物業(yè)管理公司行政管理制度及相關(guān)規(guī)定

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔物業(yè)管理公司行政管理制度及相關(guān)規(guī)定已2010一、辦公用品管理1、辦公用品的采購、驗(yàn)收、保管、發(fā)放統(tǒng)一由綜合管理部管理，其中采購與保管工作由兩人分別負(fù)責(zé)。2、需要領(lǐng)用辦公用品的部門在每月25日前將計劃用《辦公用品申領(lǐng)單》報至綜合管理部，由綜合管理部審核，執(zhí)行總經(jīng)理審批后統(tǒng)一進(jìn)行采購。3、綜合管理部購買辦公用品后，必須登記造冊，財務(wù)部定期進(jìn)行賬實(shí)核對。4、領(lǐng)用辦公用品時，綜合管理部做好領(lǐng)用登記手續(xù)。5、員工領(lǐng)用辦公用品后，要妥善使用保管，如非正常原因造成損壞的，要按原價予以賠償。6、耐用辦公用品（如：訂書機(jī)、筆筒、尺子、剪刀、文件架、計算器、水筆、名片本等）每人按需要領(lǐng)取，最多只能領(lǐng)用一套，丟失、損壞自己負(fù)責(zé)，員工辭職須交還給公司或繳交等值錢款。7、易耗辦公用品要節(jié)約使用，紙張要雙面用完后方可廢棄。用畢到綜合管理部登記領(lǐng)?。ㄈ纾捍箢^針、回形針、膠水、透明膠、雙面膠、信簽、筆芯等）。8、所有員工領(lǐng)用辦公用品應(yīng)每月統(tǒng)計一次，并由綜合管理部公布領(lǐng)用明細(xì)。9、大宗（特殊）辦公用品的購買，須做好計劃并報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。10、員工福利用品采購，由綜合管理部負(fù)責(zé)制定計劃，經(jīng)公司執(zhí)行總經(jīng)理審批后執(zhí)行。11、公司員工如因各種原因離開公司的，要到綜合管理部辦理好辦公用品歸還手續(xù)后，方可辦理人事手續(xù)。二、固定資產(chǎn)管理制度1、固定資產(chǎn)是指使用期限超過一年且單位價值較高的房屋、建筑物、機(jī)械設(shè)備、運(yùn)輸工具、電腦及電腦軟件、儀器儀表以及其他與生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的主要設(shè)備、工具和器具等。不屬于生產(chǎn)經(jīng)營主要設(shè)備的物呂，單位價值在2000元以上且使用期限超過2年的也應(yīng)當(dāng)用為國定資產(chǎn)。2、公司使用的固定資產(chǎn)，任何人不得侵占。固定資產(chǎn)的增減變動，必須嚴(yán)格按照管理分工，履行規(guī)定的審批權(quán)限和手續(xù)制度。3、按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理”的原則，實(shí)行綜合管理部、各職能部門兩級管理。（1）公司綜合管理部全面負(fù)責(zé)公司所有固定資產(chǎn)的綜合管理，財務(wù)部配合綜合管理部，并由財務(wù)總制定固定資產(chǎn)管理辦法和措施，根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù)，決定固定資產(chǎn)購置、報廢等事項(xiàng)。（2）各職能部門負(fù)責(zé)歸口管理本部門使用的固定資產(chǎn)，負(fù)責(zé)本部門固定資產(chǎn)的記錄與管理。4、各部門負(fù)責(zé)人對本部門固定資產(chǎn)管理負(fù)主要責(zé)任。部門負(fù)責(zé)人以及資產(chǎn)管理人員工作調(diào)動時必須將固定資產(chǎn)點(diǎn)交清楚，由于工作失職，管理不善造成損失的要追究責(zé)任。5、公司建立固定資產(chǎn)責(zé)任人制度，在固定資產(chǎn)清冊中明確各項(xiàng)固定資產(chǎn)的管理責(zé)任人。