廣鋼貿(mào)易公司合同管理制度(doc 11)

1、【最新資料Word版可自由編輯！合同管理制度第一節(jié)總則為加強經(jīng)濟合同管理，維護公司自身合法權(quán)益，防范與控制合同風險，根據(jù)中華人民共和國合同法和廣州鋼鐵企業(yè)集團有限公司合同管理規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制訂本制度。本制度適用于廣鋼國貿(mào)對外簽訂、履行的各類合同、協(xié)議等，包括買賣合同、租賃合同、加工合同、運輸合同、倉儲合同等。按合同法規(guī)定：公司法定代表人是公司合同的法定負責人，全權(quán)負責本公司的合同訂立工作。合同法又規(guī)定：代理公司訂立合同，必須經(jīng)公司法定代表人授權(quán)委托，在取得代理資格后才可代表公司簽訂有關的經(jīng)濟合同。這就是本公司合同管理必須要遵循的基本原則。第二節(jié)合同的簽訂簽訂經(jīng)濟合同，必須遵守國家的

2、法律、政策及有關規(guī)定。對外簽訂經(jīng)濟合同，除法定代表人外，必須是持有法人委托書的法人委托人。法人委托人必須對本企業(yè)負責，對本職工作負責，在授權(quán)范圍內(nèi)行使簽約權(quán)。簽約人在簽訂經(jīng)濟合同之前，必須認真了解對方當事人的情況。包括：對方單位是否具有法人資格、有否經(jīng)營權(quán)、有否履約能力及其資信情況，對方簽約人是否法定代表人或法人委托人及其代理權(quán)限。不得與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經(jīng)濟合同，確保所簽合同有效、有利。合同雙方當事人權(quán)利、義務的規(guī)定必須明確、具體、文字表達要清楚、準確。合同范本：訂立經(jīng)濟合同必須采用由國家工商行政管理部門等專業(yè)部門監(jiān)制的規(guī)范合

3、同文本，營銷管理部須對此作出指引。合同的主要內(nèi)容有：合同簽約時間和簽約地點要明確。當事人的名稱、住所、合同抬頭、落款、公章以及對方當事人提供的資信情況載明的當事人的名稱、住所應保持一致。合同標的：合同標的應具有唯一性、準確性，買賣合同應詳細約定規(guī)格、型號、商標、產(chǎn)地、等級等內(nèi)容；數(shù)量：數(shù)量要明確計量單位、計量方法、正負尾差、合理稱差及自然損耗率等。一般應采用國家標準的計量單位并應約定標的物數(shù)量，常年經(jīng)銷合同無法約定確切數(shù)量的應約定數(shù)量的確定方式（如電報、傳真、送貨單、發(fā)票等）。質(zhì)量：有國家標準、部門行業(yè)標準或企業(yè)標準的，應約定所采用標準的代號，技術質(zhì)量要求要明確、具體。價款或報酬：價款或者報酬

4、、物流運輸應在合同中明確，采用折扣形式的應約定合同的實際價款；價款的支付方式如轉(zhuǎn)帳支票、匯票、信用證、現(xiàn)金等應予以明確；價款或報酬的支付期限應約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內(nèi)支付。2.5.6履行期限、地點和方式：履行期限、運輸方式、交（提）貨地點及驗收方法應明確，無法約定具體的，應在合同中約定履行方式。合同履行地點應力爭作對本方有利的約定。2.5.7違約責任：違約責任有法定違約金的按規(guī)定寫明，法律沒規(guī)定或規(guī)定不具體的，應具體寫明約定的違約金數(shù)額、比例及計算方法。2.5.8解決爭議的方式：解決爭議的方式可選擇仲裁或起訴，選擇仲裁的應明確約定仲裁機構(gòu)的名稱，簽約時應力爭協(xié)議合同由我方所在

5、市、區(qū)法院或仲裁機構(gòu)，雙方無法達成一致意見的，可選擇第三地法院或仲裁機構(gòu)。2.5.9.結(jié)尾部分：雙方都必須使用合格的印章公章或合同專用章，不得使用財務章或業(yè)務章等不合格印章；注明合同有效期限和雙方財務部門聯(lián)系人及方式。2.6關于合同編號的制定：2.6.1合同編號一般寫在合同的右上方，共九個字符，其寫法為：xxxxxxxx，如：ST-090505A。2.6.2本合同編號的九位數(shù)字表達的意思是：第一、二位：代表合同的分類（用物資（業(yè)務）名稱拼音的第一個字母縮寫：如ST-生鐵，CC倉儲業(yè)務，JC建材，GP-鋼坯，BC-板材）第三、四位：代表合同的年份（如09代表2009年）第五、六位：代表合同簽定的

