公司企業(yè)采購管理制度流程

1、采買管理制度一、制定目的：為規(guī)范企業(yè)物質(zhì)采買流程，降低采買成本，提升采買工作效率，特制定該管理制度。二、合用范圍:合用于本企業(yè)物質(zhì)采買管理.三、基本職責(zé)區(qū)分：企業(yè)采買職能由供銷科詳細負責(zé),主要由財務(wù)科依據(jù)公司各部門的物質(zhì)領(lǐng)用計劃、庫房庫存狀況，聯(lián)合實質(zhì)生產(chǎn)經(jīng)營狀況,制定各月采買計劃（書面形式），提交企業(yè)總經(jīng)理審批后交由供銷科履行采買工作，由財務(wù)科主要負責(zé)對供銷科的采買過程進行控制與監(jiān)察。四、詳細內(nèi)容（一）采買物質(zhì)分類1、依據(jù)物件市場品種分類：該分類方式為供銷科履行采買職能時對供給商的選定供給依據(jù)。1.1生產(chǎn)物質(zhì)采買包含：機器設(shè)備,各種五金類配件、易損件,機器設(shè)備所需耗用的油類，作業(yè)勞保用品，其

2、余各種低值易耗品等。1.2辦公用品采買包含:辦公耗材、電腦及配件、其余零星物質(zhì)等。1.3生活用品采買包含:生活日用品、環(huán)境衛(wèi)生潔凈物件、食堂用品、娛樂設(shè)備及易耗品等。2、依據(jù)企業(yè)實質(zhì)使用狀況和申購方式分類:該分類方式為各科室物質(zhì)申購時的申購方式供給依據(jù)。主要包含:額定內(nèi)物件領(lǐng)用類（“額定內(nèi)物件領(lǐng)用權(quán)限表”（權(quán)限表鏈接）)，額定外物件領(lǐng)用類,科室專用類（各科室專用物質(zhì)管理規(guī)定（規(guī)定鏈接）和加急請購類四種。（二)物質(zhì)采買申請方式及詳細流程：1、各科室經(jīng)過填寫“額定外計劃領(lǐng)料表”（表格式鏈接）申請。該申請合用于月物質(zhì)計劃請購.詳細流程以下：1.1每個月的25號至27號,各科室聯(lián)合物質(zhì)實質(zhì)需討狀況，制

3、定次月“額定外計劃領(lǐng)料表”，要求對需求物質(zhì)的需求原由和需求時間進行說明。制定好后上交指定科室處。（注：此計劃領(lǐng)料表不硬性規(guī)定每個科室都要制定，若在指準(zhǔn)時間內(nèi)未上交此表的科室,則可默認(rèn)該科室次月領(lǐng)料物件及數(shù)目均在額定內(nèi)。月內(nèi)，對額定內(nèi)物件的領(lǐng)用，有關(guān)科室負責(zé)人署名審批即可，無需經(jīng)過總經(jīng)理審批）。1.2指定科室要求聯(lián)合各科室的申請，進行需討狀況的把關(guān)和檢查，達成對各科室的“額定外計劃領(lǐng)料表”的整合、贊成，并于28號前整合好后交財務(wù)科。1.3財務(wù)庫房依據(jù)“車間次月計劃領(lǐng)料表”、“額定內(nèi)物件領(lǐng)用權(quán)限表”、“額定外計劃領(lǐng)料表、各二級庫房計劃請購表及庫房物件庫存狀況制定“庫房計劃請購總表”（表格式鏈接），

4、并于29號前達成后交總經(jīng)理審批。1。4總經(jīng)理將贊成的“庫房計劃請購總表于月底前交供銷科.供銷科聯(lián)合物質(zhì)的需討狀況，對物質(zhì)申購的合理性進行再把關(guān)和初步的市場認(rèn)識和購買時間確立,并發(fā)回給總經(jīng)理確立贊成采買時間。總經(jīng)理需于月底前將匯總表打印、批復(fù)，下達給供銷科于次月履行采買工作。2、各科室經(jīng)過填寫“專用物件計劃申購表”（表格格式鏈接）申請；該申請2.1合用于月物質(zhì)計劃請購。詳細申購流程以下：每個月的25號至27號,各科室聯(lián)合專用物質(zhì)實質(zhì)庫存及次月需討狀況,需要的科室制定次月“專用物件計劃申購表”，并于28號前交總經(jīng)理審批。2.2總經(jīng)理將審查后的“專用物件計劃申購表”交供銷科.供銷科聯(lián)合物質(zhì)的需討狀況

