檔案資料的建立與管理的設立

檔案資料的建立與管理的設立物業(yè)檔案資料的建立與管理是物業(yè)管理工作的重要組成部分?？茖W、規(guī)范的檔案管理可以為專業(yè)的物業(yè)管理提供有力的支持。針對**市政務服務中心物業(yè)的實際情況，我們擬采取系統(tǒng)化、電腦化的管理手段，對服務中心物業(yè)檔案進行全面的收集和管理。（1）檔案管理的建立及分類類別 資料內(nèi)容工程建筑規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、產(chǎn)權(quán)資料開工許可證拆遷安置資料、丈量報告紅線圖、總平面圖地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告工程合同、工程預決算工程設計變更通知及技術(shù)核算單竣工圖：1.單體建筑、結(jié)構(gòu)、設備竣工圖2.附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖房屋土建及裝修、供配電、給排水、電梯、空調(diào)、采暖、弱電、工程技術(shù)消防及智能化竣工驗收證明書資料 鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書供水、供電、電梯、消防、空調(diào)及采暖、智能化等設備的檢驗合格證書、供水、供電、電梯、消防、空調(diào)及采暖、智能化等設備技術(shù)資料基礎砂漿、混凝土塊試壓報告管理綠化工程竣工圖其它技術(shù)資料接管驗收手續(xù)接管驗收接管驗收設備確認憑證資料接管驗收物業(yè)本體確認憑證管理合同前期物業(yè)管理服務協(xié)議第1頁共7頁資料 物業(yè)管理委托合同類別資料內(nèi)容管理目標爭創(chuàng)物業(yè)管理“示范本項目”規(guī)劃及方案物業(yè)管理實施方案業(yè)主手冊基礎裝飾裝修管理規(guī)定公眾制度資料管理公約管理公眾制度員工個人資料、聘用表員工業(yè)績考核及獎罰記錄員工培訓計劃和個人成長記錄員工管理資料員工培訓考核記錄員工外出考評及參加演練記錄員工住房及內(nèi)務管理記錄計算機管計算機管理軟件及使用說明理資料計算機網(wǎng)絡管理及記錄管理處值班及督察記錄基礎管理政府部門及主管領導部門文件行政文件資料本公司、業(yè)主相關(guān)文件規(guī)章制度、通知、通報等文件接待來訪參觀記錄表業(yè)主、客戶管理資料、業(yè)主公約、裝修申請、費用托收業(yè)主、客戶資料協(xié)議業(yè)主、客戶檔案業(yè)主、客戶維修檔案服務質(zhì)量回訪記錄表業(yè)主反饋資料業(yè)主意見調(diào)查、統(tǒng)計記錄業(yè)主投訴及回訪處理記錄第2頁共7頁類別資料內(nèi)容維修申報表維修資料維修服務派工單維修回訪記錄表標識、導本項目棟號、樓層、房號平面示意圖房屋管理示資料引路方向平面圖及維修養(yǎng)本項目房禁止違章搭建及裝修的規(guī)定及處理記錄護屋安全管裝修驗收記錄理類房屋安全檢查記錄設備安全運行規(guī)程各設備運行崗位責任制度定期巡回檢查記錄綜合類維護保養(yǎng)記錄運行記錄設備維修檔案共用設備設備機房管理規(guī)定管理相關(guān)崗位技術(shù)人員資質(zhì)證書送電、停電通知及記錄供電系統(tǒng)臨時用電管理措施停電應急處理措施弱電系統(tǒng)智能化設施運行記錄智能化設施定期保養(yǎng)記錄消防24小時值班記錄消防設施設備清單共用設備消防系統(tǒng)消防設施設備使用方法管理消防應急方案、消防疏散圖相關(guān)消防宣傳資料及法規(guī)火災隱患檢查記錄第3頁共7頁電梯準用證年檢合格證電梯操作及保養(yǎng)人員資質(zhì)證書電梯系統(tǒng)電梯應急處理措施及記錄類別資料內(nèi)容本項目用水、供水管理制度業(yè)主用水、節(jié)水計劃給排水設施安全檢查記錄二