OA系統(tǒng)使用管理制度

1、OA 系統(tǒng)使用管理制度第一章總則第一條為了提高工作效率，保障信息傳遞暢通，根據(jù)公司實際情況，制定本制度。第二條本制度適用于公司 OAOA系統(tǒng)是管理信息傳遞的有效平臺，它集合了各方面信息，是公 司實施高效管理的重要工具。第三條為了保證通過 OA 進行發(fā)起和傳遞的各類電子文件能夠及時得到處理，原則上各環(huán)節(jié)處理時間不得超過三個小時。第二章管理職責(zé)第四條原則上各子公司有行政部門的，行政部門負責(zé)人將 OA（二級管理員），沒有行政部門的，可指定專人作為管理員。各管理員要承擔起所屬公司 OA管理工作，按照要求，在系統(tǒng)內(nèi)進行分層級，分區(qū)域的全面管 理工作，開展諸如電子檔案管理、通知通告下發(fā)、重要文件資 上傳共

2、享（分權(quán)限）、系統(tǒng)深化開發(fā)應(yīng)用等工作。行政部將對 上述管理員進行專門培訓(xùn)。第五條在系統(tǒng)運行初期 OA 系統(tǒng)管理員（包括二級管理員） 須對系統(tǒng)平臺進行實時監(jiān)控，確保系統(tǒng)運行穩(wěn)定。第六條各系統(tǒng)管理員（包括二級管理員）及系統(tǒng)使用人要及時收集、歸納和反饋 OA 平臺運行過程中的各類問題（包括表單設(shè)計、流程設(shè)置、功能模塊、操作使用等方面問題），逐級上報解決存在的問題。OAOA系統(tǒng)管理員須在收到函告后的 24第八條相關(guān)文件、資料（包括傳審、傳閱、公告、新聞等等）由發(fā)起人負責(zé)對發(fā)起內(nèi)容進行管理。OA均有合理使用系統(tǒng)、進行系統(tǒng)維護、提出意見建議等的權(quán)利和義務(wù)。第三章日常使用OAOA考慮到當前運行的實際，除部分

3、文件外的傳遞可沿用現(xiàn)有紙介 質(zhì)傳遞流程之外，其他傳遞均需通過 OAOAOA第十一條 OA 系統(tǒng)文件審批環(huán)節(jié)的效率及時間限制（一）凡上報審批的文件，在每個環(huán)節(jié)停留時間原則上不3減發(fā)相關(guān)責(zé)任人 200 元，以下情況除外： 1.晚上九點至次日上午八點；工作開展需要延長審批時間的；不全而要求發(fā)起人給予解釋或補充的。（二）凡上報審批的文件，因不達標被退回時，退回人應(yīng)注明退回原因、修改要求、需要達到的標準以及重新上報的時間，并及時電話或當面告知發(fā)起人，堅決杜絕無原由、無標準的退單現(xiàn)象發(fā)生。OA法修改發(fā)起內(nèi)容的問題，因此，要求各發(fā)起人在發(fā)起前仔細審核文件內(nèi)容，確定文件數(shù)據(jù)資料齊全后方可上傳。審核及審批環(huán)節(jié)中

4、各節(jié)點責(zé)任人均應(yīng)嚴格把控審核、審批關(guān)，否則將進行如下處罰：（一）日常上報審批的文件（資料），部門必須認真把 件（資料）；200300（二）各部門上報審批的文件（資料），因不達標被總經(jīng)理退回時，績效減發(fā)責(zé)任人 200 元；被董事長退回時，績效減發(fā)責(zé)任人 300 元。要及時將事務(wù)辦理結(jié)果反饋填寫入“辦理結(jié)果回復(fù)”，經(jīng)所在部門主管審核通過后，該審批流程方認定為最終辦理完結(jié)。要程度，除個別突發(fā)類或領(lǐng)導(dǎo)臨時安排工作事項外，原則上任何文件均需提前足夠多的時間上報，以備審核過程中的修改等影響工作開展，常規(guī)性審批因發(fā)起人未預(yù)留充足審批時間而造成的任何后果均由發(fā)起人及其所在子公司、所在部門全額承 擔，審核及審批

5、環(huán)節(jié)責(zé)任人不承擔責(zé)任（無故拖延除外）。第十五條各審核、審批人在審批文件前，應(yīng)酌情處理標識為緊急或特急的文件（待辦文件名稱前綴紅色感嘆號，無嘆號表示一般，一個嘆號表示緊急，兩個嘆號表示特急）。系統(tǒng)運行之初，建議發(fā)起人及各節(jié)點審批人在處理完成后向下一節(jié)點承辦人給予提示，保證文件及時得到處理。第十六條原則上各類文件在發(fā)起時，發(fā)起人需承擔歸檔職OA應(yīng)妥善保存，以備以后查詢或使用。第十七條嚴禁任何人通過 OA健康和帶有病毒的文件、圖片、應(yīng)用程序等內(nèi)容，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)， 除立即停止責(zé)任賬號外，還將根據(jù)公司相關(guān)規(guī)章制度給予相應(yīng)處罰，直到開除處理。第十八條為方便文件的傳遞和查閱，任何發(fā)起人在發(fā)起流 程之前，均應(yīng)檢查