按照“誰使用、誰保管、誰維護(hù)”的原則，管理責(zé)任人由固定資產(chǎn)的直接使用人擔(dān)任。6、按照“歸口管理”的原則，各職能部門負(fù)責(zé)建立固定資產(chǎn)臺賬，每年年終，財務(wù)部負(fù)責(zé)組織有關(guān)部門對固定資產(chǎn)實(shí)物進(jìn)行清查盤點(diǎn)。通過清點(diǎn)發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧和毀損，應(yīng)查明原因，按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，以保證賬、卡、物相符。。三、印鑒管理制度1、印鑒的登記（1）印鑒在綜合管理部進(jìn)行登記，綜合管理部建立印鑒臺賬，包括印鑒刻制、改制、廢止時間、經(jīng)辦人、印鑒式樣以及領(lǐng)用人，此賬永久保存；（2）印鑒在公司以外登記或申報時，應(yīng)由管理者將印鑒名稱、申報年月日以及申報者姓名匯總后報綜合管理部。2、印鑒的保管公司行政章、合同專用章由綜合管理部保管；公司財務(wù)印鑒由財務(wù)部保管。3、用印手續(xù)（1）用印審批：申請人應(yīng)持蓋章文件及填寫“用印申請單”，報綜合管理部審查，經(jīng)執(zhí)行總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可使用，專用章由負(fù)責(zé)管理的人員及所屬部門經(jīng)理按照公司相關(guān)制度保管及使用（財務(wù)印鑒的使用審批程序，按公司財務(wù)制度相關(guān)規(guī)定辦理）；（2）公司印鑒的使用原則上由印鑒管理人或文件處理人掌握。印鑒管理人必須嚴(yán)格控制用印范圍和仔細(xì)檢查用印申請單上是否有批準(zhǔn)人的簽名或簽章。印鑒管理人對未經(jīng)簽發(fā)的文件，不得擅自用??；（3）代理實(shí)施用印的人要在事后將用印依據(jù)或用印申請單交印章管理人審查，同時用印依據(jù)及用印申請單上應(yīng)有代理人的簽名；（4）公司印鑒嚴(yán)禁帶出公司。如特殊原因要帶出公司時，需報批準(zhǔn)。四、保密制度1、機(jī)要文書保密等級的確定和保管（1）公司機(jī)要文書按照保密程度分為普通、秘密、絕密3個等級，在文件上加蓋相應(yīng)保密等級的紅章，凡查閱公司機(jī)要文書需填寫《借閱資料申請單》，根據(jù)權(quán)限經(jīng)相關(guān)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后，方可查閱；（2）機(jī)要文件的原件和保密等級紅章由保密人員保存，若進(jìn)行復(fù)印必須注明復(fù)印份數(shù)和去向，在復(fù)印件上同樣加蓋相同的保密等級紅章。2、信息保密（1）公司所有員工必須對公司所有經(jīng)營、業(yè)務(wù)、經(jīng)濟(jì)等方面的信息予以保密，禁止與無關(guān)員工或公司以外的人員以各種方式傳遞信息，若因泄密給公司造成經(jīng)濟(jì)損失者，公司將視其情節(jié)的輕重對泄密者給予處分，嚴(yán)重者可予以辭退，并追究經(jīng)濟(jì)、法律責(zé)任；（2）機(jī)要文件的保存應(yīng)該采取嚴(yán)格的防范措施：相關(guān)書籍、信件、紙張應(yīng)加鎖予以妥善存放；以電子文件形式保存的須加上相應(yīng)的密碼。3、檔案室管理（1）公司設(shè)立檔案資料室，行政類文書（文件、合同等）、檔案（人事檔、項(xiàng)目的各類批復(fù)、證件等）及公章由綜合管理部指派專人管理；（2）檔案室鑰匙統(tǒng)一由綜合管理部派專人負(fù)責(zé)保管；（3）各部門需要在檔案室存放的文件、物品、可以自行派人保管檔案室內(nèi)文件柜鑰匙，但進(jìn)出存取文件、物品，必須由綜合管理部專門管理人員同時在場，以確保公司機(jī)要重地的安全。