5、，對物質(zhì)進行初步的市場認(rèn)識和購置時間確立，發(fā)回給總經(jīng)理確定贊成采買時間并達成“科室計劃專購（采買聯(lián))”.于28號前將“科室計劃專購（采買聯(lián)）、各科室聯(lián)”表交供銷科及有關(guān)科室.2。3“科室計劃專購表月內(nèi)采買達成時，由各有關(guān)科室進行談?wù)?、登記，達成談?wù)摰谋硇韪接谟嘘P(guān)物件采買開銷報銷票據(jù)上，作為開銷報銷重要的原始依據(jù).3。各科室經(jīng)過填寫“專用物質(zhì)暫時請購申請表”（表格格式鏈接）申請；該申請合用于月內(nèi)加急請購。詳細申購流程以下：3。1各科室如出現(xiàn)月中科室專用物件無庫存又急需使用，而上月又沒考慮周密未制定次月“專用物件計劃申購表”時,可填寫“專用物質(zhì)暫時請購申請表”,并直接上交總經(jīng)理審批。3.2總經(jīng)理審

6、查后，發(fā)給供銷科。供銷科聯(lián)合物質(zhì)的需討狀況,對物質(zhì)進行初步的市場認(rèn)識和購置時間確立，并發(fā)回給總經(jīng)理批復(fù).總經(jīng)理確立合理后將表批復(fù)、打印和署名，下達給供銷科履行采買工作.4、財務(wù)科經(jīng)過填寫“加急請購單”(表格格式鏈接)申請;該申請方式為月內(nèi)加急請購。詳細申購流程以下：4.1對月內(nèi)有科室需領(lǐng)用的物質(zhì)庫房無作請購計劃又無庫存或數(shù)目不足或暫時增補庫存所需的，可填寫“加急請購單進行加急申購。4。2財務(wù)科依據(jù)“加急請購單”的填寫要求，寫明需求部門、質(zhì)量要求、申購原由等，由財務(wù)科負責(zé)人署名贊成后,交給總經(jīng)理署名審批。4.3總經(jīng)理審批后交供銷科。供銷科聯(lián)合物質(zhì)的需討狀況，對物質(zhì)進行初步的市場認(rèn)識和購置時間確立

7、，供銷科進步行署名確認(rèn)后，安排采買工作.4。4“加急請購單”分為四聯(lián)，分別為:申請部門（白聯(lián)）、供銷部(紅聯(lián)）、總經(jīng)辦（綠聯(lián)）、庫房（黃聯(lián)），各聯(lián)票據(jù)按規(guī)定交給有關(guān)科室進行保存,由總經(jīng)理負責(zé)對物件采買、入庫狀況的看守和跟進報告.物質(zhì)采買申請方式基本流程圖12345各科室填寫額財聯(lián)合額定領(lǐng)用物件各科室填寫專用各科室填寫專用各科室填寫定外計劃領(lǐng)料的庫存狀況填寫請購物件計劃申購表物質(zhì)暫時請購表領(lǐng)料單總經(jīng)辦初總經(jīng)理審總經(jīng)理審總經(jīng)理審財務(wù)科填寫審整合批批批加急請購單財務(wù)科復(fù)審并制定庫房計劃請購總經(jīng)理審供銷科執(zhí)行采買供銷科執(zhí)行采買供銷科執(zhí)行采買總經(jīng)理審批供銷科執(zhí)行采買供銷科履行采買（三）物質(zhì)采買方式及詳細

