流程手冊乳清粉

中國煤炭進出口公司乳清粉進口業(yè)務手冊2023年10月目錄TOC\o"1-3"\h\z§1手冊概述 11.1合用范圍 11.2目的 11.3涉及的重要名詞解釋及范圍界定 1§2乳清粉進口業(yè)務流程圖文概述 22.1乳清粉進口業(yè)務流程概述 22.2流程圖 22.3乳清粉業(yè)務資金流說明表 2§3乳清粉業(yè)務流程具體說明 33.1采集信息(F1) 33.1.1工作環(huán)節(jié) 33.1.2工作結果 43.2制定框架協(xié)議(F2) 63.2.1工作環(huán)節(jié) 63.2.2工作結果 63.3制定計劃(F3) 73.3.1工作環(huán)節(jié) 73.3.2工作結果 73.4與國外供貨商簽訂訂單協(xié)議(F4) 83.4.1工作環(huán)節(jié) 83.4.2工作結果 83.5與國內委托商簽訂訂單協(xié)議(F5) 93.5.1工作環(huán)節(jié) 93.5.2工作結果 93.6供貨安排(船、貨)(F6) 93.6.1工作環(huán)節(jié) 103.6.2工作結果 103.7報關報驗(F7) 103.7.1工作環(huán)節(jié) 103.7.2工作結果 113.8監(jiān)督關稅交納(F8) 113.8.1工作環(huán)節(jié) 113.8.2工作結果 113.9監(jiān)督執(zhí)行入庫,收取傭金(貨控權)(F9) 113.9.1工作環(huán)節(jié) 113.9.2工作結果 123.10代購貨款支付(F10) 123.10.1工作環(huán)節(jié) 123.10.2工作結果 133.11監(jiān)督銷售協(xié)議簽訂(F11) 133.11.1工作環(huán)節(jié) 133.11.2工作結果 133.12監(jiān)督銷售協(xié)議執(zhí)行(出庫及銷售)(F12) 133.12.1工作環(huán)節(jié) 133.12.2工作結果 143.13監(jiān)督銷售回款及用途(F13) 143.13.1工作環(huán)節(jié) 143.13.2工作結果 143.14收取代購資金結算(F14) 153.14.1工作環(huán)節(jié) 153.14.2工作結果 153.15執(zhí)行分析(風險控制分析)(F15) 153.15.1工作環(huán)節(jié) 153.15.2工作結果 153.16整理卷宗(F16) 163.16.1工作環(huán)節(jié) 163.16.2工作結果 163.17提供售后服務（F17） 163.17.1工作環(huán)節(jié) 163.17.2工作結果 17附錄 18§1手冊概述1.1合用范圍本手冊合用于中國煤炭進出口公司（以下簡稱“中煤進出口公司”）乳清粉進口業(yè)務的流程操作指導和管理，合用人員為與乳清粉進口業(yè)務相關的中煤進出口公司員工。1.2目的A．通過制定本手冊，規(guī)范中煤進出口公司乳清粉進口業(yè)務操作。B．通過制定本手冊，明確業(yè)務流程相關環(huán)節(jié)的責任、權力和義務，有效提高公司乳清粉進口業(yè)務的運作，提高乳清粉進口業(yè)務的績效。1.3涉及的重要名詞解釋及范圍界定A．乳清粉進口業(yè)務流程：是指中煤進出口公司執(zhí)行乳清粉進口業(yè)務所涉及到的一系列連續(xù)的、以規(guī)定方式進行的、達成一定結果的工作環(huán)節(jié)組合。B．節(jié)點：是流程的基本組成元素，是一系列的連續(xù)的動作組合；同時節(jié)點也是公司安排崗位職責的基本依據(jù)之一。