4、員工離職后不得泄露公司的機(jī)要文件中的信息，否則應(yīng)對公司由此引起的損失負(fù)賠償責(zé)任。五、文件管理規(guī)定1、全部公文歸公司所有，任何人不得私自占有。2、公司任何人必須嚴(yán)格保守文件的機(jī)密。3、凡重要事宜的請示、報告、匯報、傳達(dá)、答復(fù)、指示等，一律以文件形式進(jìn)行，即使在緊急情況下不辦理，事后也必須以文件形式記錄下來。4、文件的處置必須以準(zhǔn)確、迅速為原則，且明確責(zé)任。5、公司文件的收發(fā)、領(lǐng)取和寄送，原則上由公司綜合管理部負(fù)責(zé)。6、行文必須簡明扼要，一事一議，言語措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。7、文件的起草必須征得主管同意，明確起草文件的責(zé)任人，在主管明確決定之后由起草人定稿抄寫，執(zhí)行總經(jīng)理簽字同意后方可發(fā)文。8、文件的處理（1）由部門主管以上人員負(fù)責(zé)對文件進(jìn)行審閱和進(jìn)行必要的處理，或者由其反指定下屬對文件進(jìn)行具體處理；（2）如遇重要或異常事項(xiàng)，必須及時與上級取得聯(lián)系，按上級指示辦理；（3）各種關(guān)聯(lián)事項(xiàng)，必須與各相關(guān)部門商議后方能處置；（4）文件的發(fā)文部門有責(zé)任督促有關(guān)部門處理文件的指定事項(xiàng)，以防發(fā)生延遲或停頓。如發(fā)生拖延或停頓現(xiàn)象，應(yīng)及時向上級匯報并請示處理意見。9、文件的閱覽文件被閱覽后，閱覽者必須簽字表示閱覽完畢，如有必要，可在文件空白處簽署意見，并轉(zhuǎn)給文件的主管或下一閱覽人。六、計算機(jī)管理規(guī)定1、公司計算機(jī)是用于工作的輔助工具，只能用于處理工作相關(guān)事務(wù)，任何人不得在公司網(wǎng)絡(luò)上從事與工作無關(guān)的事項(xiàng)。2、計算機(jī)屬于固定資產(chǎn)，申請購買、轉(zhuǎn)移和處理需經(jīng)執(zhí)行總經(jīng)理批準(zhǔn)，日常管理由網(wǎng)絡(luò)管理員負(fù)責(zé)（詳見《固定資產(chǎn)管理制度》）。3、嚴(yán)禁任何人以任何方式破壞公司計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行或竊取公司網(wǎng)絡(luò)上的保護(hù)信息。4、任何部門和個人應(yīng)高度重視保護(hù)公司的信息和商業(yè)秘密，對于各類保密信息必須保證有嚴(yán)密的授權(quán)控制，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向任何人提供、泄露，違者視情況輕重給予處罰。5、員工使用計算機(jī)制作文件、資料或者傳遞信息時，必須按照要求和規(guī)定，科學(xué)地采集、輸入，同時嚴(yán)格保密。6、部門經(jīng)理及以上員工的專用計算機(jī)和重要部門（財務(wù)部、綜合管理部、開發(fā)部、設(shè)計部、審算部）的計算機(jī)須設(shè)置開機(jī)密碼。7、除網(wǎng)絡(luò)管理員外，任何人不得隨意拆卸所使用的計算機(jī)或相關(guān)計算機(jī)設(shè)備。8、信息載體必須安全存放，保管，防止丟失。任何人不得將機(jī)要信息載體帶離公司。9、電腦使用者應(yīng)愛護(hù)各種設(shè)備，降低消耗費(fèi)用。對各種設(shè)備應(yīng)按規(guī)范要求操作、保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)故障，應(yīng)及時報請維修，以免影響工作。