有效的編制月度項目報告的構成

1、 一種有效的的編制月月度項目目報告的的方法1 引言言1.1 項項目報告告在項目的實實施過程程中，隨隨著工作作流、物物流、資資金流有有效的運運動，推推動著項項目進程程螺旋地地前進，直直至項目目實施完完成。在在這個過過程中同同時伴隨隨著信息息流的產產生和運運動。信信息流將將項目的的工作流流、物流流、資金金流與項項目的組組織、管管理職能能、環(huán)境境等因素素緊密地地結合在在一起，它它不僅反反映了項項目實施施過程中中的各種種情況，而而且還控控制和指指揮著工工作流、物物流、資資金流的的運動2。所所以項目目信息對對項目的的管理起起著重要要的作用用。任何何一個項項目管理理者的期期望就是是使項目目在一個個施工高高

2、度安全全、品質質卓越、工工期提前前、成本本低于預預算并且且能令內內部外部部客戶都都滿意的的團隊環(huán)環(huán)境下進進行，而而項目報報告則是是有效地地表達和和傳遞項項目執(zhí)行行狀態(tài)信信息的主主要表現(xiàn)現(xiàn)形式之之一，是是人們溝溝通信息息的重要要工具。所謂“項目目報告”，就就是依據據項目目目標、項項目各種種計劃、合合同、組組織資源源供應等等資料，收收集項目目實施過過程中產產生的大大量信息息，用特特定的表表達方式式反映項項目實施施進度、費費用、質質量等狀狀態(tài)的一一種報告告形式，以以此來下下達各種種指令，協(xié)協(xié)調、決決策、控控制和指指揮項目目實施過過程。1.2 項項目報告告的分類類項目報告的的種類很很多，例例如：按按時

3、間可可分為日日報、周周報、月月報、年年報；按按項目內內容可分分為工作作報、單單位工程程、單項項工程、整整體工程程；按內內容可分分為質量量報告、成成本報告告、工期期進展報報告；按按專題內內容可分分為風險險分析報報告、總總結報告告、特別別事件報報告；按按管理層層次可分分為分包包商單位位工程報報告、項項目管理理層單一一項目的的進展報報告、組組織領導導層整體體項目或或多項目目狀態(tài)報報告。項目報告不不僅要完完整真實實地反映映項目已已經實施施情況，評評價過去去的情況況及階段段性成果果，而且且要總結結經驗，分分析問題題，提出出解決問問題方法法，為項項目決策策提供依依據，并并為預測測項目將將來發(fā)展展趨勢提提供

4、預警警信息。為為了避免免項目報報告的閱閱讀者，特特別是項項目領導導層的決決策者，要要得到一一兩個項項目必要要的信息息不得不不從大堆堆的項目目報告中中進行繁繁瑣的分分析和篩篩選的現(xiàn)現(xiàn)象，所所以，針針對不同同類型的的項目和和不同層層次的管管理者，編編制具有有針對性性的項目目報告尤尤為重要要，一份份好的項項目報告告能使項項目管理理者迅速速了解項項目進展展情況，快快速做出出決策。1.3 本本文中項項目報告告編寫的的定位本文中所要要論述的的項目報報告是以以本人負負責的生生產線技技術改造造工程項項目為例例（項目目投資445000萬元；工期119999年6月月20000年年12月月；工程程主要內內容包括括廠

5、房建建筑改造造、設備備采購安安裝試運運行、公公用系統(tǒng)統(tǒng)管道安安裝、電電氣安裝裝等；工工程各部部分內容容施工均均由不同同的承建建商承建建4），重重點表達達工程項項目在實實施過程程中，針針對項目目管理層層收集來來源于項項目作業(yè)業(yè)執(zhí)行層層記錄的的工程活活動的數數據和資資料，向向項目組組織領導導層上報報月度報報告時，如如何分析析對比，編編寫出單單一項目目的項目目執(zhí)行報報告或多多項目的的項目狀狀態(tài)報告告。2 項目目報告的的構成2.1 項項目報告告的目標標 項目目組織領領導層主主要為高高級項目目經理或或企業(yè)總總裁、副副總裁，他他們與項項目有著著深切的的利益關關系，在在繁忙的的事務中中，及時時而又準準確了解

6、解項目的的關鍵問問題，迅迅速地做做出決策策是非常常必要的的。因而而項目管管理層所所提供的的月度項項目報告告必須具具備一下下特征：（1）使閱閱讀者迅迅速地了了解項目目關鍵問問題。（2）針對對問題和和目的，及及時確定定出某項項行動計計劃。（3）用少少于100分鐘的的時間能能閱讀完完該項目目報告。2.2 編編寫項目目報告必必要的條條件一份要具備備以上目目標而且且要有意意義，并并能為領領導者帶帶來價值值的項目目報告，在在編制前前必須滿滿足一下下必要條條件：（1）了解解組織領領導者的的需要和和期望。（2）確定定項目報報告采用用的報告告形式、內內容以及及圖表。（3）協(xié)商商一致的的報告截截止日期期。（4）作