§2乳清粉進口業(yè)務流程圖文概述2.1乳清粉進口業(yè)務流程概述乳清粉進口業(yè)務流程涉及以下8個部分：采集信息，制定框架協(xié)議，制定計劃，簽訂訂單協(xié)議，供貨安排，代購貨款支付，報關報驗，監(jiān)督關稅交納，監(jiān)督執(zhí)行入庫、收取傭金，監(jiān)督銷售協(xié)議，監(jiān)督銷售協(xié)議執(zhí)行，監(jiān)督銷售回款及用途，收取代購資金，執(zhí)行分析，整理卷宗，售后服務。2.2流程圖2.3乳清粉業(yè)務資金流說明表職能環(huán)節(jié)事由支付時間付款方收款方采購付貨款提單日后90天買受方賣出方銷售收取代理費付貨款前買受方賣出方銷售收取貨款對外付出貨款后120天買受方賣出方§3乳清粉業(yè)務流程具體說明3.1采集信息(F1)采集信息是指工作人員通過各種渠道采集與乳清粉業(yè)務相關的市場信息和客戶信息，然后對所收集的信息進行解決，得到公司所需的各種市場分析報告、專題報告、客戶信息資料表等的過程。3.1.1工作環(huán)節(jié)3.1.1.1采集信息A.信息采集的渠道：專業(yè)報刊或經(jīng)濟類報刊：(列舉報刊名稱)；乳清粉行業(yè)相關互聯(lián)網(wǎng)站：(列舉網(wǎng)站名稱)；各種乳清粉研究報告：列舉乳清粉研究機構名稱；乳清粉記錄資料：列舉記錄資料的名稱；公司內部提供的信息（中煤進出口公司內部員工）；相關業(yè)務公司和員工B.信息采集的內容：市場信息：乳清粉相關的行業(yè)政策；乳清粉行業(yè)及相關行業(yè)的信息（涉及乳清粉市場價格、重要使用領域、市場容量等）；乳清粉行業(yè)最終目的使用市場信息；競爭對手信息?？蛻粜畔ⅲ河脩粜畔ⅲㄉ婕皣鴥任腥思白罱K客戶）；供應商信息（涉及國內供商及其競爭者）；C.信息采集的頻度：平常：專業(yè)報紙、專業(yè)互聯(lián)網(wǎng)站、平常業(yè)務聯(lián)系、公司內部信息；月度：專業(yè)雜志；年度：行業(yè)研究資料、記錄資料3.1.1.2解決信息解決信息的過程涉及：對信息進行整理、歸類，填寫相關的表格；對信息進行歸納分析。3.1.1.3呈報信息信息呈報的過程涉及：撰寫初稿；直接上級審核；定稿，打印，向公司領導呈報；存檔3.1.2工作結果3.1.2.1表達方式編寫《乳清粉信息簡報》；提供市場分析報告；提供客戶信息記錄；提供客戶信用信息；出具專題報告；其它需要呈報的報告3.1.2.2內容及格式《乳清粉信息簡報》應涉及以下內容（參見附件Y3-Y01：第XXX期《乳清粉信息簡報》）市場分析報告應涉及以下內容（參見附件Y3-Y02：第XXX期市場分析報告）：市場分析報告概述；市場變化信息；市場變化信息分析；公司針對變化應采用的對策建議；市場分析報告總結?？蛻粜畔⒂涗洃婕耙韵聝热荩嚎蛻袈?lián)系表（參見附件Y3-B01：客戶聯(lián)系表）；關鍵人物的個人資料（參見附件Y3-B02：關鍵人物的個人資料）；客戶概要信息記錄（參見附件Y3-B03：客戶概要信息記錄）；客戶信息表（參見附件Y3-B04：客戶信息表）?？蛻粜庞糜涗洃婕耙韵聝热荩骸犊蛻粜庞眯畔⒐芾砜ā?參見附件Y3-B05：客戶信用信息管理卡)；《客戶信用評價表》（參見附件Y3-B06：客戶信用評價表）；《客戶信用等級分類表》（參見附件Y3-B07：客戶信用等級分類表）；專題報告：

