成功會議的關(guān)鍵

成功會議的關(guān)鍵--策劃無論是什麼行業(yè)的企業(yè)或單位舉辦會議，不論籌劃此會議的籌劃者經(jīng)驗是否豐富，單純站在舉舉辦方的的立場與與角度上上看問題題，都會會面臨各各種問題題：1:需要要做些什什麼？桂林林會議有有各種類類型，不不同的桂桂林會議議需要不不同的環(huán)環(huán)境，召召開會議議是要達達到一定定的目目的和目目標。因因此第一一個重要要步驟是是收集方方方面面面的信息息，通過過收集這這些信息息可以制制定出出旨在完完成手頭頭眾多工工作的計計劃。2:誰來來籌劃會會議？從秘秘書到公公司總裁裁，每個個人多多多少少都都可能會會參與會會議的籌籌劃，只只不過有有人是專專職從事事這項工工作，有有的是兼兼任此職職，此外外還有其其他職責(zé)責(zé)。無論論是專職職還是兼兼職，最最終結(jié)果，是是使會議議順利完完成。他他們的工工作效率代表表著主辦辦單位或或公司的的工作水水平。會議籌劃者者的職責(zé)責(zé)：作作為會議議籌劃者者，要負負責(zé)去做做各種各各樣的工工作。下下列的各各項工作作能反映映會議籌籌劃者這一一角色的的多面性性。#善于與與人共事事#善于注注意小節(jié)節(jié)#善于解解決問題題#善于與與人協(xié)商商#能夠管管理會議議財務(wù)事事宜#熟悉酒酒店運作作#能夠安安排恰倒倒好處的的菜單#能夠熟熟練操作作電腦#能夠熟熟練地與與視聽服服務(wù)公司司打交道道#能妥善善接待貴貴賓和外外國客人人#熟知各各種禮儀儀#行事果果斷、執(zhí)執(zhí)著會會議籌劃劃者的任任務(wù)：##制定定計劃，確確定必須須要做的的事項以以滿足會會議的需需要并達達到會議議確定的的目標##制定定會議議議程##了解解可供使使用的場場所和設(shè)設(shè)施情況況##選擇擇或提議議合適的的場所##檢查查并比較較各項設(shè)設(shè)施##安排排交通事事宜##協(xié)調(diào)調(diào)會務(wù)工工作人員員的活動動#招招收、培培訓(xùn)會務(wù)務(wù)人員和和廣告人人員##制定定可行預(yù)預(yù)算或按按既定預(yù)預(yù)算安排排有關(guān)工工作##確定定各項工工作的時時間安排排##視察察選定的的場所和和設(shè)施##與各各有關(guān)方方面進行行接洽（運運輸公司司、旅行行社、視視聽服務(wù)務(wù)公司）##確定定印刷公公司##安排排食品、飲飲料有關(guān)關(guān)事宜##討價價還價##同會會議發(fā)言言人和各各位貴賓賓進行聯(lián)聯(lián)系33:主要要會議類類型：##銷售售會議：：一般是是為了宣宣布開始始銷售某某種產(chǎn)品品或銷售售期限。例例如季度度銷售會會議，或或者是對對前一個個銷售期期間進行行總結(jié)和和表彰。##年會會：可以以是公司司股東大大會，也也可能是是行業(yè)協(xié)協(xié)會每年年一次的的會員大大會。##產(chǎn)品品發(fā)布會會：是為為了向?qū)I(yè)群體體和消費費者介紹紹和推廣廣某一新新產(chǎn)品。##研討討會：是是為了提提供信息息和討論論該信息息而舉辦辦的會議議。研討討會一般般讓與會會者相互互交流并有有意見反反饋。##專業(yè)業(yè)會議：：是就某某個領(lǐng)域域的問題題進行討討論、咨咨詢和交交流信息息而召開開的會議議。一般般包括主會會和討論論問題、解解決問題題的小組組會議。##獎勵勵會議：：是為了了員工分分銷商或或客戶的的出色工工作表現(xiàn)現(xiàn)進行表表彰獎勵勵。##培訓(xùn)訓(xùn)會議：：一般要要用至少少一天，多多則幾周周時間開開展培訓(xùn)訓(xùn)活動的的會議。這這類培訓(xùn)訓(xùn)需要有特定定的場所所，培訓(xùn)訓(xùn)內(nèi)容高高度集中中，由某某個領(lǐng)域域的專業(yè)業(yè)培訓(xùn)人人員教授授，而且且通過培培訓(xùn)要實實現(xiàn)某些些目的和和目標。44:會議議籌劃步步驟：目的的和目標標：確定定會議的的目的和和目標、制制定會議議議程是是會議的的重心所所在。會會議的目標標和目的的有以下下一些：：#培訓(xùn)#通通知##教育育#探討問問題##做決決策#引入新新事物或或介紹新新人員#激勵#開開發(fā)##展示示#促進與與改善#解解決問題題#討論如如何贏利利#贏利55:在你你籌劃一一個會議議時，你你最好向向上司、會會議主辦辦人或會會議主席席描述一一下會議議的目的的和要求達達到的結(jié)結(jié)果，如如果你們們的意見見相符，你你就可以以做下一一步的籌籌劃了：：##預(yù)計計召開會會議的日日期；##會議議預(yù)計召召開幾天天；##打算算在什麼麼地方召召開會議議；##會議議形式或或程序是是什麼；；##需要要多大的的場地；；##以前前開過這這樣的會會議嗎？？