6、月份（如055月）第七、八位：代表合同簽定的日期（如055日）第九位：代表簽訂合同的排列（用A-E表示）2.6.3當日合同排序由各業(yè)務部門自行把握確定，不得重復。2.7小額鋼材銷售業(yè)務：對公司小額鋼材銷售業(yè)務，業(yè)務員應簽訂廣州廣鋼國際貿(mào)易有限公司購銷訂單協(xié)議（以下簡稱訂單）（現(xiàn)暫用廣州廣鋼集團貿(mào)易有限公司購銷訂單），并視之為公司小額鋼材銷售業(yè)務的代理合同。訂單書寫要清楚，并且包含以下要素：日期、客戶資料、品種規(guī)格、數(shù)量、單價，客戶簽名及領導審批，財務部貨款確認，營銷管理部記錄提貨單單號。業(yè)務人員必須認真按訂單所列條款填寫表列內(nèi)容，訂單由公司領導審批。對沒有按要求填寫的訂單，營銷管理部、財務部負

7、有監(jiān)督和糾正責任。對協(xié)議內(nèi)容不全面的訂單，公司領導應該要求業(yè)務人員重新填寫。否則，不予審批。對訂單資料的修改，必須由經(jīng)辦人提出，并報分管領導批示，分管領導要審核、簽名，擅自修改的訂單均為無效訂單。本規(guī)定為臨時管理規(guī)定，待公司管理控制系統(tǒng)完善后，公司另行發(fā)文予以調(diào)整。第三節(jié)經(jīng)濟合同的審查批準經(jīng)濟合同的正式簽訂前，必須按規(guī)定上報領導審查批準后，方能正式簽訂。3.2經(jīng)濟合同審批權(quán)限：經(jīng)濟合同一般由總經(jīng)理或其授權(quán)人審批，但下列合同必須由董事長審批：物資采購合同標的超過1000萬元的；所有賒銷合同（先貨后款為賒銷）、低于成本銷售的合同；涉及合作投資、聯(lián)營項目的合同以及年度的倉儲運輸合同。3.3重大合同：

8、標的額在100萬元以上合同，視為重大合同。必須按廣州鋼鐵企業(yè)集團有限公司重大合同報告制度和規(guī)定送法律事務室備案。公司各部門及分管領導和公司管理中心應對合同進行嚴謹審查。審查的要點是：3.4.1.合同的合法性。包括：當事人有無簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力；合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策和本制度規(guī)定；當事人的意思表達是否真實、一致，權(quán)利、義務是否平等；訂約程序是否符合法律規(guī)定。合同的嚴密性。包括：合同應具備的條款是否齊全；當事人雙方的權(quán)利、義務是否具體、明確；文字表述是否確切無誤。合同的可行性。包括：當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件；預計取得的經(jīng)濟效益和可能承擔的風險；合同

9、非正常履行時可能受到的經(jīng)濟損失。根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要，經(jīng)濟合同還應當或可以呈報上級主管機關見證、批準，或報工商行政管理部門鑒證，或請公證處公證。經(jīng)濟合同的審批程序如下：申報：公司各部門草簽合同后，應填寫合同呈批表，部門領導確認后，順序呈送至公司分管經(jīng)理、財務部審核，相關審核人員應對合同內(nèi)容、條款進行嚴謹審核并加具審核意見，財務部做好資金統(tǒng)籌安排（凡先經(jīng)領導口頭同意簽約的，簽約后需補辦手續(xù)）。需報總經(jīng)理、董事長審批的，應由分管領導領導簽署意見，隨同合同初稿及有關資料、附件等，一并上報。審核：對送審的經(jīng)濟合同，應按本制度3.2條規(guī)定的審批權(quán)限，由主管人或有關人認真審閱，必要時可進行調(diào)查研究，最后

10、作出：批準、不批準；通知申報單位補報材料或進一步談判（應提出談判的具體要求和注意事項）。簽訂：合同審核后，由法人委托人簽訂合同，若新客戶則需連同對方當事人營業(yè)執(zhí)照復印件及有關資證明送營銷管理部。營銷管理部對合同內(nèi)容進行進一步把關，對非例行的重大合同應及時匯報公司總經(jīng)理后，加蓋合同專用章。第四節(jié)經(jīng)濟合同的履行合同依法成立，即具有法律約束力。一切與合同有關的部門、人員都必須本著“重合同、守信譽”的原則，嚴格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務，確保合同的實際履行或全面履行。合同履行完畢的標準，應經(jīng)合同條款或法律規(guī)定為準。沒有合同條款或法律規(guī)定的，一般應以物資交清、價款結(jié)清、無遺留交涉手續(xù)為準。在合同履行過程中，對

