區(qū)域銷售機(jī)構(gòu)費(fèi)用管理要選有效管控工具

3/3區(qū)域銷售機(jī)構(gòu)費(fèi)用管理要選有效管控工具打破傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理方法讓你相信：預(yù)算控制部門絕非可有可無的擺設(shè)上期回顧：區(qū)域銷售機(jī)構(gòu)銷售費(fèi)用倍增，市場卻毫無起色，區(qū)域經(jīng)理渴望以預(yù)算制度把握各項(xiàng)費(fèi)用的收支平衡，并著手創(chuàng)建新制度.在區(qū)域銷售機(jī)構(gòu)的費(fèi)用控制過程中，一旦制定了財(cái)務(wù)預(yù)算,就要明確預(yù)算控制部門，具體設(shè)置可根據(jù)公司的實(shí)際情況來定。其主要職能是：實(shí)時(shí)掌控公司各項(xiàng)費(fèi)用的進(jìn)展情況,協(xié)助總經(jīng)理把關(guān)，為決策層提供預(yù)算進(jìn)展的信息支持。選擇有效管控工具預(yù)算做得再好，沒有科學(xué)有效的過程管理與控制也是白搭。而這種控制取決于幾個(gè)方面：預(yù)算控制部門的責(zé)任心，預(yù)算控制部門的專業(yè)水平,過程管理的方法和工具。本文僅就最后一個(gè)方面加以討論.銷售費(fèi)用管理必須要有科學(xué)有效的過程管理控制工具.這是因?yàn)?，激烈的競爭常常令營銷博弈變得毫無秩序可言，企業(yè)和分公司很難預(yù)計(jì)下一個(gè)季度、下一個(gè)月甚至下一個(gè)禮拜的銷售方法、促銷方法。即使你不變，競爭對手也在變，銷售環(huán)境也在變。復(fù)雜多變的市場環(huán)境使眾多企業(yè)的銷售費(fèi)用難以隨時(shí)體現(xiàn)。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理方法沒有跟上市場競爭和市場營銷的需要.以往的財(cái)務(wù)管理方法往往是“記賬”的成分多,因此，當(dāng)財(cái)務(wù)報(bào)表上發(fā)現(xiàn)有費(fèi)用時(shí),已經(jīng)滯后了。比如,啤酒瓶蓋競爭應(yīng)該是現(xiàn)在啤酒銷售比較通用的營銷手法，但是，“瓶蓋有獎(jiǎng)"是典型的滯后發(fā)生費(fèi)用，就是說,費(fèi)用已經(jīng)承諾出去了,但是往往一個(gè)月以后甚至在第二個(gè)財(cái)務(wù)年度才發(fā)生，才出現(xiàn)在賬面上.而瓶蓋有獎(jiǎng)又是分支機(jī)構(gòu)或者銷售部門承諾出去的，財(cái)務(wù)（預(yù)算控制）部門往往很難了解。要解決這個(gè)問題，需要從以下幾個(gè)方面做文章：1.嚴(yán)格區(qū)分兩個(gè)概念:“投入"和“費(fèi)用”。我把費(fèi)用理解為財(cái)務(wù)賬面上反映出來的費(fèi)用數(shù)字，這個(gè)數(shù)字往往是按照現(xiàn)金收付制等財(cái)務(wù)制度體現(xiàn)出來的，就是企業(yè)真正地把這部分錢花出去了。而“投入”可以把它定義為“企業(yè)實(shí)際支付出去的部分費(fèi)用和承諾出去但尚未發(fā)生的、將在未來某個(gè)時(shí)期發(fā)生的費(fèi)用之和”。就是說，投入包含一部分費(fèi)用，但是不等于費(fèi)用。投入和費(fèi)用包含以下幾項(xiàng)(表1）:在概念區(qū)分的同時(shí)，還要在分支機(jī)構(gòu)的考核上進(jìn)行區(qū)分,就是考核投入不考核費(fèi)用,因?yàn)橥度氩攀欠种C(jī)構(gòu)真正支付出去的,而費(fèi)用可能是分支機(jī)構(gòu)經(jīng)理或者公司提前承諾出去的。