結(jié)果如如何；##將有有多少人人到會；；##會議議預(yù)算是是多少；；#與與會者對對費用開開支很在在意嗎？？#打算算選用什什麼級別別的酒店店和設(shè)施施；##打算算選用最最高級的的房間標標準是什什麼；##誰來來制作會會議邀請請函；##會議議需要向向與會者者打印相相關(guān)資料料嗎？##會議議的發(fā)言言人有哪哪些？##會議議需要什什麼樣的的視聽設(shè)設(shè)備；##需要要食品、飲飲料的酒酒會、招招待會有有幾次；；##與會會者可以以攜帶家家屬嗎？？##打算算為與會會者安排排一些特特別活動動嗎？打打算為與與會者及及其家屬屬安排一一些特別別活動嗎嗎？是是否打算算為與會會者的家家屬安排排一些特特別活動動嗎？##有誰誰來承擔(dān)擔(dān)這些活活動的費費用。酒店會議常常識1．會議的的性質(zhì)：：為政政治、經(jīng)經(jīng)濟、文文化、商商貿(mào)及交交流服務(wù)務(wù)的活動動。2．會議的的市場規(guī)規(guī)模：根據(jù)國國際大會會和會議議協(xié)會（IICCAA）統(tǒng)計計：以國國際會議議為例：：每年全全世世界每年年舉辦的的參加國國超過44個、與與會外賓賓人數(shù)超超過500人的各各種國際際會議有有40萬萬個，其其市場價價值超過過28000億美美圓。3．中國會會議市場場現(xiàn)狀：：1）與國際際發(fā)達的的會議市市場相比比，中中國的會會議旅游游業(yè)尚在在起步階階段。表現(xiàn)在在：a)專專業(yè)辦會會的組織織或公司司很少。b)缺缺乏會議議專業(yè)服服務(wù)的人人員，更更談不上上專業(yè)的的培訓(xùn)人人員。2）會議展展覽、獎獎勵旅游游已成為為中國旅旅游業(yè)的的重要客客源市場場。3）全國三三星級以以上的飯飯店大多多具備接接待會議議的設(shè)施施及能力力，主要要目的地地城市具具有一批批有經(jīng)驗驗的會展展組織人人員及場場館，再再加上豐豐富的旅旅游資源源構(gòu)成了了一套完完整的的的會議市市場發(fā)展展的基基礎(chǔ)。4．．有必要要了解酒酒店會議議的基本本常識：：1）酒店是是接待會會展的核核心接待待部門。2）目目前大部部分的會會議市場場是以酒酒店會議議占大部部分。5．．酒店接接會議的的好處：：1）利潤高高。因會會議旅游游者不僅僅經(jīng)費來來源可靠靠。消費費水平較較高。一般會會議旅游游者的平平均消費費是普通通旅游者者的三倍倍。2）有利于于擴大酒酒店的影影響，提提高酒店店的知名名度。3）可調(diào)節(jié)節(jié)酒店的的淡季市市場。6．．接好酒酒店會議議需注意意的要點點：1）會會議團到到前作好好準備。2）第第一天會會議團到到時最容容易出問問題，需需特別關(guān)關(guān)注會議議團。3）作作好會議議的溝通通協(xié)調(diào)工工作。4）每每天對清清帳目。5）隨隨時關(guān)注注客人的的意見，并并及時反反映給相相關(guān)人員員。6）注注意會議議價格的的保密性性。7）熟熟知酒店店接待設(shè)設(shè)施的基基本情況況。8）監(jiān)監(jiān)督和落落實會議議的各項項安排。9）會會議結(jié)束束后給相相應(yīng)的酒酒店部門門給予評評價。100）總結(jié)結(jié)會議接接待中的的問題及及好的經(jīng)經(jīng)驗。7．．會議室室常見的的擺臺：：1))戲院式式2))課桌式式3）UU型44）回型型5）橢橢圓型6）長長方行7）會會見式8）圓圓桌式9）雞雞尾酒式式100）舞臺臺式111）T型臺臺8．會議議常見的的設(shè)施及及工具1）屏幕2）投投影儀（膠膠片投影影儀及多多媒體投投影儀）33）錄像像機44）VCCD55）音響響6）話話筒（有有線、無無線、立立式、座座式及紐紐扣麥克克風(fēng)）77）鐳射射筆88）幻燈燈機99）講臺臺100）舞臺臺111）夾紙紙板112）大白板板133）簽到到臺114）名名片缽15）馬馬克筆16）鉛鉛筆177）信簽簽188）會議議桌椅19）插插線板20）彩彩電221）橫橫幅222）指指示牌23）告告示牌244）桌卡卡255）主席席臺226）盆盆景227）鮮鮮花228）背背景板30）隔隔板331）燈燈光照明明322）同聲聲翻譯系系統(tǒng)。9．會議常常見的用用餐形式式：1）圓圓桌式2）自自助式3）雞雞尾酒會會3）零零點44）外賣賣會議商務(wù)考考察安排排實際上，會會展考察察或者旅旅游大都都是為嘉嘉賓特別別安排的的、具有有公關(guān)性性質(zhì)的行行為，當(dāng)當(dāng)然不排排除部分分行為是是真正的的商務(wù)考考察(為為獲取行行業(yè)或者者相關(guān)行行業(yè)信息息而舉行行的市場場調(diào)研性性質(zhì)的動動作)。