7、業(yè)業(yè)執(zhí)行層層上報基基礎資料料的提供供人，必必須采用用統(tǒng)一的的標準、規(guī)規(guī)范的格格式。2.3 項項目報告告的形式式和內容容在項目的整整個進程程中，組組織領導導層的管管理者都都應當清清楚地了了解項目目的狀況況，月度度報告是是非常重重要的交交流項目目信息的的工具。讓讓繁忙的的高級項項目管理理者閱讀讀過多的的數據或或很厚的的項目報報告實際際是一種種資源的的浪費。所所以，本本文推薦薦的月度度項目報報告編制制方法，將將項目報報告內容容用“必必讀”部部分和“推推薦閱讀讀”部分分形式表表達。這這樣就使使管理者者在有限限的時間間內，從從每個月月的月度度項目報報告中了了解最有有效的項項目信息息。報告中“必必讀”部部

8、分是項項目執(zhí)行行的基本本信息，主主要用兩兩至三段段文字闡闡述項目目執(zhí)行的的概要、項項目的關關鍵問題題和項目目正常的的狀態(tài)。對對項目總總體上是是否安全全有效地地按照計計劃執(zhí)行行發(fā)表評評論，并并對關鍵鍵問題做做出鑒別別，提出出建議性性行動計計劃。這這部分的的信息主主要是用用來回答答了“項項目進展展是否順順利”的的問題。“推薦閱讀讀”部分分首先提提供項目目報告的的分解結結構，標標明本報報告信息息的提供供者和內內容，其其次是從從項目執(zhí)執(zhí)行層中中工程師師、各單單項工程程承建商商、供應應商提供供的詳細細的報告告中摘取取最恰當當的信息息，利用用恰當的的、簡單單的、容容易讓人人理解的的圖形和和表格，充充分地表

9、表現(xiàn)了上上一個月月項目各各部分執(zhí)執(zhí)行狀況況和取得得的項目目績效，項項目的成成本、進進度與計計劃相比比發(fā)生的的變動，以以及項目目發(fā)展的的趨勢。應應用這種種表示方方法目的的就是通通過這種種月度項項目報告告的表達達形式讓讓高級項項目經理理或企業(yè)業(yè)組織層層的領導導者在有有限的時時間內，迅迅速獲得得有效的的項目信信息，為為制定下下一個月月關鍵的的活動計計劃提供供依據，使使領導者者快速做做出決策策。由于本文中中介紹的的項目報報告“必必讀”部部分目前前在工程程中是一一種常見見的、傳傳統(tǒng)的表表示方法法，本文文不做過過多論述述，主要要介紹“推推薦閱讀讀”部分分項目報報告內容容的表達達方法。3 單一一項目報報告和

10、多多項目報報告的表表示方法法3.1 單單一項目目的項目目報告單一項目的的項目報報告“推推薦閱讀讀”部分分主要表表現(xiàn)一個個完整的的項目進進展的情情況和項項目各部部分執(zhí)行行的績效效，使組組織領導導層的管管理者能能充滿信信心對項項目做出出有效的的決策。所所以項目目首先要要具有完完整的計計劃系統(tǒng)統(tǒng)，建立立必要的的掙值分分析體系系，并且且能有效效地收集集項目實實際完成成的數據據，通過過分析計計算項目目的進度度執(zhí)行指指標SPPI和成成本效用用指標CCPI，表表現(xiàn)在各各種圖形形和表格格來說明明項目的的績效和和發(fā)展趨趨勢。項目績效狀狀況圖，主主要表現(xiàn)現(xiàn)項目實實施過程程中進度度和成本本發(fā)展狀狀況和變變動的趨趨勢

11、。本本例中項項目在33月至7月期間間，實際際績效由由滯后型型轉變?yōu)闉檫M度超超前型。項目各部分分成本績績效指標標圖，主主要表現(xiàn)現(xiàn)項目實實施過程程中各部部分成本本效果。本本例中項項目各部部分實際際成本與與預算成成本之間間的偏差差，反映映了各部部分實際際成本之之間的差差距。3.2 多多個項目目的項目目報告有時一個組組織領導導層的高高級項目目經理或或企業(yè)總總裁同時時負責幾幾個項目目，這里里提供一一個表格格，主要要匯總了了多個項項目報告告提供的的多個項項目的項項目執(zhí)行行情況，表表格中用用不同地地符號表表達項目目的進展展狀態(tài)。如如表1所所示。 意意味著項項目正處處于控制制之下，對對計劃或或成本的的影響不不

12、到3。項目目的安全全和質量量執(zhí)行過過程都得得到保障障。項目目經理可可以在下下個月之之前修正正進度或或成本誤誤差。 表表明項目目的安全全或質量量正面臨臨著一些些困難。項項目面臨臨的問題題可能會會對計劃劃或成本本產生3355的影影響。要要想在下下個月之之前改正正這個問問題就必必須獲得得額外的的資助或或上一級級管理層層的協(xié)助助。 向向組織領領導的管管理人傳傳達的信信息是項項目的安安全和質質量正處處于岌岌岌可危的的狀態(tài)。項項目遭遇遇的問題題可能會會對原計計劃的進進度和成成本產生生5以以上的影影響。信號，以以及在某某些情況況下的信號，要要求得到到公司最最高管理理層的注注意，以以便他們們能幫助助解決項項目所面面臨的問問題。4 結結論本文將項目目管理層層提供給給組織領領導層的的項目月月度報告告定義和和論述了了報告的的“必讀”部分和和“推薦閱閱讀”部分形形式和內內容，特特別是“推薦閱閱讀”部分用用進度執(zhí)執(zhí)行指標標和成本本效用指指標結合合起來展展現(xiàn)單一一項目的的狀態(tài)和和發(fā)展趨趨勢，在在同一個個表格中中用各種種符號來來