6、文件格式，文件一律采用 OFFICE在發(fā)起前，需檢查圖片的大小（不能過大，否則移動端將無法 閱臨覽）、質(zhì)量及格式（以 JPG、JPEG）。流程發(fā)起前，相關(guān)附件名稱應(yīng)修改為與發(fā)起事由一致，并注明各附件的功能作用。第四章日常操作注意事項模版（上報審批類選擇相關(guān)傳審單，傳閱類選擇傳閱單、人力資源類選擇相對應(yīng)表單），并根據(jù)表單各要素進行填寫及完善并上傳相應(yīng)附件后點擊發(fā)送，流程即告建立。發(fā)起人為部門主管及以上管理人員的，因流程發(fā)起時默認的身份均為部門員 工，而其身份權(quán)限包含部門員工與部門主管兩個層次，因此， 流程提交后會再次回到部門主管處，要求部門主管用主管身份進行審核并提交后，流程方才進入下一節(jié)點（即

7、一提交一審 核）；子公司總經(jīng)理級別發(fā)起流程時，因其身份權(quán)限包含部門員工、部門主管、子公司總經(jīng)理三個層次，因此，需要額外的兩次審核后，方才進入下一節(jié)點（即一提交兩審核）。為了避免在此環(huán)節(jié)出現(xiàn)不必要的延誤，請各主管以上人員在發(fā)起并提交流程后多回看幾次是否有待辦文件存在或通過查看表單流程以確定當前處于哪一節(jié)點。第二十條對于超出系統(tǒng)現(xiàn)有模版的相關(guān)傳遞，可采用自由協(xié)同的方式予以發(fā)起，方便之處在于發(fā)起不受條件限制，并且在發(fā)起時復(fù)選修改正文選項后，各節(jié)點審批人均可對正文內(nèi)容進行修改（附件不可修改），無需退回發(fā)起人修改后上報，并且全流程各節(jié)點由發(fā)起人制定，可指定任何人審閱，有很強的隨意性。不足之處在于，由于流

8、程隨意性很強加之正文內(nèi)容可修改，因此流程的客觀性大大降低，且各節(jié)點審批意見無法寫入固定表單，后期使用存在不便。適合發(fā)起需他人修改完善和傳閱的相關(guān)內(nèi)容。第二十一條受各模版權(quán)限設(shè)置原因，各節(jié)點審批人如在審核提交后出現(xiàn)流程節(jié)點選擇提示時，請根據(jù)所審核文檔性質(zhì)自行判斷文件去向（去向包括權(quán)限內(nèi)審批、權(quán)限外上報、下一節(jié)點審批人等），如判斷不清的可與文件發(fā)起人或相關(guān)部門取得聯(lián)系，以確保傳遞流程準確高效。照權(quán)限開展文件資料的增、刪、查、改等工作，并在日常工作中注意隨時將所經(jīng)手文件資料進行歸檔，以便于日后查詢使 用。第二十三條因 OA 系統(tǒng)預(yù)覽格式與所上傳文檔格式存在區(qū)別，上傳文檔中的細節(jié)可能會在系統(tǒng)預(yù)覽中無限

9、放大，因此， 請各使用人在上傳文檔前對源文檔進行仔細檢查核對，確保文檔格式正確、編排合規(guī)，且事由描述清晰、理由闡述準確、附件要素齊全，盡可能減少因退單而造成的損失。OAOA效率，優(yōu)化工作流程，完善公司管理體系的目的。第五章安全要求第二十五條各使用人首次登陸時須將初始密碼修改為個人密碼并妥善保管，不得隨意將密碼外泄給他人使用。第二十六條任何使用人（尤其管理人員）均不得將個人賬戶交由他人操作和管理，特殊情況下，系統(tǒng)管理員有權(quán)調(diào)用各使用人的賬號與密碼，但使用前需明確告知賬號所有人，并不得對該賬號開展除系統(tǒng)必要項目外的其他操作（即不得對具體工作事項進行任何操作）。第二十七條所有使用人只可在權(quán)限范圍內(nèi)進行相關(guān)操作， 特殊情況下如需提高權(quán)限，請與各系統(tǒng)管理員聯(lián)系，經(jīng)審核確實需要提高權(quán)限的，可由管理員給予調(diào)整。第二十八條任何人不得隨意讓公司無關(guān)人員或外部人員查看系統(tǒng)內(nèi)容，更不允許下載相關(guān)內(nèi)容，尤其是涉密內(nèi)容。多人共用一臺電腦時，如暫停 OA 辦公并離開電腦，請及時注銷或退出 OA 系統(tǒng)，以免他人誤操作。第二十九條凡涉密內(nèi)容需要在系統(tǒng)內(nèi)發(fā)布的，發(fā)布人須嚴格設(shè)定查看權(quán)限和發(fā)布范圍。第三十條如發(fā)生泄密的情況，將按照