1、真正正的商務(wù)務(wù)考察：：此類商商務(wù)考察察實際上上主辦者者已經(jīng)作作好安排排，需要要會展中中介公司司提供的的服務(wù)只只是目的的地住宿宿餐飲預(yù)預(yù)定與安安排、交交通工具具、司乘乘人員及及向?qū)В煽赡艿脑捲捫枰兄薪楣舅緟f(xié)助解解決媒介介邀請及及映像資資料攝制制。中介介公司的的職能大大體等同同于主辦辦者的前前導(dǎo)服務(wù)務(wù)及后勤勤保障部部門。2、會展展旅游：：一般而而言，會會展旅游游基本安安排短線線旅行，旅旅程很少少離開會會展舉辦辦地5000公里里以上，時時間不會會超過448小時時(大多多數(shù)為224小時時以內(nèi)))。少數(shù)數(shù)旅程可可能超過過10000公里里以上，時時間可以以長達一一周———甚至可可以跨國國旅行。此此時中介介公司的的作用就就相當(dāng)于于旅行社社，將提提供線路路咨詢、線線路包價價購買、導(dǎo)導(dǎo)游、景景點票務(wù)務(wù)、車輛輛、住宿宿餐飲安安排、旅旅游保險險購買、落落實異地地返程票票務(wù)等服服務(wù)。會議、展覽覽和旅游游現(xiàn)在，人們們經(jīng)常說說起會展展旅游，但但什么是是會展旅旅游卻沒沒有一個個明確的的概念。我我們從會會議、展展覽和旅旅游三者者的關(guān)系系入手，分分析一下下三種認認識誤區(qū)區(qū)：（一一）在會會展業(yè)中中，重展展覽、輕輕會議人人們雖然然經(jīng)常提提到會展展業(yè)，但但在實際際工作中中，都是是重展覽覽，輕會會議。從從統(tǒng)計資料上來來看，也也是展覽覽的數(shù)據(jù)據(jù)多，會會議的數(shù)數(shù)據(jù)少，這這說明目目前國內(nèi)內(nèi)對會議議業(yè)的重重視程度度尚不及及展覽業(yè)業(yè)，其突突出表現(xiàn)現(xiàn)就是專專業(yè)的會會議策劃劃和服務(wù)務(wù)公司未未成氣候候，缺乏乏專業(yè)會會議組織織者（PPCO）。（二二）把會會展和旅旅游混為為一談會會展旅游游只是會會展業(yè)與與旅游業(yè)業(yè)有機結(jié)結(jié)合后的的一種旅旅游產(chǎn)品品形式，或或者說是是旅游企企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)經(jīng)營多多元化的的重要途途徑之一一，不能能稱其為為產(chǎn)業(yè)。在在會展發(fā)發(fā)達國家家，一般般將會議議業(yè)和旅旅游業(yè)歸歸口在會會議旅游游局或觀觀光局下下進行統(tǒng)統(tǒng)一管理理，展覽覽業(yè)則作作為一個個單獨的的行業(yè)。（三三）會展展業(yè)是旅旅游業(yè)的的一部分分也有專專家認為為，“會展業(yè)業(yè)是當(dāng)今今世界都都市旅游游業(yè)的重重要組成成部分”，這種種觀點存存在明顯顯的漏洞洞，因為為，無論論是旅游游主管部部門開始始專門研研究會展展活動對對旅游業(yè)業(yè)的作用用，還是是各大旅旅游企業(yè)業(yè)紛紛拓拓展會展展旅游業(yè)業(yè)務(wù)，都都不能改改變會展展活動的的信息交交流或產(chǎn)產(chǎn)品展示示的性質(zhì)質(zhì)，這一一點與旅旅游活動動有著根根本區(qū)別別。相反反，這些些現(xiàn)象只只是說明明了會展展活動對對旅游業(yè)業(yè)的巨大大推動作作用，而而我國在在旅游業(yè)業(yè)介入會會展活動動方面還還做得遠遠遠不夠夠，其直直接表現(xiàn)現(xiàn)就是會會展旅游游發(fā)展的的明顯滯滯后。幾幾個基本本概念的的界定所所謂會議議，是指指人們懷懷著各自自相同或或不同的的目的，圍圍繞一個個共同的的主題，進進行信息息交流或或聚會、商商討的活活動。一一次會議議的利益益主體主主要有主主辦者、承承辦者和和與會者者（許多多時候還還有演講講人），其其主要內(nèi)內(nèi)容是與與會者之之間進行行思想或或信息的的交流。展展覽會是是一種具具有一定定規(guī)模，定定期在固固定場所所舉辦的的，來自自不同地地區(qū)的有有組織的的商人聚聚會。根根據(jù)展覽覽內(nèi)容的的不同，國國際博覽覽會聯(lián)盟盟（UFFI）將將展覽會會分為三三類，即即綜合性性展覽會會、專業(yè)業(yè)展覽會會和消費費展覽會會。一次次展覽會會的利益益主體主主要包括括主辦者者、承辦辦者、參參展商和和專業(yè)觀觀眾，其其主要內(nèi)內(nèi)容是實實物展示示，以及及參展商商和專業(yè)業(yè)觀眾之之間的信信息交流流和商貿(mào)貿(mào)洽談。