向項目所在公司、管理公司物業(yè)管理部提交書面報告，詳細分析未中標或未簽訂合同的原因，總結工作經(jīng)驗和教訓。投標過程中形成的相關文件和記錄由行政人事部統(tǒng)一存檔保管， 包括：投標計劃書、招標文件、相關調查分析報告、投標文件及其評審記錄等。

業(yè)主委員會物業(yè)服務合同的簽訂（續(xù)簽）各物業(yè)分公司在物業(yè)服務合同（或與開發(fā)商簽訂的前期物業(yè)服務合同）期滿前，應組織本公司相關職能部門做好物業(yè)服務合同的續(xù)簽工作。在合同期滿前三個月應開展合同續(xù)簽工作，并在合同期滿前一個月完成物業(yè)服務合同的續(xù)簽。物業(yè)分公司在與業(yè)主委員會就物業(yè)服務合同續(xù)簽的洽談過程，應完成以下工作：a） 總結分析上一合同期內的物業(yè)服務工作，對 （前期）物業(yè)服務合同執(zhí)行情況進行評估；b） 針對性開展業(yè)主（住戶）調查，分析業(yè)主（住戶）滿意程序，收集業(yè)主（住戶）意見和要求；c） 必要時，開展針對性的競爭對手及周邊地區(qū)物業(yè)服務市場調查；d） 針對業(yè)主委員會要求改進的方面，以及本公司認為在后續(xù)服務中有能力改進的方面進行策劃，提出初步改進方案。針對顧客需求及行業(yè)市場的變化，物業(yè)分公司應在提出切實可行物業(yè)管理方案，在經(jīng)濟原則下滿足顧客需求變化，適應行業(yè)市場競爭和發(fā)展。各地物業(yè)分公司在向業(yè)主委員會正式做出承諾，提交書面的物業(yè)管理方案或其它形式的物業(yè)服務策劃文案前，應報項目所在公司審核、管理公司物業(yè)管理部批準。物業(yè)分公司與業(yè)主委員會正式簽訂物業(yè)服務合同前必須按本手冊第6.3節(jié)的規(guī)定執(zhí)行，履行相應的合同評審和批準手續(xù)。相關文件與