人事檔案管理辦法

人事檔案管理辦法

總則

第一條為了加強(qiáng)我校人事檔案（含干部、教師、工人）的管理工作，提高科學(xué)管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為我校組織、人事、學(xué)生工作及其它各項(xiàng)管理工作服務(wù)，根據(jù)黨的干部工作方針、政策和《中華人民共和國(guó)檔案法》的有關(guān)規(guī)定，制定本管理辦法。

第二條人事檔案是學(xué)校職能部門在組織、人事、學(xué)生管理等各項(xiàng)工作中直接形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、學(xué)習(xí)能力、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文獻(xiàn)材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要意見(jiàn)。

第三條人事檔案工作是黨和國(guó)家干部工作的重要組成部分，也是國(guó)家檔案工作的組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針和政策、選才舉能、知人善任、進(jìn)行社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的。

第四條在人事檔案的管理工作中，必須貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保人事檔案的完整與安全。

體制、機(jī)構(gòu)和職責(zé)

第五條我校干部、教師和工人的人事檔案，均由校綜合檔案館集中統(tǒng)一管理。

第六條學(xué)校要為人事檔案配備政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的專職檔案干部負(fù)責(zé)人事檔案的管理工作，并為科學(xué)管理檔案提供必要的設(shè)備。

第七條人事檔案的職責(zé)：

（一） 收集、鑒別和整理全校干部、教師檔案材料；

（二） 保管人事檔案，為學(xué)校，為國(guó)家積累檔案史料；

（三） 辦理人事檔案的查閱、借用和傳遞；

（四） 為有關(guān)部門提供所需人員的人事檔案信息；

（五） 做好人事檔案的安全、保密、保護(hù)工作；

（六） 調(diào)查研究、總結(jié)交流人事檔案管理工作，制定相應(yīng)規(guī)章制度，搞好人事檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)工作；

（七） 積極創(chuàng)造條件，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理；

（八） 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它任務(wù)。

檔案的內(nèi)容和分類

第八條人事檔案由歷史地、全面地反映我校人員情況的材料構(gòu)成。內(nèi)容及其分類：

第一類履歷材料；

第二類自傳材料；

第三類鑒定、考核、考察材料；

第四類學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料（含學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)、考績(jī)、審批材料）；

第五類政治歷史情況的審查材料（含甄別、復(fù)查材料和依據(jù)材料，黨籍、參加工作時(shí)間等問(wèn)題的審查材料）；

第六類參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料；

第七類獎(jiǎng)勵(lì)材料（含科學(xué)技術(shù)和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)、英雄模范先進(jìn)事跡）；

第八類處分材料（含甄別、復(fù)查材料，免于處分的處理意見(jiàn)）；

第九類錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國(guó)、退（離）休、退職材料及各種代表大會(huì)代表登記表等材料；

第十類其它可供組織上參考的材料。

管理范圍

第九條任現(xiàn)職的校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檔案由省委組織部檔案室負(fù)責(zé)保管，任職期滿后，由校檔案館保管；校領(lǐng)導(dǎo)在任職期間，為有利工作，在組織部門領(lǐng)導(dǎo)下，可見(jiàn)檔案副本，由校檔案館保管。

第十條檔案館館長(zhǎng)、人事檔案專職檔案干部及其在校內(nèi)工作的直系親屬的檔案由組織部設(shè)專人保管。

第十一條“第九條”、“第十條”以外的其他各類人員的人事檔案（教師、干部、工人、離退休、死亡）均由校檔案館統(tǒng)一保管。

第十二條教師、職工辭職、退職、自動(dòng)離職或被辭退、被開(kāi)除后，未就業(yè)的其檔案應(yīng)由校檔案館保管。就業(yè)后將檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)單位。檔案館對(duì)代為保管的人事檔案制定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)財(cái)務(wù)及檔案主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，視其保管期限，收取保管費(fèi)。

檔案材料的收集、鑒別與歸檔

第十三條為了使人事檔案能夠適應(yīng)人事干部工作的需要，檔案館要經(jīng)常通過(guò)組織、人事及其它有關(guān)部門收集干部任免、調(diào)動(dòng)、考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等工作中新形成的反映干部、職工德、能、勤、績(jī)的材料；人事、組織及其有關(guān)部門要建立主動(dòng)送交干部、職工檔案材料歸檔的工作制度，及時(shí)將新形成的檔案材料送交檔案館歸檔。各基層單位形成材料須進(jìn)入個(gè)人檔案的，要通過(guò)各主管部門審核后存入。