8、流程:供銷科在接到企業(yè)下達的物質(zhì)月計劃請購、各加急請購的任務(wù)后，分析物件的市場品種，確立采買方式。主要包含現(xiàn)付采買方式、月結(jié)付款采買方式和簽署合約采買方式三種。1、現(xiàn)付采買方式：即采買物質(zhì)時現(xiàn)場付款并獲得付款發(fā)票、收條作為物質(zhì)入庫、報賬的依據(jù)。該方式主要用于對低值零星物質(zhì)的采買。如潔凈器具、娛樂設(shè)備耗費品、零星工程用料等。詳細采買流程以下:1。1詢價、比價、議價：供銷科在確立物質(zhì)為現(xiàn)付采買方式后，對已掌握供應(yīng)信息的物質(zhì),進行電話詢價；對一些比較少用未掌握供給信息的物質(zhì)，則到市場中找尋，現(xiàn)場詢價。依據(jù)質(zhì)量第一、價錢第二和貨比三家的原則,追求物美價廉的目標(biāo)。由供銷科采買員進行詢價、比價統(tǒng)計，交供銷

9、科科長審批、檢查和安排議價。1.2請款方式：物質(zhì)采買請款方式主要有兩種：一是進行計劃預(yù)付（計劃預(yù)付表格式鏈接），主要合用于月采買計劃。供銷科聯(lián)合次月企業(yè)請購計劃,對現(xiàn)付物件進行詢價、比價統(tǒng)計后，依據(jù)預(yù)計的購置總價和預(yù)約的采買時間，制定次月預(yù)付計劃表,于月底前遞交給總經(jīng)理審批、打印和宣告執(zhí)行，供銷科次月依據(jù)預(yù)付計劃到財務(wù)科支款采買；二是依據(jù)借錢規(guī)定（規(guī)定鏈接）借錢采買，主要合用于月內(nèi)加急請購物質(zhì)，企業(yè)對借錢權(quán)限作了明確規(guī)定，購置物質(zhì)借錢超出2000元的，需提交給總經(jīng)理審批。1.3選定、采買：供銷科經(jīng)過議價后，選定采買供給商，請款工作達成后,安排出車采買（注:本企業(yè)采買物流安排主要由供銷科負責(zé)）。

10、在采買物件的同時需現(xiàn)場獲得款額發(fā)票或收條，作為物件入庫辦理的依據(jù).1.4入庫辦理：供銷科將物質(zhì)采買回企業(yè)后，伴同相應(yīng)物質(zhì)的發(fā)票或收條一起拿到財務(wù)庫房辦理入庫，倉管員聯(lián)合請購計劃申請表（財務(wù)聯(lián)）進行核對能否有該項物質(zhì)的申購，并對物件的質(zhì)量、數(shù)目、規(guī)格型號等進行檢查，確認(rèn)無誤后填寫入庫單（入庫單格式表鏈接）,入庫單需倉管員、送貨人和財務(wù)庫房主管人署名確認(rèn)，手續(xù)達成后，存根聯(lián)、財務(wù)聯(lián)由財務(wù)科保存，對賬聯(lián)交供銷科報銷用.1.5報銷程序：供銷科達成入庫辦理工作后,在天內(nèi)？填寫支付證明單（支付證明單格式鏈接），依據(jù)企業(yè)的支付證明單填寫權(quán)屬規(guī)定（規(guī)定鏈接）進行賬務(wù)報銷。計劃預(yù)付表上該怎樣后續(xù)做？為借條方式采

11、買的物質(zhì),報銷時還需達成什么后續(xù)工作？1.6采買統(tǒng)計管理：供銷科履行企業(yè)全部物質(zhì)的采買職能，需保證采買工作的有序、高效地進行，供銷科對每一項物質(zhì)采買的達成狀況,安排統(tǒng)計員進行達成狀況的統(tǒng)計、跟進和報告。2、月結(jié)付款采買方式:企業(yè)與相應(yīng)物質(zhì)的供給商成立長久合作的方式，采買的物質(zhì)到月底時進行對賬、開具發(fā)票、付款結(jié)算。該方式主要用于對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營常用、易耗、數(shù)目大物質(zhì)的采買。如生產(chǎn)易耗設(shè)備、五金備件、勞護用品、辦公耗材、電腦及配件等。詳細采買流程以下:2.1詢價、比價、議價：供銷科在平時的采買工作中，要經(jīng)常分析供給商的產(chǎn)品價錢、質(zhì)量、供貨能力、銷售業(yè)績、售后服務(wù)等狀況,選定長久合作的月結(jié)付款采買供給