11、本公司的履行情況應及時做好記錄并經(jīng)對方確認。票據(jù)交付應取得對方當事人的書面確認。各部門及簽約人應隨時了解、掌握合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理匯報。否則，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有關人員的責任。在履行合同過程中，若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對方當事人有下列情況之一的，應立即中止履行。經(jīng)營狀況嚴重惡化；有喪失或者可能喪失履行債務能力的。轉(zhuǎn)移財產(chǎn)，抽逃資金，以逃避債務；4.4.3喪失商業(yè)信譽；債權(quán)債務的定期確認和發(fā)生重大變動時的確認；在常年合同特別是常年銷售、采購合同履行過程中，經(jīng)辦人員應定期對帳，確認雙方債權(quán)債務；在對方當事人發(fā)生兼（合）并、分立、改制或其他重大事項以及本公司或?qū)Ψ疆斒?/p>

12、人的合同經(jīng)辦人員發(fā)生變動時，應及時對帳，確認合同效力及雙方債權(quán)債務。第五節(jié)經(jīng)濟合同的變更、解除在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的，須經(jīng)雙方協(xié)商，重新達成書面協(xié)議，新協(xié)議未達成前，原合同仍然有效。對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護本公司合法權(quán)益出發(fā)，從嚴控制。變更、解除合同的手續(xù)，應按本制度第三節(jié)規(guī)定的審批權(quán)限和程序執(zhí)行。經(jīng)上級主管機關報審或工商行政管理機關鑒證或公證機關公正的合同，在達成變更、解除協(xié)議后，應報原機關備案。變更、解除合同，一律必需采用書面形式（包括當事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律作廢。因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的，除法律允許免負責任

13、的以外，均應承擔相應的責任，并在變更、解除合同的協(xié)議書中明確規(guī)定。存在下列情形之一的，本方可以單方解除合同因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的；對方遲延履行主要債務，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行或其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的；5.6.3法律規(guī)定的其他情形。第六節(jié)經(jīng)濟合同糾紛的處理處理合同糾紛要堅持以事實為依據(jù)、以法律為準繩，法律沒規(guī)定的，以國家政策或合同條款為準。糾紛發(fā)生后，應及時與對方當事人友好協(xié)商，在既維護本企業(yè)合法權(quán)益，又不侵犯對方合法權(quán)益的基礎上，互諒互讓，達成協(xié)議，解決糾紛。公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對方當事人起訴的，相關部門應及時將有關合同材料和糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整

14、理成書面材料連同有關證據(jù)提交集團公司法律事務所處理。有關合同材料是指：1經(jīng)濟合同的文本（包括變更、解除合同的協(xié)議），以及與合同有關的附件、文書、電報、圖表等；2關貨、提貨、托運、驗收、發(fā)票等有關憑證；3貨款的承付、托收憑證，有關財務財目；4產(chǎn)品的質(zhì)量標準、封樣、樣品或鑒定報告；5有關違約的證據(jù)材料；6其他與處理糾紛有關的材料。合同糾紛的提出，加上由我方與對方當事人協(xié)商處理糾紛的時間，應在法律規(guī)定的時效內(nèi)進行，并必須考慮有申請仲裁或起訴的足夠時間。對于經(jīng)濟合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達成一致意見的，應簽訂書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋雙方行政公章或合同專用章。第七節(jié)經(jīng)濟合同的管理合同專用章管理：公司合同必

15、須嚴格按授權(quán)范圍使用公司合同專用章，不得使用業(yè)務專用章及行政公章。按“專人管章、管用分開”的原則，建立嚴格的管章用章制度。各合同印章使用部門要嚴格按要求辦理合同印章審批手續(xù)。認真如實填寫“合同印章審批表”，表格內(nèi)容包括合同印章的使用日期、使用人、合同號、合同標的、標的數(shù)量、標的總金額、對方單位、審批人等。持有合同印章的部門，對發(fā)生的與合同印章有關的重大事情應及時向公司領導報告。重大情況包括：1、發(fā)生或可能發(fā)生的重大訴訟糾紛；2、發(fā)生的可能嚴重損害公司利益的非訴訟爭議、糾紛；3、經(jīng)營業(yè)務范圍的重大變更；4、其它應當報告的重大事項。貿(mào)易中心、物流中心有關業(yè)務的合同專用章歸口營銷管理部管理，集團公司

