辦公系統(tǒng)中的工作流模型及實現(xiàn)

1、辦公系統(tǒng)中的工作流模型及實現(xiàn)摘要：工作流技技術(shù)是辦公自自動化系統(tǒng)的的關(guān)鍵技術(shù)之之一。正確使使用工作流技技術(shù)可以提高高辦公效率，加加快信息化步步伐。本文首首先對工作流流的基本概念念、工作流系系統(tǒng)的分類進進行了詳細介介紹，并結(jié)合合實際工作提提出了一套行行之有效的解解決方案。關(guān)鍵字：工作流流；辦公自動動化；Lottus/ DDominoo；電子郵件件 A WorkFFlow MModel and iits immplemeent Inn Offiicial EnvirronmenntWangzheen WanngYinxxue XiiaopinngComputeer andd Infoormatii

2、on Managgementt Centeer, Tsinnghua Univeersityy. Beijjing , 1000084 【Abstraact】Workfflow TTechnoology is thhe keyy techhnologgy in Officce Auttomatiion Syystem whichh can improove woork effficieency aand prromotee the progrress oof infformattionizzationn if pproperrly immplemeented. Thiss papeer fir

3、rst diiscussses thhe bassic cooncepttion oof Worrkfloww and its cclassiificattion , thenn pressents our ssolutiion too it wwhich have been proveed to be prractical.【Key woords】Workfflow; Officce Auttomatiion; LLotus/Dominno; E-mail社會需求是技術(shù)術(shù)進步的動力力。隨著知識識經(jīng)濟、網(wǎng)絡(luò)絡(luò)經(jīng)濟的到來來，社會變革革速度的加劇劇，人們迫切切希望使用更更有效的辦公公方式來提高高工

4、作效率，增增強競爭力。因因此，工作流流技術(shù)成為近近年來計算機機應(yīng)用領(lǐng)域發(fā)發(fā)展最快的技技術(shù)之一。1 工作流的基基本概念工作流（woorkfloow）是為提提高工作效率率而提出來的的。七十年代代后期，對辦辦公自動化的的研究通常被被認為是工作作流研究的開開始。而到了了1993年，國國際工作流管管理聯(lián)盟（WWorkfllow Maanagemment CCoalittion，WfMC）的的成立標志著著工作流技術(shù)術(shù)開始進入相相對成熟的階階段。WfMMC對工作流流管理系統(tǒng)中中的相關(guān)術(shù)語語、體系結(jié)構(gòu)構(gòu)及應(yīng)用編程程接口等方面面制定了一系系列標準，并并給出了工作作流定義11：工作流流是指整個或或部分經(jīng)營過過程在

5、計算機機支持下的全全自動或半自自動化?？梢砸愿鼜V泛地把把凡是由計算算機軟件系統(tǒng)統(tǒng)（工作流管管理系統(tǒng)）控控制其執(zhí)行的的過程都稱為為工作流。一個工作流由由一組具有某某個業(yè)務(wù)目標標的事件（環(huán)環(huán)節(jié)）組成。事事件之間存在在相互順序，并并且任何事件件只有其激活活條件滿足時時才可被執(zhí)行行。需要注意意的是，工作作流的自動化化是指業(yè)務(wù)過過程中的各個個事件被有效效管理，但并并不意味著所所有事件的實實施全部由計計算機來支持持。自動化的的目的是事件件自動激活和和事件間的自自動連接。工作流管理系統(tǒng)統(tǒng)指運行在一一個或多個工工作流引擎上上用于定義、實實現(xiàn)和管理工工作流運行的的一套軟件系系統(tǒng)。它的作作用包括：與工作流執(zhí)行者者

6、（人、應(yīng)用用）交互，推推進工作流實實例的執(zhí)行；協(xié)調(diào)主要事件間間的相互作用用關(guān)系；監(jiān)控主要監(jiān)察工工作流運行期期間各種工作作狀態(tài)，當發(fā)發(fā)生意外情況況時，處理意意外事件，控控制工作流正正常運行。2 工作流系統(tǒng)統(tǒng)的分類工作流系統(tǒng)的分分類標準有多多種?？梢愿鶕?jù)工作流產(chǎn)產(chǎn)品實現(xiàn)的業(yè)業(yè)務(wù)過程和底底層實現(xiàn)技術(shù)術(shù)對工作流管管理系統(tǒng)及其其產(chǎn)品進行分分類3。 (1) 根據(jù)所所實現(xiàn)的業(yè)務(wù)務(wù)過程，該系系統(tǒng)可分為四四類： 管理型工作作流 活動可以預(yù)預(yù)定義，并且且有一套簡單單的任務(wù)協(xié)調(diào)調(diào)規(guī)則。 設(shè)定型工作作流 與管理型工工作流相似，一一般用來處理理異常或發(fā)生生幾率較小的的情況。 協(xié)作型工作作流 參與者的數(shù)數(shù)量和協(xié)作的的次