所所謂旅游游，是指指人們出出于和平平目的的的旅行和和逗留所所引起的的一切現(xiàn)現(xiàn)象和關(guān)關(guān)系的總總和。這這些人不不會在旅旅游目的的地定居居和就業(yè)業(yè)。一次次旅游活活動的順順利完成成主要依依賴三個個要素，即即旅游者者、旅游游目的地地（旅游游資源）和和旅游業(yè)業(yè)，其根根本特點點是旅游游者的異異地流動動性（包包括異地地消費），這這一點與與會議、展展覽會極極為相似似。通通過上述述分析，我我們可以以得出三三個結(jié)論論：其一一，盡管管目前國國內(nèi)普遍遍采用“會展業(yè)業(yè)”的提法法，但會會議與展展覽會在在主體內(nèi)內(nèi)容和運運作方式式上存在在本質(zhì)的的區(qū)別；；其二，會會議、展展覽會與與旅游活活動是緊緊密聯(lián)系系、相互互滲透的的，但絕絕不是簡簡單的等等同或包包容的關(guān)關(guān)系；其其三，會會展活動動和旅游游都有一一個共同同的特征征，即服服務(wù)對象象的異地地流動性性，這為為兩者在在具體運運作上的的合作提提供了基基礎(chǔ)條件件。因此此，會展展業(yè)和旅旅游業(yè)之之間可以以談對接接或互動動，但絕絕不能劃劃等會議常見的的幾種類類型■研討會議議研討型會議議通常專專業(yè)性較較強，參參與的人人數(shù)不是是很多，除除非是行行業(yè)標準準討論，一一般不會會超過1100人人。這類類研討會會的關(guān)鍵鍵點是會會場及地地點選擇擇。會場——除除一般性性的主會會場外，通通常需要要一些小小型會所所以便分分組討論論。主會會場的布布置除保保留主持持人外，其其他座位位應(yīng)當(dāng)體體現(xiàn)平等等精神，發(fā)發(fā)言用的的麥克風(fēng)風(fēng)應(yīng)該每每個座位位都有———除非非人數(shù)小小于155人。關(guān)于地點，通通常選擇擇相對封封閉、安安靜、利利于保密密的地點點，最好好能在郊郊區(qū)環(huán)境境優(yōu)美會會所———應(yīng)當(dāng)滿滿足夜間間娛樂休休閑、團團隊精神神訓(xùn)練、場場景變換換、交通通相對方方便等要要求?！雠嘤?xùn)會議議培訓(xùn)會議也也是專業(yè)業(yè)型會議議，通常常是企業(yè)業(yè)內(nèi)部或或者教育育部門舉舉辦。除除帶有研研討性質(zhì)質(zhì)外，更更多的是是技能交交流及知知識傳授授，所以以培訓(xùn)會會議對場場地的要要求相對對較高———除了了一般的的封閉式式會場外外，應(yīng)該該還有各各類拓展展訓(xùn)練設(shè)設(shè)施或者者場地，可可能的話話還應(yīng)該該有高品品質(zhì)的休休閑放松松場地。培培訓(xùn)會議議的關(guān)鍵鍵點：場場地、培培訓(xùn)設(shè)施施及培訓(xùn)訓(xùn)師。■社團會議議社團會議通通常為純純會議，往往往需要要發(fā)布一一些宣言言或者決決議之類類的書面面信息。所所以社團團會議經(jīng)經(jīng)常配合合新聞發(fā)發(fā)布會舉舉行。舉舉行此類類會議，表表決設(shè)施施、現(xiàn)場場會員排排序及會會場控制制是關(guān)鍵鍵。作預(yù)預(yù)算的時時候應(yīng)當(dāng)當(dāng)考慮新新聞傳媒媒成本———包括括記者的的邀請、交交通、住住宿及餐餐飲安排排等?！龉嫘?/技術(shù)性性論壇此類會議多多為公開開性會議議，系列列分會將將是此類類會議的的特點，所所以會議議場所的的選擇非非常重要要，基本本要求是是可以分分割或者者主會場場附帶小小會場，對對會議設(shè)設(shè)施要求求也比較較高———同聲傳傳譯、傳傳媒記者者招待、多多媒體、視視頻直播播以及討討論場地地等均有有可能要要求提供供。此外外，如果果會議主主辦地的的會場不不能滿足足幾種分分割要求求，那么么會務(wù)交交通就成成為需要要重點考考慮的內(nèi)內(nèi)容。■訂貨交流流會議此類會議實實際上兼兼有展覽覽性質(zhì)，因因此會場場的要求求相對特特別。理理想的場場地應(yīng)該該是專門門的展覽覽館或者者會展中中心，帶帶有商務(wù)務(wù)會所或或者類似似場地則則再完美美不過。如如果是小小型訂貨貨交流會會，可以以設(shè)立在在大型商商務(wù)型酒酒店。組組織或者者代理此此類會議議的關(guān)鍵鍵點是：：場地選選擇、會會場控制制、展覽覽布置。為什么要召召開會議議？為什么要召召開會議議？會議是人們們懷著各各種不同同的目的的聚集在在一起的的活動，有有規(guī)模和和長短之之分。