把預(yù)算的過程控制點(diǎn)放在投入上，而不是看費(fèi)用，能夠較好地對銷售費(fèi)用進(jìn)行事前和事中控制，預(yù)算控制部門向決策層提供信息支持,能夠較好發(fā)揮“未雨綢繆”作用，有效防止費(fèi)用“井噴".實(shí)際操作中,可以運(yùn)用如下的表格（表2）：這一表格可以作為整個(gè)預(yù)算控制系統(tǒng)的核心表格，利用該表格的分類和匯總表，加以處理之后可以及時(shí)地看到分區(qū)域、分品種的投入和費(fèi)用情況，便于公司總體信息反饋和營銷決策。該表格具有兩個(gè)作用：一是如實(shí)反映公司實(shí)際費(fèi)用發(fā)生情況；二是反映了財(cái)務(wù)的穩(wěn)健性原則，即將來預(yù)計(jì)有多少費(fèi)用將要發(fā)生，起到銷售費(fèi)用支出的“預(yù)警”作用。2。管理控制的工具要與銷售費(fèi)用預(yù)算有很好的接口。這樣便于與年初的預(yù)算進(jìn)行實(shí)時(shí)對照，以便更好地掌握費(fèi)用的進(jìn)度.管理控制的表格要比銷售費(fèi)用預(yù)算的項(xiàng)目更加詳盡，可以在經(jīng)營過程中為銷售管理提供信息支持.3.完善兩個(gè)過程管理制度。第一個(gè)是銷售費(fèi)用審批制度，用規(guī)范的表格向規(guī)定的部門，由規(guī)定權(quán)限的人批準(zhǔn)，由規(guī)定的人備案，由規(guī)定的人進(jìn)行信息傳遞。掌控銷售費(fèi)用預(yù)算的部門必須過問,對于臨近特別是超過預(yù)算的投入要提交決策層討論或開會研究。第二個(gè)是定期匯報(bào)制度和實(shí)時(shí)查詢制度。即職能部門要定期(一個(gè)禮拜或者一個(gè)月）向決策層進(jìn)行分析匯報(bào)；同時(shí)，要保證當(dāng)日以前發(fā)生的費(fèi)用或者銷售投入能夠在當(dāng)日予以查詢。這就要求在沒有相應(yīng)的軟硬件系統(tǒng)的情況下，責(zé)任人要實(shí)時(shí)錄入，處理。改進(jìn)職能部門溝通造成財(cái)務(wù)部門與市場部門不能相互兼顧的關(guān)鍵問題是公司缺乏溝通的機(jī)制與平臺。銷售費(fèi)用的控制需要至少以下幾個(gè)方面的支持:分公司以及相關(guān)職能部門需要知曉自身的銷售費(fèi)用進(jìn)度；財(cái)務(wù)部門需要分析公司總體費(fèi)用進(jìn)展情況并聽取分公司及相關(guān)部門的原因分析；決策層需要根據(jù)銷售績效與銷售費(fèi)用進(jìn)展情況確定決策依據(jù)。因此，每個(gè)月度至少應(yīng)該有一次銷售費(fèi)用預(yù)算的回顧和評估?？梢耘c市場銷售分析會一起進(jìn)行，因?yàn)殇N量增長與市場投入是不可分割的。這樣，無論對分公司銷售工作還是對公司總體的費(fèi)用控制都具有非常重要的作用。月度銷售費(fèi)用分析可以這樣做（表3）：通過這些分析,往往能夠起到診斷市場營銷思路和方法的作用,同時(shí)，更是銷售費(fèi)用過程控制、加強(qiáng)部門間溝通協(xié)作的有效方式。除上述兩點(diǎn)以外，公司還必須加強(qiáng)戰(zhàn)略與市場預(yù)測能力，要綜合治理“業(yè)務(wù)員腐敗”。市場判斷影響市場運(yùn)作方法，市場運(yùn)作方法則影響銷售費(fèi)用。因此，對營銷環(huán)境的把握，對競爭對手的研究，對自身銷售行為所能引發(fā)的環(huán)境變化都需要有一種前瞻的能力。銷售人員往往是公司里頭腦最靈活的一批人。然而，這是一柄雙刃劍,銷售人員也是公司最難管理的