參見附件Y3-Y03：第XXX期專題報告其它需要呈報的報告：根據(jù)公司領導具體規(guī)定撰寫。3.2制定框架協(xié)議(F2)3.2.1工作環(huán)節(jié)3.2.1.1評價框架協(xié)議的合理性了解行業(yè)、合作伙伴相關信息（涉及對方的財務狀況），分析業(yè)務執(zhí)行情況，評價協(xié)議的風險，并提出改善或防范的措施。3.2.1.2商談修改框架協(xié)議條款內容業(yè)務部門負責人是框架協(xié)議的重要談判人，必要時由總經(jīng)理給予支持。協(xié)議條款擬定之后，協(xié)議修改人員應盡快修改協(xié)議文本。3.2.1.3法律顧問審核協(xié)議文本協(xié)議文本修改之后，應通過公司法律顧問審核，并由法律顧問出具法律意見書（內容涉及：協(xié)議條款審核法律意見、法律顧問簽章等，具體內容參見附件Y3-Y04：法律意見書），。3.2.1.4公司內部審批協(xié)議文本按如下協(xié)議審批程序：協(xié)議在部門負責人審核后，以“協(xié)議審核簽署單”形式，并附上《協(xié)議情況摘要表》作為附件上報；其后由公司財務負責人審核，簽署審核意見并署名，最后呈報公司負責人審閱、簽署。3.2.2工作結果框架協(xié)議（參見附件Y03-05：框架協(xié)議）。3.3制定計劃(F3)3.3.1工作環(huán)節(jié)3.3.1.1制訂年度銷售計劃的工作環(huán)節(jié)前一年度營銷工作總結分析；收集市場信息，研究市場分析報告；請客戶提供乳清粉年度進口計劃；制訂年度工作計劃和年度工作計劃；報公司領導審批。3.3.1.2制訂月度資金計劃根據(jù)客戶信息和年度預算，預計下個月的重要工作。根據(jù)需要完畢的工作任務編制具體的月度資金預算。將月度資金預算遞交財務部門，并呈送總經(jīng)理工作部備份。3.3.2工作結果3.3.2.1年度工作計劃的內容及格式銷售計劃年度工作計劃：下年度各市場營銷方案執(zhí)行的總體時間安排、資金費用預算；參見附件Y3-Y06：XXX年度工作計劃 （年度工作計劃）3.3.2.2月度資金預算的內容及格式月度資金計劃的內容上一月度資金使用情況總結，下一月度的資金預算，涉及支出和收入月度資金計劃的格式參見附件Y3-B08：月度資金計劃表。3.4與國外供貨商簽訂訂單協(xié)議(F4)3.4.1工作環(huán)節(jié)3.4.1.1商談協(xié)議具體條款內容業(yè)務執(zhí)行人是具體協(xié)議的重要談判人，必要時由業(yè)務部門負責人給予支持。3.4.1.2繕制協(xié)議文本協(xié)議條款擬定之后，協(xié)議繕制人員應盡快繕制協(xié)議文本。3.4.1.3公司內部審批協(xié)議文本按如下協(xié)議審批程序：協(xié)議在部門負責人審核后，以“協(xié)議審核簽署單”形式，并附上《協(xié)議情況摘要表》作為附件上報；其后由公司財務負責人審核，簽署審核意見并署名，最后呈報公司負責人審閱、簽署。3.4.2工作結果3.4.2.1協(xié)議內容及格式協(xié)議不同，其涉及的內容有所不同。協(xié)議信息摘要（參見附件Y3-B09：協(xié)議信息摘要表）；協(xié)議申請單（參見附件Y3-B10：協(xié)議申請單）；乳清粉采購協(xié)議（參見附件Y3-Y07：乳清粉采購協(xié)議）乳清粉運送保險協(xié)議（參見附件Y3-Y08：乳清粉運送保險協(xié)議）3.5與國內委托商簽訂訂單協(xié)議(F5)3.5.1工作環(huán)節(jié)3.5.1.1商談協(xié)議具體條款內容業(yè)務執(zhí)行人是具體協(xié)議的重要談判人，必要時由業(yè)務部門負責人給予支持。3.5.1.2繕制協(xié)議文本協(xié)議條款擬定之后，協(xié)議繕制人員應盡快繕制協(xié)議文本，并保證沒有文字錯誤。3.5.1.3公司內部審批協(xié)議文本按如下協(xié)議審批程序：協(xié)議在部門負責人審核后，以“協(xié)議審核簽署單”形式，并附上《協(xié)議情況摘要表》作為附件上報；其后由公司財務負責人審核，簽署審核意見并署名，最后呈報公司負責人審閱、簽署。3.5.2工作結果3.5.2.1協(xié)議內容及格式協(xié)議不同，其涉及的內容有所不同。