人人們出于于各種各各樣的目目的主辦辦或參加加會議，為為了能成成功的舉舉行一個個會議，吸吸引大眾眾或特殊殊的目標標團體參參加，那那么一個個完美的的會議是是絕對少少不了一一個周密密的策劃劃，與會會者在參參加過一一個策劃劃周密的的會議之之后才能能帶著滿滿意離開開?？梢娨姇h策策劃的重重要性在在舉行會會議中起起著舉足足輕重的的作用。那么策策劃一個個會議的的要素是是什么？？一個完善的的會議策策劃主要要包括幾幾個要素素：1、會議策策劃會議的策劃劃必須反反映出會會議目標標及與會會者的特特點。雖雖然這里里看似理理所當(dāng)然然，但是是會議主主辦者卻卻往往從從策劃開開始入手手。主辦辦者準備備開某個個會議，覺覺得該會會議很有有意義，于于是要求求承辦者者策劃出出一個方方案，因因為策劃劃會議需需要做很很多工作作，而一一個人是是不能獨獨立完成成的。那那么策劃劃這個會會議的成成員一定定要求有有豐富的的經(jīng)驗、策策劃能力力和清醒醒的頭腦腦來完成成這個策策劃項目目。2、策劃要要素會議策劃有有諸多要要素：會會議目標標、人選選和會議議的運做做。要使使會議成成功，就就必須使使這三個個要素彼彼此一致致。目標：策劃劃委員會會要有一一個具體體的目標標，對策策劃委員員會的要要求是否否有書面面落實？？策劃委委員會的的各個操操作領(lǐng)域域是否有有具體的的指派？？策劃委委員會與與承辦者者之見的的關(guān)系是是否明確確？策劃劃委員會會應(yīng)想誰誰負責(zé)？？會議結(jié)結(jié)束時委委員會合合時結(jié)束束使命？？人選：策劃劃委員會會的成員員是否要要從主辦辦組織內(nèi)內(nèi)部選取??？策劃劃委員會會成員是是志愿者者還是指指派？是否存在選選擇策劃劃委員會會成員的的現(xiàn)成過過程？運做：策劃劃的預(yù)算算，前期期是否進進行會場場實地考考察？成成員多久久聚會一一次？是是否負責(zé)責(zé)設(shè)計評評估？是否要建立立一定的的人際關(guān)關(guān)系？工工作過程程是否要要被紀律律下來以以備將來來會議參參考。以上等等因因素共同同決定了了一個完完整的會會議的進進行！可可見會議議的策劃劃是何等等的重要要。3、職責(zé)分分配職責(zé)的分配配是使會會議井然然有序的的基本條條件，在在會議舉舉辦前就就應(yīng)該對對其分好好工；會議主辦者者、承辦辦者和策策劃委員員會的職職責(zé)擬定定表工作主辦辦者承承辦者策劃委委員會確定會議目目標DDMRRMRR會議選址DMMRMMR定義與會者者人群DNNAMMR確定會議持持續(xù)時間間MRRNAAD確定會議日日期DDMRRMRR調(diào)配資源NARDD選擇后勤人人員NNAMMRDD批準預(yù)算DRRMRR代碼：MMR=提提出建議議R==處理D=決決策NNA=無無關(guān)通過上面的的概況介介紹，大大家對會會議策劃劃和實施施都有了了明確的的認識，會會議策劃劃的重要要是所有有會議必必要條件件。會議流程介介紹★準備工作作1接到會會議（會會展）意意向后，合合理報價價立即回回復(fù)，并并提出我我方的合合理化建建議。2可為客客戶進行行會議((會展))的設(shè)計計與策劃劃服務(wù)。3根據(jù)要要求預(yù)定定酒店，會會議（會會展）場場地、車車輛等。4準備會會務(wù)用品品：代表表證、會會徽、紀紀念品。5提供公公關(guān)禮儀儀、文秘秘、翻譯譯服務(wù)，代代租會務(wù)務(wù)所需設(shè)設(shè)備?！飼h接待待1會議（會會展）場場所的布布置：歡歡迎牌、橫橫幅、指指示牌、會會議資料料、紙、筆筆、飲料料、設(shè)備備測試等等。2按客戶戶需要安安排接送送與會賓賓客，協(xié)協(xié)助會務(wù)務(wù)組辦理理賓客簽簽到等工工作。3會議用用餐及宴宴會安排排。4會后旅旅游、娛娛樂考察察等活動動。5提供返返程飛機機票、火火車票。----------------------------------------------------------------------------------------------------------一般而言，作作為專業(yè)業(yè)的會展展公司承承接/代代理各類類會議及及展覽，大大多經(jīng)過過以下幾幾個環(huán)節(jié)節(jié)：1、策劃作為專專業(yè)的會會展代理理公司，我我們提供供會展企企劃代理理，告訴訴我們你你的想法法或者點點子，我我們?yōu)槟隳闾峁┛煽尚行苑椒桨浮⒄姓姓蛊髣潉?、會議議回執(zhí)等等等。2、咨詢在此階階段，我我們將與與委托方方進行初初步溝通通，并就就委托方方的一些些關(guān)心點點提出自自己的預(yù)預(yù)案供選選擇———譬如在在預(yù)算范范圍內(nèi)最最適宜的的會議場場所、推推薦參加加者下榻榻的酒店店、選擇擇合適的的餐飲場場所及與與預(yù)算相相適應(yīng)的的菜譜、會會展交通通流程、接接待流程程等。