談企業(yè)檔案管理

1、談企業(yè)檔案管理摘要：企業(yè)檔案工作作為企業(yè)管理的一部分，必須適應(yīng)新時(shí)期現(xiàn)代企業(yè)的開展需要，樹立新的觀念，建立新的體制，實(shí)行新的管理制度。文章就當(dāng)前企業(yè)管理存在的問(wèn)題提出分析和討論，并提出相應(yīng)的解決方法。關(guān)鍵詞：企業(yè)，檔案管理企業(yè)的開展離不開檔案工作，企業(yè)檔案在經(jīng)濟(jì)建立和各項(xiàng)社會(huì)事業(yè)中的作用越來(lái)越大，日益倍受大家的關(guān)注。作為企業(yè)管理有機(jī)組成的檔案工作，如何發(fā)揮自身獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)和功能，為企業(yè)排憂解難，贏得將來(lái)，是每一個(gè)檔案工作者應(yīng)當(dāng)深思的問(wèn)題。筆者結(jié)合企業(yè)檔案工作實(shí)際就企業(yè)檔案工作管理形式、管理理念及其管理手段等方面談點(diǎn)粗淺認(rèn)識(shí)。一、當(dāng)前企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和主要問(wèn)題1.1檔案管理的手段與方法落后當(dāng)今國(guó)

2、內(nèi)大多企業(yè)的檔案管理仍采取手工作業(yè)的方式。文件立卷歸檔后，檔案工作人員需對(duì)其進(jìn)展整理編目。機(jī)械的手工作業(yè)，不僅勞動(dòng)量大、耗時(shí)多、速度慢，使得檔案管理人員無(wú)暇顧及編研和科技開發(fā)。同時(shí)，檔案利用者直接到檔案室查閱檔案，不僅案卷調(diào)閱頻繁磨損嚴(yán)重，而且檢索速度慢、查準(zhǔn)率、查全率低。1.2檔案意識(shí)薄弱長(zhǎng)期以來(lái)，一些企業(yè)指導(dǎo)認(rèn)為企業(yè)的主要工作是消費(fèi)、經(jīng)營(yíng)，檔案工作無(wú)足輕重，對(duì)檔案室抱著可有可無(wú)的態(tài)度，檔案工作處于自我開展之中。檔案人員兼職多，在現(xiàn)有專職檔案人員中，有一大部分人員是以做檔案工作為主，兼做其他工作，如文秘、收發(fā)、機(jī)要、行政等。使專職的檔案人員在做本職檔案工作時(shí)，都要用業(yè)余時(shí)間或加班加點(diǎn)來(lái)做。1

3、.3檔案信息利用率低目前，一些企業(yè)檔案管理人員的觀念、意識(shí)還比較保守，不適應(yīng)形勢(shì)的開展，不能正確處理保守檔案機(jī)密與開放檔案信息資源的關(guān)系。查閱資料手工檢索繁瑣，效勞設(shè)施不完善，閱覽環(huán)境差等問(wèn)題，導(dǎo)致檔案利用效率低下，極大地限制了檔案的開發(fā)利用。1.4檔案不完好有的企業(yè)由于一些人員責(zé)任心不強(qiáng)，造成了大量未整理的檔案資料積壓、未搜集、搜集后喪失、檔案分類不統(tǒng)一等問(wèn)題。新的檔案人員由于業(yè)務(wù)不熟悉，不能及時(shí)整理資料，無(wú)法快捷地提供效勞，給工作帶來(lái)了極大的困難。二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的對(duì)策1增強(qiáng)責(zé)任意識(shí),樹立企業(yè)檔案管理新理念企業(yè)檔案工作是集效勞性、科學(xué)性、管理性為一體的一項(xiàng)根底性工作,它貫穿于企業(yè)各

4、部門、各個(gè)層次。以文字、圖表、聲像、電子等諸多載體形式存在的企業(yè)各類檔案,是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)的一筆無(wú)形資產(chǎn),是企業(yè)重要的信息和動(dòng)力之源,也是企業(yè)指導(dǎo)科學(xué)決策的歷史根據(jù)。檔案工作對(duì)于企業(yè)指導(dǎo)正確、迅速的決策及企業(yè)的生存開展起著至關(guān)重要的作用。企業(yè)檔案工作者應(yīng)把開發(fā)利用檔案信息資源作為工作的重點(diǎn)。通過(guò)對(duì)檔案信息資料的整理、研究、開掘、提煉和精選,把那些具有深層開發(fā)價(jià)值的信息資料,及時(shí)提供給利用者(企業(yè)指導(dǎo)、管理者、科技人員),基建單位應(yīng)充分利用檔案資源,改進(jìn)工程管理。消費(fèi)單位應(yīng)使檔案資料活起來(lái),把檔案的信息資源轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)消費(fèi)力,為推進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)發(fā)揮其獨(dú)特功能。2推進(jìn)信息化建立,實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)檔案