10、嚴(yán)禁在工作時間內(nèi)上網(wǎng)瀏覽與工作內(nèi)容無關(guān)的材料信息，嚴(yán)禁在任何時候?qū)㈦娔X用于玩游戲、上網(wǎng)聊天。違反者視情節(jié)輕重，給予不同形式的處分直至開除。11、電腦使用者都應(yīng)將信息資料備份，以免信息丟失。12、任何計算機(jī)需要安裝軟件時，須由相關(guān)使用人提出書面報告，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后，由網(wǎng)絡(luò)管理員負(fù)責(zé)安裝。七、衛(wèi)生及安全管理制度（一）辦公室衛(wèi)生1、員工負(fù)責(zé)自己在辦公室（辦公區(qū)域）的衛(wèi)生工作（副總經(jīng)理級別以上的辦公室、會議室及公共區(qū)衛(wèi)生由專人負(fù)責(zé)）。2、員工必須保持辦公區(qū)內(nèi)衛(wèi)生和物品擺放的整齊。3、每天下班前，將書籍、文件、資料放入書柜或辦公桌，保持桌面整潔，桌面只留下文件框、筆筒、電話等物品。4、每天下午下班后作為辦公室衛(wèi)生清潔時間，垃圾袋放置到指定位置。5、公司內(nèi)辦公室的衛(wèi)生由綜合管理部進(jìn)行監(jiān)督和不定期的檢查，其檢查結(jié)果作為部門績效考核內(nèi)容之一。（二）安全1、下班離開辦公室的時候一定要關(guān)好門窗，放長假的時候要在門上貼上封條。2、在建筑、設(shè)備、工作現(xiàn)場容易發(fā)生危險的場合，應(yīng)采取防護(hù)措施。3、下班時，關(guān)閉所有的電器，并且切斷電源。4、嚴(yán)禁在辦公室內(nèi)使用酒精爐、煤油爐等易燃、易爆物。5、辦公室定期對安全裝置、消防設(shè)備、救生用具進(jìn)行安全檢查。6、對員工應(yīng)進(jìn)行消防知識、救生方法等方面的培訓(xùn)。八、辦公車輛管理規(guī)定1、綜合管理部負(fù)責(zé)公司辦公用車的購置、租用、調(diào)度、使用、維護(hù)和駕駛員的教育管理。2、辦公用車的使用范圍（1）公司總助以上外出活動用車；（2）公司財務(wù)部提取大額現(xiàn)金用車；（3）公司部門經(jīng)理以上外出聯(lián)系業(yè)務(wù)，確需用車者；（4）公司員工有4人或者4人以上同去一個地方辦事。3、辦公用車的派遣及使用（1）辦公用車派遣由綜合管理部統(tǒng)一調(diào)度；（2）用車部門須提前由部門負(fù)責(zé)人向綜合管理部申請用車，并說明用車的時間，地點(diǎn)，經(jīng)同意后方可用車，用車人須憑出車牌找司機(jī)出車。辦完事后用車人須立即將出車牌交還綜合管理部，并在派車登記表中簽字，如有變化或取消用車須通知綜合管理部；（3）工作急需臨時用車，由綜合管理部視情況調(diào)整派車；（4）嚴(yán)格控制出車外埠，確因工作需要出長沙的，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；（5）嚴(yán)禁用公車辦私事；（6）出車后因事情變化或其他原因需改變行車路線的，要及時向綜合管理部進(jìn)行請示同意后方可用車；（7）一般情況下，送達(dá)目的地后，司機(jī)即返回；（8）一般用車，需提前2小時申請，長途用車需提前1天，因特殊任務(wù)緊急用車，先出車后補(bǔ)手續(xù)；（9）每日下班后，司機(jī)一律將車輛停放在公司指定的停車場，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將車輛開回私人住處或其他地方。4、車輛每次維修前必須填寫“車輛維修申請單”，批準(zhǔn)后方可在公司指定的維修地點(diǎn)進(jìn)行維修和保養(yǎng)。5、公司實(shí)行定點(diǎn)加油，司機(jī)一律憑票在指定加油站加油。