行政采購管理制度及流程

1、行政采購管理制度及流程2020年4月19日行政采購管理制度目錄一、 總貝U 錯誤!未定義書簽二、 適用范圍錯誤!未定義書簽三、 職責 錯誤!未定義書簽四、 工作程序 錯誤!未定義書簽（一）、供方的選擇 錯誤!未定義書簽（二）、合格供方的控制錯誤!未定義書簽五、采購錯誤!未定義書簽（一）采購物資綜述 錯誤!未定義書簽（二）采購物資的撤銷 錯誤!未定義書簽（三）采購事宜處理期限 錯誤!未定義書簽（四）詢價、比價、議價 錯誤!未定義書簽六、 到貨物資檢驗結果的處理錯誤!未定義書簽七、 領用物資管理辦法錯誤!未定義書簽八、 整理付款錯誤!未定義書簽九、庫房管理制度 錯誤!未定義書簽十、物品采購、領用流

2、程圖 錯誤!未定義書簽2020年4月19日起草人審核人批準人部門職務姓名簽名日期頒發(fā)部門/報告部門執(zhí)行日期/報告日期、總則為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，嚴正采購工作流程， 特制定本制度。行政類采購人員及相關人員均應以本制度為依據(jù)開展 采購工作。副總經理對采購人員及庫管員進行統(tǒng)一考核和管理。二、適用范圍本制度適用于武漢中有藥業(yè)有限公司人事行政部采購及與采購相關的 所有事宜。二、職責人事行政部米購人員負責行政辦公用品米購的控制，并組織相關部門對供方進行評價。其它部門負責提供其部門月度所需辦公用品的分類別采購清單，如個別用品有特殊要求，須在備注里注明。交部門負責人簽批的采購清單到人事行政

3、部登記存檔，由人行部匯總采購清單進行月度統(tǒng)一2020年4月19日采購。總經理及副總經理審核并簽批人事行政部匯總的采購清單。四、工作程序（一）、供方的選擇供方的選擇必須遵循就近、質優(yōu)、價廉的原則，并滿足以下條件：1）企業(yè)必須有法人資格營業(yè)執(zhí)照，具備相應的及時供貨能力與合作愿 望；2）具有保證產品質量的管理能力和檢測手段，能對其供貨產品的質量全 權負責；3）具備所需我司采購物資的經營許可證。4）有多年的企業(yè)供貨經驗、質量和信譽程度穩(wěn)定，有穩(wěn)固的供貨能力。5）深入市場，對本地區(qū)的市場進行考察，對我司所需物資進行價格摸 底，選擇最合適的供貨方進行討論分析。6）將分析結果報總經理，討論選擇最優(yōu)的供貨方，

4、簽訂相關的供貨協(xié) 議。（二）、合格供方的控制1）建立檔案：人行部應建立合格供方檔案，包括：營業(yè)執(zhí)照、經營許可 證，年度進貨的數(shù)量和質量記錄、質量問題反饋記錄等；2）及時反饋質量信息：人行部應及時與供方溝通，反饋情況，必要時定期對供方進行質保能力和供貨能力的考察，考察時作好記錄，考察后編寫出評價報告，并作出評價結論；3）供方的變更：當供方的供貨質量情況不能滿足要求時，職能部門應按 上述供方的選擇要求重新評價，評價結論須變更供方的，填寫申請變 更供貨方的報告，經人行部審核，并報總經理、副總經理批準生效。五、采購（一）采購物資綜述1采購檔案是清楚說明訂購產品的資料，采購檔案一般是指采購清 單。采購清

5、單上應明確規(guī)定采購物資的產品名稱、規(guī)格型號、單 位、數(shù)量、交貨期限、采購人及特殊性要求等。2當采購清單發(fā)生變化時，采購人員應及時與供方協(xié)調，明確變更內容。3采購產品的驗證審核由人行部、財務部共同進行驗證。4人事行政部負責供方評價和采購控制的有關記錄和采購檔案的收 集、整理、編目、存檔。財務部負責采購產品驗證的質量記錄的收 集、整理、編目、存檔，人行部協(xié)助完成。5緊急采購時，由人事行政部在 “采購單 ”“備注欄 ”注明原因，以急件 遞送。6采購物資不論金額、數(shù)量、總額都必須有總經理及副總簽批生效， 采購人員方可進行采購。（二）采購物資的撤銷1采購物資的撤銷應由原采購部門通知人事行政部停止采購流程

6、及注明撤銷采購的相關原因。2.人行部辦妥撤銷后，依下列規(guī)定辦理：3人行部把原采購單有人行部經理簽字撤銷后，送回原采購部門。4原采購單未能撤銷時，采購人員應通知原采購部門。5若采購清單已報供貨方，應立即告知供貨方停止供貨，并說明原因，請供貨方諒解，協(xié)助采購清單的順利撤銷。（三）采購事宜處理期限人事行政部應依采購物資的特性及市場供需，分類制定材料采購事宜處 理期限，通知各有關部門以便參考，如有變更時，應立即修正。人事行 政部應分詢價、訂購、交貨三個階段，以控制采購作業(yè)進度及節(jié)省費 用。采購員未能按既定時間完成采購的，應向采購部門說明未能按時采 購的原因，并告知其到貨時間。（四）詢價、比價、議價1采

7、購人員接獲采購單匯總后應依采購物資的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，除經以電話詢價之外，另需精選三 家以上的供應商辦理比價或經分析后議價。采購人員要嚴格履行自己 的職責，大件采購在訂貨、采購工作中實行貨比三家”的原則，詢價后報領導核準供應商，不得私自訂購和盲目進貨。在重質量、遵合 同、守信用、售后服務好的前提下，選購低價物資，做到質優(yōu)價廉。 同時要實行跟蹤辦事負責到底的責任制，不得無故積壓或拖延辦理有 關采購方面的工作。2.若供方報審的規(guī)格與采購材料規(guī)格略有不同或屬代用品者，采購人員 應在 采購單”上予以說明，經人行經理核發(fā)后，告知使用部門或采購 部門簽批后方可通知供貨方進行供貨。3對于供貨方的報價有疑問時，采購人員應深入分析后，以電話等聯(lián)絡 方式向廠商議價。4人事行政部接到采購部門以電話聯(lián)絡方式的緊急采購物資，人事行政 經理應立即指定采購人員先行詢價、議價，待接到采購部門采購清單 后，按一般米購程序優(yōu)先辦理。六、到貨物資檢驗結果的處理1.審核合格的物資，審核人員應將物資入庫定位。2不符合審核標準的物資，審核人員應告知供貨方不良原因，經使用部