16、產(chǎn)品集中代理銷售部分的合同專用章歸口相應業(yè)務部門管理。合同專用章的發(fā)放、持有、管理應進行登記備案。外借合同專用章必須經(jīng)公司法人批準同意，并按規(guī)定辦理印章借用手續(xù)。各業(yè)務部門應當專人跟蹤合同履行進度和履行質(zhì)量情況，并將信息及時向公司行政主要領導匯報，發(fā)現(xiàn)問題要及時請示并積極解決和處理問題。合同的檔案管理：合同檔案的管理及重大合同的送審工作按合同專用章誰保管誰負責的原則進行。合同訂立后，合同經(jīng)辦人應當將已經(jīng)生效的合同正本及與合同正本有關的附件等資料交合同管理員建立合同臺帳，合同管理員應及時傳遞合同復印件至財務部，并根據(jù)合同內(nèi)容通知物流中心做好物流準備。建立合同履行臺帳，詳細記錄合同的履行情況。業(yè)務

17、部門應及時理結(jié)合同履行的資料（見合同檔案內(nèi)容）交合同管理員匯總，合同管理員應分析合同執(zhí)行情況，為后期業(yè)務合作提供參考依據(jù)。合同管理員應認真建立合同檔案，按照“一事一卷”的原則，將合同裝訂成冊。合同檔案應當包括以下內(nèi)容：已經(jīng)訂立的合同正本；合同附件；合同變更、修改、解除的補充協(xié)議；來往函電；與合同有關的項目建議書、立項文件、可行性研究報告；法定代表人證明書、法人授權(quán)委托證明書；公司領導批文或公司決定；其他有關的合同文件、資料。7.4：綜合管理部負責對合同專用章的領用、法人授權(quán)委托書的發(fā)放和管理，營銷管理部負責對各部門重大合同送審的監(jiān)督、檢查工作和負責本制度的監(jiān)督執(zhí)行，各業(yè)務銷售部門應自行保管好業(yè)

18、務往來憑證。合同管理工作考核。合同監(jiān)督考核程序7.5.1.1制定合同執(zhí)行情況跟蹤表（見附表2）；合同管理員定期到各個部門跟蹤合同執(zhí)行情況。各業(yè)務部門次月5日前，將上月簽訂的合同執(zhí)行情況明細（電子表格）報營銷管理部；次月月底前營銷管理部和綜合管理部對各部門上月期貨合同執(zhí)行情況進行抽查。次月月度例會公布各部門考核結(jié)果?？己宿k法：有下列違規(guī)操作情況，扣罰如下：未按照既定合同版本簽訂合同的，扣負責人50元/單；2合同沒有合同專用章、簽名的，扣負責人20元/單；合同未能按要求收集整理歸檔，凡遺漏或未按要求整理的扣負責人20元/單；合同執(zhí)行過程中，因我方原因未能按照合同約定執(zhí)行的，扣業(yè)務負責人50元/單，

19、有單位主管領導批示的，按批示內(nèi)容辦理；5對于合同未執(zhí)行完要求延期或終止的，應在合同最后執(zhí)行日前五天提供書面報告，主管領導簽名批示。（合同延期（終止）報告見附表1）6各業(yè)務員對所管同一業(yè)務，在合同執(zhí)行中未按合同執(zhí)行監(jiān)管規(guī)定的，違反三次，取消跟蹤該客戶的業(yè)務工作；若再次違反，視情節(jié)嚴重性，將考慮調(diào)離當前業(yè)務崗位。各部門領導應對本部門合同執(zhí)行情況進行嚴格認真掌控，若出現(xiàn)違規(guī)操作或未能按照合同約定執(zhí)行的，部門主管領導應負聯(lián)掛責任，按部門扣罰總金額的50%進行聯(lián)掛扣罰。若隱瞞未能執(zhí)行完合同不報，一經(jīng)查出經(jīng)理要承擔三倍（正常聯(lián)掛扣罰的三倍）扣罰，累計發(fā)生三次，將視情節(jié)嚴重性對責任經(jīng)理進行降級或調(diào)離崗位處理

20、。以上是公司考核扣罰，各業(yè)務部門根據(jù)部門考核情況進行加扣。對年度購銷合同，合同執(zhí)行監(jiān)督小組將在年底進行檢查，重點檢查提貨量與相關優(yōu)惠掛鉤情況是否符合合同條款和公司銷售政策要求。違反本制度7.1條各條款，濫用合同印章，給公司造成經(jīng)濟損失的，扣罰合同管理員、合同章管理員、使用人當月100-200元，并扣年終獎5%-10%，損失嚴重或情節(jié)惡劣者還要按集團公司有關規(guī)定，追究責任單位主管領導及直接責任人的經(jīng)濟責任、行政責任；管理或使用合同印章的過程中，因過失造成公司的經(jīng)濟損失的，扣罰合同管理員、合同章管理員、使用人當月50-100元，并扣年終獎2%-6%，損失嚴重的還要按集團公司有關規(guī)定，追究責任單位主管領