第十四條對(duì)收集的材料，必須進(jìn)行認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料，應(yīng)認(rèn)真、完整、齊全、文字清楚、對(duì)象明確、手續(xù)完備，須經(jīng)組織審查或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸檔。

第十五條不屬于歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過(guò)鑒別，可分情況予以處理。凡須銷毀的材料，必須詳細(xì)登記，由檔案館會(huì)同組織部、人事處共同商定，并報(bào)請(qǐng)校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)。

第十六條凡新參加工作的或新調(diào)入我校的教職工，在向人事處報(bào)到時(shí)，均應(yīng)讓其填寫“登記表”，并由人事處將“登記表”連同本人檔案一起送交檔案館。

第十七條教職工如有死亡或其他意外事件（如失蹤、潛逃等）發(fā)生所在單位務(wù)必將事件發(fā)生的經(jīng)過(guò)、時(shí)間、地點(diǎn)等情況如實(shí)詳細(xì)寫清，經(jīng)組織或人事部門核準(zhǔn)簽字蓋章后送檔案館歸入本人檔案。教職工的死亡訃告，在喪事處理完畢后，由喪事承辦單位負(fù)責(zé)送交檔案館歸檔。

第十八條凡應(yīng)歸檔保存的材料檔案館按國(guó)家檔案部門及干部管理規(guī)定，按性質(zhì)進(jìn)行分類，并按要求裝訂成卷、編寫檔號(hào)、入庫(kù)保管。整理過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)缺少必備的材料（如入團(tuán)、入黨材料，履歷表和自傳等）檔案館應(yīng)負(fù)責(zé)查找或經(jīng)組織、人事部門同意，讓本人重寫，對(duì)紙張破爛、字跡模糊不清或用紙不一、長(zhǎng)短不齊不便裝訂的，應(yīng)采取補(bǔ)救措施，保證案卷規(guī)范化。

第十九條歸檔材料須統(tǒng)一使用16開(kāi)規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)印紙書寫，歸檔材料一律為材料原件。

檔案的保管與保護(hù)

第二十條根據(jù)安全保密、便于查找的原則要求對(duì)人事檔案應(yīng)嚴(yán)密、科學(xué)地加以保管。

（一） 檔案館對(duì)全校教職工必須進(jìn)行登記、編號(hào)，并依據(jù)一定的原則，編制檔案清冊(cè)。

（二） 建立健全嚴(yán)格的庫(kù)房管理制定和崗位責(zé)任制，在熱情為用戶提供各種服務(wù)的同時(shí)，一定要嚴(yán)格加強(qiáng)管理，嚴(yán)防錯(cuò)、錯(cuò)放、錯(cuò)借、錯(cuò)轉(zhuǎn)等現(xiàn)象發(fā)生。

（三） 應(yīng)建立和統(tǒng)計(jì)制定，每年年底全面檢查核對(duì)一次檔案，并與人事處等部門核對(duì)各類人員的增減情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。

（四） 設(shè)置專門的檔案查閱室和檔案人員辦公室。檔案庫(kù)房、借閱室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開(kāi)。

（五） 要建立堅(jiān)固的防火、防潮的專用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)檔案柜，庫(kù)房面積每千卷須20至25平方米。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備。室內(nèi)禁止吸煙及動(dòng)用一切明火。

（六） 庫(kù)房的防火、防潮、防蛀、防盜、放光、防高溫等設(shè)施和安全措施，應(yīng)經(jīng)常檢查，要保持庫(kù)房的清潔和庫(kù)內(nèi)的適宜的溫、濕度（要求：溫度14—24攝氏度，相對(duì)濕度45—65％）；檢查情況要認(rèn)真做好記錄。

（七） 要不斷地研究和改進(jìn)檔案的保管方法和保護(hù)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。

第二十一條嚴(yán)禁任何個(gè)人私自保存他人的檔案。對(duì)利用檔案材料營(yíng)私舞弊的，要視情節(jié)輕重，予以嚴(yán)肅處理。對(duì)違犯《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守秘密法》的，要依法處理。