6、駕駛員的管理（1）公司專職駕駛員及非專職駕駛員統(tǒng)一由綜合管理部負(fù)責(zé)管理；（2）駕駛員用車時，要愛護(hù)車輛，嚴(yán)禁在車內(nèi)吸煙、吃零食；（3）司機(jī)在工作時間內(nèi)嚴(yán)禁飲酒，違者給予紀(jì)律處分；（4）因駕駛員責(zé)任發(fā)生事故或損失，視情節(jié)輕重和損失程度給予經(jīng)濟(jì)處罰或行政處分，并由駕駛員承擔(dān)全部經(jīng)濟(jì)損失；（5）駕駛員要定期或不定期對車輛外部進(jìn)行清洗，車室內(nèi)衛(wèi)生每日一做，并要求在出車前完成，始終保持車輛光亮清潔；（6）駕駛員必須領(lǐng)用油票后，不準(zhǔn)私用；（7）駕駛員必須在拿到出車牌后方可出車，不得私自出車；（8）購置任何車輛所用物品，嚴(yán)格遵循事前申報制度。九、外派人員住房規(guī)定1、公司以方便工作為目的，盡量要求外派人員就近居住。2、由綜合管理部負(fù)責(zé)住房租賃、支付房租、物管等事務(wù)。3、由綜合管理部統(tǒng)一安排住宿、不得私自租房，否則費(fèi)用自負(fù)。4、原則上外派總助以上領(lǐng)導(dǎo)每人配帶家具住房一套，其他員工每人配帶臥具住房一間（即二房的住二人，三房的住三人）。5、房租、物業(yè)管理費(fèi)、有線電視費(fèi)由公司負(fù)擔(dān)，水費(fèi)、電費(fèi)、電話費(fèi)、煤氣費(fèi)由租住人員自理。6、外派人員的伙食自行解決。7、本地招聘的員工自行解決住宿。十、加班管理規(guī)定（一）加班管理1、按國家法定工作時間規(guī)定，周內(nèi)累計工作時間在48小時以內(nèi)（包括48小時）者，視為正常工作，不以加班計。2、公司要求員工在正常工作時間內(nèi)完成本職工作。若上班時間未能按時完成，公司不確認(rèn)為加班；只有員工在辦公時間之外協(xié)助其他部門工作，或進(jìn)行特別專項(xiàng)業(yè)務(wù)的，方可批準(zhǔn)加班。3、部門主管及以上人員有責(zé)任和義務(wù)按計劃順利完成公司所分配的任務(wù)，不能以此作為加班處理。4、不安排女員工在懷孕期或哺乳未滿1周歲嬰兒期間加班。5、為了加強(qiáng)加班管理，公司將強(qiáng)制執(zhí)行加班提前申請辦法。如果不能在規(guī)定時間提交申請加班的員工名冊、加班內(nèi)容及工作時間，則實(shí)際加班時間視為無效。6、加班審批（1）確因工作需要或臨時額外性工作安排方可批準(zhǔn)加班；（2）部門員工申請加班，首先應(yīng)注明預(yù)計加班工作量及預(yù)計完成時間，報本部門經(jīng)理核定，并報執(zhí)行總經(jīng)理批準(zhǔn)；（3）各部門安排員工周六周日加班，必須在周五下班之前提交休息日值班表。經(jīng)部門經(jīng)理核準(zhǔn)，報執(zhí)行總經(jīng)理批準(zhǔn)，并報送綜合管理部備案。7、加班時間限制（1）一般每日不超過1小時，特殊情況每日不超過3小時；（2）每月累計加班一般不應(yīng)超過36小時；（3）周末和節(jié)假日的加班依據(jù)休息日值班表確定，表上需注明預(yù)計需要工作的小時數(shù)，除非有特殊情況，實(shí)際加班時數(shù)計劃能相差太運(yùn)，部門經(jīng)理和主管領(lǐng)導(dǎo)需要對加班時間進(jìn)行監(jiān)控和評估。（二）加班程序1、凡需加班者，均須填寫“加班申請表”申請加班，經(jīng)部門經(jīng)理和總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能加班。2、員工加班開始及結(jié)束要在考勤機(jī)上打卡，加班時間的計算將按加班考勤卡和加班申請單日批準(zhǔn)時間對照計算，無效加班時間將不享受加班費(fèi)補(bǔ)貼，加班卡和考勤卡分開，由個人保存。3、每月綜合管理部統(tǒng)計加班情況，在員工工資中支付加班費(fèi)。（三）加班補(bǔ)貼計算1、平日加班。