協(xié)議信息摘要（參見附件Y3-B09：協(xié)議信息摘要表）；協(xié)議申請單（參見附件Y3-B10：協(xié)議申請單）；乳清粉業(yè)務代理協(xié)議（參見附件Y3-Y9：乳清粉業(yè)務代理協(xié)議）3.6供貨安排(船、貨)(F6)業(yè)務執(zhí)行人跟蹤國外供貨商備貨及發(fā)運情況，及時聯(lián)系國內委托人，傳遞外方信息。擬定船期是指乳清粉業(yè)務人員接受用戶傳報的到卸港船期安排，然后與國內用戶聯(lián)系，擬定海運船期的過程。3.6.1工作環(huán)節(jié)3.6.1.1接受用戶所報船舶到達卸港船期安排每月下旬，乳清粉業(yè)務人員與用戶電話或傳真聯(lián)系，取得用戶次月乳清粉到卸港船期安排。3.6.1.2跟蹤船舶動態(tài)業(yè)務執(zhí)行人應不斷跟蹤船舶動態(tài)，并及時告知國內用戶相關情況。3.6.2工作結果船舶動態(tài)信息的傳真文獻（參見附件Y3-Y10：傳真格式）3.7報關報驗(F7)報驗、報關是指船方的載貨船只到達目的港，進入中國海關時向中國海關報驗貨品、申報通關的過程。它涉及安排商檢、報關事宜和商檢報關費用支付兩個環(huán)節(jié)。3.7.1工作環(huán)節(jié)3.7.1.1安排商檢報關事宜受載船舶抵卸港前，規(guī)定供貨商按10/7/5/3/2/1天的時間間隔向業(yè)務人員提供受載船舶抵卸港報，并將上述船舶動態(tài)及時傳真給用戶和負責商檢報關的業(yè)務單位，請他們分別做好乳清粉進口的報驗、報關和接卸船工作。敦促負責商檢報關的業(yè)務單位做好乳清粉進口的報驗、報關。聯(lián)系卸港代理、用戶、船方做好船舶靠泊、卸貨等的準備工作。督促負責商檢報關的業(yè)務單位向相關部門索取代墊費用的發(fā)票，并將發(fā)票正本快遞至中煤進出口公司。3.7.1.2商檢報關費用支付業(yè)務人員應及時向負責商檢報關的業(yè)務單位索要支付關稅、增值稅的單據(jù)3.7.2工作結果關稅發(fā)票（參見附件：Y3-Y11關稅發(fā)票）增值稅發(fā)票（參見附件：Y3-Y12增值稅發(fā)票）3.8監(jiān)督關稅交納(F8)3.8.1工作環(huán)節(jié)及時告知國內客戶船舶動態(tài)及時告知國內客戶關納關稅保證金及商檢費3.8.2工作結果告知國內客戶關納關稅保證金及商檢費傳真文獻（參見附件Y3-Y13：傳真格式）3.9監(jiān)督執(zhí)行入庫,收取傭金(貨控權)(F9)3.9.1工作環(huán)節(jié)貨抵目的港后，業(yè)務執(zhí)行人應到現(xiàn)場檢查卸貨及入庫情況。入庫后由倉倉儲存方提供入庫單。出庫時要有中煤出具的出庫告知單才干出庫。規(guī)定客戶定期傳真貨品的儲運、盤點及發(fā)貨紀錄。必要時應到現(xiàn)場檢查貨品保管及發(fā)放情況，抽檢倉儲紀錄，進行監(jiān)盤。做到賬賬相

符、賬實相符。告知國內客戶支付相應傭金3.9.2工作結果入庫單（參見附件Y3-B12：入庫單）出庫告知單（參見附件Y3-B13：出庫告知單）庫存情況核算表（參見附件Y3-B14：庫存情況核算表）收到傭金3.10代購貨款支付(F10)支付乳清粉貨款是指中煤進出口公司按照協(xié)議規(guī)定，依照商業(yè)發(fā)票支付乳清粉貨款的過程。它涉及獲取卸港單據(jù)、審核卸港單據(jù)、爭議解決、起草付款申請，提交財務部門，繕制境外匯款申請書，對外付款5個環(huán)節(jié)。3.10.1工作環(huán)節(jié)3.10.1.1獲取卸港單據(jù)規(guī)定負責商檢報關的業(yè)務單位傳真如下單據(jù)并將正本快遞：卸港質量證書、卸港重量證書、關單。3.10.1.2審核卸港單據(jù)業(yè)務人員在收到卸港質量檢測結果之后，應與協(xié)議的規(guī)定進行對比，看檢測指標是否與協(xié)議相符。