7、數(shù)較多。在在一個步驟上上可能反復(fù)協(xié)協(xié)調(diào)，直至得得到某種結(jié)果，甚至可可能回到前一一階段。 生產(chǎn)型工作作流 實現(xiàn)重要業(yè)業(yè)務(wù)過程的工工作流管理，特特別是與業(yè)務(wù)務(wù)組織功能直直接相關(guān)的工工作流管理。與管理型型工作流相比比，生產(chǎn)型工工作流一般應(yīng)應(yīng)用在大規(guī)模模、復(fù)雜和異異構(gòu)的環(huán)境下下，整個過程程涉及多個人人和不同組織織。 (2) 根據(jù)底底層實現(xiàn)技術(shù)術(shù)，可將工作作流產(chǎn)品分為為三類： 以通訊為中中心 以電子郵件件為底層的通通訊機制。這這類工作流管管理系統(tǒng)適合合于協(xié)作型工工作流和不確定型工作流流，而不適于于生產(chǎn)型工作作流。 以文檔為中中心 基于文檔路路由，同外界界應(yīng)用的交互互能力有限。許許多基于表的的管理型工作作

8、流可以用以文檔為中中心的工作流流實現(xiàn)。 以過程為中中心 對應(yīng)于生產(chǎn)產(chǎn)型工作流。一一般建立在數(shù)數(shù)據(jù)庫之上，有有自己專用的的通信機制，并并且提供同外部交交互的接口。3 THOA工工作流系統(tǒng)模模型及實現(xiàn)清華大學(xué)計算算與信息管理理中心在多年年辦公自動化化系統(tǒng)成功實實施的基礎(chǔ)上上，通過對清清華大學(xué)行政政辦公活動的的深入調(diào)研，綜綜合政府機關(guān)關(guān)、兄弟院校校辦公活動的的實際經(jīng)驗，利利用世界領(lǐng)先先的Lotuus/ Doomino信信息平臺開發(fā)發(fā)了THOAA工作流系統(tǒng)統(tǒng)。該工作流流系統(tǒng)以電子子郵件為底層層通訊機制，在在統(tǒng)一的Lootus/ Dominno平臺上解解決了協(xié)作型型工作流的管管理和實施問問題。首先，根據(jù)

9、其是是否在一段時時間內(nèi)相對穩(wěn)穩(wěn)定，系統(tǒng)將將實際辦公工工作中存在的的各種業(yè)務(wù)流流程劃分為兩兩類：在一段時間內(nèi)固固定的業(yè)務(wù)流流程根據(jù)需要隨時指指定的業(yè)務(wù)流流程對于兩種業(yè)務(wù)流流程系統(tǒng)采用用不同的處理理方式，由工工作流系統(tǒng)統(tǒng)統(tǒng)一管理。對對于在一段時時間內(nèi)固定的的業(yè)務(wù)流程，系系統(tǒng)可以指定定該流程的責責任部門、處處理環(huán)節(jié)以及及負責人組成成；一旦某個個業(yè)務(wù)進入這這種處理方式式，系統(tǒng)就會會按照預(yù)先設(shè)設(shè)置好的流程程自動通知、監(jiān)監(jiān)控相應(yīng)環(huán)節(jié)節(jié)的組成人員員對其進行處處理。對于根根據(jù)需要隨時時指定的業(yè)務(wù)務(wù)流程，系統(tǒng)統(tǒng)不預(yù)先定義義處理環(huán)節(jié)，由由當前環(huán)節(jié)負負責人決定下下一環(huán)節(jié)的如如何組成，或或者建議下面面多個環(huán)節(jié)的的組成

10、；系統(tǒng)統(tǒng)對于整個處處理過程中的的各種信息自自動進行整理理記錄。整個解決方案包包括三大功能能模塊：流程程控制模塊、系系統(tǒng)配置模塊塊、系統(tǒng)授權(quán)權(quán)模塊。31 流程控控制模塊流程控制模塊由由流程定義、流流程轉(zhuǎn)換、流流程監(jiān)控、信信息整理四大大部分組成。311 流流程定義對于一段時間內(nèi)內(nèi)保持相對穩(wěn)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)流流程，使用流流程定義子模模塊定義其各各環(huán)節(jié)的人員員組成。業(yè)務(wù)務(wù)進入這種處處理方式之后后會自動按照照預(yù)先定義的的流程依次處處理?？紤]到到多人同時處處理同一環(huán)節(jié)節(jié)的實際情況況，可以指定定本環(huán)節(jié)有決決定權(quán)的人，用用于處理下列列意外情況：某環(huán)節(jié)處理成員員因外出等原原因無法參與與處理某環(huán)節(jié)處理成員員使用其他手手

