行政部調(diào)度管理流程

1、行政部業(yè)業(yè)務(wù)操作作流程示示意圖項(xiàng)目要求單（業(yè)務(wù)提供給行政部，格式1）領(lǐng)取合同（業(yè)務(wù)到行政部領(lǐng)用合同）返回合同（業(yè)務(wù)將合同返回到行政部）分解任務(wù)（行政部）費(fèi)用預(yù)算（格式2）任務(wù)通知單（格式3）行政負(fù)責(zé)責(zé)通知外外部資源源： （舞舞臺(tái)、演演出類等等）制作任務(wù)單（格式4）行政負(fù)責(zé)責(zé)通知制制作任務(wù)務(wù)：（印刷品品、彩噴噴、條幅幅等） 活動(dòng)物品進(jìn)場(chǎng)表 （格式5）見(jiàn)格式5行政負(fù)責(zé)責(zé)準(zhǔn)備物物品進(jìn)場(chǎng)場(chǎng)表：行政負(fù)責(zé)責(zé)準(zhǔn)備現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)所用用零星物物品、活活動(dòng)流程程資料現(xiàn)場(chǎng)反饋表、活動(dòng)施工人員考勤表（格式6、9）現(xiàn)場(chǎng)管理理正 / 負(fù)激勵(lì)單（格式7）活動(dòng)結(jié)束束后，收收集現(xiàn)場(chǎng)場(chǎng)物品并并反饋信息息，并作作出處理理意見(jiàn)物品增減明細(xì)表

2、（格式8）庫(kù)存物品品入庫(kù)資料整理理歸檔，活動(dòng)現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)事故故匯總備注：以以上涉及及財(cái)務(wù)部部門(mén)單據(jù)據(jù)，需活活動(dòng)結(jié)束束后一并并返回財(cái)財(cái)務(wù)，作作為結(jié)帳帳依據(jù)。行政調(diào)度度操作制制度1、輔助助行政經(jīng)經(jīng)理處理理公司的的行政事事務(wù)，嚴(yán)嚴(yán)格執(zhí)行行公司制制定的行政部部調(diào)度管管理流程程。2、所有有工作和和業(yè)務(wù)，均以表表格化為為準(zhǔn)。嚴(yán)嚴(yán)格把控控每一個(gè)個(gè)細(xì)節(jié)。3、“前前管理，后總結(jié)結(jié)”，每次次作業(yè)前前需要進(jìn)進(jìn)行規(guī)劃劃，業(yè)務(wù)務(wù)不分大大小，采采取完全全匯報(bào)制制，向部部門(mén)經(jīng)理理匯報(bào)；作業(yè)后后每單在在三天內(nèi)內(nèi)附所有有通知任任務(wù)單。4、每月月月底把把本月事事故及處處理結(jié)果果，以書(shū)書(shū)面形式式呈報(bào)部部門(mén)經(jīng)理理。 5、對(duì)二二級(jí)單位位的管

3、理理及公司司運(yùn)營(yíng)中中成本的的控制負(fù)負(fù)責(zé)，凡凡因本崗崗位管理理不善而而造成的的損失自自行責(zé)任任。6、按時(shí)時(shí)給二級(jí)級(jí)單位結(jié)結(jié)帳。除除演職人人員現(xiàn)場(chǎng)場(chǎng)結(jié)帳外外，其他他長(zhǎng)期合合作的二二級(jí)單位位每月226日對(duì)對(duì)單，228日結(jié)結(jié)帳。7、定期期對(duì)合作作單位所所提供樣樣品進(jìn)行行更新，保證樣樣品的完完整性。8、調(diào)度度的工作作應(yīng)做到到范本化化、模式式化。因因該崗位位涉及到到的內(nèi)容容較鎖碎碎，故在在處理各各項(xiàng)單據(jù)據(jù)、歸類類、存檔檔時(shí)，都都應(yīng)做到到模式化化，各有有其位，不要因因個(gè)人喜喜好隨意意放置，如有變變化需進(jìn)進(jìn)行相關(guān)關(guān)的通知知；對(duì)于于二級(jí)單單位的管管理、手手續(xù)申請(qǐng)請(qǐng)、采買買等，都都應(yīng)做到到范本化化，制定定相關(guān)內(nèi)內(nèi)