平時加班公司按具體情況給予相應(yīng)的加班補(bǔ)助。2、雙休日加班。雙休日加班為當(dāng)月日平均工資的2倍。3、法定節(jié)日加班。法定節(jié)日加班為當(dāng)月日平均工資的3倍。4、綜合管理部司機(jī)在工作時間之外接送客人按加班計算，其享受如下補(bǔ)貼：送站一次補(bǔ)貼10元；接站一次補(bǔ)貼20元，具體接送時間及內(nèi)容事前或事后要及時到綜合管理部填寫登記表，部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。（四）調(diào)休1、加班員工可不領(lǐng)取加班費(fèi)以調(diào)休代替。2、凡調(diào)休的員工均應(yīng)填寫申請，經(jīng)部門經(jīng)理和綜合管理部經(jīng)理同意審批，副經(jīng)理及經(jīng)理級以上人員加班須經(jīng)執(zhí)行總經(jīng)理審批并報綜合管理部備案。3、調(diào)休時間以半年為最小單位。十一、合同管理?xiàng)l例1、經(jīng)濟(jì)合同法是調(diào)整平等主體之間經(jīng)濟(jì)關(guān)系的法律規(guī)范。公司的經(jīng)濟(jì)合同是公司業(yè)務(wù)經(jīng)營的憑證。加強(qiáng)合同的管理，對于維護(hù)公司的合同利益，確保公司的經(jīng)濟(jì)效益，具有重大的意義。2、綜合管理部負(fù)責(zé)處理公司的法律事務(wù)，以及合同的管理檢查，監(jiān)督合同的執(zhí)行。擬定合同要嚴(yán)格依照國家的法律、法令、法規(guī)和政策，認(rèn)真了解對方的各項(xiàng)基本情況，并且注意結(jié)合公司具體情況，做到文字清楚、定義準(zhǔn)確、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、敘述規(guī)范、結(jié)構(gòu)完整、內(nèi)容詳盡，權(quán)利、義務(wù)關(guān)系和違約責(zé)任明確，日期、期限和數(shù)字準(zhǔn)確無誤；3、公司對外簽訂經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)以公司的名義進(jìn)行，一律使用公司合同專用章。合同由業(yè)務(wù)部門起草，經(jīng)財務(wù)部、審算部核實(shí)，由主管副總經(jīng)理認(rèn)可，并經(jīng)法律顧問審查，由總經(jīng)理或執(zhí)行總經(jīng)理簽字（或蓋章），公司其他人代表公司簽訂合同，應(yīng)有總經(jīng)理授權(quán)才能辦理；4、對外簽訂經(jīng)濟(jì)合同程序?yàn)椋合扔山?jīng)辦部門經(jīng)理同意，業(yè)務(wù)部門起草，經(jīng)財務(wù)部、審算部核實(shí)，由主管副總經(jīng)理認(rèn)可，并經(jīng)法律顧問審查，報總經(jīng)理或執(zhí)行總經(jīng)理審批后蓋合同章。合同原件由綜合管理部存檔備案，經(jīng)辦部門留存復(fù)印件。未經(jīng)上述審批程序的，合同管理人員不予蓋章，財務(wù)不予付款；5、在合同執(zhí)和過程中，如需中途變更或解除，由原經(jīng)辦業(yè)務(wù)部門提出意見，報總經(jīng)理或執(zhí)行總經(jīng)理決定；6、經(jīng)濟(jì)合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)隱患或出現(xiàn)糾紛，經(jīng)辦人或經(jīng)辦部門應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)反映，并及時采取對策，避免或減少公司的經(jīng)濟(jì)損失，維護(hù)公司合法權(quán)益；7、凡屬發(fā)生法律效力的經(jīng)濟(jì)合同正本，一份應(yīng)由經(jīng)辦人及時送交公司綜合管理部分類編號造冊、登記、保管，另一份在綜合管理部編號后交財務(wù)保管。