11、段參與了處處理過程當發(fā)生上述情況況時，本環(huán)節(jié)節(jié)有決定權(quán)的的人可以提前前終止本環(huán)節(jié)節(jié)處理，直接接進入下一處處理環(huán)節(jié)。由于實際的辦公公過程具有靈靈活多變的特特點，工作流流系統(tǒng)必須具具有對無法固固定流程的業(yè)業(yè)務(wù)進行處理理的能力。針針對這類業(yè)務(wù)務(wù)，THOAA工作流系統(tǒng)統(tǒng)提供了根據(jù)據(jù)需要隨時指指定（Deccide oon Demmand）的的處理模式：由當前業(yè)務(wù)務(wù)處理人決定定下一環(huán)節(jié)業(yè)業(yè)務(wù)處理人員員組成，同時時，系統(tǒng)自動動整理記錄整整個處理過程程中的各種信信息。312 流流程轉(zhuǎn)換實際工作中，業(yè)業(yè)務(wù)負責人有有時可能需要要將業(yè)務(wù)從固固定流程處理理模式轉(zhuǎn)入到到根據(jù)需要隨隨時指定處理理模式。流程程轉(zhuǎn)換子模塊塊可

12、以滿足這這種需要。313 流流程監(jiān)控提供對業(yè)務(wù)流程程過程的監(jiān)控控能力，通過過流程監(jiān)控模模塊可以了解解當前業(yè)務(wù)所所在的環(huán)節(jié)及及狀態(tài)。以公公文流轉(zhuǎn)為例例，如果在此此發(fā)現(xiàn)流程已已經(jīng)結(jié)束，可可以采取相應(yīng)應(yīng)的處理，例例如通知提交交人、歸檔等等等。314 工工作進度工作進度子模塊塊負責對用戶戶處理業(yè)務(wù)的的信息進行整整理，自動將將與本人有關(guān)關(guān)的業(yè)務(wù)進行行歸類，例如如,顯示：所有待本人處理理的業(yè)務(wù)所有本人已辦理理的業(yè)務(wù)32 系統(tǒng)配配置系統(tǒng)配置模塊塊用于配置業(yè)業(yè)務(wù)處理部門門及其人員組組成，定義部部門的業(yè)務(wù)負負責人。對于于已經(jīng)定義處處理流程的業(yè)業(yè)務(wù)，處理的的起點就是部部門的業(yè)務(wù)負負責人。以公公文流轉(zhuǎn)為例例，可以將

13、行行政部門中負負責接收、發(fā)發(fā)送來文的人人定義為公文文分發(fā)負責人人。所有提交交給該部門的的公文都由系系統(tǒng)提交給該該部門相應(yīng)的的公文分發(fā)負負責人，由該該負責人決定定采用何種處處理方式。33 系統(tǒng)授授權(quán)系統(tǒng)授權(quán)模塊用用于定義用戶戶的角色、權(quán)權(quán)限。用戶的的權(quán)限控制到到讀寫。不在在當前業(yè)務(wù)處處理流程中的的用戶無法訪訪問當前業(yè)務(wù)務(wù)。以公文流流轉(zhuǎn)為例，無無論公文當前前處于固定流流程處理方式式還是處于根根據(jù)需要隨時時指定流程處處理方式，只只有當前環(huán)節(jié)節(jié)中的人員才才能訪問該公公文。對于已已經(jīng)歸檔的公公文，每個人人都只能看到到自己提交的的公文歸檔記記錄；如果要要看到他人提提交的公文歸歸檔記錄就必必須經(jīng)過授權(quán)權(quán)。4

14、 THOA工工作流系統(tǒng)的的特點及運行行環(huán)境清華大學(xué)辦公公自動化系統(tǒng)統(tǒng)（THOA）是根根據(jù)清華大學(xué)學(xué)的實際需求求開發(fā)的。其其中的工作流流系統(tǒng)具有以以下特點：適應(yīng)性強：該工工作流系統(tǒng)既既可以滿足固固定的業(yè)務(wù)流流程，又可以以滿足無法預(yù)預(yù)知的業(yè)務(wù)流流程，靈活可可靠。應(yīng)用面廣：除可可以進行公文文處理外，該該工作流系統(tǒng)統(tǒng)可以擴展到到其他日常的的辦公事務(wù)處處理流程，如如請示、車輛輛管理、會議議管理、報銷銷審批、出差差審批、休假假審批等等。方便實用：系統(tǒng)統(tǒng)提供了自動動提醒待辦理理業(yè)務(wù)、自動動整理已辦理理業(yè)務(wù)的功能能，整個操作作過程富有交交互性，充分分體現(xiàn)了以人人為本、方便便實用的設(shè)計計思想。系統(tǒng)運行環(huán)境：系統(tǒng)

15、以Lotuus/Dommino RR5為基礎(chǔ)信息平平臺；支持所有主流操操作系統(tǒng)，包包括WIN995/WINN98, WWINNT44，WIN20000，UNIX（Solarris，AIX，HP-Uxx）、Linuux、OS/2等，并并提供了C/C+語言言API支持,使不同平臺臺和不同語言言編制的應(yīng)用用程序間可以以互相交流信信息。5 結(jié)束語本文提出的TTHOA工作作流解決方案案靈活、可靠靠地解決了辦辦公系統(tǒng)中多多人協(xié)作處理理辦公事務(wù)的的問題。該方方案經(jīng)受了實實踐的檢驗，有有廣泛的應(yīng)用用前景。1 Worrkfloww M C. The workfflow rrefereence mmodel. WfMC10003R. WFMMC TC000-10003, 1999