4、容的文文本并存存檔，保保證該工工作的延延續(xù)性。9、活動(dòng)動(dòng)結(jié)束后后，調(diào)度度、現(xiàn)場(chǎng)場(chǎng)管理人人員應(yīng)積積極配合合，立刻刻入庫(kù)。入庫(kù)時(shí)時(shí)依據(jù)“任務(wù)單單”核查，如發(fā)現(xiàn)現(xiàn)物品有有損耗或或丟失，應(yīng)及時(shí)時(shí)報(bào)損或或辦理出出庫(kù)手續(xù)續(xù)。10、要要求本部部職員通通訊工具具24小小時(shí)暢通通，并嚴(yán)嚴(yán)格執(zhí)行行通訊訊工具管管理?xiàng)l例例 111、積極極主動(dòng)配配合財(cái)務(wù)務(wù)部及上上級(jí)主管管進(jìn)行不不定期的的抽查。12、有有效擴(kuò)大大合作資資源（對(duì)對(duì)本崗位位工作量量有影響響的部分分）12、嚴(yán)嚴(yán)格控制制成本，有效降降低費(fèi)用用（對(duì)本本崗位工工作量有有影響的的部分）13、提提高公司司庫(kù)存物物品利用用率。14、行行政調(diào)度度在分解解任務(wù)時(shí)時(shí)，必須須統(tǒng)一

5、調(diào)調(diào)配合作作單位，經(jīng)營(yíng)同同種項(xiàng)目目的合作作輪流使使用，不不得連續(xù)續(xù)合作，確保動(dòng)動(dòng)作順暢暢。15、行行政人員員在分解解任務(wù)單單時(shí)，根根據(jù)合同同項(xiàng)目?jī)?nèi)內(nèi)容填寫(xiě)寫(xiě)任務(wù)單單，須經(jīng)經(jīng)責(zé)任人人簽字確確認(rèn)，合合同項(xiàng)目目之外的的服務(wù)，需事先先打開(kāi)支支申請(qǐng)。16、分分解任務(wù)務(wù)時(shí)，首首先調(diào)配配長(zhǎng)期合合同的、有質(zhì)量量保證金金的，其其次調(diào)虎虎離山用用新的合合作伙伴伴。17、調(diào)調(diào)配新項(xiàng)項(xiàng)目時(shí)須須至少尋尋找3家家執(zhí)行方方，價(jià)格格優(yōu)惠者者先考慮慮；但在在特殊執(zhí)執(zhí)行時(shí)，必須考考慮執(zhí)行行方的資資質(zhì)及執(zhí)執(zhí)行力。行政部與與業(yè)務(wù)部部對(duì)接工工作示意意圖業(yè)務(wù)部到行政部領(lǐng)取合同業(yè)務(wù)部第一時(shí)間將合同返回到行政部業(yè)務(wù)部提交項(xiàng)目要求單 行政部控

6、制成本，作出費(fèi)用預(yù)算行政部分解合同，填寫(xiě)任務(wù)單業(yè)務(wù)部審核任務(wù)單，簽字確認(rèn)凡需要制作、印刷的，業(yè)務(wù)部提供打印稿；需要行政安排的所有附件都需業(yè)務(wù)部簽字確認(rèn)行政部通知企劃部電子傳圖,行政必須親自審核業(yè)務(wù)部對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行檢查活動(dòng)前期籌備會(huì)議，由行政部、業(yè)務(wù)部進(jìn)行會(huì)議安排行政部準(zhǔn)備現(xiàn)場(chǎng)反饋表，待活動(dòng)結(jié)束后，業(yè)務(wù)部反饋信息,行政部做處理意見(jiàn) 行政部與與業(yè)務(wù)部部對(duì)接工工作注意意事項(xiàng)簽定合同同后，活活動(dòng)執(zhí)行行流程分分為四個(gè)個(gè)階段（需業(yè)務(wù)務(wù)、行政政配合）第一階段段：分配配任務(wù)第二階段段：檢查查驗(yàn)收第三階段段；會(huì)前前準(zhǔn)備第四階段段；善后后總結(jié)第一階段段：分配配任務(wù)業(yè)務(wù)人員員提交合合同及項(xiàng)項(xiàng)目要求求單，計(jì)計(jì)算成本本控制

