外貿(mào)公司客戶來訪接待流程

外貿(mào)公司客戶來訪接待流程為樹立公司良好形象，擴大公司對外聯(lián)系和交流，加強來訪客戶接待管理，規(guī)范客戶業(yè)務接待流程，本著“熱情禮貌、服務周到、厲行節(jié)約、對口接待”的原則，公司來訪客戶接待流程如下：一、接待原則公司接待客戶的宗旨、原則和目的。宗旨：讓客戶有賓至如歸，親切，舒服的感覺；原則：注重細節(jié)，相互尊重，共同發(fā)展；目的：提高公司來訪客戶下單（當場下單以及訪后下單）率，發(fā)展來訪客戶為公司忠誠客戶。二、接待準備1、業(yè)務部門：（1）當接到客戶來訪信息時，應落實來賓基本情況：來賓國家、來賓職務、來訪具體時間、人數(shù)、本地逗留時間、目的和要求等。（2）落實客戶的行程安排或行程單（包括是否旅游），弄清客戶到訪時間、航班、酒店住宿要求、是否需要接機、是來公司還是要參觀工廠等信息，并提前3-5天告知操作人員，以便安排相應接待。（3）在客人到來之前打電話跟進，主動詢問客人位置，主動和司機溝通。（4）布置展廳：提前五天通知行政部門，告知展廳布置要求，協(xié)調(diào)相關(guān)樣品、海報、物料、國旗、鮮花等相關(guān)準備工作。（5）提前一天準備報價單和產(chǎn)品目錄，易于攜帶的小樣品；色板、計算器、尺、筆記本、訂書機還有針對性的報價單。（6）負責跟各個部門溝通，傳達相關(guān)信息。2、行政部門（1）制作接機牌（如果需要）：應包含來賓的名字，具體樣式：（2）成套茶具或者咖啡杯，提升公司檔次和品位，咖啡杯最好是純白的瓷杯，茶杯可以用玻璃杯。（3）飲品及水果：業(yè)務部門在客人到來一天前要告知，給客人準備什么樣的飲品：茶、咖啡、飲料等，并準備當季新鮮水果。（4）紀念品：業(yè)務部門提前3天告知行政是否需要準備紀念品，經(jīng)公司領(lǐng)導審批后，行政負責采購并提前一天交給業(yè)務部門。（5）工具箱：包括插線板、剪刀、訂書機、視頻轉(zhuǎn)接頭、插頭轉(zhuǎn)換器等，專門用來接待客人用。（6）環(huán)境布置：客戶到來一小時之前先打開展廳的空調(diào)，由業(yè)務部門通知時間。再次檢查辦公環(huán)境以及洗手間的細節(jié)準備。（7）歡迎牌：寫上客戶的國家、公司名、客戶姓名，在公司前臺顯示屏上播放。（8）攝影：由專人（必要時可以請攝影師）拍攝客戶來訪過程照片，紀錄精彩瞬間，合影留念。3、工廠（1）工廠提前一至兩天對辦公室、展廳、車間、衛(wèi)生間、食堂、庭院等處做徹底的清掃，并在清掃結(jié)束后按照客戶參觀路線走一遍，確保沒有遺漏的死角。（2）參觀和談判可能用到的物品：數(shù)碼相機、預先準備好的工廠產(chǎn)品視頻、產(chǎn)品目錄和企業(yè)介紹（包括常用的付款方式，生產(chǎn)周期等）。（3）工廠門前歡迎客戶來訪的接待牌或橫幅，讓客人感覺其受到重視。（4）會議室的安排，會談資料的準備，包括企業(yè)演示文稿的準備，以及客戶相關(guān)需要展示的文件資料，公司的實力資料等。（5）準備好茶水及食品糖果。（6）必要時打印接待通知，下發(fā)給相關(guān)工廠。檢查分區(qū)標志、設(shè)備操作規(guī)范、員工個人防護等是否完整規(guī)范。三、接待期間接待人員在由機場至公司，或公司至工廠的路上，和客戶進行有禮貌的寒暄，可以介紹一下城市的情況、風土人情、景點等內(nèi)容。1、公司接待：（1）接到會議室后，讓客人先進入，并且向客人禮貌問候微笑著說“請進”及伸手示意方向。請客人進入后再慢慢關(guān)上房門，跟隨進屋。（2）介紹時，先介紹公司接待領(lǐng)導，客人有先知情權(quán)，先紹男士后介紹女士，先介紹晚輩后介紹長輩，先介紹位低再位高者。（3）請客人落座時，最好讓他們坐在一起，而不要分開。（4）客人落座后，首先應端上茶水/咖啡/飲料(依客戶所需），如果是盛夏，也可以送上清涼飲品。（5）客人如果需要會議室或者多媒體，需要在客戶來之前提前安置好（提前準備公司宣傳片及自制的PPT)。（6）進入展廳：建議不僅僅談工作，可以詢問客人行程，對中國印象等等話題，拉近與客人之間的關(guān)系，緩和氣氛，如果客人時間充足，可以帶客人在公司逛一下，介紹公司企業(yè)文化（包括公司的機構(gòu)，部門，照片墻，可告知客戶我們公司愿景規(guī)劃等）。（7）客人如果遇午、晚餐時間，需要請示相關(guān)領(lǐng)導提前預訂何種檔次的酒店。（8）洽談結(jié)束，可以根據(jù)情況準備公司小禮品贈與重要客戶；每次待客結(jié)束，都要以歡迎“再次見面”的心情來恭送對方。（9）如客戶需要訂返程機（車）票的，可聯(lián)系行政部門（廖聃寧）提前網(wǎng)上預定。（10）根據(jù)情況送客戶至寫字樓外、酒店或是飛機場。如有送機，需要陪同客戶一起辦理好登機牌再道別?？梢栽诳蛻綦x境前，打電話道別。2、工廠接待：工廠接待經(jīng)公司領(lǐng)導審批，公司的工廠由人力資源部（施紅霞）負責銜接，并及時通知工廠做好接待的準備工作，并告知陪同領(lǐng)導。合作工廠由業(yè)務員負責銜接。具體接待工作包括：（1）向人力資源部遞交來訪客戶信息及人數(shù)，安排接待牌（支持英文）。（2）是否需要公司派車。（3）是否需要招待。（4）是否需要會議室及投影設(shè)備。（5）是否需要準備禮品，及特殊禮品的采購。（6）如需安排住宿和用餐，需提前聯(lián)系并預訂酒店。（7）在客戶即將到公司之前，至少需提前提前一天電話確認客戶抵達時間和迎接地點，并通知司機準備車輛提前在指定地點接客戶上車。（8）負責接待人員陪同客戶在公司的各項活動安排。四、接待反饋按照行程安排，送走客戶后，及時發(fā)郵件給客戶，一是問候，二是將本次訪問雙方的會談紀要和照片發(fā)給客戶，并提醒客戶查收，如有遺漏及時補齊。五、接待過程中注意事項1、對于客戶的飲食習慣要了解，是否是穆斯林，是否有忌口等。2、如在接待過程中需要請相關(guān)部門人員協(xié)助或出席時，需提前通知相關(guān)人員。3、當確定來訪客戶職位級別較高或影響力較大時，需公司領(lǐng)導出席。4、接待人員在接客戶來公司時，出發(fā)前應電話告知相關(guān)領(lǐng)導，提前做好接待準備。5、公司人員在給來訪客戶做講解時，接待人員要盡可能全程跟進，或定時去會議室了解來