3、考察如果您您認為溝溝通后可可以相信信我們，那那么我們們可以進進入這個個階段———我們們會安排排您或者者您的代代表到目目的地考考察我們們?yōu)槟崽峁┑木凭频?、會會議場地地、環(huán)境境、交通通車輛及及會展設(shè)設(shè)備細節(jié)節(jié)等等，并并在此階階段就服服務(wù)項目目、服務(wù)務(wù)流程、推推進計劃劃、服務(wù)務(wù)價格等等內(nèi)容進進行深入入探討，大大致明確確雙方的的責(zé)任與與義務(wù)。4、確定這個時時間需要要的是耐耐心與細細致———我們得得一一推推敲設(shè)想想得流程程及預(yù)案案，盡可可能把方方案細化化，然后后以書面面的形式式確認雙雙方的權(quán)權(quán)利、義義務(wù)與責(zé)責(zé)任，并并簽署相相關(guān)服務(wù)務(wù)協(xié)議。5、執(zhí)行嚴格而而又人性性化地執(zhí)執(zhí)行協(xié)議議，將是是雙方合合作精神神的高度度升華。不不管設(shè)想想如何完完美，任任何計劃劃都是存存在紕漏漏的，需需要合作作雙方本本著合作作的理念念，拋開開暫時的的不合，以以會展的的圓滿結(jié)結(jié)局為一一致奮斗斗目標。在在此期間間，雙方方需要口口頭或書書面承諾諾原來協(xié)協(xié)議以外外的服務(wù)務(wù)視為協(xié)協(xié)議的延延伸，并并臨時決決定雙方方簽字負負責(zé)人，所所有臨時時往來允允許采取取事前商商議、事事后結(jié)算算的方式式執(zhí)行。6、結(jié)算雙方財財務(wù)人員員認真核核對各類類單據(jù)，嚴嚴格按照照協(xié)議執(zhí)執(zhí)行核算算。好策劃讓會會議少花花錢辦大大事對會議議營銷策策劃，企企業(yè)中一一般存在在著兩種種截然不不同的觀觀點與做做法：有有的企業(yè)業(yè)，包括括國內(nèi)知知名的大大型企業(yè)業(yè)，仍無無法脫離離粗放式式的營銷銷管理，常常常倉促促應(yīng)戰(zhàn)，會會議營銷銷工作缺缺乏針對對性目的的，策劃劃組織尚尚停留在在模仿階階段，缺缺乏對自自身品牌牌獨特風(fēng)風(fēng)格、獨獨特銷售售方式等等的深入入研發(fā)與與創(chuàng)新；；另一類類企業(yè)則則在展會會參加前前比較早早的時間間內(nèi)就制制定了嚴嚴密，甚甚至苛刻刻的會議議營銷計計劃指導(dǎo)導(dǎo)其工作作的開展展。但遺遺憾的是是，制定定的計劃劃與展會會當(dāng)時的的背景、消消費需求求、社會會潮流脫脫節(jié)，因因而會議議所產(chǎn)生生的效果果也就大大大打了了折扣。分分析原因因，筆者者認為，會會議營銷銷沒有發(fā)發(fā)揮應(yīng)有有作用的的原因主主要集中中在以下下幾個方方面：一、缺缺乏科學(xué)學(xué)有效的的營銷工工作規(guī)劃劃。面對對紛繁而而至的眾眾多會議議，沒能能選對適適時、適適度與企企業(yè)營銷銷計劃相相匹配的的會議，甚甚至倉促促、盲目目參展。二、缺缺乏戰(zhàn)略略性的規(guī)規(guī)劃，僅僅僅將會會議營銷銷的工作作作為一一種事務(wù)務(wù)性工作作對待。為為了參展展而參展展。會議議的最終終目的？？會議上上要向誰誰傳播哪哪些信息息？會議議上如何何吸引目目標觀眾眾？如何何勝出對對手的傳傳播？均均未曾深深入去考考慮。三、在在組織策策劃會議議的過程程中，企企業(yè)內(nèi)部部決策管管理層與與執(zhí)行層層之間，企企業(yè)與外外協(xié)單位位之間缺缺乏良好好的溝通通。造成成各自對對展會策策劃、組組織方式式、目的的存在理理解上的的偏差。例例如，企企業(yè)欲推推廣的產(chǎn)產(chǎn)品、品品牌文化化與展臺臺搭建的的風(fēng)格、活活動組織織的方式式脫節(jié)。四、在在制定預(yù)預(yù)算的同同時高估估了會議議效果的的回報，造造成展會會投入與與產(chǎn)出比比例不協(xié)協(xié)調(diào)。近近來國內(nèi)內(nèi)展會的的一個不不良現(xiàn)象象就是相相互攀比比，展臺臺搭建、活活動組織織一味求求大、求求豪華，而而忽略會會議活動動本身的的效果。會議營銷工工作做的的比較出出色的企企業(yè)，總總有一些些共性的的特點，這這也是為為什么這這些企業(yè)業(yè)能夠在在會議當(dāng)當(dāng)中能真真正發(fā)揮揮會議營營銷作用用的原因因所在。