3.10.1.3爭議解決假如發(fā)現(xiàn)卸港質量檢測指標與協(xié)議不符，則應及時將該結果通告用戶，然后有關各方就質量問題進行協(xié)商，達成共識。3.10.1.4起草付款申請，提交財務部門在卸港質量檢測結果各項乳清粉指標符合協(xié)議規(guī)定或就質量問題達成共識之后，業(yè)務人員應起草貨款付款申請，提交公司財務部門。付款申請應附如下單據(jù)：正本協(xié)議、正本提單、正本商業(yè)發(fā)票、正本報關單。3.10.1.5繕制境外匯款申請書，對外付款業(yè)務人員根據(jù)財務部門的指示，繕制銀行付款申請單，提交財務部門對外付款。在貨款支付過程中，如發(fā)生各種非我方因素（如國家調整有關的外匯政策）導致的貨款遲付問題時，業(yè)務人員應及時將有關情況通報供貨商，以取得供貨商的諒解并應盡量縮短遲付時間。3.10.2工作結果報關單，參見附件Y3-Y14；貨款支付申請單，參見附件Y3-Y15；3.11監(jiān)督銷售協(xié)議簽訂(F11)3.11.1工作環(huán)節(jié)業(yè)務執(zhí)行人及時了解國內委托人銷售協(xié)議簽訂情況向對國內委托人索取一份協(xié)議復印件3.11.2工作結果銷售協(xié)議復印件（參見附件Y3-Y16：銷售協(xié)議）3.12監(jiān)督銷售協(xié)議執(zhí)行(出庫及銷售)(F12)3.12.1工作環(huán)節(jié)出庫時要有中煤出具的出庫告知單才干出庫。規(guī)定客戶定期傳真貨品的儲運、盤點及發(fā)貨紀錄。必要時應到現(xiàn)場檢查貨品保管及發(fā)放情況，抽檢倉儲紀錄，進行監(jiān)盤。做到賬賬相符、賬實相符。3.12.2工作結果出庫告知單（參見附件Y3-B13：出庫告知單）乳清分出庫實時紀錄（參見附件Y3-B14：乳清分出庫實時紀錄）庫存情況核算表（參見附件Y3-B15：庫存情況核算表）3.13監(jiān)督銷售回款及用途(F13)3.13.1工作環(huán)節(jié)業(yè)務執(zhí)行人根據(jù)傳真提單擬定付款日期，準備付款申請單。付款申請單由相關部門進行審批。財務部門根據(jù)協(xié)議規(guī)定計算代理費數(shù)額，由業(yè)務執(zhí)行人傳真書面催款書給客戶催收代理費。財務部門作付匯申請，和外匯管理局聯(lián)系付匯事項。財務部門受到收到收到代理費后告知業(yè)務執(zhí)行人向客戶反饋收款情況，安排TT付款給國外供貨商。財務部門付款后，由業(yè)務執(zhí)行人向客戶反饋付款情況，以書面形式初次催收貨款。3.13.2工作結果貨款/費用支付申請表（參見附件Y3-B16：付款申請表）代理費計算表（參見附件Y3-B17：代理費計算表）3.14收取代購資金結算(F14)3.14.1工作環(huán)節(jié)付款日九十天后，由業(yè)務執(zhí)行人以電話和書面告知的形式告知國內委托人應在一百二十天內準備付款。財務部門收集相關單據(jù)與客戶結算。財務部門受到收到收到貨款后，應告知業(yè)務執(zhí)行人向客戶反饋收款信息。3.14.2工作結果貨款結算發(fā)票（參見附件Y3-Y17：貨款結算發(fā)票）收到貨款3.15執(zhí)行分析(風險控制分析)(F15)執(zhí)行情況分析是對乳清粉業(yè)務情況的分析、總結，重要是針對工作中的一些重要事項的分析、總結，它是業(yè)務人員改善工作的一個自我提高過程。3.15.1工作環(huán)節(jié)3.15.1.1匯總月度相關信息應在每月3日前，收集、匯總上月月度信息，其內容涉及上月銷售計劃、上月資金計劃、每月款項匯總分析表及售后服務效果分析表等。3.15.1.2分析月度相關信息應在每月