其他人員，如分管業(yè)務(wù)、財務(wù)的副總經(jīng)理、經(jīng)辦部門，則立卷保存復(fù)印件。綜合管理部立卷保存的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)把每個項(xiàng)目或每筆資金的合同和全部附件原件裝訂一起存檔長期保存；8、發(fā)生法律效力的合同（含重要的附件）從簽訂之日起至失效之日止。失效的合同（含重要的附件）從失效之日繼續(xù)封存十年；9、合同（含重要的附件）的復(fù)印和散發(fā)：公司的經(jīng)濟(jì)合同除原經(jīng)辦部門業(yè)務(wù)需要可復(fù)印外，其他部門、人員未經(jīng)執(zhí)行總經(jīng)理同意，一律不得復(fù)印和散發(fā)；10、合同的借用：合同正本、副本的原件原則上不準(zhǔn)外借。如有關(guān)人員確實(shí)因特殊原因需要借合同文本，須填寫“合同復(fù)印人借單”，經(jīng)執(zhí)行總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，方可復(fù)印或定期借用，用后按期交回保管；11、合同封存、銷毀：失效的合同由主管財務(wù)的副總經(jīng)理主持封存。封存期滿的合同，造冊登記后銷毀；12、合同遺失，特別是正本和附件原件遺失，遺失人要及時上報，并有責(zé)任繼續(xù)查找，查明原因和情況后，根據(jù)情況及時進(jìn)行處理；13、合同履行期間，如發(fā)生糾紛問題，主辦業(yè)務(wù)部門應(yīng)依照合同條款和法律的規(guī)定與對方協(xié)商解決，協(xié)商不成，需要按拆訟程序或仲裁程序解決的，經(jīng)總經(jīng)理或執(zhí)行總經(jīng)理批準(zhǔn)、授權(quán)業(yè)務(wù)代表公司進(jìn)行處理。十二、工程管理?xiàng)l例（一）工程施工管理1、工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要協(xié)調(diào)公司各部門及政府各職能部門，督辦工程開工報建等各種手續(xù)；熟悉與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)的政策法規(guī)，爭取在政策許可范圍內(nèi)減少有關(guān)費(fèi)用開支；2、現(xiàn)場施工管理人員必須履行監(jiān)督、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、管理的職責(zé)，嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行現(xiàn)場管理，維護(hù)公司的利益；3、施工管理人員必須熟悉施工現(xiàn)場情況，熟悉施工圖、圖紙會審紀(jì)要、施工承包合同及施工單位的施工組織計劃等。要結(jié)合承包合同，編制各工程的控制性網(wǎng)絡(luò)進(jìn)度計劃，提出進(jìn)度目標(biāo)，審查施工隊的進(jìn)度計劃，督促施工隊按合同完成進(jìn)度。發(fā)現(xiàn)影響工程進(jìn)度因素要及時解決，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。