7、預(yù)預(yù)算。業(yè)務(wù)部、行政部部召開(kāi)第第一次會(huì)會(huì)議。參會(huì)人員員有：行行政調(diào)度度、業(yè)務(wù)務(wù)負(fù)責(zé)人人由業(yè)務(wù)負(fù)負(fù)責(zé)人講講解活動(dòng)動(dòng)方案，并提交交合同項(xiàng)項(xiàng)目要求求及各種種附件合同項(xiàng)目目要求見(jiàn)見(jiàn)表格一一，需詳詳細(xì)填寫(xiě)寫(xiě)項(xiàng)目要要求、尺尺寸、完完成時(shí)間間等附件包括括：條幅幅內(nèi)容、彩噴畫(huà)畫(huà)面內(nèi)容容、及其其他需要要制作內(nèi)內(nèi)容的尺尺寸、小小樣。注意：合合同項(xiàng)目目要求、各種附附件必須須有業(yè)務(wù)務(wù)負(fù)責(zé)人人簽字確確認(rèn)字樣樣行政口岸岸對(duì)方案案進(jìn)行理理解及消消化，然然后下任任務(wù)單，在當(dāng)天天集中時(shí)時(shí)間，統(tǒng)統(tǒng)一由業(yè)業(yè)務(wù)人員員進(jìn)行審審核并簽簽字確認(rèn)認(rèn)。行政調(diào)度度內(nèi)部進(jìn)進(jìn)行任務(wù)務(wù)分解，分解前前需內(nèi)部部召開(kāi)碰碰頭會(huì)議議，合理理調(diào)配資資源，嚴(yán)嚴(yán)格按

8、成成本預(yù)算算進(jìn)行控控制。行政調(diào)度度根據(jù)具具體執(zhí)行行時(shí)的尺尺寸，可可以要求求設(shè)計(jì)人人員直接接進(jìn)行更更改，但但需告知知業(yè)務(wù)人人員更改改的原因因。業(yè)務(wù)部隨隨時(shí)增加加的物品品也必須須提供項(xiàng)項(xiàng)目要求求單及附附件。第二階段段：檢查查驗(yàn)收行政調(diào)度度下單完完畢后，按制作作要求監(jiān)監(jiān)督合作作單位的的進(jìn)度。行政人員員組織業(yè)業(yè)務(wù)人員員對(duì)項(xiàng)目目進(jìn)行驗(yàn)驗(yàn)收，例例如：條條幅、彩彩噴、旗旗子等。3、行政政調(diào)度、業(yè)務(wù)人人員需每每天核對(duì)對(duì)一次合合同明細(xì)細(xì)及進(jìn)度度，以便便及時(shí)、準(zhǔn)確的的落實(shí)每每個(gè)項(xiàng)目目，檢查查是否有有漏項(xiàng)。有需提前前交給客客戶的物物品，行行政調(diào)度度需將物物品交接接單及物物品一起起交于業(yè)業(yè)務(wù)人員員。提前進(jìn)入入場(chǎng)地進(jìn)進(jìn)

9、行安裝裝與施工工的，行行政調(diào)度度需與業(yè)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)責(zé)任人進(jìn)進(jìn)行溝通通并安排排現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)監(jiān)管人員員。需與酒店店協(xié)調(diào)內(nèi)內(nèi)容，先先由2個(gè)個(gè)部門(mén)進(jìn)進(jìn)行溝通通，然后后再與酒酒店方協(xié)協(xié)調(diào)，協(xié)協(xié)調(diào)工作作可由22部門(mén)共共同完成成，協(xié)調(diào)調(diào)內(nèi)容請(qǐng)請(qǐng)以文件件的形式式交于酒酒店負(fù)責(zé)責(zé)人。第三階段段：會(huì)前前準(zhǔn)備業(yè)務(wù)部在在活動(dòng)前前三天提提交客戶戶確認(rèn)的的活動(dòng)流流程、主主持稿及及各種文文字資料料。2、在每每場(chǎng)活動(dòng)動(dòng)的前一一天由行行政和業(yè)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)責(zé)人進(jìn)行行會(huì)議布布置（人人員安排排、物品品安排、車輛安安排）。行政調(diào)度度、業(yè)務(wù)務(wù)部組織織人員開(kāi)開(kāi)會(huì)，進(jìn)進(jìn)行工作作安排?；顒?dòng)前一一天打印印相關(guān)的的文字資資料，例例如：主主持稿、活動(dòng)流流程等。第

10、四階段段：善后后工作現(xiàn)場(chǎng)結(jié)束束后，業(yè)業(yè)務(wù)人員員與客戶戶進(jìn)行現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)交接接，請(qǐng)?zhí)崽崆皽?zhǔn)備備物品交交接單。不能現(xiàn)場(chǎng)場(chǎng)交接的的，但是是客戶還還要留存存的，請(qǐng)請(qǐng)?zhí)崆案娓嬷姓藛T。行政人人員安排排統(tǒng)一存存放，然然后交于于客戶?；顒?dòng)結(jié)束束后，行行政人員員通知二二級(jí)單位位撤場(chǎng)及及給相關(guān)關(guān)人員結(jié)結(jié)帳；如如有事故故發(fā)生的的或現(xiàn)場(chǎng)場(chǎng)服務(wù)不不好的，行政做做出處理理決定，并將事事故記錄錄。行政人員員組織人人員對(duì)公公司的物物品進(jìn)行行整理。例如：桌布、自宣物物品、工工具箱、X展架架等?；顒?dòng)完畢畢后，業(yè)業(yè)務(wù)人員員整理活活動(dòng)照片片，將需需要洗的的照片交交于行政政部；如如需制作作影像資資料的需需將制作作內(nèi)容交交于行政政部。行