5、管理新形式眾所周知,企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)工作的伴生物,沒(méi)有它獨(dú)立的存在條件,因此,檔案工作在任何時(shí)候都難以成為企業(yè)第一緊要的工作。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,企業(yè)要追求經(jīng)濟(jì)效益,現(xiàn)今的檔案管理方法已經(jīng)難以適應(yīng)新形勢(shì)的要求了。企業(yè)檔案工作要朝著信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、檢索智能化方向開展,必須搭乘企業(yè)中心工作、重點(diǎn)工作的班車。進(jìn)入新世紀(jì),中央提出了大力加強(qiáng)企業(yè)管理信息化建立的要求,并提出了詳細(xì)的工作目的。這一目的的提出,為企業(yè)檔案管理理論迎來(lái)了宏大的創(chuàng)新機(jī)遇和空間,構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)成為進(jìn)步企業(yè)檔案管理程度的有效打破點(diǎn),我們應(yīng)抓住這一契機(jī),努力推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建立工作的開展。要做好這一工作應(yīng)著眼于以下幾點(diǎn):2.

6、1充分利用企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、檔案應(yīng)用系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)與A、IS、SIS系統(tǒng)的接口,變紙面文件為數(shù)字文件,擴(kuò)大檔案利用范圍檔案信息在施行企業(yè)目的管理中,不僅能起到參與、溝通和借鑒作用,而且還具有分析、比照、協(xié)調(diào)等諸多功能。充分利用和發(fā)揮檔案獨(dú)有的優(yōu)勢(shì)和作用,既能保證方案目的與詳細(xì)操作方案及其施行效果的一致,還能及時(shí)發(fā)現(xiàn)目的的偏向,調(diào)整資源配置和行動(dòng)部署,把走偏的管理活動(dòng)導(dǎo)向正軌,從而到達(dá)進(jìn)步管理整體績(jī)效的目的,促進(jìn)企業(yè)目的的實(shí)現(xiàn)。2.2加強(qiáng)與文秘部門的嚴(yán)密聯(lián)絡(luò)文秘工作是檔案工作的前提和根底,從系統(tǒng)工程和全面質(zhì)量管理的角度看,只有保證文秘工作各環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量才能保證檔案質(zhì)量?，F(xiàn)代辦公環(huán)境下的A系統(tǒng)和AD

7、計(jì)算機(jī)輔助繪圖技術(shù)的應(yīng)用,不僅使紙質(zhì)文件數(shù)量激增,也產(chǎn)生了大量的電子文件。電子文件及電子檔案無(wú)論是在系統(tǒng)中運(yùn)行,還是記錄在磁性或光盤等載體上,都是數(shù)字化的信息形態(tài),極易遭受非法的增刪改,管理人員無(wú)法從直觀上判斷其真?zhèn)?。因?我們必須和文秘部門對(duì)電子文件的形成、搜集積累、鑒定、整理、歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理、開發(fā)利用等,實(shí)行全過(guò)程管理,以確保電子文件至電子檔案管理工作的連續(xù)性。2.3爭(zhēng)取企業(yè)指導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持,形成內(nèi)外互補(bǔ)的良性循環(huán)如今,各種業(yè)務(wù)交流成為一種進(jìn)步業(yè)務(wù)技能的重要形式,企業(yè)應(yīng)重視檔案業(yè)務(wù)交流工作,為檔案人員提供學(xué)習(xí)交流時(shí)機(jī),為他們創(chuàng)造走出去引進(jìn)來(lái)的時(shí)機(jī)。充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)

8、絡(luò)技術(shù),進(jìn)一步進(jìn)步檔案管理現(xiàn)代化程度,使國(guó)有企業(yè)之間、國(guó)有企業(yè)與外企之間的接觸更多、更便捷,為實(shí)現(xiàn)企業(yè)目的提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的效勞。3強(qiáng)化檔案保密,建立電力企業(yè)檔案管理新理念隨著檔案信息化建立的推進(jìn)和效勞社會(huì)化的拓展,維護(hù)檔案平安的難度越來(lái)越大、任務(wù)越來(lái)越重。要積極配合和協(xié)助企業(yè)的保密機(jī)構(gòu),加強(qiáng)對(duì)電子文檔和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的管理,針對(duì)自然災(zāi)害、非法訪問(wèn)、非法操作、病毒損害等現(xiàn)象,采取與系統(tǒng)平安和保密等級(jí)要求有關(guān)的防范對(duì)策。制訂網(wǎng)絡(luò)設(shè)備平安保證、數(shù)據(jù)平安保證、操作平安保證、身份識(shí)別方法等相應(yīng)規(guī)那么或采取必要措施,為企業(yè)保平安、促開展有效效勞。企業(yè)檔案是企業(yè)開展的歷史見(jiàn)證,也是科技、文化、知識(shí)的積淀,它在企業(yè)管理中的作用是無(wú)可替代的。電力企業(yè)根據(jù)其自身高平安、高經(jīng)濟(jì)及高可靠性,所以有著更高的要求,在歷史潮流開展的新時(shí)期,面對(duì)信息化時(shí)代帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn),檔案工作者必須跟上時(shí)代的節(jié)拍,電力企業(yè)檔案工作信息任重道遠(yuǎn),需要我們檔案工作人員將不斷進(jìn)步自身素