要根據(jù)施工進(jìn)度提早督促施工單位增長設(shè)備、人力、材料等，盡量避免因一些未預(yù)見的因素影響工程進(jìn)度；4、審查承包商的質(zhì)量控制體系和措施，按承包合同、設(shè)計圖紙和設(shè)計要求對施工質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)；5、施工管理人員要建立施工日記，保存好有關(guān)的圖紙、合同、簽證等資料，待工程竣工后交公司設(shè)計部歸檔；6、施工管理人員要堅持“安全第一”的思想，不僅要帶好頭做好自身的安全防護(hù)，而且要督促施工單位做好安全生產(chǎn)的教育宣傳工作，以及工地的防護(hù)工作（即防火、防盜、防破壞和損壞、防危害周圍建筑物和居民的安全），保障施工不幸衛(wèi)生，做到文明施工；7、工程中的重大問題，如修改設(shè)計、增加工程費(fèi)用、順延工期、變更建材等，工程管理人員應(yīng)首先征得施工管理部領(lǐng)導(dǎo)和公司領(lǐng)導(dǎo)同意后方可處理，不得自作主張；8、工程技術(shù)人員必須密切配合工程預(yù)結(jié)算部做好工程結(jié)算工作，按預(yù)結(jié)算程序要求提供有關(guān)資料；在工程竣工前一個月給設(shè)計部發(fā)出通知，協(xié)助設(shè)計部完成竣工面積計算圖；做好與牧業(yè)管理公司的交接工作。（二）公司施工材料、設(shè)備的管理1、購買施工材料、設(shè)備，經(jīng)辦部門或分公司應(yīng)根據(jù)工程承包合同或總經(jīng)理批示，做出計劃（包括用途、采購上點(diǎn)、生產(chǎn)廠家、品種、數(shù)量、單價等），送材料設(shè)備部審核、總經(jīng)理或執(zhí)行總經(jīng)理審批后方可購買。大宗材料設(shè)備的購買必須公開招標(biāo)或經(jīng)公司大宗材料設(shè)備采購顧問班子共同議定，訂立購銷合同；2、采購部負(fù)責(zé)施工材料設(shè)備選購的審核工作，了解掌握施工材料、機(jī)電設(shè)備信息，了解生產(chǎn)廠家的質(zhì)量、價格、供貨期、售后服務(wù)等情況，提供給相關(guān)部門；3、采購人員應(yīng)本著對公司負(fù)責(zé)的精神，所購材料要物美價廉、符合公司要求、檢驗(yàn)手續(xù)齊全。采購人員不負(fù)責(zé)、疏忽大意，造成公司款項(xiàng)被騙或所購材料設(shè)備質(zhì)量差、短少、工期被延誤等問題，要追究有關(guān)人員責(zé)任。對未認(rèn)真履行審核職責(zé)的部門，也要追究責(zé)任。嚴(yán)禁采購人員接受和索要回扣、接受供貨方請客送禮。否則一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，按違旨、受賄處理，情節(jié)嚴(yán)重者追究其法律責(zé)任；4、未履行本規(guī)定審批手續(xù)的，財務(wù)人員有權(quán)拒付貨款。財務(wù)人員撥款必須根據(jù)采購計劃審批單、購銷合同，經(jīng)審核無誤后方可撥付。撥款時預(yù)留5-10%的保證金（或按合同規(guī)定預(yù)留）；對購買設(shè)備的驗(yàn)收合格后，結(jié)算時預(yù)留1-5%的保修金（或按合同規(guī)定預(yù)留）。（三）工程簽證及工程款撥付管理1、公司要求各部門嚴(yán)格控制工程預(yù)算外簽證，有變更通知的，不允許辦理重復(fù)簽證；簽證除人工費(fèi)外，一般不允許簽單價。人工費(fèi)單價不允許超過市場價；2、工程預(yù)結(jié)算部要配合施工管理部控制好工程款、設(shè)備款的撥付，凡工程進(jìn)度款、設(shè)備款，必須經(jīng)工程預(yù)結(jié)算部經(jīng)理簽字。財務(wù)部撥款后必須將付款底單交工程預(yù)結(jié)算部登記存檔。各分公司的工程款、調(diào)整設(shè)備款撥付，先報工程預(yù)結(jié)算部審核，經(jīng)總經(jīng)理或執(zhí)行總經(jīng)理簽字才能撥付；3、工程預(yù)結(jié)算部的結(jié)算工作必須認(rèn)真細(xì)致，財務(wù)部門根據(jù)甲、乙雙方審定并簽字蓋章后的結(jié)算書付款。（四）工程結(jié)算管理1、完善公司工程結(jié)算管理，