會議營營銷策劃劃的第一一步就是是根據(jù)公公司的發(fā)發(fā)展規(guī)劃劃及營銷銷目標，對對企業(yè)的的優(yōu)勢資資源（產(chǎn)產(chǎn)品、信信息、技技術(shù)、服服務(wù)）或或需求進進行分析析，之后后再斟選選出適時時對路的的會議推推廣，最最后再從從策劃的的角度考考慮資源源如何出出奇制勝勝。這是是整體工工作的一一個基本本思路。如此辦展怎怎能取信信于企業(yè)業(yè)?前不久聽說說上海的的一個國國際照明明展覽會會突然停停辦了，后后來經(jīng)過過四處打打聽才知知道是因因為招展展不力導(dǎo)導(dǎo)致報名名參展企企業(yè)寥寥寥無幾才才不得已已而被迫迫取消的的。但筆筆者實在在納悶，因因為一個個月前還還在一些些報刊媒媒體上看看到這個個展覽會會的廣告告，其中中大力宣宣傳這個個展覽會會將大量量吸引國國際著名名照明廠廠商來華華參展云云云。為為什么才才剛剛不不足一月月就宣告告流產(chǎn)了了？帶著著百般的的不解，筆筆者四處處奔走了了解最后后方知廬廬山真面面目。經(jīng)了解解，這個個展覽會會的組織織者今年年3月剛剛在北京京舉辦了了一個同同類國際際展覽會會。姑且且暫不去去評價展展覽會的的效果如如何（據(jù)據(jù)說以前前有企業(yè)業(yè)就大罵罵這個展展覽有欺欺騙性），這這里也不不說別的的，僅憑憑不到一一年時間間就舉辦辦兩次國國際性展展覽會這這個現(xiàn)象象來看，就就的確存存在一些些問題。筆筆者也參參加和經(jīng)經(jīng)歷過許許多展覽覽會，大大凡組織織過國際際性展覽覽會的人人都知道道，海外外參展商商一般來來說都要要提前一一年甚至至更長一一些時間間安排計計劃，若若是雙年年或三年年的大展展則需提提前一年年半或兩兩年作計計劃安排排。因為為赴海外外參展光光是預(yù)訂訂展位，貨貨物報關(guān)關(guān)，船運運，付款款簽證申申請等事事務(wù)有的的就得花花去數(shù)月月時間。那那么在短短短的幾幾個月時時間就要要新辦一一個國際際性展覽覽會實在在讓人難難以置信信。據(jù)調(diào)查查，由于于目前國國家對展展覽會的的審批和和監(jiān)管協(xié)協(xié)調(diào)等存存在疏漏漏，以及及有些單單位只顧顧局部利利益的作作法等原原因，致致使主辦辦展覽會會的主體體混亂，而而且在同同一行業(yè)業(yè)甚至同同一個時時間或地地點舉辦辦完全同同類型的的展覽會會。其它它行業(yè)暫暫且不說說，就照照明行業(yè)業(yè)就可見見一斑。今今年在國國內(nèi)排得得上號的的照明展展覽會就就不下220個，有有的主辦辦地在短短短不足足三個月月里就有有數(shù)次同同樣的展展覽會。今今年，上上海更是是從4月月開始一一直到99月每月月就有一一個照明明展覽會會。這種種倉促組組織，低低水平的的無序競競爭不僅僅給本來來就不成成熟的中中國展覽覽業(yè)造成成了巨大大的損失失和發(fā)展展障礙外外，而且且還給廣廣大企業(yè)業(yè)帶來了了巨額的的經(jīng)濟負負擔(dān)和市市場誤導(dǎo)導(dǎo)。一些展展覽會主主辦者只只顧自己己短期盈盈利而極極不負責(zé)責(zé)任，有有的展覽覽會才三三五十個個企業(yè)參參展。許許多主辦辦者更是是只顧將將參展商商生拉硬硬拽參展展，而未未重視客客商的組組織邀請請和展覽覽主題內(nèi)內(nèi)容的策策劃和組組織，致致使有的的展覽會會出現(xiàn)了了整個展展覽會期期間參展展商的人人數(shù)超過過了前來來參觀者者的人數(shù)數(shù)。而且且這種現(xiàn)現(xiàn)象如今今還有愈愈演愈烈烈之勢。也也難怪有有的企業(yè)業(yè)一聽說說是展覽覽會就搖搖頭回避避。更有有一些主主辦者無無視市場場規(guī)則不不講誠信信，如以以上提到到的今年年上海99月的某某國際照照明展，主主辦者在在展覽會會籌備期期連續(xù)數(shù)數(shù)月在大大眾媒體體上大肆肆廣告宣宣傳，并并且四處處吹噓有有許多國國外參展展商來華華參展，但但最近該該展覽會會由于報報名參展展的企業(yè)業(yè)極少而而被迫停停辦了。這這種極不不負責(zé)任任的想辦辦就辦、想想停就停停的作法法，不僅僅損害了了廣大參參展商的的利益，而而且在整整個行業(yè)業(yè)里造成成了極其其惡劣地地負面影影響，使使眾多企企業(yè)對目目前許多多展覽會會主辦者者的信任任度大打打折扣。我我們不竟竟憤然質(zhì)質(zhì)問：如如此辦展展怎能適適應(yīng)當(dāng)今今逐漸成成熟規(guī)范范的市場場，更如如何取信信于日臻臻誠信的的千萬企企業(yè)！舉辦展展覽會既既是一項項系統(tǒng)工工作，又又是規(guī)模模經(jīng)濟效效應(yīng)。舉舉辦大型型展覽會會不僅要要投入巨巨額資金金，還要要規(guī)范運運作和創(chuàng)創(chuàng)造規(guī)模模，否則則往往會會“賠了夫夫人又折折兵”，而且且還會殃殃及池魚魚，造成成持續(xù)時時間的惡惡劣影響響?？