次供水衛(wèi)生許可證給排水系統(tǒng)水質(zhì)化驗單操作人員衛(wèi)生健康許可證限水、停水通知及相關(guān)記錄供水設備周圍環(huán)境檢查記錄應急處理方案及相關(guān)記錄中央空調(diào)運行記錄空調(diào)采暖系中央空調(diào)故障處理方案及記錄中央空調(diào)保養(yǎng)記錄統(tǒng)采暖設備保養(yǎng)記錄共用配套共用配套設施統(tǒng)計表設施資料共用配套設施維修養(yǎng)護計劃及記錄共用管線地下管網(wǎng)圖資料違章架空管線處理記錄道路、樓道、大堂公共照明統(tǒng)計表照明設施公共照明維修及更換記錄類別 資料內(nèi)容環(huán)衛(wèi)設施 環(huán)衛(wèi)設備、工具統(tǒng)計表資料 環(huán)衛(wèi)設備、工具更換記錄第4頁共7頁環(huán)境衛(wèi)生清潔衛(wèi)生檢查標準及記錄管理國家環(huán)保標準：排煙、排污、噪音清潔衛(wèi)生管理處理污染事件記錄資料消殺及垃圾清運記錄綠化規(guī)劃圖紙綠化設施統(tǒng)計表綠化管理綠化保養(yǎng)計劃及記錄綠化資料綠化檢查標準及記錄活動計劃實施方案、總結(jié)記錄精神文明項目文化活動圖片及錄像記錄項目文化資料傳媒報導建設文化活動場所等設施使用情況物業(yè)管理費用收繳統(tǒng)計表有償經(jīng)營服務統(tǒng)計表經(jīng)濟效益物業(yè)管理整體項目經(jīng)營統(tǒng)計表管理效益本物業(yè)管理項目所獲取的榮譽稱號社會效益輿論相關(guān)報導（2）物業(yè)檔案資料的管理1、檔案資料由管理處綜合部統(tǒng)一管理。2、明確收集、整理、分類、編號、登記、錄入電腦、入柜、借用、檢查、銷毀等各項管理流程。3、采用多種形式的文檔儲存方式（如電腦磁盤、錄像帶、錄音帶、照片、圖表等），并采取相應的儲存、保管方法。4、對原始文件、合同等重要資料必須嚴格管理，借閱、復印等必須經(jīng)管理處經(jīng)理審批。5、管理處經(jīng)理負責審批檔案保存數(shù)量、保存期限以及是否有效和作廢。6、注重檔案管理信息開發(fā)，根據(jù)工作需要和檔案庫存情況編制各種專題資料。第5頁共7頁7、綜合部每季度對檔案資料管理情況進行檢查。8、要求全體員工樹立檔案意識、保密意識、嚴格執(zhí)行《檔案管理制度》。9、任何人不準攜帶檔案進入公共場所，檔案資料已輸入計算機的磁盤，除可上報主管部門外，不得借出使用。（3）保密管理制度1、為保障業(yè)主方整體利益和長遠利益，確保我司在該項目嚴格保障業(yè)主方的各類信息安全，取得業(yè)主方信任與支持，特制定本制度。2、業(yè)主方秘密是指一切關(guān)系業(yè)主方安全和利益，在一定時間內(nèi)只限一定范圍內(nèi)的人員知曉的事項。3、我司員工都有義務和責任保守業(yè)主方秘密。4、本規(guī)定適應于本服務中心各部門的所有員工。5、保密措施:a)在進入領導辦公室清掃時，不得隨意翻閱領導桌上的文件、資料，以及柜內(nèi)的書籍和文件、檔案。b)屬于業(yè)主方秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，在幫助業(yè)主方完成文件的編制、打印之后，必須就地銷毀，不得隨意向其它人員傳播和散發(fā)；重要文件的打印和復印等，原則上由項目經(jīng)理安排專人執(zhí)行。其它工作人員不得翻閱任何業(yè)主方的文件檔案資料。c)如業(yè)主方有委托管理處收發(fā)、傳遞，由指定人員擔任，并采取必要的安全措施，在設備完善的保險裝置中保存。ｄ）具有屬于業(yè)主方秘密內(nèi)容的會議和其他活動，管理處應采取下列保密措施：(1)為業(yè)主方選擇具備保密條件的會議場所。(2)現(xiàn)場做好秩序的管控，確保無閑雜人員進入，無非業(yè)主方同意的錄音筆等設備的啟用。(3)依照保密規(guī)定使用會議設