檔案的提供利用

第二十二條因工作需要查閱或借用人事檔案時(shí)，須辦理有關(guān)借用手續(xù)。凡我校各院、系、部、處等部門借閱檔案時(shí)，均須持院、系、部、處黨總支正、副書記簽署的“查閱檔案介紹信”，校外單位借閱人事檔案時(shí)，須持本單位組織（或人事）等部門出具的介紹信，并經(jīng)校內(nèi)相關(guān)職能部門的主要負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)后，方能提供查閱。

第二十三條查閱檔案一般在檔案館查閱，檔案一般不外借，如確因工作需要，必須借出使用時(shí)，校內(nèi)單位，須由借閱單位主要負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)，校外單位須由校內(nèi)單位派人向檔案館借出，同時(shí)負(fù)責(zé)催還；并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限期歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

第二十四條凡查閱干部檔案，利用單位應(yīng)派中共黨員干部到檔案館查閱；非黨人員不能查閱黨員檔案；群眾不能借閱檔案，下級(jí)人員借閱上級(jí)人員檔案時(shí)，必須由利用單位主要領(lǐng)導(dǎo)出示手續(xù)；任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。

第二十五條檔案館應(yīng)制定查閱注意事項(xiàng)。查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。查閱者不得泄漏或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違犯者要視情節(jié)輕重，予以批評(píng)教育，直至紀(jì)律處分。屬于假公濟(jì)私者，按違反《檔案法》處理。

第二十六條借用、查閱檔案的單位或個(gè)人，不得擅自拍攝復(fù)制檔案內(nèi)容。因工作需要從檔案中取證的，必須經(jīng)檔案館等部門審查批準(zhǔn)后才能復(fù)制（拍攝）。

檔案的接收與傳遞

第二十七條凡我校教職工檔案的接收和轉(zhuǎn)遞工作，原則上均由檔案館承辦和處理；人事處在辦理新調(diào)入我校教職工有關(guān)手續(xù)后，應(yīng)將接收的檔案盡快轉(zhuǎn)到檔案館。

第二十八條檔案館在收到有關(guān)人員的檔案材料后，應(yīng)按檔案目錄逐件（份）進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后，辦理登記、編號(hào)、歸檔入庫(kù)。

第二十九條校內(nèi)各單位對(duì)擬調(diào)出的教職工，應(yīng)在其離校前將散存的屬于應(yīng)歸檔轉(zhuǎn)出的材料經(jīng)人事處審核后及時(shí)送交檔案館，以便隨檔轉(zhuǎn)出。轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：

（一） 應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準(zhǔn)讓本人自帶。

（二） 轉(zhuǎn)出的檔案完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過(guò)認(rèn)真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。

（三） 轉(zhuǎn)遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項(xiàng)目詳細(xì)登記，嚴(yán)禁包封。

（四） 檔案轉(zhuǎn)出后應(yīng)隨時(shí)登記上冊(cè)；并及時(shí)催要回執(zhí)，以防丟失。

（五） 要嚴(yán)格執(zhí)行轉(zhuǎn)遞制度，避免產(chǎn)生“無(wú)頭檔案”、對(duì)已出現(xiàn)的“無(wú)頭檔案”應(yīng)認(rèn)真查轉(zhuǎn)。對(duì)確屬查不到人員下落的檔案，應(yīng)造另冊(cè)，予以登記，妥善保管。

組織領(lǐng)導(dǎo)和對(duì)隊(duì)伍建設(shè)

第三十條檔案館應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)研究工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，采取有效措施，不斷加以改進(jìn)，提高科學(xué)管理水平。

第三十一條校組織部、人事處對(duì)人事檔案工作，在業(yè)務(wù)上負(fù)有監(jiān)督，檢查和指導(dǎo)的責(zé)任。

第三十二條校組織部、人事處要為檔案館選調(diào)政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)，具有較高文化素質(zhì)的中共黨員從事人事檔案管理工作，要關(guān)心她們的工作和生活，要妥善解決他們的職級(jí)待遇，保持隊(duì)伍相對(duì)穩(wěn)定。

第三十三條檔案館專職檔案干部在人事檔案建設(shè)和