11、行政部在在活動(dòng)結(jié)結(jié)束后的的三天內(nèi)內(nèi)將照片片、碟等等資料交交于業(yè)務(wù)務(wù)部。業(yè)務(wù)人員員在活動(dòng)動(dòng)結(jié)束后后的一天天內(nèi)將合合同的補(bǔ)補(bǔ)充明細(xì)細(xì)做出，交于行行政；行行政在活活動(dòng)結(jié)束束的三天天后將所所有單據(jù)據(jù)返回財(cái)財(cái)務(wù)。項(xiàng)目要求求單活動(dòng)名稱稱： 活動(dòng)地地點(diǎn)： 活動(dòng)動(dòng)時(shí)間：項(xiàng)目名稱稱數(shù)量完成時(shí)間間配套物品品備注 業(yè)務(wù)負(fù)負(fù)責(zé)人： 業(yè)務(wù)務(wù)部負(fù)責(zé)責(zé)人： 格式22：費(fèi)用預(yù)算算單活動(dòng)名稱稱： 活動(dòng)地地點(diǎn)： 活動(dòng)時(shí)時(shí)間：項(xiàng)目數(shù)量金額備注合計(jì)金額額（大寫(xiě)寫(xiě)）： ￥：人員通知知單(執(zhí)執(zhí)行方:)活動(dòng)名稱稱: 活動(dòng)地地點(diǎn): 完完成時(shí)間間:項(xiàng)目數(shù)量單價(jià)金額服務(wù)內(nèi)容容及要求求到位時(shí)間間合計(jì)金額額（大寫(xiě)寫(xiě)）： ￥：說(shuō)明1、每次次活動(dòng)，執(zhí)行

12、方方須提前前接單，并按該該通知單單要求執(zhí)執(zhí)行，憑憑單支付付費(fèi)用。2、如執(zhí)執(zhí)行方時(shí)時(shí)間延誤誤30分分鐘以內(nèi)內(nèi)，向甲甲方支付付該項(xiàng)目目30%的違約約金；若若執(zhí)行方方時(shí)間延延誤超過(guò)過(guò)30分分鐘，扣扣除相應(yīng)應(yīng)的人工工費(fèi)，并并賠償因因此造成成的損失失。3、在執(zhí)執(zhí)行期內(nèi)內(nèi)乙方出出現(xiàn)的任任何違法法行為或或事故，甲方不不承擔(dān)任任何責(zé)任任，均由由乙方負(fù)負(fù)責(zé)。4、執(zhí)行行方在服服務(wù)期內(nèi)內(nèi)代表甲甲方形象象，不得得自行與與客戶交交流，更更不得發(fā)發(fā)生不利利于甲方方形象的的言行。否則扣扣除全部部人工費(fèi)費(fèi)，并賠賠償因此此造成的的損失。下單人: 業(yè)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)責(zé)人: 接單人人:制作通知知單(執(zhí)執(zhí)行方:)活動(dòng)名稱稱： 活活動(dòng)地點(diǎn)點(diǎn)： 完成成時(shí)間：項(xiàng)目材質(zhì)數(shù)量及規(guī)規(guī)格單價(jià)金額備注合計(jì)金額額：（大大寫(xiě)）： ￥：說(shuō)明1、每次次活動(dòng)，執(zhí)行方方須提前前接單，并按該該通知單單要求執(zhí)執(zhí)行，憑憑單支付付費(fèi)用。2、如執(zhí)執(zhí)行方時(shí)時(shí)間延誤誤30分分鐘以內(nèi)內(nèi)，向甲甲方支付付該項(xiàng)目目30%的違約約金；若若執(zhí)行方方時(shí)間延延誤超過(guò)過(guò)30分分鐘，扣扣除相應(yīng)應(yīng)的人工工費(fèi)，并并賠償因因此造成成的損失失。3、在執(zhí)執(zhí)行期內(nèi)內(nèi)乙方出出現(xiàn)的任任何違法法行為或或事故，甲方不不承擔(dān)任任何責(zé)任任，均由由乙方負(fù)負(fù)責(zé)。4、執(zhí)行行方在服服務(wù)期內(nèi)內(nèi)代表甲甲方形象象，不得得自行與與