12、商。接到采買任務(wù)，在確立物質(zhì)為月結(jié)付款采買方式后，采納相應(yīng)的月結(jié)付款供給商，進行電話詢價；依據(jù)質(zhì)量第一、價錢第二和貨比三家的原則,追求物美價廉的目標(biāo)。由供銷科采買員進行詢價、比價統(tǒng)計，交供銷科科長審批、檢查和安排議價。2.2選定、采買：供銷科經(jīng)過議價后,選定采買供給商，按計劃安排出車采買。在采買物件的同時需現(xiàn)場獲得對賬單（對賬單需采買經(jīng)手人署名確認(rèn)），作為物件入庫辦理的依據(jù)。2。3入庫辦理:供銷科將物質(zhì)采買回企業(yè)后，伴同相應(yīng)物質(zhì)對賬單調(diào)起拿到財務(wù)庫房辦理入庫,倉管員聯(lián)合請購計劃申請表（財務(wù)聯(lián)）進行查對能否有該項物質(zhì)的申購，并對物件的質(zhì)量、數(shù)目、規(guī)格型號等進行檢查,確認(rèn)無誤后填寫入庫單，入庫單需

13、倉管員、送貨人和財務(wù)庫房主管人署名確認(rèn)，手續(xù)達成后，存根聯(lián)、財務(wù)聯(lián)由財務(wù)科保存，對賬聯(lián)交供銷科統(tǒng)計做賬。2.4賬目統(tǒng)計管理：供銷科需將月結(jié)付款采買的物質(zhì)進行賬目統(tǒng)計和分類匯總，并分類整理好對賬單、入庫單，交財務(wù)科月底與供給商對賬結(jié)算用.3、簽署合同采買方式：即與供給商以簽署合同的方式進行物質(zhì)購置.該方式主要用于質(zhì)量要求高、價值高的物質(zhì)的采買。如大型生產(chǎn)設(shè)備、高額財產(chǎn)等。詳細采買流程以下：3.1詢價、比價、議價：供銷科在確立物質(zhì)為簽署合同采買方式后，經(jīng)過查問過去購銷合同、網(wǎng)上查問、人際關(guān)系網(wǎng)認(rèn)識等方式找尋供給商.依據(jù)質(zhì)量第一、價錢第二和貨比三家的原則，追求物美價廉的目標(biāo).平時由供銷科長、采買員共

14、同找尋供給商，進行詢價、比價和議價，并起擬產(chǎn)品購銷合同，合同需明確產(chǎn)品規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、保修限時、付款方式、糾葛辦理等問題.達成后提交總經(jīng)理審批、打印和簽署，合同簽署好后遞交復(fù)印件給供銷科和財務(wù)科，作為采買和付款的依據(jù).3.2請款方式：依據(jù)合同商定的支付方式,由供銷科填寫支付證明單交給財務(wù)科科長署名確認(rèn)，此后交總經(jīng)理審批，再交給財務(wù)科出納處付款。3.3入庫辦理：供銷科將物質(zhì)采買回企業(yè)后，伴同相應(yīng)物質(zhì)的發(fā)票一起拿到財務(wù)庫房辦理入庫，倉管員聯(lián)合請購計劃申請表(財務(wù)聯(lián)）進行查對能否有該項物質(zhì)的申購，確認(rèn)無誤后填寫入庫單（入庫單格式表鏈接），入庫單需倉管員、送貨人和財務(wù)庫房主管人署名確認(rèn)，手續(xù)達成后，存根聯(lián)、財務(wù)聯(lián)由財務(wù)科保存,對賬聯(lián)交供