v觀觀當(dāng)今中中國市場場，我們們不難發(fā)發(fā)現(xiàn)如今今的展覽覽行業(yè)混混亂不堪堪，真正正叫得響響值得稱稱贊的名名牌展覽覽會的確確屈指可可數(shù)，社社會上大大多數(shù)仍仍然是草草臺班子子和散兵兵游勇。他他們往往往資金不不足，人人員素質(zhì)質(zhì)參差不不齊，缺缺少整體體策劃思思路，急急功近利利思想色色彩濃，沒沒有品牌牌意識，而而且也缺缺乏社會會責(zé)任感感。導(dǎo)致致許多展展覽會辦辦得沒有有影響、沒沒有實效效、不倫倫不類，有有的甚至至極不負負責(zé)任的的隨意中中途停辦辦流產(chǎn)，搞搞得企業(yè)業(yè)怨聲載載道，給給入世后后原本脆脆弱的中中國展覽覽業(yè)蒙上上了一層層厚厚的的陰影。說到這這里，筆筆者也深深深的為為中國展展覽業(yè)大大為嘆息息。如今今，有專專家預(yù)言言，中國國的展覽覽業(yè)蘊藏藏著巨大大地發(fā)展展?jié)摿Α?jù)據(jù)統(tǒng)計，中中國展覽覽業(yè)在過過去200年中年年平均增增長率近近20%%，20000年年展覽業(yè)業(yè)總收入入約377.488億元。專專家預(yù)測測，未來來5—10年年，中國國展覽業(yè)業(yè)將從成成長期進進入成熟熟期，其其年平均均增長率率將保持持在155%-220%左左右。預(yù)預(yù)計到220055年，我我國展覽覽業(yè)總收收入將超超過655億元，為為其它行行業(yè)帶來來4000-5000億元元的各項項收益；；20110年全全國展覽覽市場規(guī)規(guī)模將達達到1330億，社社會效益益近千億億元。作為中中國的政政治、文文化和科科技中心心，北京京的會展展業(yè)具有有舉足輕輕重的地地位，歷歷來為世世界所矚矚目。九九五期間間，北京京共舉辦辦展會112511個，占占全國展展覽會總總數(shù)的550%，其其中國際際展8112個，占占北京展展覽會總總數(shù)的660%左左右。同同期，北北京共舉舉辦國際際會議117466個，其其中每年年舉辦的的各類一一定規(guī)模模的國際際會議660個左左右。目目前，北北京有主主要展館館6座，展展館面積積合計111.22萬平方方米。北北京作為為我國展展覽會最最集中的的地區(qū)之之一，每每年舉辦辦各種展展會超過過3000個，約約占全國國展會總總數(shù)的225%。隨隨著中國國加入WWTO時時間的推推移，國國內(nèi)經(jīng)濟濟步入全全球一體體化的進進程將進進一步加加快，國國內(nèi)和國國際市場場將更加加開放，國國內(nèi)會展展業(yè)將面面臨前所所未有的的機遇與與挑戰(zhàn)。展覽不不僅能給給企業(yè)和和客戶帶帶來經(jīng)濟濟效益，而而且還能能帶動相相關(guān)許多多行業(yè)的的經(jīng)濟。如如何創(chuàng)辦辦真正意意義的企企業(yè)喜歡歡的名牌牌展覽會會是擺在在所有展展覽管理理和主承承辦者面面前一個個重要課課題。時時代呼喚喚能產(chǎn)生生實效的的、企業(yè)業(yè)樂意參參加的、實實實在在在的、名名副其實實的、能能做生意意且大展展企業(yè)和和產(chǎn)品形形象的展展覽盛會會。我們們期望國國家有關(guān)關(guān)展覽會會的主管管部門及及早對目目前混亂亂不堪的的展覽業(yè)業(yè)現(xiàn)狀進進行規(guī)范范整頓，同同時我們們更希望望所有主主辦、承承辦展覽覽會的單單位與廣廣大企業(yè)業(yè)一起，共共創(chuàng)一流流的名牌牌展覽會會！會議代理公公司在會會議組織織方面有有的優(yōu)勢勢選定會務(wù)代代理是組組織年會會便捷可可靠的方方法。第一，可可以節(jié)省省預(yù)算，花花同樣的的錢可以以辦更多多的事。不不可理解解？這就就要了解解酒店的的定價體體系,一一般而言言,酒店店的價格格從高到到低會分分為:門門市價、前前臺折扣扣價、商商務(wù)公司司價格、會會議團價價、旅游游團價五五個檔次次。這就就是為什什么有的的網(wǎng)友抱抱怨直接接向酒店店訂場地地和客房房反而比比通過會會務(wù)公司司報價高高的原因因。隔行行如隔山山,其中中有許多多的操作作技巧是是業(yè)外人人士所不不知道的的。第二，可可以節(jié)省省時間、簡簡化操作作流程。專專業(yè)的會會展代理理對酒店店場地及及提供的的服務(wù)都都比較熟熟悉，按按照您的的年會組組織五要要素，他他們可以以很快推推薦合適適的地點點給您。如如果您選選的會務(wù)務(wù)代理公公司經(jīng)驗驗豐富，他他們應(yīng)該